1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1

SEMINARSKO GRADIVO

Obračun plač za javni

sektor

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 2

Kazalo vsebine

Priprava datoteke VIRVDC s podatki o vzdrževanih družinskih članih ................................... 3

Navodilo o vnosu podatkov o družinskih članih .................................................................. 3

Obdelava Izračun olajšav ................................................................................................... 5

Prenos podatkov o vzdrževanih članih v program Dohodnina ............................................ 6

Priprava datoteke VIRVDC v programu Dohodnina ........................................................... 8

Kako pripravljene ZIP datoteke prenesemo na eDavke .....................................................10

Izpis obvestil za zaposlene ...............................................................................................13

Brisanje podatkov .............................................................................................................15

Nova dohodninska lestvica in zneski olajšav ........................................................................16

Postopek obračuna plače za december 2016, izplačane v januarju 2017 ......................16

Olajšave v Obračunu plač .................................................................................................17

Prenos zneska za prehrano zaposlenih iz Obračuna storitev v Obračun plač .......................18

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 3

Priprava datoteke VIRVDC s podatki o vzdrževanih družinskih članih

Izplačevalci dohodkov morajo po zakonu podatke o vzdrževanih družinskih

članih sporočiti FURS-u do konca leta 2016.

Pri oddaji za leto 2016 pa je FURS na spletni strani eDavki objavil naslednje

obvestilo: Aplikacija za vnos VIR.VDC bo uporabnikom na voljo od 22.12.2016

dalje, zato se rok za predložitev datoteke VIR.VDC podaljša do 15.1.2017.

V datoteki VIRVDC.dat se poroča SAMO podatke o tistih družinskih članih, za katere

so zaposleni v letu 2016 uveljavljali olajšavo pri akontaciji dohodnine.

Navodilo o vnosu podatkov o družinskih članih

Preden prenašate obračunske podatke iz programa Obračun plač zaposlenim (OPZ) v

program Dohodnina (DOH), je potrebno urediti podatke o vzdrževanih družinskih članih, če

tega že med letom niste storili, sicer boste imeli pri oddaji datoteke na portal eDavki težave.

V programu OPZ imate vnesene podatke o družinskih članih, ki se potem avtomatsko

prenesejo v program DOH, od koder se tvori datoteka VIRVDC.dat. Podatki o družinskih

članih med letom služijo kot osnova za izračun olajšave pri dohodnini ter osnova za določitev

dodatnih dni dopusta v programu Kadrovska evidenca pri pripravi odločb za letne dopuste.

Družinski člani so vneseni v Šifrantu zaposlenih v Podatkih zaposlenih. Podatke je potrebno

pred prenosom v program SAOP Dohodnina obvezno prej preveriti in ustrezno spremeniti

oznako vzdrževanega člana, če je to potrebno. To pa zato, ker so lahko nekateri vzdrževani

člani z letom 2016 izpolnili pogoje za to, da o njih poročate FURS-u pod drugo oznako

vzdrževanega člana.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 4

Vnos oziroma oznaka družinskih članov, ki so med letom spremenili status…npr. če je

družinski član med letom 2016 dopolnil 18 let mu morate, po navodilu FURS-a, pri vnosu

podatkov upoštevati oznako, kot bi jo imel na dan 1.1.2016. To pomeni, da bi tak vzdrževani

družinski član imel oznako A1 (otrok do 18. leta starosti)

Se pravi, da je potrebno vse vzdrževane družinske člane pregledati in jim, če je to potrebno,

preden izvajate izvoz podatkov v program Dohodnina, spremeniti oznako v tako vrsto

oznake, kot bi za vzdrževanega člana veljala na dan 1.1.2016.

To storite na naslednji način:

Šifranti…Zaposleni…Podatki zaposlenih. Postavite se na prvega zaposlenega, kliknete na

ikono za popravi zapis. Postavite se na Kadrovski podatki…zavihek Družinski člani.

Če družinskih članov še nimate vnesenih, izberete ikono za dodaj zapis, sicer se postavite

na že vnesene podatke in izberete ikono za popravi zapis. Odpre se naslednje okno:

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 5

Pozorni morate biti tudi na družinske člane, za katere so zaposleni v letu 2015 (preteklem

letu) med letom začeli z uveljavljanjem olajšave in v začetku leta 2016 polja Olajšava od MM

niste spremenili na 1 (januar) in imate tu še vedno vpisan podatek iz leta 2015 (npr. mesec

04, če je zaposleni takrat začel uveljavljati olajšavo).

Razdelek DOHODNINA je namenjen prenosu podatkov v program Dohodnina. Tisti

zaposleni, ki bodo imeli v podatku kljukico, se bodo prenesli v program

Dohodnina. Na razdelku Dohodnina je tako potrebno za tiste družinske člane, za katere so

zaposleni uveljavljali olajšavo, izpolniti podatke:

- kljukico, da se uveljavlja olajšava,

- podatek od meseca do meseca ….če je bil vzdrževan celo leto, je to od 1 – 12 sicer

ustrezne mesece. Če je nekdo v letu uveljavljal olajšavo za istega družinskega člana

v različnih obdobjih (npr. najprej od januarja do maja, potem prekinitev ter nato spet

od npr. septembra do decembra) je potrebno to vnesti v dve vrstici. To boste storili

kar v programu DOH, tukaj vnesete samo en podatek,

- oznako olajšave – iz spustnega seznama izberete ustrezno vrsto olajšave

- podatek Datum začetka je potrebno izpolniti SAMO v primeru, da nekomu začnete

obračunavati olajšavo npr. s 01.01.2017, prej pa zaposleni te olajšave ni imel.

Program bo v tem primeru izračunal znesek olajšave za tega zaposlenega, podatke

za dohodnino pa ga za leto 2016 ne bo prenesel, ker zanj za to leto ni bila

uveljavljena olajšava

- v podatek Datum prekinitve pa vpišete datum SAMO TAM, kjer je zaposleni med

letom 2016 prekinil z uveljavljanjem olajšave za tega družinskega člana. Če

zaposleni še naprej (tudi v letu 2017) za tega družinskega člana uveljavlja

olajšavo, mora biti to polje PRAZNO!!!

Opozorilo !

Obvezni podatki so tudi priimek, ime ter davčna številka. Pri vnosu teh podatkov morate biti

zelo pazljivi, saj bo datoteka VIRVDC.dat kontrolirana in vam bo podatke, v primeru, da ne

boste vnesli prave davčne številke ter točnega imena in priimka, FURS zavračal. Prav tako je

pomembno, da imate na družinskem članu izbrano pravilno oznako olajšave (na dan

1.1.2016).

Obdelava Izračun olajšav

Obdelava Izračun olajšav se nahaja na zavihku Družinski člani. Namenjena je izračunu

zneska olajšave, ki se potem upošteva pri obračunu plač. Glede na to, da se olajšave

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 6

zakonsko ne usklajujejo več začetek vsakega leta, se ta obdelava uporablja takrat, ko imate

novega zaposlenega z družinskimi člani ali se zaposlenemu spremenijo podatki o družinskih

članih.

Ob kliku na gumb program na osnovi vnesenih podatkov o družinskih članih

izračuna znesek olajšave. Izračuna se mesečni znesek olajšav glede na število družinskih

članov ter oznako olajšave. Program bo znesek vpisal v polje 1/12 zneska posebne olajšave.

S klikom na gumb Potrdi potrdimo izračunane podatke, ki so podlaga za obračun plače.

Hkrati z izračunom olajšave za vzdrževane družinske člane se bo v polje 1/12 zneska

splošne olajšave vpisal znesek splošne olajšave, ki je določen z Zakonom o dohodnini

oziroma Pravilnikom o določitvi olajšav in lestvice za odmero dohodnine.

Izračunane in prenesene podatke lahko preverite na zaposlenem…Podatki

plač…Obračunski podatki…Splošno…v polju 1/12 zneska splošne olajšave ter v polju 1/12

zneska posebne olajšave.

Prenos podatkov o vzdrževanih članih v program Dohodnina

Ko so podatki o vzdrževanih članih preverjeni, izvedete prenos podatkov iz programa OPZ v

program Dohodnina. To storite tako, da na glavnem meniju programa OPZ izberete Obračun

plač (obračuni plač so lahko tudi še odklenjeni, saj se podatki iz obračunov ne bodo

prenašali). Kliknete na ikono za izvoz podatkov . Odpre se nastavitveno okno izvoza.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 7

POZOR!!!

Pri podatku Obračuni, izplačani v letu mora biti izbrano leto 2016. Na razdelku Prenesi pa je

potrebno pri podatku Promet ODKLOPITI kljukico, saj prometa sedaj ne bomo prenašali. To

bomo izvedli v januarju 2017.

Obvezno pa mora ostati kljukica pri podatku Vzdrževane družinske člane.

Kliknete na gumb . Program naredi pripravo. Ko je postopek končan, se odpre

opozorilo Priprava končana. Kliknete na V redu. Potem kliknete še na gumb .

Odpre se naslednje okno, kjer v podatku Izvor vpišete poljubno besedilo (npr. OPZ, kot na

sliki spodaj).

Kliknete na gumb . Program javi sporočilo:

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 8

Kliknete na gumb V redu. Podatki o vzdrževanih družinskih članih so preneseni v program

SAOP Dohodnina.

Priprava datoteke VIRVDC v programu Dohodnina

Odprete program Dohodnina. Na glavnem meniju izberete Dohodnina. Odpre se tabela z

vsemi zaposlenimi, ki so imeli v letu 2016 izplačilo dohodka (prenesejo se vsi, tudi tisti, ki

nimajo vzdrževanih družinskih članov – le-ti se v datoteko VIRVDC ne bodo prenesli).

Če želimo podatke o vzdrževanih družinskih članih še kaj spremeniti – npr. da je nekdo v letu

2016 uveljavljal olajšavo najprej od januarja do junija, potem prekinil in potem za istega

družinskega člana ponovno uveljavljal olajšavo od septembra do decembra, moramo takega

družinskega člana v programu dohodnina ustrezno urediti oziroma popraviti. To storimo tako,

da kliknemo na zaposlenega, ki ima takšnega družinskega člana, kliknemo na ikono za

popravi zapis in se postavimo na zavihek Vzdr. družinski člani. Tu moramo za takega

družinskega člana vnos urediti (v našem primeru vnesi v dve vrstici).

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 9

Če takih posebnosti nimamo lahko kar iz preglednice, kjer imamo vse zaposlene, kliknemo

na ikono za izvoz podatkov ( ). Odpre se nastavitveno okno izvoza. Podatek leto mora biti

2016. Pri podatku Prenesi na področje pa izberemo področje, kamor bomo pripravljeno

datoteko prenesli. Iz tega področja jo bomo potem uvozili na portal eDavki.

Podatek Prenesi na področje je na sliki samo testen.

Kliknete na gumb . Program javi:

Kliknete V redu. Odpre se izpis podatkov, ki so bili preneseni na področje, ki ste je določili.

OPOZORILO !!!

Na prvi strani izpisa je naveden samo naziv vašega podjetja oz. pravne osebe.

Podatki o vzdrževanih članih, ki jih vsebuje datoteka se nahajajo na drugem listu izpisa.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 0

Izvoz podatkov je tako končan. Datoteko je potrebno sedaj še uvoziti na portal eDavki.

Datoteka se pripravi v ZIP formatu.

Kako pripravljene ZIP datoteke prenesemo na eDavke

Postopek pošiljanja je naslednji:

- zaženete internet

- izberete spletno stran http://edavki.durs.si

- preko gumba Vstop ter vašega digitalnega potrdila vstopite v sistem eDavki.

- izberete gumb Izberi obrazec za oddajo novega dokumenta

- odpre se seznam vseh dokumentov, ki jih lahko oddate preko eDavkov

- kliknite na KP-KPD – Podatki za odmero dohodnine

- izberite obdobje 2016 in kliknite na gumb Naprej

- odpre se naslednje okno

http://edavki.durs.si/

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 1

- za pravilno oddajo datotek je potrebno najprej klikniti na gumb Priloži datoteko. Odpre

se novo okno.

Najprej imate navodila, kaj lahko oddate (tu lahko vidite, da lahko sedaj oddate samo

datoteko virvdc.dat ter virumik (le-ta se ob oddaji ne rabi!!!), nižje spodaj za izbor

datoteke kliknite na gumb Prebrskaj.

- odpre se raziskovalec. Poiščite mapo, kamor ste iz SAOP programa Dohodnina

shranili datoteko.

(slika je zgolj testna, poiskati morate vaše področje, kamor ste datoteke shranili)

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 2

- ko dobite pravo področje, kliknete na datoteko VIRVDC.ZIP, ki jo imate v tej mapi ter

na gumb Odpri

(če imate v tej mapi več datotek, lahko še lanskih, izberete samo VIRVDC.ZIP, ostalih ne

prenašate, saj niso prave, niti jih ne smete oddati)

- nadaljujete s klikom na gumb Prenesi datoteko

- program vam javi morebitne napake pri oddaji (če so opozorila samo vsebinske

narave, lahko z oddajo nadaljujete, če so napake kritične, jih je potrebno popraviti)

Če vam program npr. javi kritične vsebinske napake kot npr.

morate te napake odpraviti v programu Dohodnina in ponovno pripraviti datoteko.

Kako ugotovimo, kateri družinski član ima napačne podatke oz. kdo je zapisan v

vrstici, za katero eDavki javijo napako?

Če pogledate seznam, ki se je pripravil pri izvozu iz SAOP programa Dohodnina,

družinskega člana dobite tako, da preštejete vrstice na seznamu in pogledate, kdo se

nahaja v omenjeni vrstici.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 3

(v našem primeru bi bila vrstica 4 označena vrstica in bi bilo potrebno urediti družinskega

člana, ki je zapisan v tej vrstici).

- nadaljujete po običajnem postopku oddaje datotek preko sistema eDavki (vpis kode,

podpis…)

Izpis obvestil za zaposlene

Sam izpis podatkov, katere družinske člane so zaposleni uveljavljali kot olajšavo in za katero

obdobje smo jim pri obračunu plač uveljavljali olajšavo, ni obvezen. Da pa bi zaposleni lažje

do konca januarja 2017 na FURS zaradi različnih razlogov (ugodnejši izračun dohodnine pri

partnerju…) spremenili podatke, kateri od zakoncev bo pri dohodninski napovedi uveljavljal

olajšavo, smo vam pripravili izpis podatkov, ki jih boste posredovali FRUS-u.

Na glavnem meniju izberete Dohodnina. V desnem zgornjem kotu tabele zavezancev se

nahaja ikona za Tiskanje.

Odpre se nastavitveno okno izpisa. Preko ikone za predogled si izpise lahko prikažete na

ekran in jih potem natisnete. Lahko pa jih shranite v dokumentni sistem zaposlenega tako, da

s kljukico označite polje Shrani dokumente ter nato kliknete na gumb Shrani.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 4

Primer obvestila:

Postopek je tako končan.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 5

Brisanje podatkov

V primeru, da ste se pri prenosu podatkov zmotili, lahko podatke pobrišete in jih iz programa

OPZ ponovno izvozite. Na glavnem meniju izberete Brisanje podatkov, kjer lahko izbirate,

katere podatke bi radi brisali.

Leto - izbere se leto, za katerega se briše podatke

Briši družinske člane – brišejo se podatki na zavihku Družinski člani – če brišete samo

družinske člane, lahko le-te iz programa OPZ ponovno prenesete tako, da pri izvozu

podatkov iz programa OPZ pred poljem Promet kljukico odstranite (da si ne bi pomotoma 2 x

prenesli podatke o prejemkih). Pustite samo kljukico pred poljem Vzdrževane družinske

člane in ponovite postopek izvoza.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 6

Nova dohodninska lestvica in zneski olajšav

Z verzijo iCentra 6.33 je v program OPZ umeščena nova lestvica za dohodnino, ki velja za

vsa izplačila v letu 2017. Plača za december (izplačilo v januarju) mora biti torej

obračunana z verzijo iCentra 6.33 ali novejšo.

Postopek obračuna plače za december 2016, izplačane v januarju 2017

Obračunske podatke za plačo za december 2016, ki bo izplačana v januarju 2017, lahko

vnašate že preden si namestite zgoraj omenjeno verzijo iCentra. Seveda je potrebno, preden

obračun dokončate, omenjeno verzijo obvezno namestiti. Da se na zavihku Lestvica za

dohodnino v obračunu za december, ki bo izplačan v januarju 2017, prepiše pravilna lestvica

(nova), je potrebno po namestitvi verzije 6.33 na obračunu za december klikniti na gumb

Potrdi, zapreti obračun za mesec december in potem obračun ponovno odpreti. Le tako bo

na zavihku Lestvica za dohodnino vidna pravilna (nova) lestvica.

Če ste pred namestitvijo verzije 6.33 vnesli že vse obračunske podatke, je potrebno po tem v

obračunu plač še enkrat zagnati obdelavo OBRAČUNAJ VSE.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 7

Olajšave v Obračunu plač

Za izplačila v letu 2017 so se spremenile samo mejne vrednosti dohodkov, na osnovi katerih

lahko obračunate dodatne splošne olajšave. Splošna olajšava (275,22 eur) je ostala enaka.

Program bo, če imate pri zaposlenih označeno, da se jim upošteva dodatna splošna

olajšava, to pri obračunih tudi upošteval. Nove vrednosti mejnih vrednosti dohodkov so

vgrajene v verzijo iCentra 6.33 ali novejšo.

Olajšave za vzdrževane družinske člane se za leto 2017 niso spremenile – ostajajo enake

kot v letu 2016.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 8

Prenos zneska za prehrano zaposlenih iz Obračuna storitev v Obračun plač

Za prenos podatkov o odtegljaju za prehrano zaposlenih iz Obračuna storitev (OST) v

Obračun plač (OPZ) je potrebno urediti:

1. Nastavitve programa OST

V Nastavitvah programa se postavite na zavihek Povezave in pri Številki uporabnika OPZ

izberete pravega uporabnika. Potrdite.

2. Povezava uporabnika v OST s šifro zaposlenega

V šifrantu Učencev/Dijakov imate že vnesene tudi vaše zaposlene. Za prenos podatkov v

OPZ je potrebno urediti povezavo na Šifrant zaposlenih. V polju Zaposleni kliknite na in

iz šifranta zaposlenih izberite pravo osebo.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 1 9

3. Prenos v OPZ

Podatki se bodo iz OST prenesli v Posredni vnos obračuna plač. Pred prenosom podatkov

iz programa OST morate imeti v Posrednem vnosu obračuna plač že vnesene vse

ostale obračunske vrstice (ure prisotnosti, odsotnosti)!!! Tisti, ki prenašate v Obračun

plač tudi Potne naloge, lahko te prenesete v Obračun plač za prenosom odtegljaja za

prehrano ali prej (važno je, da so pred tema dvema prenosoma v Posrednem vnosu vnesene

ure zaposlenih).

Postopek prenosa:

Postavite se na obračun, v katerem ste zaposlenim obračunali prehrano za določen mesec.

Kliknite na ikono za izvoz podatkov ter izberite Izvoz v obračun plač.

Odpre se nastavitveno okno izvoza, kjer pri prvem izvozu določite Vrsto obračuna na katero

želite prenesti odtegljaje za prehrano (šifra na skupini K) ter mapo, kamor se bo datoteka

shranila. Datoteka se sicer v to mapo shrani, v obračun plač pa se prenese neposredno, brez

dodatnega uvoza. Kliknete na Izvajaj. S klikom na Izvajaj se podatki neposredno prenesejo v

Posredni vnos obračuna plač.

Ob prenosu se izpiše statistika prenosa, na kateri je potrebno preveriti, da so bili preneseni

vsi zapisi.

1 2 . 1 2 . 2 0 1 6 S A O P - 2 0

Podatki so tako preneseni v Posredni vnos Obračuna plač.

Podatke lahko iz OST v OPZ prenašate večkrat, seveda jih je potrebno pred ponovnim

prenosom v Obračunu plač brisati.