Sistem fail-pss-2005

PUSAT KEGIATAN GURU

KAMPONG GAJAH

SISTEM FAILSISTEM FAILPUSAT SUMBER

SEKOLAH

SISTEM FAILSISTEM FAILPUSAT SUMBER

SEKOLAH

Fail ialah “ Satu folder yang didaftar

dalam mana-mana surat (lampiran-lampiran) disusun

dengan cermat dan sistematik ”.

DEFINISI

“ File ” bukan merupakan perkataan berasal daripada perkataan Bahasa Inggeris.

Ia berasal daripada Bahasa Latin, iaitu ‘ Fillum ’ – sejenis benang

di mana kertas-kertas disusun.

Sistem Fail ialahsatu proses mengklasifikasi,

menyusun dan menyimpan rekod @ maklumat secara

sistematik serta mudah diperoleh pada bila-bila masa

diperlukan.

PENGERTIAN

1. Sistem fail perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki.

2. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.

3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus ataupun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

KEPENTINGAN

4. Seseorang pengurus mesti tahu :

(a) teknik penyimpanan fail(b) rekod- rekod pentadbiran(c) sistem penyimpanan rekod yang patut

diamalkan(d) peralatan yang patut disediakan(e) personel yang menyelenggarakan fail

Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbezaan :

(a) Cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk

(b) Nombor fail untuk tajuk berbeza

(c) Perkara-perkara dalam fail dicampur aduk

SISTEM FAIL DI SEKOLAH

PSS masih belum mempunyai sistem fail yang terurus. Masalah-masalah yang berlaku ialah :

1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur

aduk.2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada

nombor yang sedia ada.3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar

Fail (Surat Keluar - Surat Masuk).4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas.5. Masa yang banyak diperlukan untuk mencari satu-satu fail / surat.6. Guru Pewrpustakaan & Media mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

1. Tidak banyak menggunakan ruang – fail berkulit nipis lebih baik drp fail berkulit tebal. 2. Mudah disediakan dan mudah disimpan.3. Murah dan mudah didapati di pasaran.4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan – bersifat aktif.5. Mudah diperoleh bila diperlukan – jimatkan masa.6. Beri tanda (art guide) apabila dikeluarkan.7. Pengedaran fail secara bersistem – pergerakan

dicatatkan.

PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAIL

1. Kepadatan - menggunakan ruang yang minima2. Assesibility - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit )3. Ekonomi - kos yang minima4. Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah

diperoleh6. Rujukan - mudah untuk mengesan dokumen lain

Silang yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai-

bagai tajuk7. Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan 8. Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK

Tajuk fail dikelaskan kepada :

01 - Kurikulum02 - Kokurikulum03 - Hal Ehwal Pelajar04 - Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan05 - Kewangan dan Akaun06 - Pentadbiran Am Sekolah07 - Perhubungan Masyarakat08 - Kemudahan Fizikal09 - Asrama10 - Audit LEVEL 1

PENGELASAN SISTEM FAIL

LEVEL 2

Setiap tajuk fail dikelaskan mengikut perkara :

01 - KURIKULUM

01 / 01 - Pekeliling & Surat Siaran Kurikulum01 / 02 - Sukatan Pelajaran01 / 03 - Jadual Waktu01 / 04 - Sumber Pelajaran01 / 05 - Panitia Mata Pelajaran01 / 06 - Peperiksaan01 / 07 - Laporan Lawatan01 / 08 - ……...................................

TAJUK FAIL & PERKARA

1. Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. Setiap fail mestilah mempunyai 3 level, iaitu :Level 1 - TajukLevel 2 - PerkaraLevel 3 - Aktiviti

2. Setiap level dihadkan nombornya :(a) tentukan tajuk fail(b) tentukan perkara(c) tentukan aktiviti(d) tetapkan kod untuk setiap failContoh:Level 1 - Tajuk - Kurikulum - 01Level 2 - Perkara - Sumber Pelajaran - 04Level 3 - Aktiviti - Pekeliling - 001

01 / 04 / 001

TEKNIK MENGELAS & MEMBERIKAN KOD

Item Kod

Singkatan Nama Sekolah SMKSAA

Singkatan Pusat Sumber Sekolah PSS

Tajuk Besar - Kurikulum 01

Perkara - Sumber Pelajaran 04

Aktiviti - Pengurusan & Pentadbiran PSS 01

Tajuk Fail - Pekeliling Am 001

Jilid 1 / 2 ….. Jld. 1 dan seterusnya

Bilangan Surat (01) dan seterusnya

Contoh:

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 (01)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 / Jld. 2 (01) - jika jilid 2 dan seterusnya

PENGELASAN & KOD FAIL PSS

1. DEFINISIPendaftaran ialah satu cara merekod segala fail yang

telah dibuka. Rekod-rekod fail ini mestilah dilakukan secara sistematik.

2. JENIS-JENIS PENDAFTARANa. Sistem Doketb. Sistem Kadc. Sistem Bukud. Sistem Komputer

PENDAFTARAN, PENGELUARAN & PENYEMAKAN FAIL

Surat Keluar dan Masuk :

• Tujuan rekod – guna Daftar Surat Menyurat (Am 10-Pin. 3/80)

• Setiap surat keluar atau masuk direkodkan secara berasingan

DAFTAR SURAT MENYURAT

SAMPUL KECIL

• Sebuah fail kuning. • Digunakan sebagai fail sementara.• Hanya mengandungi satu tajuk sahaja.• Jenis fail tidak aktif.• Apabila sudah ditemukan fail asalnya,

Sampul Kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail asalnya.

• Selagi fail asal tidak ditemukan, ia tidak boleh ditutup.

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

FAIL TIMBUL

• Apabila ada 2 atau 3 perkara yang timbul sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan akan dimasukkan ke dalam fail timbul.

• Ini adalah kerana perkara yang ditimbulkan itu tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu dikelaskan.


KERTAS MINIT

• Setiap fail perlu mempunyai Kertas Minit (Borang Am 6).

• Tujuan – untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat.

• Setiap surat diberikan satu nombor rujukan.• Ia ditampalkan @ disematkan di sebelah kiri fail.

Surat masuk - ditulis dgn dakwat MERAHSurat keluar - ditulis dgn dakwat BIRU /

HITAM


CARA MENULIS MAKLUMAT PADA KERTAS MINIT :

Surat dari ………………………. bertarikh …… dikandung pada ……………………………. Ruj. No.…………………..

Surat kepada……………………. bertarikh …… dikandung pada ……………………………. Ruj. No.…………………..

1

2

FAIL AKTIF

• Ia boleh ditutup apabila:- tebal 1 inci- mengandungi 100 surat

• Setelah penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dsb.

• Kod fail masih sama dan bilangan surat dimulakan dengan nombor 01.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

FAIL TIDAK AKTIF

• Fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif apabila ia tidak digunakan selama 5 tahun.

• Fail yang perlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail.

Cth: Tindakan Serta Merta (Am 99)Segera (Am 99B)

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

Perkara TERBUKAKulit fail berwarna putih (Am 435 Pin. 1/80)

Perkara TERHADKulit fail berwarna putih dengan cop TERHAD

Perkara SULITKulit fail berwarna hijau (Am 436)

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Perkara RAHSIA Kulit fail berwarna merah jambu (Am 437)

berpalang merah (Am 437)

Perkara RAHSIA BESARKulit fail berwarna kuning muda, berpalang

merah (Am 438)

Fail PSS hanya menggunakan fail berwarna putih untuk terbuka.

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Kod Bidang01 Pengurusan dan Pentadbiran PSS

02 Pusat Kegiatan Guru (PKG)

03 Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)

04 Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN) / Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)

05 Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) / Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM)

06 Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

07 Koleksi Pusat Sumber Sekolah

08 Kewangan Pusat Sumber Sekolah

09 Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah

10 Am (Pusat Sumber Sekolah)

KOD & BIDANG FAIL PSS

01 - PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 002 Surat Pekeliling Am

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 003 Surat Siaran

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 Data Statistik Guru & Pelajar

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 005 Data Statistik Guru Yang Berkursus

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 006 Data Peribadi Guru Perpustakaan & Media

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 007 Jawatankuasa Induk PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 008 Jawatankuasa Kerja PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 009 Fail Timbul

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 010

PERINCIAN FAIL PSS

02 - PUSAT KEGIATAN GURU (PKG)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 001 Surat Pekeliling PKG


SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 003 Mesyuarat PKG

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 004 Aktiviti PKG

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 005 Aktiviti Kurikulum

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 006 Aktiviti Kokurikulum

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 007 Kegiatan Sosial

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 008 Projek Khas


SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 010

03 - PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 001 Surat Pekeliling PPD


SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 003 Mesyuarat PPD

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 004 Aktiviti PPD






SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 010

04 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI PERAK ( BTP) /

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI (JPN)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 001 Surat Pekeliling PSPN / JPN


SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 003 Mesyuarat PSPN / JPN

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 004 Aktiviti PSPN / JPN






SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 010

05 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP) /

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 001 Surat Pekeliling BTP / KPM


SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 003 Mesyuarat BTP / KPM

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 004 Aktiviti BTP / KPM






SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 010

06 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 001 Rancangan Aktiviti PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 002 Kertas Kerja Program

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 003 Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 004 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 005 Aktiviti PSS (Kursus/Bengkel/ Seminar/Taklimat/dsb).

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 006 Program Perkembangan Staf

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 007 Pertandingan Anjuran PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 008 Projek Khas PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 009 Program Bacaan (NILAM)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 010 Laporan Aktiviti PSS (Bulanan & Tahunan)


07 - KOLEKSI PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 001 Surat Pekeliling

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 002 Kemudahan Fizikal PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 003 Buku PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 004 Bahan Bukan Buku PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 005 Pengurusan & Penyenggaraan Harta Modal

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 006 Pengurusan Inventori

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 007 Pengurusan Bekalan Pejabat

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 008 Pengurusan Bahan PSS (Am)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 009 Semakan Stok & Hapus Kira


08 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 001 Surat Pekeliling Perbendaharaan / Kewangan PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 002 Anggaran Belanjawan PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 003 Laporan Kewangan PSS (Bulanan & Tahunan)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 004 Wang Bantuan Kerajaan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 005 Sumber Wang Awam (SUWA)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 006 Pesanan Kerajaan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 007 Invois / Bill / Resit

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 008 Sumbangan / Derma

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 009 Tabung PSS


09 - PERKHIDMATAN & PENGGUNAAN

PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 001 Surat Pekeliling

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 002 Perkhidmatan Pinjaman Buku

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 003 Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 004 Perkhidmatan Pinjaman Peralatan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 005 Perkhidmatan Penggunaan Bilik / Ruang

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 006 Perkhidmatan Penggunaan Bahan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 007 Perkhidmatan Penggunaan Peralatan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 008 Pengajaran-Pembelajaran Literasi Maklumat

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 009 Radio / TV Pendidikan


10 - AM ( PUSAT SUMBER SEKOLAH )

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 001 Badan Pengawas PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 002 Kelab Pusat Sumber Sekolah

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 003 Agensi Kerajaan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 004 Agensi Swasta

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 005 PIBG Sekolah

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 006 Kelab Komputer


SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 008

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 009

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 010

Oleh;

Osman Hj Mohamed

Pusat Kegiatan Guru, Kg Gajah

E-mail: [email protected]

Telefon: 0194756377

Documents

Sistem fail-pss-2005