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SEPA-Zahlungsverkehr Kurzinformation zu den Anforderungen des Single Euro Payments Area-Zahlungsverkehrs

SEPA-ZahlungsverkehrSoll nun die automatische Generierung der SEPA-Basislastschriftmandate gestartet werden, bleibt die Option „Umdeutung so fort starten“ aktiv und Sie klicken

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SEPA-ZahlungsverkehrKurzinformation zu den Anforderungen des Single Euro Payments Area-Zahlungsverkehrs

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Inhaltsverzeichnis Seite

1. Grundsätzliches zum SEPA-Zahlungsverfahren 41.1 Wen betrifft die Umstellung? 41.2 Was ändert sich? 51.2.1 Überweisungen 51.2.2 Lastschriften 51.2.3 Datenformat 6

2. Einmalprogramm zur automatischen Ermittlung der IBAN in den Simba Stammdaten 7

3. SEPA-Überweisungen im Simba Zahlungsverkehr 83.1 Voraussetzung 1: Zahlungsverkehrsanweisung für SEPA-Überweisungen 83.2 Voraussetzung 2: IBAN in den Kontokorrentstammdaten 93.3 Voraussetzung 3: Offene Posten in EUR 93.4 Abwicklung des Zahlungsverkehrs 9

4. SEPA-Lastschriften im Simba Zahlungsverkehr 104.1 Umstellung von DTA-Lastschrift auf SEPA-Lastschrift 114.1.1 Schritt 1: Gläubiger-ID anfordern und hinterlegen 114.1.2 Schritt 2: Umdeutung der Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate 124.1.3 Schritt 3: Lastschriftmandat als Infoschreiben an Debitor 16

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4.1.4 Schritt 4: Durchführen von SEPA-Lastschriften 174.2 Einzug von SEPA-Lastschriften im automatischen Zahlungsverkehr 174.2.1 Grundeinstellungen im Zahlungsverkehr anpassen 174.2.2 Zahlungsverkehrsanweisungen für SEPA-Lastschrift überprüfen 204.2.3 Wichtige Änderungen im automatischen Zahlungsverkehr 214.3 Rechnungsvorlagen für SEPA-Lastschriften erstellen bzw. anpassen 224.4 Änderungen im SEPA-Lastschriftmandat 234.4.1 Änderung der Bankverbindung bei einem Debitor mit SEPA-Lastschrift 234.4.2 Kündigung eines SEPA-Lastschriftmandats 23

5 Simba Anwender mit externem Bankenprogramm 245.1 Schritt 1: Anlegen eines Simba Banking Datentresors 245.2 Schritt 2: Anlegen des Kontos des Auftraggebers in Simba Banking 265.3 Schritt 3: Anlegen einer SEPA-Zahlungsverkehrsanweisung 275.4 Künftige Arbeitsweise 28

Anhang: Checkliste zur SEPA-Umstellung 29

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1. Grundsätzliches zum SEPA-ZahlungsverfahrenZur Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs wurde das sogenannte Single Euro Payments Area-, kurz SEPA-, Verfahren ins Leben gerufen. Dabei trägt die EU-Verordnung dafür Sorge, dass neben dem einheitlichen Zahlungsmittel auch der in EURO ausgewiesene Zahlungsverkehr, konkret Lastschriften und Überweisungen, innerhalb und zwischen den teilneh-menden Ländern über eine technische Plattform und mit einheitlichen Standards abgewickelt werden. Die nationalen Systeme werden per Verordnung zum 31. Januar 2014 abgeschafft. Ab dem 01. Februar 2014 werden europaweit sämtliche Zahlungs-ströme ausschließlich über das SEPA-Verfahren ausgeführt. In dieser Fachbroschüre haben wir für Sie wichtige Informationen zur Umstellung auf das SEPA-Zahlungsverfahren zusammen-gestellt. Neben allgemeinen Informationen finden Sie selbstverständlich auch detaillierte Hinweise, was Sie als Simba Anwen-der innerhalb der Software tun müssen, um die Umstellung durchzuführen.Eine Checkliste, die Sie bei der Umstellung unterstützen soll, finden Sie im Anhang.

1.1 Wen betrifft die Umstellung?Betroffen von dieser Umstellung sind alle Unternehmen, Behörden, Vereine, Kreditinstitute sowie private Verbraucher, die Über-weisungen und Lastschriften innerhalb und zwischen den teilnehmenden Staaten beauftragen bzw. durchführen. Bei den teilnehmenden SEPA-Ländern handelt es sich um die 28 EU-Mitgliedstaaten Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutsch-land, Estland, Finnland, Frankreich (inkl. den Überseedepartements Guadeloupe, Französisch-Guayana, Martinique, Réunion und Mayotte sowie den überseeischen Gebietskörperschaften Saint-Pierre und Miquelon), Griechenland, Großbritannien (inkl. Nordirland und Gibraltar), Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal (inkl. den Azoren und Madeira), Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien (inkl. den Kanarischen Inseln und den Exklaven Ceuta und Melilla), Tschechien, Ungarn und Zypern. Außerdem praktizieren die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz und Monaco als Nicht-EWR-Mitglieder das SEPA-Zahlungsverfahren.

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1.2 Was ändert sich? Der Zahlungsverkehr gewinnt an Komplexität und es gibt einige Dinge, die künftig zusätzlich zu beachten sind.

1.2.1 ÜberweisungenUm SEPA-Überweisungen vornehmen zu können, benötigen Sie anstelle der Kontonummer und Bankleitzahl des Empfängers künftig die 22-stellige International Bank Account Number, kurz IBAN, sowie vorerst auch den Business Identifier Code, besser bekannt als BIC. Damit Ihre Geschäftspartner Rechnungen von Ihnen problemlos begleichen können, sollten Sie umgehend Ihre Geschäftsdoku-mente, auf denen Sie Ihre Kontonummer und Bankleitzahl aufgeführt haben, um Ihre IBAN und BIC erweitern.Ihre eigene IBAN und BIC können Sie Ihren Kontoauszügen entnehmen. Sollten Sie die Information nicht finden, können Sie diese auch direkt bei Ihrer Hausbank erfragen.

1.2.2 LastschriftenDie SEPA-Lastschriftverfahren werden künftig bisherige Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge ersetzen. Dabei gibt es zwei Verfahren: die SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) sowie die SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit). Letztere ist ausschließlich für den Verkehr mit Geschäftskunden vorgesehen. Das SEPA-Basislast-schriftverfahren enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren berücksichtigt die Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem heutigen Abbuchungsauftragsver-fahren ähnlich. Auch für SEPA-Lastschriften werden grundsätzlich IBAN und BIC anstatt Kontonummer und Bankleitzahl benötigt. Außerdem braucht jeder Zahlungsempfänger, der Lastschriften in Auftrag gibt, eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubi-ger-ID), und hat jedem Mandat eine Mandatsreferenz zuzuordnen.

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Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist in Deutschland 18-stellig und ist bei der Deutschen Bundesbank online zu beantragen: www.glaeubiger-id.bundesbank.de. Diese beiden Nummern dienen dazu, Zahlern die Überprüfung ihrer Belastungen zu erleich-tern.

Vor der eigentlichen Belastung bedarf es außerdem der rechtlichen Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften, einem sogenannten Mandat. Dieses enthält die Einwilligung des Zahlers gegenüber dem Zahlungsempfänger zum Einzug fälliger For-derungen mittels Lastschrift. Nach Änderung der Geschäftsbedingungen der Banken zum 09. Juli 2012 können einmal erteilte Einzugsermächtigungen auch für den Einzug von SEPA-Basislastschriften genutzt werden.

Mindestens 14 Tage vor einem Lastschrifteinzug muss der Zahler darüber in Kenntnis gesetzt werden, vorausgesetzt, es liegt keine individuelle Vereinbarung vor. In dieser Vorabinformation, auch Pre-Notification genannt, ist der Zeitpunkt des Einzuges sowie der genaue Betrag mitzuteilen. Im Regelfall erfolgt dies durch Eindruck des entsprechenden Hinweises auf der Rechnung.

1.2.3 DatenformatAuch beim Datenformat gibt es Änderungen: Bisher konnten Daten per DTAUS-Format mittels Simba Banking übertragen wer-den. Diese Übertragungsmöglichkeit wird nun durch das SEPA-XML-Datenformat ersetzt.

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2. Einmalprogramm zur automatischen Ermittlung der IBAN in den Simba Stammdaten

Mit Hilfe des in Simba integrierten Einmalprogrammes können Sie zunächst die für den SEPA-Zahlungsverkehr relevanten IBAN automatisch generieren. Starten Sie dazu das Programm über das Menü |Zentrale Dienste| ➞ |Systemdienste| ➞ |Dienstprogramme|. Geben Sie dann den Programmnamen EPIBAN ein, um anschließend den gewünschten Umstellungsbereich zu wählen. Mit Auswahl des Bereichs „Mandantenstamm“ werden für alle Bankverbindungen sämtlicher Mandanten im System automatisch die entsprechenden IBAN generiert.Bei Auswahl von „Kontokorrentstamm“ erfolgt eine automatische Ermittlung der IBAN sämtlicher Kontokorrentkonten über alle vorhandenen Mandanten hinweg. Mit der Auswahl „alle Bereiche“ können Sie mit einem Programmlauf für alle in der Auswahlbox genannten Stammdaten die IBAN automatisch ermitteln lassen.Falls die IBAN nicht für den gesamten Stammdatenbestand automatisiert generiert werden sollen, kann mit Hilfe der F5-Taste auch eine manuelle IBAN-Ermittlung durchgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass die hinterlegten Kontonummern und Bankleitzahlen nicht auf Validität bzw. auf ihre Existenz geprüft werden können. Es ist vom Anwender sicherzustellen, dass die existierenden Bankverbindungen korrekt sind.

Die automatische IBAN-Ermittlung erfolgt auf Grundlage der Informationen der Bundesbank. Eine offizielle und letztgültige Va-lidierung der automatisch ermittelten IBAN kann nur durch die zuständigen Banken erfolgen.Wurde in den Stammdaten bereits eine IBAN hinterlegt, so wird diese nicht neu ermittelt, sondern unverändert im Feld belassen.Nach erfolgreichem Durchlaufen des Programms wird ein Umstellprotokoll angezeigt, welches Sie ausdrucken bzw. abspei-chern können. Daraus wird ersichtlich, welche IBAN nicht automatisch ermittelt wurden bzw. welche zu überprüfen sind.

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3. SEPA-Überweisungen im Simba ZahlungsverkehrSimba Anwender, die das Banking-Modul nutzen, haben bereits seit 2010 die Möglichkeit, SEPA-Überweisungen durchzufüh-ren. Wie bereits unter Punkt 1.2 hingewiesen, müssen Sie hierbei drei Voraussetzungen beachten.

3.1 Voraussetzung 1: Zahlungsverkehrsanweisung für SEPA-ÜberweisungUm SEPA-Überweisungen über das Modul Zahlungsverkehr in Simba abzuwickeln, wird eine Zahlungsverkehrsanweisung be-nötigt, bei der die Option „SEPA-Überweisung (europaweit)“ aktiviert ist.Zudem wird für das Konto, über das die SEPA-Überweisungen abgewickelt werden sollen, eine gültige IBAN benötigt.

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3.2 Voraussetzung 2: IBAN in den KontokorrentstammdatenDamit Sie SEPA-Überweisungen an Ihre Lieferanten durchführen können, werden die IBAN der Lieferantenkonten benötigt.

3.3 Voraussetzung 3: Offene Posten in EURAls letzte Voraussetzung für SEPA-Überweisungen gilt: Es werden generell nur Offene Posten in der Währung „EUR“ berück-sichtigt und in den Zahlungsvorschlag aufgenommen.

3.4 Abwicklung des ZahlungsverkehrsDer Zahlungslauf wird wie gewohnt durchgeführt. Allerdings wird nun die angelegte Zahlungsverkehrsanweisung für die SEPA-Überweisungen verwendet.

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4. SEPA-Lastschriften im Simba ZahlungsverkehrSeit Januar 2013 stehen den Anwendern des Banking-Moduls auch die Funktionen für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften zur Verfügung.

Nach derzeitigem Stand wurde vom SEPA-Regelwerk verbindlich festgelegt, dass ab dem 01. Februar 2014 die Nutzung von SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften verpflichtend und damit das in Deutschland verwendete nationale DTA-Verfah-ren abgeschaltet wird.

Im bisherigen DTA-Lastschriftverfahren stehen zwei Varianten zur Verfügung: Lastschrift – Einzugsermächtigung Lastschrift – Abbuchungsverfahren

Im SEPA-Lastschriftverfahren stehen ebenfalls zwei Varianten zur Auswahl: SEPA-Basislastschrift (SDD Core) ➞ vergleichbar mit bisherigem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift (SDD B2B) ➞ vergleichbar mit bisherigem Abbuchungsverfahren

Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Bank über die Voraussetzungen zum Einzug von SEPA-Lastschriften. Allgemeine Informationen zu SEPA-Lastschriften finden Sie auch auf der Webseite http://www.sepadeutschland.de/ der Deut-schen Bundesbank.

Bitte beachten Sie:Das Modul Simba Banking ist Voraussetzung für die Anwendung von SEPA-Lastschriften.

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4.1 Umstellung von DTA-Lastschrift auf SEPA-LastschriftNachfolgend zeigen wir auf, wie Sie die Umstellung der bisherigen Lastschriftverfahren „Einzugsermächtigung“ und „Abbu-chungsverfahren“ in Simba durchführen.

4.1.1 Schritt 1: Gläubiger-ID anfordern und hinterlegenDie sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer ist ein neues Merkmal gegenüber der deutschen Einzugser-mächtigung und wird bei der SEPA-Lastschrift zur ein-deutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers benö-tigt. Diese Gläubiger-Identifikationsnummer kann über die Internetseite der Deutschen Bundesbank www.glaeu-biger-id.bundesbank.de beantragt werden. Der Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ist SEPA-weit ein-heitlich und kann bis zu 35 Stellen lang sein. Mit <F5> auf dem Feld Gläubiger-ID können Sie bei einer aktiven Internetverbindung direkt die genannte Internetseite öff-nen.Nach Erhalt der zugeteilten Gläubiger-Identifikations-nummer tragen Sie diese bitte im Menü |Stammdaten| ➞ |Mandant| ➞ |Allgemeine Firmendaten| und dort im Register 1 Allgemein ganz unten ein.

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4.1.2 Schritt 2: Umdeutung der Einzugsermächtigungen in SEPA-LastschriftmandateGemäß den Richtlinien von SEPA dürfen die bisher in Deutschland unterstützten Lastschrifteinzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate (SEPA Direct Debit Mandate) umgedeutet bzw. gewandelt werden.

Hierzu stellt Simba eine automatische Funktion zur Verfügung. Nachdem Sie, wie in Kapitel 3.1.1 beschrieben, im Menü |Stamm-daten| ➞ |Mandant| ➞ |Allgemeine Firmendaten| in der Registerkarte 1 Allgemein die Gläubiger-ID eingetragen haben, wird die Schaltfläche SEPA-LS-Mandate automatisch generieren aktiv.

Nach dem Klick auf diese Schaltfläche wird folgendes Fenster geöffnet:

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Sie haben hier nun die Möglichkeit, den von Ihnen geplanten Beginn der Verwendung von SEPA-Lastschriften einzugeben. Dieses Datum wird danach als Signaturdatum in den Kontokorrentstammdaten verwendet. Da die Pflicht besteht, den Kunden vorab zu informieren, empfehlen wir, genügend zeitlichen Spielraum einzuplanen.Soll nun die automatische Generierung der SEPA-Basislastschriftmandate gestartet werden, bleibt die Option „Umdeutung so-fort starten“ aktiv und Sie klicken auf OK.Sofern Sie zunächst Ihre Stammdaten prüfen möchten, können Sie die Umdeutung auf später verschieben, indem Sie die Option „Umdeutung soll erst später durchgeführt werden“ auswählen. Soll gar keine automatische Generierung der Lastschriftmandate erfolgen, wählen Sie „Es wird keine Umdeutung benötigt“.Wurde die Umdeutung einmal durchgeführt bzw. die letzte Option gewählt, ist anschließend die Schaltfläche SEPA-LS-Man-date generieren wieder deaktiviert. Nach erfolgreich durchgeführter Generierung der SEPA-Basislastschriftmandate wurde indenjenigen Kontokor-renten, die die fixe Zahlungsart „Last-schrift (Einzugser-mächtigung bzw. SE-PA-Basislastschrift)“ gespeichert hatten, die Felder Bankver-bindung und erteilt mit Signaturdatum automatisch befüllt.

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Außerdem werden automatisch Ihre Zahlungsverkehrsanweisungen ergänzt. In jeder Zahlungsverkehrsanweisung, die die Zah-lungsart „Lastschrift“ enthält, wird ein zusätzlicher Zahlungsweg mit der Kennung „SEPA-Lastschrift (europaweit)“ angelegt.

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Sofern in dem von Ihnen gewählten Man-danten Spender-Stammdaten sowie Dauerbuchungskreise für den laufenden Einzug von Spenden angelegt sind, er-halten Sie bei Klick auf die Schaltfläche SEPA-LS-Mandate generieren auto-matisch einen erweiterten Hinweis:

In diesem Fall erfolgt dann neben der Umdeutung der Kontokorrentstammda-ten auch die der Spender.

Bitte beachten Sie, dass nach erfolgreich durchgeführter Umdeutung, Neuanlagen oder Änderungen stets das von den betrof-fenen Kunden unterzeichnete Formular „SEPA-Basislastschrift“ erforderlich ist.

Hinweis:Für die bisherige Zahlungsart „Lastschrift – Abbuchungsverfahren“, das bisher im B2B-Bereich möglich war, ist eine Umdeutung bzw. Wandelung nicht möglich. In diesen Fällen ist ein neues SEPA-Firmenlastschriftmandat (SEPA Business-to-Business Di-rect Debit Mandat) einzuholen. Dieses hat deutlich kürzere Vorlaufzeiten als das oben erwähnte SEPA-Basislastschriftmandat.

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4.1.3 Schritt 3: Lastschriftmandat als Infoschreiben an DebitorIm nächsten Schritt ist ein Debitor, der bisher die Lastschrifteinzugsermächtigung erteilt hatte, über die Umdeutung dieser Ermächtigung in das SEPA-Lastschriftmandat zu unterrichten. Hierfür stehen im Office Manager entsprechende Vorlagen zur Verfügung. Sie finden diese im Bereich 1 Vorlagen im Verzeichnis Simba/Kontokorrent.

Legen Sie sich nun zunächst im Menü |Auswertungen| ➞ |Aus-kunftssystem| ➞ |Kontokorrent-auskunft| eine Selektion an, die sämtliche Kontokorrenten filtert, die nun ein aktives SEPA-Last-schriftmandat besitzen.

Diese Selektion könnte wie das nebenstehende Beispiel ausse-hen.

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Anschließend können Sie im Office Manager anhand der genannten Vorlage „SEPA-Basislastschriftmandat“ unter Zugrun-delegung der Selektion einen Serienbrief starten. Dabei werden sämtliche Daten zum Mandanten und zum Kontokorrenten automatisch befüllt. Bitten Sie im Rahmen dieser Info Ihre Kunden, dass diese ihre IBAN prüfen. Die IBAN ist unter Umständen automatisch vom Programm ermittelt worden. Für Neukunden können ebenfalls diese Vorlagen für das Einholen neuer SEPA-Lastschriftmandate (Basis- bzw. Firmenlast-schriftmandate) verwendet werden.Auch für Spender sind spezielle Vorlagen für die SEPA-Lastschriftmandate in Simba hinterlegt. Diese Standardvorlagen finden Sie im Verzeichnis Simba/Spender.

4.1.4 Schritt 4: Durchführen von SEPA-LastschriftenNachdem die bisherigen Lastschrifteinzugsermächtigungen umgedeutet wurden, erfolgt der Einzug ab dem eingetragenen Sig-naturdatum über das SEPA-Lastschriftverfahren. Die detaillierte Vorgehensweise für den Einzug von SEPA-Lastschriften über den automatischen Zahlungsverkehr finden Sie im nachfolgenden Kapitel.

4.2 Einzug von SEPA-Lastschriften im automatischen Zahlungsverkehr4.2.1 Grundeinstellungen im Zahlungsverkehr anpassenFür das gewünschte Ausführungsdatum gibt es bei SEPA-Lastschriften noch spezielle Regeln. So muss eine SEPA-Basis-lastschrift bei ihrer Erstausführung spätestens fünf Tage, bei Folgeausführungen spätestens zwei Tage vor dem gewünschten Ausführungsdatum eingereicht werden. Eine SEPA-Firmenlastschrift muss spätestens einen Tag vor dem gewünschten Ausfüh-rungsdatum eingereicht werden.SEPA unterscheidet zwischen Lastschriften, die zwischen Firmen ausgetauscht werden, und Lastschriften, die von Privat-

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personen eingezogen werden. Letzteres ist die sogenannte Basislastschrift. Wählen Sie die Lastschriftart entsprechend dem Lastschriftmandat, das Sie vom Zahlungspflichtigen eingeholt haben.Im Regelfall schließen Sie vor Beginn der Durchführung von SEPA-Lastschriften eine individuelle Vereinbarung mit Ihrer Haus-bank. Darin wird diese Ihnen mitteilen, wie viel zusätzliche Tage die Hausbank als Frist benötigt. Viele Banken geben vor, dass die Daten für SEPA-Lastschriften einen Tag vor dem Ausführungsdatum bei der Bank sein müssen, damit eine zeitgerechte Abwicklung garantiert werden kann.Damit dieser Anforderung ebenfalls Rechnung getragen werden kann, steht Ihnen im Menü |Einstellungen| ➞ |Zahlungsverkehr| ➞ |Grundeinstellungen| die Möglichkeit zur Verfügung, diese Individualvereinbarung einzustellen.

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Ein Klick auf das Fragezeichen zeigt Ihnen auch hier im Programm selbst die gesetzlich vorgeschriebenen Vorlaufzeiten, die automatisch von Simba berücksichtigt werden:

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4.2.2 Zahlungsverkehrsanweisungen für SEPA-Lastschrift überprüfen Um künftig im automatischen Zahlungsverkehr auch SEPA-Lastschriften durchführen zu können, sind zunächst die Zahlungs-verkehrsanweisungen im Menü |Einstellungen| ➞ |Zahlungsverkehr| ➞ |Zahlungsverkehrsanweisungen| zu überprüfen. Im Rahmen der automati-schen Gene-rierung der SEPA-Last-schr i f tman-date (vgl. Ka-pitel 3.1.2) wurden diese automatisch erweitert.

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4.2.3 Wichtige Änderungen im automatischen ZahlungsverkehrIm Menü |Auswertungen| ➞ |Zahlungsverkehr| erfolgt der Aufruf des Zahlungsvorschlags zunächst wie gewohnt. Das Datum Regulierung zum ist, wie bisher auch, das den Offenen Posten zugrunde liegende Fälligkeitsdatum. Im Falle von SEPA-Last-schriften werden die im SEPA-Regelwerk festgelegten Vorlaufzeiten sowie die in Kapitel 3.2.1 beschriebenen Individualverein-barungen entsprechend berücksichtigt:SEPA-Basislastschrift – Erstausführung: 5 Tage zzgl. IndividualvereinbarungSEPA-Basislastschrift – Folgeausführung: 2 Tage zzgl. IndividualvereinbarungSEPA-Firmenlastschrift: 1 Tag zzgl. Individualvereinbarung

Wurde das Regulierung zum-Datum zu knapp gewählt, wird programmtechnisch das nächstmögliche Ausführungsdatum für den betreffenden Einzug übergeben.

Aus bankverarbeitungstechnischen Gründen wird jeweils eine Datei für Basiserst-lastschriften, für Basisfolgelastschriften sowie für die Firmenlastschriften gebildet. Sollten Sie Einzüge für alle drei Varianten vorliegen haben, werden folglich drei Da-teien an Simba Banking übergeben.

Nach der erfolgreichen Übergabe der Zahlungsdatei(en) sowie der Übergabe an die Finanzbuchführung wird automatisch bei al-len Debitoren, für die eine SEPA-Lastschrift durchgeführt wurde, im Feld letzte SEPA-Lastschrift am: das Ausführungsdatum eingesteuert. Über diesen Eintrag wird z.B. die Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschrift sowie die Abprüfung, ob es sich um ein noch gültiges SEPA-Lastschriftmandat handelt, gesteuert. Ein erteiltes SEPA-Lastschriftmandat wird automatisch ungültig, wenn innerhalb eines Zeitraumes von 36 Monaten kein Vorgang über das Mandat abgewickelt wurde.

Beispiel:Eine Rechnung mit Fälligkeitsdatum

16.09.2013 soll als SEPA-Basislastschrift

erstmalig eingezogen werden. Als Individu-

alvereinbarung mit der Hausbank ist ein Tag

hinterlegt worden. Dieser Offene Posten steht

also 6 Tage (5 Tage für Erstausführung + 1

Tag für Individualvereinbarung) vor Fälligkeit,

d.h. am 10.09.2013 im Zahlungsvorschlag zur

Verfügung.

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4.3 Rechnungsvorlagen für SEPA-Lastschriften erstellen bzw. anpassenSofern Sie Ihre Rechnungen mit dem Modul Honorarabrechnung erstellen, müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage(n) für Lastschrif-ten um die Angaben Fälligkeit, IBAN, BIC, Mandatsreferenz des SEPA-Lastschriftmandats sowie um die Gläubiger-ID des Rech-nungsausstellers ergänzen. Diese Informationen können Sie in einem Abschlusssatz auf der Rechnung zusam-menfassen.

Der Screenshot zeigt eine Rechnungsvorlage sowie einen beispielhaften Ab-schlusssatz, der die erfor-derlichen Informationen be-inhaltet.

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SEPA-Zahlungsverkehr

4.4 Änderungen im SEPA-Lastschriftmandat4.4.1 Änderung der Bankverbindung bei einem Debitor mit SEPA-LastschriftMöchte ein Kunde die Bankverbindung für ein bestehendes SEPA-Lastschriftmandat ändern, ist es zunächst wichtig, für die neue Bankverbindung ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat einzuholen.Anschließend kann die neue Bankverbindung sowie das neue Signaturdatum in den Kontokorrentstammdaten im Register 5 ZV/Mahnwesen eingetragen werden.

4.4.2 Kündigung eines SEPA-LastschriftmandatsKündigt ein Debitor ein bestehendes SEPA-Last-schriftmandat, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie das Menü |Stammdaten| ➞ |Kontokorrent| auf und wählen Sie dort das Register 5 ZV/Mahnwesen. Im Feld fixe Zahlungsart wählen Sie nun den Eintrag „keine An-gaben“.Sofort werden die Einträge im Kasten SEPA-Last-schriftmandat gelöscht und damit das Mandat deak-tiviert.

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5. Simba Anwender mit externem Bankenprogramm

Anwender, die ein externes Bankenprogramm, wie z.B. S-Firm, StarMoney, GENOdirect, verwenden, können dies selbstver-ständlich auch weiterhin nutzen. Die Arbeitsweise bei der Anwendung des SEPA-Verfahrens ändert sich im Vergleich zum bisherigen DTAUS-Verfahren nur geringfügig. Es muss lediglich ein Zwischenschritt über das Modul Simba Banking getätigt werden.Die folgenden Erläuterungen zeigen Ihnen die geänderte Arbeitsweise Schritt für Schritt auf. Dabei sind die Schritte 1 bis 3 nur einmalig zu Beginn durchzuführen!

5.1 Schritt 1: Anlegen eines Simba Banking DatentresorsIm ersten und einmalig durchzuführenden Schritt sind zunächst die Einstellungen für das Modul Simba Banking vorzunehmen. Wählen Sie hierfür über das Menü |Stammdaten| ➞ |Mandant| ➞ |Simba Banking| aus. Es wird der globale Mandant angezeigt.Sobald ein Passwort hinterlegt wird, erfolgt vollautomatisch im Hintergrund die Anlage des Simba Banking Datentresors. Alle Simba Banking Anwendungsdaten werden in einem Tresor gespeichert. Die in dieser „virtuellen Brieftasche“ gespeicherten Daten werden mit modernster 256-Bit AES-Verschlüsselung gesichert. Der Zugriff auf den Tresor wird durch ein vom Anwender zu vergebendes Master-Passwort geschützt.

Im Feld Übergabe Zahlungsdatei: aktivieren Sie bitte den ersten Punkt:

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SEPA-Zahlungsverkehr

Bei Auswahl von „1 - mit automatischer Übergabe der Banking-Datei“ erfolgt der Datenträgeraustausch nach dem neuen Verfah-ren, d.h. der Export der Zahlungsinformationen erfolgt ohne Ausgabe einer Datei und direkt nach Simba Banking.

Durch einen Klick auf OK wird das Fenster geschlossen und Simba Banking wird gestartet.

Um den Online-Abruf Ihrer Bankauszugsdaten auch künftig wie gewohnt über Ihr externes Bankenprogramm durchführen zu können, steht Ihnen im gleichen Menü eine Option zur Deaktivierung des Online-Abrufs mittels Simba Banking zur Verfügung.

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5.2 Schritt 2: Anlegen des Kontos des Auftraggebers in Simba BankingDas Konto des Anwenders, über das der SEPA-Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll, ist in Simba Banking einmalig anzu-legen.

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5.3 Schritt 3: Anlegen einer SEPA-ZahlungsverkehrsanweisungAußerdem ist eine entsprechende SEPA-Zahlungsverkehrsanweisung zu hinterlegen.

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5.4 Künftige ArbeitsweiseWurde ein SEPA-Zahlungslauf durchgeführt, wird Simba Banking künftig automatisch gestartet. Im Register Zahlungsverkehr sind nun alle Zahlungen zu markieren. Mit Klick auf den Pfeil rechts in der Schaltfläche Sammel-aufträge wählen Sie dann den Menüpunkt SEPA Sammeldatei exportieren… aus.

Im folgenden Fenster können die individu-ell benötigten Einstellungen hinterlegt und die Zahlungsdatei exportiert werden.

Anschließend kann diese Datei wie ge-wohnt in einem elektronischen Bankenpro-gramm weiter verarbeitet werden.

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SEPA-Zahlungsverkehr

Anhang

Checkliste zur SEPA-Umstellung erfolgt ja nein

Anmerkung/offene Punkte

Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen und Änderungen, die SEPA mit sich bringt. Auf der Webseite www.sepadeutschland.de der Deutschen Bundesbank finden Sie wichtige Informationen. Auch Hausbanken geben Ihnen Auskunft und bieten oft Infoveranstaltungen an.TIPP: Wenn Sie sich noch nicht informiert haben, ist es ratsam, sich umgehend mit diesem Thema zu befassen.Erstellen Sie einen konkreten Zeit- und Ablaufplan für die Umstellung auf SEPA.

Bestimmen Sie Zuständigkeiten und Verantwortliche.

Beantragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank auf www.glaeubiger-id.bundesbank.de.Kontaktieren Sie Ihre Hausbank, um die zusätzlich zur gesetzlichen Vorlauffrist benötig-te individuelle Vorlauffrist der Bank zu erfragen.Wandeln Sie mit Hilfe des Ihnen systemseitig in Simba zur Verfügung stehenden Ein-malprogramms sämtliche hinterlegten Kontonummern und BLZ in IBAN und BIC um.TIPP: Lassen Sie die umgewandelten Bankdaten zur Sicherheit von Ihren Kunden/Man-danten/Geschäftspartnern überprüfen.Erstellen Sie eine Übersicht, mit welchen Kunden/Mandanten Sie das Lastschriftverfah-ren und mit welchen Sie das Abbuchungsverfahren praktizieren.

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Checkliste zur SEPA-Umstellung erfolgt ja nein

Anmerkung/offene Punkte

Bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen behalten für SEPA-Basislastschriften weiterhin ihre Gültigkeit. Sie müssen lediglich Ihre Kunden/Mandanten VOR der ersten SEPA-Lastschrift über die Umstellung auf das SEPA-Zahlungsverfahren informieren. Dies sollte in schriftlicher Form aufgrund der Nachweisbarkeit erfolgen.TIPP: Verwenden Sie die hierfür in Simba bereits hinterlegte Serienbriefvorlage!Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge müssen Sie neue SEPA-Lastschriftman-date einholen, um gültige SEPA-Firmenlastschriften durchführen zu können.Jedem Zahlungspflichtigen ist eine Mandatsreferenznummer zuzuordnen. In Simba ist das Feld Mandatsreferenz standardmäßig mit der jeweiligen Kontokorrentnummer vor-belegt, die Sie optional jedoch anderweitig belegen können. Soll eine fällige Zahlung mittels SEPA-Lastschrift beglichen werden, müssen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat einholen. Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt Sie, d.h. den Zahlungsempfänger, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des zahlungspflichtigen Kunden einzuziehen. Es muss in schriftlicher Form vorliegen und ist nur gültig mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Zahlungspflichtigen.Jede SEPA-Lastschrift ist mit einer sogenannten Pre-Notification dem Zahlungspflich-tigen vorab anzukündigen. Ist nichts anderes festgelegt, müssen Sie diese 14 Tage vor der Abbuchung aussprechen. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich, dann müssen Sie dies jedoch in Ihren AGB oder individuellen Kundenverträgen festhalten. Im Regel-fall erfolgt die Pre-Notification durch entsprechenden Hinweis auf der Rechnung. Sie können diese jedoch auch mittels Brief, Bescheid oder Fax separat zustellen.

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SEPA-Zahlungsverkehr

Wir weisen darauf hin, dass vorstehende Ausführungen lediglich einige Hinweise zum SEPA-Zahlungsverkehr und der Umstellung widerspiegeln. Im Einzelnen sind weitergehende Prüfungen und Detailentscheidungen unumgänglich und erforderlich. Die Verantwortung für die Durchführung der im Einzelfall erforderlichen Maß-nahmen liegt alleine beim Zahlungsverkehrsteilnehmer. Wir schließen jegliche Haftung aus.

© Simba Computer Systeme GmbH - 2013

Stand: August 2013

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