SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCION DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

HOSPITAL UNIVERSITARIO DEPARTAMENTAL DE NARIÑO VIGENCIA 2014

Componente Estrategia Actividades Actividades realizadas 2014 Fecha Probable de cierre de actividad

Proceso /Responsable

ANOTACIONES DE SEGUIMIENTO -

CONTROL INTERNO - (CUATRIMESTRE ENERO

ABRIL)

ANOTACIONES DE SEGUIMIENTO -

CONTROL INTERNO - (CUATRIMESTRE

MAYO - AGOSTO) 30 de abril

31 de agosto

31 de diciembre

Mapa de Riesgos de Corrupción

Actualizar la matriz de los posibles riesgos de corrupción en los procesos del Hospital 2014

1. Se revisa por cada líder de proceso los riesgos de corrupción del mapa de riesgos publicado en la web del HUDN en el 2013 y de ser necesario se actualizan a la fecha. 2. Se consolida en la Oficina Asesora de Planeación la actualización de los Riesgos de Corrupción y se publica en la ser institucional. 3. La Oficina de Control Interno de Gestión realizará los seguimientos al Plan anticorrupción en las fechas determinada en la Ley.

x x 31- Dic. - 2014 Lideres de Procesos

1. Los líderes de los procesos hicieron la respectiva revisión de cada uno de sus proceso y sus riesgos de corrupción asociados. 2. Se consolidó el Mapa de Riesgos que se encuentra actualizado en la pagina Web de la Entidad. 3. Efectivamente la Oficina de Control Interno se está encargando de los seguimientos.

Se encuentra actualizada.

Actualizar la política de riesgos para la vigencia 2014

1. La metodología que se viene aplicando a la realización del Mapa de Riesgos institucionales es la establecida en la guía de la DAFP y se someterá la Institución a las modificaciones o cambios que ésta haga.

x x Permanente Oficina Asesora de Control Interno de Gestión/Calidad Oficina de Calidad

Efectivamente la metodología que se viene aplicando a la determinación de los riesgos institucionales es la que establece el Departamento Administrativo de la Función Pública.

La metodología que se aplicó a la determinación de los riesgos, es una metodología adaptada al HUDN, que combina las directrices del DAFP, la estructura del HUDN y las referenciaciones de otras instituciones de salud.

Revisar y Actualizar los mapas de riesgos de los procesos estratégicos, misionales y de Apoyo

1. A la fecha se han actualizado cuatro procesos, tres misionales y uno de apoyo. 2. Se actualizarán seis procesos más.

x x 31 - Dic.- 2014 Oficina Asesora de Control Interno de Gestión

1. Se habían actualizado los mapas de riesgos de los siguientes procesos: Atención Ambulatoria, Hospitalización, Quirófano y sala de Partos y Gestión del Talento Humano. 2. A la fecha se han actualizado los siguientes procesos: Servicios Farmacéuticos, Atención al Usuario, Gestión Jurídica, Gestión Financiera y parcialmente los procesos de Gestión del Ambiente Físico y Gestión Informática.

A la fecha se encuentran actualizados los Mapas de riesgos institucionales, de todos los procesos y se consolidó la matriz de riesgos institucional, está pendiente la socialización general de los riesgos.

Actualizar el mapa de riesgos institucional

1. Se adelanta la actualización de diez procesos en total.

x x 31 - Dic. - 2014 Oficina Asesora de Control Interno de Gestión

A 31 de diciembre se prevé la actualización de la totalidad de los procesos de la entidad.

A la fecha se actualizó en su totalidad los procesos de la entidad.

Sensibilizar a todos los servidores sobre la política de gestión del riesgo

1. Se realizará reunión de sensibilización en la política de Gestión del Riesgo con los diferentes líderes de procesos.

x x 27-mar-14 Oficina Asesora de Control Interno de Gestión

La socialización se realizará en el mes de mayo.

Se realizo la socialización con los lideres de procesos, en la cual se trato sobre la política de riesgos la nueva metodología para trabajar los riesgos, y la consolidación de las matrices por procesos de los riesgos y finalmente la consolidación de la Matriz Institucional de riesgos.

Realizar el seguimiento a la gestión del riesgo y evaluar los controles a cada proceso

1. Se realizará seguimiento a la gestión del riesgo por cada uno de los procesos que a la fecha se encuentren debidamente actualizados y su respectiva evaluación.

x x Semestralmente Oficina Asesora de Control Interno de Gestión

El primer Seguimiento se realizará en el mes de Junio y el segundo en el mes de diciembre, seguimiento que se realizará, teniendo en cuenta los planes de mejoramiento de cada uno de los procesos.

Esta pendiente los seguimientos, ya que a 30 de julio se consolido todas las matrices y es a partir de ellas que se empezara a realizar los respectivos seguimientos.

Estrategias Anti trámites

Estandarización de Lista de chequeo para los soportes de legalización de contratos

1. Diseño de lista de chequeo. 2. Aplicación de la lista de chequeo

x x Enero de 2014 y posterior Permanentemente

Oficina Jurídica Evidentemente se constató que se ha realizado el diseño de la Lista de Chequeo para los soportes de legalización de los contratos, en cuanto a radicación y tramite de las cuentas, se encuentra codificada y formalizada con código FRARD - 004; justamente con esta lista se da inicio a la Central de Cuentas y se esta ha implementado en lo corrido de este año entre las áreas

Se continua con la aplicación de la Lista de Chequeo para los soportes de legalización de los contratos, en cuanto a radicación y tramite de las cuentas, entre las áreas involucradas y la Oficina Jurídica.

involucradas y la Oficina Jurídica.

Estrategia cero papel (sistema Orfeo, intranet)

1. Reducir el numero de copias radicadas en Archivo, (paso de 3 a 2 copias) 2. Enviar informes y circulares a través del correo electrónico: reduce las copias innecesarias e impresión de informes extensos 3. Implementar formato de entrega de comunicaciones en cada oficina: con el fin de evitar la reproducción de copias innecesarias. 4. fomentar el uso del correo electrónico e intranet: evitar impresión de comunicaciones que pueden ser tratadas vía electrónica

x x 31 - Dic.- 2014 Oficina de archivo central

1. Se evidencia la reducción del numero de copias, únicamente se radican 2. 2. Se han adelantado capacitaciones en las cuales se ha concientizado sobre esta actividad y efectivamente en su gran mayoría las distintas dependencias envían sus informes vía correo electrónico y algunos soportan con un oficio especificando que los informes ya se enviaron. 3. Ciertamente se ha implementado el formato de entrega de las comunicaciones en cada oficina, formato que esta disponible en la Intranet, este formato se utiliza para redireccionamiento de

Para el área de Archivo se Adquirió un nuevo software de Gestión Documental, denominado “sevenet” que cuenta con 3 módulos completos correspondencia, archivo y work flow (flujos de trabajo) incluye escáner e impresora, rollos de papel y tinta, este tuvo un costo de $ 43.974.427 de pesos, este software agiliza y permite mayor rapidez en la entrega de información de correspondencia, haciendo que la que se radica llegue de forma inmediata a través de correo electrónico a sus destinatarios.

comunicaciones. 4. Se han realizado 6 capacitaciones en las diferentes áreas incentivando el uso del correo electrónico e intranet, lo que ha facilitado las comunicaciones.

Operativizacion de la central de cuentas

1. Digitalizacion de los contratos de la entidad: facilita su ubicación en el momento de ser requeridos 2. Digitalización de las cuentas de cobro, y/o facturas: centraliza y da orden al proceso, 3. implementación de listas de chequeo: reduce la impresión y copias de documentos, generando ahorro en el consumo de papel, agilidad en el proceso

x x 31 diciembre de 2014 Finanzas y Archivo Central

1. A la fecha la central de cuentas se ha implementado, se esta procediendo a digitalizar los contratos. 2. De la misma manera se ha digitalizado las cuentas de cobro para mayor eficiencia en el proceso. 3. Las áreas involucradas ya han implementado sus listas de chequeo, lo cual facilita y hace mas ágil el proceso y se ha reducido la impresión de copias

Se continúa con la aplicación de las listas de chequeo para la central de cuentas.

Estandarización de petición de Historias Clínicas (O. Jurídica)

1. Diseño de formato para petición. 2. Aplicación del formato.

x x Enero de 2014 y posterior permanentemente.

Oficina Jurídica Se realizó el diseño del formato para la petición de Historias Clínicas, y en la actualidad con los usuarios que lo requieran se lo facilita para su debido diligenciamiento y solicitud pertinente.

Se sigue aplicando cuando los pacientes lo soliciten.

Agendas medicas abiertas y controladas

1. Programar agendas médicas. 2. Seguimiento estricto al cumplimiento. 3. Evaluar cumplimiento - detectar desviaciones

x x Permanente Subgerencia de Prestación de Servicios

Las Agendas Médicas se programan mensualmente, y el seguimiento estricto a su cumplimiento esta a cargo de Carmen Alicia Delgado, Coordinadora de Quirófanos y Sala de Partos; y a cargo también de Nohora Espinosa Pérez, Coordinadora GIT Urgencias y Consulta Externa. Ellas entregan un informe Trimestral a la Subgerencia de Prestación de Servicios.

Las coordinadoras de cada área hace la revisión diaria del cumplimiento de las agendas médicas, sin embargo no se presenta informes de estos seguimientos y algunos casos graves se discuten en la reunión de interrelación de procesos dirigida por la Subgerencia Administrativa.

Ajuste y seguimiento al proceso de asignación de citas (criterios de asignación demanda insatisfecha, agendas abiertas, priorización del paciente, criterios subjetivos, inasistencia)

1. Seguimiento mensual a la oportunidad en la asignación de citas la cual es gestionada por la EPS. 2. Seguimiento mensual a la inasistencia y gestión de sus causas. 3. Se solicitó a la EPS la información referente a demanda insatisfecha.

x x Mensualmente Atención al Usuario, consulta externa

Se realizan los respectivos seguimientos y los evidencian con los informes respectivos en cuanto a la oportunidad en la asignación de citas y en cuanto a la inasistencia y gestión de sus causas. En lo que respecta la información de Demanda Insatisfecha se solicitó a las EPS, pero ellos no la hacen llegar.

Se continuar realizando los seguimientos y se entregan informes mensuales de ellos.

Rendición de Cuentas

Estandarización y socialización del proceso de RC

1. Revisar y ajustar el proceso de rendición de cuentas. 2. Socializar el Proceso.

x x Primera semana del mes de marzo de 2014

Oficina Asesora de Planeación

1. El proceso de Rendición de cuentas, se proyecto, se ajustó y se envió a la Oficina de Calidad para su debido control y codificación, a la fecha está listo el proceso para su firma y aprobación por parte de Gerencia. 2. Una vez aprobada se realizará la socialización y el despliega a las partes interesadas, en el mes de julio del presente.

El proceso de Rendición de Cuentas se reviso y ajusto, sin embargo no se encuentra codificado y tampoco se ha realizado el despliegue o socialización.

Definir las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a la estrategia y elaborar cronograma

1. Reunir a los actores involucrados y establecer cronograma de actividades para el desarrollo de la audiencia.

x x Primera semana del mes de Noviembre de 2014

Oficina Asesora de Planeación

La Rendición de Cuentas, se hace al final del año por lo tanto a la fecha NO APLICA

La Rendición de Cuentas, se hace al final del año por lo tanto a la fecha NO APLICA

Desarrollo de la audiencia de Rendición de Cuentas

1. Ejecución de las actividades programadas en el mes de Diciembre de 2014

x x En la fecha establecida en el mes de diciembre de 2014

Gerencia y Oficina Asesora de Planeación

La Rendición de Cuentas, se hace al final del año por lo tanto a la fecha NO APLICA

La Rendición de Cuentas, se hace al final del año por lo tanto a la fecha NO APLICA

Realizar evaluación de la ejecución y generar informes respectivos

1. Hacer seguimiento y evaluación al desarrollo de la audiencia. 2. Consolidar y publicar informe de la evaluación de la audiencia.

x x Hasta el 31 de Diciembre de 2014

Oficina Asesora de Control Interno de Gestión

La Rendición de Cuentas, se hace al final del año por lo tanto a la fecha NO APLICA

La Rendición de Cuentas, se hace al final del año por lo tanto a la fecha NO APLICA

Atención al Ciudadano.

Coordinar con los procesos misionales la orientación de las políticas de prestación de servicios establecidas por el Hospital.

1. Revisión e interiorización de la política. 2. Divulgación de la Política a todos los trabajadores de la organización.

x x Primer Semestre de 2014

Subgerencia de Prestación de Servicios, Oficina asesora de calidad, oficina asesora de auditoria medica

1. Al inicio del año la Oficina de Calidad revisó y actualizó la Política de Prestación de Servicios, conjuntamente con los demás procesos, esta pendiente la Resolución por parte de Gerencia que se realizará los primeros días del mes de Mayo. 2. Se ha realizado la promulgación de la Política por diferentes medios como son los boletines de calidad, correo electrónico, juegos didácticos, entre otros, que evidencian su divulgación.

La Política de Prestación de Servicios se reglamento bajo la Resolución 0986 del 31 de julio de 2014 y se encuentra ampliamente divulgada

Entrega de medicamentos en 48 horas pacientes ambulatorios contrato IDSN y los que apliquen (investigar norma)

1. Revisar las obligaciones contractuales. 2. Revisar aplicabilidad de la norma. 3. Cumplir con obligaciones contractuales y normatividad vigente.

x x Marzo de 2014 Auditoria Medica y Farmacia

Estas actividades no se han realizado por cuanto el contrato con el IDSN caducó en la fecha 31 de diciembre de 2013, en la actualidad ya se firmó un nuevo contrato que inicia el 1 de Mayo. Así las cosas con la nueva contratación la Unidad de Servicios Farmacéuticos, Auditoria Medica y la Oficina de Control Interno revisarán, la norma 1604 de 2013 donde se dan las indicaciones para la entrega de medicamentos a pacientes ambulatorios y también se procederá a establecer el procedimiento y los medios logísticos para llevar a cabo la entrega de medicamentos como lo establece la ley.

A la fecha esta pendiente una reunión con la Oficina de Apoyo Logístico, para concretar y fijar tareas para la disponibilidad de los medios logísticos en caso de eventuales entregas de medicamente a pacientes ambulatorios fuera de la institución, se acordó que la reunión se llevaría a cabo la primera semana de septiembre.

Continuar con la implementación de la atención diferencial para población prioritaria/vulnerable (embarazadas, niñez, discapacitados, adulto mayor)

1. Continuar con la "ESTRATEGIA: CLIENTE PREFERENCIAL" Socializar con todas las áreas del Hospital, creando cultura ciudadana y apoyo a la población prioritaria. 2. Elaboración de un Nuevo carnet que identifique el usuario en condición de Cliente Preferencial.

x x 31 de Marzo de 2014 Subgerencia de Prestación de Servicios y Atención al Usuario

1. A la fecha la oficina de Atención al Usuario a realizado la actualización de los carteles y letreros ubicados en consulta externa y en todas las áreas, con el fin de dar a conocer la estrategia y en la practica profundizar la implementación de la atención diferencial para la población prioritaria vulnerable. 2. En cuanto a los carnets de identificación del usuario en condición de Cliente Preferencial, a la fecha se ha realizado el diseño de los nuevos carnets, sin embargo no se ha hecho la impresión de estos por falla en la maquina de impresión.

Los carnets se encuentran listos, sin embargo no se han utilizado por que no cuentan con bolsas protectoras, se envió el estudio de conveniencia y esta en trámite su orden de compra. Se recomendó su pronta utilización realizando la compra por caja menor.

Incluir y desarrollar capacitación puntual al proceso de atención al usuario, urgencias, vigilancia en materia de atención a usuarios de condiciones especiales (mentales, siquiátricos, agresivo, armado, en estado de embriaguez, sustancias psicoactivas) para desarrollar Competencias y habilidades y luego sensibilizar a personal de otros procesos relacionados con la

1.Inclusion en el plan de capacitaciones institucional el tema : Protocolo y manejo de pacientes con trastorno mental, agresivo, armado, en estado de embriaguez. 2. Realizar capacitación al personal asistencial y administrativo de la organización.

x x 30 de Junio de 2014 Talento Humano, apoyo logístico, urgencias, Atención al Usuario y Subgerencia de Prestación de Servicios

1. Una vez revisado el Plan de Capacitaciones, no se encontró el tema: Protocolo y manejo de pacientes con trastorno mental, agresivo, armado y en estado de embriaguez. Se habló con la Jefe de Talento Humano y se comprometió a incluir esta capacitación en el respectivo plan. 2. Una vez incluido se procederá a la realización de la capacitación hasta el 30 de Junio de 2014

Actividad pendiente de realización.

accesibilidad de servicios al paciente.

Trabajar en coordinación con el proceso de Comunicaciones en la Medición de percepción y satisfacción de clientes y usuarios con el fin de identificar las necesidades y expectativas.

1. Realizar encuesta de satisfacción del cliente trimestralmente, y elaboración de informe para los coordinadores de los grupos internos de trabajo. 2. Publicar informe en la página web institucional para que sea consultado por los usuarios

x x Trimestralmente Atención al Usuario y Subgerencia de Prestación de servicios

1, En efecto se ha cumplido satisfactoriamente esta actividad, se realizó la encuesta de satisfacción y se envió los informes a los diferentes grupos internos de trabajo, además se socializó en el comité de Ética Hospitalaria. 2. Se evidencia en la pagina web del Hospital que no se ha publicado el informe de satisfacción del cliente, se acordó el compromiso de hacer su debida publicación hasta máximo el 30 de abril.

Se continúa aplicando la encuesta de satisfacción al cliente. Una vez revisado la pagina web del Hospital se encontró que a la fecha no se ha publicado ningún informe para que sea consultado por los usuarios.

Realizar un sondeo sobre las maneras y actitudes que asumen los trabajadores del Hospital para la atención telefónica, que brinde insumos para los protocolos de atención (Específicamente canal telefónico y/o conmutador). y realizar una jornada de difusión para su conocimiento y aplicación por parte de los trabajadores del Hospital.

1. Realizar un sondeo de la manera como se está atendiendo las llamadas tanto internas como externas en la organización a través de las diferentes áreas. 2. Actualizar, aprobar y socializar el protocolo de atención telefónica, para usuarios externos. 3.Verificar el cumplimiento del protocolo establecido

x x 30 de Abril de 2014 Atención al usuario, gestión comunicacional y Sistemas de información

1. A la fecha no se ha realizado ningún sondeo a las llamadas internas como externas, Atención al Usuario argumenta que aun no se ha recibido el protocolo por parte de la oficina de Comunicaciones y por lo tanto no se ha realizado dicho sondeo. 2. El protocolo de Atención Telefónica está en proceso de actualización se llego al compromiso de entregarlo el 30 de mayo. 3. Queda pendiente la verificación hasta tanto no esté listo el protocolo.

El protocolo se encuentra actualizado. No se ha hecho el sondeo por parte de los procesos involucrados.

Actualizar el Portafolio de Servicios y brindar insumos al proceso de Comunicaciones para diseño, publicación y difusión.

1. Revisar el portafolio vigente de la institución. 2. Ajuste según los nuevos servicios aperturados. 3. Diseño y presentación del nuevo portafolio. 4. Socialización y publicación.

x x Marzo de 2014 Auditoria Medica, Planeación y Comunicaciones

Las actividades correspondientes a esta estrategia se ha cumplido en un 100%, se puede evidenciar con la publicación de un excelente portafolio de servicios actualizado y muy didáctico disponible en la pagina Web de la entidad. Además se dio a conocer en medio físico a los clientes tanto internos como externos de la entidad.

100% de cumplimiento

Implementar la herramienta en pagina web para consultar el estado de cuentas (pagos) a proveedores de bienes y servicios, a fin de fortalecer la satisfacción de estas partes interesadas.

1. Sistematizar el formato de pago de cuentas desde el sistema de información. 2. Seguimiento y control sobre el estado de las cuentas de proveedores y terceros. 3. Difusión y capacitación a todos los clientes sobre el uso del aplicativo de estado de cuentas

x x Marzo de 2014 Sistemas de Información y Subgerencia Administrativa y Financiera

En la actualidad el formato de pago de cuentas se encuentra sistematizado en el aplicativo de la Central de Cuentas y se realiza los seguimientos respectivos desde el mismo aplicativo, como lo evidencia los respectivos informes; la capacitación se ha realizado a las áreas que manejan cuentas y contratos y requieren utilizar la Central de Cuentas.

Se sigue implementando.

Administrar el Sistema de

PQR.

Responder el total de quejas y reclamos que presentan los usuarios y comunidad en general ciudadanos al Hospital

1. Apertura de buzones tres veces en semana y responder a los usuarios sus quejas, reclamos y sugerencias. 2. Elaboración de acta de apertura de buzones.

x x Durante toda la vigencia

Proceso de Atención al Usuario

Efectivamente se ha venido realizando la apertura de los buzones los días lunes, miércoles y viernes con presencia del Asesor de Control Interno, y se ha procedido luego a realizar el Acta de Apertura.

Se continúa con la apertura de buzones tres veces en semana, se realizan las actas y los informes respectivos.

Reportar trimestralmente sobre el comportamiento de las quejas, reclamos y felicitaciones que se presentan al Hospital, sobre el trámite que se le ha dado a las mismas y recomendación para mejoramiento.

1. Realizar informe de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones, mensualmente y retroalimentar a todas las coordinaciones de los grupos internos de trabajo, a fin de realizar los respectivos planes de mejora.

x x Mensualmente durante toda la vigencia

Proceso de Atención al Usuario

Estas actividades evidentemente se ha realizado mensualmente con la respectiva retroalimentación a los Grupos Internos de Trabajo y a la Oficina de Control Interno.

Presentan informes mensuales.

Hacer un diagnostico de la distribución adecuada y la suficiencia de los buzones de sugerencias que existen en el Hospital, de igual manera revisar el formato establecido para esta medida.

1. Revisar los puntos donde están ubicados los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones y determinar la accesibilidad de los usuarios. 2. Dotar permanentemente los buzones de quejas, reclamos sugerencias y felicitaciones de papelería y lapiceros para su uso adecuado.

x x Permanente Proceso de Atención al Usuario y Control Interno de Gestión

1. Se realizó la verificación de los buzones, se determino realizar el cambio del Buzón de Eventos Adversos a Buzón de Usuarios para mayor accesibilidad y suficiencia de los usuarios. Había 19 Buzones y se han integrado mas buzones. 2. Por los cambios de los buzones algunos no presentará papelería y lapiceros.

En la actualizada se encuentran disponibles 23 buzones con sus correspondientes dotaciones.

Seguimiento de la estrategia: Asesor de Control Interno

Nombre: OMAR CORDOBA SALAS

Firma: _______________________________