Secretaría de Administración y Finanzasadministracionyfinanzasplem.gob.mx/uinfosec/DirRaiz/... · 2021. 1. 18. · Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas,

http://www.ipomex.org.mx/ipo3/lgt/indice/cddiputados/art_92_i/1/0/8.web

Secretaría de Administración y Finanzas

Toluca, Estado de México

Marzo 2020

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO

ELABORACIÓN 01 06 2001

ACTUALIZACIÓN 25 03 2020

MANPRO-46021 CNDA-A14

CONTENIDO

PÁG.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 4

MARCO JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 5

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES .................................................................................................................................. 6

Departamento de Bienes Muebles ................................................................................................................................... 6

Procedimiento 1: Alta de bienes muebles ...................................................................................................................... 6

Objetivo ............................................................................................................................................................................ 6

Políticas .............................................................................................................................................................................. 6

Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 9

Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 11

Procedimiento 2: Registro de transferencia en el sistema, cancelación y emisión de tarjetas de resguardo

por actualización de bienes muebles asignados a las unidades administrativas del Poder Legislativo. .......... 13

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 13

Políticas ............................................................................................................................................................................ 13

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 15


Procedimiento 3: Registro de baja en el sistema y cancelación de tarjetas de resguardo de bienes muebles

asignados a las unidades administrativas del Poder Legislativo. .............................................................................. 17

Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 17

Políticas: ........................................................................................................................................................................... 17

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 18


Procedimiento: 4 Verificación de bienes muebles. ................................................................................................... 22

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 22

Políticas ............................................................................................................................................................................ 22

Desarrollo: ...................................................................................................................................................................... 24


Procedimiento: 5 Registro y control de cajones de los estacionamientos del Poder Legislativo................... 28

Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 28

Políticas: ................................................................................................................................................................................ 28


Anexos ............................................................................................................................................................................. 31



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HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ............................................................................................................................ 42



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INTRODUCCIÓN

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos

para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder

Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y

Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora

el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y

sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de

las funciones con objetivos, políticas, diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la

Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y

simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,

cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.

La Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Recursos Materiales, a través de la

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos

del Poder Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de

Bienes Muebles”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y

Desarrollo y la propia unidad administrativa usuaria.



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MARCO JURÍDICO

Normatividad federal

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Normatividad estatal

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

- Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios.

- Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el Ejercicio Fiscal 2020.

- Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del

Gobierno y Municipios del Estado de México.

Normatividad del Poder Legislativo

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo del Estado de México.

- Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder Legislativo del

Estado de México.

- Código de Ética para los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder

Legislativo del Estado de México.

- Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.



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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Departamento de Bienes Muebles

Procedimiento 1: Alta de bienes muebles

Objetivo Proporcionar el alta y mantener actualizado el Sistema de Inventario de los bienes muebles del Poder

Legislativo.

Políticas

- Para el registro de alta de un bien mueble en el sistema se deberá entregar al Departamento de

Bienes Muebles, el oficio de solicitud del área solicitante con la siguiente documentación soporte

según sea el caso:

Alta de bienes por adquisición:

- Para el registro de equipo de cómputo y bienes muebles se deberá entregar la factura original, con

características del bien, en caso de estar conformados por diversas partes, deberá asignarse a cada

uno de sus componentes el número de inventario respectivo en el sistema correspondiente, tomando

en consideración su precio unitario, incluyendo el IVA; de la misma forma se procederá tratándose de

bienes con características análogas.

Alta de bienes manufacturados internamente:

- Copia simple de la(s) factura(s) o recibos de los materiales utilizados para su fabricación.

- Para registrar bienes muebles manufacturados internamente, su valor se estimará sumando los

importes de las facturas de los materiales utilizados, incluyendo el IVA correspondiente.

Alta de bienes recibidos bajo la modalidad de donación:

- Copia de la factura o comprobante de compra en su caso, con características del bien.

- Copia del contrato o recibo respectivo.

- Autorización de la Aceptación del Poder Legislativo del Estado de México.

- Formato para el “Registro de Bienes Muebles recibidos en calidad de donación” (Anexo 7/0078

46021-F07-20) debidamente requisitado.



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- Tratándose de bienes muebles adquiridos en paquete, la unidad administrativa usuaria y/o beneficiada

con dicha adquisición, deberá solicitar al Departamento de Adquisiciones, dependiente de la

Dirección de Recursos Materiales, que al momento de efectuar el procedimiento adquisitivo

correspondiente, se incluya dentro de las convocatorias, bases de licitación en cualquiera de sus

modalidades o en compras directas que el proveedor deberá consignar en la factura el valor unitario

de cada uno de los bienes que comprende el paquete.

- Los bienes muebles de nueva adquisición, de fabricación interna y los recibidos por donación o

permuta, deberán ser dados de alta en el sistema; para tal efecto las unidades administrativas

beneficiadas con los bienes deberán solicitarlo mediante oficio al Departamento de Bienes Muebles,

anexando la documentación soporte correspondiente, según sea el caso.

- Para llevar a cabo el registro de alta de bienes muebles recibidos bajo la modalidad de donación e

ingresados al almacén o directamente a un área en particular, las Unidades Administrativas

beneficiadas deberán solicitar el alta al Departamento de Bienes Muebles mediante oficio, y

necesariamente anexarán el documento que ampare la autorización del Secretario de Administración

y Finanzas para la aceptación de donativos al Poder Legislativo del Estado de México, junto con el

Formato denominado “Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación”, y una vez

registrados e identificados los bienes recibidos en donación, el Departamento de Bienes Muebles

generará las Tarjetas de Resguardo correspondientes para firma de los servidores públicos usuarios

de los mismos, en su caso.

- Con la finalidad de conocer y conciliar las nuevas adquisiciones de bienes muebles, el Departamento

de Adquisiciones y el Departamento de Mantenimiento y Servicios, ambos de la Dirección de

Recursos Materiales, deberán remitir al Departamento de Bienes Muebles copia de los pedidos y/o

contratos con la factura correspondiente a dichas adquisiciones, así como, en su caso, copia del

dictamen favorable para la adquisición emitido por la instancia correspondiente.

- Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos del Poder Legislativo.

- Las unidades administrativas no podrán retirar de los almacenes del Poder Legislativo, ningún bien

mueble que no se encuentre debidamente identificado con el número de inventario correspondiente

por el Departamento de Bienes Muebles.

- Será responsabilidad de la unidad administrativa verificar que los bienes muebles asignados cuenten

con el número de identificación proporcionado por el Departamento de Bienes Muebles.



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- Los bienes muebles recibidos por las unidades administrativas del Poder Legislativo bajo la modalidad de

“comodato”, deberán ser notificados a la Dirección de Recursos Materiales con copia al Departamento

de Bienes Muebles, a través del envió de la copia del contrato de comodato respectivo, acta de entrega

y/o recibo y listado. En virtud de que no son propiedad del Poder Legislativo no afectarán el activo fijo y

patrimonio, por lo tanto, no se efectuará el alta en el inventario.



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Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe oficio del Departamento de Adquisiciones para alta de

un bien mueble y anexa documentación soporte establecida en

el apartado "Políticas" de este manual, según el tipo de alta de

que se trate, entrega oficio y factura original, y recaba acuse de

recibo en la copia.

2 ¿La documentación soporte es correcta? Sí/No.

3 Si, realiza trámite correspondiente. Continúa actividad 5.

4 No, solicita complete la información al Departamento de

Adquisiciones o unidad administrativa. Regresa actividad 1.

5 Inicia el registro de alta de los bienes muebles en el Sistema de

inventario contable, solicita verbalmente a la unidad

administrativa que le indique el nombre del usuario y la

ubicación física (almacén o unidad administrativa) de los bienes

muebles dados de alta, para identificarlos con el número de

inventario correspondiente.

6 Acude a colocar la etiqueta con el número de inventario

correspondiente a cada uno de los bienes muebles dados de

alta.

7 Elabora oficio y remite formato “Resguardo de bienes

muebles” (Anexo 1/0072 46021-F01-20) para que los

servidores públicos responsables del uso y custodia de cada

bien mueble dado de alta, firmen el formato; recaba acuse de

recibo del oficio e integra al expediente de la unidad

administrativa solicitante.

Unidad administrativa solicitante

y/o Enlace administrativo

8 Recibe oficio con formato “Resguardo de bienes muebles”

(Anexo 1/0072 46021-F01-20) originales, las revisa y verifica

los datos de los servidores públicos responsables del uso y

custodia de los bienes muebles dados de alta.

9 ¿Son correctos los datos? Sí/No.



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Núm. Descripción

10 Si, recaba firmas de los servidores públicos responsables del

uso y custodia de los bienes muebles dados de alta, y remite

mediante oficio con formato “Resguardo de bienes muebles”

(Anexo 1/0072 46021-F01-20) firmado al Departamento de

Bienes Muebles. Continúa actividad 12.

11 No, solicita corrección de los datos al Departamento de bienes

muebles y anexa formato “Resguardo de Bienes Muebles”

(Anexo 1/0072 46021-F01-20). Retorna a la actividad 8

Departamento de Bienes Muebles 12 Recibe oficio y formato “Resguardo de bienes muebles”

(Anexo 1/0072 46021-F01-20) debidamente firmados y archiva

en el expediente de la unidad administrativa solicitante.

Fin



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Diagrama de flujo



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Procedimiento 2: Registro de transferencia en el sistema, cancelación y emisión de

tarjetas de resguardo por actualización de bienes muebles asignados a las unidades

administrativas del Poder Legislativo.

Objetivo Mantener actualizado el inventario, mediante el registro de transferencia de bienes muebles entre las

unidades administrativas del Poder Legislativo y la emisión de tarjetas de resguardo por actualización dentro

del sistema.

Políticas

- Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos del Poder Legislativo.

- Los titulares de las unidades administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles

que tenga asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada servidor

público usuario firme el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta

responsabilidad.

- Una vez efectuado el movimiento de transferencia en el sistema que corresponda, el Departamento

de Bienes Muebles enviará mediante oficio al resguardatario que recibe el bien, los resguardos

correspondientes para su actualización y firma, mismos que deberán ser remitidos a la brevedad a

dicho Departamento por la misma vía.

- Se podrá solicitar el trámite de transferencia al interior de las unidades administrativas del Poder

Legislativo, aspecto que determinará la Dirección de Recursos Materiales conforme a las

necesidades de cada área y con la plena justificación.

- Si al momento de realizar la transferencia de bienes muebles a otra unidad administrativa no

existiera un responsable directo para los bienes que se entregan, el Jefe Inmediato Superior, asumirá

esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva, hasta en tanto se designe al servidor

público responsable y/o usuario, situación que de igual forma deberá notificarse por escrito.



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- Tratándose de actos de “Entrega-Recepción” será responsabilidad de los servidores públicos sujetos

a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes

muebles.

- El enlace administrativo deberá presentar al Departamento de Bienes Muebles un reporte mensual

que incluya los movimientos de transferencia realizados, avalado por el titular de cada unidad

administrativa, entendiéndose que en caso de no ser remitido será porque no existieron tales

movimientos.

- Será responsabilidad de los servidores públicos que firmen tarjetas de resguardo de bienes bajo su

custodia y/o uso, conservar una copia de la misma para su control y/o futuras aclaraciones.



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Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales de

solicitud de transferencia de bienes muebles a la unidad

administrativa que recibirá los bienes, indicará número y

nombre del bien mueble, nombres y área de los servidores

públicos de origen y destino.

2 ¿El bien existe en el sistema de inventario contable o en el

control de artículos de oficina no inventariados por su bajo

costo? Sí /No

3 Sí, realiza transferencia del bien al nuevo usuario y elabora

formato “Resguardo de bienes muebles” (Anexo 1/0072

46021-F01-20). Continúa actividad 6.

4 No, realiza transferencia del bien al nuevo usuario y elabora

el formato “Artículos de oficina no inventariados por su

bajo costo” (Anexo 5/0076 46021-F05-20), con sello de

cancelado.

Resguardatario solicitante y/o

enlace administrativo

5 Recibe formato “Resguardo de bienes muebles” (Anexo

1/0072 46021-F01-20), firmado por el resguardatario que

poseía el bien mueble o formato “Artículos de oficina no

Inventariados por su bajo costo” (Anexo 5/0076 46021-F05-

20), con sello de cancelado.

Departamento de Bienes Muebles 6 Traslada el bien mueble del usuario o área origen, al usuario

o área destino.

7 Recibe bien mueble y formato “Resguardo de bienes

muebles” (Anexo 1/0072- 46021-F01-20), o formato

“Artículos de oficina no inventariados por su bajo costo”

(Anexo 5/0076 46021-F05-20) para firma del nuevo usuario

y listado actualizado de Bienes Muebles.

8 Informa a la Dirección de Recursos Materiales que la

solicitud de transferencia ha sido atendida.

Fin



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Diagrama de flujo



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Procedimiento 3: Registro de baja en el sistema y cancelación de tarjetas de

resguardo de bienes muebles asignados a las unidades administrativas del Poder

Legislativo.

Objetivo:

Mantener actualizado el inventario del Poder Legislativo, mediante el registro de baja de los bienes

muebles dentro del Sistema y la cancelación de las tarjetas de resguardo correspondientes.

Políticas:

A) El titular de cada unidad administrativa del Poder Legislativo (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de

Unidad, Enlaces o equivalentes), a través del Coordinador Administrativo o equivalente informará

mensualmente por escrito sobre los movimientos de baja de bienes muebles asignados a los servidores

públicos o a las unidades administrativas a su cargo deteriorados, en desuso u obsoletos, en su caso a fin de

que éstos puedan ser verificados e ingresados a resguardo del encargado de la bodega de bienes muebles y

cancelar los resguardos correspondientes.

B) Para el registro de baja de bienes muebles en el sistema asignados a servidores públicos por cambio de

adscripción a otras unidades administrativas del Poder Legislativo, el Coordinador Administrativo o

equivalente deberá notificar el oficio de solicitud al Departamento de Bienes Muebles, indicando el nombre

del servidor público entrante o designado para el resguardo, a fin de cancelar y generar los resguardos

según corresponda, una vez verificados los bienes muebles.

C) Los activos fijos serán dados de baja al servidor público resguardante cuando ellos lo soliciten, que por su

estado físico no sean funcionales o ya no son susceptibles de reparación; para tal motivo el Departamento

de Bienes Muebles realizará el trámite correspondiente para su reasignación, donación o enajenación.

D) Para el caso de baja de los bienes muebles asignados a los servidores públicos por robo, siniestro o

extravió se realizará en apego a la normatividad aplicable.

E) Tratándose de actos de Entrega-Recepción de unidades administrativas, invariablemente se deberá observar

lo establecido en el Reglamento para la Entrega-Recepción de las unidades administrativas, del Poder

Legislativo del Estado de México. Asimismo, será responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este

proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.



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Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe de la Dirección de Recursos Materiales,

Coordinación Administrativa o equivalente oficio

solicitando la baja de bienes muebles.

2 Verifica el registro del bien mueble a dar de baja.

3 ¿El bien existe en el Sistema de Inventario contable y cuenta

con resguardo firmado o se encuentra en el Control de

Artículos de oficina no inventariados por su bajo costo? Sí

/No

4 Sí, verifica su estado de uso. Continúa actividad 6.

5 No, reporta incidencias a través del formato “Reporte de

movimientos de bienes muebles” (Anexo 2/0073 40043-

F02-20) y “Control de Salida de Bienes Muebles” (Anexo

3/0074 40043- F03-20), respalda la información soporte de

dichos cambios.

6 ¿El estado físico que presenta es de acuerdo al deterioro

normal de uso? Sí /No

7 Sí, programa traslado a la bodega, cancela y genera los

resguardos según corresponda.

8 No, se encuentra roto, maltratado excede el desgaste

normal por uso cotidiano, toma fotografía en el lugar

donde se encuentra y entrega a la unidad administrativa

solicitante y/o enlace administrativo el formato de “Baja de

bienes muebles de las unidades administrativas” (Anexo

4/0075 46021-F04-20), para su llenado.

Unidad administrativa solicitante

y/o enlace administrativo

9 Recibe formato “Baja de bienes muebles de las unidades

administrativas” (Anexo 4/0075 46021-F04-20), lo requisita,

anexa la documentación soporte según el tipo de

movimiento de baja.



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Núm. Descripción


Departamento de Bienes Muebles 10 Recibe oficio de solicitud de baja además del formato “Baja

de bienes muebles de las unidades administrativas” (Anexo

4/0075 46021-F04-20) requisitado y fotografías del estado

del bien roto o dañado y traslada a la bodega.

Fin



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Diagrama de flujo



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Procedimiento: 4 Verificación de bienes muebles.

Objetivo Mantener actualizado el inventario, mediante la verificación física de los bienes muebles, que permita

detectar irregularidades con respecto a la asignación, resguardo y control de los mismos, así como asegurar

la salvaguarda de los bienes muebles del Poder Legislativo.

Políticas

- El Departamento de Bienes Muebles, llevará a cabo verificaciones físicas, con el objeto de supervisar la

correcta administración y mantener actualizado el inventario de bienes muebles de cada una de las unidades

administrativas;

- De los resultados obtenidos, se solicitará la participación de la Contraloría para que intervenga en el ámbito

de sus atribuciones, en su caso;

- Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a servidores públicos del Poder Legislativo;

- En la entrega de una unidad administrativa, de no existir un responsable de los bienes muebles que están

entregando, el Jefe Inmediato Superior, asumirá esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva,

hasta en tanto se designe al servidor público responsable y/o usuario de los bienes, situación que de igual

forma deberá notificarse por escrito a la Dirección de Recursos Materiales;

Los términos para atender los hallazgos o irregularidades, derivadas de los resultados obtenidos en las

verificaciones físicas efectuadas a las Unidades Administrativas, son determinados por el Departamento de

Bienes Muebles y se otorgarán 15 días hábiles en primera instancia para su aclaración.

- Los titulares de las unidades administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles que tenga

asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada uno de los servidores

públicos usuarios, firmen el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta responsabilidad.

- En caso de existir bienes muebles recibidos por las unidades administrativas del Poder Legislativo bajo la

modalidad de “comodato”, deberán notificar al Departamento de Bienes Muebles cualquier incidencia.

- Para los bienes muebles bajo la modalidad de “comodato” no se afectará el activo fijo y patrimonio de la

entidad, por lo que no se realizará trámite alguno para su inventario;



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- La salida de los bienes muebles que requieran mantenimiento preventivo o correctivo o cualquier otro

servicio, deberá documentarse y tener la autorización del Director de Recursos Materiales por escrito.

- Tratándose de actos de Entrega-Recepción de unidades administrativas, será responsabilidad de los

servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su

inventario de bienes muebles

- Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento

correspondiente ante el Departamento de Bienes Muebles, el incumplimiento de esta disposición será

responsabilidad del titular de la unidad administrativa respectiva.

- Si durante el desarrollo de la verificación física se detectan bienes muebles cuyo resguardo está a nombre de

un servidor público diferente al que lo utiliza, el Departamento de Bienes Muebles cancelará la tarjeta de

resguardo anterior y emitirá una nueva para firma del servidor público actual.

- Si durante el desarrollo de la verificación física se detecta deterioro, mal uso, la falta de bienes muebles o

cualquiera de sus componentes, cuya situación no se hubieran justificado plenamente, el Departamento de

Bienes Muebles establecerá los plazos y términos para que la unidad administrativa verificada atienda y aclare

dichos hallazagos o irregularidades.

- La Dirección de Recursos Materiales, determinará la reasignación de bienes muebles, ya sea al interior de las

Unidades Administrativas o entre éstas, atendiendo sus necesidades y plena justificación.

- Cualquier cambio o sustitución que implique una modificación sustancial en la estructura original o en los

componentes del bien mueble, deberá ser autorizada previamente por el titular de la Dirección de Recursos

Materiales, situación que se registrará en el Sistema una vez autorizada la solicitud, especificando el concepto

y valor de la modificación o cambio, asimismo la unidad administrativa correspondiente deberá solicitar la

actualización de la tarjeta de resguardo; de ser el caso, se deberá hacer del conocimiento al Titular de la

UIPPE a fin de que se realice la afectación respectiva dentro del activo fijo del Poder Legislativo.

- Los accesorios adicionales u opcionales que los usuarios instalen a los vehículos oficiales, no formarán parte

del patrimonio del Poder Legislativo; su instalación o retiro no debe modificar las características originales y

deberán obtener la autorización del titular de la Dirección de Recursos Materiales.

- Los accesorios adicionales u opcionales que se instalen a los vehículos oficiales por cuenta del Poder

Legislativo formarán parte de su patrimonio y deberán registrarse en el inventario correspondiente, situación

que deberá reportarse mediante oficio al Departamento de Bienes Muebles.



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Desarrollo:


Núm. Descripción

Departamento de Bienes Muebles 1 Formula el “Programa semestral de verificación física de

bienes muebles por unidad administrativa” para verificar los

bienes muebles de las unidades administrativas del Poder

Legislativo y remite para su conocimiento al Director de

Recursos Materiales para su conocimiento y a la Secretaría

de Administración y Finanzas para su autorización.

Secretaría de Administración y

Finanzas

2 Recibe y autoriza, en su caso, el “Programa semestral de

verificación física de bienes muebles por unidad

administrativa” y emite la circular correspondiente.

Departamento de Bienes Muebles 3 Recibe autorización del “Programa semestral de

verificación física de bienes muebles por unidad

administrativa” y realiza la difusión con el personal para su

ejecución.

Coordinador Administrativo o

Equivalente de las Dependencias o

Unidades Administrativas

4 Con base en el “Programa semestral de verificación física

de bienes muebles por unidad administrativa”, a través del

coordinador administrativo o equivalente, designa enlace

administrativo e informa el nombre del servidor público

que llevará a cabo el desarrollo de la verificación.

Servidor Público del


5 En oficinas de la unidad administrativa se instrumenta el

“Acta de inicio del levantamiento físico de inventario de

bienes muebles” y da a conocer el listado de bienes

muebles motivo de la verificación, mismo que deberá ser

firmado como parte del acta de inicio, con la presencia del

titular de la unidad administrativa y del enlace

administrativo.



y el Enlace Administrativo y/o

servidor público designado.

6 Realizan la verificación física de los bienes muebles con base

en el listado de bienes muebles emitido por el sistema o

formato “Artículos de oficina no inventariados por su bajo

costo” (Anexo 5/0076 46021-F05-20).

7 ¿Los bienes muebles que se ubican en el área coinciden con

el listado a verificar? Sí/No.



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Núm. Descripción



y el Enlace Administrativo y/o

servidor público designado

8 Si, instrumenta el “Acta de término del levantamiento físico

de Inventario de bienes muebles” motivo de la verificación,

con la presencia del titular de la unidad administrativa y

enlace administrativo.

9 No, instrumenta el “Acta de término del levantamiento

físico de inventario de bienes muebles” motivo de la

verificación, con la presencia del titular de la unidad

administrativa y del enlace administrativo, estableciendo en

el acta los faltantes y sobrantes durante la verificación a fin

de que sean aclarados por los usuarios.

Unidad Administrativa

10 ¿Verifica y atiende los hallazgos y/o irregularidades

presentadas, en forma suficiente o en el plazo establecido?

Sí/No.

11 Sí, envía oficio al titular del Departamento de Bienes

Muebles a fin de informar que han sido aclarados o

atendidos los resultados.

12 No, informa al Departamento de Bienes Muebles que los

artículos no fueron localizados.

Departamento de Bienes Muebles 13 Hace del conocimiento a la Dirección de Recursos

Materiales.

Fin



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Diagrama de flujo



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ACTUALIZACIÓN


Procedimiento: 5 Registro y control de cajones de los estacionamientos del Poder

Legislativo.

Objetivo: Optimizar la operación de los estacionamientos del Poder Legislativo a través de la asignación y registro de

los cajones.

Políticas:

- La Dirección de Recursos Materiales, a través del Departamento de Bienes Muebles, será la unidad

administrativa responsable de la custodia y control de acceso de los estacionamientos.

- El Departamento de Bienes Muebles será el responsable de otorgar el lugar de estacionamiento, previa

autorización de la Dirección de Recursos Materiales.

- El horario de estacionamiento dependerá de las actividades del servidor público y de los horarios de cada

estacionamiento.

- El Departamento de Bienes Muebles contará con una base de datos del padrón de usuarios de los

estacionamientos.

- El servidor público al hacer la solicitud del cajón de estacionamiento, deberá citar en el oficio: cargo y

adscripción a la que pertenece; modelo, marca y placas del vehículo; así también el oficio deberá tener el

visto bueno y firmado por su jefe inmediato (Diputado, Director, Enlace, Jefe de Departamento).

- Datos que deberá llevar el gafete: lugar de estacionamiento, número de marbete y al reverso las condiciones

para el uso del estacionamiento y vigencia.



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Desarrollo:



Núm. Descripción

Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales para

verificar la disponibilidad de un cajón de estacionamiento.

2 Verifica de acuerdo a las prioridades, la disponibilidad de

estacionamiento.

3 ¿Hay disponibilidad de estacionamiento? Sí/No.

4 Sí, solicita a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo

Administrativo, elabore el marbete correspondiente.

Continúa actividad 6.

5 No, informa a la Dirección de Recursos Materiales no

disponibilidad del cajón, se le dará aviso vía telefónica hasta

haber un espacio. Regresa a la actividad 1.

Coordinación de Normatividad y

Desarrollo Administrativo.

6 Elabora y entrega el marbete al Departamento de Bienes

Muebles.

Departamento de Bienes Muebles 7 Entrega el marbete al servidor público y muestra el lugar del

cajón de estacionamiento.

8 Indica al responsable del estacionamiento dar seguimiento a la

supervisión de la asignación de los cajones de

estacionamiento.

Responsable del estacionamiento 9 Realiza periódicamente, la supervisión en los

estacionamientos para que los servidores públicos respeten

el lugar que les fue asignado.

10 Informa al Departamento de Bienes Muebles de los incidentes

presentados.

Departamento de Bienes Muebles 11 Da seguimiento a los incidentes.

Fin



FINANZAS

PÁGINA 30 de 42

FECHA DÍA MES AÑO




Diagrama de flujo



FINANZAS

PÁGINA 31 de 42

FECHA DÍA MES AÑO




Anexos

Anexo 1/ 0072 “Resguardo de bienes muebles” (46021-F01-20).

Anexo 2/ 0073 “Reporte de movimiento de bienes muebles” (46021-F02-20).

Anexo 3/0074 “Control de salida de bienes muebles” (46021-F03-20).

Anexo 4/0075 “Baja de bienes muebles de las unidades administrativas” (46021-F04-20) .

Anexo 5/0076 “Artículos de oficina no inventariados por su bajo costo” (46021-F05-20).

Anexo 6/0077 “Supervisión y control de estacionamientos” (46021-F06-20).

Anexo 7/0078 “Registro de bienes muebles recibidos en calidad de donación” (46021-F07-20).


Dirección de Recursos Materiales




LA PERSONA QUE FIRMA ESTE FORMATO, SERÁ EL RESPONSABLE DEL BUEN USO Y UBICACIÓN

DEL BIEN MUEBLE.

RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

ACTIVO GENÉRICO: PERTENENCIA:

GRUPO DE ACTIVO:

NOMBRE ESPECÍFICO DEL ACTIVO:

MATERIAL: MATRÍCULA:

MARCA: MODELO: COLOR:

OBSERVACIÓN: ESTADO DE USO:

FECHA DE ADQUISICIÓN APROXIMADA: VALOR APROXIMADO:

MUNICIPIO: LOCALIDAD:

NÚMERO DE INVENTARIO: DEPENDENCIA/ UNIDAD ADMINISTRATIVA:

UBICACIÓN DEL BIEN Y RESPONSABLE:

NOMBRE Y FIRMA

FECHA

Anexo 1/0072 46021-F01-20

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NOMBRE DEL FORMATO: RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

OBJETIVO: Ser el instrumento administrativo, que sirva para registrar las características físicas y de asignación al usuario de los bienes muebles

susceptibles de ser inventariados; para controlar su ubicación y resguardo dentro del patrimonio como activo fijo del Poder Legislativo.

No CAMPO DESCRIPCIÓN

1 ACTIVO GENÉRICO

En este campo, se colocará la descripción de la partida del bien mueble que corresponde según su naturaleza y

característica física (activo fijo del grupo 5000 de bienes muebles e inmuebles), de acuerdo al “Catálogo de Partidas por Objeto de Gasto” de las Normas para la Formulación Presupuestal vigente. Tal descripción puede ser: muebles y enseres; equipo eléctrico y electrónico de oficina; artículos de biblioteca; objetos y obras de arte e históricas; equipo

y aparatos para comunicación, telecomunicación y radio transmisión; equipo de foto, cine y grabación; equipo médico

y de laboratorio; bienes informáticos; maquinaria y equipo diverso; vehículos y equipo de transporte terrestre.

2 FOLIO El número consecutivo de folio.

3 PERTENENCIA

Colocar la opción que corresponda:

Propio.- Cuando el bien corresponda a la propiedad del Poder Legislativo, es decir, cuando su propiedad se justifique a través de su adquisición o donación. Comodato.- Cuando los bienes muebles se encuentran en calidad de préstamo, con obligación para el Poder

Legislativo para su seguridad, resguardo, mantenimiento y conservación.

4 GRUPO DE ACTIVO Colocar el nombre o denominación del grupo al que pertenece el bien, según su naturaleza.

5 NOMBRE ESPECÍFICO DEL ACTIVO

Colocar el nombre o denominación específica del bien.

6 MATERIAL Describir el material por el que se encuentra constituida y formada la estructura total del bien.

7 MATRÍCULA Es el número asignado al bien desde su fabricación.

8 MARCA Describir el nombre de la marca del bien.

9 MODELO Es el nombre del estilo, modelo o tipo, mediante el cual el fabricante denomina o asigna al bien para diferenciarlo de

otros bienes semejantes o relacionados.

10 COLOR Describir el color del bien.

11 OBSERVACIÓN Describir algunos aspectos concretos del bien, que no se contemplaron en los datos anteriores y que son aspectos

distintivos de otros bienes similares o relacionados.

12 ESTADO DE USO

Colocar, de acuerdo a su condición física, la palabra que corresponda: Funcionando.- Seleccionar esta opción cuando el bien se encuentre funcionando adecuadamente, ya sea que se haya

usado en otra unidad de trabajo y posteriormente sea asignado o transferido a una unidad administrativa diferente. Nuevo.- Seleccionar esta opción cuando se trate de un bien que se recibe directamente del proveedor, por conducto

del Departamento de Adquisiciones, o bien, del Departamento de Bienes Muebles, siempre y cuando se demuestre

que es nuevo.

13 FECHA DE ADQUISICIÓN APROXIMADA

Colocar la fecha en que el proveedor emite su factura sobre venta del bien.

14 VALOR APROXIMADO Colocar el precio del bien, según la factura con IVA incluido.

15 MUNICIPIO Describir el nombre del municipio donde se encuentra ubicado el bien.

16 LOCALIDAD Es el lugar específico dentro del municipio: colonia, comunidad, población o barrio.

17 NÚMERO DE INVENTARIO Colocar el número de inventario, según la codificación que corresponda.

18 DEPENDENCIA O UNIDAD

ADMINISTRATIVA Colocar el nombre de la dependencia o unidad administrativa donde se encuentre asignado o ubicado el bien.

19 UBICACIÓN DEL BIEN Y

RESPONSABLE

Nombre del servidor público usuario y responsable del uso, conservación y resguardo. Asimismo, la fecha en que

inicia la vigencia del resguardo, el cual debe corresponder al día en que el usuario lo recibe y firma el resguardo.

REPORTE DE MOVIMIENTOS DE BIENES MUEBLES

FECHA

D M A FOLIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

No. INV. DESCRIPCIÓN NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO

ANTERIOR UBICACIÓN ANTERIOR

NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO ACTUAL UBICACIÓN

ACTUAL

AUTORIZA Vo.Bo. REGISTRA MOVIMIENTOS EN SISTEMA

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INVENTARIOS


Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles


Anexo 2/0073 46021-F02-20



CONTROL DE SALIDA DE BIENES MUEBLES

FECHA DE SALIDA

D M A

FOLIO

DATOS DEL BIEN

NÚMERO DE

INVENTARIO:

DESCRIPCIÓN:

No. SERIE: MARCA: MODELO: COLOR:

MOTIVO DE SALIDA

REPARACIÓN MANTENIMIENTO CAMBIO DE

ADSCRIPCIÓN BODEGA OTRO

UNIDAD

ADMINISTRATIVA DE ORIGEN:

DESTINO:

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO: RFC:

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE

ADSCRIPCIÓN:

OBSERVACIONES:

AUTORIZA SALIDA Vo. Bo.

RESPONSABLE DE LA SALIDA

PERSONAL DE VIGILANCIA

C. DIPUTADO O TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

DATOS DE REINGRESO DEL BIEN A LOS INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO

FECHA DE INGRESO:

D M A LUGAR

DESTINO:

RESPONSABLE DE SU REINGRESO

PERSONAL DE VIGILANCIA

Vo. Bo.

RECIBE EL BIEN MUEBLE

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DEPARTAMENTO DE BIENES

MUEBLES NOMBRE Y FIRMA

Anexo 3/0074 46021-F03-20



BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

FECHA DE SOLICITUD FECHA DE

AUTORIZACIÓN

FOLIO No: D M A D M A

DIPUTADO O UNIDAD ADMINISTRATIVA


CLAVE PRESUPUESTAL:

NOMBRE DEL DIPUTADO:

GRUPO PARLAMENTARIO:

NOMBRE DEL TITULAR :


RESPONSABLE DEL DICTAMEN:

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL BIEN

No. DE

INVENTARIO

DESCRIPCIÓN DEL BIEN JUSTIFICACIÓN O MOTIVO DE BAJA

SOLICITA

RESPONSABLE DEL RESGUARDO AUTORIZA BAJA

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO EFECTÚA BAJA

DEPTO. DE BIENES MUEBLES

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

Anexo 4/0075 46021-F04-20

ARTÍCULOS DE OFICINA NO INVENTARIADOS POR SU BAJO COSTO

NOMBRE DEL USUARIO:

FECHA

:

CLAVE PRESUPUESTAL:

DEPENDENCIA:

UNIDAD

ADMINISTRATIVA:

No. DE CONTROL INTERNO

FECHA DE ADQUISICIÓN

NOMBRE DEL ACTIVO MODELO COLOR MARCA MATERIAL NÚM. DE

SERIE FECHA DE REVISIÓN

Anexo 5/0076 46021 F05-20

NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO NOMBRE Y FIRMA DEL USUARIO DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES



SUPERVISIÓN Y CONTROL DE ESTACIONAMIENTOS

ESTACIONAMIENTO:

SEMANA: DEL AL: DE: DE:

N.P. NOMBRE UNIDAD

ADMINISTRATIVA VEHÍCULO PLACAS LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES OBSERVACIONES

SUPERVISÓ Vo.Bo.

NOMBRE Y FIRMA DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

Anexo 6/0077 46021 F06-20





Anexo 6/0077 46021 F05-20

REGISTRO DE BIENES MUEBLES RECIBIDOS EN CALIDAD DE DONACIÓN

Unidad Administrativa que recibe los bienes muebles en donación: (1) Fecha de recepción de la donación: (2) Cantidad (3)

Descripción del Bien (características color,

marca, medidas, etc.) (4)

Estado (5) En caso de que se

entregue la

factura, No. y

fecha de la

misma (anexar

copas) (6)

Importe del bien

según factura

(7)

Importe del valor

aproximado (en su caso)

(8)

Soporte y/o documento que acredite la donación de

los bienes (anexar copia) (9)

Nuevo Usado

B R No. Fecha

Los Bienes descritos anteriormente fueron donados por: (10) ________________________________________________________________________ Representado en este acto por: (11) ___________________________________________ en su carácter de: (12) ___________________________________________

Con domicilio legal en: (13)

____________________________________________

ENTREGA

_____________________________________________

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE

_____________________________________________________

Nombre y firma (14) Nombre, cargo y firma (15)

Anexo 7/0078 46021-F07 20

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “REGISTRO DE BIENES MUEBLES RECIBIDOS EN CALIDAD DE

DONACIÓN”

1.- Asentar el nombre de la unidad administrativa que recibe y/o beneficiada con los bienes muebles en donación.

2.- Asentar la fecha en que se reciben los bienes muebles en donación.

3.- Asentar la cantidad de bienes muebles recibidos en donación

4.- Asentar el nombre, el tipo y las características generales de cada uno de los bienes recibidos en donación.

5.- Asentar el estado físico de cada uno de los bienes que se reciben en donación.

6.- En el caso de que los bienes sean recibidos con la factura asentar todos los datos de la misma.

7.- En el caso de que se cuente con la factura de los bienes recibidos en donación, asentar el valor que establece la factura.

8.- En caso de que se cuente con recibo y/ factura que acredite el valor de los bienes deberá establecer el valor aproximado.

9.- Asentar la referencia del documento que acredite la donación de los bienes muebles en donación (contrato de donación, acta de entrega,

recibo entre otros).

10.-Asentar el nombre de la persona física o moral que entrega en donación los bienes muebles.

11.- Asentar el nombre de la persona física que representa a la persona moral.

12.- Asentar el cargo que ocupa actualmente.

13.- Asentar el domicilio legal de la persona física o moral que lleva a cabo la donación de los bienes.

14.- Asentar el nombre y firma de la persona física y/o moral que lleva a cabo la donación de los bienes.

15.- Asentar el nombre, cargo y firma del servidor público adscrito a la unidad administrativa que recibe los bienes en donación.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO



HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

Dr. en E.J. Walfred José Gómez Vilchis C.P. Alejandro Salazar Gorostieta

COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD

Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES

L.D. Víctor Manuel Servín López M. en Aud. David Maldonado Ramírez

DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD,

ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE BIENES

MUEBLES

C.P. Luis David Miranda Gómez

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Documents

Secretaría de Administración y Finanzasadministracionyfinanzasplem.gob.mx/uinfosec/DirRaiz/... · 2021. 1. 18. · Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas,