Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3

Seminář pro příjemce finanční podpory

z OP RLZ, opatření 3.3 Seminář pro příjemce finanční podpory

z OP RLZ, opatření 3.3

3. prosince 2007

Hradec Králové

3. prosince 2007

Hradec Králové

TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.

Program

9:00 – Zahájení semináře 9:10 – Projektová část monitorovacích zpráv 10:15 – Přestávka10:30 – Finanční část monitorovacích zpráv11:30 – Oběd12:30 – OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost13:00 – Legislativně právní úprava, OP LZZ13:45 – Diskuze14:00 - Ukončení semináře

Projektová část monitorovacích zpráv

Obsah prezentace

1. Všeobecné informace

2. Nejčastější chyby při předkládání monitorovacích zpráv – projektová část

3. Závěrečná monitorovací zpráva – projektová část

4. Kontrola v rámci OP RLZ

5. Informace o auditu Evropské komise

Všeobecné informace

Regiocentrum Nový pivovar

Adresa:

Krajský úřad KHK

Soukenická 57

500 03 Hradec Králové

www.kr-kralovehradecky.cz

Regiocentrum Nový pivovarKontaktní osoby

Ing. Jitka Hejlová projektová manažerka OP RLZbudova SO.4c, kancelář N3.439, tel.: 495 817 586 [email protected]

Ing. Ludmila Jenčováfinanční manažerka OP RLZbudova SO.4c, kancelář N3.443, tel.: 495 817 217 [email protected]

Ing. Iva Reicheltováfinanční manažerka OP RLZbudova SO.4c, kancelář N3.444, tel.: 495 817 282 [email protected]

Iva Slavíkováfinanční manažerka OP RLZbudova SO.4c, kancelář N3.444, tel.: 495 817 129 [email protected]

mailto:[email protected]




























Internetové stránky

www.kr-kralovehradecky.cz

sekce

Evropská unie, EHP - granty a dotace Finanční podpora na úrovni kraje

OP Rozvoj lidských zdrojů (2004-2006)

Internetové stránkysekce

Evropská unie, EHP – granty a dotace

Finanční mechanismy Informace k operačním programům (OP VK, OP LZZ) Školení a semináře

Projektové záměry – konzultační činnostIng. Jan Špelda, tel.: 495 817 499 [email protected]








Nejčastější chyby při předkládání MZ projektová část

1. Monitorovací zpráva (MZ)

A. MZ není podepsaná statutárním zástupcem/oprávněnou osobou. Chybí razítko organizace.

B. Nejsou podrobně popsány klíčové aktivity projektu.

C. Nejsou popsány všechny realizované i plánované klíčové aktivity projektu.

D. V případě změny harmonogramu není tato změna + její zdůvodnění popsáno v MZ v bodě 11 „Věcné změny“. Není přiložena příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram projektu.

E. Nejsou vyplněny zdroje dat a komentář k monitorovacím ukazatelům.

2. Příloha č. 1Monitorovací ukazatele (MU)

A. MU nejsou vygenerovány se správným číslem grantového schématu (CZ.04.1.03/3.3.08)

B. V poli „Stav k datu“ není uveden konec monitorovaného období.

C. U relevantních ukazatelů chybí členění na ženy.

D. Ukazatel 1.04.00. Počet podpořených organizací není dále členěn na organizační formu a charakter činností.

E. Nesprávně zařazeny účastníci kurzů, školení apod.

Monitorovací indikátory pro OP RLZ, opatření 3.3

Výstupy:

1.01.00.A(F)1.02.00.A(F)

1.04.00.A1.08.00.A(F)1.10.00.A(F)1.11.00.A(F)1.25.00.A(F)1.26.00.A(F)1.33.00.A(F)1.34.00.A(F)1.35.00.A(F)

Výsledky:

2.09.00.A(F)

2.12.00.A(F)

2.19.00.A(F)

2.20.00.A(F)

2.31.00.A(F)

2.33.00.A(F)

1.01.00.A(F) Počet podpořených osob poskytujících služby

nebo podporujících poskytování služeb

osoby, které v rámci realizovaných projektů získaly jakoukoliv formu podpory

osoby, které jsou podpořeny nikoli proto, aby zlepšily své postavení na trhu práce, ale aby zlepšily kvalitu poskytovaných služeb

každá osoba je započítávána tolikrát, kolik podpor obdržela

jedná se například o pracovníky služeb zaměstnanosti, pracovníky organizací zajišťujících služby v oblasti trhu práce, sociálních služeb, vzdělávání

1.08.00.A(F) Počet podpořených pracovníků – lektorů, metodiků,

konzultantů a řídících pracovníků – v kurzech

celkový počet osob, které se zúčastnily podpořených kurzů

např. počet lektorů, kteří budou v rámci projektu proškoleni (v kurzech)

podmnožina ukazatele 1.01.00.A(F)

výsledkem (např. získáním certifikátu) je ukazatel 2.19.00.A(F) Počet podpořených pracovníků, u kterých podpora splnila účel

1.04.00.A Počet podpořených organizací

zahrnuje se sem organizace předkladatele projektu a její partneři, kteří jsou uvedeni v žádosti o finanční podporu z OP RLZ

nezapomínat na členění dle organizační formy (1.04.01.A – 1.04.06.A) dle charakteru činností (1.04.07.A – 1.04.11.A)

1.33.00.A(F) Počet účastníků kurzů – poskytovatelů služeb s

komponentou informačních technologií

celkový počet účastníků kurzů, kde byl tématický celek výuky (min. 40 hodin) věnován informačním technologií

ukazatel hodnotící naplňování horizontálních témat programu

týká se pouze podpořených osob, ne pilotních kurzů

1.34.00.A(F) Počet účastníků kurzů – poskytovatelů služeb s

komponentou životního prostředí

celkový počet účastníků kurzů, ve kterých je problematice životního prostředí věnován tématický celek výuky v rozsahu min. 5% celkového času a minimálně 1hodiny

ukazatel hodnotící naplňování horizontálních témat programu

týká se pouze podpořených osob, ne pilotních kurzů

1.25.00.A(F) Podíl účastníků kurzů s komponentou

informačních technologií

podílový ukazatel, který se automaticky dopočítá při nahrávání do MSSF Monit

1.33.00/1.08.00 x 100 = 1.25.00 v %

1.26.00.A(F) Podíl účastníků kurzů s komponentou životního

prostředí

podílový ukazatel, který se automaticky dopočítá při nahrávání do MSSF Monit

1.34.00/1.08.00 x 100 = 1.26.00 v %

1.35.00.A(F) Počet osob proškolených v pilotním ověřování v

podpořených vzdělávacích programech

podpořen je vytvořený vzdělávací program, jehož kvalita a účinnost je ověřována na pilotních účastnících

pilotní ověřování je součást tvorby vzdělávacích programů a proto se nejedná o přímo podpořené osoby

nelze tedy vystavit akreditovaný certifikát, ale pouze osvědčení či potvrzení o absolvování

osoby z 1.35.00.A(F) se nemohou započítávat do žádných jiných ukazatelů, které jsou určeny pro přímo podpořené osoby (1.33.00.A(F), 1.34.00.A(F), 1.08.00.A(F) a jiné)

1.35.00.A(F) Počet osob proškolených v pilotním ověřování v

podpořených vzdělávacích programech

3. Příloha č. 3B Přehled čerpání veřejné podpory

podle de minimis

A. Příloha není vůbec doložena.

B. Chybně uvedené částky.

C. Nezapomínat přiložit novou přílohu č. 3B v případě změny uznatelných nákladů!

Než předložíte monitorovací zprávu…

shrnutí o 12 bodech, na které si je nutné před podáním monitorovací zprávy odpovědět kladně

ke stažení na internetových stránkách

4. Publicita a propagace projektu

Dodržování a provádění publicity dle stanovených pravidel je velmi důležité a bude předmětem kontrol.

Každý příjemce je povinen informovat širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR.

Kdykoliv je to možné měl by být použit i popis ESF.

Logo ESF v ČR a logo EU musí být použito na všech příslušných školících, informačních a propagačních materiálech, ve školících místnostech, na zařízení a vybavení zakoupených z prostředku EU, dokumentaci k projektu atd.


Společně s logem ESF se vždy používá vlajka EU!

Při umístění vlajky EU mohou být použity dvě velikosti.

Vlajka EU může být také v černobílé variantě.


Samostatnou zkratku ESF lze použít pouze v graficky zpracované podobě ve formě podtisku.

Společně s logem ESF a logem EU lze použít i logo realizátora (nikoli partnera)!

Logo ESF a vlajka EU nesmí být menší než logo příjemce podpory.

Nejmenší možná velikost log je 6 mm.

5. Výběrová řízení na dodávku zboží nebo služeb

do 100 000,- Kč (bez DPH)

od 101 000 – 500 000,- Kč (bez DPH)

od 500 001 – 1 999 999,- Kč (bez DPH)

od 2 000 000,- a) příjemce je veřejným zadavatelem

b) příjemce není veřejným zadavatelem

5. Výběrová řízení na dodávku zboží nebo služeb

Nesmí docházet k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu pod stanovené limity.

Vzít v úvahu všechna obdobná, spolu související plnění, která se zamýšlí pořídit v průběhu realizace projektu např. vedení účetnictví externí firmou, nákup služeb lektorů, nájem nemovitostí a nebytových prostor (s výjimkou již stávajících), výroba a tisk propagačních materiálů, zhotovení a průběžná aktualizace internetových stránek, příprava vzdělávacích modulů, nákup zařízení a vybavení atd.

Závěrečná monitorovací zpráva projektová část

Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ)

dle Smlouvy o poskytnutí dotace se předkládá nejpozději do 1 měsíce od ukončení doby realizace projektu

cílem je zhodnotit úspěšnost celého projektu

formulář ZMZ je identický s formulářem průběžné MZ

vhodné vypracovat souhrnnou informaci o realizovaném projektu, která bude přílohou ZMZ a bude obsahovat minimálně tyto náležitosti:

1. Identifikační údaje – název příjemce, název projektu, datum zahájení a ukončení projektu, příp. partnery,

2. Stručný popis průběhu realizace projektu – celkový průběh klíčových aktivit a jejich způsob realizace, zhodnocení zvoleného způsobu práce, nejdůležitější milníky projektu, co se osvědčilo, co nikoliv a proč,

3. Dosažené cíle projektu – co bylo dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy a produkty projektu, porovnání dosažených cílů s plánem

4. Zpětná vazba od cílových skupin – zdroje hodnocení (dotazníky, rozhovory), hodnocení realizovaných aktivit cílovými skupinami, přínos,

5. Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů – plánované a dosažené hodnoty, zdůvodnění nedosažených aktivit,

6. Publicita projektu – články v tisku, odborných časopisech, konference, workshopy, semináře,

7. Udržitelnost projektu – pokračování, rozšiřování, zajištění udržitelnosti,

8. Další náležitosti – problémy při realizaci (překážky), horizontální témata (jak byla zohledněna) a podobně

Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ)

Kontrola v rámci OP RLZ

„Důvěřuj, ale prověřuj!“„Důvěřuj, ale prověřuj!“

Základní druhy kontrol

Předběžná – konaná před uzavřením smlouvy o poskytnutí finanční podpory, prověření, zda žadatel splňuje všechny stanovené podmínky

Průběžná – prověřuje, zda jsou v průběhu použití veřejných prostředků dodržovány stanovené podmínky

Následná – prověřuje soulad výsledků se schválenými záměry, dosažení deklarovaných cílů, efektivnost a účelnost použití veřejných prostředků

Průběžná kontrola

Administrativní – na základě monitorovacích zpráv, žádostí o platbu, vyúčtování předložených dokladů

Fyzická (na místě) – ověřuje, zda deklarovaný stav odpovídá skutečnému, prováděna alespoň 1x za dobu trvání projektu

Kontrola v rámci OP RLZ

Zaměření kontroly:

1. Dodržování právních předpisů a stanovených pravidel

2. Plnění deklarovaných cílů projektu

3. Hospodárnost, efektivnost a účelnost vynaložených veřejných prostředků

Konkrétní zaměření fyzické kontroly projektu

1. Dokumentace k projektu – k dispozici musí být smlouva, dodatky, partnerská smlouva, materiály z výběrových řízení, monitorovací zprávy, žádosti o platbu, přehled aktivit a doložení plnění indikátorů, účetní doklady

2. Úplnost dokumentace k prováděným kurzům/seminářům – osnovy kurzů, způsob náboru účastníků, seznam účastníků a jejich oprávněnost, prezenční listiny, zapojení lektorů, školící podklady/pomůcky, kopie vydaných osvědčení o absolvování kurzů, hodnocení kvality a přínosu kurzu pro účastníky apod.

Konkrétní zaměření fyzické kontroly projektu

3. Úplnost dokumentace k vyvíjeným modulům, metodikám – zápisy z jednání pracovních skupin, hmotné výstupy, žádost o akreditaci, oznámení o udělení akreditace (je-li relevantní)

4. Plnění výstupů projektu – sledování naplňování indikátorů

5. Čerpání finančních prostředků – nastavení systému finanční kontroly projektu, vedení účetnictví, soulad čerpání s rozpočtem, výběr vzorku dokladů z každé kapitoly rozpočtu, dodržení pravidel pro výběr dodavatelů

6. Průběh vybraných aktivit v případě fyzické účasti na akci – forma vedení semináře, evidence účastníků, publicita, podkladové materiály pro účastníky, hodnocení semináře

Zjištěné nedostatky z kontrol projektů

Vyskytuje se neznalost a nezkušenost žadatele v ekonomické oblasti – porušování právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, zákoník práce – pracovní smlouvy, cestovní náhrady).

Nepřehlednost, nedostatečná průkaznost a velice špatná formální úroveň předložených dokladů.

Účetní doklady neobsahují předepsané náležitosti (čísla dokladů, podpisy, obsah účet. případu).

Nesprávné opravy účetních dokladů – přepisováno, škrtáno, rozporné údaje = nesrozumitelnost.


Faktury nejsou podloženy objednávkami, dodacími listy, rozpisy provedených prací apod.

Faktury jsou vystaveny dříve než jsou provedeny práce.

Jsou propláceny zálohové faktury, které nejsou následně vyúčtovány.

Velké nedostatky především ve vykazování a proplácení mezd a cestovních náhrad.

Není vedena průkazná evidence pořízeného majetku, není prováděna inventarizace.


Proplácení výdajů, které očividně nesouvisejí s projektem.

Nedostatečné doložení účelu, potřebnosti, nezbytnosti, souvislosti a efektu výdajů pro realizaci projektu.

Riziko duplicity proplácení stejných výdajů z více veřejných zdrojů.

Informace o auditu Evropské komise


ze seznamu projektů bylo vybráno cca 30 projektů, které EK navštíví v místě realizace projektu,

v současné době bylo zkontrolováno 8 projektů,

mezi nejčastěji problémové a dotazované oblasti patří tyto:

1. Cíle projektu – co bylo dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy a produkty projektu, porovnání dosažených cílů s plánem

2. Výdaje projektu – zda byly účelně využity, jaký význam měly při naplňování cílů projektu

3. Publicita projektu


4. Rovné příležitosti – auditoři se ptají, zda byli např. hendikepovaní či jiné sociálně vyloučené skupiny společnosti aktivně oslovovány (inzeráty, přímé oslovování apod.)

5. Udržitelnost projektů – ohlas projektu, získaná akreditace, další potenciální zájemci apod.

6. Rozpočítávání (nepřímých) výdajů na energii, nájem, počítače a jiné vybavení, pokud je současně využíváno i pro potřeby firmy (odpovídající metodika výpočtu)


7. Výkazy práce – vykazují se stále stejné činnosti; je nárokováno přesně to, co je v rozpočtu = neodpovídá skutečnosti; auditoři ověřují (buď z účetnictví nebo dotazem na jednotlivé náhodně vybrané zaměstnance), zda byly mzdy opravdu vyplaceny

8. Upozorňují na tendenci v některých členských státech EU – nakupovat ke konci projektu věci, které již nejsou pro projekt nezbytné!!! např. tiskárna, kopírka, nábytek, letáčky informující o kurzech po skončení projektu… = neuznatelný výdaj

9. Indikátory – je nutno odlišovat počty podpořených osob a počty osob, které se účastní jednotlivých školení

Děkuji za pozornostDěkuji za pozornost

Ing. Jitka Hejlová,

[email protected]

tel.: 495 817 586


Documents

Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3