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Curso Online
SECRETÁRIA EXECUTIVA
1
ESSE CURSO FOI CRIADO E É
PROMOVIDO PELA INSTITUIÇÃO
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Todos os Direitos Reservados ®
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_Conceitos
_Natureza da Função e Importância
_Responsabilidades
_Obstáculos
_Conhecimentos Desejáveis
_Atributos
_Qualidades Indispensáveis
_Base para a Prática da Profissão
Perfil da Profissional 1
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CONCEITOS Ser secretária executiva é promover uma assessoria
completa para organização na qual faz parte. É dominar
habilidades requeridas num escritório, demonstrar
capacidade para assumir responsabilidades e,
principalmente, ter iniciativa.
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No dia a dia, este profissional deve ser mais do que “a
pessoa que digita, anota e comunica compromissos”.
Ela deve manter seu arquivo organizado e atende
telefonemas. Deve assumir decisões de nível gerencial e
transmitir segurança na realização das tarefas.
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É importante conhecer totalmente o papel da secretária
executiva, o que faz cada cargo na empresa, conhecer os
métodos de trabalho em um escritório assim como o os
sistemas de informações. Neste curso, você terá uma visão
muito mais ampla do que é ser uma secretária.
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NATUREZA DA FUNÇÃO E IMPORTÂNCIA
Esta profissão exige descrição. Uma boa secretária executiva deve
desenvolver habilidades relativas a finanças, economia, marketing,
administração, comércio exterior, contabilidade, tributação e relações
humanas no trabalho. Para alcançar o êxito é importante ser
perseverante, aprender sempre e quebrar paradigmas.
É preciso conhecer fielmente suas RESPONSABILIDADES, atravessar
OBSTÁCULOS e ter CONHECIMENTOS DESEJÁVEIS, ATRIBUTOS e
QUALIDADES INDISPENSÁVEIS para o perfeito desempenho da função.
Principais Responsabilidades
Participação Ativa em Encontros
Preparação de Eventos
Redação de Correspondências
Preparação de Relatórios Administrativos
Digitação e Edição de Textos e Planilhas
Supervisão e Treinamento de Auxiliares
Seleção e Recomendação de Equipamentos para Escritório
Aquisição de Material de Uso Diário
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X Falta de Informação
X Falta de Experiência
X Desleixo com a expressão corporal e roupas
X Medo exagerado das situação e métodos novos.
X Incapacidade para boa comunicação
X Desinteresse pessoal e profissional
X Falta de criatividade
X Não clareza do seu papel na organização
X Fofocas/Impertinência/Egoísmo
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Principais Obstáculos
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Conhecimentos desejáveis
o Procedimentos de trabalho do máximo de setores possíveis
o Objetivos da Empresa: Missão/Visão/Valores.
o Fluxogramas/Organogramas/Diagramas
o Psicologia Social
o Sólidos conhecimentos sobre administração
o Idiomas (no mínimo o inglês)
o Conhecimentos sobre organização do trabalho
o Conhecimento mínimo de todos produtos/serviços da empresa
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Atributos
Espírito Cooperativo para Trabalhar em Equipe
Cuidado com a Aparência
Bons Hábitos de Higiene e saúde
Atualização Constante (“sede de conhecimento”)
Saber Interpretar a Metodologia de Execução do Trabalho
Espírito de Iniciativa e Criatividade
Inteligência para Respeitar a Autoridade Hierárquica
Sugerir/Desenvolver Alternativas de Execução de Tarefas
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Qualidades Indispensáveis
Segurança Profissional
Bom Senso
Equilíbrio Emocional
Habilidade e Intuição para tomar Decisões Sábias
Ponderação diante de Situações Complexas
Humildade
Organização e Capacidade de Planejamento
Disponibilidade
Senso de Humor
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BASE PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO
Nossa sugestão é:
Comece em uma empresa que você possa atingir suas
metas e satisfazer as suas necessidades primárias.
Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar
todas as tarefas. Reconheça a política da empresa. Faça
sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia
você tiver que deixar a empresa, que você saia sendo
indicada para outras melhores por conta da boa atuação.
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BASE PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO
Mesmo em tempos de crise financeira e econômica (como a
que estamos enfrentando atualmente), uma profissional da
importância da secretária é sempre requisitada e mantida.
Se já é complicado para uma empresa manter o bom
desempenho com a agenda organizada, imagina para
empresas que não cumprem compromissos importantes por
conta da má gestão de horários, de tarefas ou de qualquer
adversidade que sempre ocorrem nas empresas.
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_Conceitos
_Princípios Éticos
_Faltas Contra a Dignidade No Trabalho
_Recomendações a um Iniciante
Ética Profissional 2
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CONCEITOS
Ética é um conjunto de princípios que visa disciplinar e regular
os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
A ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras
de conduta no desempenho das atividades profissionais e em
seu relacionamento com clientes e demais pessoas.
17 PRINCÍPIOS ÉTICOS
Honestidade no trabalho e lealdade para com a empresa.
Respeito à dignidade da pessoa humana.
Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento.
Saber gerir segredos da empresa.
Respeito aos chefes, colegas e subordinados.
Prestação de contas aos superiores hierárquicos.
Observação das normas administrativas da empresa.
Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão.
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FALTAS CONTRA A
DIGNIDADE NO TRABALHO
Utilizar informações e influências para conseguir vantagens pessoais.
Negar-se a prestar colaboração nas dependências da entidade.
Estimular a discórdia, fofocas e conflitos, propositalmente.
Não prestar ajuda aos companheiros, independente de qualquer hierarquia.
Delegar execução de trabalhos confidenciais que foram lhe atribuídos.
Prestar serviço de forma deficiente, demorar injustamente sua execução ou
abandoná-lo sem motivo.
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RECOMENDAÇÕES A UM INICIANTE
• Deixe suas preocupações fora do escritório;
• Procure melhorar sua capacidade de observação;
• Trate com paciência e compreensão todas as pessoas;
• Seja simpático, agradável, amável e prestativo com todos;
• Desenvolva a iniciativa e a criatividade escondida em você;
• Amplie o conhecimento sobre seu trabalho sempre que possível;
• Desenvolva seu senso de responsabilidade e;
• Seja disciplinado com seus próprios objetivos pessoais.
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_Eficiência e Eficácia Profissional
_Ambiente de Trabalho
_Como Recepcionar o Visitante
Rotina do Trabalho 3
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ROTINA DE TRABALHO
A secretária executiva é quem organiza todas as atividades
administrativas da diretoria, a qual ela está subordinada.
Ela que é a responsável por manter os contatos com as
organizações que de alguma maneira a empresa participa,
por lembrar as atividades que serão desempenhadas pelo
chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja
lembrado das suas obrigações na empresa.
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1. Redigir e-mails, memorandos, bilhetes e outros documentos comuns.
2. Dar solução aos assuntos pendentes.
3. Colocar a mesa do executivo em ordem.
4. Atender ao chefe.
5. Cuidar dos instrumentos de trabalho.
6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas, assuntos, reuniões, etc.
7. Atender aos telefonemas e solicitações de entrevistas.
ROTINA DE TRABALHO
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8. Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo chefe.
9. Organizar arquivos.
10. Estabelecer contatos com outros departamentos.
11. Prestar informações.
12. Transmitir recados.
13. Redigir e digitar correspondência.
14. Deixar a mesa sempre em ordem.
ROTINA DE TRABALHO
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15. Manter equipamentos em condição de uso.
16. Estocar material suficiente.
17. Receber, classificar e distribuir correspondências.
18. Manter atualizado o arquivo de endereços
19. Providenciar reservas de hotéis, passagens, documentos, etc.
20. Conhecer o que a empresa produz ou dos serviços que prestam.
ROTINA DE TRABALHO
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21. Colocar tudo ao alcance da mão da equipe e do executivo.
22. Ter atenção ao conferir uma digitação.
23. Levar as atividades até o fim.
24. Manter a calma diante de situações difíceis.
25. Atender e fazer chamadas telefônicas.
26. Anotar recados.
ROTINA DE TRABALHO
26
Uma pessoa eficaz é aquela que faz aquilo que deve ser feito,
que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.
A eficiência diz respeito a como fazer e está relacionada às
ações a serem realizadas. É uma questão de custo-benefício,
onde buscamos ter o mínimo de perdas e/ou desperdício.
Uma relação entre os resultados obtidos e os recursos
empregados.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
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EXEMPLO 1:
Cláudio vendeu sua quota de produtos. Eliza
também. Porém Eliza gastou 30% de gasolina
a menos. Neste caso, se a meta era vender a
quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi
mais eficiente do que Cláudio.
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EXEMPLO 2:
Se toda a sua equipe entregou o relatório na
data prevista, logo, foram eficazes. Mas
César, que era um dos membros da equipe,
conseguiu fazê-lo e ainda sobrou tempo para
realizar a próxima tarefa do dia, ou mesmo
para aproveitar o resto do dia e ir ao cinema.
Logo César foi mais eficiente que os demais.
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Executar tarefas de forma eficiente e eficaz é fator
de sucesso, tanto para o profissional, tanto para a empresa.
Em âmbito pessoal, significa dar abertura para novas
oportunidades de promoções, para tarefas mais desafiadoras e
mais estimulantes, e para âmbito profissional, significa melhor
uso do tempo do diário de serviço, oferecendo assim, maior
produção, e consequentemente, maior lucro.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
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Para se ter eficiência, assegure-se que você entendeu
claramente a tarefa que lhe foi designada.
Certifique-se ter compreendido até onde vai a sua
responsabilidade e sua autoridade. Negocie com seu chefe quais as
tarefas que você pode executar sem precisar consultá-lo, pois isso
economiza tempo. Pergunte ao seu chefe quem pode tomar as
decisões na ausência dele. Cada segundo é importante.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
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AMBIENTE
DE TRABALHO
A disposição dos móveis deve ter em vista, sobretudo, a
racionalização e a redução dos movimentos. Deve-se guardar
o material que não está sendo utilizado, cuidar do arejamento
da sala e guardar os papéis em arquivos ou pastas.
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Em relação a utilização da agenda, certifique-se de anotar (além de
reuniões, compromissos, e etc.) dias e horas para, por exemplo,
fazer backup de arquivos, organizar bolo de papéis, arquivos, e
outros. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios.
Evite acúmulos! No caso da papelada, caso elas não sejam
de uso frequente, verifique a possibilidade de digitalizá-las e,
posteriormente, salvá-las em uma mídia. (CD, DVD, Pendrive e etc.)
AMBIENTE DE TRABALHO (Agenda)
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Arquivos é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua
data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos
por um organismo público ou privado, independente de sua atividade
empresarial e conservado para efeitos administrativos;
Os arquivos tem por objetivo manter a organização ou a instituição
em perfeitas condições de funcionamento. Arquivos organizados
geram segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, melhor acesso
AMBIENTE DE TRABALHO (Arquivos)
.
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Regras básicas para organização dos arquivos:
- Não empilhe papéis.
- Use etiquetas para facilitar a organização e procura de documentos.
- É preciso estabelecer dia e hora para a organização do arquivo.
- Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha separados
os arquivos de um e do outro.
AMBIENTE DE TRABALHO (Arquivos)
.
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- Computador e impressora (com digitalizadora, de preferência).
- Agenda e/ou bloco para recados.
- Pastas para guardar documentos em geral.
- Lápis, Caneta, Carimbo da Empresa, Clipes, Elásticos, Papel, etc.
- Telefone fixo e celular.
AMBIENTE DE TRABALHO (Principais Materiais)
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Como Recepcionar O Visitante
- Procure saber o nome da visita,
a qual organização pertence e qual o
propósito da visita.
- Visitas frequentes devem ser atendidas
com o mesmo bom humor.
- Demonstre reconhecimento pelo nome.
- Manifeste vontade de ajudar o visitante
a alcançar seus propósitos.
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Como Recepcionar O Visitante
- Nunca julgue uma visita pela aparência.
- Proteja o tempo de seu executivo.
Resolva tudo o que estiver ao seu alcance.
- Ao conduzir o visitante à sala de seu
superior, caminhe ao lado dele, abra a
porta sem ficar de costas, peça para que
sente, apresente-o e saia da sala.
- Evite interromper a entrevista,
exceto em caso de urgência.
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Relações Humanas 4 _Aspectos do Comportamento Humano
_Relacionamento com Chefes, Clientes e Colegas
_Eficácia da Comunicação
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ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO
É importante conhecer a si mesmo e ao
mesmo tempo, compreender os outros.
Como secretária, tenha uma boa convivência grupal.
Desenvolva suas aptidões para o bom relacionamento humano,
afinal você, mais do qualquer um, tem o poder de gerenciá-lo.
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Alguns comportamentos que podem obter atritos:
Reações agressivas •
Interromper quem está falando •
Passar por cima dos outros •
Falta de modéstia e a presunção •
ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO
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Alguns comportamentos consideráveis
que auxiliam no bom comportamento humano:
✓ Ouvir tão bem quanto falar.
✓ Não interromper conversas.
✓ Não impor as próprias ideias.
ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO
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O comportamento humano é sempre reflexo da maneira
pela qual o indivíduo vê a realidade que o cerca
(independente do comportamento estar certo ou errado).
Essa percepção é a grande responsável pela formação da
cultura de um grupo ou organização. Vejamos a seguir os
principais aspectos do comportamento humano.
ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO
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Os principais aspectos do comportamento humano são:
▪ Atitudes.
▪ Motivação.
▪ Satisfação de necessidades.
▪ Frustração.
▪ Comportamento defensivo.
▪ Estereótipos
ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO
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RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Sabemos como é difícil agradar a todos. Entretanto, existem itens
que são importantes para a boa convivência organizacional, seja
com chefe, clientes e colegas de trabalho.
Vejamos a seguir estes principais itens.
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➢ Conheça sua organização.
➢ Não favoreça ninguém.
➢ Troque ideias com colegas
➢Manifeste sempre vontade de cooperação.
➢ Apoie as políticas da empresa.
➢ Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe.
➢ Aprenda a contornar as situações difíceis.
➢ Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe.
➢ Evite sentar ao lado de seu chefe se não for convidado.
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➢ Não recusar trabalhos que você nunca fez.
➢ Não se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros.
➢ Tenha paciência.
➢ Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente.
➢ Saiba aceitar as críticas.
➢ Use sempre o tratamento adequado ao dirigir-se aos chefes.
➢ Jamais conclua que seu chefe não é inteligente ou competente.
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EFICÁCIA DA
COMUNICAÇÃO
Comunicação significa tornar comum,
trocar opiniões, fazer saber; implica
participação, interação, noção de
mensagens. É um processo de
participação de experiências, que
modifica a disposição mental das
partes envolvidas.
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Regras para uma boa comunicação:
- Falar com clareza.
- Certificar-se de que foi bem compreendido.
- Saber ouvir.
- Estar atento a comunicação não-verbal.
- Falar olhando nos olhos.
- Sorrir.
- Evitar gíria.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
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A comunicação é determinada pelo emissor, por sua posição, pelo
status que ocupa na organização, pela credibilidade e reputação
que desfruta, pelas experiências passadas de comunicação.
Quanto existe comunicação, existe a
necessidade de passar uma mensagem importante.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
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Na comunicação, há determinadas expectativas que devem ser
consumadas quando uma pessoa entra em contato com outra.
Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo
que o receptor espera dele.
Quando isso ocorre, não se estabelece
uma comunicação positiva.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
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Apresentar dificuldades próprias, como problemas pessoais e
emocionais, quando o receptor também tem os seus próprios,
pode de tal maneira prejudicar o estabelecimento e a
efetividade da comunicação, provocar reações negativas e
não gerar nenhuma receptividade. E é isso que a secretária
executiva deve tentar prever e gerenciar.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
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O sucesso da comunicação depende de adaptar as tentativas
de intercomunicações à ocasião, situação, ao tema, às
pessoas envolvidas, etc. Uma mensagem deve ser coerente.
A incoerência reduz a probabilidade de que uma mensagem
seja entendida. A incoerência deve ser banida numa
mensagem ou num fluxo de informações grandes,
como existe em grandes empresas.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
53
A secretária deve acompanhar todo o processo da
comunicação para verificar se a mensagem foi
compreendida como ela deseja.
Se o tempo é determinante, a comunicação face-a-face, ou
por telefone (ao invés de e-mails), talvez
seja a mais recomendável.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
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Evite obstáculos sérios à comunicação com o uso
de linguagem simples. A complexidade de linguagem
é a principal barreira à boa comunicação.
Crie uma atmosfera de comunicação simples e mútua
entre os membros de uma organização. A compreensão de
todos é fundamental para cumprir os objetivos da empresa.
EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO
55
O trabalho executado pela secretária executiva faz com que o
tempo seja otimizado, que os compromissos sejam
cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e
que todos os diretamente relacionados com a empresa sejam
atendidos da melhor maneira possível.
A secretária executiva é essencial para o sucesso da empresa
56
PARAB ÉNS
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