Servicio Nacional del Adulto Mayor · 2017-11-10 · Gestión y Coordinación Territorial del servicio instruyó a todas las coordinaciones regionales, mediante los memorándum N°’

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVAUNIDAD DE SEGUIMIENTO

Servicio Nacional delAdulto Mayor

Número de Informe: 9631201530 de mayo de 2016

1•www.contraloria.cI

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE SEGUIMIENTO

DAA N° 1.343/2016REF.: N° 188.010/2016

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento yfines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N° 963, de 2015, sobreauditoría al programa Fondo Subsidio Establecimientos de Larga Estadía AdultoMayor, del Servicio Nacional del Adulto Mayor.

AL SEÑORMARCOS BARRAZA GÓMEZMINISTRO DE DESARROLLO SOCIAL

“27 PRESENTE

Saluda atentamente a Ud.,

JORGE BERMUDEZ SOlOGmtralor General de la Repúbhc

SANTIAGO, 30.MAY16*039889

[ RT EANTECE[) 1

1

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 1.344/2016REF.: N° 188.010/2016


Adjunto remito a Ud., para sufines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N° 963,auditoría al programa Fondo Subsidio Establecimientos de LargaMayor, del Servicio Nacional del Adulto Mayor.

A LA SEÑORAAUDITORA MINISTERIALMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIALPRESENTE

RTEANTECED


SANTIAGO, 30.MAVIB*039890

conocimiento yde 2015, sobreEstadía Adulto

¿7RICARDO PROVOSTE ACEVEDO

SuLIek. División de Auditoria Administrativa

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA ~~tt~:—_DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1 í “~1~O~P,~RTES Vtt~6j1~45~’,

UNIDAD DE SEGUIMIENTO ¡

DAA N° 1.345/2016REF.: N° 188.010/2016

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SANTIAGO, 30.MÁY 16*039891



RIO [\R DOSuhie$9 DivisiÓfl

PROVOSTE ACEVEDOde. Auditoría Administrativa

AL SEÑORDIRECTORSERVICIO NACIONAL DEL ADULTO MAYORPRESENTE

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NTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 1.346/2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEREF.: N° 188.010/2016 INDICA.

SANTIAGO, 3O.~AV16*O39892



RICARDO PROVOSTE ACEVEDOSuhiete i3ivisiÓfl de Auditoría Administrativa

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AL SEÑORENCARGADO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNASERVICIO NACIONAL DEL ADULTO MAYORPRESENTE

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ANTECED

NTRALOR1A GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 1.347/2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEREF.: N° 188.010/2016 INDICA.

SANTIAGO, 30.MAY16*039893



RICARDO PROVOSTE ACEVEDOSubjefe División de Auditoria Administrativa

lInidad Técnica de Control Externo

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AL SEÑORJEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO (5)DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVACONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICAPRESENTE

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SANTIAGO, 30.MAY1B*039894



RICARDO PROVOSTESubjefe División de Auditoria

ACEVEDOAdministrativa

A LA SEÑORAJEFA DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTOFISCALÍACONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICAPRESENTE

RTEANTECEE)

RECIBIDO ENUNIDAD DE SEGUIMIENTO

31 HAY 2016FIS CAL lA

CONTRALOFM GRAL DE LA REPUBLICA

DAA N° 1.348/2016REF.: N° 188.010/2016

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 963,DE 2015, SOBRE AUDITORIA ALPROGRAMA FONDO SUBSIDIO ELEAM, DELSERVICIO NACIONAL DEL ADULTO MAYOR.

SANTIAGO, 30 MAlO 2016

De acuerdo con las facultades establecidas enla ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de laRepública, se efectuó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe FinalN° 963, de 2015, sobre auditoría y examen de cuentas a los convenios detransferencias de fondos y sus respectivas rendiciones, en el marco del subsidio paraEstablecimientos de Larga Estadía Adulto Mayor, ELEAM, ejecutado por el ServicioNacional del Adulto Mayor, SENAMA, de la Región Metropolitana, con el objeto deverificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. Elfuncionario que ejecutó esta fiscalización fue el señor Hugo Miranda Arenas.

El proceso de seguimiento consideró el referidoInforme Final N°963, de 2015, y la respuesta a dicho documento remitida mediante eloficio Ord. N° 589, de 2016.

Los antecedentes aportados fueron analizadoscon la finalidad de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas,arrojando los resultados que en cada caso se indican.

AL SEÑOR,~ JORGE BERMÚDEZ SOTO~ CONTRALOR G ERAL DE LA REPÚBLICA

PRESE lu

d Generase [ Úbljca

USEG N° 77/2016REF.: N° 188.010/2016

1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN



3

N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO CONCLUSIÓN

Se verificó que las facturas y documentos originales, que respaldan los gastos y que La repartición argumentó que dio Se confirmé a través de los En atención a lo señalado, laacompañan las rendiciones de cuentas presentadas por el ejecutor El Atardecer de cumplimiento al instructivo sobre la antecedentes aportados por esa observación se subsana.la Fundación Compañía de las Hijas de la Caridad San Vicente de Paul y Hermanitas invalidación de documentos institución el cumplimiento de lasde los Pobres, no son inutilizados con un timbre, leyenda u otro, a fin de evitar el rendidos por las instituciones instrucciones impartidas para lariesgo de una posterior reutilización ante este u otro organismo, lo que da cuenta de operadoras, adjuntando copias de invalidación de los documentosconstatar omisiones en la supervisión que debió ejercer el servicio auditado. los antecedentes con el timbre rendidos por las entidades ejecutoras.

Lo anterior, no se ciñe al numeral 39 de la resolución exentaN° 1.485, de 1996, de a~~° sea~este origen, que Aprueba Normas de Control Interno, que indica a necesidad de identificación de la unidad decontrolar las operaciones y garantizar que las actividades cumplan con los objetivos transferencia, perteneciente a lasde la organización. rendiciones de las instituciones San

En la respuesta al preinforme, la entidad examinada informó que el jefe de la División Vicente de Paul y Fundaciónde Administración y Finanzas, mediante el memorándum N° 3.042, de noviembre de Hermanitas de los Pobres.

1-3 2015, instruyó a los encargados de las unidades de transferencias y finanzas, queinutilicen los documentos presentados por las instituciones que rinden cuenta alDocumentacion de . . . . .

servicio a través de un timbre institucional, lo que no se acredité en esa oportunidad.

respaldo sin inutilizarMC: Observación Medianamente Compleja. Falta de anulación de documentosrendidos.

Y-2



Se advirtió que el servicio auditado no cuenta con un registro detallado del ingresode los informes tanto técnicos como financieros, que permita determinar la fecha derecepción, número y tipo de antecedente de que se trata, comprobándose tambiénque la Coordinación Regional Metropolitana de SENAMA registra con un timbre confecha de recepción solo algunos documentos, lo que no permite establecer cuálesde ellos fueron efectivamente presentados a la repartición.

Lo descrito contraviene el numeral 39 de la citada resolución exenta N° 1.485, de1996, de este origen, la cual prevé que la vigilancia de las operaciones tiene porobjeto asegurar la consecución de los resultados que se pretenden alcanzarmediante los correspondientes traspasos.

En la respuesta al preinforme, la institución fiscalizada indicó que la División deGestión y Coordinación Territorial del servicio instruyó a todas las coordinacionesregionales, mediante los memorándum N°’ 2.102 al 2.116, todos de noviembre de2015, que formalicen el proceso de recepción de los informes técnicos y financierosde las Instituciones operadoras del programa, lo que seria validado en la etapa deseguimiento.

C: Observación Compleja. Falta de revisión de operaciones, procesos y actividades.

La entidad fiscalizada dio cuenta de laverificación del proceso de recepciónde los informes técnicos y financierosde instituciones operadoras, delprograma Fondo Subsidio ELEAM, através del timbre con la fechacorrespondiente.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y CONCLUSIÓNN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO VERIFICACIONES REALIZADAS

El SENAMA remitió copias de losdocumentos conductores queacreditan la recepción de losinformes técnicos y financieros delos operadores.

-4

Falencias en elresguardo de la

documentación derespaldo

En consecuencia, la observación sesubsana.

3



Se comprobó la existencia de diversas falencias en que incurre el SENAMA en elprocedimiento de revisión de las rendiciones de cuentas, como demoras en la mismay en la emisión y comunicación de las objeciones que aquellas le merezcan, lascuales se exponen en detalle en los numerales 6,7,8,9 y 10 del capítulo II, y 2 y 3del acápite III, ambos del Informe Final N°963, de 2015, de este origen.

Lo descrito no se condice con lo previsto en el articulo 11 del decreto N° 15, de 2013,del Ministerio de Desarrollo Social, que encomienda al SENAMA realizar elseguimiento, monitoreo y supervisión de la ejecución de los proyectos, en especial,respecto del cumplimiento y satisfacción de los objetivos y metas propuestas, laverificación de la situación de vulnerabilidad de los adultos mayores residentes, lacorrecta ejecución técnica del presupuesto aprobado y, en general, de toda materiade supervisión necesaria, todo ello de conformidad a lo que establezcan las basesrespectivas.

Además, lo expuesto no guarda armonia con los numerales 57 y 60 de la referidaresolución exenta N° 1.485, de 1996, en cuando disponen que debe existir unasupervisión competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno yque la asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal debe tener comoresultado el control apropiado de sus actividades, lo que incluye la observancia delos procedimientos y requisitos aprobados.

Producto de la respuesta entregada por esa entidad al preinforme, se determinó laelaboración de un plan de revisión de rendiciones de cuentas para el ProgramaFondo Subsidio ELEAM, el cual incorpora un diagnóstico, meta y cronograma detrabajo, e incluye como objetivo “Revisar y contabilizar la totalidad de rendicionescorrespondientes al Programa de Subsidio ELEAM del subtitulo 24 para el periodo2013.2015”, pero no identifica los proyectos que serán objeto de revisión ni lacantidad de ejecutores sobre los cuales el servicio debe proceder a regularizar lossaldos pendientes de rendición.

AC: Observación Altamente Compleja Ausencia de supervisión (valorar, revisar yaprobar, revisar y aprobar, dirigir y capacitar).

Asimismo, el cronograma deactividades contempla hitos derevisión al 30 de junio, al 31 de julio, al30 de septiembre y al 31 de diciembrede 2016, precisando el recursohumano a cargo de esas tareas, elmétodo de revisión y las metas quedeben cumplirse.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO CONCLUSIÓNVERIFICACIONES REALIZADAS

El SENAMA manifestó quecomplementó el plan de revisión delas rendiciones del programa FondoSubsidio ELEAM, modificando yagregando hitos precisos, comoconcursos, operadores, plazosintermedios y saldos por rendir,como partes de dicho plan.

Se corroboró que la mencionadamodificación al plan de revisión incluyecomo objetivos el análisis de lasrendiciones del periodo años 2013 a2015, a 82 operadores con 149hogares beneficiarios de los primeros4 concursos del programa FondoSubsidio ELEAM.

1-5

Debilidades desupervisión

Las correcciones al nombrado plan derevisión, permiten subsanar laobservación.

4

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


Del examen de las cuentas por cobrar correspondientes al Programa Fondo SubsidioELEAM, se comprobó un creciente aumento de los recursos que se encuentranpendientes de cobranza, desde el año 2013 hasta el 30 de junio de 2015,advirtiéndose la falta de acciones de cobro por parte del servicio, como se muestraen la tabla N0 4, en los gráficos y en el anexo N0 1, todos del aludido Informe FinalN0 963, de 2015.

La situación descrita constituye una infracción a los principios de control, eficiencia yeficacia consagrados en los articulos 30 y5° de la ley N0 18.575, de Bases Generalesde la Administración del Estado, asi como una inobservancia al deber de ejercercontrol jerárquico que incumbe a las jefaturas del organismo auditado, establecidoen el articulo 11 de ese texto legal.

Además, no se condice con el sistema de control financiero a que se refiere el artículo51 del decreto ley W 1.263, de 1975, del Ministerio de Hacienda, Orgánico deAdministración Financiera del Estado, el cual obliga a los organismos y funcionariosde la Administración a cautelar y fiscalizar la correcta administración de los recursosdel Estado.

AC: Observación Altamente Compleja. Falta de revisión de operaciones, procesos yactividades.

Se determinó que la División de Administración y Finanzas del SENAMA, a cargo decontabilizar las operaciones de transferencias de fondos y sus rendiciones, nomantiene un análisis que detalle la información de las cuentas por cobrar, esto es,de las transferencias, sus montos y fechas de entrega de los fondos, omisiones queimpiden verificar la coherencia de los datos y la antigüedad de los saldos por cobrar.

Lo anterior vulnera el principio contable de exposición, instaurado en el oficio circularN0 60.820, de 2005, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación.Conjuntamente, transgrede lo previsto en el oficio circular N° 79.150, de 2012, deesta Contralorla General, que Imparte Instrucciones sobre la Aplicación de losEstados Financieros, en cuanto precisa que las instituciones públicas deberánefectuar los análisis que permitan asegurar la clasificación de los activos y pasivos.

MC: Observación Medianamente Compleja. Incumplimiento de procedimientoscontables, establecidos en la normativa impartida por la CGR.

Se confirmó que se llevó a cabo dichoestudio, presentando el detalle de losdeudores de cuentas por cobrar,individualizando en los casos quecorresponde, los montos observados yen gestión de cobro por cuotatransferida, donde se explicita el oficiomediante el cual se procedió a solicitarel reintegro.

Asimismo, se incluye una columna conaquellos montos que podríandeclararse como incobrables por esainstitución.

Se acreditó la existencia de unaplanilla con el control administrativo ycontable de las rendiciones de cuenta,según cuota transferida.

Tal registro identifica por instituciónreceptora, la fecha, número de cuotas,monto y periodo de las transferenciasotorgadas, asi como el control yseguimiento de las rendiciones, en susdiferentes estados (montos aprobadosy contabilizados, montos pendientesde contabilización, monto observado yen gestión de cobro, entre otros).

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO CONCLUSIÓNVERIFICACIONES REALIZADAS

11—1

Falta de acciones derecuperación para las

cuentas por cobrar

La entidad auditada argumentó querealizó el análisis de las cuentas porcobrar con el detalle requerido;incorporando la información relativaa los potenciales proyectos (cuotas)que pasarán a la etapa deincobrables.

El cumplimiento de lo solicitado en elInforme Final N°963, de 2015, permitesubsanar las observaciones.

11-3

Análisis de lascuentas por cobrar

incompletos eimprecisos

El SENAMA indicó que se llevó acabo el examen requerido.

‘25



El punto N° 6 sobre “Presupuesto de ejecución, del Anexo N° 1 de las “BasesAdministrativas, Técnicas, Anexos y Convenio de Ejecución y Anexos para laOperación del Fondo Concursable de Establecimientos de Larga Estadía paraAdultos Mayores Establecidos en el programa Fondo Subsidio ELEAM, del ServicioNacional del Adulto Mayor’, aprobadas mediante la resolución N° 23, de 2013 delSENAMA, denominado Formulario para la presentación de proyectos, de losejecutores “Fundación Las Rosas de Ayuda Fraterna y Fundación Villa de AncianosPadre Alberto Hurtado”, señala que dichas instituciones contemplaban en susproyectos gastos asociados a las lineas de inversión en equipamiento y otrosrelacionados con los objetivos del proyecto, específicamente en los meses indicadosen la tabla N°5, del aludido Informe Final N°963, de 2015.

Al respecto, se constató que SENAMA no exigió a esas entidades la inversión en lositems contemplados en el mencionado proyecto, toda vez que los ejecutores solorindieron en el ítem de recursos humanos.

Lo descrito no da cumplimiento al apartado N° 6 del anexo N° 1 de las referidasbases técnicas y administrativas.

Producto de la respuesta al preinforme, este Ente de Control verificó que las citadasinstituciones emplearon los recursos del item inversión, sin embargo, al presentar lasrendiciones de cuentas al SENAMA, no los incorporaron a este, situación que no fueadvertida ni representada por el SENAMA.

AC: Observación Altamente Compleja. Falta de revisión de operaciones, procesos yactividades.

Se corroboré la emisión de las cartasN°’ 366 y 532, de 2016, dirigidas a laFundación las Rosas de AyudaFraterna, y N° 365 y 533, de 2016,destinadas a la Fundación Villa deAncianos Padre Alberto Hurtado;documentos mediante los cuales elSENAMA solicité a los respectivosrepresentantes legales de esasfundaciones, corregir sus rendicionesde cuentas, de manera de consignarlos gastos ejecutados en los ltemscorrespondientes.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y CONCLUSIÓNN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO VERIFICACIONES REALIZADAS

11-5

tems I9nanciables enel proyecto no

considerados en laaprobación de

rendiciones

La repartición auditada manifestóque se emitieron las cartas desolicitud que ratifican el ítem definanciamiento, dirigidas a losnombrados operadores, además decartas de reiteración de esasolicitud.

El cumplimiento de lo requerido en elInforme Final N°963, de 2015, permitesubsanar la observación.

3

2. OBSERVACIÓN QUE SE MANTIENE



ANÁLISIS DE LA RESPUESTAN° DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO Y VERIFICACIONES CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADAOBSERVACIÓN REALIZADAS

Con el fin de verificar el monto de las cuentas por cobrar por las La repartición auditada Los antecedentes presentados Sin peijuicio del antedicho La cuadratura de los valorestransferencias de recursos efectuadas a organismos privados manifestó que se llevó a cabo el por esa institución, establecen estudio, y de la disminución de registrados en el Sistema debeneficiarios del subsidio sujeto a examen! se procedió a realizar una análisis y cuadratura de las que en general las divergencias las discrepancias, éstas no han Información para la Gestiónconfirmación de saldos a 148 entidades que, en total, registran una diferencias detectadas por esta en cuestión obedecen a que los sido resueltas en su totalidad, Financiera del Estado, SIGFE, ydeuda ascendente a $7.114.492.481 Contraloria General. valores reportados en su motivo por el cual la los saldos por rendir informados

oportunidad corresponden a observación debe mantenerse. por estos, será evaluada en unaDe los organismos circularizados respondieron 83, que representan el saldos contables de recursos, futura fiscalización que ejecute56%, de los cuales 9 argumentaron que no tienen rendiciones de cuentas sin considerar diferentes esta Institución Superior dependientes, mientras que los restantes 74 informaron que los montos estados de rendición, como Control.indicados por el SENAMA como adeudados no coinciden con sus montos recibidos y no revisadosregistros, diferencia que alcanza a la suma de $ 3.311.416.722, según u observados.se detalla en el anexo N° 2, del nombrado Informe Final NÓ 963, de 2015.

Como resultado del11-2 La deficiencia antes descrita vuinera los principios de control, eficiencia

mencionado estudio, el servicioy eficacia contemplados en los artlculos 3° y 5° de la citada ley fiscalizado determinó que la

Inconsistencias N° 18.575, y significa un incumplimiento del deber de ejercer el control diferencia de saldos con las 83en la información jerarquico contenido en el artículo 11 de la misma normativa, entidades, al 30 de junio dede los saldos por

cobrar Además, la señalada situación no resulta congruente con el sistema de 2015, se redujo acontrol financiero a que se refiere el artIculo 51 del anotado decreto ley $181.655.944.N° 1.263, de 1975, el cual obliga a los organismos y funcionarios de laAdministración a cautelar y fiscalizar la correcta administración de losrecursos del Estado.

Dicha inconsistencia, también, no se ajusta al principio contable deexposición, a que alude el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esteorigen, en cuanto requiere que los estados contables contengan toda lainformación necesaria para una adecuada interpretación de lassituaciones económica y financiera.

C: Observación Compleja. Falta de revisión de operaciones, procesos yactividades.

Y-7



CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que elServicio Nacional del Adulto Mayor realizó gestiones que permitieron subsanar lasobservaciones contenidas en el cuadro N° 1 del presente informe.

No obstante lo anterior, se mantiene lasituación informada en el cuadro N° 2, con la acción que se indica, dándose porfinalizado el proceso de seguimiento al mencionado Informe Final N°963, de 2015.

Por otra parte, en lo concerniente a laobservación contenida en el acápite III, Examen de cuentas, numeral 1, sobreaprobación de rendiciones por ítems no previstos, en que en el aludido Informe FinalN° 963, de 2015, se otorgó un plazo de 60 días hábiles a contar de la recepción dedicho informe, para acreditar la modificación al convenio suscrito con la Fundación deBeneficencia Hogar de Cristo, o en caso contrario se procedería a formular elcorrespondiente reparo, por la suma de $ 40.595.395, la entidad auditada aportáantecedentes que se encuentran en revisión en el Área de Trabajo, Agricultura yDesarrollo Social de la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General,cuyo resultado será informado oportunamente.

Finalmente, respecto de las situacionescontenidas en el acápite II, Examen de la materia auditada, numerales 1, 4 y 7, sobrefalta de acciones de recuperación para las cuentas por cobrar, aprobación de proyectoscon información incompleta y demora en la revisión de los informes financieros,respectivamente, estas fueron incorporadas en el sumario administrativo incoado por elservicio, a través de la resolución exenta N°2.564, de 2015, del SENAMA.

Transcríbase al Ministro de Desarrollo Social, ala Auditora Ministerial de esa cartera de Estado, al Director y al Encargado de la Unidadde Auditoría Interna del Servicio Nacional del Adulto Mayor y a las Unidades Técnicade Control Externo de la División de Auditoría Administrativa y de Seguimiento deFiscalía, ambas de esta Institución Superior de Control.


0.—.— a ‘.41.

ROSA MORALES CAMPOSJete Unidad de seguimie~0

División de AUdIIOTIS AdminiSttatiV8

www.contraloria.cI

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