Embed Size (px)
Citation preview
Hanna Nummela
TUOTTAJAKANSIOKulttuurituotanto koulutusohjelma
Turun Kampus
SISÄLTÖ
1 TUOTTAJAN MUISTILISTAT...............................................................................3
2 SISÄLLÖN TUOTANTO.........................................................................................4
2.1 KÄSIKIRJOITTAMINEN...................................................................................4
2.2 PROJEKTI SUUNNITELMA JA RAPORTTI....................................................5
2.3 TYÖNJAKO/YHTEISTYÖ.................................................................................2
2.4 VIESTINTÄ.........................................................................................................3
2.4.1 KRIISIVIESTINTÄ....................................................................................3
2.4.2 REKLAMAATIO........................................................................................4
2.4.3 TARJOUSPYYNTÖ...................................................................................5
2.5 KOKOUS..............................................................................................................6
2.6 PUHEVIESTINTÄ (JUONNOT).........................................................................9
2.8 TIEDOITTAMINEN/TIEDOITE.......................................................................10
2.9 POSTERI/JULISTE...........................................................................................12
3 TALOUDELLINEN OSAAMINEN.......................................................................12
3.1 BUDJETOINTI..................................................................................................12
3.2 SPONSORIT........................................................................................................2
4 TEKNISEN TUOTANNON OSAAMINEN............................................................3
4.1 LUVAT.................................................................................................................3
4.1.1 TAIDE- JA MUIDEN SISÄLTÖJEN LUVAT ym....................................5
4.2 RISKIKARTOITUS.............................................................................................6
4.3 TURVALLISUUS- JA JÄTEHUOLTOSUUNNITELMA.................................7
4.3.1 PELASTUSSUUNNITELMA....................................................................7
4.3.2 JÄRJESTYKSENVALVONTA.................................................................7
4.3.3 LIIKENTEENOHJAUS..............................................................................8
4.3.4 PELASTUSTIET.........................................................................................9
4.4 ALUEKARTOITUS.............................................................................................9
4.4.1 JÄTEHUOLTOSUUNNITELMA..............................................................9
5 KIRJALLISUUS JA LINKIT.................................................................................10
1 TUOTTAJAN MUISTILISTAT
YLEINEN
Nimetään turvallisuusvastaava (turvapäällikkö)Otetaan yleisötapahtuman vastuuvakuutusTehdään tapahtumailmoitus lisäselvityksineen (turvallisuussuunnitelma, pelastussuunnitelma) poliisilleTehdään turvallisuussuunnitelma sis. kaikki turvallisuuteen liittyvät asiat, mm. rikosten torjunta, järjestyksen valvonta, riskitekijät.Tehdään ja hyväksytetään pelastussuunnitelma (vaaratilanteiden syntymisen ehkäisy, henkilöiden, ympäristön ja omaisuuden suojaaminen vaaratilanteissa, varautuminen omatoimisiin pelastustoimenpiteisiin.
ENNEN TAPAHTUMAA
Suunnitelma ja idea Organisoituminen Suunnitteluvaihe Verkoston kokoaminen Toteutus – Full Action Jälkiselvitys
Projektointi Kokonaishallinta tapahtuman logistiikasta ja siihen liittyvistä palveluista Tapahtumaorganisaatio Logistiikanhallintajärjestelmä Projektisuunnitelma Konsultointipalvelut Rakentamisen ja purun aikataulutus Resurssien suunnittelu Tapahtuman turvallisuus Palveluiden tarvekartoitus sekä niiden kilpailutus Logistiikkapalvelut Kuljetus Varastointi Tavaroiden käsittely, pakkaus, keräily, roudaus jne. Kuljetusapuvälineet ja pakkaustarvikkeet
TAPAHTUMAN AIKANA
Rakentaminen/purku:Logistiikkapalvelut Vuokrauspalvelut (kalusteet, tilaelementit yms.) Tilojen suojaus Kalusteiden ja it-laitteiden asennus/kytkentä Irtaimiston pakkaus, siirto ja purku Yllättävien tarpeiden/ongelmien ratkaisuTapahtuman aikainen tuki:Vikapäivystys Kuriirikuljetukset
TAPAHTUMAN JÄLKEENJÄLKEENLaite-, kaluste- ym. inventoinnit Tilapäisvaraston alasajo Tapahtuma irtaimiston kierrätys ja realisointiKaronkka ja palaute
ERIKOISTAPAUKSISSA
Poikkeavat sisätilat (ei kokoontumiskäyttöön suunniteltu) Poistumisreitti (ulko-ovelle) enintään 45m jos kaksisuuntainen, muuten 22,5 metriä. Käytävien leveys ja yleisömäärä vaikuttaa poistumisreittien määrään, laskentakaava
olemassa, kaavalla saadaan max. henkilömäärä. Rakennuksen paloluokka vaikuttaa yleisömäärän laskentaan Turvallisuustason hetkellinen kohottaminen Erikoistehosteet Turvatekniikan keskus TUKES valvoo Pyrotehosteilmoitus, palotarkastus jne. Ilotulitukset, yritys tekee itse kaikki ilmoitukset
2 SISÄLLÖN TUOTANTO
2.1 KÄSIKIRJOITTAMINEN
Riippuen tapahtuman/projektin/ yksityiskohtien luonteen laadusta, käsikirjoittaminen voi
tapahtua käsin tai ohjelman avulla.
Yksi ohjelma, jota voi käyttää lyhyiden mainosten tai sketsien käsikirjoittamiseen on Celtx.
Netistä löytyy myös muita hyviä käsikirjoittamiseen tarkoitettuja ladattavia ohjelmia. Celtx
ohjelma on kuitenkin jo käytännössäkin jo tutumpi versio. Tätä ohjelmaa voi myös käyttää
apuna muissa projekteissa. Liitteenä mukana sekä mainos, joka on tehty Celtx ohjelmalla.
Sekä kaksi paperiversiota tapahtuman käsikirjoituksesta – toinen on Kirjakaupan 150-vuotis
juhla ja toinen LiveSavon bändikisa.
2.2 PROJEKTI SUUNNITELMA JA RAPORTTI
Työryhmäläisten nimet
ProjektinnimiAlaotsikko
ProjektisuunnitelmaKulttuurituotanto
Kuukausi/Vuosi
1 PROJEKTIN TAUSTA
Mihin kokonaisuuteen projekti liittyy? Kuka on toimeksiantaja? Onko muita toimijoita?
2 PROJEKTIN TAVOITE
Selkeä lopputulos, tavoite, johon projektissa tähdätään. Toimeksiantajan tavoite, mikä on
projektin hyöty toimeksiantajalle? Kriteerit projektin onnistumiselle ja omat
oppimistavoitteet/oppimistavoitteemme.
3 TEOREETTINEN VIITEKEHYS
Missä opintojaksoissa käsiteltyjä tietoja tarvitset tässä projektissa? Millä hakusanoilla haet
aiheeseen tarvittavaa tietoa? Mistä löydät tarvittavaa taustatieto?
4 PROJEKTIN RESURSSIT
Projektiryhmä: luettelo projektissa työskentelevistä henkilöistä ja heidän yhteistietonsa.
(Kuvaa myös jokaisen vastuut ja tehtävät) Laitteet, välineet, tilat ja muut resurssit, mitkä
asiat ovat toimeksiantajan vastuulla.
ESIM.
Yhteystiedot
Naisvuoritalo Anna Tarvainen
Mikonkatu 23 Tapahtumatuottaja
50100 Mikkeli +358 (0)440 889 102
Mikkelin ammattikorkeakoulu Jari Tuononen
Patteristonkatu 3 Tapahtumatuotannon opettaja
PL 181 +358 (0)40 8266 076
50101 Mikkeli [email protected]
LivESavo – yhteisö Olli Järvenkylä
Facebook.com Mamk tapahtumatuottaja
Ylläpitäjät +358 (0)40 8686 445
Profest Oy Jukka Holmstedt
Jurassic Rock Promoottori/yhteyshenkilö
+358 (0)50 5377 661
Tapahtumasuunnitelma Anni Mäki-Opas
Noora Sormunen
Työryhmä Hanna Nummela
(Kaikilla mail.mamk.fi Sara Häkkinen
Sähköpostit) Mirjami Mykkänen
Noora Palomäki
5 PROJEKTIN ALUSTAVA AIKATAULU JA VAIHEISTUS
Päävaiheet ja aikataulu. Tähän voi myös merkitä projektiryhmän kokoontumisajat ja muut
projektin tarkastuspisteet.
ESIM.
7.4.2011 Ensimmäinen palaveri:
vastuutuottaja Olli Järvenkylä
Naisvuoritalon tuottaja Anna Tarvonen
KT11 Opiskelijat Hanna ja Antti Taustatyö
Tiedottaminen, mainonta, julisteet Välipalaverit
Järjestyksenvalvonta ja muut hankinnat
Kyyditys, majoitus?
28.4.2011 Honey & T-Bones
levyn julkistamiskeikka.
Roudaus
Lipunmyynti, Juonto, Raiderina toimiminen
Jälkipuhe ja projektin
Palaute
TAI ESIM.
Tapahtuman suunnittelu vko 44
Työryhmien valinta vko 44
Rahoituksen suunnittelu vko 44-46
Yhteistyökumppaneiden hankinta vko 46-52
Markkinointisuunnitelma vko 46
Markkinointi vko 46-9
Tapahtuman järjestelyt vko 2
Tapahtuman järjestäminen vko 3-9
LivESavon jatkoon päässeet demot valittu ja 13.1.12
julkaistu nettisivuilla
Bändikisan äänestys päättyy 3.2.12
Finaali 7.3.12
Voidaan kertoa myös nykyinen tilanne, missä mennään.
Työryhmäläisten nimet
PROJEKTIAlaotsikko
ProjektiraporttiKulttuurituotanto
Kuukausi/Vuosi
1 TAUSTA JA TAVOITTEET
Tavoitteet ja projektin alkuperäinen taho, jolta kysyntä tuli.
2 TEOREETTINEN VIITEKEHYS
Mitkä kurssin sisällöt sopivat projektiimme ja mitä teoreettisia taitoja tuli käytettyä?
3 TOTEUTUS
Työryhmä kokonaisuus. Miten toteutus tapahtui?
Käydään projekti kokonaisvaltaisesti läpi. Työryhmäläisten tavoitteet ja siinä
onnistuminen.
4 TULOKSET
Projektin tavoitteet ja siinä onnistuminen. Kokonaisuuden tulos ja hyöty
tulevaisuudelle. Mitä olisi voinut tehdä toisin?
5 JATKOTOIMENPITEET
Tapahtuman jälkeinen työ ja projektin tulevaisuus.
6 ARVIOINTI JA TOIMEKSIANTAJAN PALAUTE
Oma arviointi omasta suoristuksesta ja kokonaisuudesta ja koko projektin saama
palaute eri tahoilta. Onnistuminen/Epäonnistuminen.
2.3 TYÖNJAKO/YHTEISTYÖ
ESIM. projektipäiväkirjasta (jokainen projektiryhmän jäsen tekee oman):
PROJEKTIPÄIVÄKIRJA/TYÖAJANSEURANTALOMAKE
Koulutusohjelma: Kulttuurituotanto
Nimi: Hanna Nummela
Projektin nimi: Honey B & T-Bones (Levyn julkistamisen keikka)
Pvm Tunnit Tehtävät Muut tehtävään osallistuneet)
07.04.2011 1h Ensimmäinen palaveri: suunnitelman läpi käynti ja työnjako
Hanna, Antti, Olli ja Naisvuori
17.4.2011 1 h30 min
Tiedotteen kirjoittaminen, medioiden etsintä ja niihin tiedotteen lähettäminen
Hanna, Antti
21.4.2011 30 min Julisteiden levittäminen HannaKoko projektin ajan
1 h Bändien kanssa yhteydenpito ja sisäinen viestintä tahojen kesken
Hanna, Antti
20.4.2011 + 27.4.2011
1 h30 min
Juoksuhommat: hotellien liput, ruokaliput bändin jäsenille, Staff-lätkien tekeminen, hakaneulojen ostaminen ja vaapaehtoisten työntekijöiden hankinta
Hanna
21.4.2011 1 h Projektikokous: Välivaiheen purku ja vielä viime hetken tehtävien jako
Hanna, Olli, Antti ja Anna
26.4.2011 30 min Juontojen käsikirjoittaminen Hanna29.4.2011 10 h Projektissa työskentely: tuolien
laittaminen, bändeille paikkojen esittely, bäkkäristä huolehtiminen, juonto,
Hanna ja Antti
Tunnit yht. 17 h
2.4 VIESTINTÄ
2.4.1 KRIISIVIESTINTÄ
Hyrry-Yhtiö
Kriisitiedote 1/2012 1(1)
Maaherrankatu 24 B 36
50100 Mikkeli
22.2.2012
”Muumit menossa” –lastenkonsertin peruuttaminen
Hiihtolomalla 28.2.2012 klo 15.00 ”Muumit menossa”
lastenkonsertti peruutetaan. Mikkelin kaupunginteatteri ei
myöntänyt lupaa konsertin pitämiseen.
Lupaa ei myönnetty, koska vaadittavat hakupaperit tulivat
perille liian myöhään. Me järjestäjät olemme pahoillamme,
että emme toimittaneet hakupapereita ajoissa. Syynä
papereiden myöhästymiseen oli alkanut postilakko ja
sairastapaukset tiimissämme, jolloin vastuut jäivät
epäselviksi.
Jatkotoimenpiteet
Olemme sopineet ”Muumit menossa” bändin kanssa, että
konsertti pidetään pääsiäisviikolla, jolloin on aikaa hoitaa
kaikki vaadittavat anomukset ja mainostaminen. Asiasta on
jo sovittu myös Mikkelin kaupunginteatterin kanssa. Isoa
vahinkoa ei siis syntynyt, ja asiasta ollaan tiedottamassa
mediassakin heti, jotta pystyisimme pitämään mahdolliset
pettyneen asiakasmäärän mahdollisimman pienenä.
Jatkossa tulemme olemaan tarkempia lupa-asioiden kanssa
ja mieluummin ajoissa kuin myöhässä.
Hanna Nummela
Jakelu Yhtiömme tuotantotiimi ja esimies
Tiedoksi Muumit menossa –bändi ja Mikkelin kaupunginteatteri
2.4.2 REKLAMAATIO
2.4.3 TARJOUSPYYNTÖ
Q-teatteriBaltic Circle teatterifestivaali TARJOUSPYYNTÖTunturikatu 1600100 Helsinki 9.3.12
Lähetettävän yrityksenYhteystiedot
Otan yhteyttä Baltic Circle eli kansainvälisen teatterifestivaalin tiimoilta. Baltic Circle on kansainvälinen nykyteatterifestivaali, joka aina marraskuussa levittäytyy ympäri Helsinkiä. Tänä vuonna festivaalin ajankohtana on 7.-11.11.2012 ja festivaalin tapahtumat sijoittuvat ensimmäisen kerran Hakaniemien ja Sörnäisten alueelle. Tämän vuoksi etsimme uutta yhteystyöhotellia kansainvälisten vieraiden majoitukseen.
Viime vuonna festivaalivieraat käyttivät 183 hotelliyötä. Tämän vuoden alustava arvio on 15 kahden hengen huonetta ja 40 yhden hengen huonetta ajaksi 6.-12.11.12.
Toivomme pitkäaikaista yhteistyökumppanuutta festivaalihotellin kanssa. Baltic Circle tarjoaa teille etuina muun muassa:
Iso ryhmävaraus kerran vuodessa, marraskuussa viikon ajaksi. Mainostamme yhteistyöhotelliamme muilta paikkakunnilta tuleville
festivaalikävijöillemme facebook- ja nettisivuillamme. Logo näkyvyyttä festivaalien nettisivuilla (vuodessa kävijämäärä 30 000) ja
esitteessä (5000kpl).
Olisi ilo saada tehdä kanssanne yhteistyötä pitkälle tulevaisuuteen. Olemme avoimia keskustelemaan myös mahdollisista muista eduista ja yhteistyö ehdotuksista.
Pyydämme lähettämään tarjouksenne (sekä yhden että kahden hengen huoneista) 16.3.2012 päivään mennessä sähköpostitse.
Ystävällisin terveisinHanna NummelaFestivaalisihteeriBaltic Circlewww.balticcircle.fi
2.5 KOKOUS
Mäntykallion Sarastus Esityslista 1/2012 1(1)
8.3.2012 Liite 1
Johtokunnan kevätkokouksen esityslista
1. Kokouksen avaus2. Kokouksen päätösvaltaisuuden ja laillisuuden
toteaminen3. Kokousvirkailijoiden valinta- pöytäkirjan tarkastajat- ääntenlaskijat
4. Esityslistan hyväksyminen ja menettelytavoista sopiminen
5. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen6. Ilmoitusasiat7. Kesän harjoitusvuorojen jako8. Oman turnauksen järjestäminen9. Peliasujen tilaus10. Muut esille tulevat asiat11. Kokouksen päättäminen
Esityslista:
Mäntykallion Sarastuksen johtokunnan kevätkokous
Harjoitusvuorojen jako
T98-99 joukkue haluaisi kesän harjoitusvuoroikseen
tiistain ja torstain, koska ne sopivat parhaiten pelaajien
vanhempien aikatauluihin. Tiistain vuoro toive olisi kello
19.00 - 20.30 Keskuskentällä ja torstain vuoro toive olisi
kello 18.00 - 19.30 Keskuskentällä.
Ongelma
Harjoitus aika toiveemme ovat hyvin haluttuja. T98 – 99
joukkue tarvitsisi ehdottomasti molemmat vuoronsa ja
mieluiten Keskuskentällä, koska siellä on parhaimmat
harjoitusolosuhteet. T98 – 99 joukkue tavoittelee tällä
hetkellä paikkaa ykkössarjasta, joten hyvät harjoitus
mahdollisuudet olisivat erittäin tärkeät.
Tavoitteet
Tavoitteena joukkueellamme on nousta ykkössarjaan.
Tämä vaatii kuitenkin harjoitusten lisäämistä.
Nurmikentällä harjoittelu takaisin paremman osaamisen
nurmipeleihin, joita valtaosa sarjan peleistä on, kuin että
harjoittelisimme hiekkakentällä, jossa pallo kulkee aivan
eri tavalla.
Ratkaisu
Jotta jokainen joukkue saisi mieleisensä vuoron, tarjoamme
Keskuskentän jakamista tiistaisin. Voisimme olla kentällä
samaan aikaan esimerkiksi P00 – 01 joukkueen kanssa.
Näin voisimme lopuksi pelata yhdessä kunnon
harjoituspelejä. Toisen joukkueen täytyy kuitenkin olla
suurin piirtein samalla tasolla tai samaa ikä luokkaa, jotta
voimme tarvittaessa yhdistää harjoituksiamme.
Jatkotoimenpiteet
Toivoisin, että harjoitusvuorojen jakamisessa otettaisiin
huomioon joukkueen menestys ja realistiset tavoitteet
tulevalla kaudella. Niin että etusijalla olisivat menestystä ja
nousua tavoittelevat joukkueet.
Anssi Koivu
Johtokunnan jäsen
2.5.1 MUISTIO ESIM.
Baltic Circle
Kokous
Muistio
Aika tiistai 3.4.2012
Paikka Baltic Circlen toimisto
Läsnä Eva Nyklyaeva
Jukka Hytti
Essi
Janne
Martina
Eva
Kokouksen tarkoituksena on käydä läpi vuoden 2012 festivaalin toimintakertomus.
Myös ensi vuoden toimintasuunnitelma pitää käydä läpi ja miettiä siihen linjasuuntaus
tai vuoden 2013 teema. Pohditaan tämän lisäksi mitä muutoksia taloudelliselle
tilanteellemme voisi vielä tehdä. Ja muuten festivaalin kuulumiset.
Toimintakertomus
Mitä mieltä olemme toimintakertomuksen kokonaisuudesta? Puuttuuko siitä jotain ja
onko se taiteellisen linjamme mukainen? Toimintakertomus kehittyy koko ajan
parempaan suuntaan, siitä näkee tavoitteiden asettamisen saavuttamisen ja yleisen
kehityksen. Se on selkeä, linjakas….
2.6 PUHEVIESTINTÄ (JUONNOT)
Juontaminen on osa puheviestintää ja hyvää harjoitusta suulliseen viestimiseen esim.
haastatteluita varten.
Juontaminen kuuluu tuottajan osaamiseen, varsinkin jos hommaa ei pysty
ulkoistamaan ja kyseessä on pienempi projekti. Juonnot kannattaa aina käsikirjoitta ja
tulostaa ja liimata pienelle (A3) mustalle kartonki palalle, jotta se näyttää
asiantuntevalta. Riippuen kokemuksesta ja sanavalmiudesta sekä muististasi, on hyvä
kirjoittaa muistisanoihin enemmän tai vähemmän.
Esimerkki käsikirjoitus juonnoista:
18:00 TAPAHTUMAN AVAUS
- Tervetuloa- Itsemme esittely- Vastuunkantajien esittely- Muusikoiden esittely
18:10
- Ensimmäisen opetus ja Soili Haverisen esittely/haastettelu
19:20
- Kiitokset Soili Haveriselle- Tauotosta kertominen ja jatkosta
19:40
- Juha Ahvion esittely
20:50
- Kiitokset Juhalle- ”Yhteislaulu tässä välissä”
20:57
- Info pläjäys illasta ja aamusta- Huominen aamupala, ohjelma, saunat sekä kirjamyynti.
2.8 TIEDOITTAMINEN/TIEDOITE
Sisäinen tiedotus:• Oma henkilökunta • Esiintyjät • Alihankkijat(esimiesviestintä, perehdytys, palaverit ja kokoukset, yhteinen intra ja kalenterit, puskaradio, tiedotustilaisuudet, tiedotteet, yhteystietoluettelot, henkilöstölehti jne.)
Ulkoinen tiedotus: Mahdollinen yleisö (kohderyhmä!) Oikea-aikaisesti oikeille vastaanottajille oikeansisältöisenä Tärkeimmät kohderyhmät – muut kohderyhmät (resurssit) Myyntikanava Tiedotusvälineet
Tiedotustilaisuus: Sisältö Ajankohta Kutsu Osallistujat Eteneminen ja oheistoiminnot Tilaisuuden materiaali
Hyrry-Yhtiö Julkaisuvapaa lehdistötiedosto
Maaherrankatu 24 B 36
50100 Mikkeli 22.2.2012
”Muumit menossa” –lastenkonsertti siirtyy pääsiäisviikolle
Lapsille järjestettävä konsertti ”Muumit menossa” siirtyy
pääsiäisviikolle. Alun perin konsertti oli tarkoitettu
järjestettäväksi hiihtolomaviikolle, mutta valitettavasti
tapahtumaa oli siirrettävä.
Tapahtumaa yhdessä Mikkelin kaupunginteatterin kanssa
järjestävä Hyrry-Yhtiö on erittäin pahoillaan tapahtuneesta ja
lupaa, että konsertti järjestetään pääsiäisviikolla, jolloin kaikki
on taas kunnossa.
Konserttipaikka, Mikkelin kaupunginteatteri, pysyy samana.
Tarkasta päivämäärästä ja kellonajasta tiedotettaan lähempänä
ja hyvissä ajoin ennen pääsisäisviikkoa.
Jo lipun ostaneet voivat huomisesta alkaen käydä Mikkelin
Lippupisteessä vaihtamassa veloituksetta vanhat lippunsa uusiin
ja hyvitykseksi lunastamaan kuponkeja, joilla saa ilmaisia
virvokkeita ja naposteltavia tulevana tapahtumapäivänä.
Tarvittaessa voimme myös neuvotella muista hyvitystavoista,
jos pääsiäisviikko ei sovi teille uutena konsertti ajankohtana.
Lisätietoja Noora Palomäki
Hyrry-Yhtiö, tiedottaja
044 58 38 121
2.9 POSTERI/JULISTE
Olipa kyse melkein millaisesta tapahtumasta tahansa on
hyvä usein tehdä posteri tai pieni juliste tapahtumasta
elävöittämään sekä herättääksemme tapahtuma eloon myös
visuaalisesti.
Posteri toimii myös hyvin levitykseen suuremmassa
kaupungissa ja tavoittaaksemme jotain tiettyä ja toisaalta
juuri sitä hallitsematonta kohderyhmää. Julisteen avulla
myös pystytään näkymään paremmin mediassa sekä
nettimaailmassa. Julistetta ja posteria ei välttämättä siis tarvitse painaa. Sen kuitenkin
tehdessä on mietittävä hinta/laatu suhdetta ja kannattaa miettiä myös pidemmällä
aikatähtäimellä. Huom. Muista kilpailuttaminen säännöllisin väliajoin.
Ohjelmia postereiden ja julisteiden tekemiseen:
PhotoShop Käsin
Kuvapankki tunnukset Ulkoistaminen
3 TALOUDELLINEN OSAAMINEN3.1 BUDJETOINTI
MENOT:Henkilökunta (Palkat, palkanlisät, palkkiot)Matkakulut (matkakorvaukset=kilometrikorvaus ja päivärahat) majoitus matkaliputMateriaaliVuokratKuljetusTekniikkaOleminen (matkat, cathering, majoitus)Sisältö (Musiikki, casting, korvaukset, animaatio jne.)Markkinointi (tiedotus ja viestintä puhelin, posti, tietoliikennekulut jne.)
DokumentointiTurvallisuus (Vakuutukset, vartiointi, luvat, varajärjestelmät)Tuotannon eri vaiheet!
TULOT:ToimintamäärärahaAvustuksetMyyntitulotLahjoituksetVarainhankinnan kautta saadut tulotBudjettiMainonta, sponsoronti, tuotesijoitteluKolmas sektori (säätiöt, kirkko, kunta ja valtio)
TARKISTA AINA VEROTOIMISTOSTA UUSIMMAT SÄÄNNÖT!
MITEN ALV. Lasketaan?Alv on prosenttiosuus tuotteen nettosummasta: Tuotteen hinta x ALV-prosentti100 € x 23 % = 123 €Miten Alv lasketaan bruttosummasta? Summa x alv % / (100+alv%)Bruttosumma 3232 € x 9 / 109 = 2,64 € (alv:n osuus) 32 € - 2,64 € = 29,36 € (nettosumma)
3.2 SPONSORIT
4 TEKNISEN TUOTANNON OSAAMINEN
4.1 LUVAT
Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin tarvitaan maanomistajan lupa. Luvat
kaupungin maalla järjestettäviin tapahtumiin haetaan
Kiinteistöliikelaitokselta.
Turun tapahtumaluvat:
http://www.turku.fi/Public/Default.aspx?contentid=52601
Lupien ja päätösten liitteitä:
Eastway konserttiaikataulut (ovet, esiintyjät, lava, päättyminen) Ohjelma Miehistöparaatin kartta ja sijoitussuunnitelma JV sijoitussuunnitelmaRakennusaikataulu Jätehuolto Liikennejärjestelyt Polkupyöräparkin suunnitelma AsukastiedoteHälytysohjeetSikainfluenssa varautuminen KeskeyttämisohjeetTurvallisuusorganisaatio Tapahtuman yleinen organisaatio Vastuuvakuutus Tuntomerkkilomake Toimenpiteet pommi- ja muussa uhkatilanteessa
JV käytännön
toimet ja yleisohje
4.1.1 TAIDE- JA MUIDEN SISÄLTÖJEN LUVAT ym.
MUSIIKKI
Tekijänoikeuskorvaukset
Teosto: luvat musiikin julkiseen esittämiseen
http://www.teosto.fi/fi/tapahtumat.html
Gramex: tallennetun musiikin esitysoikeudet
http://www.gramex.fi/
Kopiosto, kustantajien ja kirjantekijöiden yhteinen tekijänoikeusjärjestö
www.kopiosto.fi
Kuvasto, kuvataiteilijoiden tekijänoikeusjärjestö
www.kuvastory.fi
ELOKUVAT
Lupa esittämiseen ja levitykseen: tuotantoyhtiöt
Valtion elokuvatarkastamo
http://www.vet.fi/elokuvat_esittaja_levittaja.php
ELINTARVIKKEET
Elintarvikkeiden myynti: valtakunnallisen Elintarviketurvallisuusviraston (Evira)
ulkomyyntiohje
http://www.evira.fi/portal/fi/elintarvikkeet/tuonti_ja_vienti/
eu_n_jasenmaat__norja_ja_sveitsi/ensisaapumisvalvonta/lainsaadanto/
ulkomyyntiohje/
Turun kaupungin ulkomyyntiohje
http://www.turku.fi/public/default.aspx?contentid=3191
Yleisötilaisuuksien järjestämisopas:
http://www.ymparistojaterveys.fi/www/tuotteet/yleisotilaisuuden-jarjestamisopas/
Anniskelulupa aluehallintovirastosta
Tilapäinen anniskelulupa (Etelä-Suomen lääninhallitus)
http://www.laaninhallitus.fi/lh/etela/sto/home.nsf/pages/
E2948D23006FD345C22575380026301E?opendocument
JÄTTEET JA SIIVOUS
Yhteys oman kaupungin ympäristökeskukseen tai vastaavaan: päivystävä
terveystarkastaja
Yleisötapahtumien ympäristöohjeet (Helsinki): http://www.hel2.fi/hkr/ehdot/
note: Ympäristösuunnitelmalomake on liitettävä ulkoilmatilaisuuden
lupahakemukseen. Lomakkeessa on käsitelty erikseen jätehuolto, juoma- ja ruoka-
astiat, käymälät, siivous sekä nurmikoiden ja muun kasvillisuuden suojaus.
4.2 RISKIKARTOITUS
4.3 TURVALLISUUS- JA JÄTEHUOLTOSUUNNITELMA
4.3.1 PELASTUSSUUNNITELMA
Nämä kohdat on tultava ilmi:
1. Tilaisuuden nimi- Paikka- Ajankohta- Aukioloajat- Tilaisuuden järjestäjä- Lyhyt selvitys tilaisuuden luonteesta2. Arvioitu henkilö-/asiakasmäärä- määrä/päivä- Henkilömäärän ylitykseen haettava lupa rakennusvalvontaviranomaiselta3. Alueen kartta- asemapiirros- pohjakartta, josta tulee ilmetä* poistumistiet* alkusammutuskalusto* ensiapupaikka* pelastustie* järjestäjän toimisto4. Tilaisuuden henkilöstö- koko alueesta vastaava- eri alueiden vastaavat- vartiointijärjestelyt- nimet- koulutus- ensiapu- Alkusammutus5. Ennakoitavat vaaratilanteet- lyhyt kuvaus tilanteista joihin on varauduttu6. Palavien nesteiden, kaasujen käyttö- nestekaasulaitteen ja -pullon sijoitus- alkusammutuskalusto > sammutin + peite7. Ennen viranomaistarkastusta järjestäjän tarkastettava
- Poistumisturvallisuus- Palo-osastointi > sisätilat- Turvallisuutta lisäävät laitteet- Palavat nesteet, kaasut ja vaaralliset aineet- Siisteys ja järjestys- Ulkoalueiden turvallisuus- Näyttelyrakenteet- Muu turvallisuus8. Liitteet, esimerkiksi:- toiminnallinen raportointi, tapahtumapäiväkirja- tiedottaminen- kriisiviestintä
Ennen tilaisuuden aloittamista pelastusviranomaiselta on pyydettävä tarkastus kohteeseen. Tarvittaessa lisäksi rakennusvalvonta- , poliisi- ja terveysviranomaisten tarkastukset.
ESIM. Pelastussuunnitelma
PELASTUSSUUNNITELMA,YLEISÖTILAISUUDET
RÄDDNINGSPLAN, PUBLIKTILLSTÄLLNINGAR
Tilaisuuden
nimi /
Tillställningens
namn
Pelastuslaissa (379/2011) on vaatimus laatia pelastussuunnitelma yleisötilaisuuksiin ja
muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän (vähintään 200
henkilöä on läsnä samanaikaisesti) tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä
henkilö- tai paloturvallisuusriski. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi
urheilutapahtumat, konsertit ja esitykset sekä erilaiset seikkailutapahtumat.
Väkimäärältään pienempäänkin tapahtumaan on laadittava pelastussuunnitelma, jos
yleisö on tapahtuman aikana jollakin tavalla vaarassa. Esimerkiksi, jos
tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta, esityksessä
käytetään tehosteina avotulta, ilotulitteita, muita pyroteknisiä tuotteita tai palo- ja
räjähdysvaarallisia kemikaaleja.
I räddningslagen (379/2011) finns ett krav på att uppgöra en räddningsplan för
offentliga tillställningar och andra evenemang som kan vara förenade med avsevärd
risk för människors säkerhet eller brandsäkerheten på grund av ett stort antal
deltagare (minst 200 personer beräknas vara på plats samtidigt) eller av någon annan
särskild orsak. Sådana evenemang är till exempel sportevenemang, konserter och
föreställningar och även olika äventyrsevenemang. Även till ett evenemang med en
mindre mängd människor bör en räddningsplan uppgöras, om åskådarna är under
föreställningen på något sätt i fara. Till exempel arrangemangen för utrymning av
platsen avviker från det normala, öppen eld, fyrverkeripjäser eller andra pyrotekniska
artiklar eller som specialeffekter brand- och explosionsfarliga kemikalier används på
platsen.
1. YLEISTIEDOT / ALLMÄNNA UPPGIFTER
1.1 Tilaisuuden nimi /
Tillställningens namn
1.2 Järjestäjä, yhteystiedot /
Arrangör, kontaktuppgifter
1.3 Paikka, nimi, osoite / Plats,
namn, adress
1.4 Ajankohta, aukioloajat /
Tidpunkt, Öppethållningstider
1.5 Tilaisuuden luonne / Hurdan
tillställning
1.6 Arvioitu osallistuja-,
yleisömäärä, liikuntarajoitteiset /
Uppskattad deltagar-,
publikmängd, rörelsehämmade
2. TILAISUUDEN ONNETTOMUUSRISKITEKIJÄT JA NIIDEN
ENNALTAEHKÄISY SEKÄ TOIMENPITEET ONNETTOMUUDEN
SATTUESSA / TILLSTÄLLNINGENS OLYCKSRISKER OCH
FÖREBYGGANDE AV DEM SAMT ÅTGÄRDER VID OLYCKA
Tehtävä / Uppgift Nimi / Namn Puh.nro / Tel.nummer
3.1 Tilaisuuden johtaja /
Tillställningens chef
Riskitekijä / Riskfaktor Ennaltaehkäisy /
Förebyggande
Pelastamistoimenpiteet /
Räddningsåtgärder
2.1 Tulipalo / Brand
2.2 Sairaskohtaus /
Sjukdomsattack
2.3 Tapaturma / Olyckshändelse
2.4 Liikenne / Trafik
2.5 Mahdolliset tilapäisrakenteet
tai -majoitukset / Möjliga
tillfälliga konstruktioner eller
inkvarteringar
2.6 Mahdolliset tehosteet /
Möjliga specialeffekter
2.7 Muuta / Övrigt
2.8
3.2 Turvallisuudesta vastaava /
Säkerhetsansvarig
3.3 Rakenteista vastaava /
Ansvarig för konstruktioner
3.4 Järjestyksenvalvojat
(määrä) sekä vastuuhenkilö /
Ordningsmän (antal) och
3.5 Tiedotusvastaava /
Informationsansvarig
3.6. EA-henkilöstö (määrä)
sekä vastuuhenkilö / FHJ-
personal (antal) samt
3.7 Pelastushenkilöstö (määrä)
sekä vastuuhenkilö /
Räddningspersonal (antal) samt
3. HENKILÖSTÖ JA YHTEYSTIEDOT TILAISUUDEN AIKANA /
PERSONAL OCH KONTAKTUPPGIFTER UNDER TILLSTÄLLNINGEN
4. TURVALLISUUSJÄRJESTELYT / SÄKERHETSARRANGEMANG
5. MUUTA HUOMIOITAVAA/ÖVRIGT SOM BÖR BEAKTAS
Pelastussuunnitelma on toimitettava pelastusviranomaisen hyväksyttäväksi 14 vuorokautta ennen yleisötilaisuutta.Räddningsplanen skall delges räddningsmyndigheten för godkännande senast 14 dygn före publiktillställningenPelastusviranomaiselle on varattava tilaisuus tarkastaa yleisötilaisuuden turvallisuusjärjestelyt ennen tilaisuuden aloittamista.Räddningsmyndigheten bör ges möjlighet att granska publiktillställningens säkerhetsarrangemang för tillställningen påbörjas.
ALLEKIRJOITUKSET JA NIMEN SELVENNYKSETTapahtuman johtaja Tapahtuman turvallisuudesta
vastaava
Tillställningens chef Säkerhetsansvarig för
tillställningen
Underskrifter och namnförtydliganden
LIITTEET / BILAGOR1. Karttaliiteet, joista selviää alkusammutuskaluston paikat, ensiapupaikat ja ensiapuvälineiden
sijoituspaikat, kokoontumis- /evakuointipaikat, poistumistiet alueelta, sähköpääkytkin, pelastustiet, lähialueen pysäköintijärjestelyt sekä esiintymislavan ja yleisön paikat ja muu tarpeellinen informaatio.
Kartbilagor, från vilka det framkommer primärsläckningsutrustningens placering, FHJ-platserna och var FHJ-utrustningen är placerad, samlings- / evakueringsplatserna, utrymningsvägarna från området, huvudelbrytare, räddningsvägar, parkeringsområdena i närheten, scenens placering, åskådarplatserna och övrig viktig information1. Ohje hätäilmoituksen tekemisestä, Ohje yleisön varoittamisesta, henkilökunnan
hälyttämisestä ja pelastustoiminnan aloittamisesta. Nämä ohjeet on oltava näkyvillä ravintolassa, virvokkeiden myyn tipisteissä ja muissa tarpeelliseksi katsottavissa paikoissa.
Diektiv om hur man gör nödanmälan, hur man varnar publiken, hur man alarmerar personalen och hur räddningsverksamheten skall påbörjas. Dessa direktiv skall vara synliga i restauranger, vid försäljningspunkter och övriga behövliga platser
Asia / Ämne Järjestely / Arrangemang
4.1 Alkusammutuskalusto
(määrä, tyyppi sijoitus) / Primär-
släckningsutrustning (antal, typ,
placering
4.2 EA-välineistö ja -paikka /
FHJ-utrustning och -plats
4.3 Kokoontumis-, evakuointi-
paikka / Samlings-,
evakueringsplats
4.4 Poistumistiet tapahtuma-alu-
eelta / Utrymningsvägar från
området
4.5 Sisäinen hälyttäminen /
Intern alarmering
4.6 Pelastustiet / Räddningsvägar
Asia / Ämne Selvitys järjestelyistä / Redogörelse över arrangemanget
5.1 Pysäköintijärjestelyt /
Parkeringsarrangemangen
5.2 Ensiapukoulutus / Första-
hjälputbildning
5.3 Alkusammutuskoulutus /
Primärsläckningsutbildning
5.4 Henkilöstön tiedottaminen
ja koulutus / Information och
utbildning av personalen
5.5 Muut
turvallisuusjärjestelyt / Övriga
säkerhetsarrangemang
Aika ja
paikka / Tid och
plats
4.3.2 JÄRJESTYKSENVALVONTA
Järjestyksenvalvonta tapahtuma-alueella
Järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
Järjestyksenvalvonnasta vastaava Järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittaminen sekä tehtävät Viestijärjestelmä.
Esim.
Tapahtuma-alueen järjestyksenvalvonnasta vastaa Turvamiehet Oy:n
järjestyksenvalvojat. Tapahtuma-alueella sijaitsevien anniskelualueiden
järjestyksenvalvonnasta huolehtii myös Turvamiehet Oy. Tapahtuma-alueen
järjestyksenvalvonnan suunnittelusta vastaa Turvamiehet Oy:n päällikkö yhteistyössä
tapahtuman turvallisuuspäällikön kanssa. Järjestyksenvalvojien sijoittaminen ja
toiminta suunnitellaan hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkua. Tapahtuman
turvallisuuspäällikkö ja järjestyksenvalvonnan päällikkö johtavat
järjestyksenvalvontatoimintaa tapahtumapäivinä yhteistyössä.
Järjestyksenvalvojia tullaan sijoittamaan koko tapahtuma-alueelle ja erityistä
huomiota kiinnitetään anniskelualueiden ja niiden lähialueiden järjestyksenvalvontaa.
Anniskelualueiden lisäksi järjestyksenvalvonnan painopistealueita ovat tapahtuma-
alueen sisäänkäynnit sekä kulkuväylät ja mahdolliset väenpaljouden aiheuttamat
tungosalueet. Lisäksi alueelle tulee kiertäviä järjestyksenvalvojia, jotka toimivat
pareittain. Kommunikointi järjestyksenvalvojien ja tapahtuman
turvallisuusorganisaation välillä tapahtuu ensisijaisesti radiopuhelimella ja varalla
toimivat matkapuhelimet.
Järjestyksenvalvojat eivät käytä tapahtuma-alueella kaasusumutinta tai patukkaa.
Järjestyksenvalvojilla on käytössään ainoastaan käsiraudat. Osalla
järjestyksenvalvojista tulee kantamaan myös pieniä ensiapupakkauksia. Kaikki
tapahtuma-alueen ulkotilojen järjestyksenvalvojat tulevat käyttämään huomioliivejä.
Järjestyksenvalvonnan esimiehet ja päällikkö pitävät yllään oransseja huomioliivejä ja
muut järjestyksenvalvojat keltaisia liivejä. Luettelo tapahtuma-alueen
järjestyksenvalvojista toimitetaan poliisille 5 päivää ennen tapahtuman alkua
Turvamiehet Oy:n Xxxxx Xxxxxxxxx toimesta.
Yleisimpiä järjestyksenvalvonnan uhkia:
- Tappelut
- Heitettävät pullot
- Juopuneet
- Luvattomat alkoholijuomat
- Yleisön massakäyttäyminen (villiintyminen/paine)
- Pommiuhka
- Teräaseet ja luvattomat esineet
4.3.3 LIIKENTEENOHJAUS
Liikenteenohjaus tapahtuma-alueella
Liikennesuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
Liikennejärjestelyt Tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava
maanomistajan lupa Liikenteenohjaus sekä liikenteenohjaajat ja heidän tehtävänsä Pysäköintijärjestelyt.
Esim.
Liikenteenohjauksesta tapahtuma-alueella vastaa Urheiluautoilijat Ry:n jäsenet.
Liikenteenohjaajat pitävät yllään keltaisia huomioliivejä ja heidät sijoitetaan alueen
sisääntulo reiteille siten, että kaikki autolla alueelle tulevat voidaan ohjata
paikoitusalueille sujuvasti. Näkyvällä liikenteenohjauksella pyritään välttämään
alueelle syntyviä ruuhkia ja varmistamaan, että liikenneväylät ovat
hälytysajoneuvojen käytössä hätätilanteessa. Liikenteenohjaajia on tapahtumassa
käytössä yhteensä 10 kappaletta. Liikenteen ohjaajien lisäksi alueen sisääntuloväylille
järjestetään opasteita tapahtuma-alueelle.
Tämän suunnitelman liitteeseen tulee luettelo liikenteen ohjaajina toimivista
henkilöistä sekä kartta liikenteenohjaajien sijoituspaikoista. Kartta ja luettelo
toimitetaan myös poliisille ennen tapahtuman alkua. Liikenteenohjaajat perehdytetään
tapahtuma-alueen turvallisuusjärjestelyihin ennen tapahtuman alkua.
4.3.4 PELASTUSTIET
Yleistä:
Pelastustie on ajotie tai muu ajoyhteys, jota käyttäen hälytysajoneuvot pääsevät
tulipalon sattuessa tai muussa hätätilanteessa riittävän lähelle rakennusta, rakennelmaa
ja sammutusvedenottopaikkoja.
4.4 ALUEKARTOITUS
MUISTILISTA:
Oletettu yleisömäärä Artisti- ja yleisöprofiili Kesto ja ajankohta Alkoholia vai ei Seisova vai istuvayleisö tai sekoitus Yleisön liikkuminen Tapahtuman taiteellinen ilme
POHJAKUVAT:
Asemapiirrokset Rakennepiirrokset
ALUESUUNNITTELU:Tapahtuma-alueen pinta-ala (1/m2)
• Poistumistiet• Roudaukset• Backstage• Varastointi• Sähkö• Liikenne, huoltoliikenne• Asiakas ja henkilökuntapysäköinti• Kulkuvalot ja työvalot• Ilmastointi• Sisäänkäynti (lipunmyynti ja narikka)• Yleisilme
4.4.1 JÄTEHUOLTOSUUNNITELMA
Hyvä jätehuoltosuunnitelma sisältää mm. seuraavat asiat:
1. Jätteiden keräyspaikat ja syntypaikkalajittelu, esimerkiksi:
- missä lajitellaan keräyspaperi, biojäte, metallit pahvi ja sekajäte
2. Jätehuollon toteutukseen liittyvät vastuut, esimerkiksi:
- Kuka tyhjentää paperinkeräysastiat, sekajäteastiat jne.
- Kuka vastaa Bajamajojen tyhjennyksestä ja kuljetuksesta
3. Jäteastiat ja niiden tyhjennys
- välikeräyspisteiden astiat ja niiden koot
- jätepisteen keräysastiat, niiden koot
ja tyhjennysvälit
4. Tiedot jätteen kuljettajista
- eri jätejakeiden kuljettajat, yhteyshenkilöt ja yhteystiedot, jotta voidaan ottaa
yhteyttä tarvittaessa
5. Jätemäärien ja -kustannusten seurantatiedot
- eri jätejakeiden osalta kokonaismäärät ja suhteutetut sekä jätekustannukset
6. Liitteenä lajitteluohjeet
- lajitteluohjeet laaditaan ainakin ruokahuollolle ja backstagetiloihin
- ohjeista tulisi selvitä, mitä jakeita tilassa lajitellaan, miten keräysastiat on merkitty
ja mitä jätteitä eri jakeisiin voi laittaa
- ohjeet laitetaan näkyville tiloihin (esimerkiksi ohje seinällä tai keräysastiassa)
Jätehuoltosuunnitelmaa voidaan havainnollistaa esimerkiksi pohjapiirroksella, josta
selviävät lajitteluastiat jätteen syntypaikoilla, välikeräyspisteessä ja jätepisteessä.
5 KIRJALLISUUS JA LINKIT
Melusta: http://www05.turku.fi/ah/kh/2002/0603017x/672151.htm
Helsingin kaupungin julkaisema ohjeistus tapahtumien järjestäjille
http://www.visithelsinki.fi/ammattilainen/suunnittele/oppaat/tapahtumajarjestajan-
ohjeet
The Event Manager's Bible: The Complete Guide to Planning and Organ-ising a Voluntary or Public EventDes ConwayOxford: How To Books, 2009
Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutusJuhani Kauhanen, Arto Juurakko, Ville Kauhanen
Helsinki: WSOY 2002 Teatterituottajan opas
Jukka HyttiHelsinki: Like 2005
