SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 1

BAB 2PENGURUSAN PROJEK

Objektif: 1. Menerangkan definisi dan ciri-ciri projek.2. Menerangkan kepentingan pengurusan projek.3. Menerangkan faktor kejayaan sebuah projek4. Siapa yang bertanggungjawab untuk menguruskan projek.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 2

DEFINASI PROJEK

• Satu usaha untuk mencapai matlamat.• Aktiviti – aktiviti yang tidak berulang dan

memerlukan sela masa tertentu untuk disiapkan.

• Mengandungi beberapa elemen – Masa– Peruntukan – Matlamat

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 3

PROJEKMASA PERUNTUKAN

MATLAMAT

KOMPONEN ASAS PROJEK

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 4

Ciri-ciri Projek

• Mempunyai satu matlamat khusus.

• Bersifat sementara.

• Memerlukan sumber-sumber.

• Memerlukan penaja utama.

• Merupakan satu perkara yang tiada kepastian.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 5

Pengurusan Projek

• Merupakan pengelolaan dan pengarahan kepada orang lain untuk mencapai matlamat perancangan dalam masa dan bajet yang telah dirancangkan.

• Menggunakan pengetahuan, kemahiran-kemahiran, peralatan-peralatan (tool), teknik-teknik tertentu ke atas aktiviti-aktiviti sesebuah projek bagi memenuhi keperluan dan memuaskan pihak yang berkepentingan bagi projek tersebut.

• Proses yang mengawal permulaan, perancangan, perlaksanaan dan penamat sebuah projek

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 6

Fungsi Teras

KualitiMasa Kos

RisikoHR

Komunikasi

Skop

Perolehan

Keperluan&

Jangkaan Pihak Berkepentingan

Integrasi Pengurusan Projek

Tool&

Teknik

Fungsi Bantuan

KejayaanProjek

KERANGKA PENGURUSAN PROJEK

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 7

Faktor Kejayaan Projek

Apakah kepentingan pengurusan projek dalam

menentukan kejayaan sebuah projek pembangunan sistem?

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 8

Faktor Kejayaan Projek

• 32% pembangunan projek dibatalkan sebelum siap.• Lebih daripada separuh projek sistem komputer

bernilai satu kali ganda dari bajet asal.• Kurang 42% mengikut skop dan fungsi yang

ditetapkan. Standish Group, 1995

Ini menunjukkan bahawa pembangunan sistem adalah aktiviti yang sukar dan memerlukan perancangan, kawalan dan perlaksanaan yang berhati-hati.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 9

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek gagal atau sebahagian gagal:– Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa berubah.– Penglibatan pengguna terhad– Kekurangan sokongan eksekutif – Kekurangan sokongan teknikal– Perancangan projek yang lemah– Objektif yang samar– Kekurangan sumber yang diperlukan

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 10

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek berjaya:

– Keperluan sistem di definisikan secara jelas– Penglibatan pengguna– Sokongan dari pihak pengurusan atasan– Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh– Penjadualan dan milestone yang realistik

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 11

• Memulakan ProjekAktiviti pertama dalam proses pengurusan projek bagi menilai saiz, skop dan kompleks sebuah projek bagi membina prosidur untuk menyokong projek.

• Merancang ProjekProses menerangkan secara nyata, aktiviti-akvititi yang berlainan dan kerja yang perlu dilakukan untuk menyiapkan setiap aktiviti dalam sebuah projek.

• Melaksanakan ProjekPerancangan yang dibuatkan pada fasa sebelumnya akan dilaksanakan pada peringkat ini.

• Menamatkan Projek

Fasa Pengurusan Projek

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 12

Permulaan Projek

• Fokus kepada aktiviti yang direka bentuk bagi membantu dalam mengorganisasi kumpulan bagi mengendalikan perancangan projek.

• Satu atau beberapa SA akan diarahkan untuk bekerja dengan pelanggan untuk membina piawai kerja dan prosedur komunikasi.

• Keperluan aktiviti semasa permulaan projek berdasarkan saiz, skop dan kompleksiti sesebuah projek.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 13

Lima aktiviti untuk memulakan projek:

• Membina kumpulan

• Membina hubungan baik dengan pelanggan

• Membina perancangan projek

• Membina prosedur pengurusan

• Membina pengurusan dan buku kerja projek

Memulakan Projek

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 14

Merancang Projek

10 aktiviti perancangan projek:• Menerangkan skop, alternatif, kemungkinan

(feasibility) projek.• Membahagikan projek kepada tugas yang

boleh diuruskan• Menganggarkan sumber-sumber dan

membina perancangan sumber• Membangunkan jadual permulaan

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 15

Merancang Projek- samb.

• Membangunkan perancangan komunikasi

• Menentukan piawai dan prosedur projek

• Mengenalpasti dan menilai risiko

• Membentuk perbelanjaan awal

• Membangunkan statement of work

• Menetapkan Baseline project plan

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 16

Carta Gantt

Perwakilan grafik dalam sebuah projek yang

menunjukkan setiap tugas sebagai horizontal

bar, yang mana panjang horizontal bar adalah

bersamaan dengan masa tamat.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 17

Contoh Carta Gantt

TahunPerkara \ Bulan Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep

1. Literature Review2. Sesuaikan model yang dipilih kedalam kurikulum3. Rekabentuk terperinci berdasarkan model4. Penyediaan Papan cerita5. Membina aturcara and pengujian6. Penilaian7. Penulisan

CARTA GANTT

2000 2001

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 18

Carta PERT

• Menggambarkan sesebuah projek itu sebagai sebuah rangkaian aktiviti yang disusun mengikut urutan logikal aktiviti-aktiviti terbabit.

• Juga dikenali sebagai carta rangkaian.

• Pengguna boleh melihat kebergantungan aktiviti aktiviti yang terbabit dengan jelas.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 19

Carta PERT

3 1D

Khamis 5/24/01 Khamis 5/24/01

Mereka bentuk borang permintaan

4 1D

Jumaat 5/25/01 Jumaat 5/25/01

Jadual semula Temujanjji

7 0.5D

Khamis 5/31/01 Jumaat 6/1/01

Menyemak Laporan

9 2D

Isnin 5/28/01 Rabu 5/30/01

Meringkaskan Laporan

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 20

Laluan Kritikal

• Satu jujukan aktiviti-aktiviti yang bergantungan yang mempunyai jumlah masa jangakaan terbesar.

• Menentukan tarikh terawal yang paling mungkin untuk menyiapkan projek.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 21

Gantt vs PERT

• Carta Gantt secara amnya menunjukkan jangkamasa yang diperlukan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti manakala PERT menunjukkan kaitan atau pergantungan antara aktiviti-aktiviti secara grafik.

• Carta Gantt boleh menunjukkan aktiviti bertindih masa secara grafik manakala PERT hanya menunjukkan aktviti secara selari.

• Carta Gantt boleh menunjukkan masa lembab (masa mula dan masa tamat) manakala PERT menunjukkan peristiwa ini dengan merujuk data yang terkandung dalam kotak yang mewakili aktiviti.

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 22

Melaksanakan projek

• Melaksanakan Baseline Project Plan

• Memantau progress projek berdasarkan Baseline Project Plan

• Menguruskan pertukaran kepada Baseline Project Plan

• Menyelenggara Buku kerja projek

• Berkomunikasi status projek

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 23

Menamatkan Projek

• Menamatkan projek

• Membimbing postproject review

• Menamatkan kontrak pelanggan

SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 24

Pengurus Projek

• Juruanalisa sistem yang mempunyai pelbagai set kemahiran iaitu:– Pengurusan– Kepimpinan– Teknikal– Hubungan dengan pengguna

yang bertanggungjawab untuk memulakan, merancang, melaksana dan menamatkan sebuah projek.