SECRETARIA PARTICULAR DEL EJECUTIVOtransparencia.qroo.gob.mx/documentos/2016/12/34f81b1f2cf194334c80be365b071302.pdfdiagrama de flujo, asignándole una letra dentro del mismo conector

Manual de Procedimientos

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Secretaría Particular del Ejecutivo

1

SECRETARIA PARTICULAR DEL

EJECUTIVO

Manual de Procedimientos de los Trámites y Servicios.

Julio 2015


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ÍNDICE

PRESENTACIÓN................................................................................ 3

MARCO JURÍDICO ............................................................................. 4

ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS......................................................... 6 SIMBOLOGÍA UTILIZADA................................................................ 7

PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS........................................ 8

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE FLUJO

APARTADO DE FIRMAS…………………………………………………17


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3

PRESENTACIÓN.

Los Manuales Administrativos en general, tienen por objeto, facilitar la

actuación de quienes colaboran en el logro de los objetivos y el desarrollo de

las funciones dentro de las Instituciones, así como proporcionar la atención e

información que requieren los demandantes de un servicio.

El Manual de Procedimientos, es un instrumento de apoyo administrativo, ya

que en él se describen las actividades que deben seguirse en la realización de

las funciones de una ó varias unidades administrativas, que agrupa

procedimientos precisos con un objetivo común, que detalla en forma ordenada

y sistemática las distintas actividades que componen cada uno de los

procedimientos que integran el Manual, además de representar gráficamente

estas actividades en los diagramas de flujo, los cuales facilitan la lectura y

comprensión de los procedimientos.

El Manual de Procedimientos de los Trámites y Servicios orienta y sustenta la

actividad que desarrolla cada uno de sus integrantes y brinda a quienes así lo

requieran, la información pertinente sobre el quehacer de la misma.

Este documento contiene información sobre presentación, marco jurídico,

índice de procedimientos, descripción de procedimientos, simbología,

diagramas de flujo y formas de llenado.


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MARCO JURÍDICO.

El Marco Jurídico que soporta la operación de la Secretaría Particular del

Ejecutivo, está sustentado en la Constitución, Leyes y Decretos Federales y

Estatales, con sus reformas correspondientes.

DISPOSICIONES FEDERALES:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 5 de Febrero de 1917.

Ley Federal del Trabajo. 2 de Marzo de 1931.

DISPOSICIONES ESTATALES:

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 12 de

Enero de 1975.

Ley de Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. 12 de Junio de 1978.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. 16 de Diciembre de

1993.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. 9

de Diciembre de 2014.

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. 29 de Diciembre del 2000.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. 30 de Septiembre del 2002.

Código Civil del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 9 de Septiembre de 1980.

Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 8 de Enero de 1981.

Código Penal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 11 de Julio de 1979.

Código de Procedimientos Penales del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 9 de Septiembre de 1980.

Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. 14 de Septiembre de 1984.


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Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Gobernador del Estado. 10 de Diciembre de 2013.

Acuerdo de fecha 9 de septiembre de 2000, por el que se crea la Unidad Administrativa denominada Secretaría Particular del Ejecutivo, 11 de Septiembre de 2000.

Acuerdo mediante el cual se establecen los lineamientos a los cuales deberán sujetarse las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y entidades de la administración publica estatal en la elaboración de los proyectos de reglamentos interiores y manuales administrativos, en el proceso para su revisión, validación, firma y publicación. 7 de Septiembre del 2006.


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ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

NOMBRE DEL TRAMITE O SERVICIO

HOMOCLAVE PAGINA

DESPACHO DEL C. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO.

ATENDER AUDIENCIAS.

SP-DSP-AA-01 8

DIRECCION DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

ATENDER PETICIONES REALIZADAS AL GOBERNADOR.

SP-DESG-APRG-02 11

DIRECCION DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

ATENDER QUEJAS.

SP-DESG-AQ-03 14


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SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS

SIMBOLO

NOMBRE

SIGNIFICADO

Inicio o Termino

Indica el principio o fin del flujo, puede ser acción o lugar; además se utiliza para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad

Se utiliza para describir las actividades que desempeñan las personas involucradas en el proceso. Se debe hacer en el rectángulo una breve descripción de la actividad.

Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Dirección de flujo

Denota la dirección y el orden de los pasos del proceso. Indica el movimiento de un símbolo a otro. Se utiliza en todos los diagramas de manera vertical u horizontal.

Decisión o alternativa

Se utiliza en aquellos puntos del proceso donde se debe tomar una decisión, entre dos o más opciones. Los diferentes flujos en la decisión se marcan con las palabras SI-NO-VERDADERO-FALSO.

Archivo Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

Conector de Página

Representa una conexión enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo, asignándole una letra dentro del mismo conector de manera consecutiva conforme se vayan presentando.

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo, identificándolo por números de manera consecutiva.

Proceso predefinido.

Se utiliza cuando se involucra una unidad administrativa, y esta es la que finaliza el proceso.

1

A


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8


HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER AUDIENCIAS.

SP-DSP-AA-01

JUL 2015

OBJETIVO DEL TRÁMITE O SERVICIO: Brindar la atención a las personas que solicitan audiencia con el C. Gobernador del Estado. POLITICAS DEL TRÁMITE O SERVICIO:

Solicitud por escrito indicando nombre completo de la persona física o moral que lo requiere, en caso de ser persona moral incluir los datos de su representante legal; datos de localización y teléfono, así como una síntesis del problema o situación de que se trate.

NORMATIVIDAD DEL TRÁMITE O SERVICIO:

Acuerdo por el que se crea la Unidad Administrativa Denominada Secretaría Particular del Ejecutivo. Articulo Séptimo. Publicado en el Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo de fecha 11 de Septiembre del 2000. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. Articulo Decimo Séptimo.

DEFINICIONES:

AUDIENCIA: se le conoce al acto de pedir la atención personal del funcionario publico que necesitamos nos escuche.


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9


HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER AUDIENCIAS.

SP-DSP-AA-01

JUL 2015

NÚM. DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE DE EJECUTARLA

ACTIVIDAD A DESARROLLAR.

1 2 3 4 5 6 7

8 9

10

11

Institución. Encargada de Recepción. Encargada de Recepción. Encargada de Recepción. Secretaria Particular del Secretario Particular del Ejecutivo. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretario Particular del Ejecutivo. Secretaria Particular del Secretario Particular del Ejecutivo. Secretaria Particular del Secretario Particular del Ejecutivo. Secretaria Particular del Secretario Particular del Ejecutivo.

Inicia Procedimiento. Recepciona a todas las personas que entran a la sala de recepción de la Oficina del Secretario Particular del Ejecutivo a pedir audiencia. Elabora el Registro de Recepción del Despacho del Secretario Particular del Ejecutivo, con su nombre, domicilio, teléfono, asunto, quien lo va a atender, quien lo atendió y la respuesta al término de la visita. Comunica a la Secretaria Particular del Secretario Particular del Ejecutivo, el asunto por el cual la persona acude a pedir audiencia a la Oficina del Secretario Particular del Ejecutivo. Canaliza a la persona con el Secretario Particular del Ejecutivo. Atiende a los ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos por el Titular del Ejecutivo Estatal. Solicita a la Directora de Agenda del C. Gobernador se agende una audiencia con el Titular del Ejecutivo Estatal, si la solicitud lo amerita. Canaliza a la Instancia Gubernamental correspondiente la solicitud del ciudadano, en caso de que no pueda el Titular del Ejecutivo Estatal, atender personalmente al ciudadano. Elabora la tarjeta de solicitud para la resolución de la solicitud del ciudadano. Turna la tarjeta a la Instancia Gubernamental correspondiente para gestión y trámite y entrega copia de la misma al ciudadano. Termina el procedimiento.


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10

NO


HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER AUDIENCIAS.

SP-DSP-AA-01

JUL 2015

ENCARGADA DE RECEPCIÓN.

SECRETARIA PARTICULAR DEL SECRETARIO PARTICULAR DEL

EJECUTIVO,

SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

SI

Canaliza a la persona

con el Secretario Particular del Ejecutivo. 5 can resolución a sus problemas.

Solicita a la Directora de Agenda del C. Gobernador, se agende la audiencia 7

Recepciona a todas las personas que piden audiencia. 2

FIN 11

Atiende a los ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos. 6

Canaliza a la Instancia Gubernamental correspondiente. 8

INICIO 1

¿Requiere audiencia con el Ejecutivo?

Elabora el registro de Recepción. 3

Comunica a la Secretaria Particular el Asunto de la audiencia. 4

Elabora la tarjeta de solicitud

9

Turna la tarjeta a la Instancia Gubernamental correspondiente. 10


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DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE

GUBERNAMENTAL.

HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER PETICIONES

REALIZADAS AL GOBERNADOR.

SP-DESG-APRG-02

JUL 2015

OBJETIVO DEL TRÁMITE O SERVICIO:

Brindar la atención a las personas que solicitan apoyo del Ejecutivo Estatal. POLÍTICAS DEL TRÁMITE O SERVICIO:

Solicitud por escrito indicando: Nombre de la Persona Física o Moral que lo requiere, en caso de ser personal moral incluir los datos de su representante legal; datos de localización y teléfono, así como una síntesis del problema o situación de que se trate.


Acuerdo por el que se crea la Unidad Administrativa Denominada Secretaría Particular del Ejecutivo. Articulo Séptimo. Publicado en el Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo de fecha 11 de Septiembre del 2000.

DEFINICIONES:


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GUBERNAMENTAL.

HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER PETICIONES


SP-DESG-APRG-02

JUL 2015

NÚM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.

1

2

3

4

5

6 7 8 9

10

11

12

13

14

Institución. Encargada de Recepción. Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Secretario Particular del Ejecutivo. Secretario Particular del Ejecutivo. Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental Encargada de Recepción. Encargada de Recepción. Encargada de Recepción. Encargada de Recepción. Encargada de Recepción. Encargada de Recepción.

Inicia procedimiento. Registra los datos generales de los ciudadanos solicitantes de audiencias y turna al Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental, para su atención. Atiende a las personas que acuden a estas oficinas solicitando la resolución a sus problemas y necesidades. Turna a las instancias de la Administración Pública Estatal (Dependencias) el asunto de su competencia para la gestión y trámite a dicha solicitud o petición correspondiente. Canaliza al Secretario Particular; al Ciudadano solicitante de audiencia. Se conecta a la actividad 14. Atiende a los Ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos por el Titular del Ejecutivo Estatal. Solicita al Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental se realice la gestión de los apoyos, con una tarjeta, que se les otorgaran a los Ciudadanos solicitantes. Recibe indicaciones del Secretario Particular del Ejecutivo para la elaboración de tarjetas a fin de solicitar el apoyo para el solicitante y turna a la recepcionista. Elabora la tarjeta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa para su intervención en la gestión y/o el otorgamiento de los apoyos económicos y en especie que se les proporcionan a los Ciudadanos solicitantes. Registra en la base de datos, los antecedentes del apoyo que se otorgará. Integra el expediente del Ciudadano que es apoyado, con la finalidad de respaldar el recurso erogado, mismos que son entregados para resguardo a la Dirección Administrativa. Informa al Ciudadano el proceso del trámite para la obtención del pago del apoyo económico autorizado. Despide al ciudadano con cortesía y amabilidad. Termina el Procedimiento.


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GUBERNAMENTAL.

HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER PETICIONES


SP-DESG-APRG-02

JUL 2015

ENCARGADA DE RECEPCION

DIRECTOR DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE

GUBERNAMENTAL

SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO.

NO

Atiende a las personas que acuden a estas oficinas.

Solicita a Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental se realice la gestión de los apoyos.

Registra los datos generales de los Ciudadanos.

FIN 14

Atiende a los Ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos.

Turna a las Instancias de la APE el asunto de su competencia para la gestión y trámite.

INICIO 1

¿Resolución

Inmediata?

SI

Elabora la tarjeta de solicitud 9

Registra en la base de datos los antecedentes del apoyo. 10

Integra el expediente del ciudadano que es apoyado. 11

Informa al Ciudadano sobre el proceso del trámite. 12

Despide al Ciudadano con cortesía y amabilidad

Recibe indicaciones para la elaboración de tarjetas.

1

5

1

A

2 3 6

4

7

8

13


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GUBERNAMENTAL.

HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER QUEJAS.

SP-DESG-AQ-03

JUL 2015

OBJETIVO DEL TRÁMITE O SERVICIO:

Brindar la atención a las personas que presentan queja al C. Gobernador del Estado. POLÍTICAS DEL TRÁMITE O SERVICIO:

Solicitud por escrito indicando: Nombre de la Persona Física o Moral que lo requiere, en caso de ser personal moral incluir los datos de su representante legal; datos de localización y teléfono, así como una síntesis del problema o situación de que se trate.


Acuerdo por el que se crea la Unidad Administrativa Denominada Secretaría Particular del Ejecutivo. Articulo Séptimo. Publicado en el Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo de fecha 11 de Septiembre del 2000.

DEFINICIONES:


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GUBERNAMENTAL.

HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER QUEJAS.

SP-DESG-AQ-03

JUL 2015

NUM. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.

1 2 3 4 5 6 7 8

Institución. Encargada de Recepción de Documentos. Encargada de Recepción de Documentos. Encargada de Recepción de Documentos. Directora de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental. Secretario Particular del Ejecutivo Secretario Particular del Ejecutivo Secretario Particular del Ejecutivo

Inicia procedimiento Recibe los escritos dirigidos al Titular del Ejecutivo Estatal. Elabora una relación de las quejas recibidas para el Titular del Ejecutivo Estatal. Entrega los escritos a la Directora de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental, para su conocimiento. Verifica el asunto que trata la queja y entrega al Secretario Particular del Ejecutivo. Acuerda con el Titular del Ejecutivo Estatal, como se atenderá la resolución a la queja recibida. Remite a la Instancia Gubernamental Correspondiente de forma escrita. Termina el Procedimiento.


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DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL.

HOMOCLAVE

FECHA

ATENDER QUEJAS.

SP-DESG-AQ-03

JUL 2015

ENCARGADA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.

DIRECTORA DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE ENLACE

GUBERNAMENTAL

SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

Verifica el asunto que trata la queja 5

Recibe los Escritos

dirigidos al Titular del Ejecutivo Estatal. 2

FIN 8

Remite a la Instancia Gubernamental correspondiente. 7

INICIO 1

Elabora una relación de las quejas. 3

Entrega los escritos y para conocimiento. 4

Acuerda con el Titular del Ejecutivo Estatal como se atenderá la resolución. 6


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ELABORÓ

AUTORIZÓ

Vo. Bo.

LIC.PAULA DEL CARMEN CACHÓN BALAN.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ENLACE.

LIC. JESÚS MANUEL VALENCIA CARDÍN.

SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO.

LIC. MARIA ISABEL PÉREZ ROMERO.

DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE.

Vo. Bo.

ELY E. SALAZAR SEPULVEDA. DIRECTORA DE EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

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