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SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL
SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE MEDICINA
ESCUELA DE NUTRICIÓN Y DIETÉTICA
DEPARTAMENTO: CIENCIAS DE LA NUTRICION Y ALIMENTACION
CATEDRA: ALIMENTACION INSTITUCIONAL
ASIGNATURA:ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN
Prof. Tania Campos
CONTENIDO:
Definiciones
Objetivos del Sistema de Control de Costos
Fases del Sistema de Control de Costos
Enfoque sistémico del control de costos
Análisis de cada componente del sistema de control de costos
Utilidad control de costos
Presupuesto
Técnicas de Presupuesto
FUNCION DE CONTROL
Fase del proceso administrativo que mantiene la actividad
organizacional dentro de los límites razonables, de acuerdo con las
expectativas plasmadas en planes, objetivos, procedimientos y reglas.
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
Conjunto de recursos organizados que se emplean para
identificar el total monetario gastado en la producción de la
alimentación de los usuarios, y para proporcionar registros
exactos y detallados acerca de los costos de producción.
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
OBJETIVOS
•Fijar metas: costos-limitaciones económicas.
•Determinar el presupuesto.
•Ayudar en la dirección del servicio:
toma de decisiones.
•Evaluar costos y establecer correctivos.
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
FASES
PRE CONTROL:
•Planes
•Objetivos
•Procedimientos
•Reglas
CONTROL CONCURRENTE
Ajustes continuos e
inmediatos a las desviaciones
EQUILIBRIO DINÁMICO
ENFOQUE SISTÉMICO DEL CONTROL DE COSTOS
Ingreso
RECURSOS:
•Humanos: personal, habilidades.
•Materiales: víveres, suministros
•operacionales: dinero, tiempo
•Información, servicios públicos, locales y equipos
Procesador
SUBSISTEMAS: Dirección
- Compras - Producción -
Físico - Mercadeo -
Suministros - Servicio -
Financiero - Control
Memoria
Registros financieros, de
personal, proyecciones
Control
Planes - Metas y Objetivos - Estándares - Políticas y procedimientos - Programas
- Contratos - Leyes y regulaciones - Certificación de calidad
Realimentación
Comentarios de usuarios - Sobrantes de los platos - Pérdidas o ganancias - Nº de usuarios
Factores ambientales
Egreso
Comidas - cantidad, calidad -
satisfacción de los usuarios -
satisfacción del personal -
bienestar de la comunidad -
responsabilidad financiera -
utilidad o punto de equilibrio
Flujo
Permeabilidad de las fronteras
Interacciones
ambientales
ENFOQUE SISTÉMICO DEL CONTROL DE COSTOS
Procesador
Estructura Técnica
administrativa del servicio:
Materia Prima:
Mercadeo, Compras,
Suministros, producción,
servicio.
Personal
Otros gastos
Memoria:
Registros e informes
Control
Planes - Metas y Objetivos - Estándares -
Egreso
Informes del Costo de
producción:
•Costo diario
•Costo mensual
•Presupuesto
Factores ambientales
Permeabilidad de las fronteras
Interacciones
ambientales
Realimentación
Pérdidas o ganancias
Ingreso
Elementos del costo:
•Materia prima
•Personal
•Otros gastos
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
P R O C E S A D O R
MATERIA
PRIMA
MERCADEO
Planificación de Menú
•Necesidades Nutricionales
• Disponibilidades presupuestarias
•Condiciones del mercado
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
P R O C E S A D O R
MATERIA
PRIMA
COMPRAS
Programación de necesidades
Plan de Menú
Plan de materiales y suministros
Nº de usuarios
Alimentos de cosecha
Período de abastecimiento
Especificaciones Técnicas
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
P R O C E S A D O R
COMPRAS
Planificación de la compra
Método de compra:
Directa: a)Registro de proveedores
b)Cotizaciones
Por licitación: a) Junta de compras
b) Proceso licitatorio
c) Selección de proveedores:
Empaque y presentación
•Facilidades de pago
•Costo según calidad
•Condiciones de entrega
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
P R O C E S A D O R
COMPRAS
Actividades de control
•Chequeo: cotización/entrega
•Comparar precios
•Supervisión
•Análisis de resultados
Periodicidad
Orden de compra:
cantidad-tipo-fecha de entrega-destino
SUMINISTROS
Recibo:
Políticas: a)Fecha y horario de entrega
b)Asignar responsable
c)Supervisión
Procedimiento: a)Verificar cantidad y calidad
b)Supervisar procedimiento
Chequeo periódico: Cantidad recibida/Registros en kardex
SUMINISTROS
Almacenamiento:
Control de existencias:
Control de Inventarios
Informe de consumos:
a)Sumatoria de consumo de cada artículo
b)Existencias: EMA+IM-C
c)Costo: promedio ponderado
Control de almacenamiento:
Inventario Físico: final del mes/saldos en kardex
Chequeo Kardex - Requisiciones o minutas
Chequeo al azar
Inventario Final: IF= IMA+I-S
PRODUCCIÓN
Menú: adaptaciones
Porciones y recetas estandarizadas
Cálculo y control de ingredientes: pedido al almacén
SERVICIO
Récord de comidas servidas
Costo de producción
Precio de venta: subsidio total o parcial - LAT-otros
PERSONAL
Nómina
•Prestaciones
•Cláusulas contractuales
•Horario-Horas extras-Días feriados
•Otras actividades realizadas
•Relevos
•Días de actividad
Elementos a considerar:
•Asistencia
•Horario
•Programación de actividades
•Otros:
selección cuidadosa; entrenamiento; evaluación
expedientes (hoja de vida)
PERSONAL
Controles:
OTROS GASTOS
Fijos
•Seguros
•Depreciación de locales y equipos
Controles: consumo de servicios-suministro de
materiales- mantenimiento
Servicios, materiales, equipos livianos,
papelería, uniformes, reparaciones,
fumigaciones
Variables
UTILIDAD CONTROL DE COSTOS
Facilita la fijación presupuestaria.
Proporciona elementos a los fines de evaluación.
Señala la relación entre ingresos y gastos de la
actividad.
UTILIDAD CONTROL DE COSTOS
Aporta criterios para la ampliación de los
servicios.
Permite comparar costos con otras instituciones
de similar complejidad.
UTILIDAD CONTROL DE COSTOS
Es fuente de información para explicar el por que de
los costos.
Permite elaborar el presupuesto más acorde con las
necesidades.
PRESUPUESTO
Plan de acción dirigido a un objetivo preciso expresado en
términos financieros a realizarse en un determinado
periodo de tiempo bajo ciertas condiciones previamente
elegidas
1.- OBTENER UNA SERIE DE GASTOS OCASIONADOS POR EL SERVICIO
DE ALIMENTACION EN EL PERIODO DE AÑOS A ESTUDIAR.
CALCULAR Y EXPRESAR EN % =
2.1- TASAS DE VARIACION INTERANUAL (t.i.a)
METODOLOGÍA
DATOS:
AÑOS MONTO (BS.)
AÑO 1999 4.122.936.524,60
AÑO 2000 4.323.475.189,80
AÑO 2001 4.883.475.189,80
AÑO 2002 5.193.475.189,80
AÑO 2003 5.793.475.189,80
AÑO 2004 6.293.475.189,80
t.i.a
4,9
13,0
6,3
11,6
8,6
TASA DE VARIACIÓN INTERANUAL (TIA)
0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
12,0
14,0
1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004
PERÍODOS INTERANUALES
TA
SA
S
Serie1
T.i.a = ( )-1 Vn
Vn-1 X 100
Vn: Segunda Variable (monto año actual)
Vn-1: Primera Variable (monto año anterior)
METODOLOGÍA
2.- Tasa Acumulada Anual o mensual (t.a.a o t.a.m )
Vo = Año o mes (dato fijo) con quien vamos a comparar
Sub períodos
Crecientes N° meses
Febrero-Enero 2
Marzo-Enero 3
Abril-Enero 4
mayo-Enero 5
Junio-Enero 6
Julio-Enero 7
Julio-Enero 8
Agosto-Enero 9
Septiembre-Enero 10
Octubre-Enero 11
Diciembre-Enero 12
Sub períodos
Decrecientes N° meses
Diciembre-Enero 12
Diciembre-Febrero 11
Diciembre-Marzo 10
Diciembre-Abril 9
Diciembre-mayo 8
Diciembre-Junio 7
Diciembre-Julio 6
Diciembre-Agosto 5
Diciembre-Septiembre 4
Diciembre-Octubre 3
Diciembre-Noviembre 2
Para diagnóstico Para pronóstico
Vn = Gastos de cada año o mes a comparar
T.a.a = V Vn
n-1
- 1 X 100 Vo
T.a.a = ( ) Vn
Vo
1
n-1
- 1 x 100
METODOLOGIA
3.- ELEGIR LA t.a.a Representativa
4.- Aplicar la formula de proyección
Fórmula: Vf= Vo (1+ t.a.a) n-1
TECNICA DE PROYECCION
PERMITE ESTIMAR EL PRESUPUESTO PARA UNA FECHA FUTURA CON
BASE AL ESTUDIO DE UNA SERIE DE VARIABLES (ESTUDIAR MINIMO UN
QUINQUENIO)
FORMULA
Vf = V0 ( 1+t.a.a)
n-1
Vf = Valor futuro
V0 = Gastos ocasionados por el servicio de Alimentación
para el año tomado como base
t.a.a = Tasa acumulada anual
N-1 = años o meses comprendidos en el periodo a
estudiar menos 1
n-1