27
Siklus Pengeluaran 1/total Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas PREPARED BY EMAN SETIAWAN,S.Kom,MM

Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas

  • Upload
    xiu

  • View
    1.074

  • Download
    63

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas. PREPARED BY EMAN SETIAWAN,S.Kom,MM. Outline. Operasional Siklus Pengeluran . Keputusan penting dalam siklus pengeluaran Aktivitas siklus pengeluaran Ancaman dalam siklus pengeluaran dan pengendaliannya - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

Page 1: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus Pengeluaran 1/total

Siklus Pengeluaran :Pembelian dan Pengeluaran Kas

PREPARED BY

EMAN SETIAWAN,S.Kom,MM

Page 2: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-2

Outline

1. Operasional Siklus Pengeluran.

2. Keputusan penting dalam siklus pengeluaran

3. Aktivitas siklus pengeluaran

4. Ancaman dalam siklus pengeluaran dan pengendaliannya

5. Model data (diagram REA) pada siklus pengeluaran

Siklus Pengeluaran

Page 3: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-3

Siklus Pengeluaran: Tujuan Utama

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi.

Siklus Pengeluaran

Page 4: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

DFD Level 0 Siklus Pengeluaran

Page 5: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-5

Siklus Pengeluaran:Aktivitas Bisnis

Ada 3 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran :

1. Pemesanan barang, pasokan dan jasa

2. Penerimaan dan penyimpanan barang, pasokan dan jasa

3. Pembayaran barang, pasokan dan jasa

Siklus Pengeluaran

Page 6: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-6

Pemesanan Barang,Pasokan dan Jasa

Aktivitas bisnis utama dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan persediaan atau pasokan apa, kapan, berapa banyak, dari vendor mana? Metode pengendalian persediaan (sering

disebut economic order quantity [EOQ]): Pendekatan ini berdasarkan perhitungan ukuran

pesanan optimal agar meminimalkan jumlah biaya pesanan, pengiriman dan penyimpanan

Siklus Pengeluaran

Page 7: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-7

Metode pengendalian Persediaan Alternatif : MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini menurunkan tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadualkan produksi, daripada memperhitungkan kebutuhan.

JIT (just in time) Sistem JIT meminimalkan baik biaya pengiriman

dan penyimpanan Perbedaan keduanya pada penjadwalan

produksiSiklus Pengeluaran

Pemesanan Barang,Pasokan dan Jasa

Page 8: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Aktivitas dalam Pemesanan Barang

Permintaan Pembelian dokumen yang mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan.

Page 9: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan…Permintaan pembelian

Alpha Omega ElectronicsNo. 89010

Permintaan Pembelian

Tanggal Pembuatan:02/07/2003

Dibuat Oleh:Harold Brown HB

Vendor yang Dianjurkan:Best Office Supply

Dikirimkan ke: Untuk: Tanggal Dibutuhkan:Pusat Foto Kopi Harold Brown 15/07/2003

Nomor Barang Jumlah Keterangan Harga / unit

32047801708175610407

15 kotak5 kotak

20 kotak10

Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam

$33.99$31.99$ 6.49$ 8.99

Disetujui Oleh:Susan Chen

Departemen:Pelayanan Administrasi

Tanggal disetujui:02/07/2003

Nomor Akun:91887

Page 10: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan …

Membuat pesanan pembelian Faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat

keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman.

Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok tertentu untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan.

Page 11: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Pesanan PembelianAlpha Omega Electronics

No. 2463Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane St. Louis, MO 63105-2311 (314) 467-2341

Pesanan Pembelian

Kepada: Best Office Supply 4567 Olive Blvd. St. Louis , MO 63112-2345

Dikirimkan Ke: AOE, Inc. 1735 Sandy Dr. Dayton, OH 33421-2243

Nomor Vendor:121

Tanggal Pemesanan:03/07/2003

Nomor Permintaan:89010

Pembeli:Fred Mozart

Syarat:1/10, n/30

F.O.B: Di Tujuan

Dikirim Melalui:Pilihan Anda

Tanggal Pengiriman:15/07/2003

Catatan:

Barang Nomor Barang

Jumlah Deskripsi Harga / unit

1234

32047801708175610407

15 kotak5 kotak20 kotak10

Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam

$ 33.99$ 31.99$ 6.49$ 8.99

Disetujui Oleh:Susan Chen

Page 12: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12

2.1TerimaKiriman

Buka PesananPembelian

2.2Hitung &PeriksaBarang

Vendor

DFD Level 1

Penerimaan

TempatPersediaan

Persediaan

Slip Pengepakan

Laporan PenerimaanBarang

Barang

BarangSlipPengepakan

Vendor

Penerimaan dan Penyimpanan Barang, Pasokan, dan Jasa

Page 13: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-13

Penerimaan dan Penyimpanan Barang, Pasokan, dan Jasa

Aktivitas bisnis utama kedua melibatkan penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Keputusan kunci dan kebutuhan informasi: Departemen penerimaan mempunyai 2

tanggungjawab utama:1 Menentukan apakah menerima suatu kiriman2 Memeriksa kuantitas dan kualitas

Siklus Pengeluaran

Page 14: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Laporan PenerimaanAlpha Omega Electronics

No. 3113Laporan Penerimaan

Vendor: Best Office Supply

Tanggal Diterima:13/07/2003

Dikirim melalui : UPS Nomor Pesanan Pembelian:2463

Nomor Barang

Jumlah Deskripsi

32047801708175610407

1552010

Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam

Catatan:Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus.

Diterima Oleh:Nathan Hale

Diperiksa Oleh:Nathan Hale

Dikirimkan Ke:Harold Brown

Page 15: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

15

3.1Setujui fakturPenjualan dariVendor (bagianutang usaha)

LaporanPenerimaan

3.2Hitung &PeriksaBarang

TempatPenyimpanan

Persediaan

DFD Level 1Pembayaran

Barang

BagianPembelian

Buku BesarPembayaran berupa Cek atau melalui EFT

Faktur penjualan dari Vendor

PesananPembelian

Pembayaran Barang dan Jasa:Menyetujui Tagihan dari Pemasok

UtangUsaha

Bundel voucher:Faktur penjualan dari vendor, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan

Vendor

Page 16: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-16

Pembayaran Barang dan Jasa:Menyetujui Tagihan dari Pemasok

Tujuan dari rekening hutang adalah untuk mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan sudah diterima.

Ada 2 cara untuk memproses tagihan dari pemasok:1. Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui

dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar.

2. Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur

Siklus Pengeluaran

Page 17: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus PengeluaranProses

/ aktivit

as

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Pesan Barang

1. Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan

2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan

3. Membeli dengan harga yang dinaikkan

4. Membeli barang berkualitas rendah

5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

6. Komisi (kickback)

Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik.

Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.

Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas.

Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok.

Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

Page 18: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan …Proses/

aktivitasAncaman Prosedur pengendalian yang

dapat diterapkan

Terima dan simpan barang

7. Menerima barang yang tidak dipesan

8. Membuat kesalahan dalam penghitungan

9. Mencuri persediaan

Memerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian.

Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat.

Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik

Page 19: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan …Proses/ aktivita

s

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Setujui dan bayar faktur dari vendor

10.Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor.

11.Membayar barang yang tidak diterima

12.Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersedia

Faktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement)

Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan.Menggunakan ERSPengendalian anggaran

Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya.Anggaran Arus Kas

Page 20: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan …

Proses/ aktivita

s

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Setujui dan bayar faktur dari vendor

13. Membayar faktur yang sama dua kali

14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha

Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai “telah dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok.

Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses.Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.

Page 21: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan …

Proses/ aktivitas

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Setujui dan bayar faktur dari vendor

15. Menyalahgunakan kas, cek, atau EFT

Batasi akses ke cek kosong dan mesin penandatangan cek, cek diberi nomor urut.Pemisahan fungsi.Batasi akses ke daftar pemasok yang disetujui.Kasir harus mengirimkan cek-cek yang telah ditandatangani, bukan mengembalikannya ke bagian utang usaha.Orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan baik penagihan maupun pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank.Alat perlindungan cek, termasuk dengan cara positive pay.Peninjauan ulang untuk transaksi EFT.

Page 22: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Lanjutan …

Proses/ aktivitas

Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Pengendalian umum

16.Kehilangan data

17.Kinerja yang kurang baik

Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis

Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.

Page 23: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-23

Kebutuhan Informasi

Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk fungsi berikut : Menentukan kapan dan berapa banyak

persediaan tambahan untuk dipesan.

Siklus Pengeluaran

Page 24: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-24

Model DataSiklus Pengeluaran

Model data REA mengintegrasikan baik data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional

Apa saja contohnya? Tanggal dan jumlah atas setiap pembelian Informasi tentang dimana barang disimpan Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman

Siklus Pengeluaran

Page 25: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-25

Partial REA Diagram of the Expenditure Cycle

Inventory(1, N)

Pesan persediaanPesan

Barang(1, N)

Memintabarang

Mintapesanan

Minta persediaan

(1, N)

(1, N)

(1, 1)

(1, N)

Siklus Pengeluaran

Model DataSiklus Pengeluaran

Page 26: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-26

Partial REA Diagram of the Expenditure Cycle

Inventory(1, N) Terima

persediaanTerimaBarang(1, N)

PesanBarang

(0, N)

(1, N)

Pesanan diterima

Siklus Pengeluaran

Model DataSiklus Pengeluaran

Page 27: Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

12-27

Referensi• Romney, Marshall B., 2006, Sistem

Informasi Akuntansi, Edisi 9, Buku 2, Salemba Empat, Jakarta

Siklus Pengeluaran