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Todo profesor representa autoridad,
disciplina, orden, dedicación y
verdadero interés por las personas,
y partiendo de esta base, el ser
coherente supone trasladar a la vida
personal las mismas actitudes que
se exigen en el salón de clase.
Tablas
Objetivo
Crear una tabla de datos
Asignar propiedades a los campos de datos
Contenido
Definición de una tabla
Los campos de datos
Propiedades de los campos
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 32
1. Definición de una tabla Una tabla es una colección estructurada de datos que tienen
relación entre sí, y está dividida en registros.
Ejemplo. Una planilla, registros de facturación, compras, ventas,
control de almacén, etc.
Veamos nuestra base de datos BDAudio, la cual permite almacenar
registros de títulos de CD.
La base de datos Audio se compone de 4 tablas:
Artista. Almacena los datos del cantante o grupo musical
Musica. Guarda los registros de los títulos de CD
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 33
Disquera. Registra la disquera que elabora el CD
Genero. Describe el género de la música
Estructura de una tabla
La estructura de una tabla se compone por filas y columnas, donde
cada columna representa un campo y cada fila un registro.
Campo 1 Campo 2
Registro 1
Registro 2
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 34
Características de los elementos de una tabla
Una tabla contiene los siguientes elementos: nombre campo, tipo
de datos, propiedades de los campos
2. Los campos de datos Los campos de datos representan una columna de datos en un
registro
Convenciones de nombres para los campos
Los nombres pueden tener una longitud máxima de 64 caracteres y
pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios
en blanco y caracteres especiales, con la excepción del punto (.),
un signo de admiración (!), un acento grave (`) y corchetes ([ ]).
No puede haber nombres duplicados
Tipos de datos de los campos
La siguiente tabla resume todos los tipos de datos para campos
disponibles en Microsoft Access, sus usos y el espacio de
almacenamiento que requieren.
Nombre de campo
Propiedades del campo
Tipo de datos
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 35
a. Texto
Texto o combinaciones de texto y números
Soporta hasta 255 caracteres. El tamaño predeterminado de un
campo de Texto es de 50 caracteres.
b. Memo
Texto y números largos, tales como notas o descripciones. Soporta
hasta 64 000 caracteres.
c. Número
Datos numéricos para cálculos matemáticos.
Soporta 1, 2, 4, u 8 bytes (16 bytes sólo para el “Identificador de
Réplicas”).
Tamaño del campo numérico
Byte Almacena números desde 0 hasta 255 (fracciones
no). Ocupa 1 byte.
Entero Almacena números desde -32.768 hasta 32.767
(fracciones no). Ocupa 2 bytes.
Entero largo Almacena números desde -2.147.483.648 hasta
2.147.483.647 (fracciones no). Ocupa 4 bytes.
Simple Almacena números con seis dígitos de precisión,
desde -3,402823E38 hasta 3,402823E38. Ocupa 4
bytes.
Doble (Predeterminada) Almacena números con diez
dígitos de precisión, desde -1,79769313486232E308
hasta 1,79769313486232E308. Ocupa 8 bytes.
d. Fecha/Hora
Guardar las fechas y horas en un campo de Fecha/Hora. Ocupa por
defecto 8 bytes
e. Moneda
Utilice el tipo de datos Moneda para evitar que los cálculos se
redondeen. Tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la
coma y 4 dígitos a la derecha. Ocupan 8 bytes.
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 36
f. Autonumérico
Números únicos y secuenciales (en incrementos de 1) o aleatorios
insertados automáticamente cuando se agrega un registro. Ocupa 4
bytes (16 bytes sólo para el “Identificador de Réplicas”).
g. Sí/No
Campos que sólo contendrán un valor de dos posibles, tales como:
Sí/No, Verdadero/Falso o Encendido/Apagado. Ocupan 1 byte
h. Objeto de OLE
Objetos (tales como documentos de Microsoft Word o Microsoft
Excel, hojas de cálculo, imágenes, sonidos u otros datos binarios)
creados en otros programas utilizando el protocolo OLE y que
pueden ser vinculados a o incrustados en una tabla de Microsoft
Access.
i. Hipervínculo
Campo que almacena hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una
ruta de acceso UNC o una dirección URL. Hasta 64.000 caracteres.
j. Asistente para búsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una
lista de valores mediante un cuadro combinado.
Crearemos el siguiente modelo de datos
¿Cómo crear base de datos relacional?
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 37
Creando la base de datos
1. Hacer clic en el botón Office ,
2. Elegir
3. Escribir un nombre para la base de datos
4. Hacer clic en el botón
5. Se presenta el cuadro de diálogo para crear las tablas de la
base de datos
Creando la tabla Artista
1. Hacer clic en el botón ,
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 38
3. Escribir como nombre de tabla: Artista
4. Hacer clic en el botón se presenta el cuadro de
diálogo para definir los campos de datos
5. Cuando termine de definir sus campos hacer clic en el
botón ,
6. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón
7. Ingrese los registros mostrados en la gráfica
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 39
Creando la tabla Disquera
1. Hacer clic en la ficha ,
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 40
3. Definir los campos de datos
4. Cuando termine de definir sus campos hacer clic en el
botón ,
5. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 41
6. Escriba como nombre de tabla la palabra disquera y hacer
clic en el botón
7. Ingrese los registros mostrados en la gráfica
Creando la tabla Genero
1. Hacer clic en la ficha ,
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 42
3. Definir los campos de datos
4. Cuando termine de definir sus campos hacer clic en el
botón ,
5. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón
6. Escriba como nombre de tabla la palabra disquera y hacer
clic en el botón
7. Ingrese los registros mostrados en la gráfica
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 43
Creando la tabla Musica
1. Hacer clic en la ficha ,
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
3. Definir los campos de datos
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 44
4. Cuando termine de definir sus campos hacer clic en el
botón ,
5. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón
6. Escriba como nombre de tabla la palabra disquera y hacer
clic en el botón
7. Ingrese los registros mostrados en la gráfica
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 45
1. Copiaremos la tabla Artista
2. Hacer clic derecho sobre la tabla Artista
3. Hacer clic sobre la opción Copiar
4. Si desea copiar el objeto a otra base de datos, abra la base
¿Cómo copiar una tabla de la base de datos?
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 46
de datos de destino
5. Hacer clic derecho en un área libre y elegir la opción Pegar
6. Escriba un nombre para la nueva tabla
7. Elegir una opción de pegado
8. Finalmente hacer clic sobre el botón
Operaciones con los campos
A continuación se describe el procedimiento para realizar
operaciones con los campos de una tabla.
1. Adicionaremos un campo a la tabla Artista
2. Hacer doble clic sobre la tabla Artista
¿Cómo agregar un campo a la tabla?
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 47
3. Hacer clic sobre el botón diseño
4. Agregue el campo país, tipo de datos texto, longitud 50
5. Hacer clic en el botón Guardar
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 48
1. Utilizaremos la tabla Artista
2. Hacer doble clic sobre la tabla Artista
3. Hacer clic sobre el botón diseño
4. Realice una acción según su requerimiento
¿Cómo cambiar el nombre, tipo de datos de un campo?
Hacer clic para seleccionar la fila
Presione la tecla Supr para eliminar el campo
Hacer clic y escriba el nuevo
nombre
Hacer clic para
mostrar los
tipos de datos
Elegir su nuevo
tipo de dato
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 49
3. Propiedades de los campos Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden
utilizarse para personalizar la forma de guardar, manejar o mostrar
los datos de un campo.
Las propiedades disponibles para cada campo son determinadas por
los tipos de datos seleccionados para el campo.
A continuación se describe las propiedades de un campo
a. Propiedad Indexado
Establece un índice de campo único.
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 50
b. Propiedad número de lugares decimales a mostrar para un campo Numérico o Moneda
La propiedad lugares decimales proporciona una configuración
predeterminada Automático y la opción de especificar, entre 0 y 15,
el número de lugares decimales.
c. Propiedad Formato del campo
Permite definir cómo se muestran los datos
Puede usar los siguientes símbolos en formatos definidos por el
usuario para cualquier tipo de datos.
Símbolo Significado
(Espacio) Presenta espacios como caracteres literales.
"ABC" Presenta cualquier cosa dentro de comillas como
caracteres literales.
! Fuerza la alineación a la izquierda en lugar de la
alineación a la derecha.
* Llena el espacio disponible con el siguiente carácter.
\ Presenta el siguiente carácter como un carácter literal.
Puede usar comillas alrededor de los caracteres
literales.
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 51
[color] Presenta en el color indicado entre corchetes. Colores
disponibles: negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta,
amarillo, blanco.
c1. Propiedad Formato Tipos de datos Numérico y Moneda
La tabla siguiente muestra las configuraciones de la propiedad
Formato
Configuración Descripción
Número general Presenta el número tal como se introdujo.
Moneda Utiliza el separador de miles
Fijo Presenta por lo menos un dígito
Estándar Usa el separador de millares
Porcentaje Multiplica el valor por 100; agrega un signo de
porcentaje.
Científico Usa la notación científica estándar.
c2. Los formatos definidos por el usuario
Para los campos que contienen números pueden incluir de una a
cuatro secciones utilizando un signo de punto y coma como
separador de lista. Las secciones para los formatos de números
definidos por el usuario tienen los siguientes significados.
Sección Significado
Primera Números positivos
Segunda Números negativos
Tercera Valores de cero
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 52
Cuarta Valores Nulo o Vacíos
Por ejemplo, el formato Moneda estándar es así:
$#,##0.00;($#,##0.00)[Rojo]
Este formato de número contiene dos secciones separadas por un
signo de punto y coma y utiliza formatos distintos para los números
positivos (determinado por la primera sección) que para los
números negativos (determinado por la segunda sección).
c3. Códigos para formatos numéricos definidos por el usuario
Configuración Descripción
, (coma) Separador decimal. Los separadores decimales se
establecen en la sección Internacional del Panel de
control de Microsoft Windows.
. (punto) Separador de miles.
0 Posición reservada para una cifra. Muestra un dígito
o 0.
# Posición reservada para una cifra. Muestra un dígito
o nada.
$ Muestra el carácter literal $.
% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se
agrega el signo de porcentaje.
E- o e- Notación científica con un signo menos (-) junto a
los exponentes
negativos. Debe usarse con otros símbolos como,
por ejemplo, 0,00E- 00.
E+ o e+ Notación científica con un signo menos (-) junto a
los exponentes negativos y un signo más (+) junto
a los exponentes positivos. Debe usarse con otros
símbolos como, por ejemplo, 0,00E+00.
c4. Propiedad Formato (Format)Tipos de datos Fecha/Hora
La tabla siguiente muestra las configuraciones de la propiedad
Formato para los tipos de datos Fecha/Hora.
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
Página: 53
Configuración Descripción
Fecha general Se muestra la fecha/hora según lo ingresado.
Ejemplos: 3/4/93 05:34 PM, 3/4/93 y 05:34
PM.
Fecha larga Muestra en formato fecha larga Ejemplo:
Sábado 4 de Abril de 1993.
Fecha mediana Ejemplo: 03-Abr-93.
Fecha corta Muestra en formato fecha corta Ejemplo:
3/4/93.
Hora larga Formato hora larga. Ejemplo: 5:34:23 PM.
Hora mediana Ejemplo: 05:34 PM.
Hora corta Ejemplo: 17:34.
Ejemplos de formatos de Fecha/Hora
Configuración Mostrar
ddd", "mmm d", "aaaa Lun, Jun 2, 1996
mmmm dd", "aaaa Junio 02, 1996
"Esta es la semana número "ss Esta es la semana número 22
"Hoy es " dddd Hoy es Martes
c5. Propiedad formato (Format) Tipos de datos Sí/No
La tabla siguiente muestra la configuración de la propiedad Formato
para los datos de tipo Sí/No.
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 54
Configuración Descripción
Sí/No (Configuración predeterminada) Sí = -
1, No = 0
Verdadero/Falso Verdadero = -1, Falso = 0
Activado/Desactivado Activado = -1, Desactivado = 0
El siguiente ejemplo muestra las palabras ''siempre'' en texto azul
para Sí, Verdadero o Activado y la palabra ''nunca'' en rojo para
No, Falso o Desactivado.
;"siempre"[Azul];"nunca"[Rojo]
d. Propiedad máscara de entrada
Una máscara de entrada consta de caracteres literales de
presentación y caracteres de máscara que especifican dónde deben
introducirse los datos, qué tipo de datos están permitidos y cuántos
caracteres se permiten.
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100
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La máscara puede contener hasta tres partes, separadas por signos
punto y coma (por ejemplo, (###) 000-0000!;0;" "):
La primera parte.
Especifica la máscara de entrada propiamente dicha (por ejemplo,
(###) 000-0000!).
La segunda parte
Especifica almacenar los caracteres de la máscara de entrada en la
tabla al introducir los datos.
La tercera parte
Especifica el carácter que debe mostrar donde haya espacios.
Tabla de valores:
Carácter Descripción
0 Dígito (0-9, entrada requerida, signos más [+] y
menos [-] no permitidos).
# Dígito o espacio (entrada no requerida, las
posiciones en blanco se convierten en espacios, y se
permiten los signos más y menos).
9 Dígito o espacio (entrada no requerida, signos más
y menos no permitidos).
L Letra (A-Z, entrada requerida).
? Letra (A-Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada requerida).
a Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o espacio (entrada requerida).
C Cualquier carácter o espacio (entrada opcional).
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de
miles, fecha y hora. (El carácter que se utilice
depende de lo establecido en la sección
Internacional del Panel de control de Microsoft
Windows).
Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
Página: 56
< Pasa todos los caracteres que vengan a continuación
a minúsculas.
> Pasa todos los caracteres que vengan a continuación
a mayúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se rellene de
derecha a izquierda, en lugar de de izquierda a
derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la
máscara de entrada son opcionales. Puede incluir el
signo de admiración en cualquier lugar de la
máscara de entrada.
\ Hace que el carácter que viene a continuación se
presente como carácter literal ASCII (por ejemplo,
\A se muestra como A).
e. Propiedad Título
Puede definirse un nombre distinto para servir de encabezado de la
columna para el campo cuando la tabla o consulta se encuentra en
el modo de ver Hoja de datos.
f. Propiedad valor predeterminado
Especifica el valor predeterminado para un campo
g. Propiedad regla de validación
Establece la expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian
los datos de un campo, o cuando se guarda un registro.
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h. Propiedad requerido
Especifica si un valor es o no obligatorio en un campo.