Secretaria de Educación - Risaralda

Secretaria de Educación

12 de enero de 2018

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE CONSTRUYAMOS COLOMBIA AL PROYECTO DEL PLIEGO

DE CONDICIONES LICITACIÓN PÚBLICA No. SE-LP-017-2017. Objeto: “SUMINISTRO DIARIO DE UN COMPLEMENTO ALIMENTARIO TIPO RACIÓN INDUSTRIALIZADA Y TIPO RACIÓN PREPARADA EN SITIO, EFECTIVAMENTE CONSUMIDA A LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES REGISTRADOS EN LA MATRÍCULA OFICIAL, DE LOS DOCE MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA, ACORDE A LOS LINEAMIENTOS TÉCNICO ADMINISTRATIVOS Y ESTÁNDARES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL ESTABLECIDOS EN LA RESOLUCIÓN 16432 DE 2015” El 10 de enero de 2018, la entidad Construyamos Colombia a través de su Representante Legal, estando dentro del término establecido en el cronograma publicado para la Licitación Publica SE-LP-017-2017, formuló observaciones al Proyecto de pliego de condiciones del Proceso, las cuales seguidamente se relacionan y resuelven:

RESPUESTA - Al respecto, se indica que el Anexo No. 1 Proyección de Cupos, constará en el

Detalle del Proceso No. SE-LP-017-2017 del Sistema Electrónico de Contratación Pública-

SECOP, juntamente a la publicación del pliego definitivo del Programa de alimentación escolar

PAE para la vigencia del año 2018.

RESPUESTA – Con relación a la observación del oferente, informa que el operador que resulte

adjudicatario deberá ceñirse a las disposiciones contenidas en la Resolución 16432 de 2015, la

cual consagra en su artículo 3.6. Operadores: “(…) Los Operadores del PAE cumplirán las

funciones establecidas en el Decreto 1075 de 2015, en la parte adicionada por el Decreto 1852

de 2015, y además las siguientes: n) Elaborar e implementar los ciclos de menús de acuerdo

con lo establecido en las Minutas Patrón del “Anexo número 1 – Aspectos Alimentarios y

Nutricionales” y realizar cambios de menú solo en los casos contemplados en esta Resolución,

previa autorización del supervisor y/o interventor del contrato”.


Así entonces, se tiene que el alimento “queso” de la ración industrializada de conformidad con

los aspectos alimentarios y nutricionales que enmarcan las actividades establecidas en el

Programa de Alimentación Escolar –PAE, tal y como consta en el Anexo No. 6 de Minutas del

Detalle del Proceso No. SE-LP-017-2017, elaborado por la dietista de la Entidad, se suplirá tal

alimento lácteo mediante las preparaciones “pan de queso, mojicón, palito de queso”.

RESPUESTA – En cuanto al deber por parte del proponente en garantizar la contratación

oportuna del personal idóneo y competente para la manipulación de alimentos, se aclara que la

Entidad verificará la oportuna contratación del personal en la etapa de ejecución contractual,

puesto que bajo ninguna circunstancia se requiere la determinación de personal de forma

previa, máxime cuando se tiene que la propuesta como acto vinculante soporta la capacidad y

obligación adquirida del proponente en cubrir el requisito personal con el cual cuente para

cumplir el objeto contractual, en este caso, en lo que respecta a los manipuladores de

alimentos.

Así entonces, se determina que la Entidad realizará la verificación del personal en la etapa

ejecución del contrato, sin que pueda el operador bajo ninguna circunstancia afectar la

prestación oportuna, idónea y competente del objeto contractual, en virtud a la facultad de

supervisión que ostenta la ETC como ordenadora del gasto y consonante con los deberes

normativos otorgados en el artículo 1°, numeral 3.3, literal l.4) de la Resolución 16432 de 2015

del MEN.

RESPUESTA – Es pertinente conforme a la observación, indicar que la EXPERIENCIA del

proponente efectivamente se acreditará con los contratos registrados en el Registro Único de

Proponentes- RUP, toda vez que en éste se determinan con exactitud las contrataciones que

han desarrollado, resultando idóneo para verificar los términos de experiencia que

detalladamente indica el punto 10. Experiencia, del documento Convocatoria Publica 2

Licitación Pública No. SE-LP-17.


En ese orden, no se accede a la observación del oferente, puesto que como bien se indica en

los Documentos publicados, el RUP resulta como el documento inicial para la verificación de

experiencia, siendo facultad de la Entidad que de forma posterior se soliciten las certificaciones

contractuales en los términos del mentado punto 10. Experiencia.

RESPUESTA Observaciones Nos. 5,6 y 7 – Con relación a las Observación relacionadas con

los indicadores ROE (Rentabilidad sobre patrimonio) y ROA (Rentabilidad sobre activos),

efectivamente se aclara que la Entidad realizó un análisis financiero del sector en el cual se

estudiaron tres empresas de posibles proveedores, por tanto con ánimo de garantizar la

pluralidad de oferentes y tomando como base el promedio que arrojó tal análisis, se accederá a

las observaciones presentadas por el oferente, por tanto el pliego de condiciones definitivo se

modificará en todo lo que respecta al Numeral 11. Capacidad Financiera, de la siguiente forma:

ROE (Utilidad Operacional/Patrimonio) “(…) mayor o igual a cero punto veintinueve 0,29”


ROA (Utilidad Operacional/Activo Total) “(…) mayor o igual a cero punto veintiuno 0,21”

RESPUESTA – Se precisa que, el punto 3.2.1 del Proyecto de Pliego de Licitación Pública No.

SE-LP-017-2017 se refiere como Anexo 10., a la Resolución No. 16432 de 2015 del MEN, la

cual como bien lo conoce el oferente, establece los lineamientos Técnicos – Administrativos, los

estándares y las condiciones mínimas del Programa de Alimentación Escolar (PAE) y es de

conocimiento público desde el 2 de octubre de 2015; no obstante, éste constará en el Detalle

del Proceso del Sistema Electrónico de Contratación Pública- SECOP, juntamente con la

publicación del pliego definitivo del Programa de alimentación escolar PAE para la vigencia del

año 2018, de conformidad con el cronograma de actividades conocido en el punto 5° del mismo

Pre pliego.

RESPUESTA – A efecto de resolver la solicitud del oferente que no se refiere al numeral 3.2.1

sino al 3.2.3 del documento publicado, resulta indispensable abordar el tema desde el

fundamento legal de dicho numeral del Proyecto de Pliego de Licitación Pública No. SE-LP-

017-2017, el cual se halla en el artículo 5° de la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública), que indica:

“Artículo 5º.- De los Derechos y Deberes de los Contratistas. Para la realización de los fines de que trata el

artículo 3o. de esta Ley, los contratistas:

1. (…)

2. (…)

3. (…)

4. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello. (…)”

En ese orden, el punto 6 del numeral 3.2.3 mentado, obedece a una obligación del eventual

operador del PAE en cumplimiento del numeral 4° del Artículo 5° del Estatuto General de

Contratación, tendiente a cumplir a cabalidad con el objeto contractual.

Por otra parte, se tiene que los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente para

participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad

jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. El propósito de los requisitos habilitantes es

establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad

Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto

del Proceso de Contratación. (Versión M-DVRHPC-04 Colombia Compra Eficiente). En tal

sentido el requisito que resulta ser habilitante corresponde al plan de muestreo que debe ser

presentado en la propuesta.


RESPUESTA – La obligación correspondiente a la 8ª viñeta del punto 10., del numeral 3.2.3

Obligaciones Adicionales obrante en el Proyecto de Pliego de Licitación Pública No. SE-LP-

017-2017, contrario a lo expresado por el oferente en su observación, NO es redundante al

Formato informe de ejecución de recursos (F2.6) dispuesto por el MEN para la operación del

PAE, puesto que:

- El Formato MEN reúne información meramente enunciativa, producto de los informes de

seguimiento financiero y contable que se hacen al Programa.

- Los referidos informes de índole financiero y contable son realizados con fundamento en

las planillas de beneficiarios, estando por fuera lo correspondiente a todo lo demás que

se genere en la operación.

- La información del Formato MEN, entiéndase cifras de cantidad de raciones, costos

unitario y total de las mismas, todas de reporte mensual, no son por si solas SOPORTE

de la ejecución de recursos.

- De acuerdo con el Numeral 6° de la Resolución 16432 del año 2015, el cual se refiere al

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PAE, actividad que tiene como fines principales

verificar y controlar la operación del Programa y recolectar información confiable en

forma eficiente, que sirva como insumo a los procesos desarrollados en los demás

componentes del mismo, las Entidades Territoriales y Operadores debemos

implementar coordinadamente el modelo de Monitoreo y Control definido por el MEN.

El Modelo de Monitoreo y Control del PAE, tiene como propósito que cada una de las

Entidades Territoriales identifique de forma clara y precisa las actividades,

responsabilidades y acciones a implementar para el control en cada una de las etapas

del programa, a efecto de lo cual se diseñaron los formatos, instrumentos y guías de

Monitoreo y Control por parte del MEN, los cuales reposan en su sitio web

https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-348210.html

Los Formatos de Monitoreo y Control, se clasifican en tres grupos principales, 1)

Priorización, 2) Planeación y 3) Ejecución subdivididos en 3.1) Reporte al MEN y 3.2)

Seguimiento a la Operación ETC, ultima clasificación en la que se encuentra el Formato

informe de ejecución de recursos (F2.6) objeto de la observación del oferente.

https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-348210.html


RESPUESTA a Observaciones 11,13 y 22 – Consecuente con las observaciones del oferente,

se comunica que el Anexo No. 7. Carta de Presentación de la Propuesta (Observación 13),

Anexo No. 8. Cuadro de la propuesta económica (Observación 11) y todos los demás anexos

del Proceso No. SE-LP-017-2017, constarán en su correspondiente Detalle en el Sistema

Electrónico de Contratación Pública- SECOP, juntamente con la publicación del pliego definitivo

del Programa de alimentación escolar PAE para la vigencia del año 2018, de conformidad con

el cronograma de actividades conocido en el punto 5° del mismo Pre pliego.

RESPUESTA – En consideración a la observación, se comunica que la sigla AU que

comprende administración y utilidad, no fue establecida dentro de los componentes del valor

total de la propuesta en el anexo No. 8. Por lo anterior se retirará del pliego definitivo esta

causal de rechazo.

RESPUESTA - No se acepta la observación, por cuanto este tipo de sanción no ha sido

determinada por ninguna norma como inhabilitante o como causal de rechazo, de otro lado los

requisitos habilitantes están establecidos en las normas, por lo tanto, no puede convertirse en

inhabilitante lo que no lo es, sin embargo, se aclarara en los pliegos definitivos como se explica

a continuación:

En la página 47 relacionada al numeral 34.1 se indicó que:

Se disminuirá 100 puntos del puntaje total al proponente que tenga registradas multas o

incumplimiento en el RUP.

El postulado anterior se aclara de la siguiente manera: las sanciones reportadas como

incumplimiento a proveedores de bienes o servicios son registradas por las cámaras de

comercio en los cuales tenga asentado el registro de proponentes un determinado oferente en

el sistema RUES, razón por la cual se aclara que la disminución de puntos por sanciones se

verificara en el sistema RUES. De otro lado se observa que esta sanción en el presente


proceso tiene un valor muy alto frente al puntaje total, razón por la cual se considera

disminuirlo. Conforme a ello dicha proposición quedara así:

Se disminuirá 10 puntos por cada sanción registrada en el RUES.

En cuanto a la observación siguiente, según la cual se solicita retirar un ítem del proceso, ésta

no se acepta por cuanto, la evaluación de proveedores es un mecanismo de la administración

para realizar una evaluación objetiva del cumplimiento contractual a todos los contratistas, y en

el caso de los contratistas con incumplimientos reiterados o a los que se les hayan adelantados

procesos de incumplimiento (artículo 86 ley 1474 de 2011), deben recibir una “ sanción” que

obviamente tendrá repercusiones hacia la futura contratación de estos contratistas cuando

actúen como oferentes en procesos futuros, sería ilógico premiar u obviar actitudes de

incumplimiento contractual.

De otro lado se observa que el puntaje de disminución es muy alto frente al total del puntaje,

por ello se considerara disminuirlo. La expresión quedara así:

Se disminuirá 10 puntos por cada evaluación de proveedores negativa producida en

esta entidad.

RESPUESTA - No se acepta la observación, ya que los perfiles presentados por cada oferente

puede variar, de acuerdo con lo solicitado en el proyecto de pliego de condiciones, son varias

las profesiones que pueden enmarcarse en cada uno de los perfiles del equipo mínimo

operador del PAE, razón por la cual se debe dar aplicación al concepto normativo más reciente

sobre el computo de la experiencia profesional y, es el indicado en el artículo 229 del decreto

019 de 2002, según el cual se puede aceptar experiencia profesional a partir de la terminación

de materias del pensum de la determinada carrera profesional, excepto en las profesiones

relacionadas con el sistema de seguridad social y con la ingeniería, éstas últimas según el

artículo 12 de la Ley 842 de 2003.

Norma que se cita a continuación:

Decreto 019 de 2002. “ARTICULO 229. EXPERIENCIA PROFESIONAL. Para el ejercicio de las diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior. Se exceptúan de esta condición las profesiones relacionadas con el sistema de seguridad social en salud en las cuales la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional”.

De otro lado debe establecerse que el requisito a exigir dependerá de la documentación

presentada por el oferente, ya que si en un caso determinado el oferente pretende que a un

profesional se le tenga en cuenta la experiencia profesional a partir de la terminación de

materias del pensum, porque aún no tiene la suficiente y desea aprovechar el beneficio de la


norma antes citada, deberá presentar el documento que acredite la terminación de materias,

por el contrario si no lo presenta la entidad asume que no desea acoger dicho beneficio y la

tendrá en cuenta a partir de la expedición de la tarjeta profesional.

RESPUESTA – Se acepta parcialmente la observación, en el sentido que se retirara la

expresión: “los cuales deberán ser entregados con el contrato de trabajo”. Se aclara que con la

hoja de vida documentación soporte se debe entregar una carta de intención o compromiso

firmada por el profesional propuesto en la cual este se compromete a prestar sus servicios al

oferente en caso de serle adjudicado el contrato.

RESPUESTA: Se acepta la observación, aclarando que en el caso que una certificación de

ejecución de contrato, o el registro realizado en el RUP denomine o identifique el contrato como

de prestación de servicios, deberá agregarse copia del contrato, actas parciales, finales, de

liquidación etc., en las cuales se evidencie que se trata o incluye suministro de alimentos en

programas de alimentación escolar.

RESPUESTA – Se acepta la observación, el personal de apoyo administrativo son cuatro

personas y tal ajuste se incluirá en el Pliego Definitivo.

RESPUESTA – En lo referente al PERSONAL ADICIONAL contemplado en el literal b.

Componente de calidad del numeral 48. Equipo Mínimo Habilitante, se comunica que éste

corresponde, como bien se determina en el aparte del Proyecto de Pliego, a UN (01)

Coordinador Adicional, UN (01) Ingeniero de Alimentos Adicional y UN (01) Nutricionista

Adicional.

Por otra parte, el personal manipulador de alimentos, se requieren en la etapa de operación y

NO se contemplan dentro del criterio de Personal del Componente de calidad a evaluar.


RESPUESTA – Se acepta la observación, en tal sentido se rebajará el requisito a que debe

presentar una capacidad de almacenamiento para el cuarto de refrigeración de 35 metros

cúbicos.

En cuanto a la congelación, se aceptará la observación parcialmente, teniendo en cuenta que

los elementos de las raciones que requieren congelamiento son menores y que las raciones al

ser entregadas diariamente, la capacidad de almacenamiento debe referirse a lo que realmente

deba ser depositado para congelación, por ello se exigirá que cuente con una capacidad de

almacenamiento de 12 metros cúbicos para los alimentos que deban ser congelados.

Para ambos Requisitos técnicos, se hace la salvedad respecto a que, en los sitios de bodegaje

y distribución de Alimentos, el Operador deberá garantizar su ejecución en los términos del

ANEXO NO. 1.ASPECTOS ALIMENTARIOS Y NUTRICIONALES, de la Resolución 16432 de

2015, y específicamente conforme a lo contemplado en el Decreto 3075 de 1997 y la

Resolución 2674 de 2013, en procura de Almacenar las materias primas y los demás alimentos

según su naturaleza y condiciones necesarias para su conservación.

RESPUESTA – Al respecto, la obligación del eventual contratista contemplada en la 1ª Viñeta

del numeral 3.2.2 del Proyecto de Pliego que nos ocupa, la cual refiere “presentar las planillas

de titulares de derecho beneficiarios del PAE”, en efecto como lo observa el oferente, esto se

soportará en el Anexo 13A Beneficiarios registrados en SIMAT del Programa dentro de las

Estrategias de Permanencia Escolar del MEN, información que se suministra por la Entidad en

cumplimiento de la Obligación No. 2 del numeral 3.2 del Pre pliego, y que deberá solicitar el

Contratista dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes conforme a una de sus

obligaciones contemplada en el punto 7. Del numeral 3.2.3 Ibídem.

Es claro además que, la obligación de las mentadas planillas, cuenta con un término de entrega

no mayor a 10 días calendario, mes vencido posterior a la entrega de los complementos

alimentarios, ésta última como la acción principal del Programa, la cual sólo se podrá ejecutar

con base en la información de los efectivos beneficiarios que, se repite, dentro de los 5

primeros días hábiles de cada mes a partir del acta de inicio del operador, deberán solicitarse a

la Entidad Contratante.


En ese sentido, se estima viable acceder a la solicitud del Oferente y en consecuencia, el pliego

de la Licitación Publica No. SE-LP-017-2017, será modificado en las viñetas 1ª y 2ª del numeral

3.2.2 Obligaciones técnicas del Operador, en el sentido de que tales actividades se ejecutaran

y/o cumplirán por parte del eventual adjudicatario con base en el Anexo No.13A Beneficiarios

registrados en SIMAT para el Programa de Alimentación Escolar en las instituciones educativas

y sede rurales de los 12 Municipio no certificados del Departamento de Risaralda, el cual se

entregará por la Entidad y a solicitud del Operador, dentro de los 5 primeros días de cada mes.

RESPUESTA Observaciones Nos. 24 y 26 – No se aceptan las observaciones, por cuanto el

Programa de Alimentación Escolar – PAE, se encuentra diseñado para el suministro de los

complementos alimentarios a sus beneficiarios durante el calendario escolar, en ese orden, lo

actores que intervienen en la etapa de operación del Programa, entiéndase para el caso en

concreto, rectores y/o docentes encargados en las instituciones educativas y sedes rurales, de

igual modo se desempeñan en los días habilitados dentro del calendario.

Aunado a lo anterior, y en procura de las obligaciones legales que recaen sobre las ETC, como

ordenadoras del gasto, particularmente en lo que respecta a la supervisión del PAE, para el

adecuado seguimiento y verificación de su ejecución, no resulta consecuente la permisión para

que se modifiquen las actividades que los operadores deben ejecutar en cumplimiento del

programa y de los lineamientos, condiciones y estándares del Ministerio de Educación Nacional,

a través de concertaciones entre éste y otros actores intervinientes, que además son diferentes

a la Entidad contratante.

RESPUESTA – No se accede a la solicitud del observante, puesto que en virtud de los mismos

argumentos que expone, entiéndase la garantía de suministro de los productos en las mejores

condiciones de calidad e inocuidad, la Entidad no estima necesario extender el término de

CINO (05) a SEIS (06) días hábiles, puesto que con el término ya fijado se garantiza que los

cambios solicitado a la priorización desde nuestro reporte al operador, se ejecutaran por lo


menos en la semana siguiente al acaecimiento del mismo, en procura de una prestación

oportuna a los titulares del derecho beneficiario del PAE.

RESPUESTA – En atención a la observación del oferente, se hace preciso aclarar que la

obligación 34. Del numeral 3.2.2 Obligaciones Adicionales contemplada en el Proyecto de

Pliego del Proceso de Licitación Publica No. SE-LP-017-2017, se soporta jurídicamente en lo

señalado por la Resolución 16432 de 2015 del MEN, marco para el Programa de Alimentación

Escolar- PAE objeto de contratación.

La referida Resolución, en su Artículo 1° señala dentro de las Responsabilidades y

Competencias de los diferentes actores del PAE, las siguientes relacionada con la observación:

“(…)3. ACTORES, RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS

La adecuada y oportuna ejecución del PAE es corresponsabilidad de los siguientes actores:

3.1. (…)

3.2. (…)

3.3. Entidades Territoriales Certificadas (ETC): Las Entidades Territoriales Certificadas (ETC) deben

cumplir las siguientes funciones:

(…)

h) Brindar atención con enfoque diferencial para los beneficiarios de los diferentes grupos étnicos;

(…)

3.6. Operadores: Los Operadores del PAE cumplirán las funciones establecidas en el Decreto 1075 de

2015, en la parte adicionada por el Decreto 1852 de 2015, y además las siguientes:

(…)

q) Brindar atención diferencial a los niños, niñas y adolescentes pertenecientes a grupos étnicos;”

Seguidamente, señala la Resolución en el Inciso final del numeral 4.2. Contratación del

Operador del artículo 1°, lo siguiente:

“(…) En caso de que las organizaciones étnicas no puedan operar el Programa, el operador contratado

deberá generar espacios de diálogo para establecer acuerdos que permitan garantizar la atención

diferencial. Los aspectos mínimos para generar consensos son: i) Forma de vinculación de las

manipuladoras de alimentos pertenecientes a los grupos étnicos; ii) Ciclos de menús diferenciales, es decir,

con inclusión de alimentos y preparaciones autóctonos acorde a sus usos y costumbres; iii) Compras locales

a proveedores del grupo étnico.

Concordante con ello, en el Numeral 7 del Anexo No. 3. GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN

CIUDADANA de la Resolución, se confirma la obligación por parte del Operador contratado

para el PAE, tendiente a promover la inclusión de los diferentes grupos étnicos acorde con las

particularidades de los beneficiarios del Programa. Así pues, en lo tocante a los aspectos

mínimos para generar concesos, se señalan los ciclos de menús diferenciales, es decir, con

inclusión de alimentos y preparaciones autóctonos acorde a sus usos y costumbres producto de

las reuniones de dialogo que adelante el Operador.

En ese orden, de ser el caso que los grupos étnicos no puedan operar el programa objeto de

contratación por la falta de lleno de los requisitos normativos, se tiene que el operador que

resulte eventualmente adjudicatario deberá procurar la atención con enfoque diferencial de los


grupos étnicos beneficiarios, obligación dentro de la cual deberá diseñar los ciclos de menús

diferenciales, razón de la existencia de la obligación No. 34 en observación del oferente.

RESPUESTA – Se acepta parcialmente la observación, en el sentido que lo exigido en el punto

37 del numeral 3.23 del Proyecto de Pliego, se refiere al depósito o área de almacenamiento

del operador, en el cual deberá garantizar las condiciones de inocuidad y calidad de los

alimentos requeridos para la operación el PAE, de conformidad con las actividades propias que

le ha encargado al operador la Resolución 16432 de 2015, específicamente en su artículo

4.3.2. Fase de Alistamiento.

En ese orden, se aclara el inciso final de la referida obligación obrante en el Pre Pliego, en el

sentido que tal garantía de las condiciones de almacenamiento, deberá seguirse conforme al

Plan de Saneamiento Básico que proponga e implemente el operador, todo en los términos del

numeral 4.3.3.1 Manejo Higiénico Sanitario de la misma Resolución del MEN.

Conforme a ello, la expresión de la palabra suministro se retirará del numeral 37 Ibídem del

Pliego definitivo.

Cordialmente,

LILIANA MARÍA SANCHEZ VILLADA


Gobernación de Risaralda

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