SIPA / DFP

SIPA / DFPSistema Informativo di Protocollo

e Archiviazione del DFP

Sommario

• Obiettivi

• Contesto

• Attività svolte

Obiettivi

• Efficienza.– Reingegnerizzazione dei processi.– Automazione.

• Trasparenza.– Identificazione univoca dei documenti.– Arricchimento del registro di protocollo.– Minimizzazione delle eccezioni nella gestione documentale.

• Sicurezza.– Integrità.– Disponibilità.– Riservatezza.

Contesto (1)

• Quadro tecnologico.– Informatizzazione disomogenea e spesso limitata agli strumenti di

produttività personale.

– Strumenti informatici utilizzati in parallelo alla gestione cartacea.

– Fusione delle funzioni di protocollo con funzioni di automazione di ufficio e di gestione di basi dati.

• Quadro organizzativo.– Sistemi di protocollo multipli e indipendenti, a volte ridondanti.

– Sistemi di classifica dei documenti incompatibili, a volte ridondanti.

– Servizio di protocollo centrale aggirato con variazioni estemporanee dei flussi documentali.

Contesto (2)

• Quadro normativo.– Regio decreto 27 maggio 1875, n.2552

– Regio decreto 25 gennaio 1900, n.35

– Decreto legislativo 7 agosto 1990, n.241

– Decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39

– Legge 15 marzo 1997, n.59

– Legge 23 agosto 1988, n.400, art.17, comma 1.

Contesto (3)

• Altre direttive.

– Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione dei flussi di documenti (Sistema GEDOC), AIPA, 24 febbraio 1997.

– Schema di decreto del Presidente della Repubblica recante: “regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo da parte delle Pubbliche Amministrazioni”, in corso di approvazione.

Attività svolte

• Analisi del contesto• Sintesi delle criticità• Individuazione delle linee guida• Definizione del modello organizzativo• Definizione dei flussi di lavoro• Definizione delle classi di documento• Progetto del sistema informatico

Attività svolte

Analisi del contesto (1)

• Studio della struttura organizzativa

• Censimento dei sistemi di protocollo Tecnologia (cartaceo, informatico, misto)

Contesto operativo (generale, ufficio, servizio)

Tipologie di documenti trattati Volume documentale trattato (e sua variabilità)

• Modellazione dei flussi documentali(per tipologia di documento)

Attività svolte


Ufficio di Gabinetto UG

Analisi e programmazione dell’aggiornamento del personale in attività di servizio. UG/AGG

Coordinamento e rapporti istituzionali – Relazione con il Parlamento UG/RAP

Ufficio per gli affari generali e per il personale UAGP

Affari generali e personale UAGP/GEN

Affari amministrativo-contabili UAGP/AMM

Affari internazionali UAGP/INT

Stampa, documentazione e biblioteca UAGP/DOC

Ufficio per l’organizzazione delle pubbliche amministrazioni UOPA

Strutture delle pubbliche amministrazioni UOPA/STR

Carichi di lavoro UOPA/CAR

Dotazioni organiche delle pubbliche amministrazioni UOPA/DOT

Monitoraggio delle linee di attività delle pubbliche amministrazioni UOPA/MON

Ufficio del personale delle pubbliche amministrazioni UPPA

Reclutamento UPPA/REC

Stato giuridico UPPA/GIU

Mobilità e disponibilità UPPA/MOB

Trattamento economico – Previdenza e quiescenza UPPA/TRA

Ufficio per le relazioni sindacali delle pubbliche amministrazioni URSPA

Contrattazione collettiva URSPA/CTR

Relazioni sindacali URSPA/REL

Studi e consulenza URSPA/STU

Contenzioso URSPA/CNT

Ufficio per i procedimenti e l’efficienza amministrativa UPEA

Procedimenti amministrativi, trasparenza, auto-certificazione UPEA/PRC

Qualità dei servizi pubblici UPEA/QUA

Studi e consulenza UPEA/STU

Progetti finalizzati al miglioramento dell’efficienza delle amministrazioni. UPEA/PRG

Informazione statistica e gestione del sistema automatizzato delle informazioni. UPEA/SIS

Ispettorato per la funzione pubblica ISP

Programmazione e analisi dell’attività ISP/PAN

ULUfficioLegislativo

UMUfficio delMinistro

UGUfficio diGabinetto

UPPAUOPA URSPA UPEA ISP

DFP - Dipartimento della Funzione Pubblica

UAGP

Ufficidirettamente

dipendentidal Ministro

Attività svolte


Nome Acronimo Gestore Clienti

Protocollo Informatizzato CentralePreliminare

PICP UAGP/GEN/UCPA Tutti gli uffici (anche se non per tutte letipologie di documento trattate) tranneUM ed UL.

ProtocolloCartaceo Centrale

PCC UAGP/GEN/UCPA UAGP (solo per UAGP/INT)UOPA (tutto tranne commiss. Parit.)UPPA (solo i ricorsi)URSPA (ricorsi, contratti e scioperi)

Protocollo Informatizzato CentraleDistacchi e Permessi

PICDP UAGP/GEN/UCPA URSPA/REL

Protocollo Informatizzato CentraleRilevazioni 47

PICR47 UAGP/GEN/UCPA URSPA/REL

Protocollo Informatizzato CentraleRilevazioni 54

PICR54 UAGP/GEN/UCPA URSPA/REL

Protocollo Cartaceo di ServizioUAGP/GEN

PCS(UAGP/GEN) UAGP/GEN Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di ServizioUAGP/AMM

PCS(UAGP/AMM) UAGP/AMM Il gestore stesso

Protocollo Informatizzato diUfficio UOPA CommissioneParitetica

PIU(UOPA)CP UOPA Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di UfficioUOPA

PCU(UOPA) UOPA Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di UfficioUPPA

PCU(UPPA) UPPA Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di UfficioUPEA

PCU(UPEA) UPEA Il gestore stesso

Protocollo Misto di ServizioUPEA/PRC

PMS(UPEA/PRC) UPEA/PRC Il gestore stesso

Protocollo Misto di ServizioUPEA/QUA

PMS(UPEA/QUA) UPEA/QUA Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di ServizioUPEA/STU

PCS(UPEA/STU) UPEA/STU Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di ServizioUPEA/PRG

PCS(UPEA/PRG) UPEA/PRG Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di ServizioUPEA/SIS

PCS(UPEA/SIS) UPEA/SIS Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di Ufficio ISP PCU(ISP) ISP Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di Ufficio UL PCU(UL) UL Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di Ufficio UG PCU(UG) UG Il gestore stesso

Protocollo Cartaceo di Ufficio UM PCU(UM) UM Il gestore stesso

Attività svolte


(13.1)Protocollopreliminare

doc. UL mat.varie

(13.2)Assegnaz.docum. UL

materievarie

PICP

(13)Gestione documenti ULafferenti a materie varie

(5)Prima

classificaz.documenti

Vaschetta ULpresso l’AG

(13.4)Fascicolaz.docum. UL

materievarie

PCC

(13.3)Esame.

docum. ULmaterie

varie

(13.5)Protocollodocum. UL

materievarie

Archivio Generale

(13.6)Processam.docum. UL

materievarie

(13.7)Archiviaz.

Docum. ULmaterie

varie

Il documentodeve esserefascicolato

presso l’AG.

Ricezione deldocumento viafax o corriere

Trasferimentoall’UCPA

Fascicolazionepresso l’AG

Il documentova protocollato con un

protocollo centralenon preliminare

Protocollocentrale nonpreliminare


protocollo centralenon preliminare


Il documentova eccezionalmenteprocessato prima di

essere protocoll.

Ricezione deldocumento via

posta elettronica

Stampa deldocumento

Processamento


protocollo diufficio/servizio

Protocollo diufficio/servizio

Il documentova archiviato nell’AG.


Archiviazionenell’AG

Il documentova (ancora)processato

Processamento

Archiviazione inun archivio diufficio/servizio

Trasferimentoall’ufficio

falso

falso

falso

falso

falso

falso

UCR UCASPosta,Corriere, Fax,Email

SegreteriaUfficio

SegreteriaServizio

UCPA

PP

P

A

P

F

L

A

Ricorsi (*)

L

Doc. UAGP/GENDoc. UAGP/AMMDoc. UPEA/Sx

PPDoc. UAGP/INT

E

P

S

S

A

Doc. UOPA comm. par.P

A

L

L

Doc. UOPA non CP

P

P

L

A

Doc. UPPA

P

PP

L

A

Posta personale

12

3

4

5

(*) Esempio di lettura del diagrammadi interazione relativo alla gestionedei ricorsi:

1. Il ricorso giunge in busta chiusaall’UCR via posta

2. L’UCR trasferisce la busta UCAS3. L’UCAS, dopo aver aperto la

busta, smista il ricorso all’UCPA4. L’UCPA inoltra il rocorso

all’Ufficio competente dopoaverlo fascicolato e protocollato.

5. L’ufficio restituisce il ricorsoall’UCPA dopo averlo lavorato.L’UCPA provvede ad archiviarlo.

Attività svolte

Sintesi delle criticità

• Il protocollo centrale non ha interesse diretto nel processare velocemente i documenti, e d’altra parte chi ha urgenza di processarli (i.e. il generico ufficio) non ha potere per modulare le risorse del protocollo centrale.

• Tendenza a gestire picchi nel carico di lavoro variando in modo estemporaneo il flusso documentale, piuttosto che modulando le risorse.

• Lo smistamento agli uffici di documenti non ancora protocollati diventa pericolosa nei casi di smistamento errato.

• Le funzioni di protocollo informatizzate sono talvolta inglobate in applicazioni legacy con funzionalità generiche di automazione d’ufficio (stampa di etichette, gestione di piccole basi dati locali).

• I registri informatici di protocollo sono privi dei requisiti previsti dalla normativa, specie quelli a protezione della integrità e della disponibilità.

Attività svolte

Individuazione delle linee guida (1)

• Sistema informatico con architettura a tre livelli, in grado di gestire centralmente un unico registro di protocollo, offrendo al contempo su rete locale un vasto insieme di servizi attraverso componenti client largamente e facilmente riconfigurabili.

• Gestione parallela ed integrata dei documenti sia in formato elettronico che in formato cartaceo, con utilizzo intensivo di codici a barre.

• Gestione integrata dei flussi documentali via fax e posta elettronica sia in ingresso che in uscita.

Attività svolte

Individuazione delle linee guida (2)

• Archivio cartaceo distribuito ma controllato centralmente dal sistema informatico.

• Modello organizzativo articolato adattabile a picchi nei volumi documentali da gestire. in grado di supportare efficacemente anche i funzionari non dotati di strumenti

informatici. In grado di nascondere ai funzionari la complessità della gestione del cartaceo

residuo.

• Suddivisione chiara (e facilmente controllabile) di compiti e responsabilità fra le varie unità organizzative.

• Processo di classificazione e caratterizzazione dei documenti distribuito in fasi successive al protocollo.

Attività svolte

Definizione del modello organizzativo (1)

• Unità organizzative centrali UCC Unità Centrale di Controllo

UCR Unità Centrale di Ricezione UCS Unità Centrale di Spedizione

UCP Unità Centrale di Protocollo UCA Unità Centrale di Archiviazione

• Unità organizzative periferiche (presenti in ciascun ufficio)

UPP Unità Periferica di Protocollo UPA Unità Periferica di Archiviazione

Attività svolte


• Archivi centrali AG Archivio Generale (cartaceo, unico e centrale)

AGDE Archivio Generale Documenti Elettronici (unico, centrale)

• Archivi periferici AU Archivio di Ufficio (cartaceo, uno per ufficio)

ATF Archivio Temporaneo di Funzionario (cartaceo, uno per funzionario)

ATDE Archivio Temporaneo dei Documenti Elettronici (uno per UPP)

LAP Lista delle Attività Pendenti (una per centro di responsabilità)

Attività svolte


DFPUAGP

UCR UCA

AGLAP

UCS

LAP

UCP

LAP

UCC

AGDE

Altro ufficioUPP

ATDELAP

UPA

LAP

Funzionario

LAP ATF

AU

Legenda

AB

A gestisce/controlla B

Attività svolte


UCC Unità Centrale di Controllo

Ruolo• Controllo di gestione

• Supervisione sistemistica

• Amministrazione e supporto dell’utenza

• Definizione e attuazione della politica di sicurezza

• Approvvigionamento e distribuzione di ricambi e materiali di consumo

Clienti• Tutte le altre unità

• Ciascun singolo utente

Attività svolte


UCR Unità Centrale di Ricezione

Ruolo• Ricezione e timbratura della buste• Smistamento delle buste indirizzate a persone• Smistamento delle buste indirizzate all’Ufficio di Gabinetto

Clienti• La UCP, per la posta da protocollare• Le segreterie degli uffici, per la posta personale dei dipendenti• Il Sig. Ministro e l’Ufficio di Gabinetto, per la posta riservata

Attività svolte


UCS Unità Centrale di Spedizione

Ruolo• Spedizione della posta ordinaria in uscita• Ripartizione, attraverso le funzionalità offerte dal sistema, dei costi di

spedizione.

Clienti• Le segreterie degli uffici, per la spedizione delle buste• Il servizio UAGP/GEN per il conteggio delle spese di spedizione

Attività svolte


UCP Unità Centrale di Protocollo

Ruolo• Creazione di nuovi numeri di protocollo per i documenti cartacei in

ingresso dalla UCR.• Inserimento dell’insieme minimo delle informazioni previste dalla

normativa per il protocollo.• Stampa ed applicazione, su ciascun documento protocollato, di una

etichetta autoadesiva con numero di protocollo in chiaro ed in codice a barre.

• Smistamento dei documenti protocollati nelle vaschette di ricezione dei vari uffici.

Clienti• Le UPP degli uffici

Attività svolte


UCA Unità Centrale di Archiviazione

Ruolo• Archiviazione e recupero di fascicoli memorizzati nell’AG per conto

delle UPA che decidono di usufruire di tale servizio. • Archiviazione di documenti in fascicoli già presenti nell’AG.• Scansionamento di documenti archiviati nell’AG.

Clienti• Le UPA degli uffici

Attività svolte


UPP Unità Periferica di Protocollo

Ruolo• Protocollo dei documenti giunti direttamente all’ufficio senza passare

per la UCP (fax, email, documenti cartacei via corriere, etc.)• Prelievo, dalla vaschetta di ricezione dell’ufficio, dei documenti già

protocollati e smistati dalla UCR.• Inserimento dei dati aggiuntivi (i.e. oltre a quelli di protocollo) necessari

per la classificazione e la gestione dei documenti.• Scansione dei documenti per i quali è prevista la consultazione a video.• Protocollo dei documenti in uscita.• Stampa delle buste e imbustamento dei documenti cartacei in uscita.

Clienti• I funzionari dell’ufficio di appartenenza.

Attività svolte


UPA Unità Periferica di Archiviazione

Ruolo• Archiviazione e recupero di fascicoli dall’AU locale.• Scansionamento e fascicolazione di documenti già protocollati (con

creazione del fascicolo nel caso di documenti con nuova classifica)• Interazione con le UPA di altri uffici per il recupero e la archiviazione di

fascicoli collocati presso i rispettivi AU.• Interazione con la UCA per il recupero e la archiviazione di fascicoli

collocati presso l’AG.

Clienti• I funzionari dell’ufficio di appartenenza.• Le UPA di altri uffici

Attività svolte


UCA

UCP UCS

UCR

UPA

UPP

Fnz FnzFnz

UPA

UPP

Fnz FnzFnz

UPA

UPP

Fnz FnzFnz

Legenda

BA

A offre servizi a B,cioè B è cliente di A.

Dipendenze funzionalifra unità organizzativeper il protocollo el’archiviazione

UAGP

Altroufficio

Altroufficio

Altroufficio

Attività svolte

Definizione dei flussi di lavoro (1)

• Gestione dei documenti cartacei Flusso in ingresso Flusso in uscita Flussi di archiviazione

Fascicolazione di documenti (ed eventuale creazione del fascicolo) Archiviazione di documenti Prelievo ed archiviazione di fascicoli Scansione di un documento archiviato

• Gestione dei documenti elettronici Flusso in ingresso

Documenti su supporto magnetico in allegato a documenti cartacei Documenti ricevuti via fax-modem Documenti elettronici in allegato a messaggi di posta elettronica

Flusso in uscita Trasmissione via posta elettronica Trasmissione via fax-modem

Attività svolte


UCRPosta,Corriere, Fax

UPP FunzionarioUCP

P2

Documenti per il MinistroDocumenti per UMDocumenti per UG

P1

VRUPP

P1

Documenti personali

P2

P1Altri documentidall’esterno

P2

1

2

3

P1Altri documentidall’esterno via corriere P2

4

VRPOP

P1 Creazione del numero di protocollo ed inserimento delle informazioni minime per identificare il documento

P2 Inserimento delle informazioni necessarie a completare il processo di protocollo.

Gestione del flusso cartaceo in ingresso

Attività svolte


P Protocollo del documento (con apposizione del numero di protocollo)

I Stampa della busta ed imbustamento del documento

S Spedizione della busta e registrazione della spedizione

T Trasmissione via fax della immagine elettronica del documento

1

2

Funzionario

Documento

UCS Posta,Corriere

Confermaspediz.

UPP

P

I

S

Documento P

T

Fax

Confermaspediz.

Gestione del flusso cartaceo in uscita

Attività svolte


UPA dellostesso ufficiodel funzionario

Funzionario VRUPA

1 E

Documento da fasc.

Fascic. con doc. F

2Documento da fasc.

Fascic. con doc. F

Richiesta fascicolo

Fascicolo

3 C

Documento da fasc.

Fascic. con doc. F

UCA

E

Fascicolo

E Estrazione del fascicolo dall’archivio (AU per l’UPA, AG per l’UCA)

F Fascicolazione del documento (cioè inserimento del documento nel fascicolo estratto)

C Creazione (logica e fisica) di un nuovo fascicolo

Fascicolazione di documenti cartacei

Attività svolte



Funzionario UCA

1 EDocumento daarchiviare

Confermaarchiviaz.

F

2 EDocumento daarchiviare

F

A

A

3 Documento daarchiviare F

A

C

Confermaarchiviaz.

4 Documento daarchiviare F

A

C

Conferma archiviaz.

Confermaarchiviaz.

E Estrazione del fascicolo dall’archivio (AU per l’UPA, AG per l’UCA)

F Fascicolazione del documento

A Archiviazione del fascicolo (AU per l’UPA, AG per l’UCA)

C Creazione (logica e fisica) di un nuovo fascicolo

Archiviazione di documenti cartacei

Attività svolte



Funzionario UCAUPA di un altroufficio

VRUPA dellostesso ufficiodel funzionario

1

2

3

Richiesta fascic.

Richiesta fascic.

Fascicolo

Fascicolo

Fascicolo

Fascicolo

Fascicolo

Richiesta fasc.

Fascicolo

Conferma arch.

Conferma arch.

Conferma arch.

VRUPAdell’altro ufficio

E

A

E

E

L

A

L

L

AE Estrazione del fascicolo dall’archivio

L Lavorazione del fascicolo

A Archiviazione del fascicolo

Prelievo ed archiviazione di un fascicolo cartaceo

Attività svolte



Funzionario UCAUPA di un altroufficio

1

2

3

S

S

Richiesta scans.

Richiesta scans.

Conferma

Conferma

Richiesta scans.

S

Conferma

S Estrazione del fascicolo contenente il documento, scansione del documento ed archiviazione del fascicolo

Scansione di un documento cartaceo archiviato

Attività svolte

Definizione delle classi di documento (1)

• La classificazione dei documenti avviene principalmente per procedimento.

• L’analisi ha mostrato tuttavia come in taluni casi (e.g. la richiesta di chiarimenti relativamente ad una certa legge) il procedimento sia talmente banale (e.g. semplicemente la risposta al quesito) che risulta preferibile includere nello stesso fascicolo tutti i documenti relativi alla stessa materia, indipendentemente da chi li ha inviati. In questo modo è più facile controllare che il trattamento di quella materia sia uniforme rispetto ai vari interlocutori.

• In entrambe i casi, il numero di classifiche possibili (i.e. il numero di procedimenti e di materie specifiche) è talmente elevato da rendere indispensabile la loro organizzazione in una gerarchia con vari livelli di dettaglio e specializzazione.

Attività svolte


1

1

1 2 … 6 12…

1 2 … 15 31…

1 2 … 251 788…

2

1 2 … 11 15…

1 2 … 16 21…

1 2 … 33 45…

1.1Documento DFP relativo a procedimento

1Documento DFP

1.1.6Documento DFP relativo a procedimento di richiestadistacco sindacale

1.1.6.15Documento DFP relativo a procedimento di richiestadistacco sindacale a tempo parziale

1.1.6.15.251Documento DFP relativo a procedimento di richiestadistacco sindacale a tempo parziale per Mario Rossi

Classificazioneper procedimento

Attività svolte


1

1

1 2 … 6 12…

1 2 … 15 31…

1 2 … 251 788…

2

1 2 … 9 15…

1 2 … 16 21…

1 2 … 33 45…

1.2Documento DFP relativo a materia

1Documento DFP

1.2.9Documento DFP relativo alla materia “legislazione” (adesempio un quesito).

1.2.9.16Documento DFP relativo alla legslazione sullaconcessione di auto blu

1.2.9.16.33Documento DFP relativo alla legislazione sullaconcessione di auto blu a funzionari di X livello.

Classificazioneper materia

Attività svolte

Progetto del sistema informatico (1)

• Modello concettuale dei dati

• Requisiti funzionali

• Architettura software

• Architettura hardware

Attività svolte


(1,1) (0,n)

27 Valoreammissibilepredefinito

(0,n)

(1,1)

(0,n)(0,n)

Obbligatorio

(1,1)

(0,n)

Valore

22 Tipo diattributo

20 Tipo didocumento

6Documento

21Tipo doc.ammette

16Documento

afferentea

(0,n)

8 Soggettoesterno

7Mittente /destinat.

11Valore attrib.

docum.

Valore

(0,n)

(1,1)

(0,n)

24 Tipo diprocedimento

13Procedimento

17Procedimento

afferentea

(0,n)(0,n)23

Tipo proc.ammette

9Procedimento

relativoa

(1,1)

(1,n)

19 File

(1,1)

(0,n)

(1,1) (0,n)

28Tipo doc.specifico

di

(0,n)

(0,n)

26Tipo attrib.ammette

(1,1) (1,n)

(0,n)12

Valore attrib.proced.

Valore

(0,n)14

Materia

5 Classifica

18Gerarchiamaterie

(0,n)

(1,1)

25Gerarchiatipi proc.

(1,1)

(0,n)

1 Fascicolocartaceo

(1,1)

(0,1)

2Fascicoloidentificato

da

15File immagine

di

Formato

Identif. AGDE

4Classificato

con

10File allegato

a

Inviato / Ricevuto

Num. protocollo DFP

Num. protocollo mittente

Data/ora di protocollo

(0,1)

(0,1)

3Replica a

Specializz.di

Special.di

Astrazione di

Astrazione di

Modello concettuale dei dati - Vista “Documenti e procedimenti”

Attività svolte


(1,1)

39 Accountoperatore

42Centro di

responsabilità

36Attività

(1,1)

(0,n)

40Attività

assegnataa

46Unità

organizzativa

47Funzionario

11Procedimento

(0,n)(0,n)43

Proc. attualm.in carico

a

(0,n)(0,n)45

TP tipicam.in carico

a

Data/Ora inizio

24Tipo di

procedimento

(1,1)

(0,n)

17Procedimento

afferentea

(0,n)(0,n)44

Doc. attualm.in carico

a

6Documento

Data/Ora inizio

Processamentoconcluso

(0,n)

(1,1)

(0,n)

(1,1)

(0,n)

35Attività relativa

a doc.

Termini

Termini

Concluso

33 Creaz. edassegnazione

di attività

(1,1)

(1,2)

32 Marcaturaattività comecompletata

31Operazione su

attività

30Operazione

34Oggetto della

operaz.

Data/ora29Eseguita da

(1,1)

(0,n)

41Accountafferisce

a

60Ufficio

(1,1)(0,n)59

Ufficiocontrolla

37Attività

afferentea

38Tipo di attività

Stato

Modello concettuale dei dati - Vista “Supporto al workflow”

Attività svolte


42Centro di

responsabilità

46Unità

organizzativa

47Funzionario

6Documento

Sorgente / Destinazione

5 Classifica1 Fascicolocartaceo

(1,1) (0,1)2

Fascicoloidentificato

da

(1,1)

(1,1)

54Archivio fisico

55Fasc. inarchivio

(1,1)(0,n)

49 Fascicolovirtuale

personale

(0,n)

(0,n)

(2,2)

(0,n)

52Trasferim.

da/a

50Trasferimentofascicoli e/odocumenticartacei

53Trasferim.

fascic.

(0,n)

(0,n)

30 Operazione

4Classificato

con

(1,n)

(0,1)

51Trasferim.

docum.

(0,n) (0,n)

(0,n) (0,1)56

Doc. non fasc.in arch.

57Arch. gestito

da

48Fasc. virtuale

include

Nome

58Funz.

possiede

(0,n)

(1,1)

Collocazione

Modello concettuale dei dati - Vista “Fascicoli e archivi”

Attività svolte


13Procedimento

24Tipo di

procedimento

(1,1)

(0,n)

17Procedimento

afferentea

Data/ora

33 Creaz. edassegnazione

di attività

32 Marcaturaattività comecompletata

31Operazione su

attività

30Operazione

29Eseguita da

66 Diritto diaccesso

71 Diritto diaccessoa servizi

70 Diritto diaccesso

a dati

74Tipo proced.

esige

69Procedim.

esige

75Documento

esige

6Documento

20Tipo di

documento

(1,1)

(0,n)

16Documento

afferentea

76Tipo docum.

esige

(0,n)

(0,n)(0,n)

(0,n)(0,n)

(0,n)(0,n)

50 Trasferim.fascicoli e/odoc. cartacei

39Account

operatore

46Unità

organizzativa

47Funzionario

(1,1) (0,n)63

Opera con64 Classe di

utenza65

Dispone di(0,n)(0,n)

72Operatore

42 Centro diresponsabilità

(1,1)(0,n)41

Accountafferisce

a

68Utilizzato da

(1,1)

(1,n)

67 Personafisica

(1,1) (0,n)

Dati personali

60Ufficio

59Ufficio

controlla

Chiave privata

Username

Password

(1,1)

(0,n)

Modello concettuale dei dati - Vista “Sicurezza”

Attività svolte


• Autenticazione e controllo degli accessi– Controllo sessione

– Auditing

• Protocollo dei documenti– Protocollo di un documento cartaceo in ingresso

– Protocollo di un documento cartaceo in uscita

– Protocollo di un documento elettronico in ingresso

– Protocollo di un documento elettronico in uscita

– Stampa del registro di protocollo

– Annullamento di un numero di protocollo– Riallineamento del registro di protocollo

Requisiti funzionali

Attività svolte


• Caratterizzazione dei documenti– Classificazione di un documento

– Creazione di un nuovo procedimento

– Gestione dei dati associati ad un documento

– Gestione dei dati associati ad un procedimento

• Gestione dei fascicoli– Tracciamento dei trasferimenti di documenti e fascicoli cartacei

– Visualizzazione della scheda informativa relativa ad un fascicolo

– Creazione di un fascicolo cartaceo

– Creazione e gestione di un fascicolo virtuale personale


Attività svolte


• Ricerca documenti, procedimenti e fascicoli– Ricerca di documenti

– Ricerca di procedimenti

– Ricerca di fascicoli

– Inventario di un archivio fisico

• Supporto al workflow– Gestione delle liste di attività

– Creazione ed assegnazione di una attività pendente

– Completamento, rigetto o riallocazione di una attività pendente


Attività svolte


• Controllo e contabilizzazione delle spedizioni cartacee

• Interfaccia con sistemi esterni– Interfacciamento con G-NET

– Interfacciamento con motori esterni di workflow

• Sicurezza e controllo di gestione

• Configurazione


Attività svolte

Progetto del sistema informatico (10)Architettura software

(5)Protocollo

documenti egestione deidati associatia documenti eprocedimenti.

(4)Archiviazione

documentielettronici

(6)Gestione

fascicoli edarchivi

(2)Gateway per il

protocolloautomatico

Server DFPper posta el.ed invio fax

DBMSData Base Management System

Client G-NET (1) Client integrato configurabile Client PEMotore diworkflowesterno

(estensione)

Applicazioniesterne di

automazionedi ufficio

(estensione)

Operatore /

Sistema Operativo sulla stazione di lavoro

AGDEArchivio Gen.

Doc. Elettronici

Gestore deldispositivo diarchiviazione

RPDAReg. di Protoc.e Dati Associati.

RFARegistro.

Fascic. Archivi.

RSWRegistro per il

Supp. WorkflowModuloarchitetturale

Base dati /Repository

Connessione via rete locale

Connessione diretta

Legenda

(3)Autent. utenti egestione profili

di accesso

RSPARegistro Sicurez.e Profili di Acc.

(7)Configuraz.del modello

dei dati

RCMDRegistro di

Conf. Mod. Dati

(8)Supporto al

workflow

INTERNETRete telefonica commutata

Attività svolte

Progetto del sistema informatico (11)Architettura hardware

LAN - Local Area Network

Server S1Modulo (3)

Server S2Modulo (5)Modulo (6)Modulo (7)Modulo (8)DBMS

Server S3Modulo (4)

Dispositivo diarchiviazionedi massa (e.g.Juke Box didischi ottici).

Stazioni di lavoromulti-funzionali conmedesimo client (1)autoconfigurato sullabase dellla classe diutenzadell’operatore.

Documents

SIPA / DFP