SEMINARSKI RAD

Predmet: Organizacija specijlanih događaja Tema: Konferencija Novi Lideri

Studenti:

Jelena Simić 554/11

Ivana Savković 512/11

Anđelka Radovanović 730/11

Beograd, Decembar 2014

Sadžaj:

1. OPIS DOGAĐAJA .............................................................................................................................. 7

1.1 Naziv događaja .............................................................................................................................. 7

1.2 Vrsta događaja ............................................................................................................................... 7

1.3 Datum ........................................................................................................................................... 7

1.4 Trajanje/vreme .............................................................................................................................. 7

1.5 Pregled događaja i svrha/koncept .................................................................................................. 7

1.7 i 1.8 Opšti i specifični ciljevi i Mere ostvarenja ciljeva ..................................................................... 8

1.9 Metode istraživanja ....................................................................................................................... 8

2.1 Organizaciona struktura tima za organizaciju događaja .................................................................. 9

2.2. Podela rada i opisi poslova .......................................................................................................... 10

2.3. Organizacijska odgovornost (raci matrica) .............................................................................. 11

2.4. Odabir i regrutacija ................................................................................................................ 13

2.5. Edukacija ................................................................................................................................ 14

2.7. Regrutovanje volontera .......................................................................................................... 14

3. ORGANIZACIJA DOGAĐAJA ................................................................................................................ 14

3.1. Najvažnije interesne grupe i agencije .......................................................................................... 14

3.2. Fizički preduslovi ......................................................................................................................... 15

3.2.1. Prostor ................................................................................................................................. 15

3.2.2. Trasa za ulične događaje .......................................................................................................... 15

3.2.3. Karta događaja ......................................................................................................................... 15

3.2.4. Razmeštaj (na zatvorenom) ...................................................................................................... 15

3.3. Publika ........................................................................................................................................ 15

3.4. Uticaj .......................................................................................................................................... 15

3.4.1. Društveni ............................................................................................................................. 15

3.4.2. Ekološki ................................................................................................................................ 15

3.4.3. Ekonomski............................................................................................................................ 15

4 ODOBRENJA I DOGOVORI ................................................................................................................... 16

4.1 Država i savezna vlast .................................................................................................................. 16

4.2 Okrug, grad ili mesto .................................................................................................................... 16

4.3 Ured nadležan za puteve i promet ............................................................................................... 17

4.4 Dozvola za točenje alkohola ......................................................................................................... 17

4.5 Policija ......................................................................................................................................... 17

4.6 Gradnja ........................................................................................................................................ 17

4.7 Osiguranje ................................................................................................................................... 17

4.8 Zdravlje ........................................................................................................................................ 17

4.9 Okolina ........................................................................................................................................ 17

4.10 Zabavni program ........................................................................................................................ 18

4.11 Dozvola za puštanje muzike ....................................................................................................... 18

4.12 Bezbednost ................................................................................................................................ 18

5 MARKETING ........................................................................................................................................ 18

5.1. Konkurentska analiza (istraživanje konkurencije) ........................................................................ 18

5.2. Analiza tržišta i planiranje....................................................................................................... 19

5.2.1. Segmentacija tržišta ....................................................................................................... 20

5.2.2. Zadovoljavanje potreba potrošača .................................................................................. 20

5.2.3. Odlučivanje kod potrošača ............................................................................................. 20

5.2.4 Program cena i ulaznica .................................................................................................. 20

5.3. Oglašavanje i promocija ......................................................................................................... 20

5.3.1. Poruke ............................................................................................................................ 20

5.3.2. Mediji ............................................................................................................................. 20

5.3.3. Proračun......................................................................................................................... 21

5.4 Odnosi s javnošću ........................................................................................................................ 21

5.4.1 Saopštenja za javnost ............................................................................................................ 21

5.4.2 Konferencija za medije .......................................................................................................... 22

5.5. Evaluacija marketinga ................................................................................................................. 22

6 FINANSIJSKA KONTROLA ..................................................................................................................... 23

6.1 Potrebe za kapitalom i sredstvima finansiranja ................................................................................ 23

7 RIZICI .................................................................................................................................................. 25

7.1. Identifikacija rizika .......................................................................................................................... 25

7.2. Procena rizika ............................................................................................................................. 26

7.3. Upravljanje rizicima .................................................................................................................... 27

7.4. Izveštavanje o incidentima .......................................................................................................... 29

8 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA ................................................................................................................. 29

8.1 Tema ........................................................................................................................................... 29

8.2 Uređenje...................................................................................................................................... 30

8.2.1 Raspored ............................................................................................................................... 30

8.2.2 Zabavni program ................................................................................................................... 31

8.2.3 Posebni efekti, osvetljenje..................................................................................................... 31

8.2.4 Zvuk ...................................................................................................................................... 31

8.3 Usluge ......................................................................................................................................... 31

8.3.1 Struja .................................................................................................................................... 31

8.3.2 Voda ..................................................................................................................................... 31

8.3.3 Prevoz (uključujući vazdušni saobraćaj, pristup u i iz objekta) ................................................ 31

8.3.5 Obaveštavanje preduzeća na koja događaj ima uticaj, itd. ..................................................... 31

8.3.4 Upravljanje prometom .......................................................................................................... 31

8.3.6 Parkiranje.............................................................................................................................. 31

8.3.7 Pristup za osobe sa invaliditetom .......................................................................................... 31

9 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA ............................................................................................................ 32

9.1 Catering ....................................................................................................................................... 32

9.1.1 Preduzeće za catering ........................................................................................................... 32

9.1.2 Prostor .................................................................................................................................. 32

9.1.3 Planovi za sigurnost hrane ..................................................................................................... 32

9.2 Otpad i upravljanje okruženjem ................................................................................................... 32

9.2.1 WC-i ...................................................................................................................................... 32

WC-i su bili dostupni u sklopu prostorija Narodne Banke Srbije. ............................................... 32

9.2.2 Upravljanje otpadom, recikliranje ......................................................................................... 32

9.3 Čišćenje ....................................................................................................................................... 32

10 SIGURNOST I OSIGURANJE ......................................................................................................... 32

10.1 Sigurnost publike na događaju ............................................................................................... 32

10.2 Sigurnost i osiguranje izvođača, uglednih ličnosti, itd. ............................................................ 32

10.3 Zdravlje i sigurnost zaposlenih ................................................................................................ 33

10.4 Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd. ........................................................................... 33

10.5 Komunikacije ......................................................................................................................... 33

10.5.1 Sastanci .......................................................................................................................... 33

10.5.2 Procedure izveštavanja ................................................................................................... 33

10.5.3 Procedure izveštavanja u hitnim slučajevima .................................................................. 33

10.5.4 Metode komunikacije (radio) .......................................................................................... 33

10.6 Pristup u hitnim slučajevima i upravljanje hitnim slučajevima ................................................. 33

10.7 Prva pomoć ............................................................................................................................ 34

11. OPERATIVNI PLANOVI ...................................................................................................................... 34

11.1. Politike npr. žalbi, kontrola masa .................................................................................................. 34

11.2. Procedure i kontrolni listovi ...................................................................................................... 34

11.3. Standardi kvaliteta (povezanost sa ciljevima) ............................................................................ 34

11.4. Posebni planovi ......................................................................................................................... 34

11.4.1. Vremenske prilike .............................................................................................................. 34

11.4.2. Struja i osvetljenje .............................................................................................................. 34

11.4.3. Požar .................................................................................................................................. 35

11.4.4. Nezgode ............................................................................................................................. 35

11.4.5. Kontrola masa .................................................................................................................... 35

11.4.6. Otkazi ili odlaganja ............................................................................................................. 35

11.4.7. Pretnje bombom i drugi sigurnosni incidenti ................................................................... 35

12. LOGISTIKA........................................................................................................................................ 36

12.1.1. Postavljanje ........................................................................................................................... 36

12.1.2 Konstrukcije i objekti ............................................................................................................... 36

12.1.3. Osvetljenje ............................................................................................................................. 36

12.1.4. Zvuk ....................................................................................................................................... 36

12.1.5. Rastavljanje............................................................................................................................ 36

13. EVALUACIJA NAKON ZAVRŠETKA PROJEKTA ..................................................................................... 40

13.1 i 13.2 Ciljevi i Mere ostvarivanja ciljeva ...................................................................................... 40

13.3 Analiza ....................................................................................................................................... 41

13.4 Izveštaj ...................................................................................................................................... 41

1. OPIS DOGAĐAJA

1.1 Naziv događaja

„Novi Lideri“ je projekat AIESEC-a Srbije, koji ima tradiciju dugu 9 godina i ove godine se realizuje pod temom: „Mladi kao pokretači pozitivnih promena, ili samo nemi posmatrači“. Projekat se sastoji od jednodnevnih događaja (Lead Up) koji se organizuju u 15 gradova u Srbiji i Konferencije Novih Lidera, kao finalnog događaja koji se organizuje u Beogradu. U daljem tekstu bice opisana Konferencija Novih Lidera.

1.2 Vrsta događaja

Prema kriterijumu veličine i području - manji, lokalni događaj

Prema načinu finansiranja - organizovan putem sponzorstva

Prema ciljnoj grupi - zatvorenog tipa

Prema organizatoru - samostalna (studentska) organizacija

Prema vrsti događaja - konferencija (edukativnog karaktera)

Prema učestalosti - Periodični (jednom godišnje)

1.3 Datum

Konferencija Novih Lidera je održana 13. i 14. novembra 2014.

1.4 Trajanje/vreme

Konferencija Novih Lidera je trajala 2 dana, 13. i 14. novembra 2014. godine. Organizovana je u Narodnoj banci Srbije.

1.5 Pregled događaja i svrha/koncept

Projektom Novi Lideri AIESEC teži jačanju liderstva širom Srbije kod svakog mladog čoveka, sa ciljem da ih motiviše da budu agenti pozitivnih promena u svom okruženju. Konferencija Novih Lidera je završni deo projekta Novi Lideri, koja se realizuje u Beogradu i okuplja oko 200 delegata iz cele Srbije. Organizuje se devetu godinu za redom. Obuhvata predavanja, radionice i motivacione govore lidera iz naše zemlje i sveta. Ovakav koncept omogućava razmenu znanja, ideja i iskustva. Pored mogućnosti da čuju različite liderske priče, delegati će imati priliku da učestvuju u interaktivnim radionicama od strane partnera.

Sama Konferencija je koncipirana tako da prvog dana počinje i zavrašava se blokom liderskih priča istaktuih lidera iz različitih oblasti, iz zemlje i sveta, koji svojom pričom podstiču mlade. Između ova dva bloka su radionice na temu liderstva koje fasilituje kompanije ili nevladine organizacije. Cilj radionica jeste

da delegati dobiju neka nova znanja i veštine koje su su potrebne da od ideje svako dođe do realizacije. Drugog dana, nakon bloka liderskih priča, sledi sesija "Novi Lideri", proces sproveden metodom kafe seminara (world café), koji za cilj ima da delegati spoznaju sebe i svoju ulogu, i kreiraju konkretne načine kako mogu nešto da promene.

Svakog dana postoji nekoliko networking pauza za vreme kojih delegati mogu da razmenjuju mišljenje, ideje i dogovaraju buduće saradnje. Na kraju prvog dana, organizovan je koktel, na koji su pozvati ovogodišnji kao i prošlogodišnji delegati i predavači, a koji ima isti cilj kao i networking pauze. Ciljna grupa su mladi aktivisti, dakle: članovi NVO, udruženja, srednjoškolci, studenti i zaposleni koji aktivno učestvuju u iniciranju promena u društvu. Posebna ciljna grupa su delegati sa već održanih Lead Up-ova.

1.7 i 1.8 Opšti i specifični ciljevi i Mere ostvarenja ciljeva

Opšti cilj Na jednom mestu okupi 200 mladih lidera iz cele Srbije koji će međusobno napraviti mrežu društveno aktivnih lidera, a koje će motivisati i inspirisati već ostvareni lideri iz celog sveta deleći svoja liderska iskustva. Specifični ciljevi Mera ostvarenja KPI

Sakupiti 200 mladih lidera iz cele zemlje na jednom mestu

Broj delegata 170 selektovanih + 30 gostiju

Podstaći pokretanje inicijativa na lokalnom niovi kroz edukaciju lokalnih aktivista

Broj delegata sa Lead Up-a 30% od ukupnog broja

Motivisati delegate da pokrenu i nastave sa sprovođenjem inicijativa na ličnom i profecionalnom planu, kroz priče prepoznatih lidera iz različitih oplasti

Kvalitetni motivacioni govori Prosečna ocena >4,5 (anketa)

Pružiti delegatima neophodna znanja i veštine Kvalitetna predavanja Prosečna ocena >4,5 (anketa) Pokrenuti inicijative na lokalnom nivou u cilju

rešavanja društvenih problema Broj ostvarenih inicijativa od planiranjih (nakon 6 meseci)

60% (periodično merenje, anketa)

1.9 Metode istraživanja

Metode istraživanja korišćene za konferenciju:

Analiza

Analizirani su izveštaji sa prethodne konferencije. Organizacioni tim je imao tranzicioni sastanak sa prošlogodišnjim timom. U analizu su uzeti: organizaciona struktura, budžet, koncept radionica, govornici (lista onih koji su prošle godine otkazali učešće iz razičitih razloga ali su zainteresovani za učešće), logističk epotrebe, logistički plan za samu konferenciju.

Anketa

Postojale su dve ankete:

1) Anketa za predlog predavača: cilj je bio prikupiti predloge za motivacione govornike. Anketa je sprovedena između članova AIESECa Srbije kao i na delegata Konferencije Novih Lidera (delegati iz prethodnih godina).

2) Anketa za utvrđivanje najvećih problema sa koima se suočavaju mladi aktivisti u logalnim sredinama i znanja i veštine koji su im potrebni kako bi bili spremniji za pokretanje inicijativa. Ove informacije su korišćene za koncipiranje radionica/predavanja/teme konferencije. Anketa je sprovedena među članovima različitih organizacija iz civilnog sektora. ZAPOSLENI

2.1 Organizaciona struktura tima za organizaciju događaja

Slika 1. Orgnizaciona struktura tima

Menadžer projekta

Agenda menadžer -liderske priče

Agenda menadžer -predavanja i radionice Menadžer za logistiku

Volonteri

Menadžer za delegate Marketing i PR menadžer IT&Dizajn menadžer

Potpredsednik za koprporativne odnose

AIESECa Srbije

Menadžer za finansije AIESECa Srbije

2.2. Podela rada i opisi poslova

Projektni menadžer

-kreiranje organizacione strukture -biranje organizacionog tima -kreiranje misije, vizije i ciljeva projekta -pisanje aplikacije za MOS -sastavljanje budžeta -koordinacija svih aktivnosti -sprovođnje programa mentorstva za članove tima -organizovanje i vođenje sastanaka -saradnja sa stekholderima -kominkacija sa VP za prodaju AIESECa Srbije -komunikacija oko budžetskih aktivnosti sa finansijskim menadžerom -pisanje opisa projekta za eksterno korišćenje

Potpredsednik za koprporativne odnose AIESECa Srbije

-periodično praćenje aktivnosti organizacionih tima -pružanje podrške od starane acionalnog tima -komunikacija sa projektim liderom

Menadžer za finansije AIESECa Srbije

-saradnja sa projektim menadžerom oko pisanja aplikacije za MOS - saradnja sa projektim menadžerom oko pisanja budžeta -praćenje budžetskih aktivnosti -regulisanje novčanih tokova -pisanje periodičnih izveštaja za MOS

Agenda menadžer - liderske priče

-kreiranje agende liderskih priča -kreiranje baze liderskih govornika -kontaktiranje govornika -konstantna komunikacija sa potvrđenim govornicima, usmeravanje oko govora -sastavljanje bukleta za govornike sa uputstvima i savetima -sastavljanje najave govornika za sajt i buklet za delegate -kreiranje i slanje ankete za predavače

Agenda menadžer -predavanja i radionice

-kreiranje agende radionica/predavanja -kreiranje baze predavača -kontaktiranje predavača -konstantna komunikacija sa potvrđenim predavačima, usmeravanje oko koncepta radionice -kreiranje i slanje ankete za utvđivanje potreba u lokalnim sredinama

Menadžer za logistiku

-predaja molbe za prostor -konstantna komunikacija sa NBS -obezbeđivanje keteringa i osveženja za konferenciju -obezbeđivanje tehničke opreme -obezbeđivanje logističkih potrebština (flipchart, markeri...) -saradnja sa štamparijom -kreiranje logističkog plana za konferenciju -osmišljavanje kreativnih pauza -kreiranje aplikacije za volontere -selekcija volontera

Menadžer za delegate

-kreiranje bukleta za delegate -kreiranje aplikacije za delegate -kreiranje aplikacije za host i praćenje istog -selekcija delegata -komunikacija sa delegatima pre, u toku i nakom konferencije

Marketing i PR menadžer

-kreiranje saopštenja za javnost -kreiranje baze medija i kontaktiranje isih -sklapanje medijskih satadnji -vođenje FB stranice kao i tweeter naloga -press clipping

IT&Dizajn menadžer -vođenje i servisiranje sajta konferencije -redizajn loga -brendiranje bukleta i svih propratnih materijala -brendiranje slika

Volonteri -operavtivni zadaci na samoj konferenciji, u skladu za logističkim planom

2.3. Organizacijska odgovornost (raci matrica)

Aktivnosti

Proj

ektn

i men

adže

r

Men

adže

r za

finan

sije

AIE

SEC

a Sr

bije

Po

tpre

dsed

nik

za

kopr

pora

tivne

od

nose

AIE

SEC

a Sr

bije

A

gend

a m

enad

žer -

lid

ersk

e pr

iče

Age

nda

men

adže

r -pr

edav

anja

i ra

dion

ice

Men

adže

r za

logi

stik

u

Men

adže

r za

dele

gate

Mar

ketin

g i P

R

men

adže

r

IT&

Diz

ajn

men

adže

r

Ket

erin

g sl

užba

1.

Kreiranje organizacione strukture

A,R

2. Biranje organizacionog tima A,R C

3. Kreiranje misije, vizije i ciljeva projekta

A,R C C C C C C

4. Pisanje aplikacije za MOS

A, R C

5. Sastavljanje budžeta A,R C, I I,C I,C I,C I,C I,C I,C

6. Praćenje novčanih tokova A,R R I I I I I I

7. Organizovanje i vođenje sastanaka A,R C C C C C C

8. Sastavljanje opisa projekta A, R I, C I,C I,C I,C I,C I,C I, R

9. Kreiranje agende liderskih prica C A,R C,I

10. Kreiranje baze liderskih govornika I A,R I

11. Kontaktiranje i komunikacija sa govornicima

I A,R I

12. Sastavljanje bukleta za govornike I A,R I R

13. Kreiranje i slanje ankete za predavače I A,R R

14. Kreiranje agende radionica I I A,R

15. Kreiranje baze predavača I I A,R

16. Kontaktiranje i komunikacija sa predavačima

I I A,R

17.

Kreiranje i slanje ankete za utvđivanje potreba u lokalnim sredinama

I R,A R

18. Predaja molbe za prostor C, I R,A

19. Konstantna komunikacija sa NBS

I R, A

20. Obezbeđivanje keteringa i osveženja za konferenciju

I R,A R

21. Obezbeđivanje tehničke opreme I R,A

22. Pravljenje logističkog plana za konferencijju

I,C I,C I,C R,A I,C I,C I,C

23.

Obezbeđivanje logističkih potrebština za konferenciju

I R,A

24. Štampa svih marerijala

I I I R,A I I I

25. Osmišljavanje i sprovođenje kreativnih pauza

I,C I,C I,C R,A I,C I,C I,C

26. Kreiranje bukleta za delegate I R, A R

27. Kreiranje aplikacije za delegate I R, A R

28.

Kreiranje aplikacije za host i praćenje istog

I I R,A

29. Kreiranje aplikacije za volontere I R,A R

30. Selekcija volontera I R,A

31. Obezbeđivanje fotogofrafa za konferenciju

I A,R

32. Selekcija delegata I C C A,R C

33. komunikacija sa delegatima I A,R

34. Kreiranje saopštenja za javnost

I A,R R

35. Kreiranje baze medija I A,R

36. Kontaktiranje medija i sklapanje saradnji I A,R

37. Svakodnevne objave na društvenim mrežama

I A,R

38. Praćenje medijskih objava (press clipping)

I A,R

39.

Vođenje i servisiranje sajta konferencije

I,C C C C C C A,R

40. Redizajn loga I,C C C C C C A,R 41. Brendiranje slika I A,R

2.4. Odabir i regrutacija

Konkurs za projektnog menadžera je raspisan početkom maja. Selekcija se sastojala od aplikacije i intervuja. Selekciju su vršili člnaovi nacionalnog tima AIESECa Srbije.

Konkurs za članove organizacionog tima je početkom juna. Selekcija se sastojala od aplikacije i intervjua. Selekciju su vršili projektni menadžer i Menadžer za finansije AIESECa Srbije.

2.5. Edukacija

Članovi organizacionog tima su prošli niz edukacija u zavisnosti od svoje funkcionlne oblasti. Edukacije su izvedene od strane članova nacionalnog tima kao i partnera organizacije. Održani su tranzicioni sastanci sa prošlogodišnjim organizacionim timom konferencije. Sproveden je program mentorstava, gde je projektni menadžer, na osnovu utvrđenih potreba svakog člna tima, pronašao adekvatnog mentora (akcenat na ličnom razvoju).

2.7. Regrutovanje volontera

Analizom stanja i dogovorom članova organizacionog tima, utvrđeno je da je potrebno 6 volontera za samu realizaciju konferencije. Konkurs je otrvoren 10 dana pred realizaciju konferencije. Selekcija se satojala od aplikacije. Aplikacija je bila otvorena za članove AIESEC-a.

3. ORGANIZACIJA DOGAĐAJA

3.1. Najvažnije interesne grupe i agencije

Delegati: Mladi ljudi od 15-30 godina koji žele da saznaju nešto novo kao i da podele svoja znaja i iskustva razvijajući pri tome sopstvene liderske sposobnosti. Delegati su ljudi koji se bilo na akademskom ili poslovnom nivou, u vannastavnim aktivnostim osećaju kao inicijatori, pokretači promena kao i ljudi koji žele to da razviju kod sebe. Projekat okuplja oko 200 delegata odnosno učesnika koji se prijavljuju da slušaju predavanja i učestvuju u radionicama naših partnera.

Govornici: Istaknuti pojedinci iz zemlje i sveta koji svojom liderskom pričom i iskustvom motivišu mlade da se bore za svoje stavove i želje i koji će na taj način dokazati da ako se ima ideja, inicijativa i inspiracija može da se ostvari sve što zamislimo.

Partneri: Kompanje koje su uvidele ideju i značaj projekta. Te kompanije su podržale projekat naturalnim sponzorstvima. Na ovaj način partneri predstavljaju sebe kao društveno-odgovorne kompanije koje su spremne da ulažu u mlade i da im pruže priliku.

Predavači: Organizacije iz civilnog i korporativnog sektora koje imaju dugogodišnje iskustvo u oblasti lidestva i koje su prepoznale konferenciju kao događaj na kojem mogu da podele svoja iskustva i modele poslovanja u cilju edukacije delegata.

Studentska organizacija AIESEC SRBIJA: Organizator projekta "New Leaders" koji se organizuje od 2006. godine. AIESEC SRBIJA sastavlja organizacioni tim, odredjuje tip i ciljeve dogadjaja. Ovim projektom AIESEC inspiriše mlade da kroz prepoznavanje i širenje pravih vrednosti, aktivno učestvuju u pokretanju inicijativa, preuzimajući lidersku ulogu u društvu. Na ovaj način AIESEC se takođe trudi da ostvari dobru saradnju sa predstavnicima kompanija, delegatima, govornicima odnosno želi da podstakne mlade ljude da šire mrežu svojih kontakata.

Narodna banka Srbije: Konferencija je bila održana u Narodnoj banci Srbije tokom dva dana. NBS se zalaže za društveno-odgovorno poslovanje te su spremni da podrže studentske organizacije, mlade ljude i projekte ovog tipa pa je i ove godine kao i svih prethodnih izašla u susret realizaciji NLC-u.

3.2. Fizički preduslovi

3.2.1. Prostor

Konferencija Novih Lidera je odžana u Narodnoj banci Srbije. Prostorije koje su bile korišćene tokom predavanja: amfiteatar, terasa, konferencijska sala, sala guvernera i dve male sale. Takođe na raspolaganju je bio hol, ostava i kancelarije guvernera.

3.2.2. Trasa za ulične događaje

Nije bilo uličnih događaja.

3.2.3. Karta događaja

3.2.4. Razmeštaj (na zatvorenom)

Razmeštaj nije bio potreban u amfiteatru NBS.

U konferencijskoj sali, sali guvernera, na terasi i dve male sale razmešteni su stolovi i stolice kako bi radionice mogle da se održe kako je planirano.

3.3. Publika

Otvaranju konferencije prisustvovali su govornici, izabrani delegati, organizacioni tim, predsednik AIESEC Srbije i predsednik AIESEC International, predstavnici medija kao i predstavnica Narodne banke Srbije koja se na poćetku obratila delegatima.

Motivacionim govorima kao i radionicama mogli su da prisustvuju samo delegati.

3.4. Uticaj

3.4.1. Društveni

Konferencija je imala za cilj da motiviše mlade ljude da postanu inicijatori pozitivnih promena u društvu i da na taj način razviju kod sebe liderske veštine. Misija Novih lidera je da podstiče saradnje kroz koje motiviše, edukuje i podržava mlade za preuzimanje aktivne uloge u društvu..

3.4.2. Ekološki

Konferencija "Novi Lideri" nije imala ekoloških uticaja

3.4.3. Ekonomski

Konferencija "Novi Lideri" nije imala ekonomskih uticaja

4 ODOBRENJA I DOGOVORI

4.1 Država i savezna vlast

Za konferenciju „Novi Lideri“ nije bilo potrebno obezbediti bilo kakvo odobrenje države ili savezne vlasti.

4.2 Okrug, grad ili mesto

Za konferenciju „Novi Lideri“ nije bilo potrebno obezbediti bilo kakvo odobrenje okruga ili grada, već obezbediti dogovor sa Narodnom bankom Srbije o održavanju konferencije u njihovim prostorijama (gde se već tradicionalno održava) kao i odobrenje za korišćenje live stream u prostorijama. U nastavku se nalazi molba koja je poslata NBS-u.

Narodna banka Srbije

Kralja Petra 12 11000 Beograd

MOLBA Obraćam Vam se sa molbom za ustupanje prostorija u Narodnoj banci Srbije, u Nemanjinoj 17, radi realizacije “Konferencije novih lidera” u trajanju od dva dana u prvoj polovini novembra. Kroz konferenciju želimo da podstičemo mlade da, kroz prepoznavanje i širenje pravog seta vrednosti, aktivno učestvuju u pokretanju inicijativa, preuzimajući lidersku ulogu u društvu. Konferencija broji 200 delegata, predstavnika mladih Srbije u starosti do 30 godina koji su inicijatori promena u svojim lokalnim zajednicama. Na konferenciji okupljamo mnogobrojne lidere, govornike i predavače, iz biznis sektora i kulturnog i sportskog života koji svoje priče, znanje i iskustvo dele sa mladim liderima u cilju stvaranja pozitivnog uticaja na celokupno društvo u kome živimo. Planirani period realizacije konferencije je prva polovina novembra, i datumi kada konferencija treba da se održi jesu: 11. i 12. novembar, 12. i 13. novembar, 13. i 14. novembar ili 17. i 18. novembar. Nama bi najviše značilo ukoliko bi se konferencija desila 13. i 14. novembara. Tokom oba dana konferencije, od prostorija će nam biti potrebno:

amfiteatar, tokom celog dana; manja prostorija za logistiku i organizacioni tim konferencije, tokom celog dana; konferencijska sala, u trajanju od šest sati; dve prostorije u trajanju od šest sati;

Kao pokrovitelj projekta, Narodna banka Srbije će biti spomenuta u svim promotivnim aktivnostima, pre, tokom i nakon realizacije projekta. Takođe, bila bi nam čast da predstavnik Narodne Banke Srbije otvori konferenciju. AIESEC je globalna mreža studenata koja razvija liderski potencijal mladih i pozitivno utiče na društvo. Prisustvom u preko 120 zemalja sveta, AIESEC predstavlja najveću organizaciju vođenu od strane studenata. Svojim programima internacionalnih praksi i organizacijom edukativnih i društveno-odgovornih projekata, AIESEC pruža mladima jedinstvenu mogućnost za lični i profesionalni razvoj i ostvarivanje pozitivnog uticaja na društvo.

Nadamo se da ćete prepoznati važnost ovog događaja i da ćemo i ove godine nastaviti saradnju na jednom od relevantnijih događaja za mlade u Srbiji, koji će pokazati već osmu godinu za redom, zašto je Narodna banka Srbije mesto gde se lideri sastaju. S poštovanjem, Jelena Radović Menadžer projekta „Novi Lideri 2014“ 062 866 46 18 jelena.radovic@aiesec.net

4.3 Ured nadležan za puteve i promet

Za konferencju „Novi Lideri“ nije bilo potrebno obezbediti bilo kakvo odobrenje ureda nadležnog za puteve i promet

4.4 Dozvola za točenje alkohola

Na konferenciji nisu služena alkoholna pića, te nije bilo potrebe za ovom vrstom dozvola.

4.5 Policija

Nije bilo potrebe obavestiti policiju o ovom događaju s obzirom da se konferencija ne smatra rizičnim i masovnim događajem.

4.6 Gradnja

Konferencija se održavala u postojećim prostorijama Narodne banke Srbije, te nije iziskivala bilo kakvu gradnju.

4.7 Osiguranje

Osiguranje učesnika i organizacionog tima konferencije nije bilo potrebno.

4.8 Zdravlje

Koordinatori su bili zaduženi da pozovu hitnu pomoć ukoliko nekome od učesnika ili organizacionog tima bude ugroženo zdravlje.

4.9 Okolina

Konferencija nije imala uticaja na okolinu jer se održavala u prostorijama Narodne banke Srbije.

4.10 Zabavni program

Na pauzama je postojalo niz zabavnih aktivnosti:

photo booth (http://www.photobooth.rs/), drvo otisaka (http://drvootisaka.com/), poklon čarobni pasulj, table od plute sa pitanjima „Šta te inspiriše?“ i „Zašto se trudiš?“ afterparty

4.11 Dozvola za puštanje muzike

Na konferenciji nije bila puštana, te dozvola za puštanje muzike nije bila potrebna. Što se tiče muzike u kafiću, kafic je bio odgovoran za muziku.

4.12 Bezbednost

Za bezbednost svih delegata, gostiju i organizacionog tima bilo je zaduženo obezbeđenje Narodne banke Srbije.

5 MARKETING

5.1. Konkurentska analiza (istraživanje konkurencije)

Ne postoji direktna konkurencija.

Indirektna konkurencija:

1. 1.TEDxZemunED (Beograd, 13.semptembar, Ideje vredne življenja, cilj konferencije je da se mladi podstaknu na razmišljanje o obrazovanju i promene nešto u društvu u kojem žive, http://www.tedxzemuned.net/ )

2. Seminar o društvenom organizovanju i javnom govoru (Beograd, 15-16. novembra, seminar je nastao iz potrebe da se mladi aktiviraju i preuzmu učešće u kreiranju pozitivnih promena u svom okruženju) http://www.studentskizivot.com/seminari-za-studente/jos-jedno-izdanje-seminara-o-drustvenom-organizovanju-i-javnom-govoru/

3. Youth to Business Forum (11-12. Decembar, organizator AIESEC Srbija. Forum se sastoji iz tri specifična dela: Inpire, Engage i Act, preko kojih će učesnici imati priliku da čuju iskustva stručnjaka iz poslovnog sveta i preko radionica sa kompanijama poput Delhaize Serbia, Devana Technologies, Societe Generale, NBG Leasing i Ernst & Young naučiti kako da ta iskustva sprovedu u praktična)

http://aiesec.org.rs/youth-to-business/beograd/

4. Konferencija “ Jer im se može” (Beograd, 13. novembar, organizator Inicijativa mladih za ljudska prava. Moto konferencije: "Mehanizmi za borbu protiv nasilja u društvu u Srbiji", Inicijativa je prepoznala da u Srbiji postoji nekoliko parcijalnih strategija za borbu protiv nasilja u različitim segmentima društva, ali da na nivou institucija ne postoji sveobuhvatan program za rešavanje ovog problema) http://www.021.rs/Vodic/Tribine-i-predavanja/Konferencija-Jer-im-se-moze-13-novembra-u-Beogradu.html

5. Dunavski biznis forum (27-29. oktobar, Novi Sad, Beograd, više stotina učesnika, preko 130 govornika i predstavnika više od 15 zemalja prisustvovalo je Forumu, Cilj Dunavskog Biznis Foruma bio je je da obezbedi platformu za institucionalne i korporativne lidere da razmene stavove o rastućim regionalnim pitanjima u vezi sa EU Dunavskom strategijom. Forum je takođe podstakao partnerstva između kompanija, gradova i regija radi izgradnje prosperiteta i veće konkurentnosti Dunavskog regiona) http://www.cedeforum.org/treci_dunavski_biznis_forum.html

Tabela 1. Analiza konkurencije

INDIREKTNA KONKURENCIJA

Naziv događaja Datum održavanja događaja Kotizacija Ciljna grupa

TedxZemunED 13. semptembar plaća se zaposleni

ULAZ Slobodan 15-16. novembar ne plaća se mladi ljudi

Youth to Business Forum 11-12. decembar ne plaća se studenti

Dunavski biznis forum 27-29. oktobar ne plaća se kompanije, studenti, učesnici iz privrede

Jer im se može 13. novembar ne plaća se aktivisti

5.2. Analiza tržišta i planiranje

Pre formiranja organizacionog tima, izabrani projektni menadžer je na osnovu anketa i izveštaja od prošle godine da bi utvrdio da na li tržištu postoji potreba za ovakvom vrstom konferencije. U prošlogodišnjim evaluacijma delagati su naveli da je potreno više sličnih događaja gde se okupljaju aktivisti i razmenju ideje i iskustva. U Nacionalnoj strategiji za mlade je navedo da je jedan od priorite podsticanje mladih na aktivizam u pokretanje inicijativa na lokalnom nivou. Nakon definisanja draft verzije konferncije, izabran je organizacioni tim, koji je učestvovao u pisanju projekta (tj. definisanju konferencije).

5.2.1. Segmentacija tržišta

Na osnovi ciljeva konferencije, kao i misije i vizije, kao ciljna grupa defini su aktivisti, od 15 do 30 godina. To su mladi ljudi koji uočavaju probleme koji postoje u društvu i preduzimaju konkretke akcije za njigovo rešavanje. To su već ostvareni lideri, tj. imaju iskutvo bilo u radu na projektu, u nevladinoj organizaciji ili udruženju, bilo pojedinci koji svojim akcijma doprinose pozitivnim promenama.

5.2.2. Zadovoljavanje potreba potrošača

Na osnovu rezultata ankete o potrebama u lokanim sredinama i izveštaja i evaluacije od prošlogodišnje konferencije, utvrđeno je:

Mladim aktivistima su potreni kontakti drugih ljudi koji imaju iskustva u ovoj oblasti, kako bi mogli da razmene iskustva i ideje

Potrebna je motivacija, da upoznaju i čuju priče ljude koji su nekad bili na njihovom mestu, prvazišli različite izazove i ostvarili veliki uticaj na društvo

Znanja i veštine, naročito iz oblasti pisanja projekta i vođenja tima

Konferencija je koncipirana tako da se u toku dva dana smenjuju edukativna i motivaciona predavanja kao i networking pauze, što u zadovoljva utvrđene potrebe ciljne grupe.

5.2.3. Odlučivanje kod potrošača

Nakon definisanja ciljne grupe i njihovih potreba, defini su kanali kojima će se vršiti promocija, on-li korišćenjem društvenih mreža, portala, kao i kontakata svih NVO i udruženja sa kojima AIESEC sarađuje. Menadžer za delegate jebio u komunikaciji sa delegatima pre, u toku i nakon same konferencije. Iz evaluacija, zaključuje se da su delegati u toku promocije prepoznali šta konferencija nudi.

5.2.4 Program cena i ulaznica

Kotizacija za učešće na konferenciji se nije plaćala. Konferenciji su mogli da prisustvuju samo izabrani delegati, koji su potvrdili učešće.

5.3. Oglašavanje i promocija

5.3.1. Poruke

Tema ovogodišnje konferencije bila je: Mladi kao pokretači pozitivnih promena, ili samo nemi posmatrači. Temu su utvrdili članovi organizacionog tim na osnovi istraživanja potreba na tržištu. Tema je bila smernica za formiranje svih govora i predavanja, kao i svake aktivnosti delegata. Na početku i kraju konferencije postavljeno je ovo pitanje dlegatima, u cilju da shvate šta je to što njih motiviše da prave promene i šta je to što sprečava najveći procenat mladih d urade isto.

5.3.2. Mediji

Korišćenja je baza medija AIESECA Srbije koja je modifikovana. Najavu konferencije su objavili portali, televizije, rađena su gostovanja na radiju. Promocija je vršena i putem društvenih mreža, zvanične facebook stranice konferencije kao i tweeter naloga.

5.3.3. Proračun

Broj objava na portalima: 30 Broj objava na Facebook stranicama: 10 Broj objava na twitter nalozima: 20 Broj gostovanja na tv stanicama: 4 Broj lajkova na fejsbuk stranici New Leaders Conference (kumulativno): 5350

5.4 Odnosi s javnošću

5.4.1 Saopštenja za javnost

Saopštenje za javnost

Ideja. Inicijativa. Inspiracija. – Konferencija Novi Lideri

Beograd - I ove godine, kao završni događaj projekta „Novi Lideri“, biće održana „Konferencija Novih Lidera“ 13. i 14. novembra, a Narodna banka Srbije je opet Mesto gde se lideri sastaju. Projekat se sprovodi od strane međunarodne studentske organizacije AIESEC, a podržan je od strane Ministarstva omladine i sporta Republike Srbije. Sam projekat „Novi Lideri“ pokrenut je 2006. godine sa idejom da se jača liderstvo u Srbiji i da se mladi podstaknu na proaktivan način razmišljanja i pokretanje inicijativa kako bi pozitivno uticali na društvo.

Nakon završenih Lead Up događaja u 15 gradova u Srbiji, u Narodnoj banci Srbije će se, i ove godine, kao završni deo projekta „Novi Lideri“, održati „Konferencija Novi Lideri“. Konferencija okuplja oko 200 mladih, proaktivnih delegata iz cele Srbije, koji žele da čuju iskustva i savete ostvarenih lidera iz naše zemlje i regiona. Samo neki od lidera koji će, svojim životnim pričama, motivisati mlade da se bore za svoje ideale, stavove i ideje jesu Nenad Borovčanin, Milena Vujičić, Darko Soković, Boško Nektarijević, Dragana Kojičić Marjanović, Vladimir Leličanin, Marko Živić, Andrija Gerić, Nikola Vučićević, Stevan Filipović, Nadya Zhexembayeva i mnogi drugi.

Kroz konferenciju ćemo kreirati mrežu lidera koji će se povezati i deliti ideje i iskustvo, osmišljavati zajedno korake za buduće liderske akcije, a učesnici će takođe proći kroz radionice i predavanja naših partnera.

Kao i prethodne godine, projekat je finansiran od strane Ministrarstva omladine i sporta Republike Srbije.

Ukoliko se Vi nalazite među mladima koji žele da steknu, ali i podele svoja znanja, vizije i ciljeve, razvijajući liderske sposobnosti, možete se prijaviti za učešće na Konferenciji Novih Lidera na sledećem linku.

AIESEC je globalna mreža studenata koja razvija liderski potencijal mladih i pozitivno utiče na društvo. Prisustvom u preko 120 zemalja, AIESEC predstavlja najveću organizaciju vođenu od strane studenata. Svojim programima internacionalnih praksi i organizacijom edukativnih i društveno odgovornih projekata, AIESEC pruža mladima jedinstvenu mogućnost za lični i profesionalni razvoj.

Jovana Dinić Marketing & PR menadžer projekta “Novi Lideri” Tel: +381 60 272 0005 mail: jovana.dinic@aiesec.net

5.4.2 Konferencija za medije

Konferencija za medije nije bila održana.

5.5. Evaluacija marketinga

Broj objava na portalima: 38

Broj objava na Facebook stranicama: 12

Broj objava na Twitter nalozima: 22

Broj gostovanja na tv stanicama: 3

Broj lajkova na Facebook stranici New Leaders Conference: 5360

Broj poseta Facebook stranici New Leaders Conference: 30

6 FINANSIJSKA KONTROLA 6.1 Potrebe za kapitalom i sredstvima finansiranja

Redni broj Troškovi Jedinica Broj

jedinica Bruto cena po jedinici (u dinarima)

Trošak finansiran od strane MOS-a

1 Troškovi projektnih aktivnosti 1.1. Ketering Укупно 1 40,000.00din. 40,000.00 1.2. Paket dobrodošlice za delegate Комад 200 400.00 din. 80,000.00 1.3. Akreditacije sa tračicama KNL Комад 250 50.00 din. 12,500.00 1.4. Zahvalnice uramljene Комад 5 1,000.00 din. 5,000.00 1.5. Zahvalnice Комад 60 50.00 din. 3,000.00 1.6. Evaluacije Комад 410 3.00 din. 1,230.00

1.7. Troškovi transporta predavača iz inostranstva Комад 4 30,000.00 din. 120,000.00

1.8. Troškovi smeštaja predavača iz inostranstva Ноћење 8 3,000.00 din. 24,000.00

1.9. Troškovi slanja SMS-ova za potvrdu učešća delegata СМС 1,000 1.00 din. 1,000.00

1.10 Instant kafa Комад 500 22.00 din. 11,000.00 1.11 Troškovi logistike(gorivo) Укупно 1 5,000.00 din. 5,000.00 1.12. Troškovi Live Stream-a Укупно 1 40,000.00 din. 30,000.00 1.13. A4 papir za radionice Паковање 10 400.00 din. 4,000.00 1.14. Flip chart-ovi za radionice Комад 6 700.00 din. 4,200.00 1.15. Markeri za radionice Паковање 6 300.00 din. 1,800.00 1.16. Keteridž za štampač Комад 2 1,200.00 din. 2,400.00 Organizacija projektnih aktivnosti - zbir 345,130.00 2 Publicitet 2.1. Video Ukupno 1 10,000.00 din. 10,000.00 3 Tekući troškovi konferencije

3.1. Troškovi telefona za organizacioni tim Mesečni trošak 10 1,000.00 din. 10,000.00

3.2. Troškovi održavanja računa i Net Banking-a Ukupno 1 7,000.00 din. 7,000.00

Tekući troškovi konferencije - zbir 17,000.00 4 Nepredviđeni troškovi 4.1 Nepredviđeni troškovi Noćenje 5 2,000.00 10,000.00 UKUPNI TROŠKOVI KONFERENCIJE 382,130.00

Ukupna vrednost konferencije: 382,130.00

Budžet je u fazi planiranja poslat na konkurs Ministarstvu Omladine i Sporta, gde su odobrena sredstva koja su ujedno i jedini prihod ( 382,130.00 RSD) iz kojih su pokriveni gore navedeni troškovi.

Cash Flow

Slika 2: Cash Flow

S obzirom da je Ministarstvo uplatilo sredstva na račun AIESEC-a Srbije u dve rate ( I deo krajem oktobra (191,065.00) RSD i II deo sredinom novembra (191,065.00)). Kako se bližila konferencija odlivi su bivali sve veći, međutim sa druge strane po završetku konferencije su najmanji troškovi jer je skoro sve već isplaćeno. Odlivi su nastajali kroz četiri etape:

krajem oktobra (47,000.00 RSD), početkom novembra (142,730.00 RSD), pred konferenciju tj. sredinom novembra (182,400.00 RSD), nakon konferencije tj. krajem novembra (10,000.00 RSD)

U planiranju je predviđeno da se eventualni gap između priliva i odliva, ukoliko nastane, finansira iz budžeta AIESEC-a Srbije, kome bi se sredstva nakon uplate Ministarstva refundirala.

Na sledećem grafiku se vidi odnos odliva kao i koje stavke iz budžeta su kada isplaćivane.

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

400000

450000

Oktobar 3 Novembar 1 Novembar 2 Novembar 3

Prilivi

Odlivi

Slika 3: Nastanak odliva po stavkama

Nepredviđeni troškovi su se realizovali, a odliv po osnovu nepredviđenih troškova je nastao neposredno pred konferenciju, tj. sredinom novembra kada je otkazan hosting (koji je bio besplatan, delegati bi bili smešteni kod nekoga ko se prijavio unapred da može izaći u susret i ugostiti nekog od delegata) , te se za 5 delegata moralo reagovati tako što im je plaćen hostel u iznosu od 10,000.00 RSD.

7 RIZICI

7.1. Identifikacija rizika

Finansijski rizici:

1. Kašnjenje uplate finansijskih sredstava dobijenih od Ministarstva omladine i sporta 2. Nepredviđeni troškovi

Pravni rizici:

3. Nedobijanje odobrenja za live stream

Nastanak odliva po stavkama

Oktobar 3 (1.12, 2.1, 3.2)

Novembar 1 (1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.9)

Novembar 2 (1.7, 1.8, 1.10, 1.11, 1.13, 1.14, 1.15, 1.16, 4.1)

Novembar 3 (3.1)

Tehnički rizici:

4. Kvar projektora 5. Kvar laptopa 6. Nestanak struje 7. Problemi sa live stream-om konferencije

Rizici vezani za organizaciju:

8. Kašnjenje otvaranja konferencije 9. Nedostatak koordinacije i loša komunikacija između članova organizacionog tima 10. Nedovoljan broj prijavljenih delegata 11. Nedolazak izabranih delegata 12. Otkazivanje govornika 13. Nedovoljan broj projavljenih ljudi za hostovanje 14. Nedovoljan broj prijavljenih volontera

Ostali rizici:

15. Vremenske nepogode

7.2. Procena rizika

Tabela 2. Procena rizika

Dešava se

svakondevno Dešava se

često

Dešava se s vremena na vreme

Dešava se veoma retko

Veoma mala verovatnoća

da će se desiti

Katastrofalne

Kritične 11, 13, 9 1, 4, 5, 10 6, 12

Marginalne 8 14 2, 3

Malo značajne

15 7

7.3. Upravljanje rizicima

Tabela 3. Upravljanje rizicima

Redni broj Naziv rizika Plan rešavanja Odgovorne

osobe Vreme

rešavanja

1. Kašnjenje uplate finansijskih

sredstava od strane Ministarstva omladine i sporta

Koristili bismo finansijska sredstva AIESEC Srbija dok

Ministrastvo ne uplati novac na račun

Projektni menadžer

Tokom celog projekta

2.

Nepredviđeni troškovi

Pravovremeno pratiti trošenje finansijskih sredstava (budžeta) organizacije i odrediti određeni iznos koji bi

bio namenjen za nepredviđene troškove.

Konstantna komunikacija između

članova otganizacionog tima

Potpredsednik za koprporativne

odnose AIESECa Srbije

Tokom celog projekta

3. Nedobijanje dozvole za live stream Otkazivanje live

stream-a Menadžer za

logistiku

Mesec dana pre

konferencije

4. Kvar projektora Obezbediti rezervni

projektor Menadžer za

logisitku

Nedelju dana pred

konferenciju

5. Kvar laptopa Poneti rezervni laptop Menadžer za logistiku

Oba dana konferencije

6.

Nestanak struje

Biti u komunikaciji sa osobom koja je

zadužena za tehničke probleme u NBS

Menadžer za logistiku

Tokom konferencije

7.

Problemi sa live stream-om

Pozvati IT tehničara iz NBS da vidi u čemu je problem i pokuša da

sredi kvar

Menadžer za logistiku

Tokom konferencije

8.

Kašnjenje otvaranja konferencije

Delegatima ponuditi osveženje pre otvaranja i zabaviti ih sadržajima programa kao što su

photo both, drvo života, čarobni pasulj...

Projektni menadžer

Pred samo otvaranje

konferencije

9. Nedostatak koordinacije i loša

komunikacija

Održavati sastanke na nedeljnom nivou tokom

kojih se utvđuju što preciznije odgovornosti

svakog člana

Projektni menadžer

Tokom celog projekta

10. Nedovoljan broj prijavljenih delegata

Otvoriti drugi krug prijava

Menadžer za delegate

Dve nedelje pred

konferenciju

11. Nedolazak delegata

Posalti SMS poruke delegatima i zamoliti ih

da potvrde dolazak

Menadžer za delegate

Tokom prijave

delegata

12.

Otkazivanje govornika

Komunicirati redovno sa govornicima kako bi potvrdili svoj dolazak,

produžiti pauze ili obezbediti rezervnog

govornika

Agenda menadžer -

liderske priče

Pre i tokom konferencije

13. Nedovoljan broj prijavljenih hostova

Obezbediti hostel za smeštaj delegata koji nemaju svog hosta

Menadžer za logistiku

Nedelju dana pred

konferenciju

14. Nedovoljan broj prijavljenih

volontera

Raspisati konkurs za volontere, odnosno

tražiti i ljude koji nisu članovi AIESEC-a

Menadžer za logisitku

Nedelju dana pred

konferenciju

15. Vremenska nepogoda

Odložiti konferenciju za par sati ili za drugi dan u slučaju ekstremnih

vremenskih nepogoda

Menažer za logistiku

Deset dana pre

konferencije

Tabela 4. Master plan

Redni broj

Identifikacija rizika

Procena: uticaj rizika

Upravljanje i kontrola

Kontigentno planiranje

1. Nedovoljan broj ljudi za hostovanje

Može da bude ozbiljan problem i da utiče na uspešnost i realizaciju konferencije

Obezbediti hostel za smeštaj delegata kojima nije dodeljen host

Ukoliko imaju mogućnosti neki od članova tima će biti odgovorni za hostovanje. Komunicirati sa članovima AIESEC-a koji su već hostovali ljude na drugim projektima

2. Nedostatak koordinacije i loša komunikacija među članovima organizaciong tima

Može biti značajan rizik po realizaciju cele konferencije, takođe može se steći utisak neozbiljnosti i neprofesionalnosti organizatora

Organizovati sastanke na nedeljnom nivou i precizno objasniti i koncipirati dužnosti članova tima, organizovati timbildinge i raditi na ličnom razvoju članova tima

Organizovati nulti dan, logističke sastanke pre i po završetku svakog dana konferencije

3. Nedovoljan broj prijavljenih delegata

Utiče na integritet i imidž konferencije.

Govornici mogu shvatiti organizatora kao neprofesionalnog

Otvoriti drugi krug prijave, pojačati intezitet promocije, korisiti nove kanale oglašavanja

Pozvati članove AIESEC-a da prisustvuju konferenciji

7.4. Izveštavanje o incidentima

Postoji protkol koji se prati ukoliko se dese incidenti. Članovi organizacionog tima znaju ovaj protokol i ukoliko se nešto dogodi biće osposobljeni da odreaguju. Takođe volonterima je objašnjeno kakvi incidenti bi mogli da se dogode kako bi oni na vreme prijavili incident članovima organizacionog tima.

8 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA

8.1 Tema

Konferencija „Novi Lideri“ AIESEC-a Srbije, koja se sastoji iz edukativnog i motivacionog karaktera, realizuje se pod temom: „Mladi kao pokretači pozitivnih promena, ili samo nemi posmatrači“

8.2 Uređenje

Organizacioni tim je bio zadužen i odgovoran za uređenje prostora koje podrazumevalo brendiing (pult+agenda+aiesec+new leaders), postavljanje welcome paketa na stolice, postavljanje pluta i drveta otisaka, postavljanje roll up banera i putokaza, postavljanje osveženja, ulepšavanje i čišćenje prostora.

8.2.1 Raspored

U originalnom logističkom planu su pisala imena članova tima koji su bili odgovorni za predviđene aktivnosti, ali s obzirom da to nije od značaja za ovaj seminarski rad, tu kolionu smo izostavili.

Agenda

13. novembar

10:00 – 11:00 Registracija učesnika

11:00 – 11:30 Otvaranje konferencije

11:30 – 13:00 Lidrske priče

13:00 – 13:15 Networking pauza

13:15 – 14:45 Liderske radionice

14:45 – 15:30 Ručak

15:30 – 17:00 Liderske radionice

17:00 – 17:15 Networking pauza

17:15 – 18:45 Liderske priče

18:45 – 19:00 Sumiranje prvog dana

14. novembar

09:30 – 10:00 Registracija učesnika

10:00 – 10:30 Otvaranje

10:30 – 11:30 Lidrske priče

11:30 – 11:45 Networking pauza

11:45 – 14:00 Novi Lideri

14:00 – 14:45 Ručak

14:45 – 17:00 Novi Lideri

17:00 – 17:15 Networking pauza

17:15 – 17:45 Zatvaranje konferencije

8.2.2 Zabavni program Na pauzama je postojalo nekoliko aktivnosti:

photo booth (http://www.photobooth.rs/), drvo otisaka (http://drvootisaka.com/), poklon čarobni pasulj, table od plute sa pitanjima „Šta te inspiriše?“ i „Zašto se trudiš?“ afterparty (organizacioni tim je samo rezervisao mesta u kafiću “Naše Dvorištance” ,a delegati su

sami plaćali piće)

8.2.3 Posebni efekti, osvetljenje

Na konferenciji nije bilo potrebe za dodatnim osvetljenjem ili efektima.

8.2.4 Zvuk

Na konferenciji su predavači uglavnom koristili mikrofon,pa je samim tim pre početka provereno da li je sve u redu sa mikrofonom i zvučnicima koji spadaju u infrastrukturu Narodne Banke Srbije.

8.3 Usluge

8.3.1 Struja

Struju smo dobili na korišćenje uz prostor od Narodne Banke Srbije, te nije bilo potrebe za dodatnim troškovima plaćanja struje.

8.3.2 Voda

Za osveženje su učesnici dobijali flaširanu vodu, ali su isto tako mogli koristiti vodu sa česme koja je sastavni deo prostora koji smo dobili na korišćenje.

8.3.3 Prevoz (uključujući vazdušni saobraćaj, pristup u i iz objekta)

Delegati koji su dolazili iz gradova širom Srbije i regiona nisu imali obezbeđen prevoz te su sami finansirali putovanje do Beograda, dok je predavačima bio plaćen prevoz.

8.3.5 Obaveštavanje preduzeća na koja događaj ima uticaj, itd.

Nema obaveštenja jer događaj nema uticaja na preduzeća.

8.3.4 Upravljanje prometom

U zgradi NBS postoji uređaj koji broji ljude koji uđu u zgradu tako da smo imali evidenciju. Određeni članovi organizacionog tima su bili zaduženi za koordinaciju delegata koji su imali radionicu na terasi, koja nije u nivou ostalih sala, već su morali da ih upućuju na lift.

8.3.6 Parkiranje

Nije bilo obezbeđeno parkiranje za učesnike jer Narodna Banka Srbije nema parking za ove svrhe, osim što je morao biti najavljen dolazak iz ministarstva jer je NBS u obavezi da im obezbedi parking.

8.3.7 Pristup za osobe sa invaliditetom

Konferenciji su mogle prisustvovati osobe sa invaliditetom.

9 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA

9.1 Catering

9.1.1 Preduzeće za catering

Za ketering je izabrana pekara „Hleb & Kifle“ koja je ujedno i partner celog projekta.

9.1.2 Prostor

Motivacioni deo na kome su prisustvovali svi učesnici je održan u amfiteatru Narodne Banke Srbije, a radionice su se održavale u dve male sale, Sali guvernera, Konferencijskoj Sali i na terasi Narodne Banke Srbije. Pauze su učesnici provodili u kafe-u, restoranu i holu Narodne Banke Srbije.

9.1.3 Planovi za sigurnost hrane

Služba za ketering je bila zadužena da organizuje dopremanje hrane neposredno pred pauzu za ručak kako bi sve bilo sveže.

9.2 Otpad i upravljanje okruženjem

9.2.1 WC-i

WC-i su bili dostupni u sklopu prostorija Narodne Banke Srbije.

9.2.2 Upravljanje otpadom, recikliranje

Otpad nakon svakog odžanog dana bio je odlagan na mesta predviđena za ove operacije.

9.3 Čišćenje

Organizacioni tim je bio zadužen za čišćenje sala nakon završetka predavanja i radionica, kao i posle pauza.

10 SIGURNOST I OSIGURANJE

10.1 Sigurnost publike na događaju

Za sigurnost svih učesnika na događaju bilo je zaduženo obezbeđenje Narodne banke Srbije. Uzevši u obzir da prethodnih godina nije dolazilo do bilo kakvih incidenata, nije se obraćala dodatna pažnja na ovu stavku, tj. nije bilo angazovano dodatno obezbeđenje.

10.2 Sigurnost i osiguranje izvođača, uglednih ličnosti, itd.

Za sigurnost predavača nije bilo potrebe za dodatnim obezbeđenjem.

10.3 Zdravlje i sigurnost zaposlenih

Za sigurnost organizacionog tima je bilo zaduženo obezbeđenje Narodne banke Srbije.

10.4 Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd.

Nakon završetka agende, se stvari od vrenosti su skladištene u ostvai koja je bila na raposlaganju organizacionom timu.

10.5 Komunikacije

10.5.1 Sastanci

Sastanci organizacionog tima su se organizovali jednom nedeljno. Na sastancima su svi članovali razovarali o stanju u svojoj funkciji, iznošeni su prelozi i rešavani problemi vezani za organizaciju. Pored toga, organizovani su i posebni, radni sastanci, gde su različiti članovi tima radili zajedno na određenim zadacima koji su iziskivali neposrednu saradnju (npr. agenda menadžer i IT&Dizajn menadžer - kreiranje bukleta za predavače). Ovi sastanci su održavani po potrebi. Posebna vrsta sastanka su i 1 na 1 satsanci koje je održao projektni menadžer sa svakim člnom tima ponaosob, na početku i kraju mandata, kako bi utvdio očekivnja i pratio njihov ravoj. Nakon izbora volontera, održan je zajedniki sastanak, kako bi se volonteri što bolje upoznali sa idejom projekta, kao i aktivnostima koje slede.

10.5.2 Procedure izveštavanja

Izveštaju sa svih sastanaka su pisani u posebnoj aplikaciji na platformi PODIO. Svi materijali su takođe postvaljani na PODIO.

10.5.3 Procedure izveštavanja u hitnim slučajevima

U hitnim slučajevima (narušavanje bezbednosti, kvarova i sl.) član tima je imao obavezu da obavesti o tome projektnog menadžera i/ili nekog od članova tima koji su bili spremni da reaguju u datoj situaciji.

10.5.4 Metode komunikacije (radio)

Komunakcija između članova organizacioog tima je vršena lično (sastanci), mobilnim telefonima, elektronskom poštom, kao i na platformi PODIO. Na PODIO-u su naplarvljeni različiti work space-vi i aplikacije koje su olakšale komunikaciju i sve procedure. Kao sredstvo neformalne komunikacije korišćena je facebook grupa. Za hitno rešavanje problema korišćeni su mobilni telefoni.

10.6 Pristup u hitnim slučajevima i upravljanje hitnim slučajevima

U hitnim slučajevima, prisutni iz organizacionog tima su odmah morali da pozovu nadležne službe kako bi se što pre reagovalo i pomoglo u rešavanju problema.

10.7 Prva pomoć

Na samom događaju postojao je paket prve pomoći , u sklopu Narodne banke Srbije, koji je bio na raspolaganju organizacionom timu u slučaju povrede.

11. OPERATIVNI PLANOVI

11.1. Politike npr. žalbi, kontrola masa

11.2. Procedure i kontrolni listovi

Što se tiče procedura, organizacioni tim je imao proceduru koju su članovi organizacionog tima morali da znaju

Tabela 5. Kontrolni list

Zadatak Provereno Komentar Potreba za dodatnom proverom

Aparati za gašenje požara su ispravni za korišćenje

Aparati za gašenje požara su na vidljivom mestu

Svi izlazi za hitne slučajeve su obezbeđeni

Obezbeđen pribor za prvu pomoć

Proverna ispravnost tehničke opreme

11.3. Standardi kvaliteta (povezanost sa ciljevima)

11.4. Posebni planovi

11.4.1. Vremenske prilike

U slučaju ekstremnih vremenskih nepogoda početak konferencije bi bio odložen za par sati ili neki drugi dan.

11.4.2. Struja i osvetljenje

Korišćenje električne energije bilo je obezbeđeno od strane Narodne banke. Nije bilo potrebe za dodatnim osvetljenjem.

11.4.3. Požar

Narodna banka Srbije poštuje Zakon o zaštiti od požara. U ovom zakonu, član 27 propisuje Plan zaštite od požara i on treba da sadži sledeće korake:

1) prikaz postojećeg stanja zaštite od požara 2) procenu ugroženosti od požara 3) organizaciju zaštite od požara 4) predlog tehničkih i organizacionih mera za otklanjanje nedostataka i unapređenje stanja zaštite od

požara 5) proračun potrebnih finansijskih sredstava 6) propisane proračunske i grafičke priloge

Takođe član 28, Zakona o zaštiti od požara propisuje pravila zaštite od požara koja obuhvataju:

1) organizaciju tehnoloških procesa na način da rizik od izbijanja i širenja požara bude otklonjen, a da u slučaju njegovog izbijanja bude obezbeđena bezbedna evakuacija ljudi i imovine i sprečeno njegovo širenje;

2) zaštitu od požara u zavisnosti od namene objekta sa potrebnim brojem lica osposobljenih za obavljanje poslova zaštite od požara;

3) donošenje Plana evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara koji moraju biti istaknuti na vidljivom mestu;

4) način osposobljavanja zaposlenih za sprovođenje zaštite od požara

11.4.4. Nezgode

Nije bilo nezgoda tokom konferencije.

11.4.5. Kontrola masa

Konferencije se ne smatra masovnom pa nije bilo potrebe da vršimo kontrolu masa.

11.4.6. Otkazi ili odlaganja

U slučaju otkaza govornika produžile bi se pauze ili bismo imali rezervnog govornika.

U slučaju otkaza radionica spojiti grupe delegata da slušaju istu radionicu.

U slučaju odlaganja konferencije svi delegati, govornici i partneri bi na vreme bili obavešteni. Takođe bi im se pravovremeno javilo za kada je zakazan novi datum za održavanje konferencije.

11.4.7. Pretnje bombom i drugi sigurnosni incidenti

Pretnja o podmetnutoj bombi mora se prijaviti policiji. U međuvremenu bi se evakuisale prostorije Narodne banke Srbije i sačekala policija. Kada stigne policija će sačiniti izveštaj na licu mesta i onda bi se sačekalo da policija pretraži prostorije Narodne banke i njihova procena da li je prostor bezbedan za dalju realizaciju konferencije

12. LOGISTIKA

12.1.1. Postavljanje

Članovi organizacionog tima su bili zaduženi za pripremu radnog prostora (pripremio welcome pakete, postavio projektor, banere), odnosno amfitaetra, kancelarija u kojima su se održale radionice kao i hola koji je bio namenjen za pauze. U holu su, tokom dva dana koliko je trajala konferencija, pored osveženja i hrane takođe bili postavljeni photo booth, drvo otisaka, poklon čarobni pasulj.

Nakon završetka konferencije, drugog dana, organizacioni tim je sredio prostorije koje su bile korišćenje i sklonjene su sve stvari koje je organizacioni tim koristio tokom realizacije dogadjaja.

12.1.2 Konstrukcije i objekti

Konstrukcije i objekti koji su korišćeni tokom konferencije su:

baneri photo booth drvo otisaka (http://drvootisaka.com/), poklon čarobni pasulj, table od plute sa pitanjima „Šta te inspiriše?“ i „Zašto se trudiš?“

12.1.3. Osvetljenje

Nije bilo potrebe za dodatnim osvetljenjem jer je bilo obezbeđeno korišćenje elektične energije od strane Narodne banke.

12.1.4. Zvuk

Ozvučenje (mikrofon, zvučnici) je bilo u sklopu amfiteatra, gde su se održali motivacioni govori, odnosno obezbeđeno od strane Narodne banke.

Tokom radionica korišćeni su mikrofoni.

12.1.5. Rastavljanje

Nakon završetka konferencije, drugog dana, organizacioni tim je sredio prostorije koje su bile korišćenje i sklonjene su sve stvari koje je organizacioni tim koristio tokom realizacije dogadjaja.

Logistički plan

Tabela 6. Logistički plan

Vreme Aktivnost Objašnjenje

Prolaz kroz logistički plan Nalazimo se u pola 9 u Amfiteatru kako bi prošli malo kroz logistički plan i krenuli da radimo.

8.30-10.00

Welcome paketi

Treba napraviti welcome pakete. U njih idu: kesa+rokovnik+olovka+gcdp brošura+koverta sa izazovom

Check in

Staviti na stolu na ulazu u NBS kopjuter na kome će biti spisak delegata. Spojiti tračice sa akreditacijama.Treba staviti na sto i papiriće sa radionicama i informacije o smeštaju.

Projektor+laptop+markeri

Treba u svim prostorija staviti projektor i povezati ga na lap top.Takođe treba staviti svuda markere(2 vrste:oni koji se brišu i ne)

Brending Nalepiti brending po amfiteatru(pult+agenda+aiesec+new leaders)

Plute i drvo otisaka

Staviti pitanja na plutu kao i špenadle.Postaviti drvo otisaka između.Sve spremiti da može da se koristi. Staviti sticky notes na sto pored plute.

Osveženje U 9h stiže osveženje.Treba ga preneti u ostavu.

Potpisati zahvalnice Treba potpisati zahvalnice kako bi mogle da se dele kasnije.

Roll up baneri Postaviti sve roll up banere. 2 NL,1 partneri i 1 aiecec

Postaviti putokaze Napravi sam redosled. Ištampati strelice i rasporedi ih po NBS-u.

10.00-11.00

Check in

Doček delegata,daju su akreditacije i beleže se delegati. Daju im se i papirići sa radionicama kao i papirići za smeštaj.

Smeštanje kofera Treba preuzeti kofere i smestiti ih u ostavu.

Usmeravanje delgata za sedenje u amfiteatru

Usmeravati delegate da popune prve redove. Neka mesta će biti rezervisana za određene ljude.

Garderoba Stajati na garderobi i kačiti ljudima stvari.

Provera prostorija Proveriti još jednom sve prostorije. Da li imaju projektor,lap top,prezenter,flipstand,markere.

Doček govornika Doček govornika,smeštaj na njihovo mesto,servisiranje.

IT Amfiteatar Biti na svom mestu,paziti da je sve u redu sa tehnikom.

Ostaviti ketlere u kuhinju Dogovoriti se sa kuhinjom gde će biti ketleri i gde će se kuvati voda.

11.00-13.00

Postaviti osveženje za partnere u prostorijama

Obići svaku prostoriju i postaviti osveženje za partnere

Amfiteatar Članovi organizacionog tima koji nemaju zaduženja mogu da slušaju ako ima mesta.

Kafa+Osveženje Treba da se napravi i postavi kafa i postavi osveženje.

13.00-13.15 Pauza

Družimo se sa delegatima. Pri kraju pauze,osoba koja je na terasi treba da okupi svoje delegate i pokaže im put. Za ostale prostorije će postojati putokazi.

13.15-14.45 Terasa

Pokazati ljudima put do terase. Zadužen za sve potrebe partnera.Ovde je HUB.

Amfiteatar Ovde je Social Impact Award.

Mala sala 1 Ovde je Edge.

Mala sala 2 Ovde je Srbija u pokretu.

Konferencijska sala Bussines exelence.

Sala guvernera Atria.

Preuzimanje hrane Pomaganje Verosalvi iz pekare "Hleb & Kifle" oko nameštanja štanda i roll up-ova.

Postavljanje osveženja Treba da se napravi i postavi kafa i osveženje.

Postavljanje slatkiša Staviti u korpicu i naći osobu koja će da deli.

14.45-15.30

Ručak Minglovanje sa ljudima.

Vratiti projketor u BC Odgovoran član tima mora da vrati projketor do 15:30

15.30-17.00

Amfiteatar Ovde je Social Impact Award.

Mala 2 Ovde je Edge.

Konferencijska sala Ovde je Srbija u pokretu.

Sala guvernera Bussines exelence. Terasa Atria.

Postavljanje osevženja Postaviti osveženja za delegate

Pokupiti Terezu kod Hayata

Treba biti u 15 do 5 tačno ispred Hayata kako bi pokupili Terezu (predavač) i doveli u NBS.

17.00-17.15

Postavvljanje evaluacija na stolice

Treba postaviti sve evaluacije na stolice u amfiteatru.

Pauza Minglovanje sa delegatima.

Check in Radi od 17.00 do 17.15

Doček govornika Doček i servisiranje govornika

17.15-19.00 Amfiteatar Nema više šta da se radi,mogu svi

da slušaju.

19.00- Sređivanje

20.00 Delegati uzimaju kofere Pomoći delgatima da uzmu kofere

kako bi išli u kafić.

Delegati se vode ka kafiću Povesti delegate u kafić pored.

13. EVALUACIJA NAKON ZAVRŠETKA PROJEKTA

Nakon završetka konferencije, održan je evalucioni sastanak gde su analizirani postignuti rezltati i analizirani izveštaji. Sastanku su prisustvovali svi članovi organizacionog tima.

13.1 i 13.2 Ciljevi i Mere ostvarivanja ciljeva

Specifični ciljevi Mera ostvarenja KPI Ostvareno Sakupiti 200 mladih lidera iz cele

zemlje na jednom mestu Broj delegata 170 selektovanih + 30

gostiju 170 selektovanih

+30 gostiju Podstaći pokretanje inicijativa na

lokalnom niovi kroz edukaciju lokalnih aktivista

Broj delegata sa Lead Up-a

30% od ukupnog broja 25%

Motivisati delegate da pokrenu i nastave sa sprovođenjem inicijativa na ličnom i profecionalnom planu, kroz priče prepoznatih lidera iz različitih oplasti

Kvalitetni motivacioni govori

Prosečna ocena >4,5 (anketa)

4,63

Pružiti delegatima neophodna znanja i veštine

Kvalitetna predavanja Prosečna ocena >4,5 (anketa) 4,51

Pokrenuti inicijative na lokalnom nivou u cilju rešavanja društvenih problema

Broj ostvarenih inicijativa od planiranjih (nakon 6 meseci)

60% (periodično merenje, anketa) Prva evaluacija se

radi nakon 6 meseci

13.3 Analiza

Na evalucionom sastanku je analiziran rad organizacionog tima, i analizirani su outputi konferencije. Ustanovljeno je da je konferencija realizovana bez većih problema, uz planiran broj delegata, govornika i radionica. Medijska propraćenost je bila viša od planirane. Na osnovu postavljenih ciljeva, razgovora sa delegatima i govornicima/predavačima i ostalim stejkholderima, može se zaključiti da je konferencija uspešno realizovana.

13.4 Izveštaj

Na kraju konferencije, svi članovi tima su napisali izveštaje postavili ih na platformu PODIO, gde će biti dostupni organizatorima naredne konferencije. U izveštajima su navedeni aktivnosti iz svake funkcionalne oblasti, kao i predlozi za razvoj i skup aktivnosti koje treba izeći.