Mdulo 2

ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL

DIPLOMADO EN ADMINISTRACION

Expositor: Lic. Limber Rodrguez Flores

Estructura y diseo organizacional: Anlisis.

Herramientas.

QU ES LA ORGANIZACIN?

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus objetivos.

ESTA CLARO!! Organizar la empresa es ordenar: El espacio, tiempo, trabajo, las personas y el dinero

ZONA DE PRODUC.

ZONA ADTIVA.

FINANZAS

BODEGA MAT. PRIM

ventas

contabilidad UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

Consiste en:

Identificar las actividades requeridas,

agruparlas en reas y puestos de trabajo,

asignaturas y jerarquizar tantos los puestos

como las funciones correspondientes.

Su importancia radica:

En su papel como promotora

de la eficiencia administrativa

QU ES LA ORGANIZACIN?

La organizacin define y orienta el trabajo en el interior de la empresa.

ORGANIZACIN = EMPRESA.

El objetivo principal es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean

importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia

organizacional.

OBJETIVO DE LA ORGANIZACIN

Otros objetivos de la organizacin:

1. Establecer los departamentos o reas funcionales

especializadas de la empresa.

2. Definir jerarquas, las que determinan el grado de autoridad y

las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.

3. Definir qu labor debe desempear cada unos de los

miembros de la organizacin mediante la elaboracin de

descripciones y perfiles de puestos.

TIPOS DE ORGANIZACION

Organizacin formal. Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo especfico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con polticas y reglamentos de accin claros y conocidos por sus miembros que la conforman.

Organizacin informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras especficas.

QUE ES UN ORGANIGRAMA

El organigrama describe grficamente los puestos

en la compaa y cmo

estn organizados.

Muestra un retrato de la estructura de mandos y

las diversas actividades

que realiza cada persona.

ORGANIZACIN

Presidente

Finanzas

Recursos

Humanos

Marketing Produccin

Produccin 1 Produccin 2

Obrero 1

Obrero 2

Los cuadros representan trabajos distintos

Los ttulos muestran el

trabajo desempeado

Las lneas representan la relacin superior-subordinado

Los niveles de administracin estn indicados por el nmero de capas horizontales en la grfica. Todas las personas o unidades estn en el mismo rango y reportan a la misma persona estn en un nivel.

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Organizacin Informal

Ing Carlos A. Conti

LA ORGANIZACIN DEL TIEMPO

Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo. La organizacin del tiempo requiere:

Una agenda para apuntar los compromisos

Tener en cuenta las prioridades

Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado

Dedicacin exclusiva a cada tarea

ESTA CLARO!! Si trato de hacer dos cosas al mismo tiempo, no hago ninguna de las dos

PRODUCCION FINANZAS PERSONAL MERCADEO

LA ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa, agrupndolas por reas para

ordenarlas de la manera mas lgica y eficiente posible.

Comprar materias primas

Hacer los inventarios

Cortar las prendas

Armar las prendas

Terminar las prendas

Empacar las prendas

Registrar las cuentas

Pagar las cuentas

Cobrar a los clientes

Conseguir prstamos

Conseguir operarios

Entrenar operarios

Dirigir al personal

Estimular al personal

Sancionar las faltas

Contratar publicidad

Visitar clientes

Tomar pedidos

Buscar nuevos clientes

En las empresas pequeas una misma persona puede realizar tareas de diferentes reas, siempre y cuando organice bien su tiempo para dedicar

un tiempo determinado a cada rea.

DISEO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Cada organizacin debe encontrar el diseo y estructura que mejor se ajuste a su objetivo ,por tanto un diseo y estructura que funciona para una empresa no necesariamente funciona para otra.

ESPECIALIZACIN

EXTENSIN DE CONTROL

CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN

DEPARTAMENTALIZACIN

CADENA DE MANDO

FORMALIZACIN

Dividir el trabajo en reas

N de empleados que se pueden controlar

Agrupar los puestos

Grado en que se toman las decisiones

Quien responde a quien

Estndar, reglas

ESPECIALIZACIN

DEPARTAMENTALIZACION

Es la divisin y el agrupamiento de las funciones

y actividades en unidades especficas, con base

en su similitud.

DEPARTAMENTALIZACIN

DEPARTAMENTALIZACIN FUNCIONAL

DEPARTAMENTALIZACIN POR TIPO DE PRODUCTO

DEPARTAMENTALIZACIN GEOGRFICA

DEPARTAMENTALIZACIN POR TIPO DE CLIENTE

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESOS

DEPARTAMENTALIZACION FUNCIONAL

Definicin.

Agrupa las tareas segn las funciones desempeadas. Agrupa los puestos en departamentos atendiendo a habilidades, competencias y uso semejante de recursos.

La estructura funcional es un diseo vertical, la informacin fluye de arriba hacia abajo.

Empresa SAA

Produccin Ventas Finanzas

Gerencia General

DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO

Definicin.

Agrupa las actividades de acuerdo con las lneas de producto.

Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas

de productos, la departamentalizacin se hace en base a un

producto o grupo de productos relacionados entre si.

Ayudin Esponja Verde

Limpieza

Escriba aqu el cargo

Humectantes Maquillaje

Belleza

Escriba aqu el cargo

Gerencia General

Escriba aqu el cargo

Produc Lever SAA

DEPARTAMENTALIZACION GEOGRAFICA

Definicin.

Esta estructura se basa en la divisin por territorio, segn donde se realiza el

trabajo o los mercados geogrficos en que el sistema administrativo se centre.

Las distancias fsicas pueden ser grandes o pequeas (por ejemplo en distintos pases o en una misma ciudad)

Cada unidad geogrfica incluye todas las funciones requeridas para producir y vender productos en esa zona

Esto permite considerar aspectos tales como los diferentes gustos y necesidades.

Direccin

Apple de America

Canada Latinoamrica

/ Caribe

Apple de Europa

Apple del pacfico

Asia Australia Japn

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO

Definicin.

Agrupa los trabajos con base en el flujo de productos o clientes.

Ofrece departamentos segn las principales fases del proceso utilizado para elaborar el producto

Jefe de

produccin

Departamento de

corte

Departamento de

lijado

Departamento de

pegado

Departamento de

pintura

DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE

Definicin.

Establece departamentos en respuesta a los grandes clientes de la empresa

Los clientes tienen necesidades y problemas comunes.

Se pueden atender mejor al tener especialistas para cada uno de ellos.

Gerente de ventas

Representante de Ventas para el

Sector educacin

Representante de Ventas para

vivienda

Representante de Ventas para

negocios

EXTENSIN DE CONTROL

Determina el N

Niveles Gerentes

Organizacin

Definicin : Nmero de empleados que

un gerente puede dirigir de manera

eficiente y eficaz.

Siempre que todo permanezca sin

cambio a mayor amplitud ms

eficiente ser la organizacin.

CADENA DE MANDO

Autoridad

Autoridad Formal

En virtud del cargo

Autoridad de Staff Asesoramiento

Autoridad Funcional

Ordenes vinculantes a departamentos

ajenos

DERECHO A MANDAR Y EL PODER DE HACERSE

OBEDECER

Nivel mas alto

Nivel mas bajo

Consiste en la posibilidad de aconsejar o ayudar a aquellos que tienen autoridad de lnea. Ejemplos: contabilidad, RRHH

Es la fundamental de una empresa.

Refleja las relaciones que existen

entre el superior y el subordinado

Lnea continua de autoridad que se extiende de

los niveles organizacionales ms altos a los ms

bajos y define quien informa a quin.

Ayuda a los empleados a responder preguntas

como:

a quien recurro si tengo un problema?

ante quien soy responsable?

La relacin jerrquica o lnea de

mando se relacionan con la unidad de

mando de Fayol, que recomienda que

cada persona tenga un solo jefe.

Si hay demasiados jefes que dan

rdenes el resultado probable ser:

La confusin

La contradiccin

La frustracin

Se genera entonces ineficacia e

ineficiencia

Responsabilidad:

Obligacin de desempear cualquier

tarea asignada.

CADENA DE MANDO

.

.

CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN

Desventajas

LAS DECISIONES SON TOMADAS POR ADMINISTRADORES QUE ESTN

LEJOS DE LOS HECHOS

ES GENERADORA DE SOBRECARGA EN EL TRABAJO DE LOS DIRECTIVOS

SUPERIORES.

DISMINUYE LA MOTIVACIN DEBIDO A LA POCA PARTICIPACIN EN LAS

DECISIONES.

Ventajas

DA PODER Y PRESTIGIO A LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS.

SE CREA UN GRUPO DE ALTA ADMINISTRACIN FUERTE Y

COORDINADA.

LA DIRECCIN ES EJERCIDA POR AQUELLOS QUE TIENEN UNA VISIN

GLOBAL DE LA ORGANIZACIN.

Centralizacin

Grado en que la toma de decisiones est concentrada en un solo punto de la organizacin.

Descentralizacin Participacin del personal de los niveles bajos o tiene la

facultad de tomas decisiones

CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN

Desventajas PUEDE DAR COMO RESULTADO LA PRDIDA

DE CIERTO CONTROL POR PARTE DE LOS ADMINISTRADORES DE LOS NIVELES MS

ALTOS

INCLUYE GASTOS IMPORTANTES PARA LA CAPACITACIN DE LOS ADMINISTRADORES

PUEDE ESTAR LIMITADAS POR FUERZAS EXTERNAS (SINDICATOS, NACIONALES,

CONTROLES GUBERNAMENTALES, POLTICAS FISCALES).

Ventajas

LIBERA LA ALTA DIRECCIN DE PARTE DE LA CARGA EN LA TOMA DE

DECISIONES

ESTIMULA LA TOMA DE DECISIONES Y LA ACEPTACIN DE AUTORIDAD Y

RESPONSABILIDAD

FOMENTA EL DESARROLLO DE GERENTES GENERALES

FORMALIZACIN

TECNICA ORGANIZACIONAL

CMO? CUANDO? CUANTO TIEMPO?

SE DEBE REALIZAR UNA TAREA

Es el grado en que se encuentran estandarizados

los puestos de una organizacin

Funcionamiento fcil de una

Organizacin

Clasificacin por Unidades

Relacionadas entre si

Cumplan una Funcin Especifica

Funciones

TCNICAS COMERCI

ALES FINANCIE

RAS

DE SEGURID

AD

CONTABLES

ADMINISTRATIVAS

F. TCNICAS

F. COMERCIALES

F. ADMINISTRATIVAS

F. FINANCIERAS

F. DE SEGURIDAD

F. CONTABLES

Produccin bienes y Servicios

Compra, Venta o Intercambio

Bsqueda de capitales

Proteccin bienes y persona

Inventarios, registros, balances

Integra las otras 5 funciones

Coordina y Sincroniza las otra 5 funciones

Toda actividad que realiza una persona Ocupa una posicin en el organigrama

Tareas u obligaciones que constituyen las actividades que realiza el ocupante del puesto

PUESTO

DISEO DEL PUESTO Especificacin del

Contenido del puesto

Satisfacer requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales

Con el fin de

Mtodos de trabajo

Relaciones con los dems