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Servicios de archivonomía
Entienda a fondo todos los procesos de los procesos de clasificación, inventarios y disposición documental.
Un mundo digital
Introducción
Uno de los muchos procesos que se llevan
en su empresa es la archivística y aun que
usted lo haga de forma intuitiva comprende
un conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los
documentos.
Esta misma estudia los archivos en los que
atañe a su origen e incrementos, y la
clasificación, acondicionamiento,
catalogación y utilización de los
Documentos que los integran.
Esta técnica o disciplina que nos enseña
normas para organizar, conservar y
administrar los archivos requiere de un
conjunto de conocimientos técnicos que
orientan sobre el manejo de los archivos de
trámite, de transferencia y concentración.
Es más aceptada la postura de la
Archivonomía como aquella parte de la
archivología, que se ocupa de los edificios y
equipos relativos a los fines del archivos,
conservar y guardar los documentos en
condiciones aceptables a su larga vida para
consulta, reduce costos y acelera la toma de
decisiones en las empresas.
Casi nunca pensamos en las incidencias de la vida, ¿Se imaginan que perder álbum
familiar? o documentos importantes de sus activos como bienes raíces y vehículos.
Por ejemplo cuanto costaría perder las pólizas de seguros si la suma asegurada de
sus vienes son 500,000 pesos, considere el tiempo requerido para recuperar los
papeles, por lo menos 30 días; estos son intereses que deja de percibir ya que la
recuperación de la suma empieza a correr en las aseguradoras hasta que tiene
toda la documentación.
Aún existiendo capacidad técnica y voluntad, no es realista preservar
absolutamente todo. Los recursos son limitados y obligan a las instituciones a
establecer políticas de preservación bien definidas económicamente y que
determinen una colección formada por los datos cuyo interés social e intelectual
sea mayor, en función de las necesidades y recursos de la institución, de los
intereses de sus usuarios y de aspectos físicos e intelectuales. Para ello nos
podríamos plantear las siguientes preguntas:
• ¿Cómo debemos preservar el documento?
• ¿Qué recursos debemos preservar?
• ¿Cuándo hay que iniciar el tratamiento?
• ¿Quién se implicará en el proceso de preservación?
Para garantizar el éxito de los esfuerzos de la preservación digital se requerirá un
nivel más elevado de implicación institucional que suele matizarse en los dos
conceptos siguientes:
• La viabilidad institucional
• La sostenibilidad económica
Cabe recordar que actualmente los factores institucionales, no los tecnológicos, se
consideran el principal obstáculo para el avance de la preservación digital.
ROMPIENDO BARRERASROMPIENDO BARRERAS
Nuestro grupo de consultores de archivo generan la
estructura del Cuadro general de clasificación
archivística será jerárquica misma que atenderá a
los conceptos básicos de fondo, sección y serie que
establece un principio de diferenciación y
estratificación de las diversas agrupaciones
documentales que conforman el acervo de una
dependencia o empresa. De esta manera, los
documentos se reúnen en agrupaciones naturales:
fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad
documental y responde a una triple necesidad:
1. Proporcionar una estructura lógica que
represente la documentación producida o recibida
en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una
dependencia o entidad.
2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso
a la información contenida en el acervo documental.
3. Facilitar la localización física de cada documento o
expediente para su eficaz control y manejo.
Así, organizar un archivo conlleva dos tareas
concatenadas que son:
• La clasificación archivística, que consiste en realizar
un proceso de identificación y agrupación de
expedientes homogéneos con base en la estructura
funcional de cada dependencia o entidad.
• Ordenar los documentos de archivo estableciendo
la relación entre cada agrupación o serie
documental de acuerdo con una unidad de orden
establecida para cada caso.
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Los archivos constituyen uno de los principales
activos de las dependencias y empresas de la
Administración, en virtud de que contienen:
• Evidencia del quehacer gubernamental.
• Testimonio de las acciones realizadas.
• Memoria de hechos ocurridos.
• Experiencia de los procesos por los que
atraviesan las instituciones.
Con esto los Servicios de CSDocs fundamentarán
la historia que contribuye a explicar el pasado,
prever el futuro así como facilita la rendición de
cuentas.
Nuestros consultores son capaces de generar y
actualizar el Cuadro de Clasificación Archivística ya
que es instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las
atribuciones o funciones de la institución o
empresa en base a:
Atribuciones y funciones comunes. Aquellas que
están presentes en todas las dependencias o
empresas: Legislación, planeación, Servicios
Generales, Asuntos jurídicos, Recursos
financieros, Comunicación Social, Control y
Auditoria.
Atribuciones y funciones sustantivas: ya que son
las estructuras que generalmente no cambian al
tiempo y son la diferencia entre departamentos y
en algunos casos sustentan legalmente los
contenidos documentales como: Leyes orgánicas,
Leyes Locales, Leyes Federales, Estatutos,
Reglamentos, Manuales de Organización.
Jerarquización: para el proceso del cual se
agrupan las actividades se la función como por
ejemplo: Recursos humanos, Nominas, Recursos
materiales, Licitaciones.
Codificación: que es la sistematización y
caracterización de categorías y actividades en
código bien sean numérico y alfanuméricos para
propiciar su adecuada ubicación.
En cada una de estas series que componen el
cuadro definiremos en conjunto:
• Ciclo de vida: para ver los tiempos de conserva
en los Archivos de tramite, concentración e
Histórico en el cual se definen las guías de
transferencia y criterios para destrucción o
conservación de documentación.
• Seguridad de la información: Permitirán
modelar los que es publico, confidencia y
privado de los apartados o documentos a los,
así como los tiempos de reserva antes de
volver publica la documentación.
• El Valor documental: En caso que exista
información de índole Administrativo, Contable
o Fiscal, Legal.
INVENTARIO DOCUMENTAL.
La unidad de Servicios de CSDocs
revisará desde unos cuantos
expedientes hasta bodegas de archivos
con profesionales en infinidad de áreas
de su negocio, contabilidad, finanzas,
recursos humanos, ingeniería por
mencionar algunos; mismos que
identificarán cada documento o
expediente para verificar el
cumplimientos de las normas de
archivos que se establezcan con las
herramientas documentales y ordenar,
clasificar su documentación de archivo
de tramite, concentración e históricos.
HACEMOS QUE SU VIDA SEA FÁCIL
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El
Servicio de digitalización
que brindamos
En la división de servicios digitales de CSDocs lo ayudaremos a alcanzar
rápidamente sus objetivos relacionados a la digitalización integral de
documentos, sin que sea necesario realizar una gran inversión inicial en
desarrollo de habilidades internas con la administración de su proyecto llave
en mano, ya sean unos cuantos documentos o millones de estos.
Las faces de nuestro servicio en sitio o en susoficinas corporativas incorporan:
1 La recepción: Permite que usted cuente conrecolección en sitio o bien que traslademostoda la infraestructura a sus centros de trabajo.Nos encargaremos de identificar cajas, folderslegajos libros, planos y fotógrafas para noextraviar ningún documento.
2 El expurgo documental: Este apartado seconsidera crítico para el correcto resultado delproyecto de digitalización e incluye puntoscomo: desengrapado, desdoblado, eliminaciónde adhesivos, revisión cuantitativa para saberque documentos debe contener, revisióncualitativa par ver que los datos del documentocoincidan con políticas organizacionales.
3. El proceso de digitalización: Este involucraescáneres y software que le ayudan en laconservación de su papel o recuperación demedios analógicos tales como:.• Documentos (40,80,100,200,400 ppm).• Escáneres aéreos para libros y revistas.• Conversores electrónicos de Microfilm.• Escáner de Tambor para planos.• Escáner de Negativos para fotos.• Escáneres de fotografías de alta definición.
4 La integración documental: Permite recuperarsus expedientes tal cual fueron entregados, ycolocados en los lugares de donde fuerontomados, incluyendo los códigos de separacióncon los que fueron escaneados así como lasreferencias de localización para que cuandoconsulten sepa físicamente donde están.
5 La indexación: Permite extraer el texto de laimagen y tomarlos como referencia para quepueda buscar por lo que contiene el archivo;además incluir los temas por los que buscará sudocumento, para ello contara con procesos decaptura simple y doble captura de losmetadatos.
6 Consulta de documentos: En nuestra entregaincluimos un Administrador documental paraver el resultado del proceso en documentoselectrónicos, buscar y encontrar suinformación. Además si así lo requiereintegramos el resultados con sus otros sistemasde información.
Tenga la seguridad de que todo nuestroservicios opera con controles de calidad eincluimos servicios de resguardo de sudocumentación si así lo requiere.
Migobierno.gob.mx
TRAMITE
CONCENTRACIÓN
DESTRUCCIÓN
HISTÓRICOS
99.9 % Norma militar 105 Ver D y E
CERTEZA
En CSDocs usamos un método de muestreo de aceptación en cada punto de la líneade producción de los servicios de Digitalización, este método actúa con precisiónreduciendo todos los problemas que supone confiar la calidad en la inspección.
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Control de calidad en el servicio
Pasos para comenzarla conversión digital de su empresa
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