Gestión de Tecnología II

Administración de Proyectos

Facilitador: ◦ Wilberth Boniche Hidalgo ◦ Ingeniero en Sistemas ◦ Máster en Administración de Proyectos ◦ Correo electrónico: wbonicheh@gmail.com

Programa del Curso Presentación personal del alumno:

◦ Nombre ◦ Lugar de Trabajo ◦ Avance en la carrera

Que es un Proyecto?

Tiene un Inicio y un Final

Se cumplen los objetivos de la organización

Ejemplos: Desarrollar un nuevo producto / Desarrollar o adquirir un sistema de información / Construir un edificio.

Servicio o Resultado Único Esfuerzo Temporal

Dónde nace un Proyecto?

Las organizaciones comúnmente tienen planes estratégicos que les permiten dirigir sus esfuerzos; al lograr su misión se acercará a su visión, por lo cual dichas estrategias se apoyan en proyectos cuyo objetivo es lograr la visión de la empresa, es decir, las estrategias s relacionan con la prosperidad a largo plazo de la empresa.

Los proyectos surgen generalmente de alguna o varias de las siguientes causas:

Causa Origen Ejemplo

Demanda de Mercado Construcción de una estación con el fin de cubrir la demanda de energía en cierta zona

Petición del Cliente Desarrollo de un nuevo sistema de información.

Necesidad de Negocio Elaboración de un curso para una compañía de capacitación.

Requerimientos Legales

Guías para el manejo de materiales tóxicos en una fabrica de pinturas.

Avances Tecnológicos Desarrollo de videojuegos.

Conformar grupos a nivel de toda la clase y nombrar un moderador por grupo (treinta segundos).

En el termino de 4 minutos, cada grupo debe construir un avión con aquellos materiales disponibles.

Por ultimo, el moderador tiene 1 minutos para explicar la funcionalidad del avión.

Lección Número 1 de la Administración de Proyectos Nunca empieces a menos que todos los recursos estén disponibles

Los proyectos no se logran dentro del tiempo establecido.

La calidad del producto no es la esperada.

Se sobrepasa el presupuesto establecido del proyecto.

Existe frustración de los usuarios directos e indirectos.

No hay metodologías y estándares para estimar recursos.

No hay dirección.

Falta de apoyo de la alta gerencia.

Mala estructura organizacional.

Planificación inadecuada.

No hay un adecuado control y seguimiento.

Obsolescencia técnica.

Falta de liderazgo.

Falta de un alcance claro y definido.

Que es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Triple Restricción

Alcance

Tiempo Costo

Proyectos vrs Trabajo Operativo

1. Las operaciones son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas con recursos asignados para realizarlas mientras los proyectos son esfuerzos temporales.

2. Los proyectos requieren dirección de proyectos, mientras las operaciones necesitan la gestión de procesos de negocio o la gestión de operaciones.

3. Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratégicos de la organización.

Oficina de Dirección de Proyectos

Es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que están bajo su jurisdicción.

Oficina de Dirección de Proyectos

Dentro de sus funciones fundamentales se encuentran: Gestionar recursos compartidos por los proyectos dirigidos por esta oficina.

Identificar y desarrollar una metodología, mejores practicas y normas para la dirección de proyectos.

Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de dirección de proyectos mediante auditorias.

Coordinar la comunicación entre proyectos.

Rol del Director de Proyectos

Ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. La dirección de proyectos efectiva requiere que el director cuente con las siguientes características: 1. Conocimiento: se refiere a lo que el director sabe sobre la

dirección de proyectos.

2. Desempeño: se refiere a lo que el director puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en dirección de proyectos.

3. Personal: se refiere a la manera en la que el director de proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto. La capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo.

Descripción

◦ Es un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales y en ocasiones superpuestas. Proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto.

◦ El ciclo debida define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Características

Los proyectos varían en tamaño y complejidad, pero sin importar cuan pequeños o grandes sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura: 1. Inicio

2. Organización y preparación

3. Ejecución

4. Cierre

Inicio Documentos

Archivados

Tiempo

Niv

el d

e C

ost

o y

Do

taci

on

de

Per

son

al

Inicio Organización Y

Preparación

Ejecución Cierre

Acta de

Proyecto

Plan de

Proyecto

Entregables

Aceptados

Fases

La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control, por ejemplo determinar que cada modulo de un sistema financiero para diferentes áreas es cada uno una fase dentro del ciclo global del proyecto.

PROYECTO

Patrocinador

Equipo de Dirección

Director Otros

Miembros de Equipo

Clientes/ Usuarios

Gerentes Funcionales

Otros Interesados

Oficina de Proyectos

Director del Programa

Director del Portafolio

Equipo de Proyecto

¿Por qué es necesaria una organización para llevar a

cabo los proyectos?

La complejidad y dimensiones de los proyectos de

hoy requiere de habilidades diversas, que difícilmente

podemos localizar en una sola persona y aunque así

fuera, el esfuerzo necesario es tan grande que hace

impráctico el tiempo de entrega de estos proyectos.

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Coordinación del Proyecto

Características: 1. Se utilizan en empresas donde venden productos

estándar y que rara vez llevan a cabo proyectos.

2. Cada empleado tiene un jefe inmediato claro.

3. Los empleados están organizados por especialidad,

tales como producción, mercadeo, ingeniería, etc.

4. Pueden realizar proyectos pero por lo general son

proyectos internos (desarrollo de nuevos productos,

sistemas de información) y no a clientes externos.

Director

Ejecutivo

Director

Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director

Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director

Proyecto

Personal

Personal

Personal

Coordinación del Proyecto

Características: 1. No fabrica productos estándar. 2. En cualquier momento está trabajando en múltiples

proyectos, con distintas etapas de terminación. 3. Según el proyecto se desarrolla y llega a su fin.

Confían obtener nuevos contratos. 4. Las personas se contratan para un proyecto específico. 5. Los equipos están dedicados a tan sólo un proyecto,

cuando termina, las personas pueden ser despedidos o asignados a otros proyectos, según su experiencia.

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Coordinación del Proyecto

Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Director

Proyecto

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Coordinación del Proyecto

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente de

Directores

Proyecto

Director Proyecto

Director Proyecto

Director Proyecto

Coordinación del Proyecto

-XSC- Gerencia de Proyectos 36

Características: 1. Es una especie de híbrido (mezcla entre la

estructura funcional y de la de proyectos). En proyectos porque centra su atención en el proyecto y en el cliente. En lo funcional porque conserva la experiencia funcional.

2. Todos los componentes de la estructura tienen la responsabilidad de contribuir en forma conjunta al éxito de cada uno de los proyectos.

3. Asegura la utilización efectiva de los recursos de la compañía.

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente de

Directores

Proyecto

Director Proyecto

Director Proyecto

Director Proyecto

Coordinación del Proyecto A

Coordinación del Proyecto B

Características: 1. Dentro de una estructura funcional, se crea un

equipo especial de proyectos para encargarse de un proyecto crítico.

2. Ese equipo tendrá las características de un proyecto en una organización proyectizada.

3. Puede incluir personal de tiempo completo.

Estructura Ventajas Desventajas

Funcional •No hay duplicación de actividades. •Excelencia funcional.

•Creación de “islas” de trabajo. •Respuestas lentas. •Carencia de enfoque al cliente.

Proyectos •Control de los recursos. •Sensibilidad hacia los clientes.

•Ineficiencia en costos. •Bajo nivel de transferencia de conocimiento entre proyectos.

Matricial •Uso eficiente de recursos. •Experiencia funcional disponible para los proyectos. •Mayor aprendizaje y transferencia de conocimientos. •Mejor comunicación.

•Cada organización de proyecto funciona independientemente. •Necesidad de equilibrio del poder