Signert kontrakt - hva nå?

19. september 2013 advokat Eva Jarbekk

#Dialog2013

SKUFFEN Få kontrakten opp fra

Livssyklus 1.  Overlevering fra salg –

produksjon og innkjøp-mottak •  Risikoanalyse – igjen (!)

2.  Involvering – rammer for relasjon leverandør/kunde

3.  Endringshåndtering – opsjoner/varighet •  Privat sektor •  Offentlig sektor

4.  Avtalt pris & produkt – kontroll og revisjon

Evas bakgrunn

•  Advokat, partner i Lynx Advokatfirma DA

•  Partner i Faktum Nor AS •  Leder i Personvernnemnda •  Ekstern advokat Spesialenheten for politisaker •  Leder advokatforeningens lovutvalg for IKT- og

personvern

Overlevering 1

Overlevering – hand-over

•  Forhandlingenes utfordringer, kompromisser, risikoene må videreformidles

•  Risikoanalysen må konverteres til risikostyring med tilhørende verktøy

Risikoanalyse

1 2 3 4 5

Kon

sekv

ens Veldig

alvorlig 5

Alvorlig 4

Moderat 3

Liten 2

Ubetydelig 1

Veldig lav Lav Moderat Høy Veldig høy

Sannsynlighet

Risiko!

Unngå!

Aksepter! Overvåk!

Reduser!

Flytt!

Det beste alternativet til en perfekt kontrakt er skikkelige risikoanalyser og forholdsregler!

Før kontrakt er inngått

Klausul Sannsynlighet Konsekvens Juridisk Teknisk Økonomi RISIKO Risiko:består:i TiltakErstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tap av data anses som indirekte tap, bortsett fra hvor dette skyldes datahåndtering som er Leverandørens ansvar under avtalen.

2 5 X X Uklart*formulering*mht.*erstatning*for*tap*av*data*gir*uklar*bestemmelse*om*erstatningsansvar.

Reformuler*klausul.

Etter kontrakt

Klausul Sannsynlighet Konsekvens Juridisk Teknisk Økonomi RISIKO Risiko:består:i TiltakBeskrivelse)av)leveranse 5 5 x x x Kunden)endrer)scope ???Leverandør)skal)ha)kompetent)personell

2 3 x x Fåtallig)nøkkelpersonell,)hva)skjer)om)de)slutter

???

Endringskatalog 5 3 5 4 4 Dårlig)oversikt)over)bestilte)endringer

Partene)lager)oversikt))utført

Diskusjon

Scope er høyst uklart.!Scope endres? !Hva gjør vi?!

Diskusjon

Prosjektleder/!nøkkelpersonell er sårbart.!Hva gjør vi?!

Diskusjon

Kan leverandøren tilby en så lav pris?? !Det er deres problem? !Hva gjør vi?!

Involvering 2

Involvering - ha kontakt i produksjonsfasen

Juridiske rammer for kontakt •  Straffeloven – korrupsjon, påvirkning – også etter

inngått kontrakt

•  Middag på byen? •  Fagseminar med kaffe og lunsj?

•  Virksomhetens interne etiske retningslinjer

LOVLIG samarbeid!

Endringshåndtering 3

Endringsbehov – normalt!

•  Behov/prioriteringer/rammebetingelser endres

•  Kontrakten virker ikke godt nok •  Uforutsette omstendigheter/behov •  En part bidrar ikke som kontrakten

forutsetter •  Det kreves mere arbeid/innsats enn

forutsatt •  Utløse opsjoner, forlenge kontrakt?

Diskusjon

!Hva slags endringer skjer?!

Endring - grunnleggende

•  Ha oversikt over endringer

•  Husk forskjell endring/garanti/vedlikehold

•  I private avtaler – ofte lett å endre

•  I avtaler med det offentlige..

Endring i offentlig sektor

•  Anskaffelsesregler gjelder til inngått kontrakt

•  Kontraktsretten tar over deretter, men…

•  Læren om / forbudet mot vesentlige endringer er et stort innhugg i prinsippet

•  Litt om vesentlige endringer, opsjoner og forlengelse

Endringer, opsjoner

•  Endring/opsjoner kan være avtalerettslig OK, men anskaffelsesmessig vanskelig pga hensyn til andre tilbydere

•  Hensyn til andre tilbydere tilsier klarhet ved utlysing – unngå vesentlige endringer ifht utlysningstekst

•  Pressetext-dommen fra 2008 – vesentlige endringer skal konkurranseutsettes – gjelder alle endringer og opsjoner

Utforming av opsjoner •  De må ha tilstrekkelig klar utforming for at de skal stå

seg •  Konkret vurdering •  Angi omfang, varighet og verdi/prismekanisme

•  Det sentrale innhold i opsjon skal fastlegges i forhandlingene, ikke senere

•  Kanskje lempeligere ved IKT-kontrakter hvor rask utvikling

•  Finnes noen holdepunkter i KOFA for slik tolkning

Hvordan angi «noe»

Dansk lærebok: «vilkårene for optionsydelsen må være så

tilstrekkelig beskrevet i utbudsbetingelserne, at der kan afgives et meningsfylt bud på ydelsen og foretages en meningsfyldt evaluering av tilbudene»

Jesper Fabricius og Rene Offersen

Opsjoner - tips

•  Opsjon må evalueres av kunden •  Prisendring og prisforhandling etter

kontraktsinngåelse er uheldig •  Prisnedgang kan være OK

•  Pressetext: konvertering fra østerrikske schilling til euro ga prisreduksjon på 0,3% og det ble aksepetert

Opsjoner - tips

•  Endring i teknologi kan være tillatt – konkret vurdering – f eks Rennes Railway/Matra der bybaneteknologi ble akseptert endret

•  Reforhandling med kommersiell og funksjonsmessig sammenheng kan lettere godtas

•  KOFA 2004/16 – IT-anskaffelser:

KOFA 2004/16

•  Så lange tidshorisonter med innslag av estimater og anslag betyr at tilbyderne må kunne stille høye krav til de forhåndskunngjorte tildelingskriterier so skal benyttes. Dette gjelder særlig med hensyn til opplysninger om evalueringen som vil bli foretatt og de relative vektingen av relevante forhold og estimater. Klagenemnda har den oppfatning at det synspunkt som er anført avklager, at det i IT-markedet gir liten mening å prissette utstyrsleveranser så langt frem i tiden, er et tungtveiende i denne vurderingen Dessuten må det forbentes en vesentlig produktutvikling i den aktuelle perioden.»

Endring i volum

•  Volumendring gir kunden noe tilbake, ikke kun prisøkning

•  Om tjenester inkluderes som ikke sto i anskaffelsen, så vesentlig endring

•  Pressetext: volumendring på 20% er vesentlig

•  Nytt anskaffelsesdirektiv foreslår under 5% som OK

Oppsummering

•  Konkurransegrunnlaget, opsjonens ordlyd må være klar nok til at man vet hva ytelsen går ut på, dens omfang og dens pris

•  Opsjon skal kunne løses ut direkte uten avklaringer eller forhandlinger

•  Volummessig endring må ikke overstige 20%, kanskje ikke over 5%

•  Gir stramme grenser for endringer

Kort om varighet

•  Varighet utover 4 år må begrunnes godt

•  Jo nærmere 10 år, jo bedre begrunnelse

•  Over 10 år kun unntaksvis

Kontroll & revisjon 4

Kontroll og revisjon

•  Why?

•  Compliance •  Internrevisjon •  Oppdragende effekt overfor leverandører

•  Brukes mer og mer, men må brukes med vett..

Fakturering uten hjemmel •  Søk på overfakturering – kobles

ofte med korrupsjon og «interne misligheter»

•  Inntreffer oftere problemstillinger om (over)-fakturering mellom avtalepartene uten at årsaken er knyttet til korrupsjon og misligheter

•  Lavest pris er ofte 100 % avgjørende for å vinne offentlige anbud – en betydelig risiko - spesielt for rammeavtaler

•  http://www.aftenposten.no/okonomi/Kalenderen-ble-30-ganger-dyrere-pa-ett-ar-6840784.html

•  Åpen anbudskonkurranse om levering av kontorrekvisita, kopipapir og skolemateriell for to år med mulighet for forlengelse og med en verdi på ca. 28 millioner kroner per år

•  I konkurransegrunnlaget - tilbyderne skulle oppgi faste priser på et sortiment på ca. 500 varer som erfaringsmessig hadde størst omsetning

•  Kalendre skulle koste 15000 kroner, kostet 500 000 året etter •  Tildeling av kontrakten var basert 80 % på pris i dette utvalget, og 20 % på

miljøkrav •  I tillegg kunne kunden kjøpe varer fra det øvrige sortimentet. Øvrig sortiment

skal følge samme prisdannelse som priset sortiment i prisskjema •  Oppdragsgiver skal ha rett til innsyn i regnskaper/annen relevant

dokumentasjon for verifisering. Oppdragsgiver kan benytte tredjepart til gjennomføring av slik undersøkelse

•  http://www.aftenposten.no/okonomi/Kalenderen-ble-30-ganger-dyrere-pa-ett-ar-6840784.html

•  Kalenderen for 2011 ikke var fastpriset på det tidspunkt Oslo kommune inngikk avtalen med Norengros. Dette er ett av mange eksempler hvor retten mener at leverandøren økte sine priser i strid med avtalen

•  Retten mener avtalen ikke er til å misforstå, men den mener Norengros har lagt seg svært lavt prismessig for å få kontrakten. Retten konkluderer med at de har tatt igjen på andre varer, og har lagt seg på markedspris uten at de har hatt anledning til dette.

•  Jeg er veldig glad for denne avgjørelsen. Den sender et signal til markedet, sier avdelingsdirektør for konserninnkjøp i Oslo kommune, Gunnar Wedde.

•  Han mener det offentlige stadig opplever at leverandører forsøker å endre vilkårene underveis.

•  Det er greit at de forsøker å tjene penger, men de må være lojale mot avtalene. Eksempelet med endret pris på kalenderne er ett av mange. Da vi inngikk avtalen i 2010 fikk vi en pris fra varekatalogen på 15 000 kroner. Kalenderne for 2012 var da naturlig nok ikke med i denne katalogen. Siden det er de samme kalendere, regnet vi med at prisen var den samme tross ny dato, sier Wedde.

•  http://www.aftenposten.no/okonomi/Kalenderen-ble-30-ganger-dyrere-pa-ett-ar-6840784.html

"Hva defineres som "samme påslag" når det varierer i kostpris fra alle leverandører på 4000 produkter?" og " Noen produkter vil muligens prises under kostpris, hva da med påslag?"

Svarte på dette: "Vi forutsetter at leverandørens påslagsprosent innenfor de ulike produktgruppene i øvrig sortiment gjenspeiler påslag og prisoppbygning i priset sortiment.»

Avtaletolkning er avgjørende for om fakturering har hjemmel i avtale

Balansert revisjon?

•  Kontrakt må beskrive revisjonen – partene skal kunne ha en relasjon også etterpå

•  Innsyn i regnskaper, timelister, annet? •  Innsyn i underleverandørs regnskaper? •  Innsyn hos samarbeidspartnere? •  Hvor langt tilbake i tid? •  Hvem betaler for innsyn?

•  Hvem utfører revisjonen – internt/ekstern

dette

OBS: SSA-IKT – har ingen regler om

..og det offentlige er pålagt å bruke dem..

Fakturakontroll

•  Endringsarbeid, tilleggsarbeid eller overfakturering? Dobbeltfakturering?

•  Tilleggsarbeid må følges opp spesielt godt •  Hvem skriver bestilling på tilleggsarbeid? Leverandøren? Det kan være helt

ok, men ikke alltid.

•  Praktisk viktig for begge parter: Preklusive bestemmelser i kontrakt må håndteres •  Typisk: mulighet for reklamasjon bortfaller hvis ikke protestert innen viss frist •  Betal med forbehold

Betaling må stanses ved mislighold

Eller like viktig: Leveranse må stanses

Fakturakontroll

•  Faktisk kontroll av leveranse må til •  Personal- og kapasitetsutfordring? •  Kompetansemessig utfordring? Kan de som kontrollerer en faktura, fagfeltet?

•  Fungerer rutiner for bestilling, attestasjon, anvisning, godkjenning, bokføring

•  Ha bevisst forhold til nivå for grenser på stikkprøver

•  Ha noen «overraskelser» i regelmessighet på stikkprøver

•  Ha (anonym) varslingsmulighet for ansatte og eksterne

Kontroll, revisjon eller gransking?

•  Forskjell internrevisjon og gransking ligger ofte i mandatet; ”uavhengig”

•  Veldig lite som egentlig er gransking •  Oppdragsgiver trenger RÅD, som ikke er uavhengige

•  Ved mistanke om misligheter •  Involverer alltid mennesker, ansatte, leverandører – prosedyre

er viktig

•  Bevissikring i og utenfor kontrakt •  Kort om valg av leverandør og mulighet for avvisning

Klausul, IKT-kontrakt The Customer shall be entitled to carry out an audit in order to verify that the delivered service is as agreed and that billing is correct. Customer may have assistance from external councellors in the audit. Contractor shall make available all neessary documentation, such as a accounting books and time sheets, including the same information from any subcontractor. If the audit shows no discrepancies worth over 15% of total yearly contract value, including any agreed changes to the contract value, the cost of the audit shall be born by Customer. If the audit shows discrepancies worth over 15% of total yearly contract value, the cost of the audit shall be born by Contractor.

Klausul, entreprise

”Byggherren har på et hvilket som helst tidspunkt krav på fullt innsyn i enhver dokumentasjon knyttet til kostnader som er belastet prosjektet. Entreprenøren plikter å lagre all dokumentasjon i permer, som Byggherren løpende har tilgang til.”

..flere klausuler er lagt ut på www.lynxlaw.no

LYNX advokatfirma DA Hieronymus Heyerdahls gate 1 N-0160 Oslo

Eva Jarbekk ej@lynxlaw.no

Tlf 900 51 011 Twitter: @evajarb

http://lynxlaw.no/menneskene/eva-jarbekk/ !