Sintesi delle esperienze e dei contributi regionali

Barbara De Mei Per il Gruppo Tecnico del CNESPS

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Aspetti evidenziati dall’esperienza

•Comunicazione•Formazione•Questionario•Campionamento•Anagrafe Sanitaria•Interviste •Intervistatori•Finanziamento•Telefonia•Privacy•Iniziative sperimentali

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Comunicazione

Mezzi di comunicazione utilizzatiLettere

Note per i Direttori Generali della Aziende Sanitarie per annunciare l’avvio di PASSI

Organizzazione di incontri (riunioni)

Coinvolgimento dell’Ufficio Stampa

Conferenze stampa regionali e provinciali (dati studi 2005 – 2006 e presentazione della sorveglianza 2007)

Articoli su quotidiani a diffusione regionalesu riviste destinate a tecnici (operatori del Dipartimento di prevenzione, MMG, PLS), Sindaci della regione

Web (regione Veneto web regionale per pubblicazione dell’approvazione del DGR per gruppo di lavoro PASSI e finanziamento delle AULSS aderenti)

Livello regionale

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ComunicazioneLivello locale

Mezzi di comunicazione utilizzatiLettere

Comunicazione con i MMG

Conferenze stampa

Articoli su Bollettini di informazione della Azienda sanitaria (Regione Veneto rivolti ai dipendenti e diffusi nelle sale d’aspetto degli ambulatori specialistici e nelle farmacie dell’AULSS)

Video su PASSI da proiettare nelle televisioni a circuito interno presenti nei punti CUP dell’AULSS

Locandine da affiggere in farmacie convenzionate e ambulatori dei distretti e dei MMG.

Convegni per operatori Reti di collaborazioni

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Esempio di piano di comunicazioneRegione Toscana

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target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione tempi

Coordinatori aziendali/intervistatori

Facilitare l’elaborazione di proposte per l’organizzazione del sistema da condividere ai vari livelli

Incontri, e-mail Già fatto

Ordini dei Farmacisti delle Provincie, Collegi Provinciali IPASVI

Sviluppare la consapevolezza dell’importanza del sistema di sorveglianza

lettera Già fatto

Direttori Dipartimentali

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

comunicazione tramite lettera

In corso

FIMMG/SIMG/SIMET informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

lettera/comunicato stampa In corso

Livello regionale

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target obiettivi comunicativi

mezzi di comunicazione tempi

tutti i medici della Regione Toscana

Sviluppare la consapevolezza dell’avvio del sistema di sorveglianza Passi

articolo su rivista "Toscana Medica“, lettera ai Presidenti degli Ordini Provinciali.

Pubblicato Maggio 2007

cittadini soci Coop della Regione Toscana

Sviluppare la formazione di reti interne alla Regione per agevolare la diffusione e lo scambio di esperienze.

articolo su periodico mensile “L’informatore” distribuito gratuitamente ai soci Coop (tiratura oltre 500.000 copie)

In corso di stampa

cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi per favorire lo sviluppo di reti di diffusione/scambio di esperienze

articoli, comunicati stampa su testate giornalistiche (es La Nazione, La Repubblica); pagine web sul sito apposito della Regione

In corso

medici, operatori sanitari

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

articolo su rivista "Il sole 24 ore sanità"

In corso di stampa

Direttori Generali Aziende Sanitarie

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

comunicazione tramite lettera

In corso

Livello regionale

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target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione tempi

M.M.G. informare sull'avvio del sistema di sorveglianza;stimolarne la partecipazione attiva

incontro con gruppi, associazioni

In corso

medici iscritti ai vari Ordini provinciali

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

articolo sul bollettino dell'Ordine locale

In corso

S.d.S. ; Sindaci ; M.M.G

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

Lettera In corso

cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi

locandine/depliant presso studi medici, distretti ASL, farmacie, eventi

In corso

cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi

stampa, media locali In corso

popolazione generale

informare sul sistema di sorveglianza Passi

comunicati sul sito internet aziendale

In corso

Livello ASL esterno

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target obiettivi comunicativi mezzi di comunicazione

tempi

medici ed operatori sanitari aziendali

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

articolo su periodico aziendale (tipo"INFORMASF")

In corso

medici ed operatori sanitari aziendali

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

comunicati sul sito intranet aziendale

In corso

Direzione sanitaria di Presidio, Dipartimento Cure Primarie, Dipartimento Dipendenze

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza; favorire la condivisione degli obiettivi

Lettera, incontro In corso

Responsabili U.O. professionali ASV e infermieri

informare sull'avvio del sistema di sorveglianza

lettera In corso

Responsabili Sistema informativo

Sviluppare la collaborazione necessaria all’avvio del sistema di sorveglianza

Incontri vari Già fatto

Livello ASL interno

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Target Obiettivi comunicativi

Messaggi leva

mezzi di comunicazione

tempi

Livello Regione/ASL

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Formazione

Effettuata la formazione dei coordinatori aziendali e degliintervistatori Prevista l’organizzazione di corsi sulla sorveglianza a livellolocale

Svolti tutti i moduli previsti

Particolarità della formazioneModulo sul software e inserimento dei dati Workshop finale: alto numero di partecipanti

soluzione

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Considerato il numero di intervistatori e coordinatoriaziendali i partecipanti sono divisi in due gruppi Gli intervistatori sono divisi in modo tale che a ciascun incontropartecipino rappresentanti di tutte le Aziende

Intervistatori e coordinatori aziendali partecipano tutti insieme alworkshop

Workshop

Modulo sul software e inserimento dei datiLa formazione degli intervistatori sul software è prevista in una seconda faseApprofondimento sul campo a livello aziendale (tirocinio strutturato)

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QuestionarioUso della versione cartacea

necessità di familiarizzare con il sistema e il questionario prima di passare alla versione elettronica

Soluzione dei problemi logistici (postazioni, cellulari, ecc.) per consentire il passaggio

Necessità di collaudare il software di inserimento dati

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QuestionarioUso della versione cartacea

Commenti positivi riguardo la robustezza del sistema da parte di chi sta collaudando

Mancanza di adeguata competenza, confidenza con

computer non elevata

Mancanza di adeguata dotazione informatica

Al momento si lascia ai coordinatori aziendali il compito di inserire e inviare i dati (la formazione degli intervistatori sul software è stata prevista in una seconda fase)

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Campionamento

Campionamento effettuato da:

•Operatori della Struttura epidemiologica regionale/ aziendale

•CED in collaborazione con i coordinatori aziendali

•In alcuni casi la collaborazione con il CED per il campionamento è stata scarsa o discontinua (problemi per il rispetto dei tempi di spedizione delle lettere, elenchi dei titolari e sostituti con molti campi incompleti)

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Anagrafe sanitaria

Difficoltà di estrapolazione delle fasce di popolazione interessate con conseguente ritardo per elaborazione del campione

A causa di problemi legati alla qualità e al mancato aggiornamento dell’anagrafe sanitaria Molte lettere sono tornate al mittente

Diverse lettere sono state consegnate brevi manu

sia agli utenti che ai medici curanti 

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Poche persone hanno rifiutato di essere intervistate

Rifiuti

Alcune persone titolari hanno rifiutato l'intervista perché hanno considerato troppo lungo il tempo necessario per la compilazione del questionario

Interviste

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IntervistatoriIntervistatori non riescono a condurre tutte le interviste nell'orario di lavoro

Possibili problemi per le sostituzioni degli intervistatori dopo i pensionamenti o i trasferimenti

E’ necessario prevedere modalità per favorire l’effettuazione delle interviste (motivazione degli intervistatori, soluzioni per le telefonate extra-orario di servizio)

E’ necessario prevedere un sistema incentivante per una tenuta nella qualità del lavoro

Possibile soluzione

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• Riconoscimento dell'orario certificato dal responsabile aziendale

• Verifica sulla possibilità di sostenere progetti di produttività aggiuntiva e/o ore di straordinario

• Messa a disposizione degli intervistatori di schede prepagate e/o cellulari aziendali

• Acquisto di memorie portatili, cuffie e altro materiale utile

Possibili soluzioni

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La realizzazione della sorveglianza è sostenuta materialmente da:

•risorse provenienti dal CNESPS (ISS)•Risorse provenienti dall’attività di interfaccia con il CCM•Fondi propri stanziati dalle Regioni per finanziare le ASL

Finanziamento del sistema

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TelefoniaMancanza di attivazione di linee telefoniche abilitate per tutto il territorio provinciale e per tutta la telefonia mobile

Alcune interviste possono essere effettuate solo chiamando cellulari

Vi sono anche i casi in cui gli intervistandi chiedano di essere chiamati in orari o giorni di chiusura degli uffici Difficoltà nel reperire alcuni recapiti telefonici

Presenza di omonimi

Diffuso utilizzo di telefoni cellulari i cui numeri non sono sempre reperibili

Necessità di disporre di una stanza da cui effettuare le chiamate, che garantisca la necessaria riservatezza

Possibile soluzione

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Per le telefonate extra orario sembra percorribile la strada delle carte telefoniche pre-pagate o la fornitura di telefoni cellulari aziendali

Ricorso all'anagrafe comunale

Altro……….. 

Possibili soluzioni

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Utilizzo del contatto telefonico per una valutazione di impatto della campagna nella popolazione

Obiettivo della rilevazioneValutare se la popolazione ha sentito parlare della Campagna

e attraverso quale mezzo mediatico

A tale scopo è stato predisposto un foglio da aggiungere al questionario, con due domande da somministrare al termine

dell’intervista prima di salutare e ringraziare l’intervistato

Sperimentazione aggiuntiva

Campagna Genitori Più (Regione Veneto)

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Iniziativa sperimentale

Iniziativa concordata con il GT

Non si tratta di un modello aggiuntivo

Non comporta modifiche al questionario PASSI

Le domande sono inserite alla fine dell’intervistaViene utilizzato un foglio aggiuntivo separato dal questionario

Viene proposta dall’intervistatore in modo adeguato e omogeneo

Ha una durata limitata nel tempo

Sperimentazione aggiuntivaCampagna Genitori Più

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Privacy

Aspetti rilevanti1. comunicazione al medico curante dei

nominativi dei propri assistiti estratti in qualità di titolari/sostituti

2. assenza di individuazione delle modalità di manifestazione dell’eventuale rifiuto prima della telefonata da parte dell’intervistatore

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Grazie per l’ascolto e buon lavoro!