Seminario Conceptos de Administración de Proyectos Master Pedro Morales, PMP Universidad Nacional MATI Ministerio de Hacienda

SeminarioConceptos de

Administración de Proyectos

Master Pedro Morales, PMP

Universidad NacionalUniversidad NacionalMATIMATI

Ministerio de HaciendaMinisterio de Hacienda

Definiciones

UNAUNAMATIMATI Seminario Conceptos


Que es un Proyecto?

“Un Proyecto es un esfuerzo temporaltemporal efectuado para crear un producto ó servicio únicoúnico”

TemporalTemporal – Cada proyecto tiene definido su principio y su final.

ÚnicoÚnico – El producto o servicio es diferente en alguna forma de productos y servicios similares.



Que es Administración de Proyectos?

Administración de Proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto de manera que se alcancen ó excedan las necesidades o expectativas de los auspiciadores del proyecto.



Que es un Programa?

“Un Programa es un grupo de proyectos administrados en una forma coordinada para obtener beneficios no disponibles si se manejan en forma individual.

Muchos programas también incluyen elementos de la operación diaria.”



Que es el ciclo de vida de un Proyecto?

Una colección de fase cuyo número y nombre son determinados por la necesidad de control de la organización ejecutadora.



Ciclo de vida típico de un Proyecto

Level of:Level of:•EffortEffort•StaffingStaffing•CostCost

Concept Develop Implement CloseoutConcept Develop Implement Closeout

TimeTime



Stakeholders

“Los Stakeholders de un proyecto son los individuos o organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, cuyo interes puede ser positivo ó negativo.”

Stakeholders claves son:– Administrador de proyecto– Clientes– La organización ejecutora– Sponsor (Patrocinador)



Influencias Organizacionales en Proyectos

Organizaciones basadas en Proyectos

Organizaciones NO basadas en Proyectos

Cultura y estilo Organizacional

Estructura Organizacional



Habilidades Administrativas Claves

Liderazgo

Comunicación

Negociación

Resolución de Problemas

Influenciar a la Organización



Tres áreas generalmente aceptadas del Conocimiento y la Practica

PMBOKPMBOK

General ManagementGeneral Managementknowledge knowledge and practiceand practice

General ManagementGeneral Managementknowledge knowledge and practiceand practice

Project Management Project Management knowledge knowledge and practiceand practice

Application AreaApplication Areaknowledge knowledge and practiceand practice

Procesos de Administración de Proyectos



Los Procesos en la Adm. Proy.

La Admin. de Proyectos tiene 5 grupos de procesos o fases.La Admin. de Proyectos tiene 5 grupos de procesos o fases. Ellas están relacionadas por el Ellas están relacionadas por el tiempotiempo

Initiation Initiation ProcessProcess

Planning Planning ProcessProcess

Controlling Controlling ProcessProcess

Executing Executing ProcessProcess

Closing Closing ProcessProcess



Areas del Conocimiento en Adm. Areas del Conocimiento en Adm. ProyectosProyectos

PMI reconoce 9 areas del conocimiento en Adm. Proy.PMI reconoce 9 areas del conocimiento en Adm. Proy.Estas están relacionadas a Estas están relacionadas a habilidadeshabilidades

Integration Management Scope Management Time Management Cost Management Quality Management Human Resource Management Communications Management Risk Management Procurement Management



The PM ProcessesThe PM Processes

Inside each Inside each ProcessProcess is where you apply the is where you apply the KnowledgeKnowledge areas areas

In In InitiatingInitiating you have: you have:In In PlanningPlanning you have: you have:

In In ExecutingExecuting you have: you have:

In In ControllingControlling you have: you have:

In In ClosingClosing you have: you have:

• Scope ManagementScope Management..• Scope, Communications, Scope, Communications,

Quality,HR, Risk, Quality,HR, Risk, Procurement, Time, Cost, Procurement, Time, Cost, IntegrationIntegration..

• Integration, Communication, Integration, Communication, Procurement, HR, QualityProcurement, HR, Quality..

• Communications, Scope, Communications, Scope, Time,Schedule,Cost, Risk, Time,Schedule,Cost, Risk, Integration, QualityIntegration, Quality..

• Communication, ProcurementCommunication, Procurement

11.4Risk Response

Control

Core Process

INITIATING PROCESS

Core Process

10.2InformationDistribution

9.3Team

Development

8.2Quality

Assurance

5.1Initiation

7.1ResourcePlanning

6.2Activity

Sequenting

6.3ActivityDuration

Estimating

6.4Schedule

Development

4.1Project PlanDevelopment

PLANNING PROCESS

8.1Quality

Planning

9.1Organizational

Planning

10.1Communication

Planning

9.2Staff

Acquisition

11.2Risk

Identification

12.1Procurement

Planning

11.3Risk ResponseDevelopment

12.2Solicitation

Planning

11.1Risk

Identification

4.3OverallChangeControl

Core Process

5.5Scope Change

Change

8.3QualityControl

6.5ScheduleControl

7.4Cost

Control

Facilitating Process

Core Process

EXECUTING PROCESS

CLOSING PROCESSCONTROLLING PROCESS

4.2Project PlanExecution

Core Process



12.3Solicitation

12.4Source

Selection

5.4Scope

Verification

12.5Contract

Administration¥¢

Integration

Scope

Time

$Cost

Quality

Human Resource

¥¢ Procurement

5.2Scope

Planning6.1

ActivityDefinition

7.2Cost

Estimating

7.3Cost

Budgering

$

$

5.3Scope

Definition

$

12.6ContractCloseout

10.3Performance

Reporting

$

¥¢

¥¢¥¢

¥¢

Risk

Communications

¥¢

10.4Administrative

Closure

Project Integration Management



Project Integration Management

1. Desarrollo del Plan de Proyecto

– Plan de Proyecto

2. Ejecución del Plan de Proyecto

– Resultados del Trabajo

– Solicitudes de Cambio

3. Control de Cambios General

– Actualizaciones al Plan de Proyecto

– Acciones correctivas



Algunos Conceptos Claves

Restricciones : Son factores que limitan las opciones del equipo de proyecto.

Supuestos: Son factores que son considerados reales y ciertos, para propositos de planeación.

Metodología de Planeación de Proyectos: Enfoque estructurado usado para ayudar a preparar el plan del proyecto (hard tools, such as software vs. soft tools, such as a facilitated kickoff meeting).

Ejecución del Plan de Proyecto: Proceso durante el cual el plan de proyecto es llevado a cabo y la mayoria del presupuesto es gastado.

Acciones Correctivas: Cualquier acción efectuada que permita que los resultados futuros correspondan a la linea pleneada.



Project Control Concepts

Sistema de Autorización del Trabajo – Sistema forma para autorizar el trabajo en el momento adecuado.

Evaluaciones de Proyecto – Incluye evaluaciones a mediados y final del proyecto.

Reporte de Progreso - Incluye:– Status reports & trend analysis– Variance analysis and exception reports– Earned value reports

Control de Cambios General – Proceso para influenciar que los factores que producen cambios sean beneficiosos gracias a la proyección de los requerimientos del usuario, seguimiento de la aceptación de los cambios, actualización de líneas base, y comunicación de los cambios aprobados.



Administración de la Configuración

Define los entregables del sistema, el control de cambios y asegura que los entregables son consistentes con el sistema definido, incluyendo los cambios aprobados.

Sus pasos son:

– Identificar y documentar las funciones y caracteristicas físicas de un item o sistema.

– Controlar cualquier cambio de estas caracteristicas.

– Registrar y reportar los cambios y su estado de implementación.

– Auditar los items y sistemas para verificar cumplimiento de los requerimientos.

Project Scope Management




La Administración de Alcances establece 5 Procesos

– Initiation (I)

– Scope Planning (P)

– Scope Definition (P)

– Scope Verification (E)

– Scope Change Control (C)



InputsProduct DescriptionStrategic PlanProject Selection CriteriaHistorical Information

Tools and TechniquesProject Selection MethodsExpert Judgment

OutputsProject CharterProject Manager Identified/AssignedConstraintsAssumptions

Initiation

– Reconocer formalmente que un proyecto existe ó que se puede continuar a la siguiente fase.




Scope Planning

– Se identifican los objetivos y mayores entregables.

– Se definen los criterios para aceptar una fase

Tools and TechniquesProduct AnalysisBenefit/Cost AnalysisAlternatives IdentificationExpert Judgment

OutputsScope StatementSupporting DetailScope Management Plan

Product DescriptionProject CharterConstraintsAssumptions

Inputs




Scope Definition

– Dividir los entregables en componentes más pequeños y a la vez más manejables.

Inputs

Scope StatementConstraintsAssumptionsOther Planning OutputsHistorical Information

Tools and TechniquesWBS templatesDecomposition

OutputsWBS




Scope Verification

– Busca formalizar la aceptación del trabajo realizado

InputsWork ResultsProduct Documentation

Tools and TechniquesInspection

OutputsFormal Acceptance




Scope Change Control

– Influenciar en los factores que producen cambios y asegurarse que estos sean beneficios.

– Determinar que un cambio de alcances ha sucedido.

– Manejar los cambios actuales cuando estos ocurren.

Tools and TechniquesScope Change Control SystemPerformance MeasurementAdditional Planning

OutputsScope ChangesCorrective Action

WBSPerformance ReportsChange RequestsScope Management Plan

Inputs




Principales Conceptos

Project Charter– A formal recognition of the project, the business need, and

project description.– Authorizes the PM to use resources to accomplish project activities.

Product Scope - Project Scope Scope Statement

– Justification, Project Product, Deliverables, Objectives

WBS (Work breakdown structure) & Descomposition Inspection

– measuring, examining, and testing for conformance to requirements




Principales Conceptos (Cont)

Formal Acceptance– conditional or unconditional, by deliverable, phase,

and project, by the client or sponsor.

Performance Reports– scope status, not started, in-process, complete, early

warning or issues

Change Requests– event impact to the project, error or omission, value-

added change




Principales Conceptos (Cont)

Corrective Action– Acts to bring expected future performance in line with

project plan

Lessons Learned– Causes of variances, reasoning for corrective

actions, historic databases


Desarrollo de un WBS





WBS is the heart of the project planning effort.– Is a technique for breaking down a project into its

smallest component elements (Work Packages)









Se debe crear en ciclos iterativos y reevaluar constantemente la jerarquia.

– Preguntarse: Sí tengo todos estos entregables, ¿Alcanzare los objetivos

planeados? Sí hago todas estas actividades, ¿Completaré los entregables? Si hago todas esta sub-actividades, ¿Completaré las

actividades?

Nombre los entregables como sustantivos Logre el mejor detalle No gaste tiempo en generación de “lista de

actividades”.




Desarrollo de un WBSSofware Product

Release 5.0

ProjectManagement

ProductRequirements

DetailDesign

ConstructionIntegrationand Test

Planning

Meetings

Administration

Software

UserDocumentation

TrainingProgramMaterials

Software

UserDocumentation


Software

UserDocumentation


Software

UserDocumentation



Project Time Management




La Administración del Tiempo establece 5 Procesos

– Activity Definition (P)

– Activity Sequencing (P)

– Activity Duration Estimating (P)

– Schedule Development (P)

– Schedule Control (C)



Activity Definition

Consiste en identificar las actividades a partir del WBS

InputsWBSScope StatementHistorical InformationConstraintsAssumptions

Tools and TechniquesDecompositionTemplates

OutputsActivity ListSupporting DetailWBS updates




Activity Sequencing

Consiste en poner la secuencia en que deben interactuar las actividades.

Se produce el Diagrama de Red del proyecto.

Tools and TechniquesPrecedence Diagraming Method PDMArrow Diagraming Method ADMConditional DiagramingNetwork Templates

OutputsProject Network DiagramActivity List Updates

Activity ListProduct DescriptionMandatory DependenciesDiscretionary DependenciesExternal DependenciesConstraintsAssumptions

Inputs




Activity Estimating Duration

Determinar cuantos periodos de trabajo se requieren para completar una actividad.

Inputs

Activity ListConstraintsAssumptionsResource RequirementsResource CapabilitiesHistorical Information

Tools and TechniquesExpert JudgmentAnalogous EstimatingSimulation

OutputsActivity Estimation UpdatesBasis of EstimatesActivity List Updates




Schedule Development

Determinar el inicio y final real (en fechas), de cada actividad

InputsProject Network DiagramActivity Duration EstimatesResource RequirementsResource Pool DescriptionCalendarsConstraintsAssumptions / Leads and Lags

Tools and TechniquesMathematical AnalysisDuration CompressionSimulationResource Leveling HeuristicsProjcet Management Software

OutputsProject ScheduleSupporting DetailSchedule Management PlanResource Requirements Updates




Schedule Control

Se preocupa por:– Los factores que crean

cambios en los cronogramas para que sean beneficiosos.

– Determinar que el cronograma ha cambiado.


Tools and TechniquesSchedule Change Control SystemPerformance MeasurementAdditional PlanningProject Management Software

OutputsSchedule updatesCorrective actionLessons learned

Project SchedulePerformance ReportsChange RequestsSchedule Management Plan

Inputs




Definiciones Importantes

Critical Path Method (CPM)—A mathematical analisys technique for estimating task duration. It calculates a single, deterministic early and late start and finish date for each activity based on specified, sequential network logic and a single duration estimate (expected). The focus of CPM is on calculating float in order to determine which activities have the least scheduling flexibility. Emphasis on controlling costs and leaving the schedule flexible.

Critical path. The series of activities that determine the earliest completion of the project. Can change. Often these tasks have ZERO FLOAT.

Program, Evaluation and Review Technique (PERT) A mathematical analysis technique for estimating task duration. It uses sequential network logic and a weighted average duration estimate to calculate project duration. Although there are surface differences, PERT differs from CPM primarily in that it uses the distribution’s mean (expected value) instead of the most likely estimate originally used in CPM. PERT itself is seldom used today although PERT-like estimates are often used in CPM calculations. (p+4m+o)/6. Emphasis in meeting schedules with flexibility on cost





Precedence Diagram Method (PDM) A tool for activity sequencing. This is a method of constructing a project network diagram using nodes to represent the activities and connecting them with arrows that show the dependencies. In PDM, finish-to-start is the most commonly used type of logical relationship.

Mandatory and discretionary dependenciesMandatory dependencies are those which are inherent in the nature of the work

being done. They often involve physical limitations (on a construction project it is impossible to erect the superstructure until after the foundation has been built) Mandatory dependencies are also called hard logic.

Discretionary dependencies are those which are defined by the project management team. Discretionary dependencies may also be called preferred logic, preferential logic,or soft logic.






Mathematical analysis that looks for ways to shorten the project schedule

Crashing. Cost and schedule trade-offs are analyzed to determine how to obtain the greatest amount of compression for the least incremental cost. Crashing does not always produce a viable alternative and often results in increased cost.

Fast tracking. Doing activities in parallel that would normally be done in sequence. Fast tracking often results in rework and usually increases risk.

Resource Leveling Mathematical analysis often produces a preliminary schedule that requires more resources during certain time periods than are available, or requires changes in resource levels that are not manageable. Heuristics such as “allocate scarce resources to critical path activities first” can be applied to develop a schedule that reflects such constraints. Resource leveling often results in a project duration that is longer than the preliminary schedule. This technique is sometimes called the “Resource-based Method,” especially when implemented with computerized optimization.





Lag - waiting time between activities in a network.Slack -(or float) amount of time that a particular activity can be delayed

without delaying the project. Activities on the Critical Path usually have zero float.

Four types of dependencies or precedence relationships:• Finish-to-start—the “from” activity must finish before the “to” activity can start.• Finish-to-finish—the “from” activity must finish before the “to” activity can finish.• Start-to-start—the “from” activity must start before the “to” activity can start.• Start-to-finish—the “from” activity must start before the “to” activity can finish.

Resource Histogram: a vertical bar chart that shows the total number of resources needed during each time period of the project. When compared to the actual resources available this chart helps in identifying insufficencies.

Monte Carlo Analysis. A risk quantification technique. This technique “performs” the project many times to provide a statistical distribution of the calculated results

Project Cost Management




La Administración del Costo establece 4 Procesos

– Resource Planning (P)

– Cost Estimating (P)

– Cost Budgeting (P)

– Cost Control (C)



Resource Planning

Determinar cuales y cuantos recursos (personas, equipo, materiales) se deben usar.


InputsWBSHistorical InformationScope StatementResource Pool DescriptionOrganizational Policies

Tools and TechniquesExpert JudgmentAlternatives Identification

OutputsResource Requirements



Cost Estimating

Efectuar un estimado del costo de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto.


Tools and TechniquesAnalogous EstimatingParametric ModelingBottom-up EstimatesComputerized Tools

OutputsCost EstimatesSupporting DetailCost Management Plan

WBSResource RequirementsResource RatesActivity Duration EstimatesHistorical InformationChart of Accounts

Inputs



Cost Budgeting

Establecer la línea de costo base del proyecto, a partir del costo de cada item de trabajo, con el fin de poder medir el rendimiento del proyecto.


Inputs

Cost EstimatesWBSProject Schedule

Tools and TechniquesCost Estimating Tools and Techniques

OutputsCost Baselines



Cost Control

Se preocupa por:– Los factores que crean

cambios en los costos base para que sean beneficiosos.

– Determinar que el costo base ha cambiado.



InputsCost BaselinePerformance ReportsChange RequestsCost Management Plan

Tools and TechniquesCost Change Control SystemPerformance MeasurementAdditional PlanningComputerized Rules

OutputsRevised Cost EstimatesBudget UpdatesCorrective ActionsEstimate at CompletionLessons Learned



Principales Metricas Financieras

BAC - Budget At Completion. – What was the total job supposed to cost?

EAC - Estimate at Completion.– What do we now expect the total job to cost?

BCWS - Budgeted cost for work scheduled.– How much work should be done?

BCWP - Budgeted cost of work performed.– How much is done? EARNED VALUE




Earned Value (Valor Ganado)

Es un porcentaje de cuanto trabajo actualmente se ha completado del total de trabajo presupuestado.

Es necesario tener los siguientes datos:– BCWS – Budgeted Cost of Work Scheduled

Costo presupuestado del trabajo que se realizará.– ACWP – Actual Cost of Work Performed

Costo del trabajo actualmente realizado– BCWP – Budgeted Cost of Work Performed

(Earned Value)





Ejercicio:Actividades A,B,C producirán 100 unidades y está estimado que tome 5 semanas. Cada unidad esta planeado que cueste $75.

1- Cual es la situación planeada a la 3era semana.?

2- Cual es el estado actual a la 3era semana si se han producido 50 unidades a un costo total de $3000.





Ejercicio:Actividades A,B,C producirán 100 unidades y está estimado que tome 5 semanas. Cada unidad esta planeado que cueste $75.

1- Cual es la situación planeada a la 3era semana.?

BCWS = 20 unid x 3 sem x $75 = 4,500

2- Cual es el estado actual a la 3era semana si se han producido 50 unidades a un costo total de $3000.

ACWP = 3000 BCWP = 50 unid x $75 = 3,750




Progress Reporting Tools

The 50 - 50 rule (aggressive)– When starting a task, charge 50 % complete of its

BCWS to its account.– When the task is finally complete charge balance.– This assumes all tasks are roughly the same size.

The 20 - 80 rule (conservative) The 0 - 100 rule (very conservative)




Metodos de Estimación de Costos

Analogous Estimating (TopDown)

– Usa el costo actual de un proyecto similar.– Esta limitado a la cantidad de información detallada.

Parametric Estimating (TopDown)

– Usa ciertas caracteristicas (parámetros) y le aplica un modelo matemático (i.e costo x mt2)

Bottom-up cost estimating– Estima el costo individual de cada pieza de trabajo y luego

sumariza.


Project Risk Management



Administración de Riesgos

Proceso sistematico de identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto.

Riesgo – Es un evento incierto o condición que si ocurre, tiene un efecto positivo ó negativo en los objetivos del proyecto.

Se deben analizar Amenazas a los objetivos y Oportunidades para mejorar estos objetivos.




Procesos para Adm. Riesgos

La Administración del Riesgo establece 6 Procesos

– Risk Management Planning (P)

– Risk Identification (P)

– Qualitative Risk Analysis (P)

– Quantitative Risk Analysis (P)

– Risk Response Planning (E)

– Risk Monitoring and Control (C)




Risk Management Planning

Inputs– Project Charter– Organization´s risk management

policies– Defined roles and responsibilities– Stakeholder risk tolerances– Template for the organization´s

risk management plan– WBS

Tools & Techniques– Planning meetings

Outputs– Risk Management plan

– Proceso para decidir como enfocar y planear las actividades de administraciones de riesgos




Risk Identification

Inputs– Risk management plan– Project planning outputs– Risk categories (Technical, PM,

Organizational, Extenal)– Historical Information

Tools & Techniques– Documentation reviews– Information-gathering techniques

(Brainstorming, Delphi Technique, Interviewing, SWOT)

– Checklists– Assumptions analysis– Diagramming techniques

Causa y efecto, Process flow chart, Influence diagrams

Outputs– Risk list– Triggers– Inputs to others processes

– Proceso para identificar y documentar cuales riesgos pueden afectar el proyecto




Qualitative Risk Analysis

Inputs– Risk management plan– Identified risks– Project status– Project type– Data precision– Scales of probability and impact– Assumptions

Tools & Techniques– Risk probability and impact (probability,

consequences)– Probability/impact risk rating matrix– Project assumptions testing– Data precision ranking

Outputs– Overall risk ranking for the project– List of prioritized risks– List of risks for additional analysis and management– Trends in qualitative risk analysis results

– Proceso para valorar el impacto y probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados




Quantitative Risk Analysis

Inputs– Risk management plan– Identified risks– List of prioritized risks– List of risk for additional analysis and management– Historical information– Expert judgement– Other planning outputs

Tools & Techniques– Interviewing– Sensitivity analysis– Decision tree analysis– Simulation

Outputs– Prioritized list of quantified risks– Probabilistic analysis of the project– Probability of achieving the cost and time objetives– Trends in quantitative risk analysis results

– Se enfoca en el analisis numérico de la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto




Risk Response Planning

Inputs– Risk management plan– List of prioritized risks– Risk ranking of the project– Prioritized list of quantified risks– Probabilistic analysis of the project– Probabilistic of achieving the cost and time

objetives– List of potential responses– Risk thresholds– Risk owners– Common risk causes– Trends in qualitative and quantitative risk

analysis results

Tools & Techniques– Avoidance– Transference– Mitigation– Acceptance

Es el proceso de desarrollar opciones y determinar acciones para aumentar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos.

Outputs– Risk response plan

Identified risk, Risk owners Results of qualitative and quantitative

risk analysis Agreed responses Specific actions Budget and times for responses

– Residual risks– Secondary risks– Contractual agreements– Contingency reserve amounts needed– Inputs to other processes– Inputs to a revised project plan




Risk Monitoring and Control

Inputs– Risk management plan– Risk response plan– Project communication– Aditional risk identification and

analysis– Scope changes

Tools & Techniques– Project risk response audits– Periodic project risk reviews– Earned value analysis– Technical performance

measurement– Additional risk response planning

– Proceso para mantener pistas de los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales e identificar nuevos riesgos, para asegurarla efectiva reducción de riesgos.

Outputs Workaround plans Corrective action Project change requests Updates to the risk response

plan Risk database Update to risk identification

checklists


Gracias

Documents

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