S. Juliandry Simanungkalit Direktorat e-Government

2014

KOMINFO

Status umum Birokrasi

Kebijakan pembenahan RB di Indonesia

Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business prosess) dan sumber daya manusia aparatur. Sumber: http://www.menpan.go.id/reformasi-birokrasi/makna-dan-tujuan

9 Program Percepatan RB

1. PENATAAN STRUKTUR BIROKRASI

2. PENATAAN JUMLAH DAN DISTRIBUSI PNS

3. SISTEM SELEKSI CPNS DAN PROMOSI PNS SECARA TERBUKA

4. PROFESIONALISASI PNS

5. PENGEMBANGAN SISTEM ELEKTRONIK PEMERINTAH (E-GOVERNMENT)

7. PENINGKATAN TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS APARATUR

9. EFISIENSI PENGGUNAAN FASILITAS, SARANA DAN PRASARANA KERJA PNS

8. PENINGKATAN KESEJAHTERAAN PNS

6. PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK Sumber: Kemenpanrb

Open Recruitment and Promotion System

Civil Service Distribution and Quality Management

Organization Management

Civil Service Professionalization

e-Government Enhancement

Business Licensing Deregulation

and Debureaucratization(Ease of

business licensing)

Remuneration Management

Efficient use of state facilities, resources and equipments

Transparency and Accountability Enhancement

9"ACCELERATION"PROGRAMS"FOR"BUREAUCRATIC"REFORM"

1. Organizational Evaluation and Adjustment of Ministries/Agencies

2. Evaluation and Delayering of the Echelon III, IV, and V within Core and Supporting Unit

3. Organizational Evaluation of Local Governments

4. Evaluation of Quasi-Government Agencies (LNS)

5. Evaluation of Technical Implementation Unit (UPT) at Echelon II Level

1. Job Analysis and Mapping in Ministry/Agency/Local Gov’t

2. Minus-Growth Policy 3. Limitation of State Budget for

Bureaucracy Cost/ Spending 4. M/E of Redistribution/

Reallocation of Civil Service 5. Early-Pension Policy

1. Development of standard of competencies

2. Competence-based human capital development

3. Competence-based training and education system

4. Enforcement of civil service code of ethics and discipline

5. Certification of Civil Service professional’s competency

6. Periodically mutation and rotation of Civil Service based on competence and capability

7. Development of individual performance measurement

8. Strengthening the functional (substantive/core) official through:

9. Increasing the number of substantive officials

10. Specifying career path for substantive officials

11. Developing substantive training and education

12. Adjusting allowance for substantive officials

1. Civil service recruitment through:

2. Cooperation with state-owned university consortium

3. Use of Computer Assisted Test (CAT)

4. Civil service promotion through:

5. Enhancement of assessment center for promotion, training and education

6. Development of open promotion system for echelon I and II nationwide

1. Improvement of Remuneration System

2. Development of pay-for-performance system

3. Pension system reform 4. Adjustment of health assurance for

civil service

1. e-Office Policy (development of website, e-archive, e-financial report, e-employee information system)

2. e-Planning 3. e-Budgeting 4. e-Procurement 5. e-Performance (SAKIP)

1. Efficiency of government facilities usage

2. Standardization of government facilities, infrastructure and resources

1. Business Licensing Deregulation 2. Improvement of One-Stop-Services

Office 3. Standardization of Business Licensing ‘s

time processing 4. Clarity of charge/cost and

requirements 5. Strengthening Service Excellence

through: 6. Reinforcement of Public Service

Standard and Citizen Charter 7. National Public Service Rank 8. Public Satisfaction Index 9. National Public Complaint Handling

Mechanism

1. Civil services are obliged to report their assets and whealth:

2. As a basis for promotion 3. Sanctions for suspicious civil service

assets 4. Prohibition of use of individual account

for government projects/activities 5. Strict orderly mechanism for escrow

account 6. Implementation of comprehensive

whistle blower system in all ministries/agencies/local gov’t

7. Multi-years planning and implementation 8. Submission of Change-State/Local Govt

Budget must be based on thorough evaluation

9. Enhancement of Internal Oversight Office (APIP/Itjen, etc) function and performance

10. Improvement of public finance accountability and agencies performance

9 Program Percepatan Reformasi Birokrasi

Sumber: Kemenpanrb

Arahan Mensesneg kepada para Sekjen dan Sestama pada rapat tanggal 30 Oktober 2014 tentang Gambaran Pemerintahan Baru: 1.  Dalam waktu 1 tahun ke depan akan dikembangkan sistem paperless

untuk membuat e-process yaitu paling lama 2 jam surat bisa sampai ke tujuan dan paling lambat 14 jam harus sudah didisposisi. Oleh karenanya semua pejabat harus menggunakan email go.id, tidak boleh lagi menggunakan Yahoo, Gmail dan sebagainya.

2.  Executive dashboard selalu ada dalam iPad Presiden, sehingga kalau ada daya serap yang rendah akan langsung dimonitor oleh Presiden. Di samping itu juga sudah dibuat e-blus (blusukan), yang langsung dimonitor oleh relawan dan dilaporkan kepada Presiden atas kinerja yang dijanjikan apakah sudah dilaksanakan.

Update…

DEFINISI e-Government

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses pemerintahan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Kata Kunci

• Oleh - Pemerintah

• Untuk - Rakyat - Bisnis -  Lembaga

Pemerintah lain • Manfaat e-Government

- Efisiensi - Efektivitas - Transparansi -  Inovasi - Partisipasi

• Bagaimana mencapainya?

- Rekayasa ulang proses bisnis

- Penggunaan TIK

12

13

Faktor Penentu Kesuksesan •  Faktor Penentu Kesuksesan

merupakan Faktor-faktor yang perlu diperhatikan agar implementasi e-Government berjalan sesuai apa yang telah direncanakan.

•  Faktor Penentu Kesuksesan dibagi menjadi empat dimensi: –  Kebijakan dan Regulasi, –  Kelembagaan dan SDM, –  Perencanaan dan Anggaran, –  Infrastruktur dan Aplikasi

Visi & Misi E-Government

Sumber: DETIKNAS, 2012

STRATEGI IMPLEMENTASI e-GOVERNMENT: Pendekatan “Tiga Bola”!

!  Penguatan(unit(pengelola"TIK"di"lembaga?2""Pemerintah(

!  Penguatan(lembaga((koordinator((program(strategis((TIK(dan(cyber"security"nasional"

Kelembagaan"

Kebijakan"

!  Sinkronisasi(investasi"TIK"nasional"

!  Kebijakan(fiskal(mulJyears"&"mulJyears"contract"

!  Penggunaan(komponen"TIK"lokal"""industri"TIK"

!  (Peningkatan("kualitas"SDM"TIK"dg"kerjasama"R&D"insJtusi"pendidikan(

!  (Peningkatan(kualitas(SDM(TIK(utk(industri(TIK(

SDM"

Source : MP TIK

!  Reliable Sistem aplikasi dapat berjalan dengan handal

!  Interoperable

Sistem aplikasi dapat saling berkomunikasi serta bertukar data dan informasi dengan sistem aplikasi lain

!  Scalable

Sistem aplikasi mudah ditingkatkan kemampuannya !  User Friendly

Sistem aplikasi mudah dioperasikan dengan user interface (antar muka pengguna) yang lazim berlaku di pemerintahan

!  Integrateable

Sistem aplikasi mempunyai fitur untuk kemudahan integrasi dengan sistem aplikasi lain

15

Aplikasi dengan kesamaan layanan

Saat ini ada K/L yang sudah

menerapkan e-office dan beberapa

diantaranya berjalan baik di

seluruh K/L

Sistem layanan (alur proses) dan

teknologi bisa jadi berbeda-beda

(Multy-platform) antar K/L

Besar biaya pada skala nasional: Sulit

dideteksi

Pertanyaannya: Bagaimana

kebijakan dan strategi yang harus

diambil?

! Pada saat LPSE mengembangkan SPSE, sudah banyak K/L yang memiliki aplikasi e-procurement

! Kondisi yang terjadi saat itu: •  Pengembangan aplikasi eproc kurang terkendali, bahkan

dapat berbiaya fantastis •  Sistem yang berjalan tidak memliki alur proses

(bussiness process) yang sama, meskipun aturan nasional tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah, sama.

•  Availability sistem kurang maksimal •  Pengendalian dan kerjasama antar sistem menjadi sangat

rumit. ! Pada tahun 2013, seluruh K/L/Pemerintah daerah

menerapkan aplikasi eproc yang sama, yaitu SPSE

• Adanya rasa memiliki

• Penyempurnaan lebih cepat

• Mendasarkan pada SOP yang sama dalam pemerintahan

• Kerjasama lintas K/L/D

• Adanya regulasi dan SOP yang sama

• Efisiensi dan efektifitas pembangunan

• Kedaulatan informasi milik Pemerintah

•  siMAYA • Simpeg • Simkeu • Perijinan Terpadu

Satu Pintu • Dan lain-lain

Mengembangkan aplikasi e-

Government nasional dalam kerangka NKRI

Kebijakan untuk mengembangkan aplikasi generik didasari pada:

Dapat dikembangkan bersama-sama

siMAYA merupakan

bentuk implementasi

aplikasi generik

Sistem Informasi Administrasi Perkantoran Maya

! Ekosistem Administrasi perkantoran yang berjalan melalui dunia maya

! Aplikasi sederhana sebagai quick win Reformasi Birokrasi

! Landasan Kebijakan •  UU ITE (Informasi & Transaksi Elektronik) •  PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik) •  Inpres 3/2003 tentang Strategi dan kebijakan e-

Government •  Kepmen PAN & RB nomor 107 tahun 2013 tentang

Pembentukan Tim Pengembangan Kebijakan Sistem Elektronik pada Instansi Pemerintah (e-Government)

•  SE Menpan no. 5 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi Pemerintah

Aplikasi administrasi perkantoran pemerintah dunia maya

dapat digunakan tanpa harus diinstall

dikembangkan sesuai dengan TNDE dari Menpan no 6 thn 2011 mengenai Tata Naskah Dinas Elektronis (TNDE) di lingkungan instansi pemerintah

template TND terbaru dari Menpan no 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (TND) Instansi Pemerintah

Surat edaran MenPANRB No. 5/2013 tentang penggunaan siMAYA sebagai aplikasi administrasi perkantoran maya nasional

Direktorat e-Government

PNS harus siap bekerja di mana saja, kapan saja

Mobilitas yang cukup tinggi

Wilayah kerja relatif luas

Seringkali tidak mengenal jam kerja

Kesempatan bertatap muka dengan jajaran, relatif tidak mudah

Surat/disposisi relatif sering hadir disaat kita tidak sedang di atas meja

Internet

Eselon 1 & 2

Eselon 3

Eselon 4 Staf

Airport

Makan siang

Rapat di kantor lain Ruang kerja

Surat datang

TU

Arsip

siMAYA/email

Konsep dasar

Ramah lingkungan

hemat waktu, sumber daya, tenaga, biaya

lancarnya komunikasi dan kemudahan dalam tata naskah dinas

Pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas

Mendukung kinerja dan meningkatkan efisiensi waktu di lingkungan Pemerintah

Direktorat e-Government

Manfaat e-Office dalam Pemerintahan

Direktorat e-Government

BKN siMAYA

NPWP eKTP

Gov

t Ser

vice

Bus

- Verifikasi user -  Biodata

-  User account -  Profile

Citizent Tracking System Melalui Inter-relasi identitas

Update data PNS

NIP

NIK NPWP

ArNas

Kode Surat

Existing/Online Direncanakan

Keterangan :

!  SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) " Produk ANRI

!  Integrasi " Kerjasama Kemkominfo dan ANRI !  Mengurangi pekerjaan ganda/berulang "

Arsip Tunggal !  Target : Akhir 2014 !  Diperlukan scanner kecepatan tinggi dan fitur

auto feeder paper

Menembus batas ruang dan waktu

Source: Whitebook ICT 2012, MCIT

! Unduh dan langsung bisa digunakan

! Ada notifikasi ! Tersedia untuk

smartphone dan tablet

Melepaskan diri dari ketergantungan bekerja di meja

(Bekerja di mana saja)

Melepaskan diri dari ketergantungan pada jam kerja

(Bekerja kapan saja)

Melepaskan diri dari ketergantungan jaringan listrik dinding

(PLN down, siMAYA tetap jalan)

Ketergantungan pada internet kantor

(Internet dari mana pun, is OK)

Aplikasi yang sederhana, mudah digunakan

(User friendly)

Media komunikasi PNS (Jejaring PNS)

Mobile-browser

! Diakses!melalui!https://simaya.layanan.go.id!

! User!tinggal!memakai.!Pengelola!di!K/L/D!bisa!lebih!fokus!pada!pemanfaatan!yang!lebih!luas!pada!instansinya!

! Dapat!diakses!melalui:!Browser!&!Mobile!(iOS!&!Android)!

! Pengelolaan,!termasuk!pengamanan!dilakukan!oleh!Kemkominfo!

!  K/L/D dapat menginstall pada infrastruktur instansi

!  K/L/D dapat melakukan kostomisasi

!  Spesifikasi teknis: •  Server 64 bit, Memory (min) 8 GB, Storage (min) 2 TB

•  Ubuntu server 64bit •  Security system •  Bandwidth yang mencukupi (Perlu disadari potensi akses di luar jam dinas)

!  SDM yang handal !  Rajin patching, bug hunting dan develop sendiri

!  Infrastruktur •  Data Center & Disaster Recovery Center •  Secure network (VPN) •  Bandwidth yang memadai •  Security (minimal SSL)

! Teknologi •  Browser •  M-browser

! SDM •  Programmer Javascript •  Database administrator •  Security expert •  Network administrator •  Update aplikasi secara berkala, DLL

LOCAL SERVER

! Regulasi dan SOP ! Infrastruktur ! SDM

! Peraturan tentang pemanfaatan siMAYA ! SOP disusun dengan rinci dan sistematis ! Diberikan batas waktu antara masa

sosialisasi, masa percobaan, dan saat mulai berlaku

! Dilakukan evaluasi berkala " mengukur capaian

! Tata Usaha •  PC/laptop/smartphone/tablet •  Pemindaian (scanner) •  Internet

! Pimpinan dan Pengguna Biasa •  PC/laptop/smartphone/tablet •  Internet

! Tata Usaha : cepat dalam menginput surat masuk manual ke siMAYA

! Pimpinan : cepat dalam memberikan disposisi melalui siMAYA

! Bimbingan Teknis : •  Untuk Admin dan TU •  Untuk Pengguna Biasa dan Pimpinan

! Diakses!melalui!https://simaya.layanan.go.id!

! User!tinggal!memakai.!Pengelola!di!K/L/D!bisa!lebih!fokus!pada!pemanfaatan!yang!lebih!luas!pada!instansinya!

! Dapat!diakses!melalui:!Browser!&!Mobile!(iOS!&!Android)!

! Pengelolaan,!termasuk!pengamanan!dilakukan!oleh!Kemkominfo!

!  K/L/D dapat menginstall pada infrastruktur instansi

!  K/L/D dapat melakukan kostomisasi

!  Spesifikasi teknis: •  Server 64 bit, Memory (min) 8 GB, Storage (min) 2 TB

•  Ubuntu server 64bit •  Security system •  Bandwidth yang mencukupi (Perlu disadari potensi akses di luar jam dinas)

!  SDM yang handal !  Rajin patching, bug hunting dan develop sendiri

!  Infrastruktur •  Data Center & Disaster Recovery Center •  Secure network (VPN) •  Bandwidth yang memadai •  Security (minimal SSL)

! Teknologi •  Browser •  M-browser

! SDM •  Programmer Javascript •  Database administrator •  Security expert •  Network administrator •  Update aplikasi secara berkala, DLL

LOCAL SERVER

siMAYA dikembangkan untuk administrasi perkantoran, seperti persuratan, kepegawaian, penggajian, stok (TU), dll

Chatting Video Conference Telepon Internet

Join us: https://www.facebook.com/groups/simaya.id/

S. Juliandry Simanungkalit Kasi Aplikasi Layanan Kepemerintahan Daerah

Kementerian Kominfo sjul001@kominfo.go.id