PEMERIKSAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

SIKLUS PENGELUARAN

Oleh:

Prisca Widya 3203011157

Edwin Sutrisno 3203011174

Adelia Oktavia 3203011182

Kevin Yapinata Suko 3203011190

Cindy Olivia 3203011234

Kelas A

FAKULTAS BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA

BAB 10

AUDIT SIKLUS PENGELUARAN

1. Gambaran Umum Teknologi Siklus Pengeluaran

Bagian ini membahas berbagai alternatif teknologi informasi yang digunakan dalam siklus

pengeluaran. Teknologi pertama adalah sistem pembelian dan kas yang menggunakan

pemrosesan secara batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan catatan akuntansi.

Kedua, bagian ini akan mengkaji berbagai fitur operasional sistem modern yang menggunakan

pemrosesan real-time dan menggunakan file akses langsung atau basis data.

1.1 Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan

Batch

Bagian Pemrosesan Data: Tahap1

Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan produksi, sistem

terkait akan menentukan apakah persediaan yang terkena dampaknya dalam file pembantu

persediaan telah jatuh dibawah titik pemesanan ulang. Setelah menerima permintaan pembelian,

bagian pembelian akan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian yang diberikan

ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, bagian pemrosesan data, dan untuk file

bagian pembelian sendiri. Pendekatan alternatif untuk melakukan otorisasi dan pemesanan

persediaan:

Alternatif 1: sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian

pembelian untuk dikaji ulang dan ditandatangani

Alternatif 2: mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung

ke para pemasok dan pengguna internal

Alternatif 3 : menyajikan sistem yang direkayasa ulang dan yang menggunakan EDI. Metode ini

tidak menghasilkan dokumen fisik

Bagian Pemrosesan Data: Tahap2

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat record pesanan pembelian terbuka dan untuk

mentransfer record terkait dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan

pembelian tertutup. Ketika barang dating dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan

akan membuat sebuah laporan penerimaan.

Bagian Pemrosesan Data: Tahap3

Memperbarui file buku pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan

menghilangkan tanda “sedang dipesan” dari record persediaan terkait. Ketika bagian utang usaha

menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen

pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.

Bagian Pemrosesan Data: Tahap4

Program batch memvalidasi record voucher dengan file pemasok yang valid, menambahkannya

ke daftar voucher,dan membuat total batch untuk pencatatan ke akun pengendali utang usaha ke

buku besar. Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar

transaksi, dan memasukkan ke bagian cek yang dapat dicairkan ke pihak manajemen untuk

ditandatangani. Setelah menerima salinan cek staf administrasi bagian utang usaha akan

mencocokan semua dokumen itu dengan voucher terbuka, dan mentransfer utang usaha yang

tertutup ke file voucher tertutup.

1.2 Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas

Banyak waktu bagian utang usaha didedikasikan untuk merekonsiliasi berbagai dokumen,

diantaranya faktur dari pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian.

Pemrosesan data:

1. File persediaan akan dipindai untuk mencari barang-barang yang telah jatuh dibawah titik

pemesanan ulang

2. Sebuah record akan dimasukkan ke dalam file permintaan pembelian untuk tiap barang

yang akan diisi kembali

3. Permintaan pembelian tersebut kemudian akan dikonsolidasikan sesuai dengan nomor

pemasoknya

4. Informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid

5. Pesanan pembelian akan dibuat dan dikirim ke pemasok

6. Record tiap transaksi ditambahkan di file pembelian terbuka

7. Daftar transaksi dikaji ulang

Bagian Penerimaan:

Ketika barang datang, staf administrasi bagian penerimaan mengakses file pesanan pembelian

terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian terkait yang ada di slip

pengepakan.

Pemrosesan Data:

Setiap hari, field Tanggal Jatuh Tempo akan diperiksa untuk melihat barang apa saja yang harus

dibayar.

Implikasi Pengendalian

Perbedaan antara sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang.

1. Sistem Otomatis

Perbaikan pengendalian persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi langsung ketika muncul

dan diproses secara otomatis. Hasilnya, risiko akumulasi persediaan dalam jumlah berlebihan

atau kekurangan persediaan dapat dikurangi.

Manajemen kas yang lebih baik. Sistem sejenis ini mendukung adanya manajemen kas yang

efektif melalui pemindahan file voucher setiap harinya untuk barang yang harus dibayar,

sehingga dapat menghindarkan adanya pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo.

Berkurangnya waktu jeda. Karena adanya waktu jeda ini, bagian penjualan tidak akan

mengetahui status persediaan terkini, dan penjualan dapat hilang.

Manajemen waktu pembelian yang lebih baik. Hal ini dilakukan dengan membebaskan bagian

pembeelian dari pekerjaan rutin, perhatian akan dapat diarahkan ke pesanan yang bermasalah.

Pengurangan dokumen kertas. Terdapat sejumlah biaya yang berkaitan dengan dokumen kertas,

karena kertas harus dibeli, dokumen disimpan, ditangani oleh kurir internal, dan dikonversi oleh

staf bagian pemrosesan data.

2. Sistem yang Direkayasa Ulang

Secara khusus, perbaikan dalam sistem ini adalah (1) menggunakan prosedur real-time dan file

langsung untuk mempersingkat waktu jeda dalam pencatatan; (2) meniadakan prosedur manual

rutin melalui otomatisasi, dan (3) mewujudkan pengurangan secara signifikan dokumen keras

melalui penggunaan komunikasi elektronik antarbagian dan melalui penyimpanan record dalam

media berakses langsung.

Pemisahan pekerjaan. Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental antara otorisasi

dengan pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program computer melakukan otorisasi dan

memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi dan mengeluarkan cek ke pemasok.

Pencatatan akuntansi dan pengendalian akses. Sistem ini menyimpan berbagai catatan

akuntansi secara eksklusif dalam disk magnetis. Untuk menjaga integritas catatan ini, perusahaan

harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disk tersebut

1.3 Gambaran Umum Prosedur Penggajian

Pemrosesan penggajian sesungguhnya adalah sistem pengeluaran khusus. Secara teori, cek gaji

dapat diproses melalui sistem utang usaha regular dan pengeluaran kas. Akan tetapi, dalam

praktiknya, pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan:

Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua pemasok tidak akan berlaku untuk

karyawan. Prosedur penggajian sangat berbeda antartingkatan karyawan. Contohnya,

prosedur yang berbeda akan digunakan untuk karyawan yang diupah per jam, yang

menerima gaji, pekerja borongan, dan yang bekerja berdasr komisi. Selian itu, pemrosesan

penggajian membutuhkan prosedur akuntansi khusus untuk dan pembayaran pajak.

Pengeluaran kas untuk rekening dagang tidak membutuhkan pemrosesan khusus. Oleh

karena itu, sistem pengeluaran yang umum tidak didesain untuk menangani kerumitan ini.

Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian khusus. Lebih mudah untuk menutupi

kecurangan penggajian ketika cek penggajian digabungkan dengan cek dagang.

Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasikan arus transaksi yang relatif

lancar. Perusahaan secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan dana untuk

pemasok. Oleh karenanya, perusahaan mendesain sistem untuk dapat secara memadai

menangani tingkat aktivitas transaksi normal perusahaan.

Karena sistem penggajian tidak sering dijalankan (hanya mingguan atau bulanan), maka sistem

ini sering kali lebih sesuai untuk pemrosesan batch dan file berurutan.

Implikasi Pengendalian

Keunggulan dan kelemahan dari sistem ini hampir sama dengan sistem yang berada dalam

lingkungan sistem batch untuk pengeluaran umum yang telah dibahas sebelumnya. Sistem ini

mendukung akurasi akuntansi dan mengurangi kesalahan penulisan cek. Di luar ini semua,

sistem ini tidak secara signifikan menigkatkan efisiensi opersional; akan tetapi, untuk berbagai

jenis perusahaan, tingkat teknologi ini sudah cukup.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Bagi perusahaan ukuran menengah dan besar, pemrosesan penggajian sering kali diintegrasikan

dengan sistem manajemen sumber daya manusia – MSDM. Sistem MSDM menyimpan dan

memproses berbagai jenis data yang terkait dengan staf perusahaan, termasuk tunjangan

karyawan, perencanaan sumber daya manusia, hubungan karyawan, keahlian karyawan,

kebijakan personalia (tingkat gaji, potongan dan lainnya), serta penggajian.

Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana yang telah dijelaskan sebelumnya dalam hal

sebagai berikut ini: (1) bagian operasional mentransmisikan berbagai transaksi ke bagian

pemrosesan data melalui terminal-terminal, (2) file akses langsung digunakan untuk

penyimpanan data, dan (3) banyak proses kini dilakukan secara real time. Berbagai fitur

operaasional utama dari sistem ini dijelaskan sebagai berikut:

a. Personalia. Bagian personalia melakukan peruabahan atas file karyawan secara real-time

melalui terminal.

b. Akuntansi Biaya. Bagian akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan (secara real-

time ataau harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.

c. Pencatatan Waktu Kerja. Setelah menerima kartu kerja yang telah disetujui oleh supervisor

pada akhir minggu, bagian pencatatan waktu kerja membuat file kehadiran.

d. Pemrosesan Data. Pada akhir periode kerja, berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan dalam

proses batch:

Biaya tenaga kerja didistribusikan kea kun barang dalam proses, overhead, dan beban.

File ringkasan didistribusikan tenaga kerja online dibuat. Beberapa salinan dari file

tersebutakan diserahkan ke bagian akuntansi biaya dan bagian buku besar.

Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran dan file karyawan. Beberapa salinan

dari file tersebut dimasukan ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas.

File record karyawan diperbarui.

Cek gaji dibuat dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk dikaji dan

direkonsiliasi dengan daftar penggajian. Cek gaji kemudian didistribusikan ke

karyawan.

File voucher pengeluaran kas diperbarui dan sebuah cek dibuat untuk transfer dana ke

akun penggajian impress. Cek tersebut beserta dengan satu dokumen kertas voucher

pengeluaran akan masuk ke bagian pengeluaran kas. Satu salinan dari voucher tersebut

akan dimasukan ke bagian buku besar, dan salinan terakhir aka diserahkan ke bagian

utang usaha.

Pada akhir pemrosesan, sistem akan menarik file ringkasan distribusi tenaga kerja dan

file voucher pengeluaran serta memperbarui file buku besar.

2. Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran

Untuk mewujudkan berbagai tujuan audit ini akan membutuhkan pendesainan prosedur audit

untuk mengumpulkan data yang akan mendukung atau menolak penilaian pihak manajemen. Uji

substantif dan hubungannya dengan penilaian pihak manajemen serta tujuan audit terkait sebagai

berikut.

2.1 Pengendalian Input

Pengendalian input didesain untuk memastikan agar transaksi valid, akurat, dan lengkap. Teknik

pengendaliannya berbeda-beda dalam sistem batch dan real-time. Berbagai pengendalian input

berikut ini berkaitan dengan operasi siklus pengeluaran.

Pengendalian Validasi Data

Pengendalian validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi dalam data

transaksi sebelum data tersebut diproses. Karena kesalahan yang dideteksi lebih dini akan

cenderung tidak masuk ke catatan akuntansi, prosedur validasi akan sangat efektif jika dilakukan

sedekat mungkin dengan sumber transaksinya. Beberapa contoh yang relevan untuk siklus

pengeluaran akan dikaji dalam bagian berikutm ini.

Pemeriksaan data yang hilang digunakan untuk memeriksa isi dari suatu field apakah ada

bagian yang kosong.

Pemeriksaan data numeris-alfabetis menenntukan apakah bentuk data yang benar telah

diisikan dalam suatu field.

Pemeriksaan batas menentukan apakah nilai suat field melebihi batas otorisasi.

Pemeriksaan kisaran menetapkan batas atas dan bawah dari nilai data yang dapat diterima.

Pemeriksaan validitas membandingkan nilai sesungguhnya dalam suatu field dengana nilai

yang dapat diterima.

Pengendalian angka pemeriksa mengidentifikasikan kesalahan dalam field kunci dengan cara

menguji validitas internalnya. Angka pemeriksa dapat digunakan untuk memverifikasi nomor

pemasok dalam record pesanan pembelian.

Menguji Pengendalian Validasi

Isu audit yang utama adalah apakah program validasi dalam sistem edit data berfungsi dengan

benar dan telah berfungsi seperti yang dimaksudkan sepanjang periode terkait. Auditor dapat

memutuskan untuk bergantung pada kualitas pengendalian lainnya agar dapat memberikan

jaminan yang dibutuhkan untuk mengurangi uji substantif. Jika pengembangan dan pemeliharaan

sistem lemah, auditor dapat memutuskan bahwa menguji pengendalian edit data akan lebih

efisien daripada melakukan uji substantif detail secara luas.

Pengendalian Batch

Pengendalian batch digunakan untuk mengelola data transaksi bervolume tinggi melalui sistem.

Tujuan dari pengendalian batch adalah untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan dalam

sistem dengan input yang aslinya dimasukkan ke dalam sistem. Rekonsiliasi berkala antara data

dalam record transmisi dengan hasil pemrosesan sesungguhnya, memberikan jaminan atas hal

berikut ini:

Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem telah diproses.

Tidak ada faktur yang diproses dan dibayar lebih dari sekali.

Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem telah berhasil diproses atau ditolak karena

adanya kesalahan.

Menguji Pengendalian Batch

Uji pengendalian batch memberikan auditor bukti yang berkaitatn dengan penilaian kelengkapan

dan akurasi. Menguji pengendalian batch melibatkan pengkajian ulang lembar transmisi batch

yang diproses selama periode terkait dan rekonsiliasinya dengan daftar pengendalian batch.

Auditor perlu menyelidiki kondisi yang tidak seimbang untuk menentukan penyebabnya.

Pengendalian Otorisasi Pembelian

Otorisasi pembelian sesungguhnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika barang dijual ke

pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan jumlah barang di gudang dengan titik

pemesanan ulang, untuk menentukan apakah diperlukan memesan persediaan.

Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian

Pengendalian otorisasi pembelian yang tidak berfungsi dengan benar dapat menyebabkan

pemesanan barang yang tidak dibutuhkan atau kesalahan pemesanan ke pemasok. Uji

pengendalian ni akan memberikan bukti yang berkaitan dengan penilaian akurasi dan penilaian.

Otorisasi Karyawan

Bagian personalia membuat dan memasukkan formulir tindakan personalia ke bagian

penggajian. Dokumen ini digunakan untuk mengubah tariff upah per jam, potongan gaji, dan

klasifikasi pekerjaan. Dokumen ini juga mengidentifikasi karyawan yang diberi otorisasi unutk

menerima cek gaji. Informasi ini memainkan peran penting untuk mencegah kesalahan dan

kecurangan penggajian. Ketika prosedur otorisasi karyawan dikomputerisasi, program

penggajian akan mencocokan record kehadiran dengan record dalam file kebijakan personalia.

Record kehadiran yang tidak sesuai akan ditolak dan diselidiki oleh pihak manajemen.

Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan

Uji pengendalian ini memberikan bukti yang berkaitan dengan penilaian keberadaan, akurasi,

valuasi, serta hak dan kewajiban. Auditor harus menentukan keberadaan prosedur yanag efektif

dalam bagian personalia untuk mengidentifikasi karyawan saat ini, mengomunikasikan status

mereka secara lengkap dan benar ke fungsi penggajian, dan memonitor ketaatannya dengan

prosedur otorisasi karyawan.

Integritas dari data yang benar adalah pertimbangan yang penting dalam uji tadi. Aplikasi

penggajian yang berfungsi baik, tidak akan memvalidasi transaksi penggajian jika file karyawan

yang diberi otorisasi itu sendiri tidak valid. Auditor bisa mendapatkan kepastian bahwa file

tersebut memiliki integritas jika ada berbagai pengendalian berikut ini: akses ke file karyawan

yang diberi otorisasi dikendalikan dengan kata sandi; penambahan atau penghapusan dari file

tersebut terbatas hanya untuk individu tertentu di bagian personalia; dan record karyawan

disimpan dalam file yang dienkripsi.

2.2 Pengendalian Proses

Pengendalian proses meliputi prosedur terkomputerisasi untuk memperbarui file dan membatasi

akses ke data.

a. Pengendalian pembaruan file

Pengendalian run to run menggunakan data pengendali batch yang telah dibahas sebelumnya

untuk memonitor batch ketika berpindah dari satu prosedur terprogram (run) ke prosedur

lainnya. Pengendalian ini memastikan bahwa setiap run dalam sistem memproses batch

tersebut dengan benar dan lengkap.

Pengendalian pemeriksaan urutan

Ketika batch berjalan dari satu proses ke proses lain, batch harus diurutkan sesuai

dengan urutan master file yang digunakan dalam tiap run. Bila tidak urut, maka record

selanjutnya yang diproses akan terhambat. Pengendalian pemeriksaan urutan

membandingkan urutan tiap recorddalam batch tersebut dengan record yang sudah ada

sebelumnya. Record yang tidak urut ditolak dan dimasukkan ulang.

Pengendalian validasi kewajiban

Proses ini melibatkan rekonsiliasi dokumen pendukung. Dalam lingkungan bisnis di

mana selisih antara harga yang dibebankan dengan jumlah yang diterima sering terjad,

maka proses validasi sulit diotomatiskan. Untuk menangani masalah ini, maka

dibutuhkan pemesanan ulang persediaan dan penyesuaian dalamrecord utang usaha.

Akibatnya, banyak perusahaan merekonsilias dokumen pendukung dan memvaldasi

kewajibannya secara manual.

Hubungan mitra dagang akan menstabilkan lingkungan bisnis dan memungkinkan

perusahaan meninggalkan sistem akuntansi tradisional. Karena harga, jumlah dan kualitas

produk dijamin melalui perjanjian mitra dagang maka proses validasi kewajiban dapat

disederhanakan dan diotomatiskan. Contoh, pencocokan laporan penerimaan dan pesanan

pembelian aslinya adalah satu-satunya hal yang harus dilakukan untuk menentukan

kewajiban.

Valid vendor file

Berisi daftar para pemasok. Kecurangan transaksi dalam siklus ini seringkali

berbentuk pebayaran ke seseorang yang berpura-pura sebagai pemasok yang sah.

Sebelum melakukan pembayaran, peerima uang harus divalidasi dengan file pemasok

yang valid.

Menguji pengendalian pembaruan file

Kegagalan dalam pengendalian pembaruan untuk berfungsi dengan benar dapat

mengakibatkan transaksi:

1) Tidak diproses (kewajiban tidak dakui dan dicatat)

2) Salah diproses (contohnya, persetujuan pembayaran untuk penerima yang tidak

berhak)

3) Dicatat ke rekening pemasok yang salah

Asersi yang dapat diuji adalah keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban serta akurasi.

Uji pemeriksaan urutan dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan ITF atau data uji.

Auditor harus membuat data uji yang berisi record yang tidak urut dalam suatu batch dan

memverifikasi bahwa setiap record ditangani degan benar. Selain itu, auditor perlu

memverifikasi kebenaran matematika prosedur tersebut.

Menguji logika validasi kewajiban membutuhkan pemahaman atas aturan keputusan

untuk pencocokan dokumen sumbernya. Dengan membuat pesanan pembelian, laporan

penerimaan dan faktur pemasok uji, auditor dapat memverifikasi apakah keputusan

diaplikasikan dengan benar.

b. Pengendalian akses

Bermanfaat dalam mencegah dan mendeteksi akses tanpa otorisasi dan tidak sah ke aset

perusahaan. Teknik tradisional yang biasa dilakukan untuk membatasi akses ke aset ini

meliputi: (1) keamanan gudang, (2) memindahkan aset secara cepat dari dok penerimaan ke

gudang, (3) membayar karyawan melalui cek, bukan secara tunai. Mengendalikan akses ke

record akuntansi juga sama pentingnya. Bila tidak, data dapat dimanipulasi dan menimbulkan

salah saji material pada laporan keuangan yang dibuat. Risiko utama dalam siklus

pengeluaran:

- Seseorang yang memiliki akses ke buku pembantu pembantu utang usaha dan dokumen

pendukungnya dapat menambahkan rekeningnya atau milik orang lain ke dalam file

tersebut. Jika transaksi trsebut dikenali sistem sebagai kewajiban yang sah, maka

rekening tersebut akan dibayar walaupun tidak ada transaksi pembelian.

- Akses ke kartu kehadiran karyawan dapat memungkinkan seseorang yang tidak memiliki

otorisasi untuk memicu pembuatan cek gaji yang tidak sah.

- Seseorang yang memiliki akses ke record kas dan utang usaha dapat mengeluarkan kas

dari perusahaan dan mencatat kegian tersebut sebagai pengeluaran kas yang sah.

- Seseorang yang memiliki akses ke persediaan secara fisik dan record persediaan, dapat

mencuri produk dan menyesuaikan record tersebut untuk menutupi pencurian tersebut.

Menguji pengendalian akses

Bukti yang dikumpulkan mengenai efektivitas pengendalian akses akan menguji

penilaian pihak manajemen atas keberadaan, kelengkapan, akurasi, hak dan kewajiban,

penilaian dan alokasi, serta penyajian dan pengungkapan. Seorang auditor harus:

1) Memperhatikan integritas file pemasok yang valid untuk menguji apakah ada

pembayaran ke pemasok yang tidak benar sehingga menimbulkan kerugian yang

besar bagi perusahaan.

2) Menilai kecukupan pengendalian akses yang melindungi file tersebut denan

pengendalian kata sandi, pembatasan akses hanya untuk manajer yang diotorisasi dan

penggunaan enkripsi data untuk mencegah isi file tersebut dibaca atau diubah.

c. Pengendalian fisik

Meliputi berbagai aktivitas dan tindakan manusia untuk menjaga aset perusahaan.

Pengendalian fisik yang relevan adalah:

Pengendalian sistem pembelian

Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang

Staf administrasi gudang yang bertanggung jawab untuk menyimpan, seharusnya

tidak diberkan tanggung jawab untuk memelihara record persediaan.

Pemisahan fungsi buku besar dan utang usaha dari pengeluaran kas

Seseorang dengan tanggung jawab menulis cek, pencatatan ke akun kas, dan

pemeliharaan utang usaha dapat melakukan kecurangan. Dengan menisahkan

berbagai fungsi ini, pihak manajemen dapat sangat mengrangi eksposur ini.

Supervisi bagian penerimaan

Banyak aset yang mengalir melalui bagian penerimaan ke gudang. Supervisi yang

ketat akan mengurangi 2 jenis eksposur yaitu: kegagalan untuk memeriksa secara

benar aset terkaitdan pencurian aset.

a) Pemeriksaan aset

Staf administrasi bagian penerimaan harus memeriksa barang yang tiba untuk

mengecek jumlah dan kondisinya, apakah sudah sesuai atau tidak. Supervisi

sangat penting agar dapat memastikan bahwa staf administrasi telah melakukan

kewajibannya dengan benar. Barang yang masuk disertai slip pengepakan yang

berisi informasi jumlah yang dapat digunakan untuk memalsukan proses

pemeriksaan. Seorang supervisor harus menyimpan slip pengepakan tersebut,

sementara staf administrasi bagian menghitung dan memeriksa barang.

b) Pencurian aset

Bagian penerimaan kadang bingung dan kacau pada masa sibuknya. Persediaan

yang masuk terekspos pencurian sampai ketika barang tersebut masuk ke gudang

dengan aman. Prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi

yang tidak memadai dapat menimbulkan situasi yang kondusif untuk terjadinya

pencurian persediaan dalam masa transit.

Rekonsiliasi dokumen pendukung

Bagian utang usaha memainkan peran penting dalam mengendalikan pengeluaran kas

ke pemasok. Berbagai salinan dokumen pendukung masuk ke bagian ini untuk

ditinjau dan dibandingkan.

a) Pesanan pembelian, menunjukkan staf pembelian hanya memesan persediaan dari

pemasok yang valid.

b) Laporan penerimaan, merupakan bukti fisik penerimaan barang, kondisinya,

jumlah yang diterima. Rekonsiliasi dokumen ini dengan pesanan pembelian

memperjelas pengakuan kewajiban.

c) Faktur dari pemasok, memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk

mencatat kewajiban sebagai utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha

memverifikasi bahwa harga di faktur wajar, dengan membandinkannya denga

harga perkiraan yang tercantum dalam pesanan pembelian.

Pengendalian sistem penggajian

Verifikasi kartu waktu kerja

Timecard adalah catatan formal kehadiran harian. Sebelum mengirim kartu waktu

kerja, supervisor harus memverifikasi akurasinya dan menandatanganinya.

Supervisi

Kadang karyawan akan membantu memasukkan kartu waktu kerja karyawan lainnya

yang terlambat atau tidak masuk. Supervisor harus mengamati proses pemasukan

kartu tersebut dan merekonsiliasi kartu waktu kerja dengan kehadiran sesungguhnya.

Bendahara

Penggunaan bendahara yang independen untuk mendistribusikan cek (sebagai ganti

supervisor), akan membantu memverfikasi keberadaan karyawan. Pengendalian ini

berguna menangkap kecurangan di mana supervisaor berpura-pura mendistribusikan

cek ke karyawan yang tidak ada.

Rekening impres penggajian

Ce gaji karyawan ditarik dari rekening bank khusus penggajian impress, yang

digunakan hanya untuk penggajian. Teknik rekening impres secara fisik membatasi

eksposur perusahaan.tiap cek yang melebihi jumlah impres tidak dapat dicairkan.

Hasil ini akan menunjukkan keberadaan cek yang salah (atau terduplikasi) atau yang

dibuat dalam aktivitas penipuan.

Menguji pengendalian fisik

Kajian aditor atas struktur organisasi harus mengungkapkan lebih banyak contoh yang berbeda

mengenai pekerjaan yang dapat disatukan, seperti seseorang yang dapat membuka dan

menyetujui kartu waktu kerja, melakukan otorisasi pembayaran ke karyawan,dan menerima serta

mendistribusikan cek gaji. Hubungan yang tersembunyi dapat mengarah pada kolusi yang

mungkin tidak tampak nyata dalam struktur organisasi. Auditor harus menentukan apakah

perusahaan telah memiliki kebijakan yang efektif untuk menangani nepotisme.

Program komputer dalam siklus pengeluaran melakukan otorisasi atas pembelian, memasukkan

pesanan, memperbarui record persediaan, menyetujui pembayaran ke pemasok dan menulis cek.

Dalam lingkungan otomatis, auditor harus fokus pada integritas program komputer yang

melakukan berbagai pekerjaan ini.

2.3 Pengendalian Output

Pengendalian output untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah tujuan, atau rusak

dan bahwa sistem berfungsi sesuai dengan tujuannya. Output tidak hanya terbatas pada laporan

di akhir jam kerja, output sistem pada tahap proses juga dibuthkan agar akurasi proses dapat

dikaji dan diverifikasi serta kesalahan dapat dideteksi dan diperbaiki dengan cepat.

Merekonsiliasi buku besar dapat mendeteksi beberapa jenis kesalahan pemrosesan transaksi

tertentu. Elemen penting lainnya adalah pemeliharaan jejak audit. Perincian dari pemrosesan

transaksi yang dihasilkan pada tahap proses dapat memberikan jeak audit yang menerminkan

aktivitas di sepanjang tahapan operasi.

Laporan perubahan utang usaha

Dokumen ini adalah laporan ringkasan yang menunjukkan keseluruhan perubahan terhadap

utang usaha. Angkanya harus direkonsiliasi dengan total faktur pemasok yang diterima, total

pengeluaran kas, dan buku besar.

Daftar transaksi

Setiap transaksi yang berhasil diproses sistem harus dicatat dalam daftar transaksi, sebagai

jurnal.

Catatan transaksi

Berupa salinan kertas atas semua transaksi yang berhasl diproses. Catatan tersebut harus

diserahkan kepengguna terkait untuk memfasilitasi rekonsiliasinya dengan input. Contoh,

catatan mengenai pengeluaran kas yang diproses akan diserahkan ke kontroler untuk

digunakan dalam rekonsiliasi bank.

Daftar transaksi otomatis

Beberapa transaksi dipicu secara internal oleh sistem. Misalnya, pesanan pembelian EDI

dipicu dan diproses tanpa adanya otorisasi manusia. Untuk mempertahankan jejak audit

aktivitas ini, semua transaksi yang dilakukan secara internal harus dimasukkan dalam daftar

transaksi dan catatan transaksi ini harus dserahkan ke manajer terkait untuk dikaji.

Pengidentifikasi unik transaksi

Setiap transaksi yang diproses sistem secara unik diidentifikasi melalui nomor transaksi.

Dalam sistem real time yang tidak menggunakan dokumen sumber, tiap pesanan pebelian

akan diberikan nomor unik oleh sistem.

Catatan kesalahan

Semua kesalahan harus diserahkan ke pengguna terkait untuk mendukung perbaikan

kesalahan dan pemasukan ulangnya.

Menguji Pengendalian Output

Bukti yang dikumpulkan berhubungan dengan penilaian kelengkapan dan akurasi. Menguj

pengendalian output melibatkan pengkajian atas berbagai ringkasan untuk melihat akurasinya,

kelengkapannya, ketepatan waktunya, dan relevansinya dengan keputusan yang seharusnya

didukung laporan tersebut. Auditor juga perlu menelusuri sampel transaksi melalui laporan jejak

audit, termasuk catatan tansaksi, daftar kesalaham, dan daftar record yang dimasukan ulang.

Dalam sistem yang modern, jejak audt biasanya disimpan online sebagai file teks yang dapat

dibaca dengan program pengolah kata dan spreadsheet. Ekstraksi data CAATT seperti ACL

mampu mencari file daftar untuk record tertentu agar dapat memverifikasi kelengkapan dan

akurasi dari laporan output. Cara lainnya, audior dapat menguji pengendalian output secara

langsung dengan menggunakan ITF. Sistem ITF yang baik memungkinkan auditoruntuk

menghasilkan sebuah batch transaksi sampel, yang meliputi record yng salah dan menelusurinya

ke semua tahapan pemrosesan, deteksi kesalahan,dan pelaporan outputnya.

3. Uji Substantif Akun Siklus Pengeluaran

Bagian ini berhubungan uji substantif yang dapat dilakukan auditor untuk mewujudkan tujuan

audit yang berkaitan dengan siklus pengeluaran.

Risiko dan Perhatian Audit Siklus Pengeluaran

Jika melihat pada pandangan fungsi atestasi yang paling sempit, perhatian utama auditor

eksternal adalah potensi kewajiban dan beban yang dinyatakan terlalu rendah.

Dalam kaitannya dengan perhatian ini, auditor akan mencari bukti dengan melakukan gabungan

antara uji pengendalian internal dan uji substantif. Ingatlah selalu bahwa kualitas dari

pengendalian internal berkaitan dengan sifat dan keluasan uji substantif yang dianggap perlu oleh

auditor. Biasanya, tidak semua uji berikut ini dilakukan.

Memahami Data

File Persediaan

File persediaan berisi data jumlah, harga, pemasok, dan gudang tiap barang dalam persediaan

produk.

File Pesanan Pembelian

File ini berisi record pembelian yang dimasukkan ke pemasok.

File Barang Pesanan Pembelian

File barang berisi record setiap barang yang dipesan.

File Laporan Penerimaan

Ketika barang yang dipesan tiba dari pemasok, maka barang tersebut akan dihitung serta

diperiksa, dan dokumen penerimaan akan dibuat.

File Voucher Pengeluaran Kas

Di kebanyakan perusahaan, selisih antara jumlah yang dipesan, diterima, dan ditagih adalah

kekhawatiran utama yang harus diatasi sebelum pembayaran ke pemasok disetujui.

Prosedur Pembuatan File

Data yang terdapat dalam berbagai file yang disebutkan sebelumnya, memberikan bukti yang

akan mendukung atau tidak mendukung tujuan audit.

Terkadang isi dari suatu field data berbeda dari yang seharusnya. Contohnya field numeris dalam

satu atau lebih record dapat berisi data alfabetis karena kesalahan program atau pengetikan.

Menguji Penilaian Akurasi dan Kelengkapan

Prosedur audit yang dijelaskan dalam bagian ini memberikan bukti yang berkaitan dengan pihak

manajemen mengenai akurasi dan kelengkapan. Prosedur analitis dapat mengidentifikasi

hubungan antar akun dan resiko yang tidak akan tampak jika kajian ini dilakukan. Dalam hal

siklus pengeluaran, kajian analitis dapat memberikan auditor perspektif umum mengenai tren

dalam utang usaha dan berbagai beban lainnya. Beban saat ini dapat dibandingkan dengan beban

historis dan anggaran manajemen.

Meninjau Voucher Pengeluaran Kas Untuk Melihat Tren yang Tidak Wajar dan Pengecualian

Salah satu prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi potensi resiko audit melibatkan

pemindaian file data untuk mencari transaksi dan saldo akun yang tidak wajar. Akan tetapi,

sejumlah besar pemasok dengan saldo-saldo kecil juga mengindikasikan perlunya untuk

mengonsolidasikan aktivitas bisnis.

Auditor dapat menggunakan fitur stratify dan classify di ACL untuk mengidentifikasi berbagai

karakteristik dan anomali yang terkait dengan prosedur utang usaha. Kedua fungsi ini digunakan

untuk mengelompokkan data ke dalam interval yang telah ditetapkan, menghitung jumlah record

yang masuk ke tiap interval tersebut, dan mengakumulasi nilai keuangan untuk tiap interval

tersebut.

Pembelian berlebihan dari salah satu pemasok dapat mencerminkan adanya ketergantungan

bisnis yang tidak normal yang dapat berbahaya bagi perusahaan jika pemasok tersebut

menaikkan harga atau tidak dapat mengirim tepat waktu.

Besarnya jumlah pemasok dengan volume transaksi kecil adalah bukti dari proses pembelian

yang tidak efisien.

Mengkaji Harga Faktur yang Akurat

Membandingkan harga di faktur pemasok dengan harga pada pesanan pembelian aslinya

memberikan bukti yang menguji penilaian pihak manajemen mengenai akurasi. Penyimpangan

yang signifikan dalam jumlah antara perkiraan harga dengan harga yang sesungguhan

dibebankan, mungkin disebabkan oleh kesalahan administrasi, kegagalan mengkaji dokumen

pendukung sebelum menyetujui pembayaran, atau staf bagian utang usaha melewati otoritasnya

dalam menangani penyimpangan harga tersebut.

Biasanya, auditor memverifikasi akurasi harga dengan membandingakan harga pada faktur

dengan harga pada pesanan pembelian, hanya berdasarkan sampel. ACL memungkinkan auditor

untuk membandingkan berbagai harga yang dibebankan di setiap faktur dalam periode yang

sedang dikaji.

Menguji akurasi harga melibatkan pencocokan record dari kedua file tersebut menggunakan fitur

Join ACL. Hal ini dapat dilakukan melalui beberapa langkah. Pertama, ingatlah di bab 9 bahwa

kedua file yang akan digabungkan disusun berdasar kunci bersama. Langkah berikutnya adalah

menggabungkan kedua file tersebut untuk membuat file output ketiga.

Menguji Penilaian Kelengkapan, Keberadaan, serta Hak dan Kewajiban

Persediaan yang diterima dari pemasok yang valid sehubungan dengan pesanan pembelian yang

telahd iotorisasi akan menimbulkan kewajiban. Tetapi dalam kebanyakan sistem, pemicu yang

menyebabkan adanya pengakuan kewajiban dan pencatatannya sebagai utang usaha adalah

penerimaan faktur pemasok yang seringkali datang lebih lambat dari barang. Waktu jeda antara

realisasi dan pengakuan kewajiban tidak akan berdampak pada laporan keuangan. Namun saat

penutupan di akhir periode, masalah ini memerlukan perhatian khusus. Pencarian kewajiban

yang tak tercatat akan dijelaskan dalam bagian di bawah ini, memberikan bukti yang akan

menguji penilaian kelengkapan, keberadaan, serta hak dan kewajiban.

Pencarian Kewajiban Tidak Tercatat

Pencarian kewajiban yang tidak tercatat melibatkan file voucher pengeluaran kas dan laporan

penerimaan. Tiap record dari penerimaan persediaaan yang berada dalam file laporan

penerimaan untuk periode terkait, harus sesuai dengan yang terdapat dalam file voucher

pengeluaran.

Mencari Voucher Pengeluaran Kas Tidak Sah

Variasi dari uji yang dijelaskan sebelumnya ini dapat digunkaan untuk menjawab pertanyaan

yang berkaitan dengan utang usaha yang dinyatakan terlalu tinggi. Dengan memilih file voucher

pengeluaran kas sebagai file primer dan file laporan penerimaan sebagai file sekunder, maka uji

seperti di atas akan menghasilkan sebuah file voucher yang tidak memiliki record penerimaan

persediaan. Voucher pengeluaran kas tanpa bukti pendukung dapat menunjukkan usaha

kecurangan atau lingkungan pengendalian yang sangat lemah, di mana pembayaran dapat

dilakukan beberapa kali untuk pembelian yang sama.

Mengkaji Cek Ganda ke Pemasok

Kesalahan fungsi program computer, kesalahan entri data, dan kegagalan pengendalian otorisasi

biasanya adalah akar dari masalah duplikasi pembayaran. Akan tetapi kadang semua ini adalah

hasil dari kegiatan pemasok yang tidak jujur, yang mencoba untuk melanggar pengendalian

internal dengan mengirim dua faktur pemasok dengan nomor faktur berbeda untuk pembelian

yang sama. Auditor dapat menguji duplikasi record dalam sebuah file yang besar dengan

menggunakan fitur duplicate ACL.

Mengaudit Akun Gaji dan Akun Terkait Lainnya

Hal ini dilakukan untuk melihat kelengkapan dan akurasinya, terutama akan melibatkan berbagai

prosedur analitis dan kajian atas pengeluaran kas yang dilakukan dalam periode berikutnya.

Auditor harus menguji akurasi matematis ringkasan gjai dan menelusuri total record penggajian

serta akun-akun dalam buku besar. Fitur Stratify ACL dapat membantu auditor mendeteksi tren

yang tidak wajar dan saldo abnormal dalam file penggajian. Akan tetapi, uji substantif atas

perincian saldo biasanya tidak akan dilakukan pada akun beban penggajian kecuali jika prosedur

analitis atau kelemahan dalam pengendalian internal menunjukkan adanya pengujian tambahan.