SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS … · La población estimada para atender: 126 funcionarios. Dada esta infraestructura física, se requiere que el personal

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TERMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN ABREVIADA DE OFERTAS No. 306-2014

SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS DE ASEO), CAFETERÍA Y MANTENIMIENTO DE OFICINA

Bogotá D.C., Marzo de 2014

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RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente el documento de condiciones técnicas necesarias, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes Términos de Referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que los Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán. 5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a Satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir su oferta económica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. 6. La UPME podrá aplazar, suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o caso fortuito o cualquier otro hecho no imputable a la UPME sin que tales hechos se puedan aducir por los oferentes o participantes para solicitar el reconocimiento y pago de algún tipo de indemnización.



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CONDICIONES TÉCNICAS NECESARIAS

SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS DE ASEO), CAFETERÍA Y MANTENIMIENTO DE OFICINA

1.1 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

De conformidad con lo definido en el Decreto 1258 de 2013, es responsabilidad de la Secretaría General dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos y equipos; igualmente, contratar los servicios administrativos necesarios para el normal funcionamiento de la Entidad. Por otra parte y en consideración a la misión que tienen las entidades públicas por velar en el cuidado y mantenimiento de los bienes a cargo y dotar a los funcionarios y a las instalaciones donde ejercen la función pública de elementos que permitan una correcta y eficiente prestación de los servicios a su cargo, en condiciones de comodidad, salubridad, oportunidad y continuidad. Vale la pena aclarar que dentro de la planta de personal de la UPME, no se dispone de funcionarios para realizar estas labores, por lo tanto se hace necesario la contratación del mencionado servicio con una empresa especializada ofreciendo así un servicio ágil y oportuno, que responda a los requerimientos de la Entidad, para el adecuado ambiente laboral y bienestar de sus funcionarios Para el efecto se debe realizar un proceso contractual con el fin de escoger el contratista que cumpla con el servicio de integral de aseo y cafetería en la UPME, por un lapso de siete (7) meses de 2014, mientras se inician los trámites administrativos para la obtención de las Vigencias Futuras por dos (2) años y se efectué el proceso contractual que garantice el servicio público por ese tiempo. 1.2 OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

Contratar el servicio de aseo y cafetería en las instalaciones de la UPME, incluyendo los equipos e insumos necesarios para la prestación de este servicio el cual será de tiempo completo por cuarenta y ocho (48) horas semanales en días hábiles.

1.3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS



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Para el cumplimiento de estas características es importante que el contratista tenga en cuenta los siguientes aspectos:

El servicio se debe prestar en las instalaciones de la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME- ubicadas en el edificio Arrecife dirección Avenida Calle 26 No. 69 D 91 Torre 1 Oficina 901.

Los interesados deben realizar una visita a las instalaciones el día seis (6) de marzo en horario de 8 y 30 a.m hasta las 4:00 p.m.

La población estimada para atender: 126 funcionarios.

Dada esta infraestructura física, se requiere que el personal contratado desarrolle labores de limpieza de pisos, vidrios, escritorios, panelería o divisiones, equipos, sillas.

En las instalaciones se cuenta con baños, cafetería y salas de reunión las cuales requieren permanentemente servicio de aseo.

Las personas contratadas para prestar el servicio, deberán atender el servicio de cafetería a los funcionarios, en las diferentes reuniones que se realizan tanto en los auditorios como en las oficinas, así mismo es indispensable que estén debidamente capacitadas para atender el tipo de reuniones de nivel superior que eventualmente sean desarrolladas por los directivos, las cuales requieren de una atención y horarios especiales.

El servicio requerido debe tener las siguientes características técnicas ofrecidas y garantizadas por el proponente:

Condiciones

Condiciones Generales del Servicio

1 Suministrar cinco (5) personas para la prestación del servicio, una (1) de estas personas deberá contar con experiencia en mantenimientos locativos.

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Mantener en perfecto estado de limpieza paredes, paneles o divisiones, vidrios, muebles, sillas, escritorios, teléfonos y equipos de oficina, baños, áreas comunes, salas de reuniones, empaque de basuras con base en los mecanismos establecidos por la empresa de servicios públicos para ser recolectadas por los camiones en las instalaciones descritas y en general todas las áreas que se requieran. Es importante establecer que estas actividades se deben realizar de tal forma que no perturben la labor de los funcionarios de la Unidad.

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Mantener en perfecto estado de limpieza los baños de la entidad, realizando dos (2) veces al día, una en la mañana y otra en la tarde la limpieza de los mismos, la cual debe realizarse así: lavado de tazas, lavamanos, divisiones, cambio de canecas, limpieza de vidrios y mesones de lavamanos, trapeado y barrido del área. Es importante establecer que estas actividades se deben realizar de tal forma que no perturben la labor de los funcionarios de la Unidad.

4 Limpiar semanalmente los vidrios por su parte interna, así como de divisiones y puertas por parte de quienes presten el servicio de aseo y cafetería.

5 Limpiar a diario las puertas, guarda-escobas, paredes, enchapados de madera y metal.

6 Limpieza diaria con líquidos especiales de escritorios, sillas, archivadores, teléfonos, cuadros, interruptores, metales, etc.

7 Mantener en perfecto estado de limpieza las áreas de cafetería (cocina, mesones, mesas de comedor, sillas, hornos, neveras) y prestar el servicio permanente de cafetería en el horario señalado por la Unidad.



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8 Prestar el servicio de cafetería a todo el personal de la Entidad.

9 Suministrar los insumos necesarios para el servicio de aseo tales como detergentes, ceras, limpiavidrios, ambientadores, limpiones, virulana, cubre rasguños, crema para la limpieza de equipos, jabón desinfectante, churruscos, escobas, trapeadores, cepillos, bolsas plásticas para la basura (desechos orgánicos), bolsas plásticas para material reciclable y en general todos los elementos necesarios para dicha labor. Los mencionados elementos deberán cumplir con los parámetros de calidad, normas técnicas sanitarias y en las cantidades requeridas para la prestación del servicio en óptimas condiciones, para tal fin debe anexar la relación mensual de elementos que entregará al supervisor.

10 Mantener las instalaciones mediante actividades de: Jardinería, electricidad, plomería, carpintería y demás actividades de mantenimiento locativas.

11 Adoptar todas las medidas de higiene, protección y seguridad industrial necesarios para proteger y evitar riesgos o accidentes de su personal.

12 Realizar el manejo de basuras y desechos de acuerdo con los criterios y las normas de reciclaje. Los elementos para separación y reciclaje deberán ser suministrados por la empresa contratista.

13 Garantizar el servicio contratado en forma permanente. La falta temporal u ocasional del personal asignado deberá ser suplida en forma inmediata por parte de la empresa contratista.

14 El contratista, debe entregar para dar inicio al contrato, el Programa y Cronograma para la inducción y capacitación del personal asignado en materias relacionadas con el servicio a prestar, las cuales deben realizarse mínimo dos veces en la vigencia del contrato. Dicho cronograma no deberá interferir con las actividades contratadas, por lo tanto contemplará los relevos del personal para el efecto.

15 Responder por la adecuada presentación y la conducta de su personal, manteniendo la supervisión directa del mismo especialmente en los eventos en que puedan llegar a causar daño tanto a los funcionarios como a las instalaciones físicas y a los bienes muebles que se encuentran dentro de las instalaciones de la UPME.

16 Garantizar la adecuada presentación personal de los operarios, los cuales deberán permanecer impecablemente uniformados y debidamente identificados con el carnet de la empresa, durante la prestación del servicio. El uniforme debe constar de: Gorro, blusa manga corta tipo camisero, pantalón, delantal tipo mico, zapatos, botas (para cuando la actividad lo amerite) y tapabocas. Deberán contar con uniforme especial para atención de eventos a nivel directivo

17 Atender en forma inmediata los reclamos y sugerencias hechos por el supervisor con el fin de mejorar la calidad del servicio, en el evento que se llegue a presentar alguna deficiencia relacionada con el objeto y las obligaciones del contrato.

18 Verificar que el personal asignado por lo menos 2 veces por semana haya rotado su uniforme, asegurando una excelente presentación personal de los mismos

19 Remplazar y relevar del servicio a los supervisores u operarios a solicitud del Supervisor de la UPME, mediante petición escrita cuando considere necesario o por faltas temporales o absolutas del personal con el cual el contratista cubre el servicio pactado, por incumplimiento de obligaciones o fallas en el servicio.

20 Vincular al personal asignado a la prestación de este servicio, mediante vínculo laboral y con afiliación a salud, pensión, ARP, caja de compensación y demás vínculos de ley.

21 Programar brigadas de aseo general como mínimo una vez al mes los días sábados, con el fin tener a disposición las instalaciones de la Unidad, para lo cual deberá informar oportunamente al supervisor del contrato.

Condiciones

Condiciones del personal asignado al servicio

1 Experiencia mínima de un año en la prestación de este tipo de servicios. Para tal efecto, la empresa se compromete a entregar al inicio de la ejecución del contrato, cada una de las Hojas de Vida del personal



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propuesto, anexando las certificaciones que avalan la experiencia, los antecedentes judiciales y copia del Contrato de Trabajo.

2 El personal destinado a la Unidad deberá tener buenas relaciones humanas e interpersonales.

3 Presentarse a prestar el servicio debidamente uniformados.

4 Personal debidamente carnetizado.

5 Se deberá demostrar que el personal contratado tiene al menos una asignación del Salario Mínimo Legal Vigente y que sus aportes a la seguridad social integral corresponden al salario pactado.

1.4 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE En acatamiento al concepto 1727 del 20 de febrero de 2006 emanado de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado y con el propósito de no incurrir en violación a las normas establecidas en la Ley 996 de 2005 a todos los procesos de contratación que adelante la UPME se les dará el trámite selección abreviada de ofertas y/o selección de Oferta Pública determinado en el Reglamento Interno de Contratación establecido en la Resolución UPME 0036 de 2013, para así garantizar el trámite de “licitación privada” enunciada en el Código de Comercio, con la consignación de pliegos (Términos de Referencia) y etapas que conlleva esta clase de procesos. 1.5 PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado para esta contratación es de CUARENTA Y CINCO MILLONES TRESCIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL PESOS M/CTE, ($45.386.000.oo), que afecta el rubro presupuestal de Gastos Generales: 2040508 Servicio de Aseo; valor que cubre todos los costos asociados, directos e indirectos, IVA, Retención en la Fuente y cualquier otro costo o impuesto en que incurra el contratista para la ejecución del presente contrato.

1.6 FORMA DE PAGO

La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará siete (7) pagos, así: Seis (6) pagos mensuales vencidos previa radicación de la factura, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedida por el supervisor de la orden de servicio, junto con el certificado de paz y salvo a la seguridad social integral y aportes parafiscales, y un (1) último pago al finalizar la ejecución de la orden, previa radicación de la factura, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedida por el supervisor de la orden de servicio, junto con el certificado de paz y salvo a la seguridad social integral y aportes parafiscales. 1.7 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO



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Se ha determinado que el plazo de ejecución será por siete (7) meses, contados a partir de la firma del acta de inicio, previa aprobación de las garantías y expedición del Registro Presupuestal. 1.8 MODALIDAD DE CONTRATACION Solicitud Abreviada de Ofertas de conformidad a lo estipulado en la Resolución UPME 0036 del 1º de marzo de 2013. 1.9 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD ABREVIADA DE OFERTAS

ACTIVIDADES Desde Hasta

Publicación en la Web de los Términos de Referencia 04 marzo -2014

Solicitud aclaraciones a los Términos de Referencia 04 marzo-2014 06 marzo-2014

Visita a las instalaciones de la UPME. Avda. Calle 26 No. 69 D 91 Torre 1 Oficina 901

06 marzo-2014 en horario 8:30 a.m. hasta las 4:00 p.m.

06 marzo-2014

Respuesta observaciones a través de la página Web

07 marzo-2014

Presentación de propuestas 13 marzo-2014 04:00 p.m.

Informe de evaluación disponible en la página Web o en la Secretaría General de la UPME

17 marzo-2014

Observaciones al Informe de evaluación 17 marzo-2014 19 marzo-2014

Respuesta a observaciones de evaluación en página web o en Secretaría General

20 marzo 2014

Comunicación de la aceptación de la oferta seleccionada en primer lugar o terminación del procedimiento sin aceptación de oferta alguna.

21 marzo de 2014

1.10 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES



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Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Av. Calle 26 # 69 D – 91 Torre 1 Oficina 901 en la ciudad de Bogotá D.C. y en la página Web: www.upme.gov.co; link contratación, podrán formular aclaraciones a dicho documento dentro de los dos días siguientes a la publicación en la página Web del mismo. 1.11 ADENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento, éstos se realizarán mediante adendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. 1.12 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informe detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Esta será comunicada a través de la página Web además permanecerá, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Av. Calle 26 # 69 D – 91 Torre 1 Oficina 901 en la ciudad de Bogotá D.C., dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso. 1.13 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante Acto Administrativo podrá seleccionar al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible. 1.14 PARTES QUE INTERVIENEN UPME

Es la entidad contratante.

FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la UPME. SUPERVISOR




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La supervisión de este contrato será ejercida por el profesional especializado grado 22 que tiene asignadas funciones en la Secretaría General de la UPME. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor tendrá, entre otras, las siguientes funciones: a. Adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución del contrato. b. Expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto contratado. c. Hacer seguimiento a las labores de EL CONTRATISTA. d. Verificar permanentemente que el CONTRATISTA cumpla con el pago de los aportes parafiscales y mantener vigente y al día los aportes de sus empleados y dependientes destinados al cumplimiento del presente contrato al sistema General de Salud y Pensión. e. Suscribir el acta de inicio. Corresponde al supervisor, expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, respecto al cumplimiento de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles. Dentro del mismo plazo podrá realizar y remitir las objeciones, observaciones y/o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por EL CONTRATISTA, las cuales deberán ser atendidas por éste último en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; igual término tendrá el supervisor, una vez recibida la respuesta por parte de EL CONTRATISTA, para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, o comunicar a la Dirección General sobre los motivos de su negativa. 1.15 CONDICIONES DEL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registró presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías y firma de la respectiva acta de iniciación. 1.16 FIRMA DEL CONTRATO Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso o seleccionar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad.



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1.17 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales se pacta como cláusula penal una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 1.18 CESIÓN DEL CONTRATO Se prohíbe al oferente seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el contrato que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME. 1.19 FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Podrá darse por terminado el contrato suscrito por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de ellas como consecuencia del incumplimiento debidamente comprobado de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración del contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. 1.20 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA y para particulares. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:



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Clase de Riesgo % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20 Del contrato La del contrato y seis (6 ) meses más

Calidad 20 Del contrato La del contrato y un año más

Salarios y prestaciones sociales

5 Del contrato La del contrato y tres años más

Responsabilidad Civil Extracontractual

30 Del contrato La del contrato

1.21 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultados del contrato, se recibirán en las instalaciones de la UPME, ubicada en la Av. Calle 26 # 69 D – 91 Torre 1 Oficina 901 en la ciudad de Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. No obstante, el objeto del contrato deberá ser desarrollado por el contratista en las instalaciones de la UPME. 1.22 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente proceso contractual, deberán dirigirla a la Secretaría General - Contratación - ubicada en la Av. Calle 26 # 69 D – 91 Torre 1 Oficina 901 en la ciudad de Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: [email protected]. 1.23 PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS Serán de propiedad de la UPME los productos objeto de la contratación. Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de 1.982 y demás normas complementarias. En el evento de requerirse el contratista deberá previo al pago final suscribir documento de transferencia de derechos de autor. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto del contrato información considerada confidencial, el contratista deberá suscribir a la iniciación del contrato el respectivo acuerdo de confidencialidad. 1.24 INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS


mailto:[email protected]


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Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre la UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten. 1.25 VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrollan su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista. 1.26 REVALUACION DEL CONTRATISTA (PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término del contrato se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios:

CRITERIOS REVALUACIÓN PROVEEDOR CALIFICACIÓN MÁXIMA

1. Calidad del producto o servicio 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2

2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2

4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5 , 5 y más de 6 se asigna 0 puntos

Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio

1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto (fecha de radicación o acta de

entrega). 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el

supervisor del contrato.

Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista). Los parámetros para la calificación se establecen así:



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Calidad o reclamos sobre el producto

10 puntos Ningún reclamo

8 puntos 1 a 2 reclamos

5 puntos 3 a 4 reclamos

2 puntos Más de 5 reclamos

Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega)

Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega)

10 puntos Entrega en la fechas establecidas en el contrato

8 puntos Entrega entre 5 y 10 días después de la fecha establecida en el contrato

5 puntos Entrega entre 11 y 15 días después de la fecha establecida en el contrato

1.27 RIESGOS

TIPIFICACIÓN

DESCRIPCIÒN

ASIGNACIÓN DEL RIESGO

ESTIMACIÓN DEL RIESGO

100% Evaluada

Regulatorios

Imposición de nuevos impuestos locales nacionales

Contratista

Bajo

Operativos

Fallas en la logística, equipos y organización para la prestación del servicio

Contratista

Alto

Operativos

Incumplimiento en las especificaciones técnicas generales y particulares definidas para la prestación del servicio

Contratista

Alto



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CAPÍTULO II

CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Los interesados deberán presentar oferta y radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Avenida Calle 26 # 69 D - 91, hasta el día y la hora señalada en el cronograma del proceso . Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la página Web de la Unidad. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia en medio impreso La propuesta deberá presentarse en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) , contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. Adicionalmente, si fuere necesario la UNIDAD podrá solicitar que los oferentes aporten los formatos solicitados en este documento, diligenciados tanto en forma impresa como en medio digital. El original y las copias presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA, UPME PROCESO PLURALIDAD DE OFERTAS No. 306-2014 Propuesta para la contratación de: SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS DE ASEO), CAFETERÍA Y MANTENIMIENTO DE OFICINAS Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Original / copia 1



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Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en las presentes condiciones técnicas necesarias, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adición, modificación o complementación. 2.2.1 DOCUMENTOS JURIDICOS 2.2.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.1.2 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para ENTIDADES ESTATALES, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial asignado para la presente contratación. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.



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En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso, debiéndose indicar en la respectiva garantía el nombre de las personas naturales o jurídicas que integran esta clase de conformación. En el evento de prórroga en el plazo de selección, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y las copias de las ofertas les serán devueltos, previa solicitud, a todos los proponentes, cuando el proceso de evaluación termine sin la aceptación de oferta alguna. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la selección. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el seleccionado o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Documentos de Condiciones Técnicas Necesarias, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por seleccionar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad. 2.2.1.3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en este capítulo y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. 2.2.1.4 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES



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El proponente colombiano o extranjero con sucursal o agencia en Colombia, deberá acompañar con la oferta el

certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con

fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anterior, contado a partir de la fecha de cierre del

proceso. El proponente deberá figurar inscrito como proveedor en actividades relacionadas con el objeto de esta

contratación, además no deberá tener registradas sanciones en contratos.

El Registro Único de Proponentes servirá de base para la verificación de los índices financieros solicitados en el

numeral 2.3.

2.2.1.5 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del proceso contractual, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación. Tratándose de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán aportar los siguientes documentos:

Documento que acredite su existencia y su representación o su equivalente en el país de origen, en donde se determine claramente el objeto y facultades del representante legal así como las limitaciones establecidas a este para poder contratar, el cual deberá tener fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso contractual, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más.

Documento de constitución de apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato cuando participe a título de oferente, así como para representarla extrajudicialmente, mediante la presentación del respectivo poder debidamente otorgado y legalizado.

Los documentos otorgados en el exterior, deberán presentarse debidamente traducidos al idioma español, consularizados y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Art. 259 del C. de P. Civil).

Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente.



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2.2.1.6 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este proceso contractual, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que sea seleccionado. 2.2.1.7 DOCUMENTO ORIGINAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato sus prórrogas y término de liquidación del contrato. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento original de conformación de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia. Toda la información y documentación solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la modalidad conformada. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.



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Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el presente proceso contractual, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. 2.2.1.8 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DE LA PERSONA NATURAL O REPRESENTANTE LEGAL DE LA PERSONA JURÍDICA O UNION TEMPORAL O CONSORCIO 2.2.1.9 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA PERSONA JURÍDICA y /o NATURAL 2.2.1.10 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. Tratándose de personas naturales deberán allegar la última planilla de pago de aportes a la seguridad social integral. 2.3 CAPACIDAD FINANCIERA. La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian los cuales serán tomados del Registro Único de Proponentes siempre y cuando los índices financieros figuren en dicho documento con corte a 31 de diciembre de 2012, así: Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al treinta (30%) del valor del presupuesto oficial. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.



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Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. NOTA: Los siguientes documentos serán exigibles a los Proponentes extranjeros sin sucursal o agencia en Colombia y para los proponentes Nacionales cuando en el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio no figuren los índices financieros con corte a 31 de diciembre de 2012, así: 2.3.1 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado, Estados de Resultados del año de 2012 y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. Tratándose de personas naturales deberán presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional. 2.3.2 El proponente deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este proceso. Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios y cada uno de los integrantes deberá anexar la documentación aquí solicitada. Tratándose de personas jurídicas extranjeras, la acreditación se realizará conforme al régimen legal del país, respectivo. 2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en este documento, no se aceptan propuestas parciales, condicionadas ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la oferta, podrá ser retirada por los oferentes no favorecidos, una vez sea seleccionado el proponente o se termine el procedimiento. 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS



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En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que sea seleccionado. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.



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CAPÍTULO III

RECHAZO DE PROPUESTAS 3.1 CAUSALES DE RECHAZO Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales: a. Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. b. Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las

propuestas. c. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con

nombres diferentes. d. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. e. Cuando el plazo máximo de ejecución exceda el exigido en este documento. f. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en

otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso g. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya

verificado la información y consultado su veracidad. h. En consorcios o uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de

sus integrantes. i. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley. j. Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que fue invitada. k. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en el presente documento. l. Cuando no se presente los documentos indicados en el capítulo II. y/o su presentación o diligenciamiento

no cumpla con lo exigido en cada documento, o no se subsanen dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME.

m. Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes.

n. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial estipulado. o. No cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el capítulo IV p. Presentar propuestas alternas, parciales o establezca condiciones contractuales diferentes a las indicadas

en el presente documento q. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento.



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CAPÍTULO IV.

ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS La UPME analizará y comparará las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento. Se procederá a la comparación de las ofertas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de los Factores de Evaluación resultantes. 4.1 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA

4.1.1 FACTOR DE PARTICIPACIÓN Los proponentes deben demostrar experiencia en mínimo tres (3) contratos de los cuales dos de ellos deben corresponder a contratos EJECUTADOS y uno en EJECUCIÓN

4.1.2. FACTOR DE CALIFICACION Los criterios de evaluación y la forma de puntuación de los mismos serán las siguientes:

Experiencia del Proponente ADICIONAL EN CONTRATOS EN

EJECUCION

300

Experiencia del Proponente ADICIONAL EN CONTRATOS

EJECUTADOS

300

Certificación de Calificación de Experiencia acreditada

100

Propuesta Económica 300

Total

1000



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EXPERIENCIA MINIMA SOLICITADA

Factor de experiencia del proponente: Corresponde a la evaluación de las ofertas con base en la experiencia demostrada en contratos similares al establecido en el objeto de esta contratación. Los proponentes deben demostrar experiencia en mínimo tres (3) contratos de los cuales dos (2) de ellos deben corresponder a contratos EJECUTADOS a empresas públicas o privadas y uno (1) en EJECUCIÓN a empresas públicas o privadas. Para la evaluación soló se considerarán las certificaciones que correspondan a la información suministrada en el formato anexo No. 2. Las certificaciones que no se encuentren relacionadas no serán evaluadas.

VALORACIÓN DE EXPERIENCIA ADICIONAL

EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE EN CONTRATOS EN EJECUCION

Por cada certificación de experiencia adicional que presente el proponente en contratos en ejecución se le asignará 100 puntos, hasta completar 300 puntos. EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE EN CONTRATOS EJECUTADOS Por cada certificación de experiencia adicional que presente el proponente en contratos en ejecución se le asignará 100 puntos, hasta completar 300 puntos. CERTIFICACIÓN DE CALIFICACIÓN DE EXPERIENCIA ACREDITADA Se otorgará el máximo puntaje a quien allegue al menos dos (2) certificaciones con calificación del servicio prestado (aseo y cafetería) como excelente. Se otorgará 50 puntos a quien allegue al menos dos (2) certificaciones con calificación del servicio prestado (aseo y cafetería) como bueno o satisfactorio. Si las certificaciones para demostrar experiencia únicamente indican el cumplimiento sin calificar el servicio se otorgará 25 puntos REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS CERTIFICACIONES. Certificación expedida por el Contratante, en donde se indique claramente objeto y valor del contrato, fecha de iniciación y de terminación, con indicación del servicio prestado, su calificación y el número de personal destinados para tal fin.



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El valor de los contratos ejecutados o en ejecución deberán ser iguales o superiores al 50% del presupuesto oficial del presente proceso y con un número mínimo de operarios mayor al 70% del solicitado Que el servicio haya sido prestado a partir del 1º de enero de 2007 y cuya duración haya sido igual o superior a tres (3) meses, tratándose de contratos EJECUTADOS o en EJECUCION. La certificación deberá identificar claramente el nombre del contratante y encontrarse firmada por el representante legal o quien haga sus veces e incluir datos que permitan verificar la información.

EVALUACIÓN ECONÓMICA Se asignarán 300 puntos a la propuesta económica que oferte el menor valor antes de IVA, y en forma inversamente proporcional a las demás propuestas, siempre y cuando satisfaga en su totalidad los objetivos y objeto del contrato. De lo contrario le será asignado un puntaje de cero por lo defectuosa, así: Precio Propuesta Menor Valor x 300 Precio Propuesta La propuesta económica será objeto de revisión y corrección matemática si a ello hubiere lugar 4.2 CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor técnico, si persistiere el empate se escogerá aquel que tenga el mayor puntaje en el factor experiencia del proponente. Si continua la igualdad de puntajes, la escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de balotas, para lo cual se comunicará el procedimiento a realizar en la audiencia así como la fecha y hora de su realización. 4.3 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de la evaluación de cada oferta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación técnica.



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FORMATO No. 1

CARTA DE PRESENTACIÓN Señor DIRECTOR GENERAL UPME Ciudad __________________________________, mayor de edad, vecino de _______________ identificado con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en _____________, de conformidad con los requerimientos que se estipulan en los Términos de Referencia, presento la siguiente propuesta relacionada con SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS DE ASEO), CAFETERÍA Y MANTENIMIENTO DE OFICINAS En caso de que sea aceptada, me comprometo a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo el poder legal para firmar y presentar la propuesta, 2. Que ninguna persona o entidad distinta de la firmante tiene interés comercial en esta propuesta, ni en

el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no me encuentro incurso en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.

Igualmente, no estoy incurso en prohibiciones especiales para contratar. 4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos

en ellas requeridas. 5. Que conozco el contenido de los Términos de Referencia y sus anexos y que acepto sus condiciones. 6. Que el término de duración de la presente contrato es de ___________ meses 7. Que si es seleccionada la propuesta y suscrito el contrato, me comprometo s a otorgar las Garantías

requeridas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conozco las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. 9. Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así: 10. Valor mensual del servicio prestado : $ ______________________ 11. Valor total antes del impuesto $ ______________________ IVA $ ____________________



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El (los) suscrito(s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono, Fax o correo electrónico a donde se realiza las notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre ______________________________________ Dirección _________________________________________________ Teléfono _________________________________________________ Fax ________________ Ciudad ______________ Correo Electrónico _______________ Atentamente, _________________________________ Firma del Proponente



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FORMATO No. 2

EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE (1)

Nombre del proponente: _______________________________________________________________

Nombre del Proyecto

Entidad Contratante

Objeto del Contrato Duración Fecha

Iniciación Finalización

(1): Ver definición de experiencia específica del proponente


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FORMATO No. 3

FORMATO DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS MINIMAS REQUERIDAS QUE DEBERÁ SER DILIGENCIADO POR TODOS LOS PROPONENTES

Condiciones



2


3













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18 Verificar que el personal asignado por lo menos 2 veces por semana haya rotado su uniforme, asegurando una excelente presentación personal de los mismos




Condiciones


1 Experiencia mínima de un año en la prestación de este tipo de servicios. Para tal efecto, la empresa se compromete a entregar al inicio de la ejecución del contrato, cada una de las Hojas de Vida del personal propuesto, anexando las certificaciones que avalan la experiencia, los antecedentes judiciales y copia del Contrato de Trabajo.






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ORDEN DE SERVICIOS No: 200 – 2014XXX Señores: XXXXXXXXXX Nit No. XXXXXXXX XXXXXXX XXXX De acuerdo con su propuesta, que hace parte integral de ésta, se autoriza el suministro del siguiente bien:

OBJETO: Contratar el servicio de aseo y cafetería en las instalaciones de la UPME, incluyendo los equipos e insumos necesarios para la prestación de este servicio el cual será de tiempo completo por cuarenta y ocho (48) horas semanales en días hábiles, cuya descripción de cantidad y valor se indica a

continuación:

DETALLE

VALOR

VR. TOTAL

“SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS DE ASEO), CAFETERÍA Y MANTENIMIENTO DE OFICINAS”

$ XXXXX

$ XXXXX

Cumpliendo con las siguientes especificaciones técnicas:

Condiciones



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3



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18 Verificar que el personal asignado por lo menos 2 veces por semana haya rotado su uniforme, asegurando una excelente presentación personal de los mismos.




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Condiciones


1 Experiencia mínima de un año en la prestación de este tipo de servicios. Para tal efecto, la empresa se compromete a entregar al inicio de la ejecución del contrato, cada una de las Hojas de Vida del personal propuesto, anexando las certificaciones que avalan la experiencia, los antecedentes judiciales y copia del Contrato de Trabajo.





PLAZO: Esta orden tiene una duración de siete (7) meses en el 2014, previa expedición del registro presupuestal, aprobación de garantías exigidas para esta orden y firma del acta de inicio VALOR: Esta orden tiene un valor de XXXXXX M/cte., ($XXXXXX), incluido IVA.

FORMA DE PAGO: Se realizarán siete (7) pagos; previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

A.- Seis (6) pagos mensuales vencidos, previa radicación de la factura correspondiente, acompañada del

Certificado del Pago de los Aportes a la Seguridad Social Integral y Parafiscales, expedida por el Representante Legal o el Revisor Fiscal, según sea el caso, junto con el certificado expedido por el supervisor. B.- Un (1) último

pago al finalizar la ejecución de la orden, previa radicación de la factura, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedida por el supervisor de la orden de servicio, junto con el certificado de paz y salvo a la seguridad social integral y aportes parafiscales. -PARAGRAFO: La factura se deberá expedir

a nombre de FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- PAP UPME 2013 Nro. 310504 NIT 830.053.105.3 indicando

el número de cuenta, aclarando si es de ahorros o corriente, banco y sucursal, donde la Fiduciaria hará la consignación, y deberá radicarse en la UPME entre el 8 y 18 del mes en que se emita la factura.

IMPUTACION PRESUPUESTAL: El valor de la presente Orden se pagará con cargo al RUBRO presupuestal de Gastos Generales: 2040508 Servicio de Aseo RECURSO 20 del presupuesto de funcionamiento

aprobado para la vigencia del 2014. GARANTIAS: EL CONTRATISTA, se compromete a constituir a su costa una garantía expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente constituida en el país, que ampare:


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a) Cumplimiento del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor de la presente orden con una vigencia igual al término de duración del mismo y seis (6) meses más. b) Calidad del servicio, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor de la presente orden con una vigencia igual al término de duración y un (1) año más. c) Salarios y Prestaciones Sociales, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de la presente orden con una vigencia igual al término de duración y tres (3) años más.

d) Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor de la Orden y una vigencia igual a la duración de la orden. PARAGRAFO PRIMERO: La póliza de seguro deberá ser la existente en el mercado a favor de Entidades Estatales- PARAGRAFO SEGUNDO: El beneficiario o asegurado de tales pólizas deberá ser UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA Nit. 830.000.282-1. SUPERVISION: La supervisión de esta orden de servicios estará a cargo del Profesional Especializado grado 22 con funciones asignadas a la Secretaria General. Atentamente, ANGELA INES CADENA MONROY XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Directora General Representante Legal Revisado por: María Cristina Lozano de Beltrán Asesora del Área Legal y de Contratación No. 200 – 2014XXX TDR 110.29.1


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SERVICIO DE ASEO (CON INCLUSIÓN DE ELEMENTOS BÁSICOS … · La población estimada para atender: 126 funcionarios. Dada esta infraestructura física, se requiere que el personal