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Séminaire sur le partage des bonnes expériences et

des défis en matière d’e-gouvernance/e-

administration

Séminaire de Haut Niveau sur les Stratégies de E-

Gouvernance/E-Administration en Afrique

Partage des expériences et des défis en matière de Gouvernance Electronique : Cas du

Projet G3AP "Gestion Automatisée des Actes Administratifs et du Personnel " au Niger

par

Monsieur IRO Adamou Expert en Gouvernances des TIC

Chef de projet Etude faisabilité de l’intranet gouvernemental du Niger

Tanger (Maroc) 21 – 23 Avril 2014

Centre Africain de Formation et de Recherche

Administratives pour le Développement (CAFRAD)

Fondation pour le Renforcement des Capacités

en Afrique (ACBF)

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Avertissement : Le cas d’espèce exposé dans cette communication n’est pas un succès story en matière de mise en œuvre d’un projet de e-gouvernance en Afrique, du moment où le projet est en pleine implémentation et n’a pas fait l’objet d’une évaluation formelle à mi-parcours. Nous l’avions retenu cas d’école pour des raisons essentiellement pédagogiques, afin d’illustrer les écarts qu’il peut y avoir entre les fondements conceptuels et la mise en œuvre pratique d’un projet e-gouvernement. Dans l’esprit de partage d’expérience prôné par l’atelier, avant d’aborder la thématique de la gestion des ressources humaines de l’Etat, nous avons abondamment développé les aspects théoriques, pour attirer l’attention des participants sur les difficultés éventuelles pouvant surgir et compromettre le succès de la mise en œuvre d’un projet e-gouvernement.

I. Considération terminologiques et enjeux des TIC dans l’Administration : la gouvernance électronique publique (le e-gouvernement)

I.1 Mise en contexte : les enjeux des TIC en général

En ce début du 21è siècle, des mutations profondes de notre environnement socio-économique

nous interpellent et défient nos capacités d’adaptation. Les progrès technologiques rapides

réalisés dans tous les domaines et particulièrement dans le domaine du traitement de

l’information ont bouleversé notre monde.

Le développement des moyens de communications et la rapidité des transactions qu’elles ont

engendrées, ont accéléré la globalisation de l’économie et réduit le monde en un village

planétaire.

Dans ce village, nous devons saisir l’opportunité qui nous est offerte pour faire des bonds

qualitatifs dans le futur, en faveur de nos populations, en faisant des choix qui protègent notre

culture et notre économie.

Les pays qui se sont très tôt dotés de moyens pour moderniser leurs réseaux de communication

tirent actuellement le meilleur profit de leur connexion au réseau mondial.

Dès lors, bien saisir les nouvelles opportunités d’adaptation technologique et de croissance qui

nous sont offertes par ces industries du futur, en particulier celles de l’Internet, devient un

véritable défi, voire un impératif de survie pour tout pays s’il ne veut pas être un laissé-pour-

compte de cette révolution numérique qui s’annonce.

Les TIC résultent de la convergence technologique entre les Télécoms, l’Informatique et

l’Audiovisuel. Grace à leurs multiples applications dans tous les domaines d’activité humaine,

les TIC constituent assurément un des enjeux majeurs du 21e siècle : Economie de l’Information

et du Savoir, Economie Numérique.

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Grace à leurs multiples applications, aucun secteur d’activité humaine n’échappe à l’usage des TIC :

- télé-enseignement (é-éducation, e-learning),

- télémédecine (e-santé),

- commerce électronique (e-commerce, e-tourisme, e-banking),

- presse électronique (presse en ligne ou sur internet),

- gouvernance électronique ou e-gouvernance (e-administration), e-démocratie (e-voting, e-pétition) ;

- etc.…. Les TIC sont dès lors devenues des outils de développement économique et social. Depuis l’an 2000, les TIC sont intégrées comme paramètres de calcul de l’Indice de Développement Humain (IDH). Les enjeux internationaux sont tels que l’ONU leur a consacré un Sommet Mondial de la Société de l’Information (Genève 2003 et Tunis 2005). Dans cette optique la Commission Economique des Nations Unies pour l’Afrique (CEA)a adopté l’Initiative Société de l’information en Afrique de la CEA (AISI) pour aider les pays africains tirer le meilleur profit des TIC dans divers domaines d’activités humaines (e-stratégies). Aux niveaux régionaux africains de la CEDEAO, de l’UEMOA, de la CEMAC ; de la SADC et même de l’Union Afrique en générale on a assisté à l’adoption des cadres communautaires d’harmonisation des politiques des TIC. Aux niveaux internes les Etats ont également adopté des Documents et stratégies politiques nationales de développement des TIC (Plans NICI et Politiques sectorielles nationales des TIC). Le sujet qui nous réunit pour la circonstance est l’usage des TIC dans l’administration publique en général (la gouvernance électronique ou e-gouvernement) et plus précisément dans la gestion des ressources humaines. Mais qu’est-ce que le e-gouvernement et ses prérequis pour une administration ou un gouvernement qui veut s’y lancer ?

I.2. Le recours aux TIC dans l’administration publique : e-gouvernement Depuis l’avènement des ordinateurs, les Administrations publiques sont de grandes consommatrices de technologies de l’information et de la communication (TIC). A l’instar des entreprises privées, les premières applications informatiques ont été l’automatisation des tâches de traitement de masse utilisant ainsi la puissance de calcul des gros ordinateurs centraux. Puis l’évolution technologique a permis de passer de l’informatique de gestion aux systèmes d’information, véritable support aux activités des métiers. Désormais, les Administrations ont recours aux technologies basées sur l’Internet et les TIC en général pour le besoin de leurs organisation en interne et pour l'efficience de la prestation des services publics qu'elles offrent aux citoyens et aux entreprises. C'est l'avènement de la gouvernance électronique, désignée par plusieurs vocables : administration électronique, administration en ligne, gouvernement en ligne, cyberadministration ou encore le terme plus générique de e-gouvernement (gouvernement électronique) que nous serons amenés à utiliser indistinctement dans le cadre de la présente communication. L’e-gouvernement est un concept qui est apparu dans l'administration publique vers la fin des années 1980). - « Le e-gouvernement est l’adoption par les collectivités publiques des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans son rapport avec le Souverain, et dans sa relation avec les administrés, collaborateurs et partenaires du service public » (Arthur Andersen; 2000). - « E-government […] is not just about service delivery over the Internet […]. The far more daunting challenge in the years ahead is a revolution in governance itself, a revolution in the

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fullest meaning of the word – a dramatic shift in the ways that political and social power is organized and used.” (Alberta, 2000). L'e-gouvernement est définit par la Communauté Européenne comme « l'utilisation des technologies de l'information et des communications (TIC) dans les Administrations publiques, associée à des changements au niveau de l'organisation et de nouvelles aptitudes du personnel. L'objectif est d'améliorer les services publics, renforcer les processus démocratiques et de soutien aux politiques publiques». Selon l’OCDE, l’e-gouvernement est "l’usage des technologies de l’information et de la communication et en particulier de l’Internet en tant qu’outils visant à mettre en place une Administration de meilleure qualité". Certaines de ces définitions insistent sur l’adoption et l’utilisation des technologies de l’information et des communications (TIC) par l'Administration pour transformer ses relations avec différentes parties prenantes telles que les citoyens, les entreprises et les partenaires sociaux, tandis que d'autres mettent plutôt l’accent sur la transformation des modes de gouvernance que peuvent permettre les TIC (Grölund, 2002). De toutes ces définitions, sans doute non exhaustives dans la littérature professionnelle et académique, quatre notions liées à l’e-gouvernement émergent communément :

1. l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) ; 2. l’adaptation des processus de travail et des structures de l'appareil administratif ; 3. l'amélioration de l’information, de la communication, de la coopération entre les

différents acteurs que sont les citoyens, les entreprises, les Administrations à but non lucratif,

4. l'augmentation de l'efficacité et de l'efficience des fonctions de l'Administration gouvernement.

L’e-administration présente une complexité qui ne caractérisait pas la plupart des projets informatiques mis en place jusqu’ici et qui découle de plusieurs facteurs. Le premier est que par essence l’e-administration va influencer fortement les structures de l’Administration. Le deuxième est qu’elle dépasse largement le cadre purement technologique en raison notamment du rapport très fort qu’elle entretient avec le citoyen en particulier et avec la société en général. Et le troisième facteur est que ses spécificités ne sont encore pas toutes définies. En clair, l’e-gouvernement ne consiste pas seulement à mettre les prestations de service existantes sur l’Internet. Il ne s'agit pas, non plus, du gouvernement « traditionnel » auquel on aurait rajouté l'Internet mais d'un processus radical de changement de la manière dont l'État travaille et communique en recourant au potentiel des TIC.

I.3 Les principes du é-gouvernement Les principes d'un e-gouvernement intégré sont les suivants :

1. L’offre de services (publics) électroniques sur la base d’intentions et harmonisée sur les perceptions et les besoins des citoyens et des entreprises (intention-based services);

2. La collecte unique et la réutilisation maximale de données en utilisant des sources authentiques de données;

3. Une interopérabilité maximale aux niveaux organisationnel, sémantique et technique; 4. Une réutilisation optimale - si possible - de certains développements et services d’e-

gouvernement offerts par les parties pour un e-gouvernement intégré; 5. Une intégration optimale des efforts d’e-gouvernement des pouvoirs locaux, que les

Parties reconnaissent comme acteurs importants dans la fourniture de services d’e-gouvernement.

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I.4 Les prérequis du e-gouvernement :

Le passage à l’e-gouvernement est devenu une priorité pour toutes les Administrations du

monde entier. Cependant la réussite de la mise en œuvre du e-gouvernement dépend d’un

certain nombre de conditions ou prérequis. Selon l’OCDE, les facteurs essentiels pour que le

déploiement de l’Administration électronique soit couronné de succès, sont :

1. une volonté politique clairement affirmée pour la cyber stratégie en général et le e-gouvernement en particulier, traduite par un cadre stratégique cohérent et un mécanisme financier pour amorcer la dynamique;

2. une extension, couverture et acquisition à un prix raisonnable des infrastructures permettant un accès fiable aux réseaux de communications électroniques (télécommunications, équipements informatiques) sur toute l’étendue du pays. L’initiative est assez souvent menée par les opérateurs privés du secteur de télécommunications et des TIC appuyés par des mesures politiques incitatives;

3. une aptitude des citoyens à utiliser les équipements des TIC; au besoin mener une lutte contre la fracture numérique (e-inclusion : inclusion numérique). Les autorités publiques doivent donc veiller à éviter que le e-gouvernement n’accroisse davantage la fracture numérique. Pour ce faire, un accès multiplate-forme (ordinateurs individuels, télévision numérique, terminaux mobiles, points d’accès public à l’Internet,…) aux services publics électroniques et des programmes de formation permettant d’acquérir les connaissances de base nécessaires à l’utilisation des TIC doivent être favorisés;

4. un dispositif de sécurité des infrastructures et réseaux électroniques; 5. une adaptation de l'environnement juridique, notamment en matière de réglementation

des transactions et de la signature électroniques, de la cybercriminalité et de la protection des données à caractère personnel...);

6. une étroite coopération entre les Administrations impliquées tant dans la phase de conception que dans la phase de mise en œuvre du projet e-gouvernement afin de faciliter l’échange de données entre elles et permettre ainsi la fourniture de services publics électroniques intégrés;

7. une politique d'harmonisation des différents systèmes informatiques des Administrations qui doivent être capables de communiquer entre eux; d’où la nécessité de développer l’interopérabilité.

I.5 Les risques liés aux projets e-gouvernement

La pratique révèle que les stratégies de gouvernance électronique s’exposent généralement

aux risques suivants :

se heurter à l'insuffisance de la couverture nationale en infrastructures de communication et d'un accès bon marché au débit nécessaire à la fourniture des services publics par voie électronique ;

se heurter aux barrières dues au manque de culture informatique et au manque ou à l’insuffisance de compétences nationales chargées de la mise en œuvre du projet ;

se heurter à l’insuffisance ou à l’indisponibilité des dotations budgétaires indispensables à la mise en œuvre du projet ;

exclure certaines catégories de la population n'ayant pas accès aux TIC (personnes les moins favorisées en terme d’accessibilité, personnes malvoyantes, personnes âgées...), éloignant ainsi l'Administration des administrés plutôt que de les rapprocher, et placer du coup les citoyens dans une situation d'inégalité dans le bénéfice du service public ;

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compromettre la protection de la vie privée et la confidentialité des données à caractère personnel que les citoyens ont communiquées ou que l'Administration a collectées à leur insu dans le cadre des transactions électroniques ;

compromettre la sécurité des transactions ou l'intégrité des données informationnelles transitant dans les réseaux administratifs interconnectés ;

se trouver devant une plate forme de e-gouvernement pas ou peu utilisée en cas de résistance au changement et perdre ainsi des investissements colossaux qui auraient dus être affectés à d'autres secteurs prioritaires.

II. Cas pratique de mise en œuvre du e-gouvernement : Projet G3AP : Gestion

Automatisée des Actes Administratifs et du Personnel au Niger

II.1 Considérations liminaires Relativement à la gestion de ses ressources humaines, chaque Etat moderne rêve d’une fonction publique :

Efficace ;

Simple et Rapide (en termes de procédure) ;

Fiable et sûr ;

Responsable ;

Transparente ; Ce rêve ne peut être réalisé sans des ressources humaines en quantité et en qualité bien repartis et utilisé à bon escient; ce qui pose la problématique de leur gestion que les pouvoirs publics nigériens tentent de résoudre par le recours aux TIC à travers le projet e-gouvernement « G3AP : Gestion Automatisée des Actes Administratifs et du Personnel».

II.2 Défis et problématique de la gestion des ressources humaines tels qu’ils se présentent aux pouvoirs publics nigériens

Au Niger, comme ailleurs en Afrique, les défis et préoccupations des pouvoirs publics en matière de gestion des ressources humaines se présentent comme suit :

l’Etat n’arrive pas savoir le nombre exact des agents de la fonction publique ;

l’Etat n’arrive pas à maitriser la masse salariale qui fluctue ;

« Des fonctionnaires décédés quittent leurs tombes pour toucher leurs salaires à la fin du mois » ;

des retraités continuent leurs carrières ou à percevoir leurs salaires ;

apparition des fonctionnaires fictifs dans la base de données de la fonction publique ;

la carrière de bien de fonctionnaires n’évolue pas après des années d’exercices ;

absence ou retard des incidences financières en cas d’évolution des carrières (promotion) des fonctionnaires ;

des doublons de numéros matricules sont légion dans la base de données de la fonction publique ;

les lourdeurs administratives dans le traitement des dossiers du personnel ;

l’recrudescence de la corruption dans le traitement des dossiers du personnel ;

etc……

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II.3 Recours aux TIC comme solution envisagée : Exemple du projet G3AP : « Gestion Automatisée des Actes Administratifs et du Personnel » au Niger

II.3.1 Etat des lieux de la gestion du personnel relevant de la fonction publique La situation de la gestion des ressources humaines de l’Etat se présentait comme suit:

- Le Ministère de la Fonction Publique et des Réformes Administratives est chargé de la gestion des carrières du personnel d’Etat ;

- Le Ministère des Finances est chargé de la gestion des salaires du personnel

- Un système informatique (base de données locale) est utilisé comme registre du personnel par chacun des deux Ministères;

- Il n’existe pas d’interface électronique entre les deux départements

- Il n’existe pas de fichier unique du personnel de l’Etat, les bases de données n’étant pas fusionnées, pas partagées et pas sécurisées et plusieurs utilisateurs ont des droits d’accès non garantis qui vont au-delà de leurs privilèges normaux

II.3.2 Objectif du Projet G3AP

L’objectif global du projet est recourir aux TIC pour parvenir des solutions dont entre autres :

Un allègement du travail ;

Une vitesse d’exécution accrue ;

Une réduction du temps alloué à la ‘chasse des dossiers’ ;

Une maitrise du nombre du personnel et de la masse salariale ;

Une diminution des occasions de corruption ;

Une baisse de la perte dans le registre du personnel (retrait des employés fantômes…)

Une augmentation l’efficacité de l’action gouvernementale ;

Une promotion de la gestion des carrières de la fonction publique et du personnel y relatif ;

Une préservation des ressources financières publiques en réduisant les pertes,

redondances et les irrégularités

II.3.3Description des grandes lignes et objectifs du projet G3AP

Chargé de la gestion des ressources humaines de l'Administration Nigérienne et chantier

privilégié des actions d'envergure à entreprendre, le Ministère du Travail et de la

Modernisation de l'Administration doit se réajuster et s'adapter au contexte actuel de la

mondialisation et de promotion de la gouvernance démocratique.

Pour cela, il doit renforcer et accélérer l'informatisation amorcée par des actions à l'interne

visant l'amélioration de ses prestations et performances, actions à promouvoir et à vulgariser

par la suite aux autres départements. C'est dans cette optique qu’un cahier de charges a été

élaboré par un comité technique mis en place en l'an 2001pour d'une part à définir les

orientations, les objectifs, les stratégies et à déterminer les coûts du matériel informatique

nécessaire, de la formation des agents et d'autre part à évaluer les logiciels de base et les

applicatifs de gestion administrative.

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II.3.3.1 Historique : ''Tenue du fichier du personnel de l'Etat"

Développée dans le langage cobol depuis 1982, l'application « Tenue du fichier du

personnel de l'Etat» est installée sur l'ordinateur (DPX) du Ministère des Finances en 1989.

L'application comporte les modules suivants:

- La prise en compte (saisie) des actes de gestion courante ;

- Le traitement des prévisions de départs à la retraite cadre et auxiliaire ;

- Le traitement des primes d'ancienneté ;

- Le traitement des avancements (automatiques et au choix) ;

- Le traitement des positions exceptionnelles (disponibilités, détachements, stages, sous

les drapeaux, hors cadre .... ) ;

- Le traitement des titularisations;

- Le traitement des procédures disciplinaires (suspension, exclusion temporaire, retraite

d'office, ... ) ;

- Le traitement des cessations définitives de fonctions (décès, licenciement, .... ) ;

- L'élaboration des statistiques de répartition des agents : répartition géographique, par

ministère et par catégorie, etc .... ;

Le fichier contient des informations relatives à la situation actuelle des agents de l'Etat. Sa mise

à jour se fait en différé. Différentes études ont été menées pour parfaire ce fichier dont

entre autres :

- Gestion et solde du personnel de l'Etat: rapport de diagnostic novembre 1990 ;

- Gestion et solde du personnel de l'Etat: programme d'urgence décembre 1990 ;

- Etude de mise en cohérence des fichiers (MF-FP-DAAF/MT) janvier 1991.

En raison des migrations successives sur des différents équipements déployés, l'équipe de

techniciens s'affairait à la maintenance d'une application obsolète dont la gestion reste et

demeure coûteuse et fastidieuse;

L'organisation du travail rendait le MTMA tributaire de la machine du Ministère des

Finances. La méthode utilisée était archaïque : codification et saisie des mouvements par

lots et lancement d'un "BATCH" pour le traitement en différé des fichiers permanents, édition

des erreurs et recyclage. Le fichier historique permettant la reconstitution de la carrière

d'un agent, ainsi que l'interface avec le fichier de la solde et celui des DAAF des

ministères techniques, étaient restés au stade de la conception.

II.3.3.2 Evolution : le Fichier intégré du personnel de la fonction publique

Le Fichier Intégré est une application qui a été développée en 2000, dans le but d'uniformiser

les données du personnel de l'Etat à tous les niveaux. Au départ l'idée principale était de faire

une seule saisie des actes administratifs des agents de l'Etat régis par le Statut Général de la

Fonction Publique. Cette hypothèse revient à dire que les DAAF de tous les ministères doivent

faire saisir les actes administratifs concernant leurs personnels par le biais du MTMA. Cette

structure est la seule susceptible de proposer à la solde des données administratives pour la

mise à jour. L'application a été développée, le volet Solde est opérationnel, mais les grilles de

saisie et les contrôles nécessaires avant la validation des actes ne sont pas tout à fait au point

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du côté du MTMA pour certains types d'actes administratifs. Aussi compte tenu du manque de

connexion entre le MTMA et le MEF, la saisie sur le Fichier Intégré se fait par déplacement des

agents de saisie du MTMA sur le site informatique du MEF. Il est à noter au passage qu'avant

la mise en exploitation effective du Fichier Intégré les responsabilités et les champs d'actions

doivent être tranchés entre le MTMA et le MEF.

II.3.3.2.1 L’applicatif:"Gespers"

Mise en place en l'an 2000, l'application permet de générer automatiquement certains actes

administratifs :

- Détachement ;

- Disponibilité ;

- mise en position de stage ;

- liste des prévisions de départ à la retraite ;

- mise à la retraite).

- L'application comporte trois phases essentielles qui sont:

- La création des actes administratifs sur la base des projets élaborés par les

gestionnaires ;

- la correction des erreurs éventuelles avant les visas et la signature ;

- la validation qui correspond à l'étape de mise à jour de la base de données "Gespers"

sans reprendre la saisie.

En effet cette application, qui au début a la prétention de créer, corriger et valider les

principaux actes de gestion administrative sur la base de données "Gespers" , s'est vue

amputées de toutes ses lettres de noblesse par manque de suivi.

II.3.3.2.2 Autres applications

Elles sont au nombre de trois:

- Gestion des compétences "Gescompe" : Chargée de gérer les compétences et les

qualifications des agents cadres de l'Etat, elle constitue le socle d'une gestion

stratégique du personnel de l'Etat. Cette application doit aussi prendre en compte les

agents auxiliaires de l'Etat ;

- Gestion des dossiers individuels : Chargée d'enregistrer les dossiers individuels d'une

part, d'autre part de gérer le mouvement des pièces contenues dans ces dossiers ;

- Gestion des accidents de travail : elle permet de gérer et de suivre les accidents de

travail intervenus dans le secteur privé et parapublic; Cette application a été

développée pour les besoins de l'inspection du travail de la Communauté Urbaine de

Niamey.

II.3.3.2.3 Insuffisances du fichier intégré et ébauche de solutions

Les insuffisances notoires méritent d'être mentionnées. Depuis l'an 2000, un changement

radical dans le fonds et la forme des matériels, logiciels, applications, personnel et

communications s'est opéré dans le système et de nouvelles fonctionnalités (Administration

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Réseau, Administration Base de Données, Exploitation, Etudes et Developpement) ont

apparu sans qu'aucune structure ou cadreapproprié ne les accompagne;

Le bureau des "Fiches réduites" a sombré dans une léthargie indescriptible, lesdites fiches

sont restées sans aucune mise à jour. Alors qu'à elles seules ces fiches

manuelles retracent toute la carrière de l'agent en dehors du classement dans les

dossiers des différents actes de gestion. Le service continue toujours a enregistré les

traditionnelles demandes de travaux, d'interrogation de situation d'agent rendant du coup

l'utilisateur étroitement dépendant de l'informaticien. La solution à cela consiste à former les

utilisateurs à interroger eux-mêmes directement la Base de Données par des requêtes simples.

Toutes les composantes de la structure informatique qui traite l'information administrative des

agents de l'Etat sont sous-exploitées ne répondant plus correctement à l'attente des

informaticiens, des utilisateurs et des décideurs.

A cet effet il y a lieu de noter entre autres que :

- Le réseau reste moribond, tourne au ralenti et non sécurisé ;

- La Base de Données demeure exposée ;

- L'exploitation est en différé et certains modules inachevés;

- L'administration réseau et celle de la Base de Données restent inexistantes ;

- Le personnel est insuffisant et non formé.

Or le MTMA est une entité qui brasse beaucoup d'informations chaque jour et entretient un

important échange d'informations avec ses principaux partenaires notamment les DAAF des

ministères techniques, les services gestionnaires de personnel des régions, la Solde du Ministère

de l'Economie et des Finances etc.

De ce fait les applications doivent avoir des interfaces leur permettant de communiquer avec

l'extérieur, de même que les logiciels de base doivent être compatibles ou identiques avec

ceux des partenaires.

Les Bases de Données disponibles actuellement sont très importantes, par conséquent le MTMA

doit les capitaliser, raison pour laquelle l'Oracle doit être recommandée comme Système de

Gestion de Bases de Données relationnelles avec comme frontal access.

Par ailleurs l'informatisation de la gestion administrative des agents de l'Etat doit prendre en

compte les impératifs de l'intégration du système de gestion des finances publiques.

II.4 Les Applicatifs du projet G3AP

Les modules non opérationnels sont les suivants:

- Interface solde-SGA (système de Génération Automatique des Actes) ;

- Le suivi des contrats (des secteurs: public, parapublic et privé);

- Finalisation de l'interface Direction des Recrutements et de la Formation Continue-SGA

(système de Génération Automatique des Actes non décentralisés) ;

- Finalisation de l'interface Direction de la Gestion des Carrières – SGA (système de

Génération Automatique des Actes non décentralisés);

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- Réalisation de l'interface Direction de la Discipline et du Contentieux - SGA (système

de Génération Automatique des Actes non décentralisés) ;

Réalisation de l'interface DAAF des Ministères sectoriels – SGA (système de

Génération Automatique des Actes décentralisés);

- Modules de simulation pour la DGPE (Gestion Prévisionnelle des Effectifs) ;

Création d'un site WEB: www.mfpt.ne.et son alimentation continue

(communication gouvernementale) ;

- Gestion des temps de présence ;

- Traitement des statistiques de l'emploi et du travail;

- Traitement de la législation et de la réglementation du travail, de l'emploi et de

la fonction publique;

- Gestion des Emplois et Compétences de l'Administration Nigérienne (GEC/AN) ;

- Gestion des Cadres Organiques.

Le projet G3AP a pris en compte ces fonctionnalités.

II.4.1Objectifs généraux du projet G3AP

Le projet G3AP a pour objectif l'amélioration de la gestion courante et sa rationalisation. Cela

doit se traduire par une normalisation des procédures, une célérité dans leur exécution et plus

généralement une amélioration substantielle des conditions de travail des gestionnaires. Il vise

à doter le MTMA d'instruments de pilotage et d'aide à la décision permettant de concevoir et

de suivre la mise en œuvre d'une politique du personnel répondant aux impératifs de

développement. Il ambitionne de faire de l'outil informatique un instrument de modernisation

de la gestion des services publics et d'aide à la décision.

II.4.2 Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques visés à travers la mise en œuvre du projet sont les suivants:

- Disposer d'un système de gestion du personnel intégré englobant les différents aspects

de la gestion administrative;

- Permettre à tout moment la consultation des situations individuelles et collectives du

personnel;

- Assurer une même application de la réglementation pour l'ensemble des effectifs;

- Normaliser les imprimés, les actes, les circuits et les procédures;

- Simplifier le travail du gestionnaire en le dispensant des travaux fastidieux, en l'aidant

à bien appliquer la réglementation et à maîtriser sa gestion;

- Raccourcir les délais d'élaboration des actes grâce à la vitesse du traitement

informatique;

- Donner des facilités de contrôle lors de la prise de décision;

- Humaniser les relations entre l'Administration et les personnels grâce à une meilleure

disponibilité des gestionnaires;

- Fournir à la solde des données fiables de manière à permettre une bonne gestion des

ressources financières de l'Etat.

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II.4.3 Résultats attendus

Il est attendu du nouveau système les résultats suivants:

- La mise en place d'une base de données fiable permettant la maîtrise de l'ensemble

des effectifs de la Fonction Publique;

- La mise à la disposition des gestionnaires des outils d'aides nécessaires pour la prise en

charge des opérations de gestion ;

- La simplification des tâches de calcul et de contrôle ;

- Une même application cohérente de la réglementation pour l'ensemble du personnel

de l'Etat par l'usage de l'outil informatique ;

- Le développement de la communication et l'échange d'informations entre les différents

acteurs de la gestion du personnel, notamment les services du Ministère des Finances,

ceux de la Fonction Publique et les DAAF des Ministères utilisateurs et la mise en place

d'une base de données communes ;

- La définition du rôle et des responsabilités des gestionnaires ainsi que dans la mise en

place du système ;

- La mise à la disposition des instances de décisions au niveau gouvernemental tableaux

de bord fiables sur les effectifs de la Fonction Publique.

II.4.4 Acteurs et spécification du système du system G3AP

Le système de gestion des ressources humaines G3AP fait intervenir plusieurs acteurs qui

peuvent être classés en trois types:

- les organes de décision et de pilotage (décideurs) ;

- les services de gestion des ressources humaines (les DAAF des Ministères, les

Directions Générales, les Directions opérationnelles etc .. ) ;

- les organes d'échange avec le système ( le Budget, le Contrôle Financier, la

Solde ... ) ;

II.4.4.1Description du système G3AP

Le système doit permettre d'assurer les fonctionnalités d’amélioration de la gestion

administrative du personnel dans tous ses aspects. Il s’agit d’assurer toutes les opérations

administratives depuis le recrutement jusqu'au départ définitif, dont notamment les procédures

de recrutement, de promotion, de congés, les procédures disciplinaires, les retraites etc.

Que ce soit pour les actes collectifs ou individuels, on présente ci-après les principes de leur

prise en charge, l'exécution de toutes les opérations jusqu'au classement final dans le dossier

de l'agent.

a) la gestion des actes collectifs :

Les actes collectifs correspondent à des opérations systématiques répétées une ou plusieurs fois

par an et portant sur plusieurs agents. Par exemple :

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- les recrutements collectifs ;

- les titularisations ;

- les avancements et les promotions ;

- les retraites;

Ils se caractérisent par le nombre de cas traités simultanément, toujours par définition

supérieure à un, et surtout par le fait qu'une recherche de tous les agents concernés doivent

être à priori entreprise dans la base de données. L'expérience montre que sans l'aide de

l'ordinateur le travail d'ensemble reste toujours entaché d'erreurs et d'oublis qui sont à l'origine

d'un certain nombre d'irrégularités.

b) la gestion des actes individuels

Ce type de gestion prend en charge les événements individuels qui interviennent dans la

carrière de l'agent :

- les congés ;

- les absences ;

- les positions administratives ;

- les procédures disciplinaires ;

- les départs définitifs ;

- etc ...

La prise en charge automatique des actes suppose:

- La saisie des données concernant chaque acte ;

- la mise à jour des fichiers ;

- l'édition automatique des actes ;

- la validation (signature des gestionnaires qui permet de mettre les données

administratives à la disposition du Fichier Intégré sans resaisir).

c) La gestion des échéances

Il est bien connu que le problème des échéances constitue une grande difficulté de la gestion

administrative du personnel. En général presque tous les actes entraînent la création

d'échéances, c'est-à-dire d'actions ultérieures à prendre en compte à l'expiration d'un certain

délai une disponibilité par exemple a pour échéance la fin de disponibilité: à cette date il faut

s'assurer que l'agent a repris service ou a demandé un renouvellement. Fournir un outil d'aide

à la gestion des échéances serait d'un apport certain pour les gestionnaires en ce qui concerne:

- le suivi de l'évolution des dossiers en cours ;

- l'évaluation automatique des rendements.

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d) La gestion budgétaire des effectifs

La gestion budgétaire des effectifs est un élément important de la gestion du personnel. Le

système prend en charge ce problème surtout que c'est à partir des effectifs budgétaires que

les décisions de recrutement ou de réintégration sont prises. Il s'agit essentiellement de gérer

les éléments constitutifs des effectifs et d'effectuer les mises à jour correspondant lors de la

prise en charge des évènements ayant des incidences financières sur les effectifs budgétaires.

Les principales opérations de la gestion des effectifs sont:

- Création des effectifs au début de l'année après promulgation du budget ;

- Mise à jour automatique des effectifs lors de la prise en charge des actes ;

- Cette procédure permet de connaître à tout instant les effectifs prévus par le budget,

le nombre de postes occupés et les postes vacants.

- Son usage permet aussi de mieux maîtriser les effectifs et d'introduire une plus grande

rigueur dans la gestion des ressources budgétaires de l'Etat.

- Le système devrait fournir des éléments fiables pour une préparation rationnelle du

budget du personnel de l'Etat.

e) La gestion prévisionnelle

Il s’agit de :

- Produire des statistiques périodiques détaillées utiles pour la gestion courante et le

suivi du comportement du système ;

- Elaborer le tableau de bord du personnel est un ensemble d'indicateurs mis à la

disposition des décideurs mesurant les écarts entre les réalisations et les objectifs afin

qu'on prenne ou fasse prendre les décisions correctives en temps utile ;

- Mettre en place des modèles de simulation qui ont pour objectif de tester les diverses

hypothèses de politiques de personnel à moyen et long terme.

f) L'Interface solde

L'échange d'informations entre la gestion administrative et de la solde (système de gestion des

salaires de l'Etat) est nécessaire, il y a lieu d'informer le système de la solde de tous les

mouvements ayant une incidence sur les salaires, ce qui suppose le développement d'une

procédure d'échange de données à partir des mouvements administratifs générés par le

système de gestion automatique des actes. Cet échange permet une mise à jour incrémentale

(transfert quotidien des occurrences de mise à jour) de la base de données du système des

salaires à partir de la base de données administrative.

g) La mise à disposition d'une base des données du personnel

La base de données constitue l'ensemble des domaines du système de gestion

des personnels de l'Etat à savoir :

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- les données individuelles concernant chaque agent ;

- les historiques ;

- les statistiques ;

- les données de la réglementation, statuts particuliers, tables ....

La base de données doit être d'une part la plus exhaustive possible, c'est à dire contenir toutes

les informations utiles sur le personnel d'une part et d'un accès facile et commode pour les

utilisateurs d'autre part.

h) La mise en place d'un serveur central

Elle consiste a consisté à doter le MTMA d'un serveur central et de postes de travail. La base

de données et les logiciels sont hébergés sur ce serveur et seront mis à jour via les réseaux

locaux ou les postes de travail des ministères gestionnaires par le biais des lignes de

communication dont la nature est à déterminer en commun accord.

Offrir le maximum de souplesse d'utilisation, compte tenu des possibilités techniques actuelles

et faciliter le travail des gestionnaires chargés du suivi des dossiers et d'élaboration des actes

de gestion en mettant à leur disposition des informations fiables et complètes permettant :

- d'utiliser les données existantes ;

- d'éviter les redondances des informations et les contradictions;

- de mieux gérer le personnel ;

- Veiller à la standardisation des procédures, des documents, et des méthodes de travail au niveau des structures chargées de la gestion du personnel de l'Etat.