SEMINARIO-TALLER:

“COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA”

EXPOSITORA:

NELLY AMARILESADMINISTRADORA DE EMPRESAS

CONSULTORA EN COSTOSmanellya@une.net.co

FECHA: ABRIL 26 DE 2006

LUGAR: COMFAMA MEDELLIN

OBJETIVO DEL SEMINARIO-TALLER

Conocer una metodología básica de

costeo que permita al empresario

(pymes) determinar el costo a los

productos, conocer el margen que

genera y ejercer control sobre los

recursos y procesos.

TEMAS A DESARROLLAR

CONCEPTOS BASICOS DE COSTOS• Definición, propósito y utilidades de los costos• Clasificación de costos• Sistemas de costeo

ELABORACION DE PRESUPUESTOS• Proyección de ventas• Costos y gastos fijos • Costos y gastos variables • Hoja de costos y de utilidad por producto

HERRAMIENTAS DE EVALUACION Y CONTROL• Costo por hora• Margen de contribución• Punto de equilibrio• Margen de ventas antes de impuesto

EJERCICIO DE COSTEO EN PLANTILLA DE EXCEL

INTRODUCCION

MARCO LEGAL

LEYES MIPYMES No. 590 de 2000, No. 905 de 2004, No.1014 de 2006

MicroempresaPequeña empresaMediana empresa

No. de trabajadores:Hasta 10 trabajadoresEntre 11 y 50Entre 51 y 200

Activos totales en smlvmHasta 499Entre 501 y 5.000Entre 5.001 y 30.000

REGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS AÑO GRAVABLE 2007 (ver regímen completo en w.w.w.dian.gov.co)

Régimen simplificadoRégimen común

Ingresos brutos por año:Hasta $83.896.000Superior a $83.896.000

PUC: Manufactura, Comercio, Servicios, Agricultura(Existen Puc especiales: financiero, asegurador, cooperativo)

CuentaCuenta 4XXXCuenta 5XXXCuenta 6XXXCuenta 7XXX

Nombre de la cuenta:IngresosGastos de admón. y ventasCosto de mercancía vendidaCostos de producción u oper.

CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

DE TRANSFORMACIÓN: Toma un material, lo transforma en un producto nuevo, para luego vender.

COMERCIALES: Compra productos ya elaborados, agrega algunos costos y luego vende.

DE SERVICIOS: Mediante una serie de actividades configura un servicio, que luego lo ejecuta ante consumidores.

EXTRACTIVAS: Explotación de recursos naturales (metales, piedras, petróleo, etc.

CUAL ES EL PROPOSITO DE TENER UN SISTEMA DE COSTEO?

Organizar la información económica y financiera de la empresa y hacer mas eficiente la planeación, el control y la toma de decisiones.

Conocer el margen de sus productos y de la empresa.

Obtener una estructura de costos dinámica que garantice: Eficiencia. Valor agregado. Rentabilidad. Competitividad.

Tener una herramienta que permita el control de los recursos.

Crear una cultura del costo o actitud de cada individuo frente al manejo de los recursos: **Tiempo. **Insumos. **Equipos.

UTILIDAD DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA

1.Sirven de base para fijar y/o controlar precios de venta.

2.Mediante los costos se cotizan trabajos y evalúan proyectos.

3.Se analizan procesos y se controla la eficiencia.

4.Ayudan a detectar actividades, clientes, agencias o productos en que la empresa pierde dinero.

5.Se conoce el margen de contribución y el punto de equilibrio del producto y de la empresa.

6.Se calculan indicadores de productividad a fin evaluar el desempeño.

7.Con los costos se valorizan inventarios.

CONCEPTOS DE COSTOS En una empresa industrial, se llama costo de un

artículo a la suma de todas las erogaciones de dinero efectuadas en la adquisición y procesamiento de los elementos que conforman el articulo.

Para un comerciante el costo de los artículos vendidos, está compuesto por: el precio de adquisición, y otras adiciones menores como: fletes, servicios públicos, sueldos, bodegaje, empaques, adornos, software y hardware, etc.

En una empresa de servicios el costo está representado por los erogaciones efectuadas con el fin de adquirir los elementos necesarios para dar forma al servicio y a la satisfacción de la necesidad.

LOS COSTOS

DEFINICION

1.Es la medición en términos

monetarios de la cantidad de recursos

económicos utilizados en la

generación de un bien o un servicio.

2.Costo es toda erogación de dinero que

la empresa utiliza o destina para un

fin especifico: elaborar un producto,

prestar un servicio

Lo que no se mide no se controla

EROGACIONES DE DINERO

COSTOSProducción

GASTOSAdom y ventas

PERDIDAS

DIRECTOS

INDIRECTOS

DIRECTOS

INDIRECTOS

VARIABLES

FIJOS

VARIABLES

FIJOS

CLASIFICACION DE LAS EROGACIONES DE DINERO

Costos-GastosSe utilizan para conocer la estructura de la empresa en cuanto a erogaciones de Produc. Admon. Y ventas.

Directos-IndirectosSe utilizan para una correcta asignación de costo y gasto a productos, servicios, procesos, actividades, proyectos, clientes, etc.

Variables-FijosSe utiliza para optimizar recursos fijos, tomar decisiones de hacer, comprar o eliminar, aumentar o disminuir unidades, hallar el margen de contribución y el punto de equilibrio.

Pérdida: Es un sacrificio extraordinario de valores donde no hay beneficio.

ReprocesosAltos desperdiciosDevoluciones del cliente. Compras no planeadasProductos imperfectosTiempo ociosoDeficiente selección de personalAltos ausentismos e incapacidadesPublicidad mal diseñadaReuniones improductivasTeléfono mal utilizadoDespilfarro de insumosProveedores no calificados, Otros.

PROCESO

EROGACION de dinero

DIRECTOS INDIRECTOS VARIABLES FIJOS

PRODUCCION

COSTOSErogaciones requeridas para transf. Materia prima en producto terminado.

Para administrar inventarios.

Para configurar un servicio.

Se identifican directamente con el producto o servicio y lo integran físicamente.

Son de fácil medición y cuantificación.

Ejemplo en empresa de manufactura:Materia primaMano de obra operativa,Otros insumos directos (empaque,, envases, transportes por unidad)

Los costos son genéricos, no se pueden identificar de manera directa con un producto o servicio específico.

Son difíciles de medir, cuantificar y asignar, necesitan una base de prorrateo y el cálculo es aproximado.

Ejemplo: arriendo, energía, depreciación, sueldo del coordinador de producción.

Aumentan o disminuyen de acuerdo con variaciones en el volumen de unidades producidas.

Son fáciles de asignar, controlar y analizar.

Unitariamente son fijos.

Ejemplo: diez camisas tienen costo de materia prima de $10.000. cinco camisas tendrán un costo de materia prima de $5.000

Permanecen estables ante diferentes volúmenes de producción.

Representan la

capacidad instalada en dinero, para producir.

Unitariamente son variables

Ejemplo: Para elaborar 10 camisas pago 50.000 de arriendo. Para elaborar 5 camisas pago 50.000 de arriendo.

ADMON

______VENTA

GASTOSErogaciones que ayudan a cumplir los objetivos de la organización

___________GASTOSErogaciones que ayudan a generar los ingresos

No aplica

_________________Comisiones por ventas, fletes, empaque y embalajes por unidad.

Generalmente todos los gastos de admón. son indirectos al producto: sueldos, arriendos, impuestos, seguros, otros.

_________________Indirectos al producto: sueldos fijos, publicidad, representación, depreciación, otros.

No aplica

__________________Aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de ventas, ejemplo:Comisiones por ventas, fletes, empaque y embalajes por unidad.

Permanecen estables ante diferentes volúmenes de producción y ventas: sueldos, arriendos.______________Permanecen fijos ante volúmenes de ventas: Sueldos, publicidad, representación, depreciación, otros.

TABLA DE CLASIFICACION

Confecciones Ebanistería Taller reparaciones mecánicas

Asesorías contables

Materias primas:Telas y entretelas

Hilo, resorte

Encaje, cintas

Marquillas

Botones

Cierres

Materiales auxiliaresPapel de trazo

Empaques de producción

Tiquetes de identif.

Otros

Otros insumosRepuestos, accesorios y mantenimientos.

Energía

Madera

Bisagras

Pintura, laca

Clavos, tornillos

Herrajes

______

Disolventes

Pegantes

Pitas, hilos

Otros

__________

Repuestos, accesorios y mantenimientos.

Energía

No tiene

___________

Repuestos

Soldadura

Bandas

Pintura, Otros

___________

Energía

No tiene

_________Papelería y útilies.Equipos de computo, CD y otros

________

Energía ?

COSTOS DIRECTOS - MATERIALES

COSTOS DIRECTOS - MANO DE OBRA:

Es el salario devengado por las personas que participan directamente en el proceso de elaboración de productos o prestación de servicios, su trabajo se puede medir porque entregan unidades, el pago puede ser mensualmente o al destajo (por unidad) e incluye:

Salario básico e incentivos.Recargo nocturnoAuxilio de transporteSeguridad social (eps, pensión, arp).Parafiscales (caja c, sena, icbf)Prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima)Ropa de trabajo ( 3 veces al año)Pagos extralegales.

COSTOS INDIRECTOS -CIF

EN EMPRESA DE MANUFACTURA:

MATERIALES INDIRECTOS

Materiales eléctricos. Repuestos y accesorios. Empaque de protección en producción. Insumos para cafetería. Insumos para aseo. Papelería y útiles de producción. Lubricantes.

MANO DE OBRA INDIRECTA.

Coordinador producción. Facilitadores. Ayudantes de planta. Secretaria de producción. Mecánicos. Vigilantes

OTROS INSUMOS INDIRECTOS:

Arriendo planta o depreciación del local. Energía, agua, gas. Servicio de transporte. Servicio de mantenimiento. Depreciaciones.

COSTOS - VARIABLES

Unidades de

producción

Tarifa unitaria

Costo variable

total

MATERIALES DIRECTOS

MANO DE OBRA AL DESTAJO

EMPAQUE POR UNIDAD

TRANSPORTE DE COMPRAS POR UNIDAD

ENERGIA Y REPUESTOS

COSTOS FIJOS - PRODUCCION

Arriendo de local por mes Vigilancia de producción por mesSueldo del coordinador de producción por mesDepreciación máquinas por mesCapacitación personal planta por mesAseguramiento de calidad por mesSeguridad industrial por mesInsumos de aseo por mesInsumos de cafetería por mesMaterial eléctrico por mesSeguros de mercancías por mesOtros por mes

DEPRECIACION

Es el valor que van perdiendo los activos por el desgaste en el trabajo o uso. Se debe cargar al costo del producto

Nombre del activo

Fecha de

compra

Valor actual

Vida útil en meses

depreciación por

mes

Edificios y locales 240

Maquinaria y equipo de trabajo

120

Muebles y enseres

120

Vehículos 60

Software y hardware

36

Total

Unidades de ventas

Tarifa unitaria

Costo variable total

COMISIONES POR VENTAS

EMPAQUES DE VENTAS

FLETES

GASTOS – VARIABLES

DE ADMON Y VENTAS

GASTOS FIJOS DE ADMON Y VENTAS

GASTOS DE ADMON GASTOS DE VENTAS

Sueldo personal oficina Sueldo personal de ventas

Arriendo de oficina ó depreciación Ofic. Arriendos puntos de ventas

Papelería y útiles Papelería, facturas, útiles Ofic.

Depreciación muebles y enseres Depreciaciones

Teléfono e Internet Teléfono e Internet

Impuestos Impuestos

Gastos legales Gastos legales

Capacitación del personal Registro de marcas

Intereses por prestamos Publicidad

Gastos promociones, muestras..

G. Representación

Empaques y fletes, etc.

Un sistema de costos funcional utiliza costos

predeterminados, ya que permiten controlar y tomar

decisiones a priori.

PRE-SUPUESTOS:

Es la estimación en cantidades y en pesos de los

recursos necesarios para la elaboración, gestión y

venta de los productos y servicios, definidos en el

plan estratégico de la compañía y para un periodo

determinado, que puede ser 6 meses, 12 meses u

otro.

PRESUPUESTOS

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS

El presupuesto de costos y gastos fijos se apoya en el Estado de

Resultados acumulado seis o doce meses atrás, se elabora para un

año y se halla un promedio por mes.

Algunas cuentas parten de cero, otras se eliminan para este periodo.

Se debe tener en cuenta incrementos en el nivel de actividad e

incrementos por IPC futuro.

Incluir valores diferidos y provisiones a pagar en el periodo.

Negociar los precios de insumos con los proveedores para el año y

proyectar tasa de cambio para importaciones.

Se debe tener en cuenta todos los recursos que se consumen en el

proceso, así sean mínimos, no tiene sentido esconderlos.

A los costos no se les carga las ineficiencias de la planta (reprocesos,

capacidad ociosa, altos desperdicios). Separar los gastos de la empresa de los gastos del hogar.

Adicionar arriendo de local cuando las actividades se desarrollan en la casa.

Tener Ppto para el aseguramiento de la calidad.Pppto para tratamiento de residuos, seguridad

industrial, seguros de vida, incendio y robo a fin de proteger la empresa de quiebras.

OTRAS RECOMENDACIONES

MARGEN DE CONTRIBUCION EN $

Para un solo producto:

$ MC = precio de venta – costo y gasto variable

% MC = (MC $ / precio de venta) * 100

Para varios productos

Productos

Unidades

vendidas

Precio de

venta

Valor total de

las ventas

C+G variabl

e unitario

C+G variable

total

MC unitario

MC total

TOTALES

% MC promedio en = (MC total / valor total de las ventas) * 100

PUNTO DE EQUILIBRIO

ES EL NIVEL DE VENTAS DONDE LA UTILIDAD ES CERO, ES DECIR

QUE LA EMPRESA NI GANA NI PIERDE.

FORMATO DEL CALCULO:

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes

PE en pesos = ---------------------------------------- % de margen de contribución- promedio

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes

PE en unidades = -------------------------------------------

Contribución marginal en pesos, unitaria

PRECIO DE VENTA Y COTIZACION

Cotizar es determinar por anticipado el precio de venta de un producto, un servicio o un trabajo a realizar.

Cada empresa tiene su política de cálculo:

Costeo directo. Costeo total. Costeo full

FORMATO DE CALCULO :

Costo unitario (directo, total o full)Precio de venta = --------------------------------------------

(100% – % de utilidad deseada)

$13.420 13.420-------------- = ------------ = 17.893100% - 25% 0.75

SISTEMAS DE COSTEO

QUÉ ES UN SISTEMA DE COSTEO?

Es una técnica que mediante procedimientos

específicos clasifica, acumula y distribuye

costos a productos, servicios u otro objeto.

PRODUCTOS Y SERVICIOS:

• Confección de camisa• Construcción de un edificio• Programa de calidad• Paquete turístico• Asesoría jurídica

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE COSTEO

Un sistema de costos se elige o diseña, dependiendo de las necesidades y del tipo de empresa, para conformarlo se tiene en cuenta principalmente tres elementos:

La forma de acumular los costos:Por ordenes de producción (OP)Por procesos Por actividades (ABC)Costos conjuntos

La naturaleza del costo:Real o históricoEstimadoEstándar

El método de costeoCosto directoCosto total (directo + indirecto)Costo full (costos + gastos)

SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR

ORDENES DE PRODUCCION (OP)

Que es una OP?

Es un proyecto de fabricación especifico que contiene cliente, diseño, tiempo, procesos, máquinas, materia prima, costos, procedimientos, etc

Los costos se acumulan por cada OP, al terminar el trabajo, se suman los costos y se distribuyen al número de unidades terminadas.

Cada O.P tiene una especificación distinta.

El trabajo se puede suspender en el camino.

Es útil para empresas de publicidad, diseños, industria de calzado, muebles, urbanizadoras, artes gráficas etc.

ORDEN DE PRODUCCION

Orden de producción No.____Cliente: ____Fecha de inicio:______

Producto o servicio:_____________ Fecha de entrega:_____

Diseño: ______ Características:____ Cantidad I ____ F ____

REQUERIMIENTOS:

Máquinas___________________________________________

Personas___________________________________________

Materiales__________________________________________

ACUMULACIÓN DE COSTOS:

COSTO TOTAL POR UNIDAD = COSTO TOTAL O.P / CANTIDAD F

Costos de la OP

Semana 1 Semana 2 Semana…n Total OP

Materiales D

Mano de obra D

Cif (ppto)

Totales

ACUMULACION DE COSTOS POR PROCESOS

QUE SON LOS PROCESOS?

Son secciones o centros de costos en la Cía. En cada uno de ellos se hace un trabajo especializado de operaciones continuas. Consume recursos y tiene responsables.

Los costos se acumulan por período en cada proceso. Se parte de un presupuesto.

Por cada proceso circula el producto absorbiendo costos. Cada proceso entrega al siguiente un producto mejorado es decir, con valor agregado.

No es posible suspender el trabajo en el recorrido

Los productos son de características similares y volumen alto, ejemplo: industria plástica, cemento, confecciones, gaseosas, etc

ESQUEMA DE COSTOS POR PROCESOS

Procesos proceso1 proceso2 proceso3 Costo total=Sumatoria

Presupuesto de costo directo

por mes

MaterialesM. Obra Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Presupuesto de CIF por mes

Mater indir MO indirOtros indirAdmon y ventas

Mater indir MO indirOtros indirAdmon y ventas

Mater indir MO indirOtros indirAdmon y ventas

Mater indir MO indirOtros indirAdmon y vtas.

Bases de distribución

UnidadesHoras HomHoras MqGramos% de m obraOtros

UnidadesHoras HomHoras MqGramos% de m obraOtros

UnidadesHoras HomHoras MqGramos% de m obraOtros

Costo por unidad

Costo 1 Costo 2 Costo 3 C1,C2,C3

//

SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES (ABC)

(Costing Based Activity).

Que son las actividades?

Es la descomposición del trabajo que conforma un servicio o producto en partes identificables, medibles y útiles de considerar y controlar aisladamente, Ejemplo: Diseñar, comprar, seleccionar las personas, despachar mercancías, etc.

El sistema acumula los costos por actividades, que luego transfiere a objetos de costo.

Esta metodología controla a la actividad que es quien consume recurso.

Método útil en empresas de servicios: hospitales, bancos, empresa de energía, empresa de alta tecnología, etc,. allí el costo del material directo es mínimo y prevalece el indirecto.

ACTIVIDADES TOTAL

Matricular X X X X

Recaudar X X X X

Comprar X X X X

Selec. Personal X X X

Coordinar profesores

X X

Atención al estudiante

X X X

Promoción y ventas

X X

RECURSOS Materiales

Salarios Arriendo

Servicios

públicos

Transporte

TOTAL

PRODUCTOSCARRERA DE CONTADURIA

TECNICO ELECTRICISTASEMINARIO DE COSTOS

DISTRIBUCION DE COSTOS POR ACTIVIDADES – ABCEjemplo: Servicio educativo

FORMATOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DE COSTOS EN EXCEL Y REALIZAR LOS CALCULOS

1. Proyección de ventas mes por mes

2. Presupuesto de producción por mes

3. Liquidación de la mano de obra y obligaciones por mes

4. Calculo de la depreciación por mes

5. Presupuesto de costos y gastos fijos por mes

6. Calculo de la capacidad de producción en minutos-mes

7. Costo por minuto

8. Presupuesto de costos y gastos variables

9. Margen de contribución

10.Punto de equilibrio

11.Precios de venta

12.Calendario y obligaciones laborales

“LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALÚA, NI SE CONTROLA, NI

SE MEJORA”

BIBIOGRAFÍA

Contabilidad de costos. Gómez Bravo

Contabilidad de costos. Baker, Jacobson, Ramírez

Padilla

Cartilla “Los costos y los Gastos”. Fundación

Carvajal