Prof. Reyes Fabin Moreno Elaborado por:

Ing. Paola Otero

Marzo 2015

Introduccin

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto, describe los procesos para

comprar o adquirir productos, servicios o resultados, as como para contratar

procesos de direccin. Se compone de los procesos de direccin de proyectos

Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratacin, Solicitar

Respuestas de Vendedores, Seleccin de Vendedores, Administracin del

Contrato y Cierre del Contrato.

La organizacin puede ser la compradora o vendedora de los productos,

servicios o resultados de un proyecto.

Si se est comprando bienes o servicios en un proyecto, se debe determinar

la estrategia de adquisiciones de proyectos y planes. En algunos casos,

simplemente se siguen los contratos de compra y los planes que ya estn

establecidos por la empresa o su organizacin. Por ejemplo, usted puede comprar

el hardware de las empresas mediante un contrato estndar de la compaa.

Usted puede adquirir los contratistas utilizando la lista de su empresa con su

proveedor preferido derivado de los contratos maestros del contratista. En algunos

casos, usted tendr que trabajar con su departamento de compras para establecer

su propio nivel de los proyectos de planes de gestin de proveedores.

La mayora de los equipos de proyecto consideran que la identificacin de

proveedores y procesos de seleccin de proveedores para ser parte de la

ejecucin real del proyecto. En otras palabras, que se realizan en la fase de

anlisis inicial despus de la ejecucin del proyecto se ha iniciado. Sin embargo,

puede haber ocasiones en que necesite para llevar a cabo estas actividades como

parte de su adelantado proceso de definicin del proyecto.

Planificar Las Adquisiciones.

Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las

decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar

posibles vendedores. Identifica qu necesidades del proyecto pueden satisfacerse

de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisicin de productos,

servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, y qu necesidades del

proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto.

El proceso Planificar las Adquisiciones tambin incluye la consideracin de

posibles vendedores, en particular si el comprador desea ejercer algn tipo de

influencia o control sobre las decisiones de compra.

Tambin se deber considerar quin es el responsable de obtener o ser

titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos

por la legislacin, alguna regulacin o poltica de la organizacin para

ejecutar el proyecto.

El proceso Planificar las Adquisiciones incluye la consideracin de los riesgos

derivados de cada decisin de hacer o comprar. Incluye asimismo la revisin del

tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigacin de riesgos, y a veces

transferir los riesgos al vendedor.

Efectuar Las Adquisiciones.

Efectuar las Adquisiciones es el proceso que consiste en obtener respuestas

de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. En este

proceso, el equipo recibir ofertas y propuestas, y aplicar criterios de seleccin

definidos previamente a fin de seleccionar uno o ms vendedores que estn

calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales. En el caso

de adquisiciones importantes, es posible reiterar el proceso general de solicitar

respuestas de vendedores y evaluar dichas respuestas.

Puede realizarse entonces una evaluacin ms detallada, fundada en un

documento de requisitos ms especfico e integral, solicitado a los vendedores que

integran la lista restringida.

Administrar Las Adquisiciones.

Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las

relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar

cambios y correcciones segn sea necesario. Tanto el comprador como el

vendedor administran el contrato de adquisicin con finalidades similares. Cada

uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones

contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos.

Debido a la naturaleza legal de la relacin contractual, resulta fundamental

que el equipo de direccin del proyecto est atento a las implicaciones legales de

las medidas tomadas al administrar una adquisicin. Si bien un administrador de

adquisiciones puede formar parte del equipo del proyecto, por lo general, esta

persona rinde cuentas a un supervisor de un departamento diferente.

Normalmente, esto sucede cuando la organizacin ejecutante es tambin el

vendedor del proyecto a un cliente externo.

Administrar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin

financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Una de

las consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a

proveedores es que exista una estrecha relacin entre los pagos efectuados y el

trabajo realizado.

Tambin se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar

que un vendedor no est cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando

el comprador contempla adoptar acciones correctivas. Administrar las

Adquisiciones incluye gestionar la finalizacin anticipada del trabajo contratado

(por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la clusula de

rescisin del contrato.

Los contratos pueden ser modificados por mutuo consentimiento en cualquier

momento con anterioridad al cierre del contrato, de acuerdo con los trminos del

contrato relativos al control de cambios. Es posible que dichas modificaciones no

siempre beneficien por igual al vendedor y al comprador.

Cerrar Las Adquisiciones.

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin para el

proyecto. Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase ya que implica

verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas,

tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los

resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro. Las

reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre. Los

trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos especficos

para el cierre del contrato.

Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el comprador puede

tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del

proyecto, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo,

de acuerdo con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible que el

comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este ltimo,

y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del contrato

rescindida.

SNTESIS

La adquisicin se refiere a los aspectos de la gestin de proyectos

relacionados con la obtencin de bienes y servicios de empresas externas. Esto

se refiere especficamente a los vendedores y proveedores. No se refiere a otras

organizaciones internas dentro de su propia empresa. (A los efectos de esta

discusin, compras y adquisiciones son trminos equivalentes.) Esta es un rea

en la que los directores de proyectos definitivamente deben entender en algn

nivel, y es un rea en la que el director del proyecto le dar entrada. Sin embargo,

en la mayora de muchas empresas, y tal vez, la adquisicin es un rea que al

director del proyecto no le pertenece. El director del proyecto normalmente no

tiene la autoridad para celebrar contratos en nombre de la empresa, y

normalmente no se le pide que administre los contratos una vez que estn en su

lugar.

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin

del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar

contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del

proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la

administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el

comprador) que est adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el

vendedor), as como la administracin de las obligaciones contractuales

contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

Estos procesos interactan entre s y con los procesos de las otras reas de

conocimiento. Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede

implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Si bien los procesos se presentan aqu

como componentes diferenciados con interfaces definidas, en la prctica se

superponen e interactan de formas que no se detallan en la Gua del PMBOK.

Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto implican

contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y

un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en

virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o

resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o

cualquier otra contraprestacin vlida.

Un contrato de adquisicin incluye trminos y condiciones, y puede

incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el

vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de direccin

del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades

especficas del proyecto, a la vez que se respetan las polticas de la organizacin

en materia de adquisiciones. Segn el rea de aplicacin, los contratos tambin

pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos u rdenes de compra.

Aunque todos los documentos del proyecto estn sujetos a algn tipo de

revisin y aprobacin, el carcter jurdicamente vinculante de un contrato por lo

general significa que estar sujeto a un proceso de aprobacin ms exhaustivo.

El equipo de direccin del proyecto puede buscar el respaldo temprano de

especialistas en contratacin, adquisiciones, derecho y asuntos tcnicos. Dicha

participacin puede ser mandatoria segn la poltica de cada organizacin.

Celebrar un contrato por productos o servicios es un mtodo de asignar la

responsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos. Un proyecto complejo

puede implicar la gestin simultnea o secuencial de mltiples contratos o

subcontratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada contrato puede finalizar

durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto.

Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede ser denominado

contratista, subcontratista, proveedor, proveedor de servicios o distribuidor.

Dependiendo de la posicin del comprador en el ciclo de adquisicin del proyecto,

ste puede denominarse cliente, contratista principal, contratista, organizacin

compradora, organismo gubernamental, solicitante de servicios o simplemente

comprador.

Por lo general, el vendedor dirigir el trabajo como un proyecto si la adquisicin no

se limita a materiales listos para la venta, a bienes o a productos comunes. En

dichos casos:

El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado

clave en el proyecto para el vendedor.

El equipo de direccin del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos

los procesos de la direccin de proyectos, y no slo de los de esta rea de

conocimiento.

Los trminos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave

de muchos de los procesos de direccin del vendedor. El contrato puede

efectivamente contener las entradas (p.ej. principales entregables, hitos

clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto

(p.ej., en proyectos de diseo, se requiere a menudo que el comprador

apruebe las decisiones relacionadas con los recursos humanos).

Supone tambin que entre el comprador y el vendedor se desarrollar y existir

una relacin contractual formal. Sin embargo, la mayor parte del contenido de este

captulo puede aplicarse tambin a acuerdos no contractuales entre

departamentos, celebrados con otras unidades de la organizacin del equipo del

proyecto.