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Seite 1www.somacos.de Copyright SOMACOS GmbH & Co. KG Stand: 01.09.2010
Effektives Beschlusscontrolling
Karl-Heinz [email protected]
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Inhalt
• Definition
• Einfache Beschlusskontrolle
• Erweiterte Beschlusskontrolle
• Recherche
• Kontakt
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Definition - Beschlusscontrolling bedeutet
• die Beauftragung von Personen oder Abteilungen der Verwaltung zur Umsetzung der Beschlüsse der Gremien
• die Verwendung eines Wiedervorlagesystems als Unterstützung bei der Umsetzung der Beschlüsse
• ein flexibles und dynamisches Berichtswesen für die Verwaltung und/oder die Gremien
• Suchen und Finden von Beschlüssen und deren Umsetzung
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Einfache Beschlusskontrolle - Funktionen
• Basis ist der Tagesordnungspunkt einer Sitzung
• Beauftragung einer Abteilung oder einer Person zur Umsetzung des Beschlusses
• Delegieren der Aufgabe an Dritte durch Teilaufgabe
• Wiedervorlagesystem
• Beschlussausführung mit Erfassung eines Kurzberichts
• Berichtswesen in Listenform
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Einfache Beschlusskontrolle - Voraussetzungen
• Session Sitzungsdienst
• Session Listen
• SessionNet (Optional)
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Einstellungen Systemdaten Definition der Aufgabe zur Beschlusskontrolle Festlegung der Texte, die zur Beschlusskontrolle angezeigt werden
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Einstellungen Stammdaten Aufgabe und ggf. Teilaufgabe zur Beschlusskontrolle
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Beschlusskontrolle einleiten Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung Aufgabe starten über „Kontrolle“
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Aufgabe bearbeiten
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Berichtswesen über Session Listen
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Einfache Beschlusskontrolle – Vor- und Nachteile
• Vorteile
Einfaches Handling Übersichtliches Wiedervorlagesystem Schnelle und übersichtliche Berichte
• Nachteile
Kein Workflow Keine Möglichkeit längere Berichte zu verfassen Zwischenberichte werden nicht historisiert Deine Dokumentengenerierung Keine Anlagenverwaltung „Ungefilterte“ Veröffentlichung im Internet Kein umfangreiches Berichtswesen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Funktionen
• Basis ist die Vorlage zu einem Tagesordnungspunkt einer Sitzung
• Erstellung eines „Controllingprojekts“
• Bearbeitung des Workflows
• Erfassung von ausführlichen (Zwischen-)Berichten
• Dokumentenerstellung
• Anlagenverwaltung
• Standardberichte
• Erweitertes Berichtswesen über Druckauftrag
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Voraussetzungen
• Session Sitzungsdienst
• Session Projekte
• Session Listen
• Session Druckauftrag (Optional)
• SessionNet (Optional)
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Einstellungen Stammdaten Neuer Vorgangstyp „Projekte“
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Beschlusskontrolle einleiten Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung Aufgabe starten über „Projekte“
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Projekt bearbeiten
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Texterfassung über Standard-Textverarbeitung Auftragstext Zwischenberichte Realisierungstext
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Dokumente Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Projektstatus festlegen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Einfaches Berichtswesen über Session Listen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Falls das nicht reicht: Workflow über Controllingvorlagen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
• Ausführliches Berichtswesen: Session Druckauftrag
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Recherche - Session
- Suchfelder Projekte
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Erweiterte Beschlusskontrolle – Vorteile
• Vorteile
Unbegrenzte Texterfassung Flexibler Workflow Unterstützung mehrerer Workflows bei größeren Projekten Statusanzeige mit „Ampelfunktion“ Flexible Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung Einbindung Druckauftrag Recherche Gezielte Veröffentlichung im Informationssystem
„Projekte“ auch nutzbar als Sammelmappe
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Firmensitz SalzwedelGeschäftsführung, Vertrieb, Marketing
Bahnhofstraße 629410 Salzwedel
Telefon: +49 (0) 39 01 84 55 54Telefax: +49 (0) 39 01 84 55 55E-Mail: [email protected]: www.somacos.de
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Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG