Sistem Informasi Akademik

Akbid Griya Husada Surabaya Buku Pedoman Sistem Informasi Akademik Akbid Griya Husada

Akademi Kebidanan Griya Husada

Surabaya 2015

Daftar Isi

Panel Administrator

o Manajemen pengguna (dosen, mahasiswa dan orang

tua)

o Manajemen kelas, dan mata kuliah

o Manajemen Ujian dan NilaiManaging exam, grades

o Manajemen tanda ujian

o Mengirim tanda ujian via sms

o Manajemen kehadiran mahasiswa

o Manajemen akuntansi, pendapatan dan biaya

o Manajemen kegiatan kampus

o Manajemen perpustakaan, asrama dan kendaraan

transportasi

o Pesan antar pengguna

o Mengelola pengaturan (pengaturan umum, sms)

Panel Dosen

o Manajemen mahasiswa

o Manajemen tanda ujian

o Menyediakan bahan belajar mengajar ke mahasiswa

o Manajemen kehadiran

Panel Mahasiswa

o Mendapatkan rutinitas kelas

o Mendapatkan tanda ujian

o Mendapatkan status kehadiran

o Mendapatkan bahan belajar dari dosen

o Mendapatkan tanda pembayaran, pembayaran online

o Berkomunikasi dengan dosen

Panel Orang Tua

o Mendapatkan hasil belajar putrinya

o Mendapatkan bukti pembayaran mahasiswa

o Mendapatkan rutinitas kelas putrinya

o Meninggalkan pesan untuk dosen

PANEL ADMINISTRATOR

PANEL ADMINISTRATOR

Jumlah mahasiswa, guru, orang tua dan kehadiran siswa untuk sekilas hari ini. Didalam

panel juga menampilkan beberapa agenda kegiatan

MANAJEMEN MAHASISWA

Menambahkan Mahasiswa

• Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > tambahkan mahasiswa

• Mengisikan informasi yang di perlukan

• Simpan mahasiswa

Menambahkan Mahasiswa secara masal

• Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > tambahkan mahasiswa masal

• Unduh file Excel kosong

• Mengisikan informasi yang di perlukan

• Pilih kelas

• Unggah file Excel yang sudah terisi

• Simpan

Informasi Mahasiswa

• Dari menu navigasi, pilih mahasiswa > Informasi Mahasiswa

• Disini anda dapat memilih mahasiswa berdasarkan angkatan

Lembar Penilaian Mahasiswa

• Dari navigasi menu lanjutkan ke menu mahasiswa > pilih angkatan

yang akan dilihat.

• Pilih mahasiswa yang akan dilihat > pilih aksi kemudian pilih lembar

penilaian

• Dari sini anda akan dapat melihat lembar penilaian dari mahasiswa

tersebut

• Jika angkatan tersebut memiliki bagian, maka anda dapat melihatnya

bersama kelas angkatan tersebut

MENGELOLA DOSEN

• Arahkan navigasi ke menu dosen

• Darisini anda dapta meilihat daftar dosen dalam sebuah tabel

• Untuk menambahkan dosen baru, klik tombol kanan atas Tambah Dosen

Baru dan isikan informasi tentang dosen tersebut lalu simpan

• Untuk mengelola atau menghapus informasi seorang dosen, klik pada

menu setiap dosen yang berada di samping kanan tabel. Menu tersebut

akan mengelola dosen atau menghapusnya.

MENGELOLA ORANG TUA/ WALI

• Arahkan navigasi ke menu Orang Tua

• Disini anda dapat melihat daftar orang tua mahasiswa dalam sebuah tabel

• Untuk menambahkan orang tua mahasiswa, klik pada menu kanan atas

“Tambah Orang Tua” kemudian isikan informasi yang berhubungan

dengan orang tua tersebut lalu simpan

• Ketika anda ingin mengelola atau menghapus informasi mengenai orang

tua mahasiswa, klik pada menu aksi pada setiap baris orang tua apakah

anda ingin mengelola informasi ataupun ingin menghapusnya

MENGELOLA KELAS

• Dari menu disamping kiri arahkan pada menu kelas > Pengaturan kelas

• Tambahkan kelas/ angkatan baru persemester (ganjil=1 genap=2)

beserta wali kelasnya.

• Lihat kelas/ angkatan yang telah ditambahkan dalam format tabel yang

telah tertera

• Kelola dan hapus informasi kelas pada kolom pilihan yang terletak di

sebelah kanan

MENGELOLA KELAS BAGIAN

• Arahkan kursor anda pada bagian menu kelas > Pengaturan Bagian

• Tambahkan bagian kelas baru untuk setiap kelas/angkatan dan

tambahkan seorang dosen pada setiap bagiannya

• Anda dapat melihat bagian kelas dalam sebuah format tabel yang telah

di buat

• Kelola dan hapus setiap informasi pada bagian kelas yang dapat anda

temukan pada kolom pilihan

MENGELOLA MATA KULIAH

• Arahkan pada menu Mata Kuliah untuk mengelola mata kuliah

• Jika kelas/ angkatan sudah di tambahkan, maka anda akan melihat list

kelas/ angkatan yang telah di tambahkan, tetapi jika anda belum

menambahkan maka tambahkan kelas/angkatan terlebih dulu

• Dari sini anda akan dapat melihat rincian mata kuliah berdasarkan kelas

yang ditempuh

• Tambahkan, kelola atau menghapus mata kuliah pada menu yang

disediakan.

MENGELOLA RUTINITAS KELAS

• Klik pada menu Rutinitas Kelas

• Anda dapat melihat semua rutinitas kelas pada slidebar

• Klik “tambah rutinitas kelas” pada menu diatas untuk menambahkan

• Isikan setiap mata kuliah berdasarkan pada kelas/ angkatan keberapa,

hari, serta jam yang berlangsung

MENGELOLA KEHADIRAN MAHASISWA SETIAP HARI

• Navigasikan pada menu kehadiran rutin

• Pilih tanggal beserta kelas/angkatan untuk mengelola kehadiran rutin

• Lalu klik pada menu “Pengaturan Kehadiran” yang akan membawa anda

pada setiap informasi mahasiswa dan kehadirannya yang berbentuk tabel

• Pilih kehadiran mahasiswa “Present” berarti Hadir dan “Absent” berarti

alpha

• Setelah anda isikan semua anda bisa menyimpannya dengan mengklik

menu “Save Changes”

MENGELOLA UJIAN

Daftar Ujian

• Pada navigasi masuk ke menu Ujian lalu Daftar Ujian

• Tambahkan sebuah ujian dengan nama dan tanggal ujian

• Anda dapat mengelola sebuah ujian pada menu aksi pada kolom

pilihan untuk mengedit dan menghapus sebuah ujian

Tingkat Ujian

• Dari menu navigasi masuk ke menu Ujian > Nilai Ujian

• Tambahkan Tingkat Ujian sebagai prasyarat institusi

• Kelola dan hapus tingkat ujian

Mengelola Nilai Ujian

• Dari menu navigasikan ke bagian Ujian > Kelola Nilai

• Pilih Ujian, Kelas dan Mata Kuliah untuk merubah atau memperbarui

nilai

• Hal itu akan membawa anda ke formulir untuk memperbarui nilai

mahasiswa dari setiap distribusi mata kuliah

• Masukkan nilai lalu perbarui/update

Mengirim Nilai Ujian via SMS

• Arahkan pada menu Ujian > Kirim nilai ujian via SMS

• Pilih Ujian, Kelas/Angkatan dan Penerima (Mahasiswa/Orang tua)

• Klik pada tombol “Kirim Nilai via SMS”

• Hal diatas akan mengirimkan pesan via SMS tentang Nilai Ujian yang

telah anda pilih, jika Layanan SMS telah diaktifkan

MENGELOLA PEMBAYARAN KULIAH

• Navigasikan pada menu Pembayaran

• Tambahkan tagihan dan pembayaran manual dari beberapa waktu dalam

sebuah tagihan yang sama

• Jika pembayaran telah lewat jatuh tempo, disana akan tersedia pilihan

mengambil alih pembayaran pada menu aksi yang berisi daftar tagihan

beserta informasinya

• Kelola dan hapus tagihan

AKUNTAN

Pendapatan

• Arahnkan pada menu Akuntan > lalu Pendapatan

• Dari sini anda akan dapat melihat pendapatan dari institusi anda yang

berarti pembayaran mahasiswa dalam format tabel beserta waktu

pembayaran dan total pembayaran

Pendapatan lainnya

• Dari menu disamping arahkan pada tombol Akuntan > Pendapatan

Lainnya

• Tambahkan pendapatan lainnya untuk institusi anda

• Kelola atau hapus tagihannya

Kategori Pendapatan Lainnya

• From navigation, go to accounting > Kategori Pendapatan Lainnya

• Tambah Kategori Pendapatan Lainnya

• Kelola atau hapus

MENGELOLA BUKU

• Dari menu navigasikan ke Perpustakaan

• Tambah Buku

• Kelola atau hapus buku-buku

MENGELOLA TRANSPORTASI

• Navigasikan ke menu transportasi

• Tambah informasi tentang transportasi

• Kelola atau hapus informasi tentang transportasi

MENGELOLA ASRAMA

• Navigasikan menu Asrama

• Kelola, tambah, atau hapus asrama

PAPAN PENGUMUMAN

• Masuk ke menu Papan Pengumuman

• Tambah, kelola atau hapus papan pengumuman

• Untuk mengirimkan pemberitahuan via SMS, pilih Ya/Yes ketika

membuat pengumuman

• Proses tersebut akan mengirimkan pesan via SMS kepada semua

penerima layanan SMS tentang pemberitahuan yang akan dibuat

PESAN PRIBADI

• Masuk ke menu pesan

• Hanya Admin yang dapat mengirimkan pesan kes semua tingkat

pengguna, baik itu Dosen, Mahasiswa ataupun Orang Tua

• Untuk mengirimkan pesan ini, pilih penerima pesan, ketikkan isi pesan

lalu kirim

• Anda dapat melihat semua pesan yang dikirimkan ke anda ataupun

yang telah anda kirimkan

SISTEM PENGATURAN

• Masuk ke menu Pengaturan > Pengaturan Umum

• Anda dapat mengganti sistem pengaturan dasar dan anda juga dapat

memilih sistem bahasa yang akan digunakan

• Anda dapat mengunggah logo institusi anda dari sini

PENGATURAN TEMA

• Navigasikan ke menu pengaturan > Pengaturan Umum

• Pada tampilan sebelah kanan terdapat pengaturan tema yang akan

digunakan pada sistem akademik ini

• Anda dapat menemukan beberapa pilihan tema sistem akademik ini

• Pilih tema sesuai keinginan anda

PENGATURAN SMS

• Masuk ke menu pengaturan > Pengaturan SMS

• Disini anda dapat menemukan 2 layanan SMS yang akan digunakan,

yaitu Clickatell dan Twilio

• Anda harus mengaktifkan layanan ini sebelum digunakan

• Lalu masukkan informasi yang diminta sesuai informasi layanan yang

akan di gunakan

• Untuk akun Twilio kunjungi web ini :

https://www.twilio.com/user/account/settings/ international/sms

PENGATURAN BAHASA

• Arahkan pada menu Pengaturan lalu Pengaturan Bahasa

• Anda dapat mengganti frasa atau menambahkan frasa baru untuk

setiap Bahasa yang digunakan

• Tambah Bahasa baru

PENGATURAN AKUN

• Masuk ke menu Akun sebelah kiri bawah

• Anda dapat mengganti informasi akun anda secara standar

• Perbarui kata sandi anda

• Ganti foto profil anda

PANEL DOSEN

DASBOR / PANEL DOSEN

Dari sini setiap dosen dapat mengetahui jumlah total dari Mahasiswa, Dosen,

Orang Tua dan kehadiran mahasiswa setiap harinya. Dari dasbor ini juga dosen

dapat mengetahui acara-acara kegiatan yang sedang berlangsung.

MENGELOLA MAHASISWA

Mahasiswa Baru

• Masuk ke menu Mahasiswa > Tambah Mahasiswa

• Tambahkan informasi yang berkaitan dengan mahasiswa tersebut

• Kemudian Simpan

Informasi Mahasiswa

• Navigasikan ke menu mahasiswa > Informasi Mahasiswa

• Dari sini anda dapat melihat mahasiswa berdasarkan kelas/angkatan

• Jika kelas tersebut mempunyai bagian maka anda dapat melihat mahasiswa

per-bagian kelas/angkatan

Lembar Nilai Mahasiswa

• Dari menu arahkan ke bagian Mahasiswa > Informasi Mahasiswa > Kelas/

Angkatan > Pilih Menu Action > Lembar Nilai

• Disini anda dapat melihat lembar nilai mahasiswa berdasar kelas/ angkatan

• Jika kelas/angkatan tersebut memiliki bagian, maka anda dapat melihat

bagian tersebut bersamaan dalam sebuah kelas/ angkatan

MATERI KULIAH

• Untuk dosen dapat masuk langsung ke menu bahan ajar di menu

sebelah kiri

• Setelah masuk anda akan dapat melihat materi kuliah yang telah di

unggah

• Jika belum ada dosen dapat menambah bahan kuliah yang nantinya

bisa di unduh oleh mahasiswa

• Tambahkan materi kuliah tersebut berdasarkan kelas/angkatan yang

berlaku

• Dosen dapat mengelola setiap materi kuliah yang ada atau

menghapusnya

MENGELOLA KEHADIRAN MAHASISWA SETIAP HARI

• Dari menu navigasi arahkan ke bagian Kehadiran Rutin

• Pilih tanggal, bulan, dan tahun serta kelas mengajar lalu klik Pengaturan

Kehadiran

• Disini anda dapat melihat nama mahasiswa beserta info kehadirannya

dalam sebuah tabel

• Untuk memperbarui status kehadiran setiap kelas tertentu atau tanggal

tertentu yang telah di input sebelumnya, klik tombol perbarui kehadiran

• Input status kehadiran seluruh mahasiswa lalu klik simpan/ save changes

PANEL MAHASISWA

DASBOR

Dasbor ini berisi jumlah dosen, mahasiswa, orang tua serta kehadiran mahasiswa

dalam suatu kurun tertentu

Dasbor mahasiswa ini juga berisi kalender kegiatan yang sedang atau akan

berlangsung

RUTINITAS KELAS

• Masuk ke menu Rutinitas Kelas

• Dari sini mahasiswa dapat melihat rutinitas kelas mereka (per-

kelas/angkatan) setiap mereka masuk ke dalam sistem akademik

LEMBAR NILAI

• Dari menu navigasi masuk ke Nilai Ujian

• Pilih ujian dan mata kuliah

• Dari sini mahasiswa dapat melihat nilai untuk setiap ujian yang telah di

ikuti dan dapat mencetak setiap lembar nilai yang diberikan

BAHAN AJAR

• Masuk ke menu bahan ajar

• Mahasiswa dapat dapat melihat setiap bahan ajar yang telah di unggah

oleh dosen untuk kelas mahasiswa

• Mahasiswa dipersilahkan mengunduh setiap bahan ajar yang telah

diberikan dalam bentuk dokumen yang telah disediakan, PDF ataupun

Excel

PEMBAYARAN

• Dari menu navigasi arahkan ke menu pembayaran

• Mahasiswa dapat melihat daftar tagihan yang telah dibuat oleh bagian

keuangan

• Mahasiswa dapat membayarkan tagihan yang belum di bayarkan melalui

bagian keuangan

• Selanjutnya pihak keuangan mencetak nota pembayaran yang sudah di

bayarkan, atau mahasiswa sendiri yang akan mencetak nota

pembayaran yang sudah dibayarkan.

BERKOMUNIKASI DENGAN ADMINISTRATOR / DOSEN

• Masuk ke menu Pesan di sebelah kiri bawah

• Kirim pesan yang akan ditujukan untuk Administrator atau Dosen

• Mahasiswa dapat menerima pesan yang dikirimkan ke mereka ataupun

yang telah mereka kirimkan ke Dosen atau Administrator

PARENT PANEL

DASBOR

Seperti pada dasbor-dasbor sebelumnya, dasbor orang tua ini berisi tentang jumlah

mahasiswa, dosen, orang tua serta kehadiran mahasiswa berdasarkan kurun

waktu tertentu.

Pada dasbor ini juga berisi kalender acara yang sedang atau akan berlangsung.

NILAI PUTERA-PUTERI/ MAHASISWA

• Dari menu navigasi masuk ke bagian nilai ujian

• Dari sini orang tua dapat melihat nilai dari putra putrinya

• Setiap orang tua dapat memiliki beberapa anak/ mahasiswa

PEMBAYARAN

• Dari menu arahkan ke bagian pembayaran

• Orang tua dapat melihat tagihan pembayaran dari putera-puteri nya

secara inidividu

• Buat pembayaran secara online atau manual

RUTINITAS KELAS

• Dari menu navigasikan pada Rutinitas Kelas

• Orang tua dapat melihat kehadiran anaknya/ mahasiswa berdasarkan

tanggal aktivitas kuliah

PESAN

• Arahkan pada menu pesan untuk mengelola pesan

• Orang tua dapat mengirimkan pesan secara pribadi kepada dosen

ataupun administrator

• Orang tua dapat mengelola pesan yang dikirimkan atau terkirim ke

mereka