Secretaría de Administración y Finanzas

Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa

Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto

30-05-2011

Universidad Veracruzana

Avances del Proyecto

Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios

Informe al: 30/04/2011 30/05/2011 30/04/2011 30/05/2011

Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 10% 40.5% 20% 42.%

Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 19.3% 50.4% 23.6% 60%

Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 57.7% 68.3% 66.3% 70.7%

Total 29.2% 53.1% 36.6% 57.6%

Fecha de Reporte Martes 14 de Junio 2011

Periodo Reportado Mayo 2011


Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo USIIU-DSIA

Pruebas Capacitación

-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico

Solicitud de constancias

Pago de sueldos y prestaciones

Préstamo personal

Autorización de condonación

Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina

Entrega de la nomina para pago

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

60%

30%

30%

30%

52.5%

52.5%

30%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores

Transferencias y reprogramación presupuestal

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

60%

60%

60%

88.5%

60%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





-Autorización de cuotas para eventos autofinanciables-Patronatos y Fideicomisos

Cobro de cuotas y aranceles

Expedición de recibos oficiales

Constancia de sueldos y salarios

Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos


31%

40%

20%

40%

20%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

87.5%

62%

62%

60%

67.6%


1

Los trámites: Revisión de Cargas Académicas, Movimientos de Personal Académico, Solicitud de constancias, Pago de sueldos y Prestaciones y Autorización de Condonación, revisan requisitos.Trámite: Préstamo Personal, presenta propuesta de simplificación.

2 Tramites: Fondo Rotatorio, Viáticos, Vales, en sus modalidades de solicitud, comprobación y reposición y Pago a proveedores, presentan propuesta de simplificación.

3Tramite: Transferencias y Reprogramación Presupuestal continua etapa de prueba. Se llevaron a cabo reuniones con representantes de varias UR´s para explicarles el funcionamiento y solicitarles hacer pruebas de funcionamiento.

4 Trámite: Requisiciones.- Se replanteó y reprogramó su automatización. Elabora propuesta del catálogo de bienes.

Los trámites de las Direcciones de Ingresos y Contabilidad se encuentran en etapa de revisión de la situación actual (mapeo y revisión de requisitos, análisis de normas)

5 Se incorpora Al Proyecto de Simplificación Administrativa el Departamento de Servicios Generales a la simplificación. Se capacitó al personal que apoyará esta tarea.

6 Los coordinadores de proceso supervisan y apoyan a los comandos.


Problemas

SAF Todos los comandos están trabajando, sin embargo algunos no han entregado programa con fechas compromiso.

Es necesario insistir a los comandos se integren con personal de otras áreas involucrados en el trámite, para que se trabaje de manera transversal.

Falta reforzar el enfoque sistémico ya que en la revisión de los trámites en algunos casos no se logra ubicar el tramite dentro de un proceso o su impacto en los procesos sustantivos.

SIIU Se enfrentan situaciones de saturación de tiempos de desarrollo en las áreas del SIIU y la DGTI para las propuestas de simplificación de forma automatizada. Es necesario priorizar los trámites y las aplicaciones que ya están en la DGT (DSIA)-DPI (USIIU).

Lista de pendientes y en desarrollo en DGT (DSIA) y DPI (USIIU)


Seguimiento Junio

En proceso Continuar con los trabajos de simplificación.

En proceso En los trámites: Transferencias y Reprogramación Presupuestal y el Registro de Bienes Muebles continuar y concluir la etapa de prueba y planificar la capacitación.

En proceso Seguimiento a los trabajos realizados por los comandos.

Pendiente Priorizar los trámites que van a automatizarse, y presentar propuestas de simplificación

PendienteRealizar una reunión con DPI (SIIU) y DGTI (DSIA) para elaborar un programa calendarizado con fechas compromiso de cumplimiento, ySolicitar un procedimiento para presentar proyectos de automatización.


Seguimiento Propuesta (1) Automatización (2) Liberación

Revisión de cargas académicas 01/07/2011

Movimientos de personal académico (SISPER) 01/07/2011

Solicitud de constancias 20/06/2011

Pago de sueldos y prestaciones 07/07/2011

Préstamo personal 14/06/2011

Autorización de condonación 14/06/2011

Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina 21/06/2011

Entrega de la nomina para pago 28/06/2011(2) Plan de trabajo que presente la DGTI-SIIU

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

(1) Reprogramación de fechas compromisoCumplimiento de fecha Incumplimiento de fecha


Seguimiento Propuesta Automatización (2) Liberación

Solicitud Fondo rotatorio, Viáticos y Vales

26/05/2011Comprobación Fondo Rotatorio, Viáticos y Vales

Reposición Fondo rotatorio y Viáticos

Pago directo a proveedores

Transferencias y reprogramación presupuestal 04/05/2010 30/06/2011

Autorización de cuotas eventos autofinanciables

Patronatos y Fideicomisos





Entrega y reposición de cheques


Cumplimiento de fecha Incumplimiento de fecha (2) Plan de trabajo que presente la DGTI-SIIU


Seguimiento Propuesta Automatización (2) Liberación

Requisiciones 22/08/2011

Registro de bienes muebles 16/02/2011

Levantamiento físico del inventario 11/01/2011

Transferencias de bienes muebles 04/02/2011

Retiro de bienes en desuso 04/02/2011

Mantenimiento de vehículos 01/07/2011

Renta de vehículos 23/08/2011

Renta de autobuses 31/08/2011

Control y pago de servicios básicos 29/09/2011

Avances del Proceso: Administración de Bienes y Servicios

Cumplimiento de fecha Incumplimiento de fecha (2) Plan de trabajo que presente la DGTI-SIIU

Proceso: Administración de Recursos Humanos

Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI Proyectos por presentar de Simplificación

No. Requerimiento Área Trámite Requerimiento Área Trámite

Personal

Revisión cargas académicas

1Nueva forma de captura de movimientos de personal, dentro del módulo de control de documentos.

Nóminas Movimientos de personal

Movimientos de personal académico

Solicitud de constancias

Pago de sueldos y prestaciones

Préstamo personal

Autorización de condonación

Nóminas

Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina

Entrega de la nomina para pago


1 Automatización de la Disponibilidad Financiera en el SIIU Presupuestos

Presupuestos, Egresos, Rec. Materiales, Serv. Grales.

2 Factura electrónica y captura en las órdenes de pago.

Egresos

Reposiciones y Comprobaciones (Fondo Rotatorio, Viáticos, Vale de Gastos, Pago Directo a Proveedores)

Automatizar (Banner o en Línea) Solicitudes de Fondo Rotatorio, Vale, Viáticos, Pago Directo a Proveedores)

Egresos

Solicitudes de Fondo Rotatorio, Viáticos, Vales, Pago Directo a Proveedores.

3 Recordatorios de vales vencidos

Reposiciones y Comprobaciones(Fondo Rotatorio, Viáticos, Vale de Gastos, Pago Directo a Proveedores)

Solicitud de Vales y Viáticos

Adecuar la forma de desglose de Proveedores (Reposiciones y Comprobaciones)

4 Reserva del presupuesto - Transferencias y Reprogramaciones

PresupuestosModificaciones PresupuestalesTransferencias y Reprogramaciones

PresupuestosTransferencias y reprogramación presupuestal

5 Actualización del proyecto durante las Transferencias y Reprogramaciones.

6

Revisión del proceso FWPPCPM, de transferencia de las modificaciones del POA al SIIU, ya que para reprogramaciones solo debe tomar en cuenta los periodos que cambian.

7Modificación de algunos reportes relacionados con el POA - Modificaciones.

8

Ampliaciones presupuestales e integración de la Modificación a la Plantilla de personal de apoyo desde el POA

9 Adecuaciones para el siguiente periodo (2012)

Proceso: Administración de Recursos Financieros


10

Requieren un reporte de códigos de detalle, que jale información de estudiantes, para monitorear la configuración que corresponda antes de ejecutar el TWPCPRF.

Ingresos Cobro de cuotas y aranceles

Realizar en forma automática el registro contable de los depósitos en la cuenta Banamex No. 8101870 para dependencias que no correspondan a inscripción en línea. (ya se envío solicitud) Ingresos


Solicitud/Autorización en línea o en Banner.

Autorización de cuotas para eventos autofinanciables,

Patronatos y Fideicomisos

Realizar en forma automática el registro contable .


12Forma de captura de recibos para la declaración anual. Contabilidad Emisión de constancias

Contabilidad



Proceso: Administración de Recursos Financieros



No Requerimiento Área

13 Proyecto de Armonización Contable DGRF / DRM / USIIU Armonización contable

14 Solicita modificación a los informes ejecutivos FWRCPIN, FWRCIEB Y FWRSUPR.

Presupuestos

Armonización contable (ya los probaron, pero la base de datos es al

mes de febrero)15 Algunas modificaciones al reporte FWRCOMC Resumen Comparativo Presupuestal por Partida

Nivel Mayor.

16 Identificación del Presupuesto Inicial, del Modificado y Remanente. Como parte de la LGCG.Observación del ORFIS

17 Modificar reportes, agregarle parámetro de partida a incluir, en referencia a la 6019.

18Modificación de TODOS LOS REPORTES DEL SIIU, CALIDAD URGENTE, para que no muestre los registros de partidas que se encuentran en "ceros". Junta de Gobierno

19 Modificación al módulo de control de documentos, para que se configuren las dependencias a las que sí se enviarán correos electrónicos. Operación interna

20 Conciliación bancaria en el SIIU

Contabilidad

Mejora del control interno

21 Modificar reporte FWRCTCO.Facilitar la presentación de información en auditorías

Aplicaciones en desarrollo (SIIU-DGTI

Proceso: Administración de Bienes y Servicios



1 Requisiciones WEB DRM Requisiciones Requisiciones WEB DRM Requisiciones

Inventarios

Registro de Bienes Muebles

1 Solicitud de movimientos de activo fijo y reporte. Inventarios

Levantamiento Físico del Inventario,

Accesos al módulo financiero

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias de bienes muebles, Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso Retiro de bienes en desuso


Prioridad P-SAF Trámite Módulo Descripción del Requerimiento. Situación actual Atendiéndose por: Comentarios. Área solicitante

10 1

General (impacta

en todos los trámites a simplificar)

SIIU-PPTO Automatización de la Disponibilidad Financiera en el SIIU Pendiente USIIU/

PRESUPUESTOS/DSIA

Es un pendiente de alta importancia en virtud del sobregiro en la disponibilidad financiera de algunas dependencias. Se requiere trabajo conjunto de análisis por parte de USIIU/Pptos/DSIA

PRESUPUESTOS

11 2Reposiciones y

Comprobaciones (fondo rotatorio, viáticos, vale de

gastos, pago director a

proveedores)

Factura electrónica

Factura electrónica y captura en las órdenes de pago. En proceso DSIA/USIIU

Se requiere el apoyo de la USIIU para comentar dudas al respecto. (tiempo aprox. 3 semanas de tiempo completo)

EGRESOS

2 3 SIIU-Egresos Recordatorios de vales vencidos Pendiente DSIAFalta análisis técnico para determinar si es el único objeto que se debe crear.

EGRESOS

1 4

Transferencias y Reprogramaciones

(Módulo de Modificaciones)

POA Reserva del presupuesto - Transferencias y Reprogramaciones En proceso PRESUPUESTOS /

USIIU / DSIA

Es una funcionalidad pendiente para el módulo de modificaciones presupuestales.

PRESUPUESTOS

2 5 POAActualización del proyecto durante las Transferencias y Reprogramaciones.

En proceso DSIAEs una funcionalidad pendiente de afinar en el módulo de modificaciones presupuestales.

PRESUPUESTOS

4 6 POA

Revisión del proceso FWPPCPM, de transferencia de las modificaciones del POA al SIIU, ya que para reprogramaciones solo debe tomar en cuenta los periodos que cambian.

En proceso PRESUPUESTOS / USIIU / DSIA

Actualmente, está considerando todos los meses del año; para transferencias funciona correctamente. Esto tiene que ver también con Web y actualmetne se tiene pendiente concluir cuàl va a ser el seguimiento que se de al respecto.

PRESUPUESTOS


1 7

Transferencias y Reprogramaciones

(Módulo de Modificaciones)

POAModificación de algunos reportes relacionados con el POA - Modificaciones.

Pendiente USIIU PRESUPUESTOS

12 8 POA

Ampliaciones presupuestales e integración de la Modificación a la Plantilla de personal de apoyo desde el POA

Pendiente PRESUPUESTOS

Son compromisos que se mencionaron por la Dirección de Presupuestos en la Presentación del POA - Piloto. Para este trabajo será necesario involucrar al módulo de Recursos Humanos, por lo que tuviera que ver con la actualización de la Plantilla de Personal de Apoyo.

PRESUPUESTOS

13 9 POA Adecuaciones para el siguiente periodo (2012) Pendiente PRESUPUESTOS/DPI

Cada año se solicitan cambios al POA, es necesario que se trabaje en los requerimientos y sa planeada su incorporación con tiempo para reflejarlos en todos los apartados de POA(registro, modificaciones y avance)

PRESUPUESTOS/DPI

3 10


SIIU-ingresos

Requieren un reporte de códigos de detalle, que jale información de estudiantes, para monitorear la configuración que corresponda antes de ejecutar el TWPCPRF.

Pendiente USIIU INGRESOS

3 11 SIIU-IngresosModificación al proceso, TWPCPRF, para que identifique varios periodos o facilite su carga.

En proceso USIIU

Este se combina con la modificación para el pago de intersemestrales. La versión que considera el pago de intesemestrales esta en ambiente de producción.

INGRESOS

9 12

Emisión de constancias

(funcionalidades adicionales del módulo que ya esta propuesto)

Declaración anual

Forma de captura de recibos para la declaración anual. Pendiente DSIA/USIIU/

CONTABILIDAD

Hace falta un análisis integral con la Dir. de Contabilidad para determinar los productos que aún faltan por desarrollarse.

CONTABILIDAD


7 13 Armonización contable LGCG Proyecto de Armonización Contable En proceso DGRF / DRM / USIIU

/DSIA

Durante el trabajo del equipo, se van identificando objetos que se deben ir modificando a fin de cumplir con lo que se va requiriendo de este proyecto. Se estima continuar con este proyecto por el resto del año.

DGRF / DRM / USIIU

5 14Armonización

contable (ya los

probaron, pero la base de datos

es al mes de febrero)

SIIU-PPTOSolicita modificación a los informes ejecutivos FWRCPIN, FWRCIEB Y FWRSUPR.

En proceso DSIA-USIIU

Xóchitl dio equivalencias en dvlpac; estamos esperando notificación de Vero. En revisión técnica. Se requiere la definición del trato al devengado (USIIU)

PRESUPUESTOS

2 15 SIIU-PPTO

Algunas modificaciones al reporte FWRCOMC Resumen Comparativo Presupuestal por Partida Nivel Mayor.


1 16

Observación del ORFIS

LGCG

Identificación del Presupuesto Inicial, del Modificado y Remanente. Como parte de la LGCG.

En proceso USIIUValidar USIIU, recientemente notificaron que están listos los procesos.

PRESUPUESTOS

4 17 SIIU-PPTOModificar reportes, agregarle parámetro de partida a incluir, en referencia a la 6019.


3 18Junta de Gobierno SIIU-PPTO

Modificación de TODOS LOS REPORTES DEL SIIU, CALIDAD URGENTE, para que no muestre los registros de partidas que se encuentran en "ceros".

Pendiente PRESUPUESTOS

A la Dirección de Presupuestos le solicitó que indicara el nombre de todos los reportes a modificar y su prioridad en la modificación. No se tuvo respuesta.

PRESUPUESTOS

5 19 Operación interna SIIU-PPTO

Modificación al módulo de control de documentos, para que se configuren las dependencias a las que sí se enviarán correos electrónicos.



8 20 Conciliación Conciliación bancaria en el SIIU En proceso DSIA/USIIU/CONTABILIDAD

Existe un avance importante en lo que respecta a la conciliacion del gasto, sin embargo para incluir la conciliación de los servicios personales es necesario el analisis con la participacion del area usuaria. Para incluir a servicios personales se estima un tiempo aproximado de 6 semanas a tiempo completo.

CONTABILIDAD

4 21 SIIU-Contabilidad Modificar reporte FWRCTCO. Pendiente USIIU - Contabilidad. CONTABILIDAD

6 1 Requisiciones Requisiciones REQUISICIONES WEB En proceso DRM/USIIU/INVENTARIOS

DRM/USIIU/Inventarios realizarán nuevamente el análisis previo. Posteriormente se harán las solicitudes correspondientes a la DSIA para su desarrollo.

DRM

1 Movimientos de personal SIIU-doctos

Nueva forma de captura de movimientos de personal, dentro del módulo de control de documentos.

Pendiente DSIA/USIIUSe solicitó a DSIA y la USIIU tiene pendiente definir reporte para explotación de información.

NOMINAS

2 1

Levantamiento Físico del

Inventario, Transferencias

de bienes muebles, Retiro de bienes en desuso

SIIU-Inventario Solicitud de movimientos de activo fijo y reporte. En proceso DSIA Ya están disponibles para su

revisión funcional. INVENTARIOS


3 POA Actualización de catálogo de metas y acciones para PIFI 2011 - 2012 Pendiente USIIU

Seguimiento PIFI implementado en 2011. Se tiene que revisar el impacto para el siguiente registro de proyectos de este fondo.

DPI

4 POAAjustes al apartado de Avance y Seguimiento para que se puedan hacer con periodicidad.

Pendiente DSIA/USIIU

Se tienen identificados los ajustes que se deben realizar. Actualmente permite registrar un periodo sin problemas, pero cuando entra en juego un segundo, está pendiente el seguimiento en los estatus del reporte de avance y seguimiento.

DPI

5 SIIU

SEGUIMIENTO FINANCIERO PIFI •Validación Presupuestal •Generación de Cédulas e informes trimestrales

Pendiente USIIU DPI

Fondo Rotatorio

Viáticos ValePago a

proveedoresImpactos Generar una base de datos integral donde se relacionen datos como

Número de personal, nombre, RFCActas de patronatos (representa un documento menos)

Validaciones en automáticoDisponibilidad PresupuestalSuficiencia FinancieraPeriodos vacacionalesAdeudos de la personaImporte igual o mayo a los 10 mil, notificar que debe solicitar la apertura de cuenta bancaria, si no tiene

Cambios y Adecuaciones al formatoEliminar:

Folio (el sistema debe generarlo en automático)Tipo de fondo/descripción (Es repetitivo con el código de afectación)Fecha de Expedición DD/MM/AAAA (El sistema lo tomaría como fecha deelaboración sin que se tome como fecha de aplicación)

Entidad Académica o Dependencia (Es repetitivo con el código de afectación)Concepto (Es repetitivo, al momento de llenar en el sistema ya se vaidentificando que es la solicitud del fondo rotatorio)Gastos de Traslado (gasolina o taxis se calculará automáticamente tomando elporcentaje del lugar de comisión y no. de días)

Certificación de la comisión y sello de la dependencia que certifica la comisiónAdecuar:

Comprobación DD/MM/AAAA (último día hábil del ejercicio)Código de afectación (al identificar el código, despliegue el nombre de la cuentaImporte (cantidad que el sistema debe generar)Firmas (bastaría la autenticación por medio de nombre de usuario ycontraseña, en el POA se autoriza el monto del fondo, sin embargo debe haberun mecanismo que exhorte sobre el uso racional y responsabilidad de manejarlos recursos)

Adecuaciones a las políticasRegistro de firmas (debe ser un requisito general a todos los tramites que serealizan en Egresos, debe ser a inicio de año y notificarse de manera inmediatalas adecuaciones por cambio de titular)Beneficiario (al dar el número de personal que despliegue los datospertinentes)Establecer procedimiento para apertura de cuenta bancaria

Otros Impactos Revisión en línea de:

DPI (Objetivo, Meta, Acción)Rector, o Secretario Académico (Viático al extranjero)Servicios Generales (En caso de transporte UV)

T r á m i t e

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