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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL - SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL - SDIS SDIS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVADIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Subsistema Interno de Gestión Documental, Subsistema Interno de Gestión Documental, Correspondencia y Archivo– SIGACorrespondencia y Archivo– SIGA
20132013
CAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOSCAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOS
Imagen tomada de: http://pixers.es/fotomurales/edificio-vector-isometrico-de-alta-16267650
Imagen tomada de: http://www.conildelafrontera.es/opencms/opencms/conildelafrontera/ayuntamiento/archivo.html
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
AC2.1.6/4 ACTAS2.1.6/4.2 ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 10 CT Valor legal y valor jurídico . Decreto 2527 de 1950 y 3354 de
1954. / Documento esencial, actividades de contextohistórico interno, relevante para la historia institucional,entre otras formas de hacer la historia.
2.1.6/4.6 ACTAS DE ENTREGA DE CARGO 1 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /Documentos que carecen de valor secundario. Debido a subajo volumen se conservará toda la subserie.
2.1.6/8 APERTURA DE CUENTAS2.1.6/8.1 APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES 20 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumense conservará toda la subserie.
2.1.6/8.2 APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO 20 S Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /Documento funcional, actividades. Selección aleatoria deuna carpeta por año, como muestra para representación deforma.
2.1.6/8.10 ARQUEOS2.1.6/8.10.1 ARQUEOS DE CAJA Y TITULOS VALOR 5 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumense conservará toda la subserie.
M S
RETENCION EN AÑOS
DISPOSICION SERIE O ASUNTOCODIGO Nº PROCEDIMIENTO
CT E
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 2.1.6
PERIODO 2 : 1959 - 1974
ENTIDAD PRODUCTORA: BANCO CENTRAL HIPOTECARIO
BANCO CENTRAL HIPOTECARIO EN LIQUIDACIONTABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUCURSAL / GERENCIA GENERAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Imagen tomada de: http://www.archivointeligente.com/implementaci%C3%B3n-de-trd-y-tvd-asesoria
Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 17
Son series conformadas por unidades documentales simples (tipo documental) y se colocan sistemáticamente uno a continuación de otros.
1. Ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de Juntas Directivas, Asambleas,
Comités, Comisiones.
2. Al revisar la unidad de conservación el primer
documento debe registrar la fecha más antigua y el último la
fecha más reciente.
3. Se ordenan por un sistema numérico - cronológico
Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 19
Compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Comúnmente llamados expedientes
1. Ejemplo: Contratos, las ordenes de pago, las historias laborales,
las historias clínicas, los procesos disciplinarios, los
procesos jurídicos.
2. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento
alrevisar la unidad de conservación y
el que lo finiquitó, el último.
SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
Dependencia Serie Subserie SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso Procedimient oArchivo de Gest ion
Archivo Cent ral
CT E MT S
12120 ACTAS
Actas de la Comisión de Personal 2 8 X X
Acta de reunión
Convocatoria
Lista de Asistencia
Anexos (informes, reclamaciones)
ELECCIONES DE LA COMISION DE PERSONAL 2 10 X
Documento de convocatoria a la elección
Lista de aspirantes
Lista de sufragantes
Comunicaciones (notificaciones a jurados)
Acta de apertura de mesa
Votos
Acta de cierre de mesa
Acta de escrutinio
Acto administrativo de conformación de la Comisión
SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
RETENCION DISPOSICION FINAL
Format o Tabla de Ret encion Document al
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL Hoja No. 1 de OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Fecha Aprobación Comit é de Gest ión Document al: 2013/ 05/ 15
Ley 909 de 2004 Art16, Decreto 1228 de 2005. Cumplido el tiempo de retención en la entidad se realiza proceso de digitalización y se transfiere al Archivo de Bogotá; ya que las actas contienen decisiones referentes a la administración de personal
PROCEDIMIENTOSCODIGO
Ficha ADB (6). Una vez la documentación pierda sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá para este procedimiento
CT = Conservación Tot alE = EliminaciónMT = Medio Tecnológ icoS = Selección
NOMBRE JEFE DEPENDENCIA: __________________________________________ FIRMA ____________________________________
RESPONSABLE SIGA __________________________________________________ FIRMA ____________________________________
ALCALDÍA M AYORD E BOGOTÁ D .C .
Integración Soc ialSecretaría
Imagen tomada de: http://alfonsoeconomia.blogspot.com/2010/11/secretaria-y-archivo.html
Imagen tomada de: http://inciclopedia.wikia.com/wiki/Archivo:Oficina_desordenada.jpg
TRD O TVD
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Subdirección para la Familia
Subdirección para la Vejez
Subdirección para la Adultez
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
25 de mayo de 2013
13 de abril de 2013
24 de marzo de 2013
15 de febrero de 2013
25 de mayo de 2013
15 de abril de 2013
24 de marzo de 2013
15 de febrero de 2013
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
No. de
Folios
Frecuencia
de consultaNOTAS
Est. Ent. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo otro Soporte
Cargo Firma
Cargo Firma
Cargo Firma
ENTIDAD REMITENTE:
OFICINA PRODUCTORA: (dd/mm/aa)UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OBJETO:
Nombre de las Series, Subseries o AsuntosFechas extremas
Entregado por:
FECHA
UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No.
NT
Unidad de conservacion
Revisado por:
Elaborado por:
Duplicados idénticosFolios en blanco
Formatos en blancoDocumentos de apoyo (archivos de
gestión)Materiales metálicosFolletos, anuncios,
noticias…
4 4
3
2
1
3
2
1
Consecutivamente Esquina superior derecha en
sentido de lectura del documentos
Números legibles Planos, mapas, folletos o
dibujos un solo folio (en notas se deja anotación)
Fotografías en la parte de atrás
Si se encuentra ya foliado por impresión se deja así
No foliar soportes que no sean papel
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FONDO SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
SECCIÓN DIRECCIÓN POBLACIONAL
UNIDAD DOCUMENTAL:*
SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA. Convenio No. 5121 / 2012 ESCNNA (Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes) Centro de Atención Rafael Uribe.
SERIE HISTORIA SOCIAL
SUBSERIE Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes
NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA
UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1
FECHAS EXTREMAS INICIAL: 04/01/10
FINAL: 20/12/12
TOTAL DE FOLIOS: 123 Elaborado por: Marcela Cuadros, Yuri Paola Díaz, Bibiana Peña
LEY 594 DE 2000«POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES»
ART 4° PRINCIPIOS GENERALES:D. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, uso y manejo de los documentos.
F. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
I. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Art. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y los archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de Retención. “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”
Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.Art. 26. Inventario documental
LEY 734 DE 2002 «CODIGO UNICO DISCIPLINARIO »
Art. 34. Deberes. 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
Art. 35. Prohibiciones.13. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes , elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION COLOMBIA- www.archivogeneral.gov.co ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA- www.archivobogota.gov.co
•Ley 594 de 2000. Ley general de archivos•Ley 734 de 2000. Código único disciplinario•Decreto 2578 de 2012. Establece red nacional de archivos•Decreto 2609 de 2012. Reglamenta titulo 5 de la ley 594 de 2000•Acuerdo AGN 027 de 2006. Glosario•Acuerdo AGN 004 de 2013. Reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental.•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini-manual TRD y Transferencias documentales.•Guía ADB para elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento a Tablas de Retención Documental de las entidades distritales•Circular ADB 001 de 2013. Lineamientos para elaboración e implementación de TRD de las entidades del distrito capital•Circular ADB 002 de 2013. Presentación de la Tabla de valoración Documental – TVD ante el Consejo Distrital de Archivos
POR SU ATENCIÓN CUALQUIER INQUIETUD
A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES CORREOS:
[email protected]@sdis.gov.co