SEMINARIO SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL

Caracas, octubre 2007 1

Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social

Instituto Venezolano de los Seguros Sociales

Dirección General de Auditoría Interna


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOINTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

A continuación, a título ilustrativo, se A continuación, a título ilustrativo, se presenta un caso hipotético, referido presenta un caso hipotético, referido a la aplicación práctica de la a la aplicación práctica de la metodología analizada en el presente metodología analizada en el presente Seminario, tomando como objeto de Seminario, tomando como objeto de la auditoría, unidades la auditoría, unidades organizacionales básicas organizacionales básicas (Presupuesto, Contabilidad, Recursos (Presupuesto, Contabilidad, Recursos Humanos, Compras y Tesorería) de Humanos, Compras y Tesorería) de una dependencia de la una dependencia de la Administración Pública, considerando Administración Pública, considerando aspectos contables y presupuestariosaspectos contables y presupuestarios


INTRODUCCIÓN (cont…)INTRODUCCIÓN (cont…)

Para efectos del Seminario, el caso es Para efectos del Seminario, el caso es desarrollado considerando los componentes desarrollado considerando los componentes fundamentales del SCI, teniendo como fundamentales del SCI, teniendo como premisa que la extensión y alcance de toda premisa que la extensión y alcance de toda auditoría está en función del grado de auditoría está en función del grado de confiabilidad de dicho sistemaconfiabilidad de dicho sistema

Asimismo, se toma en consideración pautas Asimismo, se toma en consideración pautas expuestas en relación con la práctica de una expuestas en relación con la práctica de una auditoría integral, concebida ésta como un auditoría integral, concebida ésta como un proceso sistemático estructurado en cinco proceso sistemático estructurado en cinco fases secuenciales, interrelacionadas e fases secuenciales, interrelacionadas e interdependientesinterdependientes


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOOBJETIVOS GENERALESOBJETIVOS GENERALES

EEvaluar el Sistema de Control Interno valuar el Sistema de Control Interno (SCI)(SCI)

Determinar el cumplimiento y Determinar el cumplimiento y resultados de planes y acciones resultados de planes y acciones administrativas (eficacia, eficiencia, administrativas (eficacia, eficiencia, economía y calidad)economía y calidad)

Verificar el acatamiento de las normas Verificar el acatamiento de las normas legales y reglamentarias que regulan legales y reglamentarias que regulan las operaciones realizadas y de la las operaciones realizadas y de la salvaguarda de los recursos y bienes salvaguarda de los recursos y bienes que integran el patrimonio institucional.que integran el patrimonio institucional.

Informar sobre resultados derivados de Informar sobre resultados derivados de la auditoríala auditoría


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOOBJETIVOS ESPECÍFICOSOBJETIVOS ESPECÍFICOS

Comprobar capacidad del SCI para promover Comprobar capacidad del SCI para promover eficiencia, eficacia, economía y calidadeficiencia, eficacia, economía y calidad

Determinar grado de confiabilidad del SCI e Determinar grado de confiabilidad del SCI e identificar aspectos críticos que requieran identificar aspectos críticos que requieran examen (naturaleza, oportunidad, métodos, examen (naturaleza, oportunidad, métodos, procedimientos y técnicas aplicables a la procedimientos y técnicas aplicables a la auditoría)auditoría)

Determinar Determinar grado de operatividad y eficacia grado de operatividad y eficacia de sistemas de administración; y de sistemas de administración; y conformidadconformidad con decisiones, planes y con decisiones, planes y proyectos preestablecidosproyectos preestablecidos



Determinar si la asignación de Determinar si la asignación de recursos humanos, físicos, recursos humanos, físicos, técnicos y financieros, es técnicos y financieros, es adecuadaadecuada

Comprobar que las operaciones Comprobar que las operaciones y transacciones se realizan y transacciones se realizan conforme a la autorización conforme a la autorización general o específica que general o específica que correspondacorresponda



Verificar la pertinencia e Verificar la pertinencia e integridad de la información integridad de la información gerencial, registros y estados gerencial, registros y estados financieros, y conciliarlos con financieros, y conciliarlos con los elementos de confrontación los elementos de confrontación que correspondanque correspondan

Verificar cumplimiento de Verificar cumplimiento de NGCSP y PCGANGCSP y PCGA



Proponer ajustes en registros de Proponer ajustes en registros de

contabilidad contabilidad

Cerciorarse si los registros Cerciorarse si los registros

presupuestarios reflejan presupuestarios reflejan

totalidad de ingresos y totalidad de ingresos y

compromisos, causados y compromisos, causados y

pagadospagados



Asegurarse de adecuada Asegurarse de adecuada

salvaguarda de fondos y bienessalvaguarda de fondos y bienes

Establecer grado de cumplimiento Establecer grado de cumplimiento

de deberes y atribucionesde deberes y atribuciones

Evaluar cumplimiento de Evaluar cumplimiento de

ordenamiento legal y ordenamiento legal y

reglamentarioreglamentario


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOALCANCEALCANCE

La auditoría estará referida a las La auditoría estará referida a las actividades administrativas y financieras actividades administrativas y financieras ejecutadas por la dependencia durante el ejecutadas por la dependencia durante el ejercicio fiscal objeto del examen,ejercicio fiscal objeto del examen,[*] incluyendo el análisis de los procesos incluyendo el análisis de los procesos administrativos y los saldos reflejados en administrativos y los saldos reflejados en los estados financieros, estado los estados financieros, estado demostrativo de la ejecución demostrativo de la ejecución presupuestaria, y demás instrumentos de presupuestaria, y demás instrumentos de información gerencial información gerencial

[*] Indicar el período que correspondaIndicar el período que corresponda


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOPRIMERA FASE: Estudio PreliminarPRIMERA FASE: Estudio Preliminar

Obtenga y/o actualice Obtenga y/o actualice información de actividades y información de actividades y operaciones de la organizaciónoperaciones de la organización

Elabore síntesis temática de Elabore síntesis temática de actas de reuniones del actas de reuniones del Directorio, referida a decisiones Directorio, referida a decisiones que incidan sobre procesos que incidan sobre procesos objeto de auditoríaobjeto de auditoría

Elabore informe parcialElabore informe parcial


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOSEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de SEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de

Áreas Críticas y ProgramaciónÁreas Críticas y Programación

Examine modelo de gestión Examine modelo de gestión Satisfágase de debida concordancia Satisfágase de debida concordancia

de la organización para el de la organización para el cumplimiento de sus finescumplimiento de sus fines

Estudie proceso presupuestario Estudie proceso presupuestario Verifique proceso contableVerifique proceso contable Constate que la administración de Constate que la administración de

personal esté ajustada a la normativa personal esté ajustada a la normativa que regula la materiaque regula la materia




Verifique si la gestión de compra y Verifique si la gestión de compra y abastecimiento garantiza la adquisición abastecimiento garantiza la adquisición oportuna de los bienes y servicios requeridos oportuna de los bienes y servicios requeridos por la dependencia para el cumplimiento de por la dependencia para el cumplimiento de su misión, en las condiciones más favorables su misión, en las condiciones más favorables a los intereses de la entidad, en cuanto a a los intereses de la entidad, en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago y precio, calidad, condiciones de pago y oportunidad en su entrega o prestaciónoportunidad en su entrega o prestación (planificación y programación, apego a las (planificación y programación, apego a las disposiciones legales; registro de disposiciones legales; registro de proveedores; transparencia en el proceso, proveedores; transparencia en el proceso, entre otros aspectos)entre otros aspectos)

Asegúrese de seguridad y buen manejo en Asegúrese de seguridad y buen manejo en administración de fondos y valores; administración de fondos y valores; racionalidad en la utilización de los fondos racionalidad en la utilización de los fondos disponibles y optimización de los disponibles y optimización de los rendimientosrendimientos




Determine extensión y alcance de Determine extensión y alcance de

auditoría (identificación y auditoría (identificación y

jerarquización de áreas críticas) jerarquización de áreas críticas)

Elabore programa de trabajo de la Elabore programa de trabajo de la

auditoríaauditoría

Constituya equipo de trabajo, emita Constituya equipo de trabajo, emita

acreditación y órdenes de trabajoacreditación y órdenes de trabajo

Elabore informe parcialElabore informe parcial


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de TERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de

Áreas CríticasÁreas Críticas

UNIDAD DE PRESUPUESTOUNIDAD DE PRESUPUESTO

Establezca comparaciones entre resultados y Establezca comparaciones entre resultados y metas previstas (causas y efectos de metas previstas (causas y efectos de desviaciones)desviaciones)

En caso de variaciones en programación En caso de variaciones en programación inicial de metas y volúmenes de trabajo, inicial de metas y volúmenes de trabajo, verifique cumplimiento de requisitos legalesverifique cumplimiento de requisitos legales

Asegúrese, selectivamente, de Asegúrese, selectivamente, de correspondencia entre compromisos y planescorrespondencia entre compromisos y planes

Cerciórese de elaboración de distribución Cerciórese de elaboración de distribución administrativa de créditos presupuestarios administrativa de créditos presupuestarios conforme a normativaconforme a normativa





Compruebe el registro oportuno de Compruebe el registro oportuno de operaciones; control de disponibilidad; operaciones; control de disponibilidad; conciliación entre información presupuestaria conciliación entre información presupuestaria y financieray financiera

Elabore cuadro de ingresos presupuestarios Elabore cuadro de ingresos presupuestarios estimados y recibidos, y de precompromisos, estimados y recibidos, y de precompromisos, compromisos y gastos. Compare compromisos y gastos. Compare disponibilidad presupuestaria y financiera, e disponibilidad presupuestaria y financiera, e indague causas de discrepancias. Elabore indague causas de discrepancias. Elabore cuadro de comportamiento de gastos para los cuadro de comportamiento de gastos para los tres últimos años, e indague causas de tres últimos años, e indague causas de variaciones significativasvariaciones significativas





Seleccione muestra de gastos y verifique Seleccione muestra de gastos y verifique cumplimiento de requisitos legalescumplimiento de requisitos legales

Indague si se elaboraron manuales de Indague si se elaboraron manuales de procedimientos prescritos, aprobados procedimientos prescritos, aprobados por ONAPRE, previa opinión del ente de por ONAPRE, previa opinión del ente de adscripciónadscripción




UNIDAD DE CONTABILIDADUNIDAD DE CONTABILIDAD

En caso de variaciones en programación En caso de variaciones en programación inicial de gastos causados, verifique inicial de gastos causados, verifique cumplimiento de requisitos legalescumplimiento de requisitos legales

Satisfágase de cumplimiento de NGCSP Satisfágase de cumplimiento de NGCSP y PCGAy PCGA

Satisfágase de sinceridad, legalidad y Satisfágase de sinceridad, legalidad y corrección de las operaciones corrección de las operaciones realizadas, así como de la integridad de realizadas, así como de la integridad de su registrosu registro





Realice pruebas de exactitud para Realice pruebas de exactitud para satisfacerse de la congruencia y consistencia satisfacerse de la congruencia y consistencia numérica que debe existir en los registros numérica que debe existir en los registros contables entre si y en los estadísticos, contables entre si y en los estadísticos, teniendo presente los siguientes aspectos: teniendo presente los siguientes aspectos:

Existencia Existencia de activos y pasivosde activos y pasivos OcurrenciaOcurrencia de transacciones, durante período de de transacciones, durante período de

registroregistro IntegridadIntegridad de revelaciones y registros de activos, de revelaciones y registros de activos,

pasivos, transacciones o eventospasivos, transacciones o eventos Derechos y obligacionesDerechos y obligaciones (propiedad de activos y (propiedad de activos y

obligaciones reales) obligaciones reales) ValuaciónValuación (registro por el valor apropiado) (registro por el valor apropiado)





MediciónMedición (registro por monto apropiado e (registro por monto apropiado e ingresos y gastos asignados al período ingresos y gastos asignados al período apropiado) apropiado)

Exactitud Exactitud (activos, pasivos y transacciones (activos, pasivos y transacciones registradas y procesadas apropiadamente, registradas y procesadas apropiadamente, y reflejadas correctamente) y reflejadas correctamente)

Presentación y revelaciónPresentación y revelación de conformidad de conformidad con políticas, normas, métodos, principios con políticas, normas, métodos, principios y prácticas de contabilidad de general y prácticas de contabilidad de general aceptación aceptación

LegalidadLegalidad (observación consistente de (observación consistente de disposiciones legales, reglamentarias y disposiciones legales, reglamentarias y normativas) normativas)




UNIDAD DE RECURSOS HUMANOSUNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Verifique selectivamente con relación a Verifique selectivamente con relación a la administración de personal la administración de personal cumplimiento de normativa que regula: cumplimiento de normativa que regula: planificación de recursos humanos; planificación de recursos humanos; procesos de reclutamiento, selección, procesos de reclutamiento, selección, ingreso, inducción, capacitación y ingreso, inducción, capacitación y desarrollo; planificación de carreras; desarrollo; planificación de carreras; evaluación de méritos; ascensos; evaluación de méritos; ascensos; traslados; transferencia; valoración y traslados; transferencia; valoración y clasificación de cargos; escalas de clasificación de cargos; escalas de sueldos; permisos y licencias; régimen sueldos; permisos y licencias; régimen disciplinario; normas para retiro y disciplinario; normas para retiro y régimen jurisdiccionalrégimen jurisdiccional





Analice selectivamente contrataciones de Analice selectivamente contrataciones de personalpersonal

Cerciórese de existencia, adecuación y Cerciórese de existencia, adecuación y cumplimiento del Plan de Capacitación y cumplimiento del Plan de Capacitación y Adiestramiento Adiestramiento

Entreviste selectivamente al personal, de Entreviste selectivamente al personal, de considerarlo necesarioconsiderarlo necesario

Determine nivel de rotación y ausentismo Determine nivel de rotación y ausentismo e indague causase indague causas





Verifique la corrección del apartado Verifique la corrección del apartado para el pago de prestaciones para el pago de prestaciones sociales, constitución de sociales, constitución de fideicomisos y depósito oportunofideicomisos y depósito oportuno

Compare saldos de retenciones con Compare saldos de retenciones con estados de cuenta y analice las estados de cuenta y analice las diferenciasdiferencias

Satisfágase de la oportuna inclusión Satisfágase de la oportuna inclusión o exclusión de la nómina de pago o exclusión de la nómina de pago

Selectivamente analice Selectivamente analice cancelaciones al personal por cancelaciones al personal por diferentes beneficios contractualesdiferentes beneficios contractuales




UNIDAD DE COMPRASUNIDAD DE COMPRAS

Solicite relación de adquisiciones y Solicite relación de adquisiciones y contrataciones y verifique: que estén contrataciones y verifique: que estén contempladas en planificación; emisión de contempladas en planificación; emisión de requisición, aprobada y conformada; requisición, aprobada y conformada; vinculación con cometidos institucionales; vinculación con cometidos institucionales; cumplimiento de legalidad en proceso de cumplimiento de legalidad en proceso de selección; verificación previa de selección; verificación previa de disponibilidad presupuestaria; emisión de disponibilidad presupuestaria; emisión de orden de compra o servicio aprobada y orden de compra o servicio aprobada y conformada; recepción del bien o servicio conformada; recepción del bien o servicio confrontada con condiciones; cancelaciones confrontada con condiciones; cancelaciones soportadas con documentación pertinentesoportadas con documentación pertinente




UNIDAD DE COMPRASUNIDAD DE COMPRAS Solicite resultados de último inventario Solicite resultados de último inventario

físico de existencias de materiales y físico de existencias de materiales y suministros en almacén, compruebe suministros en almacén, compruebe métodos empleados para verificar métodos empleados para verificar existencia y condiciones de uso; de ser existencia y condiciones de uso; de ser posible observe levantamiento de posible observe levantamiento de inventario para asegurarse de adecuada inventario para asegurarse de adecuada ejecución; e indague si dichos resultados ejecución; e indague si dichos resultados fueron conciliados con registros contablesfueron conciliados con registros contables

Compruebe adecuada valoración de Compruebe adecuada valoración de existencias, y determine uniformidad y existencias, y determine uniformidad y consistencia con PCGA, y metodología consistencia con PCGA, y metodología empleada en el ejercicio económico empleada en el ejercicio económico anterioranterior




UNIDAD DE TESORERÍAUNIDAD DE TESORERÍA

Obtenga programación previa de disponibilidades Obtenga programación previa de disponibilidades de caja (flujo de efectivo); asegúrese de utilidad en de caja (flujo de efectivo); asegúrese de utilidad en cuanto a la cobertura de necesidades de recursos, cuanto a la cobertura de necesidades de recursos, seguimiento, control y ajustesseguimiento, control y ajustes

Evidencie si el flujo de información entre las Evidencie si el flujo de información entre las diferentes unidades y la Unidad de Tesorería, diferentes unidades y la Unidad de Tesorería, permite pronosticar necesidades de efectivo con permite pronosticar necesidades de efectivo con precisiónprecisión

Determine mediante análisis retrospectivo Determine mediante análisis retrospectivo superávit o déficit de caja, investigue causas y superávit o déficit de caja, investigue causas y acciones adoptadas en consecuenciaacciones adoptadas en consecuencia




UNIDAD DE TESORERÍAUNIDAD DE TESORERÍA

Constate si las colocaciones Constate si las colocaciones financieras responden a financieras responden a programación integral que guarde programación integral que guarde relación con necesidades de efectivo relación con necesidades de efectivo y si fueron aprobadas por la autoridad y si fueron aprobadas por la autoridad competente, con estricta sujeción a competente, con estricta sujeción a disposiciones legales y disposiciones legales y reglamentarias que regulan la reglamentarias que regulan la materiamateria

Verifique si las mismas son seguras y Verifique si las mismas son seguras y de fácil recuperaciónde fácil recuperación




UNIDAD DE TESORERÍA (cont…)UNIDAD DE TESORERÍA (cont…)

Establezca lapsos de tramitación Establezca lapsos de tramitación de pagos desde cuando se hacen de pagos desde cuando se hacen exigibles. Indague causas de exigibles. Indague causas de posibles demorasposibles demoras

Investigue si existen cheques en Investigue si existen cheques en custodia por largo tiempo, e custodia por largo tiempo, e indague las razones por las que indague las razones por las que no han sido cobradosno han sido cobrados




UNIDAD DE TESORERÍA (cont…)UNIDAD DE TESORERÍA (cont…)

Practique arqueo de fondos en efectivo, y Practique arqueo de fondos en efectivo, y reconcílie con saldo en libros al cierre del reconcílie con saldo en libros al cierre del ejercicioejercicio

Tome nota de valores existentes en caja y Tome nota de valores existentes en caja y asegúrese de su autenticidad y adecuado asegúrese de su autenticidad y adecuado registroregistro

Obtenga listado de inversiones. Establezca Obtenga listado de inversiones. Establezca comparaciones con documentos originales comparaciones con documentos originales y registros contablesy registros contables

Establezca confirmación con información Establezca confirmación con información solicitada a instituciones financierassolicitada a instituciones financieras


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOCUARTA FASE: Emisión del Informe de CUARTA FASE: Emisión del Informe de

AuditoríaAuditoría

Recopile y organice hallazgos, y emita Recopile y organice hallazgos, y emita informe preliminarinforme preliminar

Comunique resultados del informe Comunique resultados del informe preliminar a responsables de áreas preliminar a responsables de áreas auditadasauditadas

Estudie comentarios y aclaratorias de Estudie comentarios y aclaratorias de directivos de unidad auditada, e directivos de unidad auditada, e incorpore al informe definitivoincorpore al informe definitivo

Formule conclusiones y Formule conclusiones y recomendacionesrecomendaciones


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOCUARTA FASE: Emisión del Informe de CUARTA FASE: Emisión del Informe de

AuditoríaAuditoría

Emita informe definitivo y dictamen Emita informe definitivo y dictamen correspondientecorrespondiente

Conforme expediente de papeles de trabajoConforme expediente de papeles de trabajo Conforme expediente con documentos Conforme expediente con documentos

debidamente certificados, para ejercer debidamente certificados, para ejercer potestades de investigación o dar inicio al potestades de investigación o dar inicio al proceso de determinación de proceso de determinación de responsabilidades a que haya lugar responsabilidades a que haya lugar [*][*]

[*] La actividad descrita debe realizarse en cualquier La actividad descrita debe realizarse en cualquier momento que se detecten indicios que hagan presumir la momento que se detecten indicios que hagan presumir la incurrencia en actos, hechos u omisiones contrarios a una incurrencia en actos, hechos u omisiones contrarios a una norma expresanorma expresa


CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOQUINTA FASE: SeguimientoQUINTA FASE: Seguimiento

Solicite plan de acciones correctivasSolicite plan de acciones correctivas

Programe acción de seguimientoPrograme acción de seguimiento

Ejecute acción de seguimiento y Ejecute acción de seguimiento y

presente informe (efecto de presente informe (efecto de

acciones correctivas adoptadas y de acciones correctivas adoptadas y de

desatención de recomendaciones)desatención de recomendaciones)


DESCRIPCIÓN REF

Sección general SG

Programa de trabajo PT

Cuestionario(s) de control interno CI

Unidad de presupuesto A

Ejecución Física A.1

Ejecución Financiera A.2

Unidad de Contabilidad B

Unidad de Recursos Humanos C

Personal fijo C.1

Personal contratado C.2

Capacitación y adiestramiento C.3

Unidad de Compras D

Unidad de Tesorería E

CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOPLAN DE REFERENCIACIÓNPLAN DE REFERENCIACIÓN


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