SESION FORMATIVA SOBRE ORGANIZACIÓN … · Diseño de la estructura ... escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva ... CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE

SESION FORMATIVA SOBRE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Gloria Parra Requena

GESTIÓN DE RRHH

Importancia de la especialización y

división de funciones

• División de trabajo: Reparto optimo del trabajo entre los miembros.

• Especialización: surge de la división de trabajo, asignación de funciones muy especificas de manera que la persona se haga experta en ellas.

• Ventajas:

Importancia de la especialización y

división de funciones

• División de trabajo: Reparto optimo del trabajo entre los miembros.

• Especialización: surge de la división de trabajo, asignación de funciones muy especificas de manera que la persona se haga experta en ellas.

• Ventajas:

– Mejorar la cantidad y calidad de los resultados.

– Incrementa la eficiencia de la organización

– Facilita el aprendizaje

– Supone ahorro de costes

• Requiere coordinación (adaptación mutua, supervision directa y normalización).

AGRUPACIÓN DE UNIDADES

A través de ésta se establece el sistema de autoridad formal, construyéndose la jerarquía de la organización.

Empresa pequeña: diseño sencillo, poca especialización y formalización

Bases para la agrupación:

Diseño de la estructura

•Agrupación funcional

•Agrupación por producto

•Agrupación por clientes

•Agrupación geográfica

•Agrupación por procesos

•Agrupación mixta

Diseño del organigrama

DEFINICIÓN:

Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías y la autoridad existentes dentro de ella.


DEFINICIÓN:

Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías y la autoridad existentes dentro de ella.

FUNCIONES:

• Constituyen una fuente de información.

• Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una empresa.

• Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

• Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control (al delimitar funciones y responsabilidades.

• Establecer la mejora manera de lograr los objetivos

• Evitar la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costes e incrementando la productividad.


VENTAJAS:

• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas, pudiendo mostrar las incongruencias y complejidades.

• Proporciona una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de

la misma.

• Establece y refleja los canales de comunicación (permite conocer la forma en la que se toman las decisiones y cómo fluje la información dentro de la organización)

• Refleja las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa.

• Se utiliza como guía para planear una expansión.


ALGUNAS CONSIDERACIONES:

- El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto).




- El organigrama no va solo, se debe acompañar por el manual de organización y funciones (que muestre las funciones generales, especificas, los procedemientos, etc del puesto)




- El organigrama no va solo, se debe acompañar por el manual de organización y funciones (que muestre las funciones generales, especificas, los procedemientos, etc del puesto)

- El organigrama es una herramienta sencilla de la cual no debe prescindir ninguna empresa, SIN IMPORTAR SU TAMAÑO.

- No es algo estático.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR

FUNCIONES

DEPARTAMENTALIZACIÓN

GEOGRAFICA

DEPARTAMENTALIZACION POR

PROCESOS


PRODUCTOS


CLIENTES

ORGANIGRAMA POR PROYECTOS

ORGANIGRAMA MATRICIAL

ORGANIGRAMA POR PROYECTOS

ORGANIGRAMA PYMES

Dueño - Socio

Encargado

Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3

ORGANIGRAMA PYMES

Dueño - Socio

Encargado


Contador

ORGANIGRAMA PYMES

Dueño - Socio

Encargado 1


Contador

Empleado 4

Encargado 2

ORGANIGRAMA PYMES

ORGANIGRAMA PYMES

ORGANIGRAMA PYMES

ORGANIGRAMA PYMES

ORGANIGRAMA PYMES

¿LO INTENTAMOS??

ANALISIS DE PUESTOS: CONCEPTO

Consiste en analizar y comprender el contenido de los puestos

de trabajo así como el entorno en el que se desarrolla.

Actividades a desarrollar en el puesto (equipo necesario,

comunicación con otros puestos de trabajo)

Capacidades requeridas en el puesto (Formación, experiencia

previa)

Condiciones laborales del puesto (Requisitos físicos, grado de

responsabilidad, nivel de supervisión, etc.)

¿?

ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD

RRHH:

DISEÑO Y REDISEÑO DE PUESTOS

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

FORMACION Y DESARROLLO PROFESIONAL

EVALUACION DEL RENDIMIENTO Y RETRIBUCION


DIRECTIVO DE LINEA:

MEJOR REPARTO DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES

MAYOR FALICIDAD DE CONSEGUIR LA PREMISA

“the right man in the right place” MAYOR PRODUCTIVIDAD


PERSONAL:

CONOCER Y COMPRENDER MEJOR LOS DEBERES Y

RESPONSBILIDADES DE SU PUESTO MEJOR DESARROLLO

INFORMACION UTIL PARA DISTRIBUIR LA CARGA DE

TRABAJO ENTRE EMPLEADOS EVITAMOS SITUACIONES

DISCRIMINATORIAS

LA ESPECIFICACION DEL PUESTO PUEDE USARSE COMO

GUIA PARA EL AUTODESARROLLO.


1. EXAMEN DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

2. ELECCIÓN DE PUESTOS A ANALIZAR

3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO

4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN PUESTO

5. PREPARACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES PARA EL PUESTO

ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS

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1. EXAMEN DE LA EMPRESA

Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de

la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas

(departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo


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2. ELECCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A EXAMINAR

Atención a aquellos puestos cuya información sea la más relevante para la

empresa debido al elevado coste que pudiera suponer analizar la totalidad


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2. ELECCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A EXAMINAR

Atención a aquellos puestos cuya información sea la más relevante para la

empresa debido al elevado coste que pudiera suponer analizar la totalidad


Tareas o funciones que se desarrolla en el puesto, sus caracteristica y proposito,

Conocimientos, habilidades necesarias, etc.


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MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN:

OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva


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ENTREVISTA: Conversación personal con el trabajador y con otras personas relacionadas con el puesto.


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ENTREVISTA: Conversación personal con el trabajador y con otras personas relacionadas con el puesto.

CUESTIONARIOS: Acerca del puesto de trabajo y entregados a los empleados . Se trata de que sean de fácil comprensión y también pueden ser entregados a los superiores del individuo para revisar o cumplimentar


4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Informar sobre el contenido de cada puesto en términos de funciones,

responsabilidades y condiciones generales de trabajo.


4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Informar sobre el contenido de cada puesto en términos de funciones,

responsabilidades y condiciones generales de trabajo.

5. PREPARACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Descripción de las características (conocimientos, habilidades y técnicas) requeridas

para desempeñar el puesto de forma adecuada


Proceso de estructuración del trabajo y asignación de las tareas específicas a un individuo o grupo de éstos para lograr los objetivos marcados por la organización.

Especialización del trabajo

Ámbito del puesto

Profundidad del puesto

No existe un Diseño Óptimo para cada caso específico.

Tres son las características esenciales a tener en cuenta.

DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS

ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO:

Es el % de participación de una tarea en un trabajo Un alto grado de especialización de la tarea incrementa la eficacia del trabajo

Excesiva especialización genera problemas de

satisfacción


AMBITO DEL PUESTO DE TRABAJO:

Número y variedad de tareas que se realizan en un puesto

Ámbito muy limitado. Puestos especializados de los niveles más bajos: se realiza repetidamente las escasas tareas del puesto ocupado

Ámbito amplio. Puestos con mas responsabilidades de los niveles más altos. Se requiere más tiempo para desarrollar las tareas

Más difícil mantener la atención, más fácil errar, etc.


PROFUNDIDAD DEL PUESTO DE TRABAJO:

Grado de libertad-responsabilidad para realizar las actividades de un puesto

Elevada profundidad en relación a las capacidades y actitud del empleado dan como resultado ineficiencias en la realización del trabajo.

Muy baja profundidad: Demasiadas restricciones al empleado que dan como resultado una mayor insatisfacción y desmotivación

Los puestos más especializados poseen escasa profundidad Los puestos de los Directivos poseen mayor profundidad y asumen mayor nº

responsabilidades


ENTORNO

ANTICIPACIÓN, REACCIÓN O ADAPTACIÓN

Flexibilidad en el diseño de los puestos de trabajo

DISEÑO DE PUESTOS: FLEXIBILIDAD

CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO - FACTORES

IDENTIFICACIÓN

• Concepto: Información o datos necesarios

para localizar el puesto en la organización

• Contenido:

- Área, departamento o sección

- Denominación del puesto

- Actual ocupante

- Superior jerárquico

- Fecha de cumplimentación.

MISIÓN

• Concepto: Texto que indica la razón de

ser del puesto en la organización. Para

qué existe y cuáles son los máximos

resultados que se esperan.

RESPONSABILIDADES BÁSICAS

• Concepto: Tareas básicas de cuya

realización es responsable el titular ya sea

directamente o por medio de sus

subordinados.

ACTIVIDADES/ FUNCIONES

• Concepto: Determinación de las acciones

que realiza el puesto de trabajo,

distinguiendo dentro de las mismas las

tareas que se han de realizar de forma

permanente como aquellas que se producen

ocasionalmente.

DIMENSIONES

• Concepto: Aspectos económicos o

cuantitativos afectados por el puesto.

• Nº de personas que dependen del puesto.

• Presupuesto de gastos.

• Otras magnitudes del presupuesto.

(inversiones, facturación, compras).

• Maquinaria o equipamiento que el puesto

de trabajo utiliza.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA

• Concepto: Descripción de la situación del puesto

dentro del organigrama de la empresa.

• Organigrama: Descripción gráfica de la posición

del puesto dentro de la estructura de la

organización.

• Dependencia jerárquica: Identificación del

puesto inmediatamente superior del que depende.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

• Concepto: Relaciones más significativas,

que mantiene quien ocupa el puesto.

• R.Internas: Se indicarán las áreas de

trabajo o puestos con los que es necesaria

una comunicación frecuente para el

desempeño de las funciones.

• R.Externas: Se identificarán las

organizaciones externas con las que se

relaciona en el desempeño de las funciones.

CONTEXTO DEL PUESTO

• Concepto: Decisiones y propuestas más importantes que toma o realiza el titular del puesto.

• En este apartado se tendrán en cuenta otros aspectos relativos al puesto y no considerados en los demás factores. (cargas especiales de trabajo, asignaciones difíciles...)

PERFIL DEL PUESTO

• Concepto: Capacidades y conocimientos

necesarios para un adecuado desempeño del

puesto.

• Formación: Distinguiéndose entre la formación

previa al acceso al puesto y la formación a

desarrollar una vez que se ha accedido al puesto.

• Aptitudes/competencias/capacidades: Conjunto

de características necesarias para un adecuado

desempeño de las funciones.

• Experiencia previa: Puestos de trabajo genéricos y

plazos de permanencia en los mismos necesarios

para acceder al puesto definido.

¿¿LO APLICAMOS??

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¡GRACIAS!

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