Sin título de diapositivaseer.slp.gob.mx/Transparencia 2017/mp001.pdf · SAN LUIS POTOSI, S.L.P., MARZO DEL 2011 DIRECCION GENERAL. CONTENIDO Objetivo del Manual. Consideraciones

MANUALde Procedimientos

APLICADO A:

SECRETARIAS DE LA DIRECCIONGENERAL

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., MARZO DEL 2011

DIRECCION GENERAL

CONTENIDO

Objetivo del Manual.

Consideraciones.

Carátula de identificación del Manual.

Políticas Generales.

Procedimientos:

Funciones Administrativas en general.

Recepción y atención al público.

Recepción, registro y remisión de documentos.

Inventario de procedimientos

Autorización.

Control de Actualizaciones

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

O B J E T I V O

Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidadadministrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidadde esfuerzos.

Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición deinstrucciones y las fugas de responsabilidad.

Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que sedebe de hacer y como se debe de hacer.

Es una fuente de información y adiestramiento para el personalactual y de nuevo ingreso.

Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

• De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la LeyOrgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde ala Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de losManuales de Organización y Procedimientos de lasdependencias del Ejecutivo.

• El presente Manual es un instrumento que servirá para tomardecisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso deejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecutael Area de Secretariado de la Dirección General del SistemaEducativo Estatal Regular. La que será responsable de suaplicación, custodia y actualización, así como de dar a conocer asus colaboradores el contenido del mismo.

• Los titulares administrativos serán los encargados de la custodiay de la aplicación del Manual así como de dar a conocer a suscolaboradores el contenido del mismo y en su caso lasactualizaciones y modificaciones.

• La información contenida en este documento serácomplementada y enriquecida conforme las circunstancias lorequieran.

• A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensableque su información se mantenga actualizada y que ésta reúnarequisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual esimportante su enriquecimiento con las ideas y experiencias dequienes participan en su aplicación.

• La Dirección de Organización y Métodos será responsable decontrolar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan acabo en el contenido del Manual.

CONSIDERACIONES

• El Area de Secretariado de la Dirección General del SistemaEducativo Estatal Regular tiene la responsabilidad deproporcionar la asesoría necesaria a las Dependencias que lorequieran, respecto a su interpretación y aplicación.

• El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto deincorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

• El Area de Secretariado de la Dirección General del SistemaEducativo Estatal Regular coordinará la impresión del Manual yserá la responsable de su distribución.

• El Manual debe interpretarse como un documento de consulta yobservancia normativa.

• Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboraciónpara el buen uso y aplicación del Manual de Procedimientos.

CONSIDERACIONES

Proceso

FormuloMaría Leticia Muñoz GuevaraLaura Susana Ortiz Rodríguez

RevisoIng. Xicoténcatl Turrubiartes Flores

Autorizo

Dirección General del Sistema EducativoEstatal Regular

Funciones Administrativas en General

1

Emite lasindicaciones paraatender los asuntosadministrativos

Administra recursosmateriales y de archivode la DirecciónGeneral.

Canaliza eldocumento ante lapersona o funcionarioque dará respuesta otrámite

Atiende y recibeenlaces telefónicos

Dicta oficioscomunicados ydocumentos engeneral.

Director General

1

Secretaria

Secretaria

Director GeneralFin

Inicio

Elabora el documentou oficio registrándolo

en el libro deGobierno interno

SistemaEducativoEstatalRegular

Proceso

FormuloMaría Leticia Muñoz GuevaraLaura Susana Ortiz Rodríguez

Reviso

Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores

Autorizo


Recepción y Atención al Publico

1

Señala términospara atención depersonas ydocumentos

Director General

Determina el trámite ofuncionario queresolverá

Recibe a la persona,tomando sus datosgenerales

Director General

1

Secretaria

Secretaria

Inicio

Fin

Atiende lasinstrucciones delDirector Generalpara dar respuestaa la persona

Elabora informe alDirector Generalsobre la resolucióndel asunto

Otorga laorientación yresulve la cuestiónque se lecomunica.

¿Se requieretrámite?

SI

NO

FinTurna para elconocimiento de lfuncionariocompetente


Proceso

Atiende las indicacionesdel Director

FormuloMaria Leticia Muñoz GuevaraLaura Susana Ortiz Rodríguez

RevisoIng. Xicoténcatl Turrubiartes Flores

Autorizo


Recepción, Registro y Remisión de documentación

1

Señala la forma y lostérminos para larecepción dedocumentos.

Determina el tramiteque se le dará aldocumento

Secretaria

Recibe el documentoturnándolo para suconocimiento alDirector General

Director General

1

Secretaria

Director General

Órgano Administrativoinvolucrado

Fin

Inicio


Recibe el documentoremitido por laDirección y resuelveen el ámbito de sucompetencia

Canaliza eldocumento alfuncionario quecorresponda pararesolver la petición

Elabora undocumento en elque da respuesta ala solicitudplanteada

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSSDDIIRREECCCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SS..EE..EE..RR

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

UNIDAD:DIRECCIÓN GENERAL

FECHA DE ELABORACIÓN:

MARZO DE 2011

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:

SECRETARIAS


POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 1

1.- DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DELS.E.E.R.

Proporcionar un servicio adecuado a los asuntos propios de la Dirección General, cuyas características

esenciales deben ser entre otras:

Reserva y discreción en relación con la información que se maneja en los asuntos propios de la Dirección.

Conocimiento de la forma en que se conforman la Estructura Administrativa, Direcciones de Área,

Departamentos, Inspecciones y demás Instituciones Escolares que de ella dependen.

Contar con conocimientos de taquimecanografía, toma de dictado, mecanografía y captura de oficios y

escritos diversos.

Control y uso adecuado de los recursos materiales que se asignen a la Dirección.

Recepción y envío de documentación

Mantener actualizado el registro telefónico, para establecer comunicación con las personas que indique el

Director General en el menor tiempo posible.

2.- DE LA RECEPCIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO EN GENERAL.

Se procurará atender con prontitud, amabilidad y respeto, al público que acuda ante las oficinas, y según

sean las indicaciones del titular de la Dirección para cada caso, se canalizará a las personas con el

funcionario que corresponda, o bien, se proporcionará la información que se requiera para llevar a cabo

algún trámite que se solicite.

3.- DE LA RECEPCION, REGISTRO Y REMISION DOCUMENTOS

Se elaborarán los libros de registro para la emisión de oficios y la recepción de documentos, teniendo

especial cuidado en anotar las características propias del documento, si cuenta o no con anexos, y dejar

constancia legible de los sellos de recibido.

Formuló

María Leticia Muñoz GuevaraLaura Susana Ortiz Rodríguez

Revisó


Autorizó


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Funciones Administrativas en General

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Ejecutar todas aquellas actividades necesarias para elbuen funcionamiento de la oficina, proporcionando unservicio eficiente

ÁREAS DE APLICACIÓN:

Unidades Administrativas que intervienen en elproceso de Funciones Administrativas en General

Dirección General del S.E.E.R.

Órgano de la Estructura Administrativa del S.E.E.R.

Unidad administrativa que se relaciona con la

actividad específica


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 1Procedimiento: Funciones Administrativas en General

1. La atención de las diversas actividades de carácter administrativo que se generan en la Dirección General,

podrían implicar una serie de trámites y gestiones ante los diferentes departamentos y oficinas de la

Estructura del S.E.E.R.; para dar cabal cumplimiento al propósito de eficiencia, se atenderán puntualmente

las indicaciones del Director General, y se procurará llevar a cabo la tarea de que se trate con la mayor

rapidez y discreción.

2. De igual forma y en razón de su naturaleza, algunas de estas actividades tendrán que ser canalizadas a

través de los órganos de la Estructura Administrativa del S.E.E.R. de acuerdo con las indicaciones del titular

de la Dirección, a fin de que la Unidad Administrativa correspondiente tome conocimiento en forma

coordinada con quien resulte competente para resolverlos, procurando de esta manera una mayor celeridad

en el procedimiento.

3. El manejo y control administrativo de la Dirección se llevará a cabo atendiendo a los principios de calidad en

el servicio, y en general, a las disposiciones e instrucciones concretas, que con respecto a cada actividad,

señale el Director General.

Formuló

Maria Leticia Muñoz GuevaraLaura Susana Ortiz Rodríguez

Revisó


Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 1Procedimiento: Funciones Administrativas en General

Responsable OperaciónNúm. Descripción de la actividad

Director General

Secretarias

Director General.

Secretarias

01

02

03

04

05

06

Señala las indicaciones generales para atender los asuntos de carácteradministrativo

Atiende y realiza enlaces telefónicos, recibe comunicados internos de lasoficinas y las hace llegar al Director General.

Dicta oficios, comunicados y documentos en general.

Elabora oficios y documentos en general, registrándolos en el libro degobierno interno y los envía a quien corresponda.

Administra los recursos materiales que se asignan a la Dirección, y elaborasolicitudes para cubrir las necesidades que se presenten

Proporciona al Director General la información que requiera o documento quenecesite

Formuló


Revisó


Autorizó



Recepción y atención al público


Proporcionar un servicio de calidad a los usuarios del servicio,para propiciar la agilidad en la atención de las personas queacudan a la Dirección General


Unidades Administrativas que intervienen en el procesoRecepción y Atención al Público

Dirección General

Dirección de las Diferentes Áreas del S.E.E.R.

Jefaturas de Departamentos

Inspecciones



Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 1Procedimiento: Recepción y Atención al Público

1. Tomando en consideración la gran responsabilidad de asistir las actividades que lleva a cabo el titular de la

Dirección General, se procurará atender con gran esmero, respeto y prontitud a las personas que acudan a

la Dirección General, ya sea que soliciten audiencia con el Director General, o bien, que soliciten alguna

información en relación a los servicios que se otorgan en la oficinas.

2. Se deberá guardar cautela y la debida discreción con el manejo de la información con que se cuenta en la

Dirección, evitando hacerla del conocimiento de las personas ajenas a la misma, salvo en aquellos casos en

que expresamente el Director General autorice, o en el caso de que esta información esté relacionada con

alguna referencia simple, para que el solicitante pueda acudir ante alguno de los funcionarios del Sistema

Educativo, para tratar el asunto que pretenda plantear dicha persona

3. Se procurará identificar a la persona que acuda ante el Director General, su procedencia y en todo caso, el

asunto que pretenda plantear al titular de la Dirección, con el propósito de que en el momento de que se le

anuncie pueda determinarse la necesidad real de conceder la audiencia.

4. Cuando exista alguna respuesta que deba darse a la persona por instrucciones del Director, se procurará

proporcionarla en términos claros y precisos de las indicaciones que se hayan dado para tal efecto.

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 01Procedimiento: Recepción y Atención al Público


Director General

Secretarias

Director General

Secretarias

Órgano AdministrativoInvolucrado

01

02

03

04

05

06

Señala la forma y términos para la atención de personas y recepción dedocumentos.

Recibe a la persona, turnando para su conocimiento al Director General ofuncionario que corresponda, según indicación específica de la Dirección.

Determina el trámite que se le dará a la situación planteada por la persona.¿se requiere trámite?

a) No, Otorga la orientación y resuelve la cuestión que se le comunica.

b) Si, Turna para el conocimiento del funcionario competente de laEstructura Administrativa del S.E.E.R.

Atiende el dictado del Director General y elabora el documento para darrespuesta a lo planteado por la persona, en el caso de que el propio DirectorGeneral otorgue la orientación y resuelva el asunto.

Canaliza a la persona con el funcionario que corresponda para resolver lapetición o trámite que se solicite, cuando el Director General decida turnar elasunto para conocimiento de la instancia competente de la EstructuraAdministrativa.

Recibe a la persona remitida por la Dirección y resuelve en el ámbito de susatribuciones.

Formuló


Revisó


Autorizó



Recepción, Registro y Remisión de Documentos


Llevar un control en cuanto a la documentación que se recibeen la oficina.


Unidades Administrativas que intervienen el procesoRecepción, Registro y Remisión de Documentos:

Dirección General

Dirección de las Diferentes Áreas del S.E.E.R.

Departamentos

Inspecciones



Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 1Procedimiento: Recepción, registro y remisión de documentación

1. El personal de la Dirección es el autorizado para recibir documentos para su trámite correspondiente, y al

efecto se estampará el sello de recibido en el documento que se reciba con la indicación de la fecha del día

en que se presenta y en el documento destinado para su acuse de recibo.

2. Todo documento que se reciba, deberá ser registrado en el libro de ingreso de los escritos que se lleva en la

Dirección, detallando el nombre de la persona que lo suscribe y el asunto de que se trata, y en su caso, la

oficina que lo remite para su conocimiento y trámite correspondiente.

3. Para el caso de que las circunstancias lo ameriten, el personal podrá recibir documentos estampando su firma

y una leyenda que incluya su nombre, cargo y que recibe en la fecha y hora que ahí se indica.

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: General Fecha de elaboración: Marzo, 2011Secretarias Hoja: 1Procedimiento: Recepción, registro y remisión de documentos


Director General

Secretarias

Director General

Secretarias

Órgano Administrativo.Involucrado

01

02

03

04

05

06

Señala la forma y términos para la recepción de documentos.

Recibe el documento turnando para su conocimiento al Director General ofuncionario que corresponda, según indicación específica de la Dirección.

Determina el trámite que se le dará al documento recibido.

Atiende el dictado del Director General y elabora el documento para darrespuesta a lo planteado en el mismo.

Canaliza el documento con el funcionario que corresponda para resolver lapetición o trámite que se solicite.

Recibe el documento que le es remitido por la Dirección General y resuelveen el ámbito de sus atribuciones.

Formuló


Revisó


Autorizó

Dependencia: Sistema Educativo Estatal Regular Fecha: Marzo, 2011Dirección: GeneralUnidad: Secretarias

Clave Nombre Clave Nombre

Funciones Administrativas en GeneralEjecutar todas aquellas actividades necesarias para el buenfuncionamiento de la oficina, proporcionando un servicioeficiente

x

Recepción y atención al públicoProporcionar un servicio de calidad a los usuarios delservicio, para propiciar agilidad en la atención de laspersonas que acudan a la Dirección General

x

Recepción, Registro y Remisión de Documentos Llevar un control en cuanto a la documentación que se hacese recibe en la oficina. x

Anexos FormatosFlujoNombre del procedimiento

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo

Documents

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