Secretaria do Meio Ambientearquivos.ambiente.sp.gov.br/cadmin/2013/01/Curso-de...final: eliminação ou guarda permanente. Todos os documentos públicos, independente do suporte devem

Secretaria do Meio AmbienteSecretaria do Meio AmbienteCoordenadoria de Administração

Centro de Gestão de Documentos

Curso deGestão de documentos,

procedimentos de protocolo e arquivo

Documento

Os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos/entidades são variados, como, por exemplo: formulários, livros, fichas, caOs documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos/entidades são variados, como, por exemplo: formulários, livros, fichas, ca

Documento

São considerados documentos de arquivo todos os registrosde informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético

ó ti d id bid l d lou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelosórgãos/ entidades da Administração Pública Estadual

(Decreto nº 48.897/2004, art. 3º)

Os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelosórgãos/entidades são variados, como, por exemplo:g / , , p pformulários, livros, fichas, cartazes, mapas, fotografias,plantas, atas, certidões, ofícios, telegramas, pareceres,processos prontuários relatórios ofícios etcprocessos, prontuários, relatórios, ofícios, etc.


DocumentoDocumento


SuportesSuportes


DocumentoDocumento


Constituição da República Federativa de 19881988

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro osbens de natureza material e imaterial tomadosbens de natureza material e imaterial, tomadosindividualmente ou em conjunto, portadores de referência àidentidade, à ação, à memória dos diferentes gruposformadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

IV as obras objetos documentos edificações e demaisIV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;


DocumentoDocumento


DocumentoDocumento


Patrimônio documentalPatrimônio documental

Q i õ i li d t i ã Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental

público são consideradas crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação.

Lei Federal 9.605/1998 art. 62, ,Decreto Federal 605/1998 e Código Penal, art. 305.


Gestão de DocumentosGestão de Documentos

Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004: Define normasi úbli d d ipara os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua

gestão, para a avaliação, guarda e eliminação de documentos.

Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004: Aprova o Planode Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentosç pda Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades– Meio.

Resolução SMA ‐ 6, de 8‐2‐2007: Aprova o Plano deClassificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos daClassificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos daSecretaria de Estado do Meio Ambiente: Atividades – Fim.


Gestão de Documentos

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tra

Gestão de Documentos

Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas referentes à suaprodução classificação avaliação tramitação usoprodução, classificação, avaliação, tramitação, uso,arquivamento e reprodução.

(L i F d l º 8 159/1991 D t E t d l º(Lei Federal nº 8.159/1991 e Decreto Estadual nº 48.897/2004).


Resolução SMA 47, de 11/06/2012 – instituiu a CADA

IGROSANGELATHEREZINHA

CBRNNEIDEDRA ANADRA ANA

CIBT

DOMINGOS

CBRN CA/CGDCA/CGD

VANESSAVANESSACPLA

CJ

MARCELOMARCELOIF

BUCCI

CPLA

SILVIA

CG

DAVIDSONDAVIDSON/

CADA

CPU

CEA

ELAINECFA

CA/DOF

GLÓRIAGLÓRIACACFA CA


Instrumentos da Gestão DocumentalInstrumentos da Gestão Documental

Plano de Classificação de Documentos

Tabela de Temporalidade de Documentos

Normas e Procedimentos

Sistema de Gestão de Documentos


Recebimento de documentoRecebimento de documento

O recebimento dos documentos de procedência externa deverá ser efetuado exclusivamente pelas Unidades com atribuições de Protocolo.

Os de procedência interna poderão ser recebidos pelas Unidades com atribuições de Protocolo ou diretamente pelas Unidades de destino, desde que essas unidades estejam interligadas por sistema informatizado.


Recebimento de documentoRecebimento de documento

O recebimento dos documentos de procedência externa deverá ser efetuado exclusivamente pelas Unidades com atribuições de Protocolo. ç

Os de procedência interna poderão ser recebidos pelas Unidades com atribuições de Protocolo ou diretamenteUnidades com atribuições de Protocolo ou diretamente pelas Unidades de destino, desde que essas unidades estejam interligadas por sistema informatizado.


Registro de documentoRegistro de documento

O registro consiste na inserção sistemática e padronizada de dados dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelo órgão/entidade em recebidos ou acumulados pelo órgão/entidade em um sistema informatizado, com o objetivo de controlar o seu trâmite e a sua localização, desde a controlar o seu trâmite e a sua localização, desde a sua produção ou recebimento, até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Todos os documentos públicos, independente do suporte devem ser registrado para garantir a suporte, devem ser registrado para garantir a eficiência da gestão documental e os benefícios dela decorrentes.


dela decorrentes.

AutuaçãoAutuação

Autuação é a sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativadecorrer de uma ação administrativa.

Ela se faz necessária sempre que o conteúdo e a importância da é d ã á d dmatéria tratada exigirem tramitação por várias Unidades

administrativas do próprio órgão/entidade e/ou de órgãos/entidades externos, visando encaminhamento, manifestação ou decisão.e te os, sa do e ca a e to, a estação ou dec são

O procedimento de autuação é de competência exclusiva da Unidade t ib i õ d P t l ó d á f t d di tcom atribuições de Protocolo e só poderá ser efetuado mediante

solicitação formal de autoridade competente e de acordo com os Planos de Classificação de Documentos: atividades meio e fim.


ç

SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO

Ao CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

1 Encaminho ao Centro de Gestão de Documentos para protocolar e autuar o presente expediente da seguinte forma:

INTERESSADO: Gabinete do Secretário

ASSUNTO: 01.01.03.01 Convênio a ser celebrado entre a Secretaria do Meio Ambiente e a Companhia Ambiental do Estado de São Paulo, objetivando a cooperação técnica, financeira, patrimonial e de recursos humanos, no que diz respeito as questões relacionadas ao meio ambiente.espe to as questões e ac o adas ao e o a b e te

2 A seguir, os autos deverão ser encaminhados, em trânsito direto, a todas as Coordenadorias desta Casa para conhecimento, verificação e adoção, sendo o caso, de providências em suas respectivas áreas de atuação, especialmente

t l b ã d t t l d t b lhno que tange a elaboração dos competentes planos de trabalho.

CG, aos 12 de julho de 2012

ANTONIO VAGNER PEREIRA Chefe de Gabinete

Plano de Classificação

Indice

Tabela de Temporalidade – atividades meio

Tabela de Temporalidade – atividades fim

Numeração de folhaNumeração de folha

Foi(ram) colado(s) nessa folha: mencionar o(s) documento(s)


Abertura de volumesAbertura de volumes

Nenhum processo poderá conter mais de 200 folhas.

Quando o número de folhas a ser juntado exceder o limite fixado ou quando o manuseio do processoo limite fixado ou quando o manuseio do processo estiver prejudicado, a Unidade que estiver de posse do documento deverá solicitar à Unidade com atribuições de Protocolo a abertura de novo volume.


PROCESSO: SMA 8.342/2012 INTERESSADO: GABINETE DO SECRETÁRIO E ASSESSORIAS – BID –

PROJETO ECOTURISMO ASSUNTO 04.01.04.01 Processo de aquisição de bens de informática e

automação - equipamentos de informática para os ParquesEstadual.

TERMO DE ENCERRAMENTO Nesta data, a pedido do Responsável pelo Centro de Licitações eContratos, providenciamos o encerramento do 2º volume, do presente processo, contendo 199 folhas. Informamos que, obedecendo a Resolução SMA 29, de 31/5/2007,alterada pela Resolução SMA 2 de 14/01/2009 que regulamenta asalterada pela Resolução SMA 2, de 14/01/2009, que regulamenta asatividades de protocolo e arquivo, o presente processo deu entrada neste Centro de Gestão de Documentos, apresentando as seguintesirregularidades: 1 F lh ã b i 348 3491 Folhas sem numeração e rubricas: 348 e 349.2 Folha com numeração rasurada: 385. 3 Duas folhas com mesma numeração: 197. Diante do acima exposto, realizamos às devidas ressalvas através deste p ,termo que constitui folhas 395. CGD, aos 18 de dezembro de 2012.

Maria Geruseneide Silva de Jesus Diretora do Centro de Gestão de Documentos

PROCESSO: SMA 14.530/2009 INTERESSADO: GABINETE DO SECRETÁRIO E ASSESSORIAS ASSUNTO: 04.01.05.01 Processo de contratação de obra pública -

Construção do Centro de Referência em EducaçãoAmbiental - CEREA no Parque Villa-Lobos...

TERMO DE ABERTURA

Nesta data a pedido do Diretor do Centro de Engenharia providenciamosNesta data, a pedido do Diretor do Centro de Engenharia, providenciamos

a abertura do 30º volume, do presente processo, a partir deste termo que

constitui folhas 5.175.

CGD, aos 19 de dezembro de 2012

\

Maria Geruseneide Silva de Jesus

Diretora do Centro de Gestão de Documentos

TramitaçãoTramitação

ÉÉ a movimentação de documentos pelas Unidades do próprio órgão/entidade ou entre Unidades de órgãos/entidades distintos para dar conhecimentoórgãos/entidades distintos, para dar conhecimento, bem como para acolher manifestações, pareceres, instruções e informações necessárias à tomada deinstruções e informações necessárias à tomada de decisões.


DespachoDespacho

Despacho é o registro da decisão ou encaminhamento proferido por autoridade competente sobre matéria submetida à sua apreciação.

Todo despacho deverá conter:• Número, interessado e assunto do processo/expediente;• A decisão adotada e/ou a providência solicitada;A decisão adotada e/ou a providência solicitada;• A Unidade de destino;• Local e data• Nome cargo e assinatura da autoridade competente• Nome, cargo e assinatura da autoridade competente.

O registro do despacho poderá ser realizado na última folha d ó i d t F lh d I f ã do próprio documento ou em Folha de Informação para Despacho a ser juntada ao processo, devidamente numerada.


PrazosPrazos

A tramitação dos documentos deverá ser processada com a máxima rapidez e com rigorosa observância da indicação de urgência e/ou dos prazos especiais que estiverem fixados para cada caso pelas autoridades competentes, de acordo p p p ,com a natureza da matéria, ou dos prazos previstos em regulamentação legal específica.

À exceção dos assuntos que tenham prazos previstos em regulamentação legal específica, os demais deverão observar os prazos determinados na seção IV artigos 32 e 33 da os prazos determinados na seção IV, artigos 32 e 33, da Lei nº 10.177/1998, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual, e do Decreto E t d l º 58 052/2012 l t L i f d l ºEstadual nº 58.052/2012, que regulamenta a Lei federal nº 12.527/2011, que regula o acesso a informações..


ContracapaContracapa

Poderão tramitar, temporariamente, na contracapa de processos:

• Originais de certidões a serem fornecidas pela Unidade;g p ;

• Originais de resoluções e portarias para publicações;

• Outros documentos que, pela sua natureza, devam ser posteriormente retirados.

Qualquer tipo de documento deverá ser juntado ou retirado do processo pela Unidade que o inseriu, antes do seu

t i tencerramento e arquivamento.


ExpediçãoExpedição

É o conjunto de rotinas que deverá ser realizado para garantirÉ o conjunto de rotinas que deverá ser realizado para garantir o controle de saída dos documentos do órgão/entidade para Unidades descentralizadas ou para Unidades de outros órgãos/entidadesórgãos/entidades.


ExpediçãoExpedição

O envelope externo deverá identificar:

• o remetente no lado que possui a aba de fechamento do envelope, mencionando nome, cargo ou função, unidade, p , , g ç , ,órgão, endereço e CEP;

• o destinatário no outro lado do envelope mencionandoo destinatário no outro lado do envelope, mencionando pronome de tratamento, nome, cargo ou função, unidade, órgão, endereço e CEP.


JuntadaJuntada

É o procedimento de inserção de documentos em processosÉ o procedimento de inserção de documentos em processos ou expedientes no decorrer de sua tramitação.

A juntada não é um procedimento exclusivo da Unidade comA juntada não é um procedimento exclusivo da Unidade com atribuições de Protocolo. Os documentos deverão ser inseridos pelas próprias Unidades que estiverem de posse do d i f ã l id jdocumento, sempre que a informação neles contida seja fundamental para o encaminhamento de ações ou para a tomada de decisões necessárias à resolução da demanda.

Cabe ao responsável pela Unidade envolvida a responsabilidade de exercer o controle sobre o procedimento p pde juntada de documentos.


DesentranhamentoDesentranhamento

É o procedimento que consiste na retirada de um ou maisÉ o procedimento que consiste na retirada de um ou mais documentos de um processo ou expediente, podendo ser realizado por interesse da Administração ou a pedido do interessadointeressado.

O desentranhamento de documentos de um processo deverá d l i l U id d ib i õser executado exclusivamente pela Unidade com atribuições

de Protocolo.

O desentranhamento de documentos de um expediente poderá ser executado pela Unidade que identificar esta necessidade.


PROCESSO: SMA 185/2005 INTERESSADO: GABINETE DO SECRETÁRIO E ASSESSORIAS ASSUNTO: Contratação de serviço técnico profissional especializado para

elaboração dos instrumentos da gestão documental..

TERMO DE DESENTRANHAMENTO Nesta data, providenciamos o desentranhamento das fls. 182 a 209, 216 a 260, 272a 317, 328 a 369, 375 a 454, 460 a 529, 537 a 591, 601 a 728, 733 a 790, 811 a874, 883 a 971, 979 a 1184, do presente processo e foram substituídas por cópiasreprográficas. p gOs documentos desentranhados foram juntamos ao Processo SMA 295/2006 –06.01.06.01 Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação deDocumentos de Arquivo - Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela deTemporalidade de Documentos da Secretaria do Meio Ambiente - AtividadesFim conforme dispõe a Resolução SMA 29 de 31/5/2007 alterada pela ResoluçãoFim, conforme dispõe a Resolução SMA 29, de 31/5/2007, alterada pela ResoluçãoSMA 2, de 14/01/2009, que regulamenta as atividades de protocolo e arquivo, artigo10, parágrafo 2º. Diante do acima exposto, realizamos às devidas ressalvas através deste termo queconstitui fls. 1185. CGD, aos 15 de fevereiro de 2007. Maria Geruseneide Silva de Jesus Diretora da Divisão de Comunicações Administrativas

ApensamentoApensamento

É o procedimento que consiste em unir documentos emÉ o procedimento que consiste em unir documentos, em caráter temporário, quando as informações contidas em um servir de elemento elucidativo ou subsidiário para a instrução de outro ou com vistas à uniformização de tratamento emde outro ou com vistas à uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

P d á (1) (2)Poderá ocorrer apensamento: (1) entre processos; (2) entre expedientes; (3) de expediente a processo.

O apensamento entre processos deverá ser executado exclusivamente pela Unidade com atribuições de Protocolo mediante solicitação de autoridade competente. ç p


PROCESSO: SMA 159/2003 INTERESSADO: FUNDAÇÃO FLORESTAL ASSUNTO: INVASÃO DO PARQUE ESTADUAL INTERVALES POR INDIOS

TERMO DE APENSAMENTOTERMO DE APENSAMENTO Nesta data, atendendo solicitação do Senhor Chefe de Gabinete da Pasta, apensamos ao

presente, o papel GDOC nº 19007-813384/2005, que trata de ação cautelar nº

2005 61 04 009410 7 da 4ª VF de Santos Processo PPI 353/20052005.61.04.009410-7 da 4 VF de Santos – Processo PPI 353/2005.

D.C.A., em 30 de maio de 2006

Maria Geruseneide Silva de JesusDiretora da Divisão de Comunicações Administrativas

DesapensamentoDesapensamento

É o ato de separar um ou mais documentos apensadosÉ o ato de separar um ou mais documentos apensados, sempre que for solucionada a questão que justificou a sua união temporária.

O desapensamento entre processos deverá ser executado exclusivamente pela Unidade com atribuições de Protocolo,

di li i ã d id dmediante solicitação de autoridade competente.


PROCESSO: SMA 272/2002 INTERESSADO: GSMA ASSUNTO: POPULARIZAÇÃO DE ATIVIDADES ESPORTIVAS JUNTO A

NATUREZA, EM PARCERIA COM O PARQUE ECOLÓGICOMONSENHOR EMILIO JOSÉ SALIM E A EMPRESAMONSENHOR EMILIO JOSÉ SALIM E A EMPRESAOUTSIDOR’S.

TERMO DE DESAPENSAMENTO Nesta data, atendendo a solicitação da Assessoria Técnica da Pasta, às fls.anterior, desapensamos do processo SMA 272/2002, o processo SMA186/2002, que trata de autorização para realização de evento no ParqueEcológico Monsenhor José Salim. Esclarecemos que conforme solicitação, o processo SMA 272/2002, seguirápara arquivo e o SMA 186/2002 retornará a Assessoria Técnica paraprosseguimento. D.C.A., em 27 de julho de 2007.D.C.A., em 27 de julho de 2007.

Maria Geruseneide Silva de Jesus Diretora da Divisão de Comunicações Administrativas

IncorporaçãoIncorporação

É o procedimento e consiste em unir em caráter definitivoÉ o procedimento e consiste em unir, em caráter definitivo, processos de um mesmo órgão/entidade quando ambos tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadasinteressadas.

A incorporação entre processos deverá ser executada l i l U id d ib i õ d P lexclusivamente pela Unidade com atribuições de Protocolo

mediante solicitação de autoridade competente.

O despacho deverá ser realizado no documento principal contendo a indicação de qual(is) documento(s) será(ão) incorporado(s).p ( )


PROCESSO: SMA 1.869/2012

ÁINTERESSADO: GABINETE DO SECRETÁRIO

ASSUNTO: 01.01.01.01 PORTARIA GSA Nº. 3, DE JANEIRO DE 2012,INSTAURA EXPEDIENTE INTERNO VISANDO ANORMALIZAÇÃO DE PROGRAMAS DE RESPONSABILIDADEPÓS-CONSUMO NO SETOR DA TELEFONIA MÓVEL.

TERMO DE INCORPORAÇÃO

Nesta data, a pedido do Diretor do Centro de Projetos da Coordenadoria de

Planejamento Ambiental, às fls. 170, INCORPORAMOS o Processo SMA nº.

5.124/2012 ao Processo SMA 1.869/2012, por tratarem do mesmo assunto e do

mesmo interessado, passando o Processo SMA nº. 5.124/2012 a fazer parte

integrante deste.

Efetuamos as devidas observações nos registros de ambos, bem como a

renumeração e rubricas das folhas 172 a 203.

CGD, aos 29 de maio de 2012

Maria Geruseneide Silva de Jesus Diretora do Centro de Gestão de Documentos

VistasVistas

A vista de documentos administrativos ou de sindicânciaA vista de documentos administrativos ou de sindicância administrativa, no âmbito da Secretaria do Meio Ambiente, será dada ás partes, pela área responsável pelo assunto de que trate o documento mediante solicitação deferida pelosque trate o documento, mediante solicitação deferida pelos dirigentes das Unidades Administrativas, Orçamentárias e de Despesas, sempre que não prejudicar o curso do

diprocedimento.


ArquivamentoArquivamento

Após a conclusão do assunto os processos deverão serApós a conclusão do assunto, os processos deverão ser encerrados mediante despacho conclusivo subscrito por uma das autoridades competente.

Todo documento deverá ser arquivado nas unidades interessadas. Os processos de outros órgãos serão devolvidos à ià origem.

Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos produzidos e acumulados pelas unidades da Secretaria, no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar informações.p ç


+ de 83.689 processos

4.721 caixas de arquivo

132 estantes lotadas132 estantes lotadas

659 metros lineares

13.335 Kg de papel = 10 carros


ObjetivoObjetivo

Racionalização do espaço Redução da massa documental Redução da massa documental Racionalização da produção e do fluxo de

documentosdocu e tos Agilidade na recuperação dos documentos e das

informações Efi iê i d i i t ti Eficiência administrativa Preservação da memória


OBRIGADAOBRIGADA

Maria Geruseneide Silva de JesusMaria Geruseneide Silva de [email protected]

[email protected]: 11 3133-3965Fone: 11 3133-3965

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