1

SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI LAYANAN

DI PERPUSTAKAAN UGM YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh

gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh

Dinar Kusuma Hapsari

D 1807010

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2010

i

ii

iii

MOTTO

“Segala tulisan yang diilhamkan Allah memang bermanfaat untuk mengajar,

untuk menyatakan kesalahan, untuk memperbaiki kelakuan dan untuk

mendidik orang dalam kebenaran.”

( II Timotius 3 : 16 )

”Orang yang berjiwa besar memiliki dua hati; satu hati menangis dan yang satu

lagi bersabar.”

(Khahlil Gibran)

iv

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan sebagai wujud cintaku pada:

Bapak dan Ibu tersayang, yanh selalu member kasih sayang dan doa yang tak pernah

putus untukku.

Kakakku yang selalu menyemangatiku.

Mas Indra yang selalu mendengarkan segala keluh kesahku.

Sahabat-sahabatku yang selalu ada saat aku membutuhkan kalian. Terima kasih

untuk persahabatan yang manis ini.

Almamaterku tercinta

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah melimpahkan berkat dan

rahmat-Nya yang melimpah, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan

Tugas Akhir ini.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis tidak sedikit hambatan yang

dihadapi penulis, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik

berkat pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis tidak lupa

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si, selaku pembimbing dalam penulisan

Tugas Akhir.

4. Bapak Drs. Widodo, M.Soc. Sc, selaku penguji Tugas Akhir.

5. Bapak Drs. Hindar P, MSi, selaku pembimbing Praktek Kerja Lapangan.

6. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta.

7. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik atas ilmu yang diberikan

8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

vi

Penulis menyadari dalam penulisan dan penyusunan Tugas Akhir ini masih

terdapat kekeliruan dan kesalahan. Sehingga penulis mengharapkan masukkan dan

kritikan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, Maret 2010

Penulis

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………………… i

PERSETUJUAN ………………………………………………………………… ii

PENGESAHAN ……………………………………………………………………iii

MOTTO ………………………………………………………………………………iv

PERSEMBAHAN ………………………………………………………………… v

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………vi

DAFTAR ISI ………………………………………………………………………viii

DAFTAR TABEL .......................................................................................................xii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................xiii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. xiv

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………1

A. Latar Belakang Masalah ………………………………………………………1

B. Tujuan …………………………………………………………………………2

C. Pelaksanaan …………………………………………………………………3

D. Metode Pengumpulan Data …………………………………………………3

E. Rumusan Masalah ……………………………………………………………4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……………………………………………………5

A. Pengertian Perpustakaan ………………………………………………………5

B. Pengertian Sirkulasi …..…………………………………………………… 6

C. Pengertian Otomasi …………………………………………………………9

BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI …………………………………… 12

A. Sejarah Umum Perpustakaan ………………………………………………12

1. Visi dan Misi Perpustakaan ……………………………………. 12

2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perpustakaan …………….. 13

3. Anggaran …………………………………………………………. 15

4. Gedung dan Ruang ………………………………………………. 15

viii

B. Sumber Daya Manusia …………………………………………………… 17

C. Kelembagaan ……………………………………………………………. 21

1. Fasilitas Perpustakaan ....................................................................... 21

2. Koleksi Perpustakaan......................................................................... 22

3. Pengolahan dan Perawatan................................................................ 25

D. Layanan Perpustakaan .................................................................................. 27

1. Pelayanan Perpustakaan..................................................................... 27

2. Macam Layanan ............................................................................... 27

E. Teknologi Informasi dan Jaringan ................................................................ 31

1. Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan ……………… 31

2. Digital Library dan Journal Online .................................................. 32

F. Kerjasama .................................................................................................... 32

1. Kerjasama Kepustakawan ................................................................ 32

2. Kerjasama Antar Lembaga ............................................................... 32

BAB IV SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN UGM

YOGYAKARTA

A. Otomasi Layanan Perpustakaan UGM ………..........………………………34

B. Langkah Awal Penggunaan SIPUS V.3 ........................................................35

1. Login ……………………………………...………………………...35

2. Setting Koneksi Database ……………….…………………………36

C. Fitur-fitur Yang Terdapat Dalam Aplikasi SIPUS V.3 ……………………37

1. System ……………………………………………………………….37

2. Anggota ……………………………………………………………39

ix

3. Sirkulasi ……………………………………………………………41

4. Koleksi ………………………………………………………………44

5. Laporan ………………………………………………………………46

6. Setting ………………………………………………………………54

D. Pelayanan Yang Dapat Dikelola SIPUS …………………………………….58

1. Kenggotaan ………………………………………………………….58

2. Sirkulasi ……………………………………………………………..63

E. Hambatan-hambatan ……………………………………………………... 65

F. Pemecahan Masalah ……………………………………………………… 66

BAB V PENUTUP ………………………………………………………………. 67

A. Kesimpulan ……………………………………………………………… 67

B. Saran …………………………………………………………………….. 67

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………. 68

LAMPIRAN

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Data Pegawai Perpustakaan Tahun 2009 ………………………… 14

Tabel 2 Data Pengadaan Fasilitas Perpustakaan tahun 2009 …………………18

Tabel 3 Jumlah Koleksi Cetak Perpustakaan UGM ……………………… 21

Tabel 4 Jumlah Jurnal/ Majalah Perpustakaan UGM .................................... 21

Tabel 5 Jumlah Bahan Pustaka Non Book Material ........................................22

Tabel 6 Data Bahan Pustaka Yang Selesai Diproses Selama Tahun 2009 ….23

Tabel 7 Data Bahan Pustaka Yang Dirawat Tahun 2009 ................................23

Tabel 8 Data Majalah Yang Dibendel .............................................................24

Tabel 9 Data Pengunjung Perpustakaan ..........................................................24

Tabel 10 Data Layanan Sirkulasi ......................................................................25

Tabel 11 Data Layanan Referensi .....................................................................26

Tabel 12 Data Koleksi Karya Ilmiah ................................................................27

Tabel 13 Data American Corner ………………………………………………28

Tabel 14 Data World Bank ……………………………………………………29

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan ..................................................... 14

Gambar 1.2 Susunan Organisasi Perpustakaan ..................................................... 14

Gambar 2.1 Login Awal SIPUS .............................................................................36

Gambar 2.2 Tampilan Dialog Box Setting Database .............................................36

Gambar 3.1 Tampilan Awal Fitur Sistem ...............................................................38

Gambar 4.1 Tampilan Awal Fitur Anggota ............................................................40

Gambar 4.2 Kartu Anggota ....................................................................................41

Gambar 5.1 Tampilan Awal Fitur Sirkulasi ............................................................42

Gambar 6.1 Tampilan Awal Fitur Koleksi .............................................................44

Gambar 7.1 Tampilan Awal Fitur Laporan .............................................................47

Gambar 8.1 Tampilan Awal Fitur Setting ...............................................................55

Gambar 9.1 Tampilan Menu Anggota ....................................................................59

Gambar 9.2 Alur Pembuatan Kartu Anggota .........................................................59

Gambar 9.3 Tampilan Menu Bebas Pinjam ............................................................60

Gambar 9.4 Alur Pembuatan SBPP ...................................................................... 61

Gambar 9.5 Tampilan Menu Pengunjung ...............................................................62

Gambar 9.6 Tampilan Confirm ...............................................................................62

Gambar 9.7 Alur Peminjaman Mandiri ...................................................................63

Gambar 9.8 Tampilan Menu Peminjaman ..............................................................64

Gambar 9.9 Tampilan Menu Pengembalian dan Perpanjangan ..............................65

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas KKM

Lampiran 2 Surat Balasan dari Universitas Gadjah Mada

Lampiran 3 Form Penilaian PKL

Lampiran 4 Catatan Kerja Harian Mahasiswa

Lampiran 5 Surat Bebas Pinjam Pustaka

Lampiran 6 Formulir Anggota

Lampiran 7 Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 8 Cap Inventarisasi, Cap Punggung, Cap Milik

Lampiran 9 Label Buku dan Barcode

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan

buku maupun non buku yang di dalamnya terdapat “unit kerja yang menyimpan

koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus

sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya”1.

Perkembangan perpustakaan tak lepas dari peran teknologi informasi.

Sebagai salah satu institusi pelayanan kebutuhan informasi maka perpustakaan

dituntut untuk ikut berkembang dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (TI)

dalam setiap pelayanannya untuk lebih efisien dan maksimal dalam mencapai

tujuan.

Saat ini perpustakaan telah berkembang, “diawali dengan perpustakaan

manual, perpustakaan terautomasi, dan perpustakaan digital atau cyber library”2.

Dengan adanya Teknologi Informasi, perpustakaan telah mengembangkan

berbagai sistem layanan. Untuk itu setiap perpustakaan telah memiliki sistem

otomasi yang membantu segala aktifitas di perpustakaan.

1 http://warintek08.wordpress.com/tes/ diakses tgl 14 mei 2010

2 Ikhwan Arif. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan

Workshop Sehari membangun jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju

Masyarakat berbasis pengetahuan. http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/

diakses 14 mei 2010

2

Otomasi merupakan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan

menggunakan teknologi informasi. Dengan bantuan dari teknologi informasi,

maka beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual dapat dipercepat dan

diefisienkan. Otomasi perpustakaan juga dapat membantu proses pengolahan data

koleksi menjadi lebih akurat dan mudah untuk ditelusur kembali3.

Dengan dengan demikian pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya

untuk mengurus pengembangan perpustakaan, karena pekerjaan yang bersifat

mengulang telah diambil alih komputer.

B. Tujuan

Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada, penulis mempunyai tujuan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

yang digunakan untuk menyelesaikan Tugas Akhir. Antara lain sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem otomasi Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada.

2. Untuk mengetahui langkah-langkah penggunaan SIPUS di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada.

3. Untuk mengetahui fitur-fitur yang terdapat dalam SIPUS.

4. Untuk mengetahui pelayanan yang dapat dikelola oleh SIPUS.

C. Pelaksanaan

3 http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/ diakses 13 mei 2010

3

Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada, alokasi waktu sebagai berikut :

Tanggal : 15 Februari - 26 Maret 2010

Waktu : Pukul 08.00 – 15.00 WIB

Tempat : Bulaksumur Kotak Pos 16, Yogyakarta 55281

D. Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengumpulkan data-data

penyusunan selama Praktek Kerja Lapangan antara lain dengan cara sebagai

berikut :

1. Wawancara

Metode wawancara yaitu ”metode pengumpulan data dengan cara bertanya

langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden”4. dalam metode ini

penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi atau

petugas tentang kegiatan perpustakaan terutama kegiatan yang menggunakan

sistem otomasi perpustakaan.

2. Observasi

Metode observasi merupakan ”suatu teknik atau cara pengumpulan data

dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu obyek yang akan

diteliti”5. Disini penulis mengamati langsung kegiatan yang diteliti. Kegiatan

yang diteliti adalah kegiatan yang menggunakan otomasi perpustakaan seperti

di bagian layanan Perpustakaan.

3. Studi Pustaka

4 Suratno dan Lincolin Arsyad. 1998. Metodologi Penelitian untuk Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta:

UPP-AMP YKPN. Hlm 92. 5 Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. Hlm 27.

4

Metode studi pustaka adalah ”suatu metode pengumpulan data yang bertujuan

memperoleh referensi yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan, dan metode

untuk menyelesaikan Tugas Akhir”6. Di tahap ini penulis mengumpulkan

bahan-bahan referensi dengan membaca literature yang berhubungan dengan

perpustakaan dan masalah yang dibahas oleh penulis.

E. Rumusan Masalah

Untuk dapat menjalankan setiap tujuan penulis guna menyelesaikan Tugas

Akhir, maka penulis membuat beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada?

2. Bagaimanakah langkah-langkah penggunaan SIPUS?

3. Fitur apa saja yang terdapat dalam SIPUS?

4. Pelayanan apa saja yang dapat dikelola oleh SIPUS?

6 http://thesis proposals: Studi-pustaka.html/ diakses tgl 14 mei 2010.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan adalah tempat atau sebuah ruangan yang digunakan untuk

menyimpan bahan pustaka baik material ataupun non book material yang disusun

berdasarkan tata urutan tertentu supaya mudah untuk dicari oleh pembaca. Selain

untuk menyimpan buku, perpustakaan juga dapat digunakan sebagai sarana

rekreasi bagi pengguna.

Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun

gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya

yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,

bukan untuk dijual 7.

Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau

gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur

demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-

waktu diperlukan oleh pembaca 8.

Secara umum perpustakaan dianggap sebagai sesuatu institusi yang di dalamnya

tercakup unsur koleksi (informasi), pengolahan, penyimpanan dan pemakai.

Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi

fisik tempat menyimpan buku semata. Akan tetapi secara sederhana dapat

dinyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber

daya manusia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis

perpustakaannya 9 .

B. Pengertian Sirkulasi

7 Sulistyo Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Hlm 1. 8 Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia. Hlm 7. 9 Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta :

Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas ADAB. Hlm 3.

6

Sirkulasi merupakan bagian terpenting dalam perpustakaan. Sirkulasi juga

sering disebut sebagai kegiatan peminjaman. Bagian ini dianggap penting karena

merupakan tempat dimana paling sering digunakan oleh pengguna. Sehingga

unjuk kerja staf sirkulasi sangat berpengaruh pada citra perpustakaan.

P. Sumardji10

(1998: 3) berpendapat bahwa ”sirkulasi merupakan salah

satu kegiatan utama Perpustakaan. Jasa utama atau kegiatan utama Perpustakaan

adalah peminjaman buku dan materi lainnya”.

Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi yang artinya

peminjaman. Bagian ini terutama meja sirkulasi sering kali dianggap sebagai

ujung tombak jasa Perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali

berhubungan dengan pemakai dan paling sering digunakan pemakai.

Sedangkan menurut Qalyubi11

(2003: 221) berpendapat ”pelayanan

sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan

langsung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut

masalah citra perpustakaan, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan

bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai”.

Dalam pelayanan di Perpustakaan, sirkulasi mempunyai beberapa fungsi

menurut Sulistyo Basuki12

yaitu:

a. Mengawasi pintu masuk dan keluar Perpustakaan.

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota, dan pengunduran diri anggota

Perpustakaan.

c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu

peminjaman.

d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.

10 P. Sumardji. 1998. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta: Kanisius. Hlm 3. 11 Syihabuddin Qalyubi, op.cit., hlm 221. 12 Sulistyo Basuki, op.cit., hlm 257-258.

7

e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada

waktunya.

f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau

rusak.

g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.

h. Membuat statistika peminjaman.

i. Peminjaman antar Perpustakaan.

j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik pengunjung

Perpustakaan.

k. Tugas lainnya yang berkaitan dengan peminjaman.

Dalam suatu Perpustakaan sistem peminjaman yang digunakan untuk

pelayanan biasanya menggunakan 2 (dua) sistem, sistem pelayanan terbuka (open

access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access).

a. Sistem pelayanan terbuka (open access)

Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi

perpustakaan dijajarkan. Mereka melakukan browsing atau membuka-buka,

melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan pustaka tersebut tidak

cocok, maka mereka dapat mengganti dengan yang hampir sama atau bahkan

berbeda.13

Sistem pelayanan ini mempunyai beberapa keuntungan dan kelemahan, antara

lain:

1.) Keuntungan sistem terbuka:

13 Syihabuddin Qalyubi, op.cit., hlm 222

8

a) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga

mempunyai pengetahuan yang beragam),

b) Pengguna dapat mencari koleksi sendiri dengan mudah.

2.) Kelemahan sistem terbuka:

a) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat

semula sehingga banyak koleksi yang tercampur.

b) Petugas sehari-hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku

yang salah letak.

c) Resiko kehilangan koleksi relatif besar.

b. Sistem pelayanan tertutup (closed access)

Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke

rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi

perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui

petugas yang akan mengambil bahan pustaka untuk para pengunjung14

.

Sama halnya dengan sistem pelayanan terbuka, penggunaan sistem

pelayanan tertutup juga mempunyai keuntungan dan kelemahan.

1.) Kelebihan sistem tertutup:

a) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya.

b) Resiko hilangnya koleksi dapat diminimalkan.

2.) Kelemahan sistem tertutup:

a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan.

b) Pemakai tidak dapat browsing.

c) Buku yang dipinjam tidak dapat dibawa pulang.

14 Syihabuddin Qalyubi, loc. cit

9

Petugas perpustakaan dapat memilih kedua alternatif tersebut dengan

menyesuaikan dan melihat kondisi yang ada.

C. Pengertian Otomasi

Otomasi merupakan teknologi informasi yang digunakan oleh

perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka, inventarisasi, katalogisasi,

kenggotaan, sirkulasi dan berbagai kegiatan lainnya.

Otomasi sebenarnya lebih tepat disebut sebagai Teknologi Informasi yakni

teknologi elektronik yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan,

pengolahan dan pemanfaatan informasi 15

.

Teknologi informasi tidak hanya berupa perangkat keras ataupun

perangkat lunak, namun juga mengenai sumber daya manusia yang ada.

Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) bertujuan 16

:

a. Meringankan pekerjaan.

b. Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas pustakawan.

c. Mempercepat proses temu kembali informasi.

d. Memperlancar kerjasama informasi.

e. Meningkatkan pelayanan informasi dan memanfaatkan teknologi informasi.

Teknologi Informasi dapat diaplikasikan pada kegiatan pengadaan,

inventarisasi, katalog, sirkulasi, bibliografi, indeks dan penelusuran literature.

Sedangkan Sulistyo Basuki17

(1991: 87) berpendapat ”Teknologi Informasi

adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah

serta menyebarkan informasi. Salah satu tujuan perpustakaan adalah temu balik

informasi, artinya menemukan informasi yang disimpan oleh perpustakaan serta

15 Feather dalam Lasa HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus. Hlm 217 16 Lasa HS, loc. cit 17 Sulistyo Basuki, op.cit. Hlm 87.

10

perpustakaan lain. Temu balik informasi menyangkut kendali sumber dan materi

perpustakaan, eksploitasi informasi serta isi dokumen.”

Teknologi informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam

pelayanan Perpustakaan di jaman modern seperti sekarang ini. Selain bermanfaat

bagi pengguna namun juga sangat menolong pekerjaan para pustakawan.

Manfaat penerapan Teknologi Informasi di dalam perpustakaan18

:

a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.

b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.

c. Meningkatkan citra perpustakaan.

d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Saat ini Perpustakaan telah banyak memanfaatkan berbagai macam bentuk

teknologi informasi yang telah muncul dan diterapkan dalam pekerjaan di

Perpustakaan.

Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan dapat difungsikan dalam

berbagai bentuk, antara lain19

:

1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen

Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem

informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi

bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering

diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan

dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk

penerapan TI dalam perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun

terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software

yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi

informasi yang didukung keduanya.

Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan

yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan

teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya

18 Wahyu Supriyanto. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Hlm 23 19 Ikhwan Arif dalam Wahyu Supriyanto, op.cit. Hlm 33-34.

11

12

BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

A. Sejarah Umum Perpustakaan

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1 Maret 1951,

bertempat di jalan Setjodiningratan menempati gedung yang sekarang menjadi

Hotel Limaran Jl. Panembahan Senopati. Pada tahun 1959 Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada pindah ke jalan C. Simanjuntak menempati gedung

Pantja Dharma Sekip Unit V, gedung bekas Konverensi Kolombo. Sekarang

dikenal sebagai gedung Perpustakaan Unit II dengan luas bangunan 4.461 m² dan

diresmikan pada tanggal 31 Juli 1975.

Berikut nama pejabat yang pernah menjabat sebagai kepala Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada sejak tahun 1951 :

1. Woerjanto Periode 1951 – 1955

2. Moerjopranoto Periode 1955 – 1967

3. Soedjamitko Periode 1967 – 1975

4. Dra. Sawitri Soeharto, M.A Periode 1975 – 1985

5. Soedjamitko Periode 1985 – 1986

6. Dra. Murianti, M.LS Periode 1986 – 1997

7. Dr. drh. Slamet Subagyo Periode 1997 – 2002

8. Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A Periode 2002 – Sekarang

Dengan adanya perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi Badan

Hukum Milik Negara, maka berdasarkan Surat Keputusan Rektor No.

259/P/SK/HT/2004, kedudukan Perpustakaan juga berubah dari Unit Pelaksana

13

Teknis (UPT) menjadi Unsur Penunjang Universitas (UPU) dan sebagai bagian

dari kantor pusat universitas.

1. Visi dan Misi Perpustakaan

a. Visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Sebagai unit penunjang universitas, untuk mencapai visi universitas

menjadi universitas bertaraf internasional maka visi Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada adalah perpustakaan Universitas Gadjah Mada

sebagai penyedia informasi global yang dapat diakses melalui pelayanan

yang professional.

b. Misi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

1) Sebagai penyedia informasi ilmiah cetak dan elektronik bagi sivitas

akademika UGM.

2) Menjadi pusat informasi kegiatan ilmiah di lingkungan UGM.

3) Mampu memasuki jaringan komunikasi global untuk penelusuran

informasi dan kerjasama antar perpustakaan.

4) Mewujudkan perpustakaan sebagai rumah kedua bagi sivitas

akademika UGM.

2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perpustakaan

Berdasarkan pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM no. 259/P/SK/HT/2004

tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga,

Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada.

14

Gambar 1.1

Struktur organisasi perpustakaan

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk memenuhi kebutuhan internal, perlu diangkat KOordinator

untuk urusan Kerjasama Kepustakawanan dan Administrasi.

Gambar 1.2

Susunan Organisasi Perpustakaan

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Adapun tugas pokok Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah :

a. Membuat perencanaan strategis kegiatan – kegiatan perpustakaan.

b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di

lingkungan perguruan tinggi.

c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di dalam maupun di

luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan.

Kepala Perpustakaan

Kabid Database dan

Jaringan Kabid Pelayanan Koord. Administrasi

Sekretaris

Perpustakaan

Koord.

Kepustakawanan

REKTOR

Dekan Fakultas Kepala Perpustakaan

Sekretaris Perpustakaan

Kepala Bidang Database

dan Jaringan Kepala Bidang Pelayanan

15

d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik

yang ada di lingkungan universitas.

e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia

yang terdiri dari pustakawan dan pegawai Perpustakaan.

f. Membuat evaluasi pelaksanaa kegiatan perpustkaan.

g. Membuat laporan secara periodic kepada pimpinan Universitas Gadjah

Mada.

3. Anggaran Perpustakaan.

Kegiatan Perpustakaan didukung dana operasional dari dana

masyarakat dan DIPA. Sesuai dengan Renstra universitas, Alokasi dana untuk

Perpustakaan diharapkan mencapai 5% dari anggaran universitas. Saat ini

anggaran Perpustakaan UGM sekitar 3% dari anggaran universitas dan

diharapkan setiap tahun dapat ditingkatkan sehingga mencapai 5% dari

anggaran universitas.

4. Gedung dan Ruang

a. Gedung

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1

Maret 1951 bertempat di jalan Setjodiningratan (sekarang jalan Sultan

Agung) menempati gedung yang sekarang menjadi Hotel Limaran Jalan

Panembahan Senopati. Pada tahun 1959, Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada dipindah ke Jalan C. Simanjuntak, menempati gedung Pantja

Dharma Sekip Unit V dan sekarang dikenal sebagai gedung Perpustakaan

16

Unit II dengan luas bangunan 4.461 m² dan digunakan untuk layanan

Sirkulasi.

Pada tahun 1975, Universitas membangun gedung Perpustakaan

yang terletak di Bulaksumur, tepatnya di sebelah selatan Gedung Kantor

Pusat Universitas Gadjah Mada dengan luas bangunan 2.883 m². Gedung

ini selanjutnya dinamakan gedung Perpustakaan Unit I, diresmikan oleh

Menteri Dalam Negeri, Bapak Amir Machmud pada tanggal 31 Juli 1975.

Pada bulan Juli 2008, terjadi penggabungan Perpustakaan

Pascasarjana UGM ke Perpustakaan UGM. Saat ini Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada memiliki 3 (tiga) gedung, yaitu gedung

Perpustakaan UGM Unit I dan gedung Perpustakaan Pascasarjana yang

sekarang menjadi gedung Perpustakaan UGM Unit III bertempat di

Bulaksumur dan gedung Perpustakaan UGM Unit II yang berada di Sekip.

b. Ruang

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada terbagi atas 3 (tiga) unit :

1.) Perpustakaan UGM Unit I, terdiri dari 2 (dua) lantai. Lantai 1,

terdapat beberapa ruang yaitu ruang Tata Usaha, ruang Kepala

Perpustakaan, ruang Kepala Bagian, IDIS Corner, dan American

Corner. Dilantai ini juga dapat digunakan untuk akses internet gratis.

Sedangkan lantai 2 merupakan tempat pengolahan bahan pustaka dan

ruang Teknologi Informasi.

2.) Perpustakaan UGM Unit II, terdiri dari 3 (tiga) lantai. Lantai 1

digunakan untuk WIFI Area dan ruang untuk pendaftaran anggota serta

mengurus surat bebas pustaka. Lantai 2 merupakan ruang koleksi,

Sampoerna Corner dan sirkulasi yang terdiri dari pengembalian,

17

pengecekan, absensi anggota, loker dan pengurusan surat bebas

pustaka. Lantai 3 merupakan ruang koleksi Hatta Corner.

3.) Perpustakaan Unit III, terdiri dari 3 lantai. Lantai 1 merupakan

ruang jurnal, surat kabar, buletin, majalah yang dapat juga digunakan

untuk akses internet. Lantai 2 terdapat ruang kepala bagian, ruang

pengolahan Tesis/Disertasi, pengurusan Surat Bebas Pinjam bagi

mahasiswa UGM Strata-2 maupun Strata-3 dan ruang Referensi.

Lantai 3 merupakan ruang koleksi Tesis dan Disertasi. Ditempat ini

juga dapat digunakan untuk akses internet.

B. Sumber Daya Manusia

Pada tahun 2009 perpustakaan UGM didukung oleh 143 pegawai.Sesuai

dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara no.

132/Kep/M.Pan/12/2002 dan Keputusan Bersama Kepala Perpusnas RI dan

Kepala BKN no. 21 dan 23 tahun 2003, pegawai yang berstatus pustakawan

sebanyak 75 orang.

Table 1

Data Pegawai Perpustakaan Tahun 2009

No Nama Gol TMT

1 Lasa, Drs.MSi. Pemb. Ut. Madya IV/d

2 Purwono, Drs. MSi. Pemb. Ut. Madya IV/d

3 Suwardjo, S.H.

Pembina Utama

Muda IV/c

4 Hindar Purnomo, Drs. ,MSi. Pembina IV/a

5

RR. T. Candra Dewi TI., Dra., SIP,

MSi Pembina

IV/a

6 Sri Rumani, S.H., SIP., MSi. Pembina IV/a

7 Agustinus Dwi Waluyo Penata Tk. I III/d

8 Kartini Penata Tk. I III/d

9 Maria Magdalena Sriningsih, Dra. Penata Tk. I III/d

10 Nawang Purwanti, Dra. M. Lib. Penata Tk. I III/d

11 Nurhayati, Dra. M. Si. Penata Tk. I III/d

12 Parsih, KS., S.H.,SIP. Penata Tk. I III/d

18

13 Sumarsih Penata Tk. I III/d

14 Tri Dayarina Penata Tk. I III/d

15 FX. Sugeng Penata Tk. I III/d

16 Harjono Penata Tk. I III/d

17 ME. Mardinah Penata Tk. I III/d

18 Mutingah Penata Tk. I III/d

19 Sugeng Lestari Penata Tk. I III/d

20 Uminurida Suciati, S. Pd., M. Si. Penata Tk. I III/d

21 Arismantara, BA. Penata III/c

22 Esti Wijatsih Penata III/c

23 Faizuddin Penata III/c

24 Haryono, S. Sos. Penata III/c

25 Heru Supono Penata III/c

26 ME. Nurma Herryanti Penata III/c

27 Pergola Irianti Penata III/c

28 Sri Widyati Penata III/c

29 Singgih Widodo, S.E.T., MSi Penata III/c

30 Sumiyati Penata III/c

31 Sunarno, SIP., MA Penata III/c

32 Supriyono, S.IP. Penata III/c

33 Titiek Supanti Penata III/c

34 Titik Hermini Penata III/c

35 Tri Septiyantono, Drs. MSi. Penata III/c

36 Wedyo Sarwono Penata III/c

37 Wiyarsih, SIP. Penata III/c

38 Yulia Suhartati Penata III/c

39 Akhmad Djauzan, S. Pd. Penata Muda Tk. I III/b

40 Atika Mujiastuti Penata Muda Tk. I III/b

41 Daruriyanti Penata Muda Tk. I III/b

42 Emiliana Wahyuni Rahayu Penata Muda Tk I III/b

43 Endah Choiriyah, SIP., M. Si. Penata Muda Tk I III/b

44 Lilik Kurniawati Uswah, S.E., M. Si. Penata Muda Tk I III/b

45 Maryatun,S.E. Penata Muda Tk. I III/b

46 Misran Penata Muda Tk. I III/b

47 Roh Wahyu Widayati Penata Muda Tk. I III/b

48 Sabariman Penata Muda Tk. I III/b

49 Sukirno, SIP. Penata Muda Tk. I III/b

50 Sukiryono Penata Muda Tk. I III/b

51 Surajiman Penata Muda Tk. I III/b

52 Theresia Isminarti Penata Muda Tk. I III/b

53 Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si. Penata Muda Tk I III/b

54 Widayati Penata Muda Tk I III/b

55 Y. Paidjo, SIP. Penata Muda Tk. I III/b

56 Ahmad Fakih Usman, S.S. Penata Muda III/a

57 Dewi Nurhastuti, S. Sos. Penata Muda III/a

58 Dina Yurida, Dra. Penata Muda III/a

59 Ida Fajar Priyanto, Drs, MA Penata Muda III/a

60 Ikhwan Arif, SIP. Penata Muda III/a

19

61 Ishartati, SIP. Penata Muda III/a

62 Ismulyana, S.IP Penata Muda III/a

63 Janu Saptari, SIP. Penata Muda III/a

64 Laili Hidayah, S. Sos. Penata Muda III/a

65 Maryono, SIP Penata Muda III/a

66 Nur Hidayati, A. Md. Penata Muda III/a

67 Nurana Yulianti Penata Muda III/a

68 Peni Bektiningsih, SIP. Penata Muda III/a

69 Purwani Istiana, SIP. Penata Muda III/a

70 Ratna Setyawati, SIP Penata Muda III/a

71 Rini Iswandari, SIP Penata Muda III/a

72 Sarwono, SIP. Penata Muda III/a

73 Sri Junandi Penata Muda III/a

74 Tuti Widyastuti, B.A. Penata Muda III/a

75 Umi Sugiyanti,SIP Penata Muda III/a

78 Arif Surachman, SIP Penata Muda III/a

79 Haryanta, SIP Penata Muda III/a

80 Nova Indah Wijayanti, SIP. Penata Muda III/a

81 Rita Yulianti, SIP. Penata Muda III/a

82 Sudiarta Penata Muda III/a

83 Taat Pamuji Rahardjo Penata Muda III/a

84 Wagiya Penata Muda III/a

85 Yuli Hesti Wahyuningsih, SIP. Penata Muda III/a

86 Agus Budiyanto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

87 Aprilia Mardiastuti Pengatur Tk I II/d

88 Isbandini, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

89 Ismu Widarto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

90

Lukas Setiaji Anggoro Wiwoho, A.

Md. Pengatur Tk. I

II/d

91 Agni Prasetyo, SET. Pengatur Tk. I II/d

92 Mardi Pramono, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

93 Muh. Aly Mubarok, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

94 Nur Cahyati Wahyuni, S. Ant. Pengatur Tk. I II/d

95 Sarjito Pengatur Tk I II/d

96 Sugeng, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

97 Supriyanto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

98 Wirasto, SIP. Pengatur Tk. I II/d

99 Martina Uki Emilyasanti, A. Md. Pengatur II/d

100 Dewi Widianingsih, A. Md. Pengatur II/c

101 Dwi Rahayu Pengatur II/c

102 Jumali Pengatur II/c

103 Parjiman Pengatur II/c

104 Rusna Nur `Aini, A. Md. Pengatur II/c

105 Sakana Yoga Martono Pengatur II/c

106 Sarjono, A.Md. Pengatur II/c

107 Snuria Pusaka Pengatur II/c

108 Sugita Pengatur II/c

109 Sukirman Pengatur II/c

20

110 Waluyo Pengatur II/c

111 Y. Sarna Pengatur II/c

112 Nining Indaryani Pengatur Muda Tk. I II/b

113 Rusiman Pengatur Muda Tk. I II/b

114 Anjar Siswanto Pengatur Muda II/a

115 Furqon Indrawardana Pengatur Muda II/a

116 Joko Kristianto Pengatur Muda II/a

117 Junaidi Achirul Pengatur Muda II/a

118 Sutarman Pengatur Muda II/a

119 Suwardi Pengatur Muda II/a

120 Nugroho Sayekti Pengatur Muda II/a

121 Sumardiyono Juru Ic

122 Martono Juru I/c

123 Rujito Juru I/c

124 Sarjimin Juru I/c

125 Sarjiyo Juru I/c

126 Jaenudin Juru I/c

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk pengembangan profesi pustakawan, sesuai dengan RKAT tahun

2009 Perpustakaan memberikan beasiswa kepada dua orang pegawai untuk

melanjutkan studi S-1 dan seorang pegawai untuk melanjutkan studi S-2.

Usaha untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan pustakawan

selain melelui beasiswa dari universitas, 20 orang pustakawan diberi kesempatan

untuk menempuh pendidikan S-1 secara swadaya. Pada tahun 2009, seorang

pustakawan berhasil menyelesaikan pendidikan S-2 Perpustakaan dan 5 orang

menyelesaikan pendidikan S-1 Ilmu Perpustakaan.

Untuk pengembangan dan meningkatkan wawassan pustakawan,

Perpustakaan UGM juga mengirimkan pustakawan untuk mengikuti diklat,

seminar, lokakarya maupun studi banding.

C. Kelembagaan

1. Fasilitas Perpustakaan

Pada tahun 2009, fasilitas pengunjung Perpustakaan telah ditingkatkan

pengadaannya, seperti fasilitas untuk diskusi, fasilitas ruang belajar, komputer

21

untuk mahasiswa, fasilitas pengaman bahan pustaka dengan teknologi RFID

(Radio Frequency Identification).

RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi informasi

berbasis gelombang radio yang mampu mengidentifikasikan berbagai obyek

secara simultan tanpa diperlukan obyek langsung. Pada tahun 2009, sebanyak

10.000 eksemplar buku telah dipasang pengaman dengan RFID.

Tabel 2

Data pengadaan fasilitas perpustakaan tahun 2009

No Nama Barang Jumlah Barang Keterangan

1 AC 1.5 pk 2 unit Hibah

2 Buku Umum 400 eks Hibah

3 Buku-buku Perpustakaan 384 eks

4 Kalkulator 5 buah

5 Kamera recorder 1 unit

6 Cash boox 4 buah

7 DVD player 1 unit Hibah

8 Flash Drive 1 buah

9 Kabel 1 rol Hibah

10 Computer 21 unit 16 unit hibah

11 Note book 1 unit

12 Wireless 1 buah

13 Loudspeaker 2 unit

14 Mesin presensi 2 unit

15 Printer 5 unit

16 ProQuest Agriculture 1 set Hibah

17 ProQuest Telecomunications 1 set Hibah

18 Ram Kom 3 buah

19 Scanner Barcode 6 buah

20 Scanner Dokumen 2 buah

21 Sepeda 2 unit Pemberian

22 Stavol 6 unit Hibah

23 Switch hub 1 unit Hibah

24 Televisi 1 unit Hibah

25 UPS 2 unit

26 VCD program 106 judul Hibah

22

27 Kursi Kerja 22 unit Hibah

28 Lemari Kayu 1 set Hibah

29 Meja Kerja Kayu 3 set Hibah

30 Meja Sidang 1 buah

31 Papan Pengumuman 1 unit Hibah

32 Rak Kayu 8 unit Hibah

33 Sice/ Sofa 2 set

34 Sofa Baca 3 set Hibah

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk meningkatkan keterampilan pegawai administrasi, telah dikirim

seorang pegawai untuk mengikuti pelatihan perpajakan, dua orang mengikuti

pelatihan bendahara dan dua orang mengikuti pelatihan pengadaan barang.

2. Koleksi perpustakaan

Koleksi Perpustakaan UGM meliputi koleksi cetak dan non cetak.

Koleksi cetak berupa buku teks, buku referensi, majalah, jurnal dan surat

kabar. Koleksi non cetak berupa CD, disket, kaset, e-journals, dan e-books.

Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan UGM diperoleh melalui

berbagai sumber antara lain : pembelian, hadiah dan tukar menukar. Pada

tahun 2009 pengadaan buku baru baik melalui pembelian maupun hibah atau

pemberian sebanyak 4.798 judul atau 5.760 eksemplar.Jumlah koleksi buku

yang dimiliki perpustakaan UGM sampai dengan akhir tahun 2009 sebanyak

109.431 judul atau 176.328 eksemplar.

Pengadaan koleksi terbitan berkala/jurnal diperoleh melalui

berlangganan, bantuan atau hibah dari badan pemerintah, swasta, asing

maupun perorangan. Jumlah terbitan berkala, majalah, jurnal sampai dengan

akhir tahun 2009 sebanyak 5.471 judul atau 55.497 eksemplar.

Perpustakaan berlangganan database e-journal di antaranya Ebsco

Host, ProQouest, J-STOR, ScienceDirect, SpringerLink, „EEE Computer

23

Society, Science AAAS, ACS Publications, SIAM Journals Online, Project

Muse, Annual Reviews dan APS Physics. Di samping itu perpustakaan juga

melanggan database e-books di antaranya net Library, American Management

Associations, dan Global Proffesional Publishing. Perpustakaan UGM juga

telah mendigitalkan abstrak Karya Ilmiah Hasil Penelitian, dan fulltext Pidato

Ilmiah/pengukuhan Rektor dan Prosiding Seminar/Lokakarya/Konferensi,

dapat diakses lewat internet.

Tabel 3

Jumlah koleksi cetak Perpustakaan UGM

Jumlah buku

Des Th 2008 Desember 2009

Judul Eks Judul Eks

104,633 140,059 109,431 145,819

Hatta Corner 30,509

Total Jumlah 109,431 176,328

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tabel 4

Jumlah Jurnal/Majalah Perpustakaan UGM

Jenis Bahan

Pustaka

Des

Th.

2008 Desember

Th.

2009

Judul Eks Judul Eks

Terbitan

Berkala 4,178 52,080 5,013 55,031

American

Corner

Jurnal 20 20 20 20

Majalah 438 438 438 438

Hatta Corner 8

Jumlah 4,636 52,538 5,471 55,497

24

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tabel 5

Jumlah Bahan Pustaka Non Book Material

Jenis Judul Eks

Kaset, CD dan Disket 675 675

Scanner 15

Slide Proyektor 2

LCD Proyektor 1

Peta 1,039 1,039

Atlas 20 20

Globe 1

Kliping 290 290

Meja 1,212

Kursi 1,400

Almari 146

Komputer 264

Printer 37

Tempat souvenir 1

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

3. Pengolahan dan Perawatan

Bahan pustaka yang baru diterima diproses di bagian pengolahan

bahan pustaka. Dalam pengolahan bahan pustaka berpedoman pada Pedoman

Klasifikasi dan Pedoman Katalogisasi. Prosedur kerja dalam pengolahan

meliputi pengecekan, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi deskriptif,

pascakatalogisasi, pengisian dan entri nomor barcode, pembuatan daftar

tambahan koleksi.

Selama tahun 2009 jumlah bahan pustaka yang selesai diolah dan

sudah siap disajikan pada pengguna adalah 4.798 judul atau 5.760 eksemplar.

Tabel 6

Data Bahan Pustaka Yang Selesai Diproses Selama Tahun 2009

No Jenis Bahan Pustaka Jumlah

25

Judul Eksemplar

1 Buku Teks 4.436 5.387

2 Buku Referensi 159 162

3 Jurnal dan Majalah 15 16

4 World Bank 78 78

5 American Corner 49 49

6 Laporan Penelitian 4 4

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tindakan perawatan sesuai dengan tingkat kerusakan meliputi

penyampulan, penjilidan maupun perbaikan karena ada halaman yang sobek

atau hilang. Untuk perawatan majalah dan jurnal dilakukan dengan

pembendelan setiap beberapa edisi tertentu menjadi satu bendel.

Tabel 7

Data Bahan Pustaka Yang Dirawat Tahun 2009

Golongan Jumlah

0 40

1 24

2 32

3 176

4 12

5 220

6 190

7 21

8 35

9 41

Jumlah 791

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tabel 8

Data Majalah Yang Dibendel

Uraian Jumlah

Jumlah judul mjlh 345

Jumlah no mjlh 1,799

Jumlah vol mjlh 273

Jumlah bendel 539

26

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

D. Layanan Perpustakaan

Kemajuan pelayanan perpustakaan universitas dapat dilihat dari berbagai

capaian antara lain, jumlah koleksi yang tersedia, jumlah pengunjung, jumlah

buku yang dipinjam, akses internet untuk mahasiswa serta jam layanannya.

Tabel 9

Data Pengunjung Perpustakaan

Pengunjung Jumlah

Unit I 35,198

Unit II 163,545

Unit III 37,517

Jumlah 236,260

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Perpustakaan UGM memberikan layanan kepada seluruh sivitas

akademika dengan sistem terbuka.

1. Pelayanan Perpustakaan

Waktu pelayanan perpustakaan diatur sebagai berikut:

Senin s.d. Kamis : 07.30 – 20.00 WIB

(istirahat 12.00-13.00 WIB)

Jum‟at : 07.30 – 20.00 WIB

(istirahat 11.00-13.00 WIB)

Sabtu (khusus Unit II) : 07.30 – 12.00 WIB

2. Macam Pelayanan

1.) Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi selain melayani peminjaman buku teks juga

melayani keanggotaan perpustakaan dan permintaan surat keterangan

27

bebas pinjam pustaka. Selama tahun 2009 jumlah mahasiswa yang

melakukan aktivasi menjadi anggota Perpustakaan UGM sebanyak 2.835

orang. Kemudian jumlah pemohon surat keterangan bebas pinjam pustaka

sebanyak 15.250 orang. Jumlah peminjam bahan pustaka sebanyak

103.536.

Untuk meningkatkan pelayanan, maka pada tahun 2009 jumlah

buku yang dipinjam serta lama waktu pinjam ditingkatkan. Jumlah buku

yang boleh dipinjam ditingkatkan dari 8 eksemplar menjadi 10 eksemplar

dengan jangka waktu pinjam 10 hari.

Tabel 10

Data Layanan Sirkulasi

No. Uraian Jumlah

1 Pengunjung 111.746

2 Pemakai internet 6.441

3 Peminjam 32.556

4 Buku dipinjam 102.644

5 Buku dikembalikan 100.321

6 Buku dibaca 21.487

7 Buku dijilid 116

8 Buku baru :

Judul 4.859

Eks 5.020

9 Perbaikan buku

Judul 1.287

Eks 1.611

10 Tagihan buku 179

11 Buku difotokopi 670

12 Pemakai fotokopi 374

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

2.) Pelayanan Referensi (Rujukan)

28

Layanan referensi melayani pengguna dalam penelusuran informasi

untuk penyusunan karya ilmiah maupun karya akademik. Selama tahun

2009 jumlah pengunjung referensi sebanyak

Tabel 11

Data Layanan Referensi

Referensi Jumlah

Pengunjung 10,508

Penelusuran 5,091

Pemakai internet 4,237

Penggandaan 249

Bimbingan pemakai 619

Pemanfaatan sumber referensi 9,234

Jasa referensi 302

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

3.) Internet

Pada saat ini di setiap ruang pelayanan Perpustakaan telah tersedia

komputer, baik untuk penelusuran, akses database, maupun internet gratis

untuk mahasiswa. Jumlah komputer yang disediakan untuk mahasiswa

baik untuk penelusuran maupun untuk internet gratis ada 43 unit

komputer.

Data pemakai internet tahun 2009 sebanyak 6.441 orang. Di

samping itu juga terpasang antena WIFI, sehingga mahasiswa dapat

mengakses internet dengan membawa laptop sendiri. Data pemakai WIFI

pada tahun 2009 sebanyak 21.390 orang.

4.) Terbitan Berkala dan Jurnal

Koleksi terbitan berkala baik berupa majalah, jurnal dan surat

kabar hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Setiap pengunjung

yang datang mencari koleksi terbitan berkala dan jurnal melalui OPAC

(Online Public Access Catalogue) kemudian mencari dirak yang ada,

29

setelah ditemukan buku yang dicari apabila ingin mengkopi catat halaman

yang ingin dikopi dikertas yang telah disediakan oleh petugas. Proses

fotokopi dibantu oleh petugas. Jumlah pengunjung dari Universitas Gadjah

Mada maupun dari luar UGM sebanyak 37.517 orang.

5.) Koleksi Karya Ilmiah

Koleksi karya ilmiah menyajikan hasil penelitian dosen UGM dan

terbitan UGM. Sama dengan terbitan berkala dan jurnal, koleksi karya

ilmiah juga hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi saja. Data jumlah

pengunjung dan pemakaian koleksi ada pada tabel.

Tabel 12

Data Koleksi Karya Ilmiah

No Uraian Jumlah

1 Bahan Pustaka Baru 4

2 Pengunjung 37.517

3 Buku Dibaca 420

4 Buku Difotokopi 350

5 Pemakai Fotokopi 740

6 Layanan Penelusuran 2.639 Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

6.) American Corner

Di American Corner tersedia buku, jurnal, DVD, VHS, CD ROM

dan kaset bahasa yang meliputi aspek sosial, ekonomi, politik dan

kebudayaan Amerika. Semua fasilitas tersebut hanya buku yang dapat

dibawa pulang, selain itu hanya dapat dibaca dan dilihat ditempat. Selain

fasilitas diatas juga terdapat fasilitas internet.

Tabel 13

Data American Corner

No Uraian Jumlah

1 Jumlah Pengunjung 10.458

2 Buku Dibaca 4.732

30

3 Jurnal Dibaca 5.445

4 Peminjam 54

5 Buku Dipinjam 90

6 Akses Online 5.519

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

7.) World Bank Corner

Pada tahun 2006 World Bank Regional Information Outlet (RIO)

yang berada di Perpustakaan UGM telah terpilih masuk dalam jaringan

World Bank Depository/Regional Library dari kantor pusat di Washington

DC. Dengan demikian RIO UGM secara rutin akan menerima kurang lebih

40 publikasi baru dari World Bank Headquarters di Washington DC setiap

tahun. Bahan pustaka yang tersedia meliputi buku-buku terbitan Bank

Dunia. Setiap bahan pustaka yang ada di dalam World Bank tidak dapat

dipinjam hanya untuk dibaca di tempat saja.

Selain itu RIO UGM juga memperoleh akses ke online database

resources, termasuk World Development Indicators Online dan World

Bank eLibrary untuk memperoleh data statistik seluruh dunia dan

publikasi onlinenya.

Dengan demikian mulai tahun 2006, World Bank Regional

Information Outlet (RIO) ditingkatkan menjadi World Bank Regional

Development Information Services (IDIS)

Tabel 14

Data World Bank

No Uraian Jumlah

1 Pengunjung 7.217

2 Buku Dibaca 2.780

3 Buku Baru 26 Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

31

E. Teknologi Informasi dan Jaringan

1. Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan

Perpustakaan UGM pada tahun 2006 telah menggunakan program

SIPUS V3 sebagai penyempurnaan SIPUS V2. dengan SIPUS V3 diharapkan

semua perpustakaan fakultas dapat terhubung dengan perpustakaan pusat,

misalnya dalam penelusuran informasi sehingga pengguna cukup menelusur di

salah satu perpustakaan dan dapat saling pinjam antar perpustakaan fakultas

tanpa harus datang ke perpustakaan yang bersangkutan.

2. Digital Library dan Journal Online

Sejak tahun 2004 Perpustakaan UGM telah melanggan jurnal-jurnal

online Acadenic Search Premier, Biomedical reference, Business Source

Premier, Regional Bussiness News, Library, Information Science &

Technology, SocIndex dan IEEE Computer Society. Untuk jurnal online,

pengguna dibantu oleh petugas yang ada dengan cara mengatakan jurnal mana

yang dicari kemudian petugas akan membrowsing kedalam jurnal-jurnal yang

dilanggan.

F. Kerjasama

1. Kerjasama Kepustakawanan

Sejak tahun 2006, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah

mengadakan kerjasama kepustakawanan hampir diseluruh Universitas yang

ada di Indonesia baik dalam bentuk penyelenggaraan diklat, magang maupun

32

bentuk lainnya. Di samping diklat yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun,

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga melayani diklat dan magang atas

permintaan instansi atau lembaga.

2. Kerjasama Antar Lembaga

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah membangun kerjasama

dengan perpustakaan-perpustakaan lain baik dengan perguruan tinggi swasta

maupun negeri, kerjasama tingkat nasional meupun regional/internasional.

Secara nasional, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada banyak

melaksanakan kerjasama dengan Perpustakaan Daerah, Perpustakaan

Perguruan Tinggi dan Perpustakaan lain. Secara regional (ASEAN)

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah anggota dari AUNILO (Asean

Network Inter-Library Online). Kerjasama ini diharapkan dapat meningkatkan

tukar menukar informasi antar universitas yang terlibat dalam bidang sumber

informasi akademik digital dan meningkatkan sumber informasi kampus.

Institusi yang masuk dalam AUNILO UBD tersebut antara lain, UBD,

Royal University of Phnom Penh (Cambodia), Gadjah Mada University

(Indonesia), National University of Laos, University Malaya, University Sains

Malaysia (Malaysia), University of Yangon (Myanmar), De La Salle

University (Philipines), Nanyang University (Thailand), Chulalongkorn

University (Thailand), Viet Nam National University (Hanoi) dan Viet Nam

National University (Ho Chi Minh).

33

BAB IV

SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI LAYANAN DI PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

A. Otomasi Layanan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Dalam pelayanan di perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah

menggunakan sistem otomasi. Sistem otomasi layanan di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada menggunakan program aplikasi SIPUS V.3. Aplikasi

SIPUS V.3 ini adalah pengembangan dari Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu

V.2 yang terdiri dari:

1. Sistem dengan basis Client-Server yang berfungsi untuk otomasi pengolahan

data-data pustaka dan pencatatan aktifitas perpustakaan.

2. Sistem katalog Induk Berbasis Web.

Pengembangan aplikasi SIPUS V.3 ini dimaksudkan untuk

mengintegrasikan data dari setiap bagian, menyajikan pelayanan yang lebih cepat

untuk pengguna, menyajikan laporan yang lebih cepat, akurat dan mudah dibaca

guna pengambilan keputusan yang bijaksana serta meningkatkan efisiensi kerja

pustakawan dan performa Perpustakaan.

Pada dasarnya sistem informasi Perpustakaan difungsikan untuk berbagai

pekerjaan operasional Perpustakaan mulai dari pengadaan, katalogisasi,

inventarisasi, keanggotaan, OPAC (Online Public Access Catalogue), pengelolaan

terbitan berkala, sirkulasi dan pekerjaan lain yang masih dalam lingkup

operasional Perpustakaan.

Namun, pada kenyataannya di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

program aplikasi SIPUS V.3 ini hanya dipakai untuk proses peminjaman,

34

pengembalian dan perpanjangan, keanggotaan. Sedangkan pekerjaan pengolahan

bahan pustaka seperti pengadaan, katalogisasi, inventarisasi mengunakan

WINISIS. Data yang telah dimasukkan ke dalam WINISIS kemudian di upload

melalui WINISIS ke SIPUS V.3.

Program aplikasi SIPUS Terpadu V.3 ini menyediakan beberapa fitur atau

fasilitas untuk system informasi Perpustakaan seperti anggota, sirkulasi, koleksi,

laporan, statistic dan setting. Sedangkan fitur OPAC terpisah dari interface (antar

muka) program aplikasi SIPUS V.3

Program SIPUS V.3 ini membantu kerja para pustakawan terutama pada

bagian sirkulasi. Kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan

keanggotaan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

B. Langkah-langkah Penggunaan SIPUS V.3

1. Login

Untuk dapat menggunakan SIPUS V.3 langkah pertama yang perlu

dilakukan adalah login. Login dimaksudkan untuk mengenali operator dan

membedakannya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut langkah-

langkah yang harus dilakukan oleh administrator dalam melakukan login :

a. Masukkan username administrator anda pada field Username.

b. Masukan password anda pada field Password.

c. Tekan button Login untuk melakukan proses login.

Gambar 2.1

Tampilan Login

35

d. Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman utama SIPUS

Terpadu UGM V.3

2. Setting Koneksi Database

Sebelum dapat menggunakan aplikasi SIPUS V.3 juga harus mengatur

konfigurasi database agar dapat terkoneksi dengan database server. Berikut

langkah-langkah mengatur konfigurasi database :

a. Tekan button setting pada kotak dialog Login. Maka kotak dialog Setting

akan muncul.

Gambar 2.2

Tampilan Dialog Box Setting Database

b. Masukan alamat host server pada field Alamat Host Server.

c. Masukan nama database yang digunakan pada field Nama Database.

d. Beri tanda √ pada Simpan Pengguna Terakhir untuk menyimpan pengguna

terakhir yang telah menggunakan SIPUS Terpadu UGM V.3

e. Tekan button Simpan untuk menyimpan koneksi yang telah dilakukan.

f. Setelah melakukan setting kemudian akan ada perintah untuk melakukan

login.

36

Setelah kedua langkah tersebut dilakukan maka aplikasi SIPUS V.3

dapat digunakan. Langkah-langkah tersebut perlu dilakukan untuk mengenali

operator apabila menggunakan aplikasi SIPUS V.3, karena setiap operator

memiliki hak akses yang berbeda-beda.

C. Fitur – fitur yang terdapat dalam aplikasi SIPUS V.3

Dalam aplikasi SIPUS Terpadu V.3 ini terdapat berbagai fitur yang

berguna untuk pustakawan dalam pelayanan. Fitur tersebut antara lain :

1 Sistem

Fitur ini digunakan untuk mengatur data operator yang akan

menggunakan sistem informasi, seperti nama operator dan kelompok operator

(group) seperti administrator sirkulasi atau pengolahan. Pengaturan sistem

inilah yang akan membatasi operator dalam menggunakan fitur-fitur yang

terdapat dalam aplikasi SIPUS Terpadu V.3, sehingga setiap operator

memilliki kapasitas tersendiri dalam penggunaan aplikasi ini misalnya

operator bagian keanggotaan hanya dapat menggunakan aplikasi SIPUS V.3

terkhusus pada fitur anggota.

Berbeda dengan operator bagian sirkulasi, pada bagian ini dapat

mengakses pula fitur anggota karena pekerjaan pengecekan bebas pinjam

dilakukan dibagian sirkulasi. Bagian keanggotaan hanya bertugas untuk

mencetak surat bebas pinjam. Pengaturan sistem ini sekaligus sebagai salah

satu bentuk keamanan data transaksi.

Gambar 3.1

Tampilan Fitur Sistem

37

a. Operator.

Menu operator berisi daftar data operator yang mengelola SIPUS

Terpadu V.3. Disamping itu juga berfungsi untuk mengelompokkan

operator tersebut ke dalam modul group. Seperti misalnya operator yang

sirkulasi di unit 2 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada dibedakan

menjadi dua bagian keanggotaan dan sirkulasi serta dikelompokkan

kedalam unit 2. Sama halnya dengan operator yang ada pada pengolahan

unit 1 Universitas Gadjah Mada, maka dibedakan dengan operator

dibagian sirkulasi dengan mengelompokkan kedalam unit 1. Pada menu ini

juga disediakan fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data operator.

b. Grup Operator.

Menu grup operator menampilkan daftar grup beserta hak

aksesnya. Misalnya operator sirkulasi dibedakan menjadi 2 bagian yaitu

sirkulasi dan kenggotaan. Setiap operator mempunyai hak akses yang

berbeda seperti operator bagian keanggotaan hanya dapat mengakses fitur

keanggotaan dan tidak bisa mengakses fitur lainnya seperti sirkulasi atau

laporan. Pada menu ini terdapat fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data

Grup Operator.

c. Ganti Password

38

Menu ini digunakan untuk mengganti password user. Hal ini

dimaksudkan untuk dapat membedakan setiap pengguna sesuai dengan

keperluannya masing-masing.

d. Logout

Logout ini dimaksudkan untuk memutuskan koneksi dari database,

namun belum keluar dari aplikasi SIPUS Terpadu V.3

e. Keluar

Keluar dari aplikasi SIPUS Terpadu V.3

2 Anggota

Fitur anggota digunakan untuk mengatur keanggotaan seperti

pendaftaran anggota baru, pembuatan kartu anggota serta pembuatan kartu

bebas pustaka. Di sini operator atau pengguna sistem dapat melakukan

pengaturan anggota dari jenis keanggotaan dan juga melakukan pengaktifan

atau penonaktifan anggota.

Selain menu anggota pada fitur ini juga disediakan menu pengunjung

yang digunakan sebagai check atau perekam data pengunjung. Setiap

pengunjung yang datang melakukan absen dipintu masuk dengan

menggunakan Gama Card.

Gambar 4.1

Tampilan Fitur Anggota

39

Dalam fitur anggota ini terdapat 2 (dua) menu yang digunakan untuk

melakukan kegiatan keanggotaan, yaitu:

a. Anggota

Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data anggota seperti

penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota, mengecek bebas

pinjam dan mencetak kartu anggota.

1) Bebas Pinjam

Menu bebas pinjam dipergunakan untuk memeriksa status

bebas pinjam pustaka bagi anggota perpustakaan. Baik untuk anggota

perpustakaan maupun bukan anggota perpustakaan.

2) Cetak Kartu

Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota.

Gambar 4.2

Kartu Anggota

40

b. Pengunjung

Menu ini dipergunakan untuk pengelolaan data-data pengunjung

seperti penambahan, pengeditan, penghapusan dan pencarian data

pengunjung. Setiap pengunjung yang datang mengisi daftar pengunjung.

3 Sirkulasi

Fitur sirkulasi digunakan untuk melakukan transaksi seperti

peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan pemesanan. Selain itu dalam

fitur ini juga disediakan fasilitas untuk melihat history anggota atau history

buku yaitu untuk melihat riwayat peminjaman buku. Dalam fitur ini juga

mengatur mengenai denda seperti pengelolaan data-data denda administrasi

dan pendataan sirkulasi seperti pengelolaan data-data buku yang sudah dibaca.

Gambar 5.1

Tampilan Fitur Sirkulasi

41

Dalam fitur sirkulasi ini terdapat beberapa menu didalamnya, antara lain:

a. Peminjaman dan Pengembalian

Menu peminjaman dan pengembalian dipergunakan untuk

pengelolaan data-data peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.

1) Peminjaman

Menu ini digunakan oleh user untuk meminjam bahan pustaka.

Sekarang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sudah

menggunakan sistem peminjaman mandiri.

2) Pengembalian dan Perpanjangan

Menu ini digunakan untuk pengembalian bahan pustaka serta

perpanjangan bahan pustaka bila bahan pustaka tersebut belum selesai

dibaca oleh pengguna.

3) History Anggota

Menu ini digunakan untuk menampilkan data history anggota,

seperti judul buku yang dipinjam, perpanjangan, tanggal pinjam, status

42

denda dan sebagainya. Semua yang berkaitan dengan kegiatan

peminjaman dan pengembalian buku.

4) History buku

Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data history buku

seperti kondisi buku yang dalam keadaan baik ataupun rusak, judul

buku, harga buku dan sebagainya. Semua yang berkaitan dengan

informasi buku yang pernah dipinjam.

5) Pemesanan

Menu ini dipergunakan oleh anggota perpustakaan yang ingin

melakukan pemesanan buku apabila buku tersebut sedang dipinjam

oleh anggota lain.

b. Pendataan Sirkulasi

Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data buku yang telah

dibaca oleh pengguna, buku yang difotokopi oleh pengguna dengan

bantuan petugas, weeding buku yang dilakukan sementara ataupun

seterusnya, penjilidan buku-buku yang rusak, buku hilang dan buku yang

diperbaiki. Semua kegiatan sirkulasi yang ada tercatat pada menu ini.

c. Peminjaman Mandiri

Menu Peminjaman Mandiri digunakan untuk melakukan

peminjaman buku dengan menggunakan Kartu anggota yang telah

dilengkapi barcode.

d. Denda

43

Menu ini dipergunakan untuk pengelolaan data-data denda

administrasi keterlambatan pengembalian buku. Setiap pengguna yang

terlambat mengembalikan buku akan dikenai denda administrasi, dan

semua data denda anggota terdapat dalam menu ini.

4 Koleksi

Dalam fitur ini menyediakan beberapa sub-fitur seperti pengolahan

buku, pengolahan koleksi majalah, dan koleksi laporan penelitian. Pada fitur

ini operator dapat melakukan entri data-data bibliografis yang berasal dari

buku, majalah dan laporan penelitian. Selain itu dalam fitur ini juga disediakan

fitur untuk pencetakan kartu buku, label buku dan katalog buku.

Gambar 6.1

Tampilan Fitur Koleksi

Pada fitur ini mempunyai beberapa sub-fitur, seperti:

a. Buku

Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data koleksi buku,

seperti menghapus data buku, menambah data buku, edit data buku.

1) Eksemplar

44

Menu eksemplar ini digunakan untuk mengelola data-data

tentang identitas serta jumlah buku. Dalam menu ini juga dapat

langsung digunakan untuk menambah, mengedit jumlah eksemplar dan

menghapus data eksemplar.

2) Cetak Kartu Buku

Selain digunakan untuk menambah, mengedit dan menhapus

data buku ataupun jumlah eksemplar, menu ini juga dapat digunakan

langsung untuk mencetak kartu buku.

b. Majalah

Hampir sama dengan menu buku sebelumnya, di dalam menu

majalah ini juga terdapat menu majalah, eksemplar namun yang

membedakan adalah menu indeks majalah. Menu ini juga digunakan untuk

mengelola data-data majalah.

1) Eksemplar

Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data majalah baik

menambah, mengedit dan menghapus data serta jumlah buku.

2) Indeks Majalah

Menu indeks majalah dipergunakan untuk memberikan indeks

majalah atau identitas khusus pada majalah. Hal ini dilakukan untuk

memudahkan dalam pencarian. Seperti contohnya, menambahakan

identitas khusus berupa tajuk subyek atau abstrak.

c. Laporan Penelitian

45

Dalam menu ini sama penggunaannya dengan menu buku. Di

dalam menu Laporan Penelitian ini juga digunakan untuk mengelola data-

data laporan penelitian. Biasanya laporan penelitian yang ada di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada merupakan laporan penelitian dari

pegawai staf Universitas Gadjah Mada atau mahasiswa Universitas Gadjah

Mada.

1) Eksemplar

Menu ini sama fungsinya dengan 2 (dua) menu di atas, yaitu

mengelola data-data laporan penelitian serta jumlah laporan penelitian.

5 Laporan

Fitur laporan ini menyediakan informasi dari transaksi yang telah

dilakukan di fitur lainnya seperti anggota, sirkulasi dan koleksi. Pada fitur ini

operator dapat melihat dan mencetak informasi seperti rekap denda, reklap

buku terpinjam, rekap bebas pustaka, rekap peminjaman, rekap pendaftaran

anggota, pengolahan buku, history peminjaman anggota, history buku

dipinjam, statistik dan distribusi statistik. Pada fitur ini juga dapat membuat

tagihan keterlambatan pengembalian pustaka. Dalam fitur ini sangat

membantu proses analisa aktivitas perpustakaan.

Gambar 7.1

Tampilan Fitur Laporan

46

a. Rekap Denda

Menu rekap denda ini digunakan untuk menmpilkan laporan rekap

denda dalam periode waktu tertentu. Seperti rekap denda keterlambatan

pengembalian bahan pustaka secara keseluruhan anggota dalam 1 (satu)

bulan. Didalamnya terdapat informasi nama anggota, program studi,

nomor indentitas serta tanggal anggota tersebut membayar keterlambatan

dendanya.

b. Rekap Buku Terpinjam

Sama halnya dengan rekap denda, rekap buku terpinjam digunakan

untuk menampilkan rekap laporan buku yang telah dipinjam oleh anggota

selama periode tertentu. Menampilkan buku yang terpinjam oleh pengguna

Perpustakaan secara keseluruhan dalam waktu tertentu, misalnya 1 (satu)

bulan. Dimaksudkan untuk mengetahui buku yang sering dipinjam dan

tidak sering dipinjam.

c. Rekap Bebas Pinjam Pustaka

Menu rekap bebas pinjam pustaka ini digunakan untuk

menampilkan laporan rekap bebas pinjam pustaka selama periode tertentu.

47

Seperti menampilkan daftar secara keseluruhan anggota Perpustakaan

maupun non anggota Perpustakaan yang melakukan transaksi cetak bebas

pinjam pustaka.

d. Rekap Peminjaman

Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan rekap

peminjaman bahan pustaka selama periode tertentu. Didalamnya berisi

informasi peminjaman buku per fakultas yang ada di Universitas Gadjah

Mada beserta berapa banyak buku yang terpinjam dan jumlah peminjam.

Misalnya anggota Perpustakaan fakultas biologi yang terdaftar sebagai

anggota Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada sebanyak 46

anggota telah meminjam sebanyak 256 buku selama 1 (satu) tahun.

e. Rekap Pendaftaran Anggota

Menu ini juga digunakan untuk menampilkan laporan rekap

pendaftaran anggota baru selama periode tertentu. Menampilkan secara

keseluruhan informasi tanggal anggota mendaftar, nomor identitas, nama

anggota, fakultas dan program studi selama setahun atau sebulan.

f. Rekap Pengolahan Buku

Menu rekap pengolahan buku digunakan untuk menampilkan

laporan pengolahan buku dalam periode tertentu. Menampilkan secara

keseluruhan data buku yang dikirim dari pengolahan ke bagian sirkulasi

beserta informasi umum didalam buku tersebut. Misalnya tanggal 5 april

2010 mengirim buku dengan judul Inilah Bahasa Indonesia, pengarang

Badudu, J.S, nomor barcode 00048721, nomor inventaris 91/631/P/c.1,

penerbit Erlangga, bahasa Indonesia, golongan Bahasa.

g. History Peminjaman Anggota

48

Menu history peminjaman anggota digunakan untuk menampilkan

laporan history peminjaman anggota dalam periode tertentu.

h. History Buku Dipinjam

Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan history buku yang

dipinjam oleh anggota perpustakaan selama periode tertentu. Didalamnya

berisi informasi judul buku yang dipinjam anggota Perpustakaan selama

setahun telah meminjam buku apa saja, tanggal pinjam, tanggal

kembalinya buku, nomor klasifikasi buku, nomor inventaris, kode barcode

buku per anggota selama setahun atau sebulan.

i. Statistik

Dalam menu statistik ini menampilkan data statistik seperti, data

statistik anggota baru, anggota yang membuat surat bebas pinjam, data

peminjaman, pengembalian bahan pustaka, pembuatan kartu baca, data

buku baru, denda anggota, pemesanan buku, pengunjung, dan fotokopi

buku.

1) Statistik Anggota Baru

Menampilkan data statistik pengguna yang mendaftar sebagai

anggota Perpustakaan. Statistik ini digunakan untuk mengetahui

kenaikan pendaftaran anggota baru Perpustakaan dalam jangka waktu

tertentu.

2) Statistik Bebas Pinjam

49

Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data

statistik anggota yang membuat surat bebas pinjam pustaka selama

periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui meningkat atau

tidaknya jumlah anggota maupun non anggota Perpustakaan yang

mencetak surat bebas pinjam pustaka selama jangka waktu tertentu

baik setahun ataupun sebulan.

3) Statistik peminjam

Menu ini menampilkan data statistik peminjam bahan pustaka

selama periode tertentu. Selain itu digunakan juga untuk mengetahui

peningkatan jumlah peminjam bahan pustaka selama jangka waktu

tertentu.

4) Statistik Kartu Baca

Menu ini digunakan untuk menampilkan data anggota non-

UGM yang membuat kartu baca dalam periode tertentu. Digunakan

juga untuk mengetahui pengguna Perpustakaan non anggota yang

memanfaatkan Perpustakaan dan membuat kartu baca selama jangka

waktu tertentu.

5) Statistik Pengembalian

Menu ini menampilkan data statistik buku yang dikembalikan

oleh anggota perpustakaan selama periode tertentu. Juga digunakan

untuk mengetahui dan membandingkan keaktifan pengguna

mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam selama jangka

waktu tertentu baik setahun maupun sebulan.

6) Statistik Buku Baru

50

Menu ini menampilkan data statistik buku baru perpustakaan

dalam periode tertentu. Digunakan juga untuk membandingkan

pengadaan buku baru antara tahun sebelumnya dengan tahun sekarang.

Baik berasal dari pembelian, hibah atau hadiah.

7) Statistik Denda Buku

Menu ini menampilkan data statistik denda buku baik

keseluruhan maupun per anggota dalam periode tertentu. Digunakan

juga untuk mengetahui meningkat atau menurun pengguna

Perpustakaan yang memiliki denda baik setahun maupun sebulan.

8) Statistik Pengunjung

Menu ini menampilkan data statistik pengunjung perpustakaan

baik dari Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah

Mada selama periode tertentu. Selain itu digunakan juga untuk

membandingkan peningkatan atau menurunnya jumlah pengunjung

Perpustakaan baik yang berasal dari Universitas Gadjah Mada maupun

non Universitas Gadjah Mada selama jangka waktu tertentu baik

setahun atau sebulan.

9) Statistik Pemesanan

Menu ini menampilkan data statistik pemesanan buku yang

dilakukan oleh pengunjung perpustakaan. Sebagaimana di atas menu

ini digunakan juga untuk mengetahui banyaknya pengguna yang

melakukan pemesanan bahan pustaka meningkat atau menurun selama

jangka waktu tertentu.

10) Statistik Fotokopi

51

Menu ini menampilkan data statistik fotokopi, di mana

pengunjung menginginkan untuk menfotokopi bahan pustaka. Data

statistik ini dilihat dalam periode tertentu misalnya setahun ataupun

sebulan.

j. Distribusi Statistik

Dalam menu ini menampilkan data distribusi statistik, baik

peminjam, pengembalian, anggota baru,bebas pinjam, kartu baca,

pengunjung, denda, dan fotokopi.

1) Peminjam

Dalam menu ini menampilkan data distribusi stasistik

peminjam dalam periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk

mengetahui peningkatan secara keseluruhan peminjam bahan pustaka.

Misalnya dari tahun 2006 hingga sekarang.

2) Bebas Pinjam

Menu bebas pinjam ini menampilkan data distribusi statistik

bebas pinjam bagi anggota Perpustakaan maupun non anggota

Perpustakaan dalam periode waktu tertentu. Misalnya data distribusi

statistik anggota Perpustakaan yang mencetak surat bebas pinjam

selama tahun 2006 hingga 2009.

3) Anggota Baru

Menu anggota baru menampilkan data distribusi statistik

anggota baru perpustakaan selama periode waktu tertentu. Digunakan

juga untuk mengetahui peningkatan jumlah anggota baru datu tahun ke

tahun. Misalnya distribusi statistik dari tahun 2006 hingga sekarang.

52

4) Kartu Baca

Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengunjung non

Universitas Gadjah Mada yang membuat kartu baca selama periode

tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui peningkatan penggunaan

kartu baca Perpustakaan dari tahun ke tahun.

5) Pengembalian

Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengembalian

bahan pustaka selama periode tertentu. Digunakan juga untuk

mengetahui sedikit banyaknya aktifitas pengguna Perpustakaan yang

mengembalikan bahan pustaka. Data ini dilihat dari tahun ke tahun

misalnya, dari tahun 2006 hingga sekarang.

6) Pengunjung

Menu ini menampilkan data statistik pengunjung baik dari

Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah Mada

selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk membandingkan

jumlah pengunjung dari tahun ke tahun. Misalnya jumlah pengunjung

dari tahun 2006 hingga sekarang.

7) Denda

Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengguna yang

terkena denda selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk

mengetahui meningkat atau menurun pengguna Perpustakaan yang

memiliki denda. Data ini dilihat dari tahun ke tahun.

8) Fotokopi

53

Menu ini menampilkan data distribusi statistik fotokopi yang

dilakukan pengunjung selama periode tertentu. Misalnya dari tahun

2006 hingga sekarang.

6 Setting

Fitur setting ini digunakan oleh super user (administrator) untuk

melakukan pengaturan terhadap seluruh fitur yang ada dalam SIPUS Terpadu

V.3. administrator dapat melakukan berbagai hal seperti pengaturan kategori

sirkulasi anggota, fakultas, program studi, perguruan tinggi, bahasa, frekuensi,

golongan, jenis, kondisi, asal, rumpun, badan, penyedia dan setting awal.

Perngaturan pada fitur ini akan mempengaruhi semua setting pada fitur

lainnya.

Gambar 8.1

Tampilan Fitur Setting

54

a. Kategori Sirkulasi Anggota

Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan data sirkulasi

per kategori anggota. Seperti kategori mahasiswa Diploma/S-1, mahasiswa

S-2/S-3, Dosen, Karyawan/ti.

b. Fakultas

Menu ini digunakan untuk mengatur data fakultas yang ada di

Universitas Gadjah Mada. Setiap fakultas yang ada di Universitas Gadjah

Mada memiliki kode tersendiri di Perpustakaan. Dimaksudkan untuk dapat

membedakan mahasiswa sesuai dengan fakultasnya. Misalnya fakultas

Biologi kodenya BI.

c. Program Studi

Menu program studi ini digunakan untuk melakukan pengaturan

data program studi. Dimaksudkan juga dapat membedakan anggota

Perpustakaan dari satu fakultas dengan program studi sendiri-sendiri.

Misalnya fakultas Ekonomi dengan program studi Ekonomi Pembangunan.

d. Perguruan Tinggi

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data perguruan

tinggi yang ada di Indonesia. Karena setiap pengunjung non Universitas

55

Gadjah Mada banyak dari universitas lain. Misalnya dari Universitas

Sebelas Maret, maka akan ditambahkan dengan identitas nama

pengunjung.

e. Bahasa

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data bahasa.

Digunakan untuk dapat membedakan tiap-tiap bahasa yang digunakan

dalam bahan pustaka. Misalnya bahasa Belanda maka kode bahasanya

DUT.

f. Frekuensi

Menu frekuensi digunakan untuk melakukan pengaturan data

frekuensi. Misalnya mengatur berapa lama waktu yang diperbolehkan

untuk meminjam bahan pustaka.

g. Golongan

Dalam menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data

golongan. Setiap bahan pustaka yang ada dibedakan sesuai dengan

golongannya masing-masing. Misalnya buku tentang Perpustakaan maka

akan digolongkan pada nomor 0.

h. Jenis

Menu ini dipergunakan untuk pengaturan data jenis. Setiap bahan

pustaka yang ada di Perpustakaan berbeda jenisnya. Maka bahan pustaka

yang ada akan dibedakan menurut jenis koleksi yang ada, misalnya buku

teks, referensi, jurnal, majalah dan sebagainya.

i. Kondisi

Menu kondisi digunakan untuk melakukan pengaturan data

kondisi. Setiap bahan pustaka yang dipinjam belum tentu akan kembali

56

dalam keadaan baik. Maka dilakukan pengaturan kondisi misalnya bahan

pustaka tersebut dalam kondisi baik atau rusak. Sehingga apabila rusak

dapat segera diperbaiki dan informasi yang ada dalam OPAC juga

diperbaharui dengan kondisi rusak.

j. Asal

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data asal. Bahan

pustaka yang ada di Perpustakaan tidak sepenuhnya berasal dari

pembelian, bisa berasal dari hadiah, sumbangan, penggantian, fotokopi.

Kesemua bahan pustaka tersebut diberi kode misalnya pembelian maka

kodenya 1, fotokopi kodenya 5.

k. Rumpun

Menu ini digunakan untukmelakukan pengaturan data rumpun

anggota. Setiap anggota Perpustakaan memiliki asal daerah yang berbeda-

beda, misalnya melayu, arya dan melanesia. Maka setiap anggota diatur

sesuai dengan rumpun masing-masing dengan kode yang sudah

ditentukan. Contohnya melayu dengan kode 1, nelanesia dengan kode 2,

dan arya dengan kode 3.

l. Badan

Menu ini digunakan untuk pengaturan data badan. Pengaturan ini

digunakan untuk membedakan letak atau tempat bahan pustaka sesuai

jenisnya. Misalnya buku referensi letaknya di unit 3, buku teks di unit 2,

semuanya menggunakan kode. Contohnya buku referensi dengan kode 3,

buku teks dengan kode 2.

m. Penyedia

57

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data penyedia

atau penerbit. Karena bahan pustaka yang ada di Perpustakaan banyak

jenisnya dan berasal dari penerbit yang berbeda, maka untuk memudahkan

mengetahui buku tersebut berasal dari penerbit mana setiap penerbit yang

ada diberikan kode id. Contohnya penerbit Erlangga menggunakan id 15,

penerbit Bumi Kasara menggunakan kode 8.

n. Setting Awal

Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan data setting

awal. Penggunaan menu ini dimaksudkan untuk merubah semua data yang

ada kembali pada pengaturan awal SIPUS V3. Sehingga pengunaan menu

ini dapat merubah semua pengaturan yang ada kembali pada pengaturan

awal sebelum SIPUS ini digunakan.

D. Pelayanan yang dapat dikelola SIPUS

Dalam pelayanan sirkulasi SIPUS V.3 banyak membantu pustakawan

dalam menyelesaikan pekerjaannya. Banyak hal yang dapat dilakukan SIPUS V3

dalam pelayanan, antara lain:

1. Keanggotaan

Dalam pelayanan keanggotaan, SIPUS membantu untuk mengelola

data-data anggota, seperti penambahan anggota baru, mengurus surat bebas

pustaka, serta sebagai absensi pengunjung perpustakaan.

a) Anggota

Gambar 9.1

Tampilan Menu Anggota

58

Alur registrasi anggota atau pembuatan kartu anggota, sebagai berikut:

Gambar 9.2

Alur Pembuatan Kartu anggota

Untuk menambah data anggota, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:

1) Tekan button tambah.

2) Masukkan data anggota pada field-field yang telah tersedia.

3) Ganti tanggal daftar sesuai dengan tanggal pendaftaran anggota.

4) Tekan button simpan, untuk menyimpan data yang telah diisikan.

Untuk mengedit data anggota, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:

1) Pilih data anggota yang akan di edit dengan cara mencari pada field

yang tersedia.

59

2) Tekan button edit. Lakukan perubahan yang diperlukan.

3) Tekan button simpan untuk menyimpan perubahan yang telah

dilakukan.

b) Bebas Pinjam

Gambar 9.3

Tampilan Menu Bebas Pinjam

Alur pembuatan surat bebas pustaka, sebagai berikut:

Gambar 9.4

Alur Pembuatan SBPP

60

Untuk mencetak surat bebas pinjam pustaka bagi anggota

perpustakaan, dilakukan hal sebagai berikut:

1) Cari data anggota pada field yang telah disediakan.

2) Tekan button bebas pinjam. Kemudian cek bebas pinjam

3) Isi nomor surat, bulan pendadaran dan bulan wisuda pada field yang

telah disediakan.

4) Tekan button cetak.

Untuk mencetak surat bebas pinjam pustaka bagi non anggota

perpustakaan, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:

1) Tekan button non anggota.

2) Isikan data anggota kedalam fiel-field yang disediakan.

3) Isi nomor surat, bulan pendadaran dan bulan wisuda pada field yang

tersedia.

4) Tekan button cek bebas pinjam untuk mengecek status peminjaman.

5) Tekan button cetak.

c) Pengunjung

Gambar 9.5

Tampilan Menu Pengunjung

61

Untuk menambah data pengunjung, hal yang perlu dilakukan sebagai

berikut:

1) Tekan button tambah.

2) Masukkan nama pengunjung pada field yang tersedia.

3) Ubah tanggal datang sesuai dengan tanggal datang.

4) Tekan button simpan untuk menyimpan data pengunjung.

Untuk mengedit data pengunjung, hal yang perlu dilakukan sebagai

berikut:

1) Pilih data pengunjung yang akan di edit pada tabel daftar pengunjung.

2) Tekan button edit, lakukan perubahan seperlunya.

3) Tekan button simpan untuk menyimpan perubahan.

Untuk menghapus data pengunjung, hal yang perlu dilakukan sebagai

berikut:

1) Pilih data pengunjung yang akan dihapus pada tabel daftar pengunjung.

2) Tekan button hapus, maka akan muncul pesan:

Gambar 9.6

Tampilan Dialog Box

62

3) Pilih button Yes untuk menghapus data atau button No untuk

membatalkan menghapus data pengunjung.

2. Sirkulasi

Dalam pelayanan sirkulasi, SIPUS membantu pustakawan seperti

peminjaman, pengembalian dan perpanjangan.

a) Peminjaman

Peminjaman di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada saat ini

telah menggunakan sistem peminjaman mandiri. Alur peminjaman mandiri

sebagai berikut:

Gambar 9.7

Alur Peminjaman Mandiri

Gambar 9.8

Tampilan Menu Peminjaman Mandiri

63

Untuk melakukan penambahan data peminjaman, hal yang perlu

dilakukan sebagai berikut:

1) Identifikasi data anggota dengan menggunakan scan barcode kartu

anggota.

2) Letakkan buku di reader rfid, lalu tekan cari tag.

3) Secara otomatis buku akan masuk ke daftar peminjaman.

4) Kemudian tekan button selesai untuk peminjaman (langkah ini harus

dilakukan, jika tidak bisa disalah gunakan oleh orang lain)

b) Pengembalian dan Perpanjangan

Pengembalian dan perpanjangan di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada masih harus dibantu oleh petugas perpustakaan.

Gambar 9.9

Tampilan Menu Peminjaman dan Pengambalian

64

Untuk melakukan pengembalian dan perpanjangan, hal yang perlu

dilakukan sebagai berikut:

1) Scan buku atau kartu anggota dengan barcode reader.

2) Pilih buku yang akan dikembalikan atau diperpanjang, kemudian beri

tanda check (√) pada buku yang dimaksudkan untuk diperpanjang atau

dikembalikan.

3) Tekan button pengembalian untuk mengembalikan buku atau

perpanjang untuk memperpanjang masa pinjam buku.

E. Hambatan – Hambatan

Dalam pelaksanaan magang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada,

penulis juga mengalami beberapa hambatan. Antara lain:

1. Apabila listrik padam, maka kegiatan sirkulasi tidak dapat berjalan. Karena

semua kegiatan sirkulasi menggunakan sistem otomasi.

2. Untuk pengurusan bebas pinjam pustaka bagi mahasiswa S-2 dan S-3

dilakukan di 2 (dua) tempat. Sehingga banyak mahasiswa S-2 maupun S-3

masih kebingungan dalam mengurus surat bebas pustaka.

65

3. Proses penagihan denda buku masih belum dapat dilaksanakan dengan baik,

dikarenakan masih kurangnya kesadaran mahasiswa yang memiliki denda dan

kurangnya informasi pribadi seperti alamat dan telepon dari mahasiswa yang

mempunyai denda.

F. Pemecahan Masalah

Dari beberapa hambatan-hambatan yang ada, penulis memiliki beberapa

pemecahan masalah, yaitu:

1. Apabila listrik padam, sebaiknya perpustakaan UGM perlu membeli diesel

sehingga kegiatan sirkulasi tetap dapat berjalan.

2. Dalam pembuatan surat bebas pustaka bagi mahasiswa S-2 maupun S-3

dilakukan di satu tempat saja.

3. Dalam proses penagihan denda buku masih belum dapat dilaksanakan dengan

baik. Cara yang dapat digunakan adalah dengan menghubungi nomor telepon

anggota yang tercantum dalam data anggota perpustakaan atau pada saat

mahasiswa mencetak surat bebas pinjam pustaka untuk kepentingan wisuda.

66

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dengan selesainya penulisan Tugas Akhir ini, maka penulis dapat

menyimpulkan beberapa hal. Antara lain:

1. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menggunakan sistem terbuka.

2. Penggunaan SIPUS V.3 sangat membantu dalam pelayanan di Universitas

Gadjah Mada.

3. Program SIPUS V.3 merupakan sistem otomasi yang dimanfaatkan oleh

perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian

dan perpanjangan, surat bebas pustaka.

4. Program SIPUS V.3 dapat digunakan dengan mudah oleh anggota

perpustakaan dalam melakukan peminjaman mandiri.

B. Saran

Untuk lebih memajukan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menjadi

lebih baik lagi maka penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu:

1. Perlu menambah jumlah staf untuk transaksi keanggotaan di Perpustakaan.

2. Pengurusan surat bebas Perpustakaan sebaiknya dilakukan di 1 (satu) tempat

saja.

3. Mengembalikan bahan pustaka atau memperpanjang masa pinjam pustaka

tanpa melalui petugas. Sistem pengembalian mandiri.

4. Letak buku dalam rak lebih diperhatikan lagi nomor klasifikasinya, karena

banyak nomor yang salah letak rak.

67

DAFTAR PUSTAKA

Arif, Ikhwan. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan.

Makalah Seminar dan Workshop Sehari membangun jaringan Perpustakaan

Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat berbasis Pengetahuan.

http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/ diakses 14 mei

2010 pukul 11.15

Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka

Cipta

Arsyad, Lincolin dkk. 1998. Metodologi Penelitian untuk Ekonomi dan Bisnis.

Yogyakarta: UPP-AMP YKPN

http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/ diakses 13 mei 2010 pukul

16.55

http://thesis proposals: Studi-pustaka.html/ diakses tgl 14 mei 2010 pukul. 11.25

http://warintek08.wordpress.com/tes/ diakses tgl 14 mei 2010 pukul 11.00

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka

Utama

Lasa, HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta : Pinus.

Soehartono, Irawan. 1995. Metode Penelitian Sosial : Suatu Teknik Penelitian Bidang

Kesejahteraan Sosial dan Ilmu Sosial Lainnya. Bandung : PT. Remaja

Rosdakarya.

Sumardji, P. 1998. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta:

Kanisius.

Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius.

Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan obor Indonesia.

Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas ADAB.

68