45
VVJ | Vereniging Vlaamse Jeugddiensten vzw | Ossenmarkt 3 | 2000 Antwerpen T 03 821 06 06 | F 03 821 06 09 | E [email protected] | W www.vvj.be DE NIEUWE BELEIDS- EN BEHEERSCYCLUS (BBC) Basisinfo

Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Embed Size (px)

DESCRIPTION

 

Citation preview

Page 1: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

VVJ | Vereniging Vlaamse Jeugddiensten vzw | Ossenmarkt 3 | 2000 Antwerpen T 03 821 06 06 | F 03 821 06 09 | E [email protected] | W www.vvj.be

DE NIEUWE BELEIDS- EN

BEHEERSCYCLUS (BBC)

Basisinfo

Page 2: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

De inhoud!

• Waarom BBC? Voor wie?• Uitgangspunten• Concreet:

→Meerjarenplan / (S)MJP→Budget→Dagelijkse werking (boekhouding, rapportering,…)

→Jaarrekening

• Timing

Page 3: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

3

Waarom? Voor wie?

• Voor wie?→Gemeenten→OCMW’s→IVA’s→Provincies→Districten (Antwerpen)

Niet voor politie, kerk, vzw’s, deelfilialen van AGB, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Page 4: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

4

Waarom? Voor wie?

• Het gemeentedecreet is een evolutie naar modern besturen (gevolg: een goede BBC), noot: dat gebeurde ook op Vlaams en Federaal niveau (BBB)

• New public management→Overheid: van Speler naar Regisseur→Doelstellingen en middelen →Processen, kostprijs en verbetertrajecten…→Interne en externe verzelfstandiging→…. (planning, delegatie, controle en output)

Page 5: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

5

Waarom BBC? Voor wie?

• Even een blik op de financiën →Het gaat om veel geld, vroeger vaak “aanwasbudget”→gezonde financiën noodzakelijk voor duurzaam (= op termijn

houdbaar) lokaal beleid: financiën als middel(feit dat overheid niet failliet kan gaan wil niet zeggen dat de middelen onbeperkt zijn!)

→gemeentefinanciën volgen steeds meer de beleidscyclus en beïnvloeden de Strategische Keuzes

• besparen of belastingen verhogen?• welke belastingmix? (vermogen v inkomen, bedrijf v burgers)• welke type leningen? (vast/variabel, looptijd, …)• zelf doen of uitbesteden?• aandelen verkopen of rekenen op dividenden?

Page 6: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Waarom BBC? Voor wie?

• Gemeentelijke bijdrage aan het OCMW• Principe financiering OCMW door gemeente blijft• Financieel evenwicht OCMW (na dotatie

gemeente)

• AGB’s:• Regels BBC-besluit gelden slechts voor een deel

van AGB’s

• Informatica: BBC-besluit legt minimale regels op voor informatica (bruikbaar voor bestek)

Page 7: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

7

Uitgangspunten

• Beleid en en financiën gaan hand in hand→Plannen (meerjarenplanning)→Budgetteren (“raming van de kost der plannen”)→Registreren (“noteren exacte uitgaven bij uitvoering”)→Rapporteren (jaarrekening)

• Bovenstaande verloopt cyclisch, dus evaluatie dmv rapportage bij opmaak volgende planning/budget.

• Eén geïntegreerd systeem (beleidsvoering financiële vertaling Gevolgen)

Page 8: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Uitgangspunten

• Kader:→ besluit legt regels op voor beleidsrapporten

(meerjarenplan, budget, jaarrekening)→ Registratiesysteem voor managementinformatie

(lees: voor CBS/MT, niet centraal opgelegd)

Page 9: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Uitgangspunten

• Maatwerk mogelijk door bestuur zelf:• Keuze aantal en aard prioritaire beleidsdoelstellingen• Aanpassing aan eigen organogram

• IVA’s (elke IVA = aparte ‘budgettaire entiteit’)• Per gedelegeerde budgethouder: beheersbudget en -rekening

• Zelf gekozen Beleidsdomeinen:• = eigen groepering van opgelegde beleidsvelden• belangrijk voor structuur van beleidsrapporten en

kredietbeperking• Beleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing opgelegde

beleidsvelden

Page 10: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Ter verduidelijking

Vrije tijd

0701 CC 0750 Jeugd

0740 Sport

Jeugd-centrumJeugd-

centrum

Speelplein-werking

Speelplein-werking

Project jeugdcultuur

Project jeugdcultuur

Jeugdwerk-ondersteuning

Jeugdwerk-ondersteuning

• Aanpassing aan eigen organogram (eigen keuzes, excl. Algemeen)): Beleidsdomeinen: = eigen groepering van

opgelegde beleidsvelden belangrijk voor structuur van beleidsrapporten en kredietbeperking

Functioneel/economische codes verdwijnen:

Jeugd Functionele code 761

Jeugd Beleidsveld 0750

Verder bv. jeugdvoorzieningen welzijn 0940, opvoedingsondersteuning 0944, kinderopvang 0945, …

Beleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing opgelegde beleidsvelden

Page 11: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Uitgangspunten

• Hervorming maakt planlastvermindering mogelijk (maar creëert de planlastvermindering niet zelf!!! Zie Decreet Lokaal)

• Onderscheid beleid en beheer:• Beleidsrapporten:

• Door de raad goed te keuren rapporten: meerjarenplan (en aanpassingen), budget (en wijzigingen) en jaarrekening

• Besluit regelt minimuminhoud (bescherming raad)• Verplichte toelichting geen voorwerp van besluitvorming

• Beheersrapporten: • Elke budgethouder maakt beheersbudget en –rekening• Besluit legt alleen minimale regels vast

Page 12: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Uitgangspunten

• “Het beleid” vertaalt zich in Doelstellingen, actieplannen en acties. Deze zijn gebudgetteerd (weergave ontvangsten en uitgaven)

• Financieel evenwicht met twee dimensies:• Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn

leninglasten (aflossingen en intresten) te dragen uit verschil exploitatie-ontvangsten en –uitgaven

• Jaarlijks evenwicht op kasbasis

• Lenen gebeurt in functie van thesauriebehoeften, niet gekoppeld aan investeringen (= andere manier van beslissen?)

Page 13: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Concreet

→Meerjarenplan / (S)MJP→Budget→Dagelijkse werking

(boekhouding, rapportering,…)→Jaarrekening

Page 14: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Meerjarenplan

• Bij aanvang van de legislatuur (jaar twee t.e.m. jaar één)→Strategische nota (voorbereiding door secretaris)→Financiële nota (voorbereiding door financieel beheerder)

Jaarlijkse aanpassing VOOR goedkeuring budget Bevoegdheid van de raad Bezorging aan raadsleden 14d van tevoren

• Ook voorheen was er reeds…→Sectorale en categoriale plannen→Financieel meerjarenplan als verplichte bijlage bij de begroting

Page 15: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Meerjarenplan

De logische vragen die aan de basis liggen:

→Wat willen het beleid bereiken?→Wat gaat het bestuur daarvoor doen?→Hoeveel gaat dat kosten en opbrengen?→Hoe gaat het bestuur dat financieren

Page 16: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Meerjarenplan

• Anders gesteld:→Functies van het meerjarenplan:

• Beleidsfunctie: politieke voornemens: belangrijkste beleidsdoelstellingen en actieplannen

• Financiële functie:→Financiële gevolgen gepland beleid→Financieel evenwicht

→Sectorale planning (cf. planlastvermindering)→Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf→Statistische functie (Vlaams, ESR, …)

Page 17: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Meerjarenplan

• BBC-besluit: Meerjarenplan is een beleidsrapport• Strategische nota met:

Prioritaire beleidsdoelstellingen beoogd resultaat (en eventueel maatschappelijk effect) actieplannen jaarlijkse uitgaven en ontvangsten

overig beleid (met o.a. niet-prioritaire doelstellingen) dus niet verplicht in strategische nota!

• Financiële nota met o.a. financieel doelstellingenplan per beleidsdomein

• Verplichte toelichting: O.a. omgevingsanalyse, financiële risico’s, beleidsdoelstellingen, info over organisatie, evolutie schulden en belastingen, …

Page 18: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Jaar 1 Jaar 2 …

Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo

Algemene financiering

• Prioritaire beleidsdoelstellingenExploitatieInvesteringenAndere

• OverigeExploitatieInvesteringenAndere

Beleidsdomein 1

• Prioritaire beleidsdoelstellingenExploitatieInvesteringenAndere

• OverigeExploitatieInvesteringenAndere

Page 19: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

• Koppeling beleid-financiën:→Via uitgaven en ontvangsten→Niet op detailniveau, wel per beleidsdomein

• Is meerjarenplan verplicht?Ja. Budget moet passen binnen meerjarenplan.

Zonder geldig budget resten alleen (max. 3) voorlopige 12den.

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 19 -

10-04-23

Meerjarenplan

Page 20: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

20

Budget

• Jaarlijks (voor 31/12, 31/3 in eerste jaar)→Beleidsnota (inhoudelijk) Secretaris→Financiële nota (+/- de begroting) Financieel Beheerder

• Beleidsnota→Beleid van het bestuur→uitwerking meerjarenplan

• Financiële nota→Exploitatiebudget→Investeringsbudget→liquiditeitenbudget

Page 21: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

21

Budget: Beleidsnota

• Doelstellingennota→Prioritaire doelstellingen uit MJP

+ actieplannen + acties + uitgaven en ontvangsten

→Doelstellingenbudget per beleidsdomein →Financiële toestand→Lijsten overheidsopdrachten en daden van beschikking die

gedelegeerd zijn door de raad→Lijst van nominatieve subsidies

Page 22: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

22

Budget: Beleidsnota - Doelstellingenbudget

Budget jaar N

Uitgaven Ontvangsten Saldo

Algemene financiering- Prioritaire beleidsdoelstellingen

ExploitatieInvesteringenAndere

- OverigeExploitatieInvesteringenAndere

Beleidsdomein 1

- Prioritaire beleidsdoelstellingenExploitatieInvesteringenAndere

- OverigeExploitatieInvesteringenAndere

Page 23: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

23

Budget: Financiële nota• Exploitatiebudget

(Uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein)(Dus in praktijk: gecumuleerd doelstellingenbudget)

• Investeringsbudget dat 3 jaar geldig blijft(Investeringen, +/- BD, aanschaf duurzame middelen)Opmerking: Transactiekredieten: worden onmiddellijk vastgelegd

Na verbintenis komt meteen vastlegging Ook meerjarige contracten (bv. onderhoudscontracten,

bij investeringen die over verschillende jaren lopen, …) meteen in te schrijven.

• Liquiditeitenbudget (financieel plan van de geldstromen van de gemeente, incl afschrijvingen e.d.)

Page 24: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

24

Budget: toelichting

• Uitleg bij het exploitatiebudget• Uitleg bij het investeringsbudget

(vb. de gevolgen voor exploitatie)

• Lijst met geplande subsidies per beleidsveld• Evolutie liquiditeitenbudget in de tijd

Page 25: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

25

Praktisch – opmaak Budget

• Informatieverzameling• Overleg op niveau van het Managementteam• Overleg tussen diensten en schepenen• Overleg tussen schepenen en schepen voor financiën• Bespreking op het college• Voorstel op college• Voorstel op gemeenteraad

Page 26: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

26

Budget – Budgetwijziging - IKA

Budgetwijziging• Ook via gemeenteraad• Minstens na goedkeuring jaarrekening

Interne Kredietaanpassing (IKA), 1 juli 2009• Bevoegdheid college (NIET BIJ OCMW Raad)• Budgetneutraal per Beleidsdomein !!! (kredietbewaking op BD)

Saldo mag niet verschillen (U – O) • VROEGER: Functionele Code begint met zelfde 2 cijfers /

NU: binnen beleidsdomein blijven• Niet van O naar U• Niet van BD naar GD (principe blijft overeind)• Niet over jaren heen

WAT HIER NIET KAN MOET VIA BW

Page 27: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Budget

•Functies van het budget:

•Beleidsfunctie: concretisering meerjarenplan•Financiële functie: gevolgen op financiën en evenwicht•Autorisatiefunctie: maximaal besteedbare kredieten•Sectorale planning (cf. planlastvermindering)•Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf•Statistieken(Vlaams, ESR, …)

•Wat als er op 1.1 geen budget is?•Automatisch (geen goedkeuring raad) voorlopige 12den•Beperkt tot 3/12den (uitbreidbaar door minister) voor exploitatiebudget; geen beperking voor aflossingen

Page 28: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

• Eén registratiesysteem dient twee doelstellingen:→Budgettaire registraties voor:

• Financiële vertaling van het beleid (uitgaven/ontvangsten)• Kredietopvolging en –bewaking

→Managementinformatie (met o.a. algemene boekhouding)• Besluit legt (cf. rapportering!) verplichte ‘dimensies’ op

voor boekingen, zoals o.a.:→Datum, bedrag, algemene rekening, omschrijving→Budgethouder, beleidsveld, actieplan→Sectoraal rapport (cf. planlastvermindering!)→…

Uitbreidbaar door bestuur (informatica – kosten/baten)De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 28 -

10-04-23

BudgetDagelijkse werking

Page 29: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

• Vrijstellingen visum:→Decreten: vóór aangaan van verbintenissen met uitgaande

kasstroom onderzoekt financieel beheerder wettigheid en regelmatigheid en geeft visum. Raad kan na advies financieel beheerder verbintenissen vrijstellen van voorgaand visum, binnen grenzen bepaald door Vlaamse regering.

→Besluit maakt visumvrijstelling onmogelijk voor:• Aanstelling statutairen• Aanstelling contractanten >1 jaar en onbepaalde duur

(uitzondering OCMW voor werkgelegenheidsmaatregelen)• Verbintenissen >50.000 euro of meerjarige verbintenissen >25.000

euro/jaar• Investeringssubsidies

(doortrekken logica investeringsbudget)

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 29 -

10-04-23

Dagelijkse werking

Page 30: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

30

Jaarrekening

• Ontwerp opgesteld door Financieel beheerder (ism Managementteam)

• Controle van ontwerp door externe audit (“o.v.”)• (Gemeente)raad stelt jaarrekening vast (moet

voor 31/3, gebeurt heden vaak voor 31/6, doch timing is belangrijk om evenwicht budget aan te tonen)

• College geeft toelichting over het gevoerde beleid op de raad

Page 31: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

31

Jaarrekening

• Beleidsrapport (met standaardregels) bevat→Beleidsnota→Financiële nota→Samenvatting algemene rekeningen

Page 32: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

32

Jaarrekening

• Beleidsnota: Doelstellingenrealisatie: voor elke prioritaire

doelstelling:Werd beoogd resultaat (of effect) bereikt?Werden actieplannen en acties uit budget

uitgevoerd?Vergelijking werkelijke uitgaven/ontvangsten met

budget Doelstellingenrekening: zie volgende dia Financiële toestand

Page 33: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

33

Jaarrekening - Doelstellingenrekening

Jaarrekening Eindbudget Initieel budget

Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo

Algemene financiering

- Prioritaire beleidsdoelstellingenExploitatieInvesteringenAndere

- OverigeExploitatieInvesteringenAndere

Beleidsdomein 1

- Prioritaire beleidsdoelstellingenExploitatieInvesteringenAndere

- OverigeExploitatieInvesteringenAndere

Page 34: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

34

Jaarrekening

Financiële nota: Exploitatierekening

Investeringsrekening Liquiditeitenrekening

Jaarrekening Eindbudget Initieel budget

Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo

Algemene financiering

Beleidsdomein 1

Totaal

Page 35: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

35

Jaarrekening

Samenvatting algemene rekeningen: Balans Staat van opbrengsten en kosten

Bij jaarrekening hoort een toelichting, met o.m.: waarderingsregels, relevante gebeurtenissen na balansdatum, uitleg bij verschillen budget-realiteit, details bij financiële nota, toegekende subsidies, …

Page 36: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Invoeringstraject (2011 – 2014)

Starters 2012 (44)

Gemeenten Begijnendijk, Beringen, Deerlijk, Drogenbos, Grimbergen, Kasterlee, Lier, Linter, Lokeren, Meerhout, Olen, Schelle, Temse, Wevelgem en Zonnebeke

OCMW’s Boortmeerbeek, Denderleeuw, Grobbendonk, Haaltert, Maaseik, Merksplas, Oudenaarde, Stabroek, Waregem en Zutendaal

Gemeente en OCMW Aalter, Eeklo, Herent, Houthalen-Helchteren, Oosterzele, Sint-Katelijne-Waver, Spiere-Helkijn, Tienen en Zottegem

Provincie West-Vlaanderen

Starters 2011 (20)

Gemeenten Aalst, Geel, Hemiksem, Mol, Oostrozebeke, Poperinge, Vilvoorde

OCMW’s Boutersem, Opwijk, Zwevegem

Gemeente en OCMW Antwerpen, De Pinte, Dilbeek, Overpelt, Zoersel

Page 37: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

De boodschap blijft…

• Wacht niet tot 2013 om voorbereidingen te starten:• Is huidige organogram OK - keuzes

beleidsdomeinen? • Bv. jeugd: apart beleidsdomein binnen BD vrije tijd binnen BD welzijn …

• Projectleider in bestuur?• Investeren in informatica• Volg vorming & opleidingen

Page 38: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

Vragen?

Page 39: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

39

Financiële rol van diverse spelers

• Gemeenteraad:→budget(wijzigingen) en jaarrekening en nu ook

meerjarenplan→Belasting- en retibutiereglementen→Overheidsopdrachten die niet nominatief in budget staan

(anders: andere budgethouder)→Algemeen inzage- en controlerecht→Goedkeuring internecontrolesysteem (uitstel 1/10/2007)→Oprichten en deelname verzelfstandigde entiteiten

Page 40: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

40

Financiële rol van diverse spelers

• College van burgemeester en schepenen:→Uitvoerbaarverklaring belastingkohieren→Budgethouder, met mogelijkheid tot delegatie

naar secretaris en individuele personeelsleden→Kader vastleggen voor beleggingen en

thesauriebeleid (rest: ontvanger)→Interne kredietaanpassingen

Page 41: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

41

• Secretaris:→Algemene leiding van de diensten→Hoofd managementteam→Voorontwerp beleidsnota bij budget (later ook: voorontwerp

strategische nota meerjarenplan)→Staat in voor interne controlesysteem→Budgethouder voor dagelijks bestuur

• Bij delegatie door college• Kan zelf verder delegeren

→Functionele leiding over deel taken Financieel beheerder(Antwerpen: Directeur Financiën doet nota’s)

Financiële rol van diverse spelers

Page 42: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

42

Financiële rol van diverse spelers

• Managementteam→Verplicht in elke gemeente→Leden: secretaris, ontvanger, anderen op basis

van organogram→Coördinatie voorbereiding, uitvoering en

evaluatie van het beleid→Begin legislatuur: afsprakennota met college→Zeker betrokken bij: meerjarenplan, budget,

organogram, interne controlesysteem, …

Page 43: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

43

Financiële rol van diverse spelers

• Financieel Beheerder→Tweede handtekening voor girale betalingen

(secretaris eerste)→Doet onder functionele leiding secretaris:

• Voorontwerp financiële nota bij budget• Boekhouding en jaarrekening• Thesauriebeheer

→Doet in volle onafhankelijkheid:• Voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole (visum voor het ontstaan van

verbintenissen)• Invordering ontvangsten (bv belastingen)• Rapportering aan CBS en GR over thesaurie, uitvoering budgetten, beheerscontrole,

toekennen visa, enz.

→moet geen borg meer stellen

Page 44: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

44

Financiële rol van diverse spelers

• Budgethouder (nieuw!)→Bevoegdheid om budget (uitgaven en ontvangsten)

in te zetten om doelstellingen te bereiken→Wie? College en bij delegatie: secretaris,

personeelsleden, burgerinitiatief→Indien bevoegd: bereidt opdracht voor, gunt

(=bindt gemeente tav derden), controleert facturen en keurt ze goed

→Moet rapporteren over activiteiten

Page 45: Sessie 12 ppt_bbc_de_basis

45

Financiële rol van diverse spelers

• Jij als individueel personeelslid→Kan budgethouder zijn indien delegatie door secretaris

of college. (Budgetverantwoordelijkheid speelt hier ook)

→Speelt een rol binnen het interne controlesysteem (procedures, …)

→Kan mogelijks in het managementteam zitten (bepaald door organogram) Hoe waarschijnlijk?

→Wat is jouw rol als jeugdambtenaar in de praktijk? Hoe is die bij het opmaakproces van het budget/de meerjarenplanning?