Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Buhl Data Service GmbH
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen
SEPA-Zahlungsverkehr
in WISO Mein Büro
Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher
Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Buhl Data Service
GmbH ausdrücklich untersagt.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 2
Intro ............................................................................................................................................ 3
SEPA-Umstellung: Mit WISO Mein Büro im Zeitplan .......................................................................... 3
Hintergründe zu SEPA ................................................................................................................ 4
Was ist „SEPA“ eigentlich? .................................................................................................................. 4
Die wichtigsten Änderungen ab Februar 2014 auf einen Blick: .......................................................... 4
SEPA-Folgen für Überweisungen ......................................................................................................... 4
SEPA-Folgen für Lastschriften ............................................................................................................. 5
ToDo: Die nächsten Schritte ....................................................................................................... 7
Ausblick: SEPA-Erweiterung in Mein Büro ................................................................................. 8
SEPA-Überweisungen .......................................................................................................................... 8
SEPA-Lastschriften ............................................................................................................................... 8
Das Mandatsdokument ....................................................................................................................... 8
Die Mandatsverwaltung .................................................................................................................... 10
Die Mandatsübersicht ................................................................................................................... 10
Das Mandat ................................................................................................................................... 10
Lastschrift-Vorabinformation (Pre-Notification) ............................................................................... 11
Vorabinformation innerhalb der Rechnung .................................................................................. 11
Vorabinformation per Email an den Zahlungspflichtigen ............................................................. 11
Die Lastschriftverarbeitung ............................................................................................................... 11
Mischbetrieb in der Übergangszeit ................................................................................................... 11
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 3
Intro SEPA-Umstellung: Mit WISO Mein Büro im Zeitplan
Die Vereinheitlichung im Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) geht weiter: Ab Februar 2014 gelten
die SEPA-Vorschriften auch im innerdeutschen Zahlungsverkehr. WISO Mein Büro stellt rechtzeitig
alle erforderlichen Funktionen für die Umstellung bereit.
Der benutzerfreundliche Finanzen-Bereich wird nicht nur die SEPA-Zahlungsverfahren unterstützen:
Durch weitgehende Automatisierung nimmt WISO Mein Büro Ihnen auch den größten Teil der neuen
Verwaltungsaufgaben beim SEPA-Lastschrifteinzug ab. Der vollständige SEPA-Leistungsumfang von
WISO Mein Büro steht Ihnen voraussichtlich im Laufe des vierten Quartals zur Verfügung. Einzelne
Funktionsbereiche werden wir Ihnen u. U. bereits vorab per Online-Update zur Verfügung stellen.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 4
Hintergründe zu SEPA Was ist „SEPA“ eigentlich?
Der „Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum“ (Single Euro Payments Area - SEPA) vereinfacht
Geldtransaktionen in Europa. Dem SEPA-Verbund gehören zurzeit 33 Mitgliedsländer an: Neben
sämtlichen 28 EU-Mitgliedsländern sind das Island, Liechtenstein, Monaco, Norwegen und die Schweiz.
Zwischen inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen soll in SEPA-Ländern künftig kein
Unterschied mehr spürbar sein.
Die wichtigsten Änderungen ab Februar 2014 auf einen Blick:
• IBAN / BIC statt Kontonummer und BLZ:
Bankleitzahlen und Kontonummern haben ausgedient: Auch im Inland werden
Überweisungen und Lastschriften künftig mithilfe der internationalen Bankkontonummer im
IBAN/BIC -Format abgewickelt.
• Lastschrift-Mandate statt Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag:
Die bisherigen Lastschriftverfahren werden auch im Inland durch die SEPA-Basislastschrift
und die SEPA-Firmenlastschrift ersetzt. Die neuen Lastschrift-Vereinbarungen („Mandate“)
zwischen Zahlungsempfänger und Zahlendem müssen detaillierte Informationen enthalten
und unterliegen genauen Dokumentations- und Aufbewahrungsregeln. Außerdem benötigen
Lastschrift-Einreicher in Zukunft eine offizielle „Gläubiger-ID“.
SEPA-Folgen für Überweisungen
Die wichtigsten Änderungen:
• Auch Inlandsüberweisungen sind nur noch mit IBAN/BIC möglich. Erleichterungen gelten nur
für Verbraucher.
• Überweisungen im Datenträgeraustauschverfahren (DTA) werden nicht länger unterstützt.
Inlandsüberweisungen und EU-Überweisungen werden künftig einheitlich als SEPA-Überweisung
abgewickelt. SEPA-Überweisungen verfügen über den gleichen inhaltlichen Aufbau wie die bereits
vorhandenen EU-Überweisungen. Für den vollständigen Umstieg auf SEPA-Überweisungen sind auch
bei Inlands-Bankverbindungen IBAN und BIC erforderlich.
Bitte beachten Sie: Bereits in der aktuellen WISO Mein Büro-Version ist es möglich, Überweisungen
ausschließlich im SEPA-Verfahren durchzuführen, In dem Fall legen Sie auch Inlandsüberweisungen
über die Funktion „EU-Überweisung“ mit IBAN und BIC an. Außerdem aktivieren Sie bei der
Verarbeitung über ein Onlinekonto die Option „EU-Überweisung per SEPA versenden“. (Modul
Banking+ erforderlich)
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 5
SEPA-Folgen für Lastschriften
Die in Deutschland bislang üblichen Lastschriftverfahren, die „Einzugsermächtigung“ und der
„Abbuchungsauftrag“, werden ab Anfang 2014 durch zwei SEPA-konforme Verfahren ersetzt:
• Die SEPA-Basislastschrift tritt an die Stelle der bisherigen Einzugsermächtigung und ist
anwendbar auf Girokonten aller Art. Rücklastschriften durch den Zahlungspflichtigen sind
ohne Angabe von Gründen bis zu 8 Wochen nach der Kontobelastung möglich.
• Die SEPA-Firmenlastschrift entspricht dem bisherigen Abbuchungsauftrag. Die
Firmenlastschrift darf nur zwischen Unternehmen, Institutionen und Organisationen
vereinbart werden. Auf Konten von Endverbrauchern ist sie nicht anwendbar. Rückbuchungen
von Firmenlastschrift sind grundsätzlich nicht möglich. Das bietet Gläubigern im B2B-
Zahlungsverkehr mehr Sicherheit.
Für beide SEPA-Lastschriftverfahren gilt:
• Lastschriften sind ab Februar 2014 nur noch mit einer Gläubiger-Identifikationsnummer
(Gläubiger-ID) möglich, die bei der Bundesbank beantragt werden muss.
• Der Zahlungspflichtige erklärt sein Einverständnis mit einmaligen oder wiederkehrenden
Lastschriften in Form eines sogenannten SEPA-Mandats: Die Vollmacht muss dem
Lastschrifteinreicher in Papierform und mit Originalunterschrift des Kontoinhabers vorliegen
und lückenlos dokumentiert werden.
• Ein gültiges SEPA-Mandat enthält die folgenden Angaben:
o Name und Anschrift Ihres eigenen Unternehmens (= Lastschrifteinreicher),
o die Gläubiger-ID Ihres Unternehmens,
o eine von Ihnen festgelegte „Mandatsreferenz“ des Kunden (maximal 35 Buchstaben
und/oder Ziffern - z. B. die Kundennummer),
o Information über die Mandatsart (einmalige oder wiederkehrende Zahlung),
o Name und Anschrift des Kontoinhabers (= Zahlungspflichtigen),
o IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen sowie
o Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen
• Bereits vorhandene schriftliche Einzugsermächtigungen mit Originalunterschrift des Kunden
können in SEPA-Mandate umgewandelt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie Ihre
Kunden rechtzeitig schriftlich über die Umstellung auf das geänderte Lastschriftverfahren
informieren und ihnen alle oben genannten SEPA-Mandatsangaben mitteilen. Vorhandene
Abbuchungsaufträge lassen sich nicht in SEPA-Mandate umwandeln.
• SEPA-Lastschriften können Sie für einmalige und wiederkehrende Zahlungen nutzen.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 6
• Grundsätzlich besteht die Pflicht, Kontobelastungen 14 Kalendertage vor dem
Fälligkeitstermin anzukündigen. Da das vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen
zu unverhältnismäßig großem Aufwand führt, darf das Benachrichtigungsverfahren („Pre-
Notification“) per Einzelvereinbarung oder mithilfe der AGB vereinfacht werden.
• Zahlungspflichtige dürfen Lastschriftmandate jederzeit widerrufen. Wird ein Mandat nach
einem Lastschrifteinzug 36 Monate lang nicht genutzt, verliert es automatisch seine
Gültigkeit.
• SEPA-Lastschriften können nicht mehr auf Datenträgern (z. B. Disketten oder Speicherkarten)
eingereicht werden: Das sogenannte Datenträgeraustauschverfahren (DTA) endet am 1.
Februar 2014.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 7
ToDo: Die nächsten Schritte WISO Mein Büro stellt Ihnen rechtzeitig alle erforderlichen Funktionen zur nahtlosen SEPA-Umstellung
bereit. Einige Vorbereitungen können Sie aber bereits jetzt treffen:
• Ergänzen Sie alle Dokumente und Formulare, auf denen Ihre Bankverbindung erscheint, um
Ihre eigene IBAN und BIC.
• Falls Sie oft mündlich nach Ihrer Bankverbindung gefragt werden, können Sie Ihre IBAN
blitzschnell auswendig lernen: Die IBAN deutscher Banken und Sparkassen haben
normalerweise das Format „DE - Prüfziffern- alte BLZ - alte Kontonummer“. Aus der
Kontonummer 1234-567890 bei der Sparkasse Musterstadt (BLZ: 200 909 90) wird zum
Beispiel die IBAN „DE 23 2009 0990 1234 5678 90“. Sie brauchen sich genau genommen also
nur die 2-stellige Prüfziffer zwischen der Vorsilbe „DE“ für Deutschland und Ihrer alten BLZ und
Kontonummer zu merken. Eventuell werden zwischen BLZ und Kontonummer noch Nullen
ergänzt, falls Ihre bisherige Kontonummer weniger als zehn Stellen lang ist.
• Falls Sie mit Lastschriften arbeiten: Beantragen Sie möglichst bald Ihre Gläubiger-ID. Die
Bundesbank stellt dafür ein Online-Antragsformular zur Verfügung. Kosten entstehen nicht.
Sobald Sie die Gläubiger-ID erhalten haben stellen Sie diese Ihrer Bank(en) zu Verfügung. Auf
Basis dessen wird dann eine SEPA Lastschriftinkasso-Vereinbarung erfasst, die Sie in der Regel
zugeschickt bekommen und unterschrieben zurückgeben müssen. Erst dann ist SEPA für Sie
aktiviert.
• Prüfen Sie, ob Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen Lastschriftklauseln enthalten. Wenn
ja: Passen Sie Ihre AGB an die SEPA-Vorschriften an, sobald Sie die neuen Lastschriftverfahren
nutzen (spätestens ab Februar 2014).
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 8
Ausblick: SEPA-Erweiterung in Mein Büro Aktuell befindet sich die SEPA-Erweiterung von WISO Mein Büro in der Entwicklung. Dieser Ausblick
gewährt Ihnen vorab einen tieferen Einblick über die wichtigsten Funktionen der zukünftigen SEPA-
Verarbeitung in WISO Mein Büro. Die Informationen in diesem Dokument basieren auf dem aktuellen
Planungsstand und stellen keine verbindlichen Angaben zum zukünftig bereitgestellten
Funktionsumfang dar.
Die SEPA-Erweiterung wird voraussichtlich im Laufe des vierten Quartals zur Verfügung gestellt – so
können Sie sich bereits rechtzeitig vor dem 1.Februar 2014 mit der Bedienung vertraut machen.
Im Zahlungsverkehr werden die Kontonummer und die Bankleitzahl durch IBAN und BIC ersetzt. Für
den vollständigen Umstieg auf den SEPA-Zahlungsverkehr sind auch bei Inlands-Bankverbindungen
IBAN und BIC erforderlich. Für deutsche Bankverbindungen existieren derzeit bereits Funktionen zur
automatischen Ergänzung von IBAN und BIC.
SEPA-Überweisungen
Inlandsüberweisungen und EU-Überweisungen werden künftig einheitlich als SEPA-Überweisung
abgewickelt. SEPA-Überweisungen verfügen über den gleichen inhaltlichen Aufbau wie die bereits
vorhandenen EU-Überweisungen. Diese Funktion wird auch ohne das Modul Banking+ zur Verfügung
stehen.
SEPA-Lastschriften (Modul Banking+ erforderlich)
Die größten Änderungen beim Umstieg auf den SEPA-Zahlungsverkehr sind im Bereich des
Lastschrifteinzugs zu finden. Lastschrifteinzüge sind mit SEPA an umfangreiche Regeln geknüpft. Die
Vereinbarung (genannt „Mandat“) zwischen Zahlungsempfänger und Zahlendem umfasst festgelegte
Zusatzinformationen und unterliegt Dokumentations- und Aufbewahrungsregeln. Die
Lastschrifteinreichungen unterliegen nicht nur erweiterten Regeln sondern müssen zusätzlich dem
Zahlungspflichtigen per Vorabinformation bekannt gemacht werden. Die SEPA-Erweiterungen in WISO
Mein Büro decken diese Bereiche ab und werden benutzerfreundlich und weitestgehend
automatisiert in die Software integriert. Hauptaugenmerk bei der zukünftigen Verarbeitung von SEPA-
Lastschriften ist neben der Benutzerfreundlichkeit den Arbeitsaufwand des Anwenders so gering wie
möglich zu halten.
Das Mandatsdokument
Bei der Dokumentenform „Mandat ohne Angabe der Mandatsreferenz“ wird die Mandatsreferenz mit
der Information „WIRD SEPARAT MITGETEILT“ gefüllt. Der Vorteil dieser Dokumentenform liegt vor
Allem darin, dass nicht vor dem Versand an den Zahlungspflichtigen jeweils die eindeutige
Mandatsreferenz generiert werden muss. So ist es möglich, ein universelles Mandatsformular mit
identischen Angaben an beliebig viele Zahlungspflichtige zu versenden bzw. allgemein zur Verfügung
stellen (z.B. als Download auf der Homepage oder als Beilage einer Werbeaktion). Das
Lastschriftmandat kommt erst zustande, wenn das korrekt ausgefüllte und unterschriebene Formular
vorliegt. Die Erfassung des Mandats, und damit die Vergabe der Mandatsreferenz, erfolgt also erst
nach Erhalt des gefüllten Formulars vom Zahlungspflichtigen.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 9
Diese Mandatsform macht es allerdings nötig, dass dem Zahlungspflichtigen im Nachhinein die
Mandatsreferenz mitgeteilt werden muss – dieses erfolgt in WISO Mein Büro durch die zusätzlichen
Mandatsinformationen innerhalb der Lastschrift-Vorabbenachrichtigung.
Beispiel (Quelle: www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de):
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 1
0
Die Mandatsverwaltung
Es wird eine umfangreiche Mandatsverwaltung integriert, in der die einzelnen Lastschriftmandate
verwaltet werden. Als weitestgehend eigenständiger Bereich wird die SEPA-Mandatsverwaltung es
ermöglichen, die einzelnen Mandate sowie deren Verwendung lückenlos zu dokumentieren selbst
wenn Kunden-, Bankverbindungs- bzw. Rechnungsdaten gelöscht werden sollten.
Die Mandatsübersicht
Über das Anwendungsmenü kann die Mandatsübersicht aufgerufen werden. Hier werden alle
Mandate mit den wichtigsten Daten in einer Tabelle aufgelistet. Neben nützlichen Suchfunktionen
stehen unter Anderem ebenfalls die Aufrufe der Mandatsmaske und des Mandat-Protokolls zur
Verfügung.
Das Mandat
Das SEPA-Lastschriftmandat umfasst alle notwendigen Daten und speichert diese losgelöst von
Kunden-, Bankverbindungs- und Rechnungsdaten. Die Zugehörigkeit zu einer Bankverbindung eines
Kunden wird über gleiche Werte im Feld IBAN bestimmt. Zu einer Bankverbindung können auch
mehrere Mandate vorhanden sein.
Neben der manuellen Erstellung, welche in der Regel ausgehend von der Bankverbindungsmaske des
Kunden eingeleitet wird, können einmalig aus schriftlichen Einzugsermächtigungen mit
Originalunterschrift des Kunden automatisch SEPA-Mandate erstellt werden.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 1
1
Lastschrift-Vorabinformation (Pre-Notification)
Grundsätzlich besteht die Pflicht, Kontobelastungen 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin
anzukündigen. Diese Frist kann allerdings per Einzelvereinbarung oder mithilfe der AGB verkürzt
werden.
Vorabinformation innerhalb der Rechnung
Die Vorabinformation kann als Teil eines Vertrages oder einer Rechnung erfolgen - daher stehen
entsprechende Variablen für Textbausteine sowie Felder für den Vorlagen-Designer zur Verfügung.
Das Belastungsdatum in der Vorabinformation kann allerdings nur als Annäherungswert angesehen
werden, da das tatsächliche Belastungsdatum durch Folgeprozesse, Einstellungen im Programm und
Eigenschaften des verarbeitetenden Bankkontos beeinflusst werden kann.
Vorabinformation per Email an den Zahlungspflichtigen
Wer alternativ eine separate Vorabinformation per Email an den Zahler versenden möchte, dem stellt
WISO Mein Büro eine geeignete Funktion zur Verfügung. Im Gegensatz zur Vorabinformation innerhalb
der Rechnung steht bei dieser Variante das Datum der Kontobelastung fest. Um den Arbeitsaufwand
für das zusätzliche Versenden dieser Informationen so gering wie möglich zu halten, bietet WISO Mein
Büro die Möglichkeit, den Informationsversand direkt nach erfolgreicher Einreichung bei der Bank
vollautomatisch per Email durchzuführen. Hierbei ist allerdings zuvor darauf zu achten, dass die
Fristangaben in den SEPA-Einstellungen und Zahlungsarten eine Zeitspanne zwischen Einreichung und
Kontobelastung ergeben, die durch Einzelvereinbarung oder mithilfe der AGB mit dem
Zahlungspflichtigen abgedeckt ist. Der Emailtext kann ähnlich wie bei den Textbausteinen in den SEPA-
Einstellungen bestimmt werden.
Die Lastschriftverarbeitung
In der Ansicht „Offene Lastschriften“ bestimmen bei SEPA-Verarbeitung zwei Datumsangaben die
bevorstehenden Lastschrifteinzüge: Datum der Bankeinreichung und das Datum der Kontobelastung.
Bei der Verarbeitung wird die Verarbeitungsmöglichkeit anhand des gewählten Kontos geprüft um
fehlerhafte Einreichungen bereits im Vorfeld zu vermeiden. Nach erfolgreicher Einreichung bei der
Bank werden – falls eingestellt - automatisch die Vorabinformationen an die Zahlungspflichtigen
versendet und automatisch Protokolleinträge zu den Mandaten geschrieben.
Mischbetrieb in der Übergangszeit
Solange die Verarbeitung über das SEPA-Verfahren noch nicht verpflichtend ist, ist über die SEPA-
Einstellungen auch ein Mischbetrieb vom auslaufenden Einzugsermächtigungsverfahren und dem
SEPA-Verfahren einstellbar.
Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)
Seit
e 1
2
Die SEPA-Einstellung „SEPA-Verarbeitung bevorzugen wenn möglich“ bewirkt, das bei gültigem SEPA-
Mandat die Verarbeitung über SEPA, andernfalls über das Einzugsermächtigungsverfahren erfolgt.