Version 1.0 2014-04-25

2

INNEHÅLL

1. INLEDNING 3 1.1 Definitioner 3

2. MÅL OCH BÄRANDE PRINCIPER 4 2.2 Mål och prioriteringar för Sveriges stöd till det civila samhället i utvecklingsländer 5

3. BIDRAG TILL GENOMFÖRANDET AV CSO-STRATEGIN 5 3.1 CSO-strategins mål för stöd till kapacitetsutveckling 5 3.2 CSO-strategins mål för stöd till demokratisering och mänskliga rättigheter inom alla sektorer 6 3.3 Tillämpning av principerna för bistånds- och utvecklingseffektivitet 6 3.4 Det civila samhällets olika potentialer 7

4. SAMARBETETS AKTÖRER OCH DERAS ANSVAR 7 4.1 Systemet med ramorganisationer och avtal om rambidrag 8

5. EGENINSATS 9

6. KOSTNADSKATEGORIER INOM ANSLAGSPOSTEN 9

7. ANSÖKAN OCH RAPPORTERING 10 7.1 Spegling ansökan - rapportering 11 7.2 Ramorganisations ansökan (max 50 sidor exkl bilagor) 11 7.3 Årlig narrativ lägesrapport under flerårigt avtal om bidrag, samt slutlig narrativ rapport avseende ettårigt bidrag (max 3 sidor exklusive bilagor) 16 7.4 Ramorganisations narrativa rapportering avseende slutrapport för flerårigt bidrag (max 50 sidor exklusive bilagor) 17 7.5 Årlig finansiell rapportering och revision 19

8. RAMORGANISATIONS BIDRAG TILL EGENINSATS TILL STÖD FRÅN EUROPEISKA KOMMISSIONEN 20

8.1 Ansökan om bidrag till egeninsats för utvecklingssamarbete finansierat av Europeiska Kommissionen 20 8.2 Rapportering av bidrag till egeninsats till stöd från Europeiska Kommissionen 21

9. INFORMATION OM OCH HANTERING AV AVVIKELSEÄRENDEN 22 9.1 Rapportering till Sida 22 9.2 Ansvar för hantering av ärendet 23 9.3 Sidas hantering av ärendet 23 9.4 Lämpliga åtgärder vid misstanke om korruption 23 9.5 Avsluta ett ärende 24

Bilaga 1. Mall för anmälan av avvikelseärende

3

1. INLEDNING

Regeringen beslutade 2009-09-10 om strategin ”Stöd genom svenska organisationer i det civila samhället 2010-2014” (härefter ’CSO-strategin’), vilken styr den specifika verksamhet som bedrivs inom anslagsposten ”Stöd genom svenska organisationer i det civila samhället” samt i tillämpliga delar ”Reformsamarbete i Östeuropa”1. Styrande för anslagsposten är även regeringens Instruktion för Sida2, regeringens årliga regleringsbrev till Sida samt biståndspolitisk plattform. Dessa riktlinjer (”Riktlinjerna”) utgår från CSO-strategin och fungerar som ett stöd för ramorganisationernas förhållningssätt till anslagsposten. Riktlinjerna är att betrakta som en vägledning rörande Sidas förväntningar på samarbetet med ramorganisationerna. Riktlinjerna beskriver dels mål och prioriteringar inom anslagsposten samt Sidas bedömningskriterier, och dels beskriver de riktlinjer för ramorganisationernas ansökan och rapportering till Sida. Förutom ovan nämnda styrdokument och dessa Riktlinjer, så finns direkt avtalsbindande regleringar mellan Sida och varje ramorganisation i Avtal om allmänna villkor och dess Underavtal.

1.1 Definitioner

Civilsamhällesorganisation (CSO): Självstyrande organisation vilken karakteriseras av frivillighet och som i olika grad är oberoende från stat, kommun och marknad samt bedriver sin verksamhet utan vinstintresse, ofta utifrån en gemensam värdegrund.3

Ramorganisation: Svensk CSO som enligt beslut av Sida har behörighet att ingå avtal om bidrag inom denna anslagspost. Lokal samarbetspartner: en självstyrande CSO som verkar på nationell/lokal nivå och som kan teckna juridiskt bindande avtal. (Se vidare resonemang på s 8.) Vidareförmedlande ramorganisation: Ramorganisation som Sida bedömt utgör en organisation som på uppdrag av sina medlemmar vidareförmedlar Sidas finansiella bidrag till svenska CSO (som vanligen är medlemmar till ramorganisationen) vilka i sin tur bedriver utvecklingssamarbete med lokal samarbetspartner i utvecklingsländer. Programbaserad ansats (Eng. Programme-Based Approach- PBA): Ett förhållningssätt till utvecklingssamarbete där allt stöd och dialog tar sin utgångspunkt i existerande policy, organisation, arbetscykel och kapacitet hos den lokala samarbetspartnern. Det innebär även att insatser tar hänsyn, anpassar sig och bidrar till det större sammanhanget inom t.ex. ett tematiskt och/eller geografiskt område. Detta begrepp är således både bredare och djupare än ’program’ (se nedan).

1 De två anslagsposterna utgör sedan 2014 en gemensam anslagspost och benämns härefter

samlat som ’anslagsposten’. 2 Förordning med instruktion för Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (SFS

2007:1371). 3 Strategin Stöd genom svenska organisationer i det civila samhället 2010-2014, s 2.

4

Program: Avser en inom anslagsposten sammanhängande del av svensk CSO:s verksamhet, som kan ha olika grader av homogenitet, men styrs genom specifika mål och vars resultat går att följa upp gentemot dessa. Ett programs avgränsning avgörs av den specifika verksamhetens egen logik, med utgångspunkt i lokala samarbetspartners kapacitet och prioriteringar. Ett program innebär vanligtvis även att det finns uppenbara förutsättningar för synergier mellan de insatser eller aktörer som ingår i programmet. Vanligen görs avgränsningar enligt geografiska (land, region) eller tematiska (t.ex. demokrati, klimatanpassning) kriterier. Projekt/Insats: Avser inom anslagsposten en enskild utvecklingsinsats4 som utformats för att uppnå vissa mål med fastställda resurser och genomförandeplaner. Inom ett program utgör projekt/insatser således en tydligt avgränsad delnivå.

Kärnstöd: (eng: core support) Motsvarar ett generellt budgetstöd d.v.s. ett stöd till en mottagande organisations övergripande strategiska plan och drift, inklusive dess administrativa kostnader. Sida står bakom OECD-DAC:s definition av kärnstöd som ges följande egenskaper:

Det är ett icke-öronmärkt bidrag till en organisations egen strategi och övergripande arbetsplan

Givarens bidrag går till mottagande organisations övergripande budget och konto och kan inte skiljas från andra finansieringskällor

Det är den mottagande organisationens – och inte givarens – system och rutiner som används för inköp, revision och rapportering relaterat till bidraget.

2. MÅL OCH BÄRANDE PRINCIPER

Det övergripande målet för allt svenskt utvecklingssamarbete är att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Sida definierar fattigdom som ett tillstånd där människor är berövade möjligheten att bestämma över sitt eget liv och sin framtid. Brist på makt, säkerhet och möjligheter utgör fattigdomens kärna. Fattigdomen är dynamisk, flerdimensionell och kontextspecifik. Allt svenskt utvecklingssamarbete ska utgå ifrån fattiga kvinnors, mäns, flickors och pojkars behov och intressen. Det svenska utvecklingssamarbetet ska även präglas av ett rättighetsperspektiv, vilket utgår från FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna och innebär att fyra principer ska tillämpas i utvecklingssamarbetet: icke-diskriminering, deltagande, öppenhet och insyn, samt ansvarstagande och – utkrävande.

4 Exempelvis lokal samarbetspartners program eller projekt, stöd till genomförandet av lokal

samarbetspartners verksamhetsplan eller motsvarande.

5

2.2 Mål och prioriteringar för Sveriges stöd till det civila

samhället i utvecklingsländer

Det övergripande målet för Sveriges stöd till det civila samhället i utvecklingsländer, så som formulerat i CSO-strategin, är ett livskraftigt och pluralistiskt civilt samhälle i utvecklingsländer som bidrar effektivt, med ett rättighetsbaserat arbete, till minskad fattigdom i alla dess dimensioner. För att nå målet ska Sida i stödet genom svenska CSO fokusera på det civila samhällets roller som röstbärare och organisatör av tjänster. Centrala komponenter avseende inriktningen på stödet är kapacitetsutveckling, ett rättighetsbaserat arbetssätt, demokratisering och mänskliga rättigheter, samt tydliggörande av stödets bidrag till fattigdomsminskning. Vidare lyfts betydelsen av kontextspecifika analyser av det civila samhällets aktörer och de villkor dessa verkar under. I CSO-strategin läggs stor vikt vid att utvecklingssamarbetet inom området uppnår effektivare stödformer, t.ex. genom förutsägbarhet, givarharmonisering, anpassning till samarbetspartners system och rutiner för planering, uppföljning och rapportering, samt en ökad andel kärn- och programstöd till lokala samarbetspartner.

3. BIDRAG TILL GENOMFÖRANDET AV CSO-STRATEGIN

Oavsett tematisk eller geografisk inriktning på ramorganisationens utvecklings-samarbete, vägleds Sidas bedömning av hur program och insatser bidrar till genomförandet av CSO-strategin. Nedan redogörs för CSO-strategins två delmål samt de andra huvudsakliga prioriteringar som Sida gör i bidragsgivningen med utgångspunkt i CSO-strategin.

3.1 CSO-strategins mål för stöd till kapacitetsutveckling

Stärkt kapacitet hos aktörer i det civila samhället i utvecklingsländer att arbeta rättighetsbaserat i sina roller som röstbärare och organisatör av tjänster Målet innebär att Sida i sin bedömning och uppföljning fokuserar på hur och i vilken utsträckning stödet bidrar till kapacitetsutveckling av civilsamhällesaktörer i utvecklingsländer och ett mer rättighetsbaserat arbete. Med kapacitetsutveckling avses främst en ökad förmåga hos civilsamhällesaktörer att identifiera och effektivt lösa problem, utveckla specifik kunskap och organisering (t.ex. genom folkbildning), samt möjliggöra samverkan mellan olika aktörer. Utvecklingen av kapaciteten hos svensk CSO:s lokala samarbetspartner, och de organisationer eller grupper denna i sin tur samarbetar med, ska utgöra en del av alla insatser med stöd från anslagsposten. Sida lägger stor vikt vid involverade CSO:s representativitet och legitimitet gentemot deras målgrupper samt deras interna demokrati, vilket i sin tur förutsätter att svenska CSO kontinuerligt arbetar med aktörs- och organisationsanalys. Målet grundar sig i rättighetsperspektivets antagande att hållbarheten i de effekter som uppnås inom samarbetet ökar genom en inkluderande och transparent process präglad av deltagande och möjlighet till ansvarsutkrävande. Vidare innebär målet att Sida

6

prioriterar bidrag till processer där aktörer inom det civila samhället utgör en drivande kraft i framväxten eller vidareutvecklingen av ett samhälle och en politisk kultur präglade av demokratiska principer och värderingar, såsom tolerans, mångfald, konflikthantering och jämställdhet mellan kvinnor och män, flickor och pojkar. Ett rättighetsbaserat arbetssätt inbegriper även att varje insats eller programs primära målgrupp är tydligt involverad i aktiviteterna och har - eller gradvis uppnår - kunskap, medvetenhet och kapacitet att utkräva sina mänskliga rättigheter individuellt eller kollektivt. Samtliga program och insatser med bidrag från anslagsposten ska ha en inriktning som innebär att de bidrar till uppfyllelsen av detta delmål.

3.2 CSO-strategins mål för stöd till demokratisering och

mänskliga rättigheter inom alla sektorer

Stärkt demokratisering och ökad respekt för fattiga och diskriminerade människors mänskliga rättigheter Målformuleringen utgår ifrån de internationella konventionerna om de mänskliga rättigheterna, inklusive principen om statens skyldigheter och individens rättigheter. Målet innebär att Sida i sin bedömning av ramorganisationernas utvecklingssamarbete fokuserar på i vilken utsträckning fattiga och diskriminerade individers och gruppers medborgerliga, politiska, sociala, ekonomiska och/eller kulturella mänskliga rättigheter förverkligas. Målet innebär vidare att Sida bedömer och följer upp de effekter på kort och medellång sikt som uppnås i utvecklingsländer genom CSO:s arbete som ’röstbärare’ och ’organisatör av tjänster’ på lokal, nationell eller internationell nivå. Rollen som röstbärare innebär ofta någon form av påverkansarbete, exempelvis att granska och/eller föreslå förändringar till makthavare. Avseende organisering och tillhandahållande av samhällsnyttiga tjänster gäller att detta är relevant i sammanhang där den sociala infrastrukturen är särskilt begränsad, t.ex. i länder eller samhällen som befinner sig i en transitions- eller återuppbyggnadsfas. Denna typ av stöd ska alltid inbegripa att kapaciteten att förändra sin livssituation ökar hos målgruppen på individuell och organisatorisk nivå.

3.3 Tillämpning av principerna för bistånds- och

utvecklingseffektivitet

Principerna om biståndseffektivitet och programbaserade ansatser5 ska i så hög grad som möjligt tillämpas i utvecklingssamarbetet inom anslagsposten. Sida bedömer det utvecklingssamarbete som en ramorganisation bedriver i relation till i vilken grad det: 1) Uppvisar ett tydligt ägarskap hos genomförande organisationer i utvecklingsländer,

5 Se Kap. 1.1.

7

2) Utgår ifrån och, så långt det är möjligt, anpassas till respektive lokal samarbets-partners kapacitet och system för planering, uppföljning, genomförande och rapportering, samt där så behövs sätter upp målsättningar och planer för att stärka befintliga system,

3) Inkluderar harmonisering och samordning med andra givare med utgångspunkten i andra lokala partners behov. Det kan t.ex. innebära att i samarbete med lokala partners formalisera givargemensamma rutiner och analys, planering, uppföljning, rapportering, utvärdering och ömsesidigt ansvarsutkrävande.6

4) Bidrar till förutsägbarhet för lokala samarbetspartner, t.ex. genom fleråriga avtalsperioder.

5) Är programbaserade ansatser (t.ex. inom geografiska och/eller tematiska områden) och stöd som finansierar en lokal samarbetspartners hela verksamhet (t.ex. genom kärnstöd) eller program genom s.k. ”basket funding” (stöd från flera givare)

Detta innebär bl.a. att Sida ser positivt på att insatser stöder genomförandet av lokala samarbetspartners egna strategiska planer eller program7, och i så hög grad som möjligt tar hänsyn, anpassar sig och bidrar till det större sammanhanget inom ett tematiskt och/eller geografiskt område. Vidare ska parallell svensk finansiering undvikas. Om en lokal CSO i något utvecklingsland erhåller stöd från mer än en svensk givare, ska detta lyftas fram och särskilt motiveras i ramorganisationens ansökan och rapportering.

3.4 Det civila samhällets olika potentialer

Sida prioriterar stöd till program och insatser där det civila samhället har följande funktioner:

skapa möjligheter till organisering och skapa kanaler, inklusive mötesplatser för samverkan, genom vilka fattiga och diskriminerade individer och grupper kan göra sin röst hörd, resa krav på förverkligandet av sina mänskliga rättigheter och påverka samhällsutvecklingen,

agera förslagsställare och granskare gentemot makthavare,

generellt, och särskilt under auktoritära regimer, utgöra en motvikt och demokratiserande kraft gentemot staten,

erbjuda folkbildning för att stärka fattiga och diskriminerade individers och gruppers kapacitet att förändra sin livssituation,

organisera och utföra samhällsnyttiga tjänster på ett sätt som ökar fattiga och diskriminerade människors kunskap och kapacitet att på individuell och organisatorisk nivå utkräva sina mänskliga rättigheter.

4. SAMARBETETS AKTÖRER OCH DERAS ANSVAR

Grundläggande förutsättningar för allt stöd inom anslagsposten är att utvecklingssamarbetet är avgränsat till utvecklingsländer i enlighet med OECD-DAC:s klassificering, att utvecklingssamarbetet genomförs av civilsamhällesorganisationer, och

6 T.ex. givargemensamma utvärderingar, uppföljningsbesök och –möten m.m.

7 T.ex genom kärnstöd

8

att samarbetets parter arbetar för en samhällsutveckling på demokratisk grund samt utgår från alla människors lika värde och rättigheter såsom uttryckt i FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna. Hörnstenen i det utvecklingssamarbete som erhåller bidrag från anslagsposten är att det finns lokala samarbetspartners i utvecklingsländer, som är avtalspart med svensk CSO eller internationell CSO med vilken en svensk organisation har ett avtalsförhållande. Det finns samtidigt sammanhang där det kan anses lämpligare att genomföra insatser med en nationell systerorganisation som avtalspart istället för med lokal samarbetspartner för att uppnå målen med verksamheten. Det åligger ramorganisationerna att motivera för Sida varför de i en given situation bedömer att det anses lämpligare. Ramorganisationerna bör sträva mot att öka andelen av stödet som genomförs med lokal samarbetspartner som avtalspart. Alla insatser som erhåller stöd från Sida ska utgå ifrån lokala samarbetspartners definierade behov och prioriteringar. Avtalspartner ska alltid vara en CSO (se definition sid 3).

4.1 Systemet med ramorganisationer och avtal om rambidrag

Beslut om behörighet att ingå avtal om rambidrag från anslagsposten sker genom en bedömning gentemot specifika kriterier som fastställs av Sida. Sida ingår Avtal om allmänna villkor med varje ramorganisation, vilka reglerar Sidas och ramorganisationens åtaganden samt allmänna villkor rörande bidraget från CSO-anslaget, och vanligen är giltigt i åtta år. Under varje Avtal om allmänna villkor tecknas sedan Underavtal, som reglerar bidrag utifrån ramorganisationens ansökan. Det direkta samarbetet inom anslagsposten sker mellan Sida och de svenska CSO med vilka ingåtts avtal om bidrag. Genom de vidareförmedlande ramorganisationerna har Sida dessutom ett indirekt samarbete med övriga svenska CSO som erhåller bidrag för utvecklingssamarbete.

4.1.1 Vidareförmedlande ramorganisationer

Vidareförmedlande organisationer är paraplyorganisationer som har ett uppdrag att vidareförmedla bidrag inom anslagsposten till sina medlemsorganisationer i Sverige och därmed bidra till att stödet inom anslagsposten uppmärksammar den mångfald som finns beträffande tematisk kompetens och inriktning hos svenska CSO. Forum Syd har en särskild roll som vidareförmedlare även till svenska CSO som saknar medlemsbehörighet till någon annan ramorganisation. Alla vidareförmedlande ramorganisationer ansvarar i relation till sina respektive ansökande/bidragsmottagande organisationer för att genomföra innehållet i avtalet med Sida. De av Sida definierade vidareförmedlande ramorganisationerna erhåller ett särskilt bidrag för att täcka kostnader för vidareförmedlingen (se kap 6).

9

4.1.2 Övriga svenska CSO

Svenska CSO kan söka bidrag för utvecklingssamarbete genom den vidareförmedlande ramorganisation den är medlem i. Organisationer utan sådan tillhörighet kan söka bidrag hos Forum Syd.

5. EGENINSATS

Svensk CSO som får bidrag från denna anslagspost för sitt utvecklingssamarbete ska finansiera en del av kostnaderna med egna medel. Denna egeninsats är att se som ett uttryck för den svenska organisationens prioriteringar och förmåga att mobilisera ett engagemang för sitt utvecklingssamarbete. Miniminivån på egeninsats fastställs av regeringen.8 Nivån är för närvarande 10 % av budgeterade verksamhetskostnader. Egeninsatsen redovisas av ramorganisationen till Sida i relation till det totala bidraget i den finansiella rapporten på övergripande nivå. Egeninsatsen ska utgöras av kontant insamlade medel (i Sverige för svenska organisationer); exempelvis gåvor från allmänheten, företag, organisationer, samfund samt sponsring. Till insamlade medel räknas även medlemsavgifter, testamentsgåvor, donationer, lotteriintäkter samt intäkter från försäljning av varor9 och insamlade medel med gåvobevis. Medel som kommer från andra offentliga bidrag i Sverige10 eller utlandet kan inte utgöra egeninsats. Värdet av eget eller insamlat material, det vill säga varor och tjänster, kan inte räknas som del av egeninsatsen. Intäkt från försäljning av tjänster samt värdet av organisationens eget arbete kan heller inte utgöra del av egeninsatsen. Sida ser positivt på delfinansiering från lokala samarbetspartner i utvecklingsländer och betraktar detta som en naturlig del av samarbetet. Sådan delfinansiering kan emellertid inte räknas som egeninsats.

Avseende Sidas stöd till egeninsats för EU-bidrag, se kapitel 8.

6. KOSTNADSKATEGORIER INOM

ANSLAGSPOSTEN

Sida bedömer varje ramorganisations kapacitet att säkerställa att dess utvecklingssamarbete är kostnadseffektivt. Ramorganisationen bör ha regler och beräkningsunderlag för hur dess olika typer av kostnader klassificeras samt riktlinjer för budgetanalys i efterföljande led som inkluderar definition av och rutin för bedömning av administrativa kostnader.

8 I normalfallet inom av regeringen beslutad strategi för anslagsposten.

9 Avser varor som inte producerats och/eller köpts med medel från Sida.

10 Avser bidrag från stat, landsting eller kommun.

10

Sida beviljar bidrag till tre olika kategorier av kostnader. Kategorierna definieras enligt följande: Verksamhetskostnader En kostnad som är direkt relaterad till utvecklingssamarbetet är att klassificera som en verksamhetskostnad vilket kan innebära kostnader för aktiviteter och personal. Även kostnader för revision av insatser (så som projektstöd och kärnstöd) ingår här. Verksamhetskostnad ska fördelas mellan lokal samarbetspartner, internationell organisation (i förekommande fall), svensk CSO och ramorganisation. Endast medel som är utbetalade enligt ett avtalsförhållande till lokal samarbetspartner anses som ”verksamhetskostnad hos lokal samarbetspartner”.

Administrationskostnader Administrationskostnader är kostnader som inte är direkt relaterade till projektaktiviteterna men som uppstår för att hantera programmen/projekten och bidraget från Sida, till exempel kostnader för att ta fram ansökan och rapportering, löpande uppföljning samt årlig revision av det totala bidraget från Sida, det vill säga kostnader för revision av den övergripande finansiella rapporteringen till Sida inklusive vidareförmedlingskostnader. För dessa administrationskostnader beviljar Sida ett bidrag i form av en schablon om 8 % inkluderat i det totala Sida-bidraget till ramorganisationen. Administrationsbidraget är befriat från egeninsats. Outnyttjat administrationsbidrag kan användas i verksamheten men inte till egeninsats. Vidareförmedlingskostnader Vidareförmedlande ramorganisationer kan söka bidrag till full kostnadstäckning för de faktiska kostnader som är direkt kopplade till vidareförmedlingen av bidrag. Inget administrationsbidrag utgår för kostnader för vidareförmedling. För att Sida ska kunna bedöma vidareförmedlingsbidraget i förhållande till totalen medel som transfereras till medlemsorganisationerna bör de faktiska kostnadsslagen vara verifierbara och presenteras i lämpliga underrubriker.

7. ANSÖKAN OCH RAPPORTERING

För att bland annat underlätta samfinansiering med andra givare och anpassning till lokala samarbetspartners system och rutiner, anger Sidas riktlinjer nedan vilka komponenter ansökan och rapportering bör innehålla. Ramorganisationen använder sig sedan av ett format som den finner passande. Ansökan samt rapportering kan inte innehålla bilder eftersom dokumentet blir för tungt för Sidas system. Tre originalversioner av ansökan respektive rapportering sänds per post eller inlämnas till Sidas reception. Ramorganisationens ansökan och rapportering ska skrivas under av ledningen/styrelsen11.

11

Den person som är behörig enligt stadgar/arbetsordning.

11

7.1 Spegling ansökan - rapportering

Ramsystemet bygger på två huvudpelare. En ansökan avseende en flerårig period (längden bör baseras på ramorganisationens egen strategiska planering), eller i specifika fall kortare, där organisationen visar vad den ämnar genomföra, hur detta ska gå till och till vilken kostnad. Därutöver återrapportering som tydligt speglar det som fastslagits i ansökanstillfället, eller – i förekommande fall - vid reviderad ansökan. Principen följer tabell 1. Tabell 1.

ANSÖKAN RAPPORTERING

Narrativ ansökan Narrativ års-/slutrapportering

Budget Årlig finansiell rapportering

Insatslista partnerorganisationer Rapportering motsvarande lista

Vidareförmedlande organisationer: särspecificera de svenska organisationer till vilka man förmedlar bidrag

Rapportering motsvarande lista

Resultatramverk Slutrapportering: Uppdaterat resultatramverk och utfall i löpande text

Riskanalys - Externa risker - Interna risker

Återrapportering fördefinierade risker

Utvärderingsplan Slutrapport: Syntesrapport genomförda utvärderingar

Årlig statistik/info till CSO databasen

För vidare specifikation vad som krävs avseende var och en av dessa, se kapitlen nedan.

7.2 Ramorganisations ansökan (max 50 sidor exkl bilagor)

Sidas beslut om bidrag omfattar den övergripande nivån, samt programnivån eller motsvarande.

7.2.1 Interna förändringsprocesser och policyer

Kort redogörelse för pågående eller planerade genomgripande interna förändringsprocesser avseende organisation, inriktning och policy, med fokus på förväntade resultat av dessa. Referenser till externa utvärderingar eller granskningar12 av ramorganisationen genomförda av Sida under förutvarande avtalsperiod kan med fördel inkluderas. En uppdaterad lista med ramorganisationens policyer13 kan bifogas. Ansökan från vidareförmedlande ramorganisation bör dessutom innehålla övergripande information enligt ovan avseende de svenska CSO eller motsvarande14 med vilka den har fleråriga avtal om bidrag.

12

T.ex. systemrevision eller kapacitetsstudie. 13

Exempelvis genom hänvisningar till webbplats. 14

T.ex. internationella samarbetsorganisationer.

12

Ramorganisationen förväntas tillämpa ett internationellt fastställt ramverk för intern styrning och kontroll15 inom utvecklingssamarbetet. I tillämpningen av ett sådant ramverk ingår att en årlig riskanalys ska göras avseende utvecklingssamarbetet. Analysen bör beakta olika typer av risker såsom finansiell risk inklusive korruptionsrisk. De risker som identifieras ska värderas och det ska finnas en uppföljningsbar plan samt beslut om hur riskerna ska hanteras. Ramorganisationen bör i ansökan informera om vilket ramverk för intern styrning och kontroll som valts samt redogöra för hur detta tillämpas inom utvecklingssamarbetet.

7.2.2 Utvecklingssamarbetet

Övergripande nivå

1) Resultatmodell samt system för planering, genomförande, uppföljning,

riskhantering och utvärdering Presentation och förklaring av ramorganisationens resultatmodell16 med fokus på programnivån där så är tillämpligt. Referenser till lärdomar och förändringar i relation till tidigare avtalsperiod avseende mål och inriktning bör inkluderas. En sammanställning av uppsatta mål och förväntade resultat bör även biläggas ansökan i form av matris eller motsvarande. Redogörelse för hur ramorganisationen ämnar kvalitetssäkra arbetet utifrån uppsatta mål, genom en utförlig beskrivning av ramorganisationens system för planering och genomförande, inklusive system för uppföljning, riskhantering och utvärdering. Det ska framgå vilka kriterier som använts för urval av insatser utifrån uppsatta mål samt hur ramorganisationen planerar att följa upp dessa insatser under perioden. 2) Samarbetsformer och strategier Redogörelse för i vilka former utvecklingssamarbetet sker med fokus på lokala samarbetspartner i utvecklingsländer samt, med utgångspunkt i det civila samhällets olika roller, ett tydliggörande av vilka huvudsakliga strategier som tillämpas för att uppnå de uppsatta målen17. Redogörelsen bör inbegripa referenser till hur erfarenheter och lärdomar från tidigare avtalsperiod påverkat metoder, strategier och/eller arbetssätt. Redogörelsen bör om möjligt även innehålla referenser till övrigt utvecklingssamarbete inom ramorganisationens prioriterade områden (t.ex. andra givare, tendenser inom det tematiska området).

15

T.ex. COSO/CoCo. 16

Avser här en förklarande redogörelse för verksamhetslogiken, d.v.s. hur uppsatta mål ska uppnås, vilket inkluderar förmodade orsakssamband (t.ex. analys av samband i en resultatkedja) och antaganden om risker. Motsvarande term på engelska ’results framework’. 17

I Kap. 3.4 presenteras de potentialer som Sida prioriterar i enlighet med CSO-strategin.

13

Roll- och ansvarsfördelning mellan ramorganisationen och dess samarbetsparter bör framgå. 3) Tillämpning av principerna för biståndseffektivitet Redogörelse för nuvarande situation och planerade initiativ under kommande period avseende tillämpning av principerna för biståndseffektivitet. Se också kapitel 3.3. Kan gärna inkludera jämförelser mellan t.ex. regioner och/eller program där så är relevant. Av särskild relevans är:

Bidrag till lokalt ägarskap. Inkluderar att redogöra för hur och i vilken utsträckning program/insatser baseras på lokala samarbetspartners egna prioriteringar (t.ex. deras strategiska planer), och att planerade insatser för kapacitetsutveckling bygger på samarbetsorganisationernas egna identifierade kapacitetsutvecklingsbehov.

Anpassning till lokala samarbetspartners kapacitet och system för planering, genomförande, uppföljning och rapportering.

Harmonisering och samordning med andra givare till lokala samarbetspartner i syfte att minska samarbetspartners administrativa belastning. Där harmonisering och samordning inte är möjligt bör orsakerna till detta anges.

Förutsägbarhet. Inbegriper t.ex. redogörelse för hur ramorganisationen arbetar med att säkerställa att avtalsperioderna i samarbetet ger samarbetspartner rimliga möjligheter till strategisk planering.

Programbaserade ansatser (t.ex. inom geografiska och/eller tematiska områden) och stöd som finansierar en lokal samarbetspartners hela verksamhet (t.ex. genom kärnstöd) eller program. Redogörelse för den övergripande situationen (s.k. portföljanalys) och eventuella målsättningar under perioden.

4) Budget Uppställning av total budget på övergripande nivå enligt nedan18. Budgeterade Intäkter

Bidrag från Sidas CSO-anslagspost

Administrationsbidrag

Vidareförmedlingsbidrag (i förekommande fall)

Egeninsats

Övriga budgeterade intäkter från andra anslagsposter på Sida, avseende verksamhet som finansieras via denna anslagspost (i förekommande fall)

Övriga budgeterade intäkter från andra finansiärer, avseende verksamhet som finansieras via denna anslagspost (i förekommande fall)

Budgeterade Utbetalningar/Kostnader

Utbetalningar till lokal samarbetspart

Utbetalningar till internationell samarbetspart19

18

För klassificering av kostnader se Kap. 6.

14

Utbetalningar till svensk CSO (för vidareförmedlande organisationer)

Verksamhetskostnader hos ramorganisation

Administrationskostnader som finansieras av administrationsbidraget

Vidareförmedlingskostnader (i förekommande fall) För att synliggöra vilka typer av kostnader som ingår i budgeten samt hur mycket som utgör kostnader hos de olika samarbetsparterna, ska kostnadsposterna innehålla underrubriker. Lämpliga underrubriker för ”verksamhetskostnader hos ramorganisation” kan t ex innefatta kostnader för kapacitetsstöd till samarbetsparter, direkta aktivitetskostnader som täcks av ramorganisationen och olika kostnader för huvudkontor/regionkontor/ lokalkontor. För administrationskostnader bör det framgå vilka typer av kostnader som omfattas, så som lönekostnader, kontorsmaterial och lokalhyra. Utfallet för dessa underrubriker behöver inte redovisas på kostnadstyp. Det ska även framgå hur stor del av administrationsbidraget som vidareförmedlas till samarbetspartners. För ”vidareförmedlingskostnader” kan lämpliga underrubriker vara av typen utvärderingar, resor, uppföljning och revision, kapacitetsutveckling och rådgivning, IT, personal (specificera gärna tjänster). Posterna ”Utbetalningar enligt gällande avtal avseende verksamheten hos svensk CSO” och ”Utbetalningar enligt gällande avtal avseende verksamheten hos internationell samarbetspart” ska innehålla underrubriker för utbetalningar till lokal samarbetspartner samt för kostnader hos svensk CSO eller kostnader hos internationell samarbetspart. Syftet med underrubrikerna är att synliggöra hur mycket som utgör kostnader hos svensk CSO och internationell samarbetspart och hur mycket som utgör utbetalningar till lokal CSO enligt ett avtalsförhållande. Notera att Sida normalt inte tillåter att budgeten inkluderar kostnader för fastigheter, tomtmark eller byggnader, fact-finding-resor eller initiativ för att hitta nya samarbetspartners samt inte heller kapacitetsutveckling av ramorganisationens egen personal (förutom finansierad med administrationsbidrag). 5) Andra Sidaintäkter Ramorganisation bör i förekommande fall dessutom inkomma med information om intäkter från Sidas andra anslagsposter avseende ramorganisationens övriga verksamhet. 6) Kostnadseffektivitet En redogörelse för hur ramorganisationen har resonerat kring att kostnaderna och de ekonomiska resurserna för insatsen förefaller rimliga i förhållande till förväntade resultat.

19

Gäller ramorganisationer som är en del av en internationell organisatorisk struktur och där utbetalningar sker till ramorganisationens internationella eller nationella kontor.

15

7) Upphandling Ramorganisationen ska redogöra för om huruvida upphandling kommer att ske under avtalsperioden, ända ut i avtalsledet, och hänvisa till det regelverk för upphandling som då föreslås användas.

Presentation av program

Oavsett disposition, bör informationen om varje program presenteras separat och innefatta följande komponenter:

Integrerad analys av fattigdomssituationen inom programmets räckvidd samt redogörelse för primär målgrupp (rättighetsinnehavare), ansvarshavare och andra aktörer med relevans för måluppfyllelsen.20

Geografisk avgränsning.

Utvecklingsmål och programmål/förväntade resultat på effektnivå21, samt indikatorer för måluppfyllelse som utgår ifrån nuvarande situation22.

Övergripande beskrivning av samarbetspartners

Analys av identifierade risker och planerad hantering av dessa.

Bärkraftighet inklusive planer för utfasning av finansiellt stöd, med fokus på hållbara effekter hos målgruppen.

Situation och eventuella planerade förändringar inom programmet avseende tillämpande av principerna för biståndseffektivitet (t.ex. anpassning till lokala samarbetspartners system och rutiner, harmonisering av krav och samordning med andra givare, andel programstöd och/eller kärnstöd).

Redogörelse för integreringen av för programmet relevanta tvärfrågor t ex gender, miljö, konflikt och hur de har integrerats.

Budget, vilken som minimum bör inbegripa: Budgeterade intäkter

Bidrag från anslagsposten

Övriga budgeterade intäkter från andra anslagsposter på Sida avseende verksamhet som finansieras via denna anslagspost (i förekommande fall)

Övriga budgeterade intäkter från andra finansiärer avseende verksamhet som finansieras via denna anslagspost (i förekommande fall)

Budgeterade kostnader

Programkostnader finansierade från denna anslagspost

Programkostnader finansierade från andra finansiärer och övriga Sidaenheter

20

Jfr. eng. ’rights holders’, ’duty bearers’ respektive ’other stakeholders’. 21

Eng. outcome. 22

Eng. baseline.

16

Ramorganisation ska utöver ovan i listform presentera planerad budget per program/tematiskt område, region och land, samt där tillämpbart per bidragsmottagande svensk CSO.

Presentation av insatser

De insatser (projekt eller andra former av stöd23) som ingår i en ansökan ska presenteras i listform och biläggas ansökan. Presentationen av varje insats bör som minimum innehålla uppgifter om geografisk avgränsning och/eller tematisk inriktning, lokal(a) samarbetspartner samt total budget. I det fall ramorganisationen inte bedriver sitt utvecklingssamarbete i program enligt Sidas definition24, ska utöver vad som anges ovan information om mål/förväntade resultat samt sammanfattad riskanalys per insats ingå i ansökan till Sida.

7.2.3 Ramorganisations ansökan om förlängningsår

Mellan två fleråriga bidragsavtal infaller ett så kallat förlängningsår. Inför förlängningsåret ska ramorganisation inkomma med ansökan om ettårigt bidrag, vilken i normalfallet ska utgå från den ursprungliga ansökan om flerårigt bidrag, med fokus på förändringar och avvikelser i relation till denna. Ansökan bör utgå från samma struktur som flerårsansökan, det vill säga utifrån riktlinjerna i kapitel 7.2 ovan.

7.3 Årlig narrativ lägesrapport under flerårigt avtal om

bidrag, samt slutlig narrativ rapport avseende ettårigt

bidrag (max 3 sidor exklusive bilagor)

Under pågående avtal om flerårigt bidrag ska ramorganisationen efter varje s.k. mellanår inkomma med en lägesrapport. Denna rapport ska inkludera nedanstående komponenter:

Kortfattad lägesbeskrivning avseende: o avvikelser från ansökan samt i förekommande fall inkluderande förslag på

förändrad resultatmodell jämfört med ansökan o interna processer hos organisationen

Eventuell särskild rapportering enligt avtal Även slutrapport över ettårigt bidrag ska utformas enligt ovanstående. För bedömningen av denna rapportering inhämtar Sida även, vid tillfället tillgänglig, information från CSO-databasen.

23

Exempelvis kärnstöd eller programbaserat stöd. 24

Se Kap. 1.1.

17

7.4 Ramorganisations narrativa rapportering avseende

slutrapport för flerårigt bidrag (max 50 sidor exklusive bilagor)

Ramorganisations rapportering ska relatera till och spegla av Sida godkänd ansökan och budget för perioden. Rapporteringen bör innehålla en analys av resultat på effektnivå (eng outcome) med lärdomar samt information om hur resultaten uppnåtts och ramarnas och insatsernas bidrag till uppfyllandet av resultatet. Analysen bör reflektera kopplingen mellan insatsen och det redovisade resultat. Redovisning av outputs kan användas kortfattat för att exemplifiera hur ett resultat uppnåtts. Rapporteringen kan med fördel innehålla exempel (storytelling).

Riktlinjerna nedan avser slutrapportering avseende utvecklingssamarbetets innehåll med fokus på resultat. Finansiell rapportering och revision sker årligen25.

7.4.1 Internt arbete, förändringsprocesser och policyer

Redogörelse för genomförda betydande interna förändringsprocesser avseende organisation, system, inriktning och policy, inklusive huruvida de förväntade resultaten av dessa uppnåddes. Referenser till externa utvärderingar eller granskningar26 av ramorganisationen genomförda av Sida under perioden ska inkluderas. Rapport från vidareförmedlande ramorganisation bör dessutom innehålla en övergripande redovisning enligt ovan avseende de svenska CSO eller motsvarande27 med vilka den har fleråriga avtal om bidrag. Redogörelse för tillämpningen inom utvecklingssamarbetet av det internationella ramverk för intern styrning och kontroll som har valts. Rapporteringen bör inkludera en redogörelse av ramorganisationens arbete med riskanalys och riskhantering. En särskild redogörelse bör göras av ramorganisationens arbete med anti-korruption.

7.4.2 Utvecklingssamarbetet

Övergripande nivå

Analys av resultat samt lärande Analys av resultat på effektnivå28 (förväntade och icke förväntade, positiva och negativa) under perioden, i relation till ramorganisationens resultatmodell. Analysen bör ha en jämförande (t.ex. mellan program eller regioner) och förklarande ansats (varför vissa effekter uppnåddes och, där så är fallet, andra inte). Med utgångspunkt i rapporteringen per program eller motsvarande, kan ett urval av program eller insatser som ramorganisationen finner av generellt intresse presenteras mer utförligt (s.k. best practices och/eller negativa erfarenheter) med fokus på gemensamt lärande.

25

Se Kap 7.5. 26

T.ex. systemrevision eller kapacitetsstudie. 27

I vissa fall, t.ex. inom det internationella fackliga samarbetet, bör även internationella bidragsmottagare inkluderas i punkterna nedan. 28

Eng. outcome.

18

Redogörelse för hur arbetet kvalitetssäkrats, inkluderande en uppskattning av hur ramorganisationens system för planering och genomförande, inklusive uppföljning, och utvärdering fungerat samt eventuella lärdomar kring detta. Sammanfattande presentation och analys av genomförda utvärderingar bör inkluderas. Ramorganisationen ska därutöver redovisa hur man har följt upp villkor och risker i bedömningen av insatser. Genomförda initiativ för ökad biståndseffektivitet Kortfattad redogörelse för vad som sammantaget uppnåtts avseende ökad biståndseffektivitet under perioden och då särskilt beträffande harmonisering och samordning med andra givare och lokalt ägarskap. I fråga om harmonisering och samordning med andra givare bör rapporten behandla i vilken utsträckning samordning och/eller harmonisering sker med andra givare och vad samordningen/harmoniseringen innebär. Inom ramen för arbetet med att stärka det lokala ägarskapet bör det framgå hur ramorganisationen anpassar verksamheten till lokala samarbetspartners kapacitet och system för planering, genomförande, uppföljning och rapportering samt i vilken utsträckning man använder programbaserade ansatser och kärnstöd som utgår från lokala partners egna prioriteringar. Såväl svårigheter i genomförandet som lyckade exempel kan med fördel synliggöras och analyseras.

Rapportering per program

Oavsett disposition, bör redovisningen av varje program ske separat och inbegripa följande komponenter: Redovisning och analys av resultaten på effektnivå29 inom programmet (förväntade och icke förväntade, positiva och negativa) i relation till programmets egna mål/förväntade resultat såsom angivna i ansökan. Redogörelsen bör inbegripa en förklarande ansats och en ambition att dra lärdomar av generell karaktär avseende tillämpade arbetsmetoder/strategier och det civila samhällets potentialer.

Redovisning av prestationer (outputs) bör endast ske kortfattat och analytiskt.

Analys av faktorer (externa och interna) som påverkat programmets genomförande positivt eller negativt, och vilka åtgärder som vidtagits i förhållande till dessa. Bör inkludera återkoppling till ansökans riskanalys.

Redogörelse för och slutsatser från genomförda utvärderingar och eventuella åtgärder föranledda av dessa. Detta avsnitt bör konsekvent inkludera analys av hur lokala samarbetspartner och målgrupper påverkats och involverats.

Analys av huruvida programmets bärkraftighet stärkts under perioden. Där så är tillämpligt: redogörelse för genomförandet av utfasningsplan.

Redovisning och analys av genomförda eller icke genomförda planerade initiativ avseende tillämpning av principerna för biståndseffektivitet, t.ex. avseende

29

Eng. outcome.

19

anpassning till lokala samarbetspartners system, harmonisering av krav, rutiner m.m. med andra givare.30

Redovisning av insatser

De insatser31 som ingått i respektive program ska redovisas i listform och biläggas rapporten. Redovisningen av varje insats bör som minimum innehålla uppgifter om lokala samarbetspartner, geografisk avgränsning och/eller tematisk inriktning samt total budget. För ramorganisation vars utvecklingssamarbete inte sker i program enligt Sidas definition32, bör redovisningen för respektive insats som minimum även inkludera en kortfattad presentation av uppnådda resultat på effektnivå33. Vidareförmedlande ramorganisation bör utöver ovan i sin rapportering inkludera en sammanfattande bedömning av sina svenska medlemsorganisationer eller motsvarande.

7.5 Årlig finansiell rapportering och revision

Finansiell rapportering ska ske årligen hos ramorganisationen och hos bidragsmottagande organisationer i efterföljande led. Ramorganisationens årliga finansiella rapport på övergripande nivå avseende medlen ur denna anslagspost ska vara uppställd i huvudsaklig enlighet med den rapportmall som finns bilagd till avtalet. Detaljeringsnivån avseende uppställningen av budget och finansiell rapportering i efterföljande led bör utgå från samarbetspartners system. Ramorganisationen har dock ansvar för att budgetanalys görs hos ramorganisation och respektive bidragsmottagande organisation i efterföljande led för att säkerhetsställa kostnadseffektivitet. Ramorganisations och bidragsmottagande organisationers årliga finansiella rapport ska granskas av revisorn i respektive led enligt de regler som stipuleras i avtalet mellan Sida och ramorganisationen. Revisorns rapportering ska bifogas den finansiella rapporten.

Programnivå eller motsvarande En finansiell rapport på programnivå ska inlämnas, och som minimum innehålla följande rubriker: Intäkter

Bidrag från anslagsposten

Övriga intäkter från Sida avseende verksamhet som finansieras via denna anslagspost (i förekommande fall)

Övriga intäkter från andra finansiärer avseende verksamhet som finansieras via denna anslagspost (i förekommande fall)

30

Se Kapitel 3.3. 31

Se Kap. 1.1. 32

Se Kap. 1.1. 33

Eng. outcome.

20

Budgeterade kostnader

Programkostnader finansierade från denna anslagspost

Programkostnader finansierade från andra finansiärer och övriga Sidaenheter

Insatsnivå

Totala kostnader per insats ska rapporteras.

8. RAMORGANISATIONS BIDRAG TILL

EGENINSATS TILL STÖD FRÅN EUROPEISKA

KOMMISSIONEN

Svensk CSO som får utvecklingsinsatser finansierade av Europeiska Kommissionen, kan erhålla bidrag från Sida till den av EU krävda egeninsatsen, eller del därav, under förutsättning att;

CSO-anslagets medelstilldelning tillåter detta

Insatsen ligger inom ramen för CSO-strategins mål och intentioner

Avtal för insatsen tecknats med Europeiska Kommissionen

Ansökan skickas in enligt nedan Denna kompletterande finansiering för egeninsats kan erhållas för utvecklingssamarbete som Sida bedömer bidrar till genomförandet av CSO-strategin. Huvudprincipen är att stödja finansiering av egeninsatsen så att denna inte behöver överstiga den nivå som gäller för anslagsposten (för närvarande 10 %) Sida kan bidra till hela egeninsatsen i händelse av att det finansiella utrymmet tillåter detta. Sidas avtalspart är i dessa fall ramorganisationen. För organisationer som inte är ramorganisationer, se punkt 8.1 nedan. Sida utgår i sin bedömning från Europeiska Kommissionens bedömning samt ansöknings- och rapporteringsformat.

Ramorganisationen förväntas - då den fått besked från Kommissionen att inlämna fullständig ansökan - informera ansvarig handläggare på Sida om detta och indikera nivå för svensk egeninsats. Detta för att Sida på bästa sätt ska kunna planera anslagsutnyttjandet.

8.1 Ansökan om bidrag till egeninsats för

utvecklingssamarbete finansierat av Europeiska

Kommissionen

Ramorganisationen kan ansöka om bidrag till egeninsatsen för EU-finansierade insatser och ska då inkomma med en ansökan till ansvarig handläggare på Sida. Detta görs när medel beviljats från Europeiska Kommissionen och kan ske löpande i förhållande till avtalet mellan Sida och ramorganisationen. Ramorganisation kan – i händelse EU beviljat flera insatser – lägga samman dessa i samma ansökan till Sida. Sida fattar beslut om bidrag under förutsättning att medel finns tillgängliga.

21

För CSO utan eget ramavtal med Sida gäller samma principer som ovan, med det undantaget att ansökan ska ske via den vidareförmedlande ramorganisation man är medlem i, eller via Forum Syd om CSO saknar naturlig koppling till någon annan ramorganisation.

8.1.1 Ansökans innehåll

Vid ansökan om bidrag till egeninsats för utvecklingssamarbete finansierat av Europeiska Kommissionen ska ramorganisationen inkomma med ett underlag till Sida. Det kortfattade underlaget ska som minimum inkludera följande information:

Insatsidentitet, d.vs vilket EU-budgetlinje (geografisk/tematisk) från vilket medel beviljats från Europeiska Kommissionen, tillsammans med relevant insatsnummer.

Insatsens benämning, land/region samt förväntad insatsperiod. (20xx-20xx)

Insatsens mål/förväntade resultat samt hur insatsen bidrar till genomförandet av CSO-strategin.

Presentation av målgrupper, samarbetsformer och samarbetspartner (svenska och övriga).

Redogörelse för insatsens finansiella upplägg och den roll som svensk CSO har i insatsen (exempelvis s.k. lead applicant eller co-applicant).

Tidplan samt övergripande EU-budget med följande data; - Total projektbudget i euro - ECs bidrag i euro - Insatsens förväntade totala egeninsats i euro - Den svenska organisationens respektive andra aktörers bidrag till egeninsatsen i euro.

Därutöver, ansökt belopp från Sida i SEK, totalt för perioden samt årsfördelat. Budget skall tydliggöra organisationens kostnader samt, i förekommande fall, del av gemensamma kostnader. Vid omräkning av euro eller annan valuta till svenska kronor ska vald valutakurs anges specifikt.

Avtal eller annat underlag som styrker att medel kommer att beviljas från Europeiska Kommissionen. Vidareförmedlande ramorganisation har att rekvirera dessa underlag från medlemsorganisation eller motsvarande i det fall sådan beviljats stöd.

8.2 Rapportering av bidrag till egeninsats till stöd från

Europeiska Kommissionen

Ramorganisation ska årligen i samband med övrig rapportering till Sida beskriva eventuella avvikelser från ansökan. När en organisation fått sin slutrapport godkänd av Europeiska Kommissionen ska organisationen delge Sida rapporten elektroniskt inom 14 dagar. I händelse av att

22

organisationen inte får ett officiellt skriftligt godkännande av slutrapporten av Europeiska kommissionen ska Sida informeras om detta. För varje slutrapporterad insats ska även följande information anges till Sida;

kortfattat beskrivning av hur det genomförda utvecklingssamarbetet bidragit till genomförandet av CSO-strategin34

Total planerad projektbudget i Euro, respektive det slutliga utfallet avseende denna.

Totalt planerat respektive nyttjat EC-bidrag i Euro.

Den totala egeninsats som den svenska organisationen och andra aktörer bidragit med i Euro.

Den del av den Sida-stödda egeninsatsen som nyttjats. Medel som ej nyttjats och som ska återbetalas till Sida, ska anges i rapporten.

I den händelse ramorganisationen inte förbrukar hela EC-bidraget under projektperioden, ska organisationens Sida-bidrag till egeninsatsen justeras ner i motsvarande grad. Organisationen skall då återbetala mellanskillnaden till Sida.

9. INFORMATION OM OCH HANTERING AV

AVVIKELSEÄRENDEN

Avvikelseärenden omfattar de ärenden som riskerar att påverka organisationens möjlighet att rapportera sina bidrag och sin verksamhet enligt avtal med Sida CIVSAM, till exempel på grund av misstanke om oegentligheter, försenad rapportering trots påminnelser, att kostnader saknar underlag eller att kostnader legat utanför den av ramorganisationen godkända budget.

9.1 Rapportering till Sida

Ramorganisationen har enligt avtal informationsplikt till Sida så snart ett avvikelseärende uppstått. Sida vill ha information om ärenden så snart misstankar om problem finns. Det är bättre att informera ”för tidigt” och sedan stryka ärendet om det visar sig att det inte fanns några belägg för misstankarna. Ett ärende ska alltid rapporteras till ansvarig handläggare på Sida CIVSAM. Anmälan om avvikelse i ett projekt/program, bör ske via särskild mall (se bilaga 1 till Riktlinjerna). Ifylld mall mailas in till ansvarig handläggare. Uppdateringar i ett ärende ska ske löpande, då ny, för ärendet väsentlig information, framkommit genom att mallen för rapportering av avvikelseärenden uppdateras.

Rapporterade avvikelser ska årligen listas och lämnas till Sida 15 januari. Listan ska innehålla information om uppdatering av hanteringen av ärendet samt dess status. Rapporteringen den 15 januari syftar till att få tillgång till den mest uppdaterade informationen som möjligt inför Sidas redovisning av statistik över korruptionsärenden.

34

Se kap 3.

23

Ärenden som gör att användning av bidrag inte kan rapporteras till Sida enligt avtal, ska alltid rapporteras under Orapporterade ärenden i den finansiella årsrapporten. Denna rapportering bör som minimum innehålla berörd samarbetsorganisation, land, år och totalt projektbelopp, samt oredovisat belopp.

9.2 Ansvar för hantering av ärendet

Ramorganisationen har det fulla ansvaret för att hantera avvikelseärenden och att tillämpa sina interna system och rutiner, men konsulterar vid behov Sida under processens gång. Ska en extern utredning tillsättas (t ex forensic audit) bör utkast på uppdragsbeskrivningen skickas till Sida för godkännande. Detta för att Sida ska kunna hjälpa till att se till att utredningen blir korrekt och omfattar det den bör utifrån kontexten. Förfrågan om godkännande av uppdragsbeskrivningen ska skickas till handläggare och controller och där ska tydligt framkomma inom vilket tidsspann Sida måste svara. Om Sida inte hinner svara inom givet spann kan uppdragsbeskrivningen anses godkänd. Dock kan Sida, utöver ramorganisationens revision, genomföra en särskild revision av den berörda insatsen.

9.3 Sidas hantering av ärendet

När en handläggare får information om ett avvikelseärende från en ramorganisation informeras enhetens controller. Denne informerar och konsulterar sedan enhetschef samt vid behov Sidas utredningsgrupp och jurister. CIVSAM:s controller för en logg över pågående avvikelseärenden som uppdateras när ny information inkommer eller när ett ärende anses vara slutbehandlat. Utredningsgruppen tar del av denna logg och för statistik över alla misstankar om korruption och andra oegentligheter som inkommer till Sida. En bedömning görs av organisationens hantering av ärendet, och Sida kommunicerar om man rekommenderar särskilda åtgärder. Handläggaren kan även bistå organisationen i råd om lämplig hantering av ärendet, genom att ta hjälp av utredningsgruppen, jurister och dylikt. Samtliga handlingar som inkommer till Sida ska enligt offentlighetsprincipen registreras. Information som inkommer muntligen, och för ett ärende framåt, ska även den antecknas och registreras. Information om avvikelseärenden som inkommer till Sida registreras alltså alltid. Dock finns det möjlighet för Sida att sekretessmarkera känslig information. Ramorganisationen bör informera Sida om man anser att ärendet eller särskilda dokument behöver sekretessmarkeras.

9.4 Lämpliga åtgärder vid misstanke om korruption

Vilka åtgärder som är lämpliga beror på vilken typ av avvikelse det rör sig om, samt i vilken kontext man befinner sig. Det är viktigt att alltid agera snabbt och att tydligt markera vad man anser vara oacceptabelt beteende.

24

Ett antal åtgärder att alltid ta ställning till är:

Stoppa vidare utbetalningar till partner tills ärendet är utrett

Avstängning av person, om ärendet rör anställd på organisationen

Lämna skriftlig påminnelse, inklusive tydlig deadline, för rapporteringen. Informera i påminnelsen om vad som kommer ske om rapportering ej inkommer.

Ställ skriftligt återbetalningskrav, med hänvisning till att avtal inte har hållits. Inkludera tydlig deadline, samt informera om vad som kommer ske om återbetalning ej inkommer.

Anmälan till kronofogdemyndighet, om återbetalning ej skett

Polisanmälan, om brottsmisstanke föreligger. Kopia på polisanmälan bör bifogas till rapporteringen till Sida.

Anmälan av civilrättsligt mål, om det rör sig om avtalsbrott

Anmälan till relevant anti-korruptionsbyrå, myndighet för registrering av NGOs, eller dylikt

Har organisationen i fråga gått i konkurs/likviderats ska bevis för detta hämtas in, kopia bör bifogas till rapporteringen till Sida.

Intern utredning av ärendet, för att klargöra vad som har skett.

Extern utredning av ärendet, för att klargöra vad som har skett. Detta kan till exempel röra sig om en extra revision med ett särskilt uppdrag att granska vissa underlag mer noggrant eller en forensic audit för att klargöra om bevis för misstänkta oegentligheter finns.

Bedöm i vilken utsträckning aktiviteter har ägt rum enligt plan och avtal, och vad som styrker detta (om finansiell rapportering inte är godkänd)

Ta hjälp av lokal kompetens för att få råd i vilka åtgärder som är möjliga att vidta i den aktuella kontexten, till exempel lokala jurister, revisorer, andra CSOs på plats eller personal på ambassaden. Kontaktas ambassaden i det aktuella landet, så ska handläggaren på CIVSAM informeras om detta.

Kontakta eventuella andra givare och informera om ärendet Om någon åtgärd inte är möjlig/lämplig, ska ramorganisationen motivera detta i sin rapportering till Sida.

Sidas policy är att vid ärenden av misstänkta oegentligheter ska man alltid agera och alltid informera samt aldrig acceptera. Det är viktigt att alltid skicka en tydlig signal om vad som är oacceptabelt beteende. Det är också viktigt att ägna resurser åt alla åtgärder som kan föra ärendet framåt. Diskutera gärna med ansvarig handläggare om man känner sig tveksam till att vidta vissa åtgärder, utifrån ärendets kontext. För att finansiera en utredning av ett ärende, är det möjligt att göra omfördelningar i den med Sida avtalade budgeten, enligt de regler som stipuleras i avtalet. Stäm av förändringarna med ansvarig handläggare. Ramorganisationen bör också registrera den tid som utredning av ärendet omfattar.

9.5 Avsluta ett ärende

Ett ärende kan slutrapporteras till Sida på två sätt:

a) Ramorganisationen får in tillfredsställande rapportering kring ärendet, och avvikelsen kan strykas. Sida behöver inte godkänna ärendet separat, utan det är tillräckligt att organisationen meddelar att den inkomna rapporteringen är tillräcklig utifrån gällande krav mellan ramen och dess avtalspartner. Projektet

25

ska sedan ingå i ordinarie slutrapportering av insatser vid nästkommande rapport till Sida.

b) Ramorganisationen bedömer att man gjort allt som är möjligt för att få in tillfredsställande rapportering, dock utan framgång.

Vid alternativ b) är ärendet att betrakta som orapporterade medel till Sida. Organisationen ska lämna en slutredogörelse över ärendet till Sida så snart man anser ärendet vara slutbehandlat. Slutredogörelsen bör minst innehålla:

Organisation/projekt/program som ärendet gäller (inklusive projektår)

Typ av avvikelse

Lokal partners agerande (om aktuellt)

Samarbetsorganisationens agerande (vid vidareförmedling)

Ramorganisationens agerande

Vilken bedömning/riskanalys som ramorganisationen gjorde av avtalspartners inför att ingå samarbete med organisationen.

Skrivning i avtalet mellan ramorganisation och partner om att återbetalningsskyldighet föreligger om medel använts till icke-avsett syfte och/eller inte kan redovisas enligt avtal.

Resultat från eventuella interna/externa utredningar, anmälningar till rättsinstanser och dylikt

Ramorganisationens sammanfattande motivering till varför ärendet inte går att avsluta med en tillfredsställande rapportering och inte går att utreda vidare

Bedömning av i vilken utsträckning aktiviteter har skett enligt plan och avtal

Summa för avvikelsen i SEK

Ramorganisationens lärdomar och ändrade rutiner efter ärendet – hur ska man minska risken för att liknande händelser sker igen.

Ramorganisationens nedlagda tid i timmar på att utreda ärendet samt extra kostnader för utredning.

Vid alternativ b) tar Sida ställning till informationen i den inkomna slutredogörelsen av ärendet och fattar beslut om hur stort belopp ramorganisationen är återbetalningsskyldig till Sida. Inför ett sådant beslut konsulterar CIVSAM vid behov Sidas utredningsgrupp och jurister. Sida fattar beslut om återbetalningskrav löpande under året.

Bilagor till Riktlinjerna

Bilaga 1. Mall för anmälan av avvikelseärende ramarna

26

BILAGA 1. MALL RAMORG – ANMÄLAN VID MISSTANKE OM

AVVIKELSE

1. Namn på ramorganisation:

2. ORG´s nummer:

3. Namn på aktuell underorganisation:

4. Namn på stöd:

5. Typ av stödform:

6. Land:

7. Sektor:

8. Typ av misstanke:

9. Datum när misstanken inkom till ramorg:

10. Hur uppstod misstanken:

11. Ev. andra givare:

12. Ev. utredning:

13. Ev. polisanmälan:

14. Ev. belopp:

15. Vidtagna åtgärder hittills:

16. Planerade åtgärder:

Vid misstanke om avvikelseärende, använd denna mall för rapportering till Sida. Fyll i samtliga rubriker där ni har tillgänglig information. Uppdateringar i ärendet ska ske till Sida löpande genom en uppdatering av denna mall. Rapportering om ärendet ska ske till ansvarig handläggare på Sida/Civsam, som i sin tur informerar CIVSAM:S controller. Utöver detta behöver Sida en årlig sammanställning från ramorganisationen över årets inkomna/pågående/avslutade ärenden. Sammanställningen ska vara ramorganisationens ansvariga handläggare tillhanda senast 15 januari efterföljande år.

27

Hjälptext till mallen för anmälan vid misstanke om avvikelse

1. Namn på ramorganisation: Den ramorganisation som Sida har ramavtal med.

2. ORG´s nummer: Varje ramorganisation bör ta fram en egen nummerserie där

det är möjligt att avgöra vilket år misstanken rapporterades med följd av ett

individuellt nummer. T ex för Forum Syd: FS-2013-01

3. Namn på aktuell underorganisation: Den underorganisation där misstanken har

uppstått.

4. Namn på stöd: Namn på stödet (projektet/programmet) enligt avtalet.

5. Typ av stödform: T ex organisations-, kärn- eller projektstöd35.

6. Land: Aktuellt land där misstanken finns. Kan även vara en region.

7. Sektor: T ex vattensektorn, utbildningssektorn osv…, om det är specificerat.

8. Typ av misstanke: Kort beskrivning av aktuell misstanke. Kan t ex avse

förskingring, jäv, stöld, inte följt upphandlingsregler, nepotism, mutor,

utpressning m.m. Sidas definition av korruption är ”Missbruk av förtroende,

makt eller position för otillbörlig vinning”.

9. Datum när misstanken kom till ramorg: Datum när ramorganisationen fick

kännedom om misstanken.

10. Hur uppstod misstanken: Kan t ex vara anonymt tips, media, revision,

whistleblowers, andra givare m.m.

11. Ev. andra givare: Finns det andra givare inom samma stöd? Det är viktigt för Sida

att känna till i vår dialog med andra givare.

12. Ev. utredning: Är någon typ av utredning aktuell i detta ärende? Observera att

Sida enligt avtal har rätt att godkänna ToR före eventuell utredning och anser att

det är lämpligt att så sker i syfte att säkerställa att utredningen inkluderar alla

aspekter av vikt för denna typ av ärenden.

13. Ev. polisanmälan: Är det aktuellt med polisanmälan? Har en anmälan gjorts? I

sådana fall i vilket land och till vilken instans? Alternativt, till någon annan

rättsinstans (antikorruptionsbyrå, Riksrevisor eller dylikt)?

14. Ev. belopp: Har ni kännedom om det finns ett känt belopp?

15. Vidtagna åtgärder hittills: Beskriv kortfattat i punktform vilka åtgärder som har

vidtagits.

16. Planerade åtgärder: Beskriv kortfattat i punktform vilka åtgärder som planeras

att vidta och när dessa beräknas ske. När planerar ni att informera Sida igen?

35

Organisationsstöd är med volontär på plats, det gamla personalbiståndet. Kärnstöd är ett generellt stöd till en organisation utan öronmärkningar och projektstödet stödjer specifika projekt som samarbetspartnern genomför.