SEKSYEN BAYARAN

SEKSYEN BAYARANSEKSYEN BAYARAN

PENGENALANPENGENALAN

Seksyen Bayaran merupakan salah satu Seksyen Bayaran merupakan salah satu seksyen di Jabatan Bendahari yang seksyen di Jabatan Bendahari yang bertanggungjawab menguruskan bertanggungjawab menguruskan pembayaran kepada pembekal dan staf.pembayaran kepada pembekal dan staf.

Seksyen ini terdiri daripada 4 unit yang Seksyen ini terdiri daripada 4 unit yang mempunyai fungsi masing-masing.mempunyai fungsi masing-masing.

SEKSYEN BAYARAN

UNIT EMOLUMEN

UNIT KUMPULAN WANG AMANAH PEMBANGUNAN

DAN ENTERPRISE

UNIT BELANJA

MENGURUS

UNIT PENYELIDIKAN DAN TUNTUTAN

STAF

FUNGSI UNIT ADALAH SEPERTI FUNGSI UNIT ADALAH SEPERTI BERIKUT:BERIKUT:

Unit MengurusUnit Mengurus1.1. Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-

pembekal dalam dan luar negara di bawah peruntukan pembekal dalam dan luar negara di bawah peruntukan Belanja Mengurus UniversitiBelanja Mengurus Universiti

2.2. Menguruskan pembayaran elaun-elaun kepada fellow Menguruskan pembayaran elaun-elaun kepada fellow dibawah Skim Rancangan Kakitangan Akademik, Rancangan dibawah Skim Rancangan Kakitangan Akademik, Rancangan Pengajian Tinggi Kakitangan Akademik dan Cuti SabatikalPengajian Tinggi Kakitangan Akademik dan Cuti Sabatikal

3.3. Menyediakan Laporan Bulanan Perbelanjaan kepada Pusat Menyediakan Laporan Bulanan Perbelanjaan kepada Pusat TanggungjawabTanggungjawab

4.4. Menyediakan Laporan Perbelanjaan kepada agensi-agensi Menyediakan Laporan Perbelanjaan kepada agensi-agensi kerajaan kerajaan

5.5. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap BulanAkaun Tahunan USM Setiap Bulan

6.6. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

Unit Kumpulan WangUnit Kumpulan Wang1.1. Menguruskan pembayaran bil/invois kepada Menguruskan pembayaran bil/invois kepada

pembekal-pembekal dalam dan luar negara pembekal-pembekal dalam dan luar negara dibawah peruntukan Kumpulan Wang Universitidibawah peruntukan Kumpulan Wang Universiti

2.2. Menguruskan pembayaran honorarium kepada staf Menguruskan pembayaran honorarium kepada staf dibawah peruntukan Kumpulan Wang Universitidibawah peruntukan Kumpulan Wang Universiti

3.3. Menguruskan pembayaran bagi kerja-kerja Menguruskan pembayaran bagi kerja-kerja dibawah peruntukan Modal Pembangunan dibawah peruntukan Modal Pembangunan UniversitiUniversiti

4.4. Menguruskan pembayaran bagi pelaburan dalamMenguruskan pembayaran bagi pelaburan dalam simpanan tetap/sahamsimpanan tetap/saham

5.5. Menguruskan pembayaran imbuhan bulanan Menguruskan pembayaran imbuhan bulanan kepada kampus-kampus cawangan kepada kampus-kampus cawangan

6.6. Menguruskan pembukaan akaun-akaun baru untuk Menguruskan pembukaan akaun-akaun baru untuk akaun kursus/projek/bengkel/seminarakaun kursus/projek/bengkel/seminar

Unit Kumpulan WangUnit Kumpulan Wang77.. Menguruskan penutupan akaun-akaun untuk Menguruskan penutupan akaun-akaun untuk

akaun kursus/projek/bengkel/seminar akaun kursus/projek/bengkel/seminar

8.8. Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun dibawah Kumpulan Wang Amanah Universitidibawah Kumpulan Wang Amanah Universiti

9.9. Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun konsultansi melibatkan Usains Holdings konsultansi melibatkan Usains Holdings

10.10. Menyediakan laporan bulanan perbelanjaan Menyediakan laporan bulanan perbelanjaan projek/tabung kepada Ketua Projek/ Ketua Pusat projek/tabung kepada Ketua Projek/ Ketua Pusat Tanggungjawab /Pengurusan UniversitiTanggungjawab /Pengurusan Universiti

11.11. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap BulanUntuk Akaun Tahunan USM Setiap Bulan

12.12. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

Unit Penyelidikan Dan StafUnit Penyelidikan Dan Staf1.1. Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-

pembekal dalam dan luar negara dibawah peruntukan pembekal dalam dan luar negara dibawah peruntukan Kumpulan Wang Penyelidikan USM dan Kumpulan Wang Kumpulan Wang Penyelidikan USM dan Kumpulan Wang Penyelidikan IRPAPenyelidikan IRPA

2.2. Menguruskan pembayaran tuntutan staf UniversitiMenguruskan pembayaran tuntutan staf Universiti3.3. Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun dibawah Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun dibawah

Kumpulan Wang Penyelidikan USM dan Kumpulan Wang Kumpulan Wang Penyelidikan USM dan Kumpulan Wang Penyelidikan IRPAPenyelidikan IRPA

4.4. Menyediakan laporan bulanan perbelanjaan projek kepada Menyediakan laporan bulanan perbelanjaan projek kepada Ketua Projek/ Pengurusan UniversitiKetua Projek/ Pengurusan Universiti

5.5. Menyediakan Laporan Perbelanjaan kepada agensi-agensi Menyediakan Laporan Perbelanjaan kepada agensi-agensi kerajaankerajaan

6.6. Menguruskan pembukaan akaun-akaun baru untuk akaun Menguruskan pembukaan akaun-akaun baru untuk akaun projekprojek

7.7. Menguruskan penutupan akaun-akaun untuk akaun projekMenguruskan penutupan akaun-akaun untuk akaun projek8.8. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun

Tahunan USM Setiap BulanTahunan USM Setiap Bulan9.9. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

Unit EmolumenUnit Emolumen1.1. Menguruskan pembayaran gaji staf UniversitiMenguruskan pembayaran gaji staf Universiti

2.2. Menguruskan pembayaran caruman kepada Menguruskan pembayaran caruman kepada KWSP, PERKESO dan PencenKWSP, PERKESO dan Pencen

3.3. Menguruskan pembayaran potongan kepada Menguruskan pembayaran potongan kepada LHDN dan lain-lain agensi kerajaanLHDN dan lain-lain agensi kerajaan

4.4. Menyediakan laporan ramalan emolumen Menyediakan laporan ramalan emolumen perbelanjaan kepada Pengurusan Universitiperbelanjaan kepada Pengurusan Universiti

5.5. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap BulanBulan

6.6. Bertanggungjawab terhadap tegoran auditBertanggungjawab terhadap tegoran audit

TATACARA BAYARANTATACARA BAYARAN KUASA-KUASA YANG MELULUSKAN BAYARANKUASA-KUASA YANG MELULUSKAN BAYARAN

Tanggungjawab Pegawai PembayarTanggungjawab Pegawai Pembayar

JENIS-JENIS PEMBAYARANJENIS-JENIS PEMBAYARANEmolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Pembelian Harta Emolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Pembelian Harta Modal, Pemberian dan Kenaan Bayaran, Lain-lain Modal, Pemberian dan Kenaan Bayaran, Lain-lain PembayaranPembayaran

JENIS-JENIS DOKUMENJENIS-JENIS DOKUMENBaucer Bayaran, Jernal, WaranBaucer Bayaran, Jernal, Waran

KAEDAH BAYARANKAEDAH BAYARANPembayaran Melalui Panjar Wang Runcit, Bayaran Melalui Pembayaran Melalui Panjar Wang Runcit, Bayaran Melalui Cek/IBG, Jernal, Pindahan Wang (Pindahan Telegraf, Bank Cek/IBG, Jernal, Pindahan Wang (Pindahan Telegraf, Bank Deraf)Deraf)

KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARANKAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN

PROSES PEMBAYARANPROSES PEMBAYARANJENIS –JENIS PEMBAYARANJENIS –JENIS PEMBAYARAN

Antara bayaran yang dilakukan merangkumi:Antara bayaran yang dilakukan merangkumi:

Bayaran kepada pembekal/stafBayaran kepada pembekal/staf Emolumen termasuk gaji, elaun dan bayaran lebih masaEmolumen termasuk gaji, elaun dan bayaran lebih masa Tuntutan perjalanan stafTuntutan perjalanan staf Pendahuluan diri, pendahuluan pelbagai, pinjaman Pendahuluan diri, pendahuluan pelbagai, pinjaman

kenderaan/komputerkenderaan/komputer Bayaran balik deposit yang diterimaBayaran balik deposit yang diterima Bayaran balik panjar (wang runcit, mesin franking)Bayaran balik panjar (wang runcit, mesin franking) Bayaran wang bantuan kepada individu (bukan kakitangan Bayaran wang bantuan kepada individu (bukan kakitangan

kerajaan), syarikat pertubuhankerajaan), syarikat pertubuhan

PROSES PEMBAYARANPROSES PEMBAYARAN

JENIS-JENIS DOKUMENJENIS-JENIS DOKUMEN KAEDAH BAYARANKAEDAH BAYARAN

Baucer BayaranBaucer BayaranJernalJernalWaranWaran

Panjar Wang RuncitPanjar Wang Runcit Bayaran melalui Bayaran melalui

Cek/IBGCek/IBG Bayaran melalui Bayaran melalui

Pindahan Pindahan Telegraf /Bank Telegraf /Bank DerafDeraf

Bayaran dengan Bayaran dengan menggunakan menggunakan Jernal bagi Jernal bagi urusniaga antara urusniaga antara PTJPTJ

KAWALAN DALAMAN PROSES KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARANBAYARAN

Pastikan peruntukan ada sebelum sesuatu bayaran dibuat.Pastikan peruntukan ada sebelum sesuatu bayaran dibuat. Bayaran disediakan melalui baucer pembayaran.Bayaran disediakan melalui baucer pembayaran. Baucer bayaran mestilah disokong oleh dokumen-dokumen Baucer bayaran mestilah disokong oleh dokumen-dokumen

sokongan asal sebagai bukti bayaran sah. Dokumen-dokumen sokongan asal sebagai bukti bayaran sah. Dokumen-dokumen yang perlu dilampirkan berasaskan pada jenis bayaran :yang perlu dilampirkan berasaskan pada jenis bayaran :

BEKALAN / KERJABEKALAN / KERJA– Bil/InboisBil/Inbois– Nota PenghantaranNota Penghantaran– Nota pengesahan Barang bagi Bekalan atau Nota Nota pengesahan Barang bagi Bekalan atau Nota

pengesahan kerja bagi Kerjapengesahan kerja bagi Kerja– Nota Debit atau Nota Kredit bagi pembetulan Inbois Nota Debit atau Nota Kredit bagi pembetulan Inbois

sekiranya ada ralatsekiranya ada ralat– Pesanan TempatanPesanan Tempatan

Dokumen-dokumen sokongan disahkan oleh Pegawai yang diberi Dokumen-dokumen sokongan disahkan oleh Pegawai yang diberi kuasakuasa

Pengasingan tugas di dalam penyediaan pembayaran iaitu :Pengasingan tugas di dalam penyediaan pembayaran iaitu :– Penyediaan Input dataPenyediaan Input data– PenyemakanPenyemakan– KelulusanKelulusan


Tiap-tiap proses di atas dilakukan oleh staf yang Tiap-tiap proses di atas dilakukan oleh staf yang berlainan berdasarkan kepada jawatan, berlainan berdasarkan kepada jawatan, tanggungjawab dan kuasa yang dibenarkan.tanggungjawab dan kuasa yang dibenarkan.

Cek berpalang disediakan berasaskan kepada :Cek berpalang disediakan berasaskan kepada :a)a) Pembekal (Pemilik Syarikat) – berasaskan pada Inbois Pembekal (Pemilik Syarikat) – berasaskan pada Inbois

dan perlu ada akaun bankdan perlu ada akaun bankb)b) Perseorangan – nama seperti kad pengenalan beserta Perseorangan – nama seperti kad pengenalan beserta

nombor kad pengenalannombor kad pengenalan

Penghantaran Cek :Penghantaran Cek :a)a) Serahan tanganSerahan tangan

- penama datang mengambil cek- penama datang mengambil cek- tulis nama, tandatangan dan catitkan nombor kad - tulis nama, tandatangan dan catitkan nombor kad pengenalan pada baucerpengenalan pada baucer

b)b) Pos – rekod dalam daftar posPos – rekod dalam daftar pos


Tempoh Laku CekTempoh Laku Cek• Semua cek yang dikeluarkan atas akaun bank Semua cek yang dikeluarkan atas akaun bank

Universiti Sains Malaysia dicetak “Laku dalam Universiti Sains Malaysia dicetak “Laku dalam tempoh hanya tiga bulan dari tarikh”tempoh hanya tiga bulan dari tarikh”

• Mana-mana cek yang tidak diserahkan dalam Mana-mana cek yang tidak diserahkan dalam tempoh yang ditetapkan tidak akan dibayar oleh tempoh yang ditetapkan tidak akan dibayar oleh bank pembayar.bank pembayar.

Menandatangani CekMenandatangani Cek• Cek mestilah ditandatangani oleh pegawai yang Cek mestilah ditandatangani oleh pegawai yang

diberikuasa untuk berbuat demikian.diberikuasa untuk berbuat demikian.

Cek yang tidak diserahkan dalam tempoh 3 bulan Cek yang tidak diserahkan dalam tempoh 3 bulan akan menjadi cek luput.akan menjadi cek luput.

KAWALAN DALAM PROSES KAWALAN DALAM PROSES BAYARANBAYARAN

AP 123 - Kehilangan cek yang masih dalam tempoh AP 123 - Kehilangan cek yang masih dalam tempoh sah lakusah laku Penerima mengemukakan perakuan bertulis bahawa Penerima mengemukakan perakuan bertulis bahawa

bayaran tidak diterima.bayaran tidak diterima. Mengambil tindakan menahan bayaran atas cek Mengambil tindakan menahan bayaran atas cek

berkenaanberkenaan Penahanan bayaran disahkan oleh bankPenahanan bayaran disahkan oleh bank Cek baru boleh dikeluarkanCek baru boleh dikeluarkan

AP 118 - Melebihi tempoh sah laku atau telah luputAP 118 - Melebihi tempoh sah laku atau telah luput Tidak perlu tindakan menahan cekTidak perlu tindakan menahan cek Pastikan ianya tidak melalui akaun bankPastikan ianya tidak melalui akaun bank Cek berkenaan belum dijelaskan bayarannya oleh bankCek berkenaan belum dijelaskan bayarannya oleh bank


Catatan PerakaunanCatatan Perakaunan– Pembatalan Cek Belum LuputPembatalan Cek Belum Luput

DR Akaun BankDR Akaun BankKR Akaun Perbelanjaan (Akaun Mengurus/Akaun Amanah/KR Akaun Perbelanjaan (Akaun Mengurus/Akaun Amanah/

Pembangunan/Akaun Pinjaman) yang mana Pembangunan/Akaun Pinjaman) yang mana berkaitanberkaitan

– Cek baru/gantian dikeluarkanCek baru/gantian dikeluarkanDR Akaun Perbelanjaan (Akaun Mengurus/Akaun Amanah/DR Akaun Perbelanjaan (Akaun Mengurus/Akaun Amanah/

Pembangunan/Akaun Pinjaman) yang mana Pembangunan/Akaun Pinjaman) yang mana berkaitanberkaitanKR Akaun VendorKR Akaun Vendor

– Penggantian cek yang telah luputPenggantian cek yang telah luputDR Akaun Wang Tak DituntutDR Akaun Wang Tak DituntutKR Akaun VendorKR Akaun Vendor


Awasan sebelum membayar bil (A.P.93)Awasan sebelum membayar bil (A.P.93)

Pegawai pembayar yang bertanggungjawab Pegawai pembayar yang bertanggungjawab hendaklah sebelum membayar berpuas hati hendaklah sebelum membayar berpuas hati bahawa :bahawa :– Bayaran itu tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun Bayaran itu tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun

yang diperuntukkan bagi maksud perbelanjaan, program yang diperuntukkan bagi maksud perbelanjaan, program dan aktiviti atau projek atau akaun amanah kepada mana dan aktiviti atau projek atau akaun amanah kepada mana bayaran itu kena dipertanggungkan.bayaran itu kena dipertanggungkan.

– Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan bahawa bahawa prime facie prime facie pertanggungan itu adalah betul.pertanggungan itu adalah betul.

– Potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran Potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran balik pendahuluan atau tanggungan-tanggungan lain yang balik pendahuluan atau tanggungan-tanggungan lain yang telah diberitahu telah dibuat dengan sempurna daripada telah diberitahu telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran itu.amaun bayaran itu.


Dokumen sokongan yang perlu ada sebelum Dokumen sokongan yang perlu ada sebelum baucer disediakan:baucer disediakan:– InboisInbois– Dokumen Penghantaran/Delivery OrderDokumen Penghantaran/Delivery Order– Pesanan Tempatan (Bekalan Barang)/Inden Kerja Pesanan Tempatan (Bekalan Barang)/Inden Kerja

(Perkhidmatan atau kerja)(Perkhidmatan atau kerja)– Pengesahan Penerimaan Barang/Good Received Notes Pengesahan Penerimaan Barang/Good Received Notes

(Bekalan Barang)(Bekalan Barang)– Pengesahan Kerja (Perkhidmatan atau Kerja)Pengesahan Kerja (Perkhidmatan atau Kerja)

Semua dokumen telah disahkan oleh Pegawai Semua dokumen telah disahkan oleh Pegawai yang diberi kuasa mengesahkan penerimaan yang diberi kuasa mengesahkan penerimaan barang atau perkhidmatan atau kerja yang telah barang atau perkhidmatan atau kerja yang telah dilaksanakan. Perakuan Pegawai Pengawal atau dilaksanakan. Perakuan Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa mengesahkan wakilnya yang diberi kuasa mengesahkan hendaklah bersesuaian dengan kehendak hendaklah bersesuaian dengan kehendak AP102 AP102 (a) (b) dan (c)(a) (b) dan (c)..


Tandatangan seseorang Pegawai pengawal atau wakilnya yang Tandatangan seseorang Pegawai pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa adalah memperakui tentang betulnya setiap butir diberi kuasa adalah memperakui tentang betulnya setiap butir dalam baucer itu. Pegawai yang memperakui adalah dalam baucer itu. Pegawai yang memperakui adalah bertanggungjawab bahawa :bertanggungjawab bahawa :– Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan

sempurnanya;sempurnanya;– Harga yang dikenakan adalah sama mengikut kontrak atau Harga yang dikenakan adalah sama mengikut kontrak atau

borang pesanan;borang pesanan;– Kelulusan untuk bayaran telah didapati sebagaimana yang Kelulusan untuk bayaran telah didapati sebagaimana yang

ditetapkan;ditetapkan;– Perhitungan dan pengiraan adalah betul;Perhitungan dan pengiraan adalah betul;– Penerima yang dinamakan dalam baucer itu adalah pihak yang Penerima yang dinamakan dalam baucer itu adalah pihak yang

berhak menerima bayaran;berhak menerima bayaran;– Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada

program dan aktiviti atau projek akaun yang dinyatakan; danprogram dan aktiviti atau projek akaun yang dinyatakan; dan– Wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain.Wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain.

AP 102 (b)AP 102 (b) Tanggungjawab pegawai yang memperakui jika Tanggungjawab pegawai yang memperakui jika berlaku kehilangan kerana perakuan yang tidak betulberlaku kehilangan kerana perakuan yang tidak betulJika berlaku kehilangan wang awam akibat sesuatu perakuan yang Jika berlaku kehilangan wang awam akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucer, pegawai yang memperakuinya tidak betul pada sesuatu baucer, pegawai yang memperakuinya akan dipertanggungjawab bagi kehilanganakan dipertanggungjawab bagi kehilangan itu. itu.

PERKARA PENTING DALAM PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN PERAKAUNANPENGURUSAN PERAKAUNAN

1. 1. PeruntukanPeruntukan

2. 2. KomitmenKomitmen

3. 3. Buku VotBuku Vot

4. 4. Kumpulan WangKumpulan Wang

PERUNTUKANPERUNTUKAN

Anggaran belanja yang diluluskan bagi Anggaran belanja yang diluluskan bagi membiayai perbelanjaan aktiviti pusat membiayai perbelanjaan aktiviti pusat pengajian, pusat, jabatan dan projek pengajian, pusat, jabatan dan projek penyelidikan.penyelidikan.

Dimasukkan ke sistem perakaunan sebagai Dimasukkan ke sistem perakaunan sebagai had belanja supaya perbandingan boleh had belanja supaya perbandingan boleh dibuat dengan keputusan sebenar untuk dibuat dengan keputusan sebenar untuk tujuan kawalan dan pemantauan.tujuan kawalan dan pemantauan.

Perbelanjaan hanya boleh dibuat jika Perbelanjaan hanya boleh dibuat jika mempunyai peruntukan yang diluluskan.mempunyai peruntukan yang diluluskan.

Perbelanjaan tidak boleh melampaui Perbelanjaan tidak boleh melampaui peruntukan.peruntukan.

KOMITMENKOMITMEN

Merupakan kaedah untuk memperuntukkan Merupakan kaedah untuk memperuntukkan peruntukan bagi sesuatu perbelanjaan sebelum peruntukan bagi sesuatu perbelanjaan sebelum liabiliti sebenar berlaku.liabiliti sebenar berlaku.

Perbelanjaan dilakukan dengan mewujudkan Perbelanjaan dilakukan dengan mewujudkan komitmen (tanggungan) terlebih dahulu supaya komitmen (tanggungan) terlebih dahulu supaya amaun perbelanjaan dapat ditolak daripada amaun perbelanjaan dapat ditolak daripada peruntukan yang diluluskan.peruntukan yang diluluskan.

Dapat mengawal perbelanjaan supaya belanja Dapat mengawal perbelanjaan supaya belanja tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

Satu ciri penting di dalam perakaunan kerajaan.Satu ciri penting di dalam perakaunan kerajaan.

BUKU VOTBUKU VOT

Merupakan satu rekod kewangan yang perlu Merupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh USM mengikut kehendak AP disimpan oleh USM mengikut kehendak AP 95.95.

Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan.perubahan-perubahan kepada peruntukan.

Disimpan untuk tujuan-tujuan berikut :Disimpan untuk tujuan-tujuan berikut :– Mengawal dan memastikan perbelanjaan dan Mengawal dan memastikan perbelanjaan dan

tanggungan tidak melebihi peruntukan.tanggungan tidak melebihi peruntukan.– Sebagai suatu punca maklumat untuk Sebagai suatu punca maklumat untuk

menyediakan laporan-laporan berkenaan dengan menyediakan laporan-laporan berkenaan dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

KUMPULAN WANGKUMPULAN WANG

Sistem perakaunan USM dibangunkan Sistem perakaunan USM dibangunkan atas konsep perakaunan dana dan atas konsep perakaunan dana dan

beberapa kumpulan wang telah beberapa kumpulan wang telah diwujudkandiwujudkan

Tujuan kumpulan wang adalah untuk memastikan pengawalan ketat ke atas perbelanjaan bagi maksudmenjalankan aktiviti khusus dan memenuhi matlamat

penubuhan setiap dana.

KUMPULAN WANG UTAMA USMKUMPULAN WANG UTAMA USMKUMPULAN WANG MENGURUSKUMPULAN WANG MENGURUS Mengendalikan semua jenis pendapatan dan perbelanjaan Mengendalikan semua jenis pendapatan dan perbelanjaan

daripada aktiviti operasi Universiti setiap tahun.daripada aktiviti operasi Universiti setiap tahun. Sumber Kewangan – terdiri daripada geran mengurus kerajaan, Sumber Kewangan – terdiri daripada geran mengurus kerajaan,

yuran pengajian pelajar, perkhidmatan hospital dan lain-lain yuran pengajian pelajar, perkhidmatan hospital dan lain-lain pendapatan pelbagai.pendapatan pelbagai.

Perbelanjaan – dikawal melalui Belanjawan Mengurus yang Perbelanjaan – dikawal melalui Belanjawan Mengurus yang diluluskan oleh pihak kerajaan setiap tahun yang terdiri daripada diluluskan oleh pihak kerajaan setiap tahun yang terdiri daripada komponen Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan Dasar One-Off.komponen Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan Dasar One-Off.

Peruntukan yang diluluskan diagih kepada semua Pusat Peruntukan yang diluluskan diagih kepada semua Pusat Tanggungjawab mengikut vot masing-masing.Tanggungjawab mengikut vot masing-masing.

KUMPULAN WANG PEMBANGUNANKUMPULAN WANG PEMBANGUNAN Mengendalikan semua pendapatan dan perbelanjaan berkaitan Mengendalikan semua pendapatan dan perbelanjaan berkaitan

dengan projek-projek pembangunan yang terdiri daripada kerja dengan projek-projek pembangunan yang terdiri daripada kerja mendirikan bangunan baru, pembaikan besar kepada bangunan mendirikan bangunan baru, pembaikan besar kepada bangunan sedia ada, kerja-kerja infrastruktur dan kemudahan serta sedia ada, kerja-kerja infrastruktur dan kemudahan serta pembelian alat-alat yang berkos tinggi.pembelian alat-alat yang berkos tinggi.

Terdiri daripada 2 kategori iaitu :Terdiri daripada 2 kategori iaitu :1. Projek-projek yang dibiayai daripada Belanjawan Pembangunan 1. Projek-projek yang dibiayai daripada Belanjawan Pembangunan Kerajaan.Kerajaan.2. Projek-projek yang dibiayai daripada sumber dalam Universiti.2. Projek-projek yang dibiayai daripada sumber dalam Universiti.

Samb….Samb….KUMPULAN WANG AMKUMPULAN WANG AM Meliputi semua wang derma atau geran yang diterima dari individu, agensi Meliputi semua wang derma atau geran yang diterima dari individu, agensi

kerajaan, pertubuhan luar, institusi antarabangsa atau syarikat swasta kerajaan, pertubuhan luar, institusi antarabangsa atau syarikat swasta (dalam/luar negeri) untuk menganjur projek penyelidikan, membantu (dalam/luar negeri) untuk menganjur projek penyelidikan, membantu pengelolaan simposium, seminar dan persidangan, atau sumbangan untuk pengelolaan simposium, seminar dan persidangan, atau sumbangan untuk tujuan-tujuan tertentu.tujuan-tujuan tertentu.

Termasuk tabung-tabung yang ditubuhkan oleh pengurusan Universiti untuk Termasuk tabung-tabung yang ditubuhkan oleh pengurusan Universiti untuk melaksanakan sesuatu aktiviti atau mencapai sesuatu matlamat yang khusus melaksanakan sesuatu aktiviti atau mencapai sesuatu matlamat yang khusus dan tertentu.dan tertentu.

Perbelanjaan – hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan dan Perbelanjaan – hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan dan mengikut belanjawan yang diluluskan oleh Naib Canselor.mengikut belanjawan yang diluluskan oleh Naib Canselor.

Tabung/Aktiviti akan dibuka akaun di Jabatan Bendahari untuk menyelenggara Tabung/Aktiviti akan dibuka akaun di Jabatan Bendahari untuk menyelenggara semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.

KUMPULAN WANG ENTERPRISEKUMPULAN WANG ENTERPRISE Merangkumi semua tabung dan akaun yang dibuka untuk mengendalikan Merangkumi semua tabung dan akaun yang dibuka untuk mengendalikan

semua aktiviti yang bersabit dengan penjanaan wang daripada penggunaan semua aktiviti yang bersabit dengan penjanaan wang daripada penggunaan aset Universiti.aset Universiti.

Perbelanjaan – hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan dan Perbelanjaan – hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan dan mengikut belanjawan yang diluluskan oleh Naib Canselor.mengikut belanjawan yang diluluskan oleh Naib Canselor.

Tabung/Aktiviti akan dibuka akaun di Jabatan Bendahari untuk menyelenggara Tabung/Aktiviti akan dibuka akaun di Jabatan Bendahari untuk menyelenggara semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.

KAWALAN PERUNTUKANKAWALAN PERUNTUKANPeraturan Kawalan Buku VotPeraturan Kawalan Buku Vot Arahan Perbendaharaan 95 dan pekeliling Arahan Perbendaharaan 95 dan pekeliling

perbendaharaan 8/87.perbendaharaan 8/87.

a)a) Maksud Buku VotMaksud Buku Vot– Mengawal perbelanjaanMengawal perbelanjaan supaya ianya supaya ianya

tidak melampaui peruntukantidak melampaui peruntukan..– Buku vot dapat menunjukkan:Buku vot dapat menunjukkan:

Amaun yang dibenarkan untuk dibelanjakan Amaun yang dibenarkan untuk dibelanjakan (Peruntukan)(Peruntukan)

Semua Debit dan Kredit serta jumlah kemaskiniSemua Debit dan Kredit serta jumlah kemaskini TanggunganTanggungan Perbelanjaan bersihPerbelanjaan bersih Baki masih adaBaki masih ada

KAWALAN PERUNTUKANKAWALAN PERUNTUKAN

b)b) Kegunaan Buku VotKegunaan Buku Voti.i. Sebagai Sebagai rekod urusniagarekod urusniaga kewangan kewangan

JabatanJabatan- Merancang perbelanjaan- Merancang perbelanjaan- Merancang penambahan/pengurangan - Merancang penambahan/pengurangan perbelanjaanperbelanjaan- Asas penyediaan laporan-laporan- Asas penyediaan laporan-laporan

ii.ii. Sebagai Sebagai alat kawalanalat kawalan kewangan kewangan- Menentukan perbelanjaan tidak melebihi - Menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan mengikut sesuatu votperuntukan mengikut sesuatu vot- Mengawal kemajuan pembayaran- Mengawal kemajuan pembayaran- Mengawal penyelewengan- Mengawal penyelewengan

WANG PANJAR RUNCITWANG PANJAR RUNCIT Adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai Adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai

dipertanggungjawabkan untuk membolehkan membuat pembayaran dipertanggungjawabkan untuk membolehkan membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungjawabkannya (komitmen) terlebih dahulu kepada mempertanggungjawabkannya (komitmen) terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan.sesuatu maksud perbelanjaan.

Boleh digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera Boleh digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan.belanja perjalanan.

Peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi bagi penggunaan wang panjar Peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi bagi penggunaan wang panjar runcit :runcit :1. Menyelenggara Buku Wang Panjar Runcit untuk merekod semua 1. Menyelenggara Buku Wang Panjar Runcit untuk merekod semua urusniaga.urusniaga.2. Bayaran dibuat setelah mendapat kelulusan Ketua PTJ atau pegawai 2. Bayaran dibuat setelah mendapat kelulusan Ketua PTJ atau pegawai yang telah diturunkan kuasa.yang telah diturunkan kuasa.3. Perbelanjaan adalah untuk vot PTJ berkenaan sahaja.3. Perbelanjaan adalah untuk vot PTJ berkenaan sahaja.4. Setiap pembelian tidak melebihi amaun yang telah ditetapkan di 4. Setiap pembelian tidak melebihi amaun yang telah ditetapkan di dalam dalam Peraturan Kewangan Universiti.Peraturan Kewangan Universiti.5. Tidak memecahkecilkan bil-bil bagi perbelanjaan pada hari yang 5. Tidak memecahkecilkan bil-bil bagi perbelanjaan pada hari yang sama.sama.6. Perbelanjaan bukan untuk tujuan bayaran emolumen.6. Perbelanjaan bukan untuk tujuan bayaran emolumen.7. Pegawai yang membuat tuntutan imbuhan balik wang panjar runcit 7. Pegawai yang membuat tuntutan imbuhan balik wang panjar runcit tidak tidak boleh meluluskan baucer wang panjar runcit berkenaan.boleh meluluskan baucer wang panjar runcit berkenaan.

SEKIAN, TERIMA SEKIAN, TERIMA KASIHKASIH

Documents

SEKSYEN BAYARAN