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Seminario 6 (8 de mayo de 2013)

Los tipos de transición

Webinar TRANS-FORM-E

Transición al Formato Electrónico de la Contratación Pública

Una iniciativa de la comunidad dé prácticas de contratación pública y

del blog de contratación pública electrónica

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AGENDA • Intención de los seminarios

• Conceptos básicos de la Transición

• Dimensiones de la Transición

• Elementos clave de la Transición

• Tipos de Transición

• Reflexiones finales

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INTENCIÓN DE LOS SEMINARIOS SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Intención de los seminarios

1. Difundir información y promover la comunicación – De todos y para todos con ayuda de la Comunidad de Contratación

Pública.

2. Asesorar en alguna o varias de las siguientes facetas: – Plantear posibilidades para hacer la transición al formato

electrónico

– Proporcionar perspectiva intra y extra organización

– Desarrollar una filosofía de trabajo nueva provocada a partir de la transición

– Facilitar la consciencia del cambio necesario

3. Generar comunidad y diálogo en torno a la transición – Dinamizar la comunidad

– Generar compromiso

– Proporcionar reputación genuina

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….. y un deseo Formar una comunidad de práctica y un cuerpo de conocimiento suficiente que permita a las organizaciones afrontar …

una TRANSICIÓN AGIL y ASEQUIBLE al formato electrónico en la Contratación Pública para poder alcanzar los objetivos políticos que se propongan

Resultado final de los seminarios :

Un MAPA para la TRANSICIÓN ÁGIL

a la Contratación Pública Electrónica

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Los seminarios

1. La visión general de la transición y los fundamentos técnicos y jurídicos

2. La organización necesaria para la transición

3. Arquitectura, interoperabilidad y estándares

4. El gobierno de la TI y la gestión de proyectos en la transición

5. La gestión del cambio y la gestión del valor

6. Tipos de transición, modelos de soporte y evolución.

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CONCEPTOS BÁSICOS DE LA TRANSICIÓN

SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Conceptos básicos

• Estado Inicial

– Conocer de forma real donde estamos, como estamos contratando en la actualidad

• Estado Final

– Identificar y relatar la visión de cómo queremos contratar en un futuro cercano, que fases vamos a realizar para llegar a él, y definir los objetivos principales que queremos alcanzar

• Transición

– El tiempo y las actividades necesarias para pasar del estado inicial al estado final.

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Contratación Actual (papel)

Contratación Futura

(electrónica) Transición:

• Ágil y ajustada • Empezando de un modo Simple • Autonomía y competencia • Gestión del cambio • Modelo y Principios del Gobierno corporativo de la TI

Dirección:

• Valor • Riesgo • Recursos

Resultados:

• Trasparencia • Ahorro • Eficiencia, Eficacia • Sostenible (apoyo a las PYMES)

Conceptos básicos

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DIMENSIONES DE LA TRANSICIÓN SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Dimensiones de la transición

• Necesidad. Si no se percibe como necesaria la transición generará rechazo y resistencia.

• Visión: Si no se comunica la visión y la estrategia habrá incertidumbre.

• Plan: Si no se diseña y sigue un plan se generará caos.

• Recursos: Si no se proporcionan recursos por parte de la organización se generará frustración.

• Competencias: Si no hay conocimiento y competencias suficientes se generará miedo.

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ELEMENTOS CLAVE DE LA TRANSICIÓN

SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Elementos clave • Identificar y describir el estado inicial y el estado final

• Incorporar al menos los siguientes elementos:

– Transición ajustada y ágil.

– Desde un sistema simple que funciona. No incluir complejidad

innecesaria.

– Tratar de conseguir autonomía y competencia en el formato

electrónico en las personas.

– Una gestión del cambio capaz de manejar la resistencia al cambio de

las personas involucradas en la contratación.

– Dado que es una transformación habilitada por la tecnología incorporar el

modelo y los principios del gobierno corporativo para el uso de la TI.

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Identificar estados

• El estado inicial

– Problemas actuales

– Cambios de escenarios

– Peticiones al servicio de contratación

• Estado final

– Los objetivos que se quieren conseguir.

– Soluciones que no crean problemas ahora ni en el futuro.

– Compromisos y recursos disponibles

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Transición Ágil y Ajustada

• Incorporar los principios del movimiento ágil

– Interacción entre personas antes que procesos y herramientas.

– Herramientas que funcionan antes que documentación exacta y completa

– Colaboración cliente proveedor antes que negociación de contrato

– Responder al cambio antes que seguimiento ciego del plan.

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Transición Ágil y Ajustada

• Incorporar los principios del movimiento lean (ajustado)

– Eliminar los desperdicios.

– Seguir rutinas que funcionen.

– Todo es susceptible a mejorar.

– Exponer resultados en público y a la vista de todos

– Escuchar y seguir las experiencias

– Utilizar herramientas para "tontos".

– Actuar con disciplina y con el objetivo de crear valor.

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Desde un sistema simple

• La contratación pública es compleja

• El formato electrónico requiere una transformación.

• No se puede trasformar un sistema complejo desde otro sistema complejo.

• Hay que empezar desde un sistema simple que funcione y se entienda por todos e incorporar complejidad a través de la evolución y el mantenimiento.

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Autonomía y Competencia

• El formato electrónico tiene características diferentes al formato papel

• Y las herramientas electrónicas producen un desplazamiento de las personas hacia actividades de un mayor valor.

• Este desplazamiento tiene que dotar de competencia lo antes posible a las personas que hacen la contratación

• Y tienen que ser autónomas en el formato electrónico y en el uso de estas herramientas

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Gestión del Cambio

• Las ocho fases de John Kotter para la gestión del cambio. 1. Sentido de la urgencia

2. Un equipo con autoridad

3. Una visión y una estrategia

4. Comunicar visión y estrategia para obtener apoyos y autoridad

5. Tener autoridad para actuar

6. Lograr resultados rápidos aunque sean pequeños

7. Perseverar

8. Fijar el cambio en la cultura de la organización

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Modelo y Principios de gobierno corporativo de la TI

• Hemos visto que los modelos y principios de la norma ISO 38500 tienen una parte de responsabilidad, otra de estrategia, otra de resultados y otra de comportamiento.

• La norma persigue el uso de la TI, y normalmente los pliegos y las técnicas de los proveedores persiguen la entrega de los productos y servicios de la TI.

• Si conjugamos ambas de forma lógica tendremos una transición con más probabilidades de éxito.

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TIPOS DE TRANSICIÓN SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Tipos de Transición

• Incremental

• De golpe

• La Imposible

• La recomendada

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Tipos de Transición

• Incremental

– Desde un sistema simple que funciona ( lo hacen funcionar las personas encargadas de ello), se van haciendo evoluciones controladas hasta alcanzar el grado de complejidad y sofisticación que requiera la organización que implanta.

– Hay que asegurar que la evolución y mantenimiento posteriores no se convierten en un problema mayor que el que se planteaba inicialmente.

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Tipos de Transición

• De golpe

– Se analizan y diseñan los sistemas y se construyen para hacer una implantación que cambie todo a la vez.

– Se integran los sistemas de contratación con todos los sistemas relacionados.

– Se automatizan documentos y procedimientos.

– Se da formación y se hace un lanzamiento global

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Tipos de Transición

• La imposible

– Diseñar desde la nada un sistema complejo y tratar de ponerlo en marcha con una implantación disruptiva.

– Con todas las integraciones.

– Con todos los automatismos.

– Sin el alineamiento organizativo necesario para hacer que la estrategia de la transición tenga éxito.

– No se tiene en cuenta el factor humano

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Tipos de Transición

• La recomendada

– Transición Ágil y Ajustada

– Desde un sistema simple que funciona y evoluciona hasta el grado de complejidad deseado (sin perder nunca de vista el funcionamiento continuo)

– Utilizando el modelo y los principios del gobierno corporativo de la tecnología de la información y las técnicas de control de proyectos.

– Gestionando la resistencia al cambio de los agentes que intervienen de forma proactiva

– Poniendo el acento en la autonomía y competencia de las personas que tienen que poner en marcha la transición .

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Evolución, Mantenimiento y Soporte

• Si tenemos que empezar por algo simple que funciona hay que garantizar que puede evolucionar sin causar un problema mayor.

• Si el formato electrónico es la nueva base hay que garantizar que lo podemos mantener.

• Si la autonomía y la competencia son la clave del compromiso hay que poder soportar cualquier duda o recomendación que surja, a través de, por ejemplo, comunidades de práctica.

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Madurez Organizativa y presupuesto

• La forma optima de implantación debe permitir alcanzar una madurez organizativa en el formato electrónico ya que el ritmo de incorporación de complejidad lo marca la propia organización.

• De igual modo el presupuesto de la transición puede ser planificado a lo largo de varios ejercicios, acomodando así la transición y la existencia de presupuesto de forma adecuada para cada organización.

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REFLEXIONES FINALES SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Reflexiones finales

• Determinar el valor antes de las compras: con métricas en alguno o varios de los objetivos generales

• La contratación pública electrónica no es la meta es el punto de partida: no se pueden conseguir los objetivos sin el formato electrónico

• El valor que se pide a la contratación pública no puede realizarse en el formato papel

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Reflexiones finales

• Pero el valor no está en el formato electrónico, el formato electrónico es la condición necesaria.

• La transición a la contratación pública electrónica requiere:

• Transición ágil y ajustada

• Desde un sistema simple que funciona.

• Gestión del cambio

• Autonomía y competencia de los agentes

• Modelo y principios del gobierno de la TI

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Seminario 6 (8 de mayo de 2013)

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