Heizkostenabrechnung

Software und Dienstleistungen für Energieversorger

SHERPA-X

„Wir kennen uns seit jeher mit der Energieabrechnung aus.“ Matthias Knödler, Bereichsleiter Energiewirtschaft bei den Stadtwerken Schwäbisch Hall GmbH

Sie wollen mit der Heizkostenabrechnung ein neues

Geschäftsfeld erschließen, mit unzähligen Benefits,

Kundenbindungs- und Cross-Selling-Möglichkeiten

und dabei

∙ schon mit nur einem Kunden starten?

∙ ein Full-Service-Paket?

∙ als White-Label-Lösung?

∙ kein Investitionsrisiko?

Dann haben wir für Sie unsere

DIENSTLEISTUNGSHERPA.heizkostenSiehe Seite 4 und 5

Sie wollen die Heizkostenabrechnung im eigenen

Haus mit eigenem Personal selbst erledigen?

∙ Individuell?

∙ Flexibel gestaltbar?

∙ Leistungsfähig?

∙ Mit vielen Funktionen und Schnittstellen?

Dann brauchen Sie unsere

SOFTWAREXAP.heizkostenSiehe Seite 6 und 7

Jederzeit auch ein Wechsel möglich

Das SHERPA-X Prinzip:Wir halten Ihnen den Rücken frei.Wie wir Ihnen bei den zahlreichen Hürden der Heizkostenabrechnung helfen:

Gerne stellen wir Ihnen unsere Lösungen persönlich vor.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin:

Tel. +49 791 401-298

info@sherpa-x.de

NEU!

Neues Geschäftsfeld - Heizkostenabrechnung

Der Markt für Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung in Deutschland ist oligopolistisch geprägt. Die drei

größten Messdienste vereinen 75 % Marktanteile auf sich. Doch aus verschiedenen Richtungen baut sich

Druck auf die Marktdominanz der Großen auf:

∙ Die Energieeffizienz-Richtlinie der EU (EED) verlangt mehr Verbrauchstransparenz durch

digitale Verbrauchserfassung.

∙ Die Sektorenuntersuchung der Bundesnetzagentur beklagt wettbewerbsbehindernde Praktiken

der Messdienste.

∙ Das Messstellenbetriebsgesetz öffnet Versorgern durch Bündelangebote den Weg zu den

Heizkostenverteilern und Wohnungswasserzählern.

∙ Der Gesetzgeber will den gesamten Submetering-Markt auf eine wettbewerbliche Basis stellen.

• Andererseits haben immer mehr Wohnungsbesitzer und -verwalter genug von überhöhten Messdienst-

kosten und suchen nach alternativen Anbietern oder sogar einen Weg, die Heizkostenabrechnung ihrer

Liegenschaften selbst in die Hand zu nehmen.

Vor diesem Hintergrund machen sich aktuell viele Energieversorger und Stadtwerke Gedanken, in das

Geschäftsfeld Heizkostenkostenabrechnung einzusteigen. Angesichts zunehmenden Wettbewerbs und

sinkenden Margen im Stammgeschäft sind neue, lukrative Geschäftsfelder gefragt. Da die Eintrittshürden

für Newcomer in diesem Markt jedoch hoch sind, suchen die Unternehmen nach Dienstleistungs- und

Kooperationspartnern.

WIR ÜBERWINDEN DIESE HÜRDEN FÜR SIE.

Heizkostenabrechnung als White-Label-Lösung für Energieversorger und Stadtwerke

Hier setzt das Angebot von SHERPA-X an: Die Full-Service-Lösung SHERPA.heizkosten wird Energie-

versorgern und Stadtwerken als White-Label-Lösung zur Verfügung gestellt. Die Dienstleistung besteht

aus drei wesentlichen Leistungsbereichen: dem Gerätemanagement, der funkbasierten Fernauslesung und

der Abrechnung. Die ersten beiden Leistungen beziehen die Stadtwerke Schwäbisch Hall von einem darauf

spezialisierten Messdienstunternehmen, das im Hintergrund agiert. Die eigentliche Heizkostenabrechnung

erbringt SHERPA-X als Dienstleistung auf Basis der Branchensoftware XAP.heizkosten der Somentec

Software GmbH.

Getreu dem Motto „Alles aus einer Hand“ bieten wir als Ergänzung den Rauchwarnmelder-Service sowie

das Energie-Monitioring an.

Profitieren Sie von dieser Prozessexzellenz und unserer Erfahrung bei der Heizkostenabrechnung!

Indem wir diese Arbeit übernehmen, werden Sie entlastet und können sich auf den Vertrieb konzentrieren!

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Das Full-Service-Paket als White-Label-Lösung

Mit unserer Lösung SHERPA.heizkosten erschließen Sie dieses neue Geschäftsfeld mit unzähligen Benefits, Kundenbin-

dungs- und Cross-Selling-Möglichkeiten. Ohne Investitionsrisiko! Was ist drin? Das Full-Service-Paket SHERPA.heizkos-

ten besteht im Wesentlichen aus den Leistungsbereichen „ Geräteservice“, „Ablesung und Datenmanagement“ und

„Abrechnung“. Als Ergänzung bieten wir zudem den Rauchwarnmelder-Service und das Energie-Monitoring an.

Geräteservice Der Geräteservice umfasst die Umrüstung aller Abrechnungseinheiten auf die Geräte des kooperierenden

Messdienstes mit stationärer Fernauslesung. Die Liegenschaften werden schnellstmöglich auf die neuen

Geräte umgerüstet. Dazu wird unter Berücksichtigung der Altersverteilung des Gerätebestands gemeinsam ein

Umrüstplan erstellt. Neue Liegenschaften (Neubauten) erhalten mit der erstmaligen Ausstattung

standardmäßig funkfernauslesbare Geräte. Ebenfalls fällt unter den Geräteservice auch das Monitoring und die

Instandhaltung im laufenden Betrieb. Hierbei wird die Funktionsfähigkeit der installierten Gerätebasis während

der Vertragslaufzeit sichergestellt. Die Endgeräte und die für die Fernauslesung erforderliche Infrastruktur wer-

den regelmäßig überwacht und bei Bedarf ersetzt oder repariert.

Ablesung und Datenmanagement Bei der Ablesung und dem Datenmanagement geht es um die Ablesung der Endgeräte, die Speicherung,

Plausibilisierung und Verwaltung der Ablesewerte sowie deren Übergabe an die weiterverarbeitenden

Bereiche Abrechnung und Energie-Monitoring. Dabei werden zwei Fälle unterschieden:

∙ Ablesung und Datenmanagement im Zielzustand, also nach erfolgter Geräteumrüstung

∙ Ablesung und Datenmanagement in der Übergangsphase, auf Basis der vorgefundenen

Gerätestruktur.

Abrechnung In dem Bereich Abrechnung fällt die Einrichtung der Liegenschaften (Stammdaten und Abrechnungsschema)

vor der erstmaligen Abrechnung im XAP.-System. Als Vorbereitung für die Abrechnung werden jährlich die

Nutzerlisten und Kostenblätter durch die jeweiligen Verwaltungen aktualisiert und bilateral mit

SHERPA.heizkosten ausgetauscht. Darunter fallen die Anpassung der Nutzerdaten und ggf. Durchführung von

Nutzerwechseln. Bei der Erstellung der Abrechnung für Heizung, Warm- und Kaltwasser sind folgende Abrech-

nungstypen möglich:

∙ nur Heizung

∙ Heizung und Warmwasser

∙ Heizung und Kaltwasser

∙ Heizung, Warmwasser und Kaltwasser

In Ausnahmefällen können aber auch die Typen

∙ nur Warmwasser

∙ nur Kaltwasser

∙ Warmwasser und Kaltwasser

abgerechnet werden.

Dienstleistungen für Energieversorger

Sie alsVERSORGER

Full-Service-Dienstleistung

Ihr Kundeaus der

Wohnungs-wirtschaft

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Mietrechnung je Liegenschaft für die GeräteZahlung der Mietrechnung

Heizkostenabrechnung je Liegenschaft mit Ihrem Logo

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Gerätemiet- und Dienstleistungsvertrag

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Dienstleistungsvertrag je Liegenschaft

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Jede Abrechnung besteht aus einer Gesamtabrechnung für die Verwaltung und den Einzelabrechnungen für

die Nutzer. Im XAP.-System sind für die Abrechnungserstellung entsprechende Plausibilitätsprüfungen

hinterlegt. Die Abrechnungen werden mit dem Logo des jeweiligen Versorgers und je nach Wunsch der

Verwaltung per Datenaustausch inklusive E898 (Bilddatei der Einzelabrechnung je Nutzer) oder in Papierform

zur Verfügung gestellt (White-Label-Lösung). Fehlerhafte Rechnungen lassen sich mit Hilfe des XAP.-Systems

komfortabel durch SHERPA.heizkosten korrigieren.

Alle gesetzlichen Anforderungen automatisch erfüllt Mit SHERPA.heizkosten werden alle Leistungen unter Einhaltung der jeweils aktuellen Rechtslage und der

marktüblichen Normen und Regelungen (z.B. Heizkostenverordnung) erbracht. Dies gilt in besonderem Maße

für die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit wie z.B. der Datenschutz-Grundverordnung

(DSGVO).

Ihre Vorteile durch SHERPA.heizkosten: ∙ Kein Investitionsrisiko

∙ Full-Service-Paket

∙ White-Label-Lösung

∙ Stärkere Kundenbindung

∙ Konzentration auf Ihre Stärke – Vertrieb

White-Label-Lösung

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Mit XAP.heizkosten die Abrechnung professionalisieren

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Sie wollen die Heiz- und Nebenkostenabrechnung selbst erledigen? Dann legen wir Ihnen XAP.heizkosten als leistungsfähige

und flexible IT-Lösung ans Herz. Mit unserer Software wird es Ihnen leichter fallen, die Abläufe fachgerecht, zuverlässig und

rechtssicher zu steuern.

XAP. verfügt über eine moderne grafische Programmoberfläche, die sich in der Benutzerführung und Optik an weltweit

etablierten Bürosoftwarelösungen orientiert. Integraler Bestandteil ist das sogenannte Multi Document Interface, welches

es erlaubt, mehrere Bearbeitungskomponenten gleichzeitig zu öffnen und komfortabel zwischen diesen hin- und her zu

wechseln. Darüber hinaus erleichtern grafische Datennavigation, Assistenten und flexibel konfigurierbare Stammdaten-

erfassungsmasken die tägliche Arbeit mit dem System.

Klebezettel haben als „Erinnerungsfunktion“ mit XAP. ausgedient. Das System verwaltet Termine, Kontakte, Dokumente und zu

erledigende Tätigkeiten dank integrierter Kontakt- und Aufgabenverwaltung da wo es am sinnvollsten ist: als Bestandteil Ihres

Datenbestandes!

Software für Energieversorger7

Mit dem Komponentenschnellaufruf startet man Bearbeitungskomponenten un-abhängig vom Programm-Menü. Das ist besonders sinnvoll, wenn man einen Prozess anhand einer Dokumentation oder der Onlinehilfe des Systems bearbeitet.

Das Schnellstartwerkzeug interpretiert Kundennummern, Objekt-IDs, Gerätenummern und weitere eindeutige, vom System verwaltete IDs und öffnet diese automatisch in den dazu passenden Stammdatenerfassungsmasken. Darüber hinaus verfügt XAP. über leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Datansätze sicher und effizient anhand unter-schiedlichster Kriterien gefunden werden können.

Die Schnellzugriffsleiste stellt nicht nur wichtige Befehle zusammen, sie kann auch vom Benutzer selbst angepasst werden. Sogar Programmkomponenten (Bearbeitungsmasken, Berichte, Generatoren) können ganz einfach hinzugefügt werden. Somit sind die am häufigsten benötigen Funktionen immer nur einen Mausklick weit entfernt.

Das Programm-Menü kann individuell angepasst werden. Neben der übersichtlichen Zusammenstellung aller Bearbeitungsfunktionen ist es auch möglich, Menüs so zusammenzustellen, dass sie ganze Prozesse Schritt für Schritt abarbeitbar abbilden. Die einzelnen, selbst definierbaren Auswertungen des XAP.bericht-Generators können an passender Stelle ebenso eingebunden werden, wie auch externe Anwendungen.

Der Abrechnungsnavigator ist eines der stärksten Werkzeuge zur Bearbeitung eines Abrechungszeitraums für eine Liegenschaft. Auf der linken Seite werden die komplexen Datenzusammenhänge einfach und intuitiv bedienbar in einer Baumansicht zusammen- gestellt. Mit einem einfachen Doppelklick auf einen Zweig öffnet sich die zur Bearbeitung benötigte Eingabemaske.

Die Grunddaten der Liegenschaft enthalten nicht nur wichtige Abrechnungsinformationen, sondern auch Einstellungen, die das Verhalten des Systems für die Bearbeitung der jeweili-gen Liegenschaft optimieren. Dazu gehören auch die flexibel anpassbaren Rechenwege, eine besondere Stärke von XAP. Einmal definierte Abrechnungskonfigurationen können auf ähnliche Liegenschaften übertragen werden. Die Standardfälle nach HKVO gehören zum Lieferumfang.

Liegenschaften mit Nutzergruppentrennung bewältigt XAP. genauso sicher wie Sonder- fälle der Verteilrechnung oder die Verbrauchsgruppenabrechnung. Ein gern zitiertes Beispiel hierzu ist die Heizkostenliegenschaft mit gesonderten Hauptwasserzählern je Hauseingang. Selbst das Maximum an Komplexität, wie es z.B. Einkaufszentren aufweisen, kann mit XAP.heizkosten abgebildet werden.

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Die komplette Liegenschaftsstruktur wird in XAP. zeitabhängig verwaltet. Egal ob unterjährige Nutzer- oder Gerätewechsel oder ob sich gar bauliche Gegebenheiten ändern, der XAP.-Abrechnungsgenerator berücksichtigt diese Veränderungen tagesscharf und automatisch.

Die Verteilmaßstäbe für Grundkosten und kalte Nebenkosten können je Liegenschaft frei definiert und zugeordnet werden. Somit ist die rechtssichere und mietvertragskonforme Abrechnung jederzeit möglich.

Geht nicht gibt’s nicht

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Sie wollen es noch genauer wissen? Gerne! Hier Auszüge aus dem Leistungskatalog mit den wichtigsten

Eigenschaften von XAP.heizkosten. Damit Sie sicher sein können, dass sowohl unsere Software als auch

die darauf basierenden Dienstleistungen der Heiz- und Nebenkostenabrechnung allen Anforderungen

gerecht werden.

Liegenschaftsverwaltung • Assistent zur Liegenschaftsverwaltung

• Unterstützung durch Assistenten bei Datenerfassung und -änderung

• konfigurierbare Integritätsprüfung der erfassten Daten

• übersichtliche grafische Datennavigation (Baum-Darstellung im Explorerstil)

• zeitbezogene Zuordnungen innerhalb der Liegenschaft (z.B. Mieter – Wohnung, Eigentümer –

Wohnung, Wohnung – Liegenschaft, usw.)

• Strukturliste zur grafischen Darstellung von Objekten

• Definition der Abrechnungsperioden (Turnusabrechnung, Rumpfzeiträume)

• Musterkostenarten als Kopiervorlagen

• freie Definition der Kostenarten (Wärmekostenverteilung, Nebenkostenarten, Verteilschlüssel)

• freie Definition der Bezugsgrößen (z.B. m²-Wohnfläche, Anzahl Personen, Miteigentümeranteile)

Funktionen Kunden- / Nutzerbetreuung • zeitabhängige Pflege der Nutzerdaten

• Drucken von Hausaushängen und Einzelbenachrichtigungen

• Verwaltung von Kundenkontakten

• Verwaltung von Dokumenten

• Mitteilungsversand (auf Basis von Textbausteinen, Einzeldruck- und Serienbrief-Funktion)

• Aufgabenverwaltung mit integrierter Terminplanung und -steuerung

• E-Mail-Anbindung

• MS-Office-Integration

• Workflows, Abläufe, Assistenten

Software für Energieversorger9

Funktionen zur Kostenerfassung • Kostenerfassung und -zuordnung auf allen Ebenen der Verteilstruktur (Liegenschaft, Nutzergruppen,

nutzerbezogene Einzelkosten)

• ergebnisorientierte Pflege der Kosten

• Definition von Pflichtkostenarten sowie Erfassungsprüfung für alle Ebenen der Verteilstruktur

• Bewertung und Vortrag des Brennstoffrests

• Änderung periodischer Kosten im Stapel für Liegenschaften, Nutzergruppen und Nutzeinheiten

• Schnellerfassungsfunktion für nichtperiodische Kosten

• Excel-Schnittstelle zur Kostenübergabe

• Einlesen von Kosten aus Fremdsystemen

Funktionen Gerätemanagement • Gerätekatalog

• Lagerfunktionen für Messgerätelager (Ein- und Umlagerung, Ein- und Ausbau, Autolager für Monteure)

• Verwaltung technischer Parameter (Heizkörperformparameter, frei definierbare Parameter zu Nutzern,

Nutzeinheiten und Geräten)

• Maßnahmenverwaltung zur Steuerung von Installation, Wartung und Reparatur

• Eichauswechslung / Eichverlängerung

• Zählermaßnahmen je Liegenschaft (z.B. Ablesung und Austausch als Massenprozess)

• Barcodeunterstützung

• Funktionen für die Heizkörperbewertung (Grunddatenblatt, Schnittstelle zu Dienstleistern und

Bewertungssoftware)

Funktionen zur Ableseorganisation • Generierung von Ableseaufträgen

• Verwaltung von Touren (Routen) im Ablesegebiet

• Unterstützung von Gangfolgen (innerhalb der Liegenschaft oder Nutzeinheit)

• MDE-Schnittstelle zur mobilen Verbrauchserfassung

• konfigurierbarer Ablesebeleg für jede Nutzeinheit sowie für Allgemeinzähler

• Selbstablesekarten (wenn messtechnische Ausstattung der Liegenschaft dies zulässt)

• Zählerstandsliste je Liegenschaft

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Verarbeitung der Ablesedaten • Stapelerfassung der Ablesewerte (Listenfunktion)

• maschinelle Übernahme von mobiler Verbrauchserfassung (MDE)

• einstellbare, transaktionsgesteuerte Verfahren zu Plausibilisierungsprüfung (nach Vorjahresver-

brauch je Gerät, linear nach Gradtagen, diverse Prüfziffernverfahren, Doppelskala bei HKV-V)

• maschinelle Verbrauchsermittlung zum Stichtag z.B. bei fehlender Ablesung (linear, nach

Gradtagszahlen / VDI-Tabelle, nach Vorjahresverbrauch der Nutzeinheit oder Durchschnitt

der Liegenschaft)

Durchführung Verteilrechnung • Stapelabrechnung über beliebig viele Liegenschaften, jobfähig

• integrierter Prüfungs-Vorlauf (z. B. alle Zähler im Zeitraum eingebaut, Vorhandensein und Gültig-

keit der Ablesungen, Vorhandensein der Kosten zu den definierten Muss-Kostenarten, Nutzer/

Eigentümer vorhanden, Liegenschaftsintegrität)

• Abrechnung verbundener Anlagen nach allen zulässigen Verfahren gemäß §9 der HKVO

• gerätetypenabhängig automatische Erkennung von Zählerüberrundungen

• wahlweise Verrechnung gezahlter oder geforderter Vorauszahlungen

• Ermittlung von Vorauszahlungen selbst definierbar (z.B. monatlich, linear aufgeteilt)

• automatische Verbrauchsaufteilung bei Nutzerwechsel ohne Zwischenablesung

• Nullverbrauch bei Leerstand möglich

• unterjährige Änderung des Brennwertes

• Fehlerprotokoll, Stapellaufprotokoll

• Rechnungskorrekturen über ganze Liegenschaften

• Storno für ganze Liegenschaften

Software für Energieversorger11

Funktionen Rechnungsdruck • Stapeldruck, jobfähig

• Einzeldruck, Nachdruck

• automatische Zusteuerung der Kostenaufstellung der Liegenschaft bzw. der Nutzergruppe

• frei definierbares Rechnungslayout

• Aufbereitung und automatische Sortierung der Druckstapel nach Portoklassen

• integrierte Poststraßenfähigkeit

• XML-Ausgabe für Druckdienstleister

• Ausweisung Netto, Mehrwertsteuer, Brutto für unterschiedliche Steuersätze

• Ausweisung neuer Vorauszahlungen mit Fälligkeiten

• Gesamtaufstellung der Abrechnungsdaten je Liegenschaft (Verwalterliste)

• automatisierte Erstellung der Rechnung für Messdienstleistungen

• automatisierte Erstellung der Rechnung für Gerätevermietung / Garantiewartung

Schnittstelle zur Haus- und Mietverwaltung Anbindung komplementärer Produkte über konfigurierbare Schnittstelle:

• voreingestellt nach ARGE-Standard

• freie Definition grundsätzlich möglich

• Abgleich Ordnungsbegriffe

• Verarbeitung von Nutzerwechseln

• Verarbeitung von Kosten und Brennstoffmenge

• Lieferung der Nutzergesamtkosten

• Lieferung der kompletten Abrechnungs-Einzelwerte

• Wiederholungs- und Korrekturlauf

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns an! Wir analysieren die Ausgangslage und zeigen Ihnen gern, wie sich die bestehende Prozesskette der Heizkostenabrechnung vereinfachen, automatisieren und flexibilisieren lässt.

Software und Dienstleistungen für Energieversorger

Stadtwerke Schwäbisch Hall GmbHAn der Limpurgbrücke 1 74523 Schwäbisch HallTelefon: +49 791 401-298 Fax: +49 791 401-120E-Mail: info@sherpa-x.dewww.sherpa-x.de www.sherpa-x.de

Somentec Software GmbHHeinrich-Hertz-Straße 2463225 LangenTelefon: +49 6103 904400Fax: +49 6103 904499E-Mail: somentec@somentec.dewww.somentec.de

SHERPA·X ist eine Marke der Stadtwerke Schwäbisch Hall GmbH und der Somentec Software GmbH.

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