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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 1
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 2
1 Inhaltsverzeichnis
1 Inhaltsverzeichnis ...................................................... 2
2 Einleitung ................................................................... 4
3 Adresse nach DIN 5008 ............................................. 6
3.1 Der Adressaufbau ................................................ 6
3.2 Die korrekte Position der Adresse ........................ 8
4 Die Datenquelle ....................................................... 10
4.1 Datenquelle erstellen .......................................... 11
5 Adressaufbau in WORD ........................................... 15
5.1 Einstellen der Schrift .......................................... 15
5.2 Einstellen der Seitenränder ................................ 17
6 Schritt 1 zum Serienbrief .......................................... 19
6.1 Einfügen der Seriendruckfelder .......................... 22
6.2 Einfügen des „n“ bei Herrn im Adressfeld ........... 27
6.3 Einfügen der Leerzeichen nur bei Bedarf ........... 32
6.4 Einfügen von entfernten, aber notwendigen Leerzeilen ................................................................... 35
6.5 Adressen ohne Straßennamen oder Postfach .... 39
7 Titel in der Briefanrede ............................................. 41
8 Briefanrede erstellen ................................................ 45
8.1 Guten Tag, … ..................................................... 45
8.2 Sehr geehrte … .................................................. 49
9 Die fertige Vorlage ................................................... 53
10 Download .............................................................. 57
11 Schlusswort .......................................................... 59
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 3
12 Über die Autorin .................................................... 61
13 Kontakt .................................................................. 62
14 Nutzungsrechte für mobisek-E-Books ................... 63
15 Haftungsausschluss .............................................. 63
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 4
2 Einleitung
Liebe Leserinnen, liebe Leser,
aus eigener Erfahrung weiß ich, dass das Erstellen eines
Serienbriefes manchmal viele Nerven und vor allem Zeit
kosten kann.
Für alle, die einen Serienbrief erstellen müssen – und das
meist unter Zeitdruck – habe ich dieses ausführliche
Handbuch geschrieben.
Ob in Ihrer Adressdatei ein Dr., ein Prof. Dr., ein
Rechtsanwalt oder ein Bachelor vorhanden ist, mit diesem
E-Book platzieren Sie die Angaben auf der richtigen
Position … und das mit dem geringstmöglichen Aufwand.
Ich zeige Ihnen, dass Sie ab sofort nur noch eine
Serienbrief-Vorlage brauchen.
Es gibt auch in WORD immer mehrere Wege, die ans Ziel
führen. Ich habe mich in diesem Handbuch für die
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 5
Arbeitsweise entschieden, die sich in meiner langjährigen
Berufserfahrung als einfach und schnell erwiesen hat.
Dieses Buch habe ich geschrieben für …
… Büroangestellte, die sich oft ihre Kenntnisse alleine
aneignen müssen, weil keine Zeit für Kurse ist oder wenn
Kurse, dann nicht der richtige.
… Selbstständige, die oft mit ihrem Schriftverkehr alleine
fertig werden müssen und Büromanagement meist nur am
Rande kennen gelernt haben.
… für Berufseinsteigerinnen, da erfahrungsgemäß dieses
Thema meist nur oberflächlich unterrichtet wird.
… Quer- oder Wiedereinsteigerinnen, deren Kenntnisse
einfach wieder ein bisschen in Schwung gebracht werden
müssen.
Für Sie alle soll dieses Buch anfangs eine Anleitung und
dann nur noch ein Spickzettel sein.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 6
3 Adresse nach DIN 5008
3.1 Der Adressaufbau
Das gängige Schriftformat ist: Arial 12
Für das Anschriftenfeld haben Sie 9 Zeilen zur Verfügung.
Zeilen die nicht beschrieben werden bleiben als Leerzeile
erhalten.
Beispiel:
.
. Einschreiben Müller GmbH Herrn Geschäftsführer Prof. Dr. Martin Mustermann Hauptstraße 111 12345 Berlin .
Innerhalb der Adresse erfolgen KEINE Formatierungen
oder Unterstreichungen!
Die Zeilen 1 – 3 sind reserviert für Postvermerke wie z. B.
Ist der Empfänger klar als Firma zu erkennen, entfällt das Wort „Firma“ in der Anschrift.
„z. Hd.“ wird NICHT mehr geschrieben
„c/o“ wird NICHT mehr geschrieben
Keine Leerzeile mehr zwischen Straße und Ort
Das Länderkennzeichen vor der PLZ entfällt
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 7
Einschreiben oder Infopost. Wenn keine Postvermerke
eingetragen werden, bleiben diese ersten 3 Zeilen FREI.
Der 1. Postvermerk wird in Zeile 3 eingetragen, der 2.
Postvermerk kommt in Zeile 2 und der 3. Postvermerk
kommt dann in die Zeile 1. Alle Zeilen ohne
eingetragenen Postvermerk bleiben erhalten und LEER!
Ab Zeile 4 beginnt dann die Anschrift.
Berufsbezeichnungen werden in der Zeile der Anrede
eingetragen. Akademische Titel gehören direkt zum
Namen.
Für Briefe ins Ausland wird das Land in Großbuchstaben
und in deutscher Sprache direkt in die Zeile nach dem Ort
geschrieben.
Der Ortsname wird dann auch in Großbuchstaben, aber in
der Landessprache des Empfängers geschrieben.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 8
3.2 Die korrekte Position der Adresse
Damit das Anschriftenfeld im Fensterkuvert deutlich sichtbar ist!
Zeile 1: Postvermerke
Zeile 2:
Zeile 3: Zeile 4: Anschrift ab hier
Zeile 5:
Zeile 6:
Zeile 7:
Zeile 8:
Zeile 9:
.
. Einschreiben
Müller GmbH
Herrn Geschäftsführer
Prof. Dr. Martin Mustermann
Hauptstraße 111
12345 Berlin
.
Einstellung vom oberen Blattrand: 5,08 cm
Ein
stel
lun
g vo
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2,5
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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 9
Für Ihre Notizen:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 10
4 Die Datenquelle
Ich zeige Ihnen den Aufbau anhand einer EXCEL-
Datenquelle.
Falls Sie schon eine Excel-Adressliste haben, dann
passen Sie die Inhalte an, bevor Sie die Serienbrief-
Vorlage erstellen.
Da die Spaltenüberschriften in WORD als
Seriendruckfeld-Bezeichnungen übernommen werden,
müssen Sie sich vorher aussagekräftige Überschriften
überlegen.
Auch wenn Sie jetzt vielleicht noch keinen Prof. Dr. oder
andere Titel in Ihrer Datenquelle haben, empfehle ich
Ihnen, diese Möglichkeit gleich mit einzuarbeiten. Sobald
sich Ihre Adressdatei erweitert, haben Sie Ihre
Serienbrief-Vorlage schon perfekt vorbereitet und keine
Arbeit mehr mit umständlichem Erweitern.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 11
4.1 Datenquelle erstellen
Ich baue die Adressdatei/Spaltenüberschriften immer so
auf, wie auch die Briefadresse aufgebaut wird. Die
Postvermerke (PV) stelle ich jedoch ans Ende der
Spalten, da diese nicht so oft mit Informationen gefüllt
werden.
Bei den Titeln müssen Sie Folgendes beachten:
Sie brauchen 3 separate Seriendruckfelder
Titel 1 (Adressfeld vor dem Namen (Dr./Prof. Dr.))
Titel 2 (Adressfeld nach dem Namen (Bachelor))
TitelBriefAnrede (Professor wird ausgeschrieben (dies
wird später als Einfüge-Übung gemacht))
Dann brauchen Sie noch Seriendruckfelder mit der
Bezeichnung:
Firma
Anrede (damit meine ich die im Adressfeld)
Beruf (Rechtsanwalt, Architekt usw.)
Vorname
Name
Straße/Postfach
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 12
PLZ
Ort
Postleitzahl und Ort tragen Sie bitte in getrennte Felder
ein, dann können Sie den Ort auch mal in der Grußformel
verwenden.
Nun erstellen Sie eine Datenquelle in EXCEL:
Bitte achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften zu
einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden.
Dies führt zu Fehlermeldungen im Serienbriefdokument.
Ergänzen können Sie diese Tabelle zu jeder Zeit.
Damit immer klar ist, um welche Adressdaten es sich
handelt, geben Sie auch dem Tabellenblatt eine
aussagekräftige Bezeichnung. Ich nenne es „A-Kunden“.
(Mit rechter Maustaste auf „Tabelle 1“ und dann auf „Umbenennen“)
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 13
Bitte speichern Sie dies in einen Ordner, den Sie später
gleich wieder finden. Ich beginne die Speichernamen für
Serienbriefe/Datenquelle immer mit „SB“
Nun füllen wir die Tabelle mit Adressen.
In die Spalte „Anrede“ wird nur „Frau“ oder „Herr“
eingetragen, da wir „Herr“ auch noch in der Briefanrede
verwenden müssen. Das fehlende „n“ in der Anschrift
fügen wir dann separat dazu. Aber dazu später.
Bitte achten Sie darauf, dass in Ihrer Datenquelle KEINE
leeren Zeilen zwischen den Datensätzen sind.
Beispieldaten:
Frau Dr. Marianne Huber, Huber GmbH, Huberstraße
222, 22222 Huberstadt
Herr Prof. Dr. Martin Müller, Müller AG, Müllerstraße 333,
33333 Müllershofen, Vorstandsvorsitzender
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 14
Herr Klaus Hofer, B. A., Hoferstraße 44, 44444
Hofershausen, Einschreiben
Speichern der EXCEL-Datenquelle nicht vergessen!
Für Ihre Notizen:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 15
5 Adressaufbau in WORD
Bitte öffnen Sie ein neues WORD-Dokument.
5.1 Einstellen der Schrift
Hier linker Mausklick
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Danach hier linker Mausklick
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 17
Auswahl treffen und dann auf „OK“ klicken.
5.2 Einstellen der Seitenränder
Auf Registerkarte Seitenlayout und Dialogfeld „Seite
einrichten“ anklicken
Für Seitenrand oben: 5,08 cm
und für Seitenrand links: 2,50 cm
eingeben und mit OK bestätigen
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 18
Jetzt haben Sie Ihr Dokument nach DIN 5008 eingestellt.
Der Cursor blinkt jetzt in der ersten Zeile Ihres
Adressfeldes.
TIPP:
Aktivieren Sie das Anzeigen der Absatzmarken & Co.
Dann haben Sie alles im Blick, was in Ihrem Brief
passiert.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 19
6 Schritt 1 zum Serienbrief
Auf der Registerkarte „Sendungen“ auf „Seriendruck
starten“ klicken und „Briefe“ auswählen. (Es gibt dazu
keine sichtbare Veränderung)
Danach auf „Empfänger auswählen“ klicken und
„Vorhandene Liste verwenden …“ aktivieren.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 20
Dann sehen Sie den Explorer und Sie öffnen den Ordner,
in den Sie die EXCEL-Datenquelle gespeichert haben.
Führen Sie das Auswählen der Datei entweder mit einem
Doppelklick auf Ihre Datenquelle aus oder mit einem Klick
auf die Datei und dann ein Klick auf „Öffnen“.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 21
Nun erhalten Sie folgende Ansicht:
Aufgrund der Umbenennung des Tabellenblattes ist jetzt
eindeutig zu erkennen, wo sich die Daten befinden.
A-Kunden (bzw. Tabelle 1) ist bereits blau hinterlegt.
Da in Ihrer Datenquelle in der ersten Zeile die
Spaltenüberschriften stehen, MUSS dieses Häkchen
unbedingt drin sein.
Dann auf OK klicken.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 22
6.1 Einfügen der Seriendruckfelder
TIPP:
Verwenden Sie diese beiden Möglichkeiten bitte NICHT.
Die Handhabung ist meiner Meinung nach viel zu
umständlich und praxisfern.
Nun fügen Sie nach und nach die Seriendruckfelder ein.
Dazu klicken Sie bitte auf den Begriff „Seriendruckfeld
einfügen“ (NICHT auf die kleine Grafik darüber)
Nun PV3 auswählen und ENTER drücken.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 23
Danach wieder auf „Seriendruckfeld einfügen“ klicken,
dann auf PV2 und dann ENTER.
Nun wieder auf „Seriendruckfeld einfügen“ klicken, dann
auf PV1 und dann ENTER.
Bisheriges Ergebnis
Der Cursor blinkt nun in der 4. Zeile des Adressfeldes.
Auf „Seriendruckfeld einfügen“ -> Firma -> ENTER
Auf „Seriendruckfeld einfügen“ -> Anrede
danach drücken Sie einmal die Leertaste und dann
Seriendruckfeld ‚Beruf‘ -> ENTER
Bisheriges Ergebnis:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 24
Alle Eingaben die über die Tastatur erfolgen erscheinen in
JEDEM Serienbrief dieser Datenbank. Deshalb nur dann
verwenden, wenn das Leerzeichen wirklich in jedem Brief
vorkommen darf.
Der kleine Punkt zwischen ‚Anrede‘ und ‚Beruf‘ bedeutet,
sollte ein Beruf in der Datenquelle stehen, so wird er
korrekt mit einem Leerzeichen Abstand in die Adresse
eingetragen. Ist keine Berufsbezeichnung vorhanden,
steht das Leerzeichen zwar auch da, aber man sieht es
nicht.
Und nun wieder auf
„Seriendruckfeld einfügen“ -> Titel1 anklicken und OHNE
ein Leerzeichen – direkt dran – das Seriendruckfeld
‚Vorname‘ einfügen. Auch hier wieder direkt dran das
Seriendruckfeld ‚Name‘ einfügen. Jetzt wieder über die
Tastatur ein Leerzeichen einfügen und danach wieder
„Seriendruckfeld einfügen“ -> Titel2 -> anklicken und dann
die ENTER-Taste.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 25
Bisheriges Ergebnis:
Zwischen Titel1, Vorname und Name ist KEIN festes
Leerzeichen.
Zwischen Name und Titel2 wurde ein Leerzeichen
eingefügt.
Nun wieder auf
„Seriendruckfeld einfügen“ -> StraßePostfach -> ENTER
„Seriendruckfeld einfügen“ -> PLZ und danach eine
Leertaste und dann Seriendruckfeld ‚Ort‘ einfügen ->
ENTER
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 26
Nun sehen Sie die 9 Zeilen des Adressfeldes mit allen
notwendigen Seriendruckfeldern.
Aber es müssen noch einige Einstellungen gemacht
werden, damit wirklich jede Adresse korrekt dargestellt
wird.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 27
6.2 Einfügen des „n“ bei Herrn im Adressfeld
Stellen Sie bitte den Cursor direkt hinter das Feld
„Anrede“. Das bedeutet: Der Cursor blinkt direkt nach den
beiden Pfeilen und dann erst kommt das Leerzeichen.
Nun verwenden wir die „Regeln.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 28
Ob wir in unserem Dokument eine Veränderung sehen, ist
abhängig von dem Datensatz, den WORD momentan
aktiv hat.
Steckt hinter diesem Datensatz ein „Herr“, dann sehen wir
das „n“. Steckt jedoch eine „Frau“ dahinter, dann reagiert
WORD nicht.
So – nun geht’s los:
Klicken Sie bitte auf „Regeln“ und wählen Sie dann mit
einem linken Mausklick „Wenn … Dann … Sonst …“ aus.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 29
Bei „Feldname“ wählen Sie „Anrede“ aus.
In das Feld „Vergleichen mit:“ tippen Sie „Herr“ ein (es
muss exakt das sein, was auch in der EXCEL-
Datenquelle steht.).
Im Feld „Dann diesen Text einfügen“ geben Sie bitte NUR
ein n ein.
Das Feld „Sonst diesen Text einfügen:“ bleibt leer. (Wenn
im Anredefeld „Frau“ steht, dann brauchen wir das „n“ ja
nicht)
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 30
Ein Klick auf OK schließt Ihre Eingabe ab.
Leider kann man in der Normalansicht nicht sehen, ob
man nun diese Regel schon eingegeben hat oder nicht.
Deshalb kommt es manchmal vor, dass mehrere Regeln
an der gleichen Stelle eingegeben werden und das Chaos
ist perfekt.
Für alle die sehen wollen, wie es quasi hinter dem
Dokument aussieht, die drücken mal gleichzeitig die
beiden Tasten: alt+f9
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 31
Ich habe die Regel markiert, damit Sie leichter erkennen,
was passiert ist. Mit dieser Tastenkombination können Sie
prüfen, ob schon eine Regel vorhanden ist.
Sollte sich bei der Eingabe der Regel ein Tippfehler
eingeschlichen haben, dann können Sie den in dieser
Ansicht korrigieren.
Mit der gleichen Tastenkombination: alt+f9 erhalten Sie
wieder die gewohnte Ansicht.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 32
6.3 Einfügen der Leerzeichen nur bei Bedarf
In der Zeile Titel1-Vorname-Name haben wir zwischen
den Seriendruckfeldern keine „festen“ (über die Tastatur)
Leerzeichen eingegeben, da nicht jeder Datensatz einen
Titel hat, nicht immer ist der Vorname bekannt.
Damit diese Leerzeichen auch nur dann erscheinen, wenn
wir Sie wirklich brauchen machen wir Folgendes:
Linker Mausklick direkt auf das Feld „Titel1“, damit es
grau hinterlegt wird.
Den Mauszeiger direkt auf die Markierung schieben und
mit der RECHTEN Maustaste einmal anklicken.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 33
Im jetzigen Kontextmenü wählen Sie bitte mit linkem
Mausklick „Feld bearbeiten …“
Dann erhalten Sie diese Ansicht:
Unter „Feldoptionen“ machen Sie im 2. Kästchen durch
linken Mausklick einen Haken und rechts im Eingabefeld
geben Sie bitte 1 Leerzeichen ein. Der Cursor im Feld
blinkt dann ein bisschen weiter rechts.
Mit OK schließen Sie die Eingabe ab.
Erklärung: WORD prüft nun das Feld „Titel1“, ob Text in
der Datenquelle vorhanden ist. Wenn ‚ja‘, dann wird ein
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 34
Leerzeichen gesetzt, wenn ‚nein‘ dann macht WORD
nichts.
Den gleichen Vorgang wiederholen Sie jetzt bitte bei dem
Feld „Vorname“.
Mit rechtem Mausklick auf das Feld.
Feld bearbeiten
Haken bei „Danach einzufügender Text“
und rechts daneben das Leerzeichen eintippen
Mit OK bestätigen.
Wenn wir uns jetzt unseren Serienbrief ansehen, dann
sind die Leerzeichen richtig vorhanden, denn unser 1.
Datensatz enthält einen Titel und einen Vornamen.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 35
6.4 Einfügen von entfernten, aber notwendigen Leerzeilen
Zur Erinnerung:
Das Adressfeld besteht aus 9 Zeilen und soll auch alle
behalten.
Wichtig: WORD nimmt jedoch Leerzeilen aus dem
Adressblock heraus. Das heißt, sollte in einer Zeile nur
ein Seriendruckfeld stehen und dafür keine
einzutragenden Daten vorhanden sein, nimmt WORD die
leere Zeile raus und schiebt den GANZEN Brief um eine
Zeile nach oben.
Dagegen können wir etwas tun. Wir fügen wieder eine
Wenn-Dann-Sonst-Regel ein.
Wichtig: Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass der
Cursor genau an der Position steht, bei der die leere Zeile
wieder eingefügt werden soll.
Wir müssen die Zeilen der Postvermerke mit dieser Regel
versehen, da nicht immer ein PV eingetragen ist.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 36
Vorab ein kleiner Hinweis, um den Schrecken etwas zu
mildern: Sollte in unserem 1. Datensatz kein PV
eingetragen sein, wird in unsere SB-Vorlage eine leere
Zeile eingefügt. Sieht erstmal furchtbar aus, ist aber
richtig. Also bitte nicht löschen.
Also auf zur Praxis:
Der Cursor blinkt hinter dem Feld „PV3“.
Auf „Regeln“ klicken
Auf „Wenn … Dann … Sonst …“ klicken
Bei Feldname: „PV3“ auswählen
Bei Vergleich: „ist leer“ auswählen
Den Cursor ins Feld „Dann diesen Text einfügen:“
und einmal die ENTER-Taste drücken (es wird eine
leere Zeile eingefügt)
Mit OK abschließen
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 37
Ich gehe mal davon aus, dass Sie noch auf Datensatz 1
stehen, dann haben Sie jetzt folgende Ansicht:
Sie sehen auch diese leere Zeile nach PV3?
Dann haben Sie alles richtig gemacht.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 38
Diesen Vorgang wiederholen Sie jetzt bitte noch mit den
Zeilen PV2 und PV1. Bitte darauf achten, dass Sie in der
Regel „PV2 ist leer“ bzw. PV1 ist leer“ auswählen und der
Cursor in der entsprechenden Zeile steht!
Hinweis: WORD ist da gnadenlos. Die leere Zeile wird an
der Cursorposition eingefügt.
Nun sieht Ihr Adressfeld so aus.
Mit einem Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ können Sie
einen Blick auf die bisherige Adressgestaltung werfen.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 39
Mit einem weiteren Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ sind
Sie wieder in Ihrer Arbeitsansicht.
6.5 Adressen ohne Straßennamen oder Postfach
Auch hier nimmt WORD die leere Zeile raus und wir
haben nur noch 8 Zeilen im Anschriftenfeld.
Also muss wieder eine Zeile rein, aber nicht an der
eigentlichen Straße/Postfach-Position (sonst haben wir ja
eine Leerzeile im Adressfeld),
Also stellen Sie jetzt den Cursor in die leere Zeile nach
PLZ/Ort.
Auf „Regeln“ klicken
Auf „Wenn … Dann … Sonst …“ klicken
Bei Feldname: „Straße/Postfach“ auswählen
Bei Vergleich: „ist leer“ auswählen
Den Cursor ins Feld „Dann diesen Text einfügen:“
und einmal die ENTER-Taste drücken (es wird eine
leere Zeile eingefügt)
Mit OK abschließen
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 40
Was passiert nun bei dieser Regel:
WORD schaut in die Datenquelle ins Feld
„Straße/Postfach“.
Ist es leer, dann wird oberhalb von PLZ und ORT die
leere Zeile entfernt und nach dem PLZ und ORT wird
diese wieder eingefügt.
Perfekt.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 41
7 Titel in der Briefanrede
In unserem Übungsdatensatz 2 haben wir einen Prof. Dr.
Diese Abkürzung sollte nur im Adressfeld stehen. In der
Briefanrede sollte Herr „Professor“ erscheinen.
Das bedeutet, wir brauchen in unserer EXCEL-Tabelle
eine weitere Spalte mit der Überschrift „TitelAnredeBrief“
Dies ist auch gleich eine Übung, wie Sie in Ihrer
Datenquelle Ergänzungen bzw. Änderungen vornehmen.
Wichtiger Hinweis: Die bestehenden Spaltenüberschriften
sollten Sie nicht mehr verändern. Das führt zu
Fehlermeldungen beim erneuten Zusammenführen von
der WORD-Vorlage und den Daten.
Falls Sie es bis jetzt noch nicht getan haben, dann
unbedingt das WORD-SB-Dokument SPEICHERN !!!
Bitte öffnen Sie Ihre dazugehörige EXCEL-Datenquelle.
Sollte der Hinweis kommen, dass diese Datei
schreibgeschützt sei bzw. anderweitig verwendet, dann
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 42
speichern und schließen Sie Ihr WORD-SB-Dokument.
Dann müsste das Öffnen der EXCEL-Datenquelle
funktionieren.
Da wir eine neue Spalte hinzufügen wollen, können wir
nicht mit der Möglichkeit „Datenquelle bearbeiten“
hantieren.
Also die EXCEL-Datei ist jetzt offen.
In der nach PV3 folgenden Spalte tragen Sie
„TitelBriefAnrede“ ein.
Da dieses Seriendruckfeld in der Briefanrede eingesetzt
wird, also bei „Sehr geehrte …“ bzw. „Guten Tag, …“
muss dies natürlich auch die Titel der anderen Datensätze
enthalten.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 43
Danach speichern Sie bitte die EXCEL-Datei und öffnen
wieder das WORD-Dokument.
Falls Sie vor dem Öffnen diesen Hinweis erhalten:
Sie werden darauf aufmerksam gemacht, mit welcher
Datenquelle die Serienbrief-Datei sich verbinden will.
Wenn das die richtigen Daten sind, dann auf „Ja“.
Wenn nicht, dann auf „Nein“ klicken und die richtige
Datendatei auswählen.
Dann schauen Sie doch gleich mal nach, ob das neue
Seriendruckfeld übernommen wurde.
Klicken Sie auf „Seriendruckfeld einfügen“
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 44
Nun müsste an letzter Position der Begriff
„TitelBriefAnrede“ bereitstehen zum Einfügen.
Wenn ja – super. Wenn nein, bitte prüfen Sie Ihre
Datenquelle und wiederholen ggf. den Vorgang.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 45
8 Briefanrede erstellen
8.1 Guten Tag, …
Auch hier gilt: Jeder über die Tastatur eingegebene Text
erscheint auf allen Briefen.
„Guten Tag,“ darf auf jedem Brief stehen, also geben wir
das über die Tastatur ein (= feste Eingabe).
Nach „Guten Tag“ folgt ein Komma und ein Leerzeichen,
nun muss das Feld „Anrede“ hinzugefügt werden und ein
‚festes‘ Leerzeichen
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 46
Danach fügen Sie das Seriendruckfeld „TitelBriefAnrede“
ein und DIREKT danach (OHNE Leerzeichen) das Feld
„Name“ und ein ‚festes‘ Komma.
Da wir im Falle eines Titels in der Anrede auch ein
Leerzeichen zwischen Titel und Name brauchen, müssen
wir das Feld „TitelBriefAnrede“ wieder bearbeiten.
Rechter Mausklick auf das Feld „TitelBriefAnrede“.
„Feld bearbeiten“ mit linkem Mausklick auswählen.
Haken bei „Danach einzufügender Text“ und im rechten
Eingabefeld ein Leerzeichen machen.
Danach wieder mit OK bestätigen.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 47
Aktivieren Sie bitte „Vorschau Ergebnisse“
Somit steht bei Datensatz 1 „Frau Dr. Huber,“ korrekt und
bei Datensatz 2 wird auch der Titel „Professor“ richtig
angezeigt.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 48
Bitte verwenden Sie für den Titel in der Briefanrede immer
ein eigenes Seriendruckfeld, d. h. eine eigene Spalte in
der Datenquelle.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 49
8.2 Sehr geehrte …
Bei dieser Anrede wird es ein bisschen mehr Aufwand:
Die „Vorschau Ergebnisse“ in der Menueleiste sollte
inaktiv sein, so dass Sie Ihre Felder-Ansicht vor sich
haben. Das macht’s ein bisschen einfacher.
„Sehr geehrte“ und ein Leerzeichen darf ‚fest‘ über die
Tastatur eingegeben werden (steht ja dann auch auf
jedem Brief)
Nach dem Leerzeichen folgt das Seriendruckfeld „Anrede“
mit anschließendem ‚festen‘ Leerzeichen.
Danach folgt das Feld „TitelBriefAnrede“ und DIREKT
daran (OHNE Leerzeichen) das Feld „Name“ mit
anschließendem Komma.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 50
Nun stellen Sie den Cursor bitte direkt hinter „geehrte“,
denn dort soll bei Bedarf das „r“ erscheinen. Das
eingegebene Leerzeichen befindet sich rechts vom
Cursor.
Im Menüband auf „Regeln“ klicken und „Wenn … Dann …
Sonst …“ auswählen.
Dann wie folgt eintragen:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 51
Bei Feldname „Anrede“ wählen, vergleichen mit „Herr“
und bei „Dann diesen Text einfügen:“ nur ein r eintragen
und mit OK bestätigen.
Nun brauchen Sie noch ein bedingtes Leerzeichen bei
dem Titel der Briefanrede.
Mit rechtem Mausklick auf das Feld „TitelBriefAnrede“ und
„Feld bearbeiten“ auswählen.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 52
Auch hier wieder Häkchen setzen und im rechten Bereich
ein Leerzeichen eingeben.
Mit OK bestätigen.
Wichtig: SPEICHERN nicht vergessen
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 53
9 Die fertige Vorlage
Die beiden Briefanreden sind natürlich nur als
entweder/oder anzusehen.
Nun steht Ihre Serienbrief-Vorlage fertig vor Ihnen.
Sie können Ihre Datenquelle beliebig ergänzen mit neuen
Datensätzen bzw. neue Spalten für neue Infos zu Ihren
Datensätzen dranhängen.
Tipp:
Bauen Sie Ihre anderen (falls vorhanden) Datenquellen
mit den gleichen Spaltenüberschriften auf (WICHTIG:
Spaltenüberschriften und Seriendruckfeld-Bezeichnungen
müssen exakt gleich sein) und Sie brauchen nur noch
diese EINE Vorlage für all Ihre Serienbriefe.
Nun prüfen wir unsere Musteradressen auf Richtigkeit:
Aktivieren Sie die „Vorschau Ergebnisse“ und klicken Sie
durch die 3 Datensätze.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 54
Datensatz 1:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 55
Datensatz 2:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 56
Datensatz 3:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 57
10 Download
Auf meiner Internet-Seite http://mobisek.de habe ich unter
„SB-Download“ die Originaldateien zu diesem E-Book für
Sie bereitgestellt.
Um die Seite zu öffnen benötigen Sie folgendes Passwort:
SB-E-Book
Speichern Sie die WORD-Datei und die EXCEL-
Datenquelle auf Ihrem PC.
Nach dem Öffnen der WORD-Datei verbinden Sie den
Serienbrief einfach noch einmal mit der gespeicherten
EXCEL-Datei.
Gehen Sie so vor: Empfänger wählen - Vorhandene Liste
verwenden - zum Speicherort der Excel-Tabelle gehen.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 58
Die EXCEL-Datei auswählen und wie im Buch (Seite 19)
beschrieben weiter arbeiten.
Für Ihre Notizen:
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 59
11 Schlusswort
Das war doch gar nicht schwer … und Übung macht den
Meister bzw. Meisterin.
Meine Seminarteilnehmerinnen erstellen ihre Serienbrief-
Vorlagen alle innerhalb von 10 Minuten (bei vorhandener
Datentabelle).
Wichtig sind die genauen Spaltenüberschriften, damit die
Seriendruckfelder einwandfrei zu erkennen sind und Sie
die richtige Position sofort zuordnen können.
Falls Fragen oder Anmerkungen auftauchen, dann
schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an:
Bitte geben Sie Ihrer E-Mail auch einen aussagekräftigen
Betreff. E-Mails ohne Betreff landen bei mir sehr schnell
im Papierkorb.
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 60
Ich freue mich auch über Kontakte über Facebook, Xing
und Twitter. Einfach mobisek eingeben und schon sind
Sie bei mir.
Nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute.
Ihre
Petra E. Reimann
Serienbriefe erstellen – schnell und einfach
© Petra E. Reimann – mobisek Seite 61
12 Über die Autorin
Petra E. Reimann ist IHK-geprüfte
Sekretariatsfachkauffrau. Für den Abschluss mit der Note 1
wurde sie mit dem Meisterpreis der Bayerischen
Staatsregierung ausgezeichnet.
In den mehr als 25 Jahren Berufserfahrung hat sie den Wert und die
Wirkung des geschriebenen Wortes kennengelernt.
Im September 2000 gründete Petra E. Reimann ihr mobiles Sekretariat
„mobisek“.
Sie betreut kleine und mittelständische Unternehmen im Bereich
Büroorganisation. Weitere Ausbildungen zur Projektassistentin und
Dialogmanagerin festigten und erweiterten ihr Know How.
Sie spezialisierte sich auf das Texten von Geschäftskorrespondenz,
erfolgreichen Homepagetexten, Werbetexten und Bewerbungen.
Seit 2007 betreut Frau Reimann ehrenamtlich Abschlussklassen zum
Thema: Text und Gestaltung von individuellen Bewerbungen für
Jugendliche.
Im Juni 2009 wurde dieses ehrenamtliche Projekt beim Wettbewerb von
Ariel/SAT1 „Starke Frauen – starke Taten“ von den Zuschauern mit
großem Vorsprung auf den ersten Platz gewählt.
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13 Kontakt
mobisek - Mobiles Sekretariat
Petra E. Reimann
Neumarkter Straße 3 A
92353 Postbauer-Heng
Tel. +49 9188 9889940
Handy +49 173 5600482
E-Mail: [email protected]
Internet: mobisek.de
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14 Nutzungsrechte für mobisek-E-Books
Mit dem Kauf eines E-Books räumt mobisek/Petra E. Reimann dem Käufer ein einfaches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum persönlichen und alleinigen Gebrauch ein. Dem Käufer ist jede Verbreitung, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder gewerbsmäßige Nutzung untersagt, er kann aber zu Sicherungszwecken eine persönliche Kopie herstellen.
15 Haftungsausschluss Die Autorin gibt keine Garantien für die Genauigkeit, Umsetzbarkeit und Vollständigkeit. Für etwaige Fehler und die daraus resultierenden Folgen ist eine Haftung ausgeschlossen. © 2014 Petra E. Reimann Alle Rechte vorbehalten Dieses Buch ist urheberrechtlich geschützt. 2. Auflage