SISTEM INFORMASI BIMBINGAN KONSELING BERBASIS WEB …

Jurnal Informatika dan Sistem Informasi (JIFoSI) Vol. 1, No. 1. Maret 2020

SISTEM INFORMASI BIMBINGAN KONSELING BERBASIS WEB (STUDI KASUS : SMK

NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|38

SISTEM INFORMASI BIMBINGAN KONSELING BERBASIS

WEB (STUDI KASUS : SMK NEGERI 1 MOJOAGUNG)

Rizwan Hanafi1), Nur Cahyo Wibowo2), Agung Brastama Putra3)

E-mail : 1)[email protected], 2)[email protected], 3)[email protected]

Prodi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, UPN Veteran Jawa Timur

Abstrak SMK Negeri 1 Mojoagung merupakan lembaga pendidikan yang masih menggunakan cara

konvesional pada kegiatan pencatatan pelanggaran, yaitu setiap pelanggaran siswa ditulis

dibuku oleh guru BK dan direkap dalam microsoft excel untuk dicetak menjadi laporan.

Hal tersebut tentunya rawan terjadi kehilangan data, dengan adanya sistem informasi

bimbingan konseling diharapkan menjadikan solusi terhadap masalah tersebut agar

pencatatan dan pemyimpanan data tersimpan secara komputerisasi. Penelitian ini bertujuan

untuk merancang sistem informasi bimbingan konseling berbasis web yang akan

memudahkan pencatatan pelanggaran bagi guru BK. Tahapan pembuatan sistem antara lain

analisis kebutuhan, desain sistem, implemetasi, uji coba, dan dokumentasi laporan. Dari

tahap analisis kebutuhan proses bisnis menghasilkan document flow, yaitu alur proses

pencatatan pelanggaran masih menggunakan cara konvesional yang diterapkan pada

SMKN 1 Mojoagung. Hasil wawancara dan diskusi langsung dengan narasumber tentang

pencatatan pelanggaran yang akan meningkatkan kedisiplinan siswa dengan menambahkan

fitur prestasi, dimana fitur tersebut akan mengurangi poin dari pelanggaran yang dilakukan

siswa selama disekolah. Dalam merancang dan membangun platform sistem informasi ini

menggunakan metode waterfall. Sistem informasi bimbingan konseling memiliki fitur bagi

pengguna antara lain, admin untuk mengatur data master, guru dan guru bk untuk input

pelanggaran dan prestasi, siswa untuk melihat histori pelanggaran yang dilakukan selama

3 tahun bersekolah, dan orang tua untuk memonitoring anaknya.

Kata Kunci : bimbingan, konseling, sistem informasi, siswa

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi yang saling mendukung satu sama lain sehingga

melahirkan konsep teknologi informasi berbasis internet, kini perkembangannya semakin

luas dan semakin banyak diterapkan dalam bisnis perusahaan di berbagai bidang [1]. Tanpa

teknologi informasi dan komunikasi lembaga pendidikan dapat dikatakan kurang untuk

mendukung proses belajar mengajar maupun administrasi di sekolah. Dengan adanya

teknologi informasi dan komunikasi diharapkan akan memberikan kemudahan untuk

mendapat informasi yang cepat, akurat dan efisien.

Keberhasilan dalam sebuah Instansi tidak lepas dari kedisiplinan semua stakeholder

yang ada. Di sekolah kedisiplinan dari siswa merupakan hal terpenting untuk kesuksesan

kegiatan belajar mengajar. Di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Mojoagung,

dengan jumlah siswa sebanyak 1374 tentu tidak mudah dalam melakukan pengelolaan

administrasi sekolah dan Bimbingan Konseling.

mailto:[email protected]





NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|39

Bimbingan Konseling di Sekolah Menengah Kejuruan bertujuan untuk memberikan

pengarahan kepada siswa dalam pembentukan karakter yang baik, memfasilitasi

perkembangan siswa, sebagai tempat konseling atau diskusi terhadap masalah dan karir

kedepannya bagi siswa. Dan yang membedakan BK di SMA dengan SMK yaitu, pada BK

SMK memberi pengarahan tentang dunia kerja yang akan dihadapi setelah lulus, memang

ada beberapa siswa yang ingin melanjutkan ke jenjang perkuliahan tapi kebanyakan setelah

lulus siswa akan melanjutkan ke dunia ker Seiring dengan berkembangnya pola perilaku

siswa khususnya di SMKN 1 Mojoagung, maka tidak heran jika dijumpai siswa yang

melanggar aturan dan tata tertib sekolah. Pelanggaran – pelanggaran yang biasa dijumpai

di sekolah cukup beragam, diantaranya datang terlambat, membolos, merokok, berkelahi,

memakai seragam tidak sesuai aturan dan masih banyak lagi pelanggaran - pelanggaran

lainnya. Perhitungan terhadap nilai poin pelanggaran siswa masih menggunakan sistem

konvensional dimana guru BK harus mencatat setiap pelanggaran siswa dalam sebuah buku

dan setelah itu akan direkap kedalam aplikasi Microsoft Excel untuk disimpan dan dibuat

laporan. Setiap siswa di SMKN 1 Mojoagung mempunyai buku BK sendiri untuk dibawa

setiap hari, guna buku BK tersebut untuk mencatat pelanggaran yang dilakukannya.

Rancangan sistem informasi bimbingan konseling yang dibangun melibatkan

5 user yaitu, pertama admin untuk memasukkan data master pelanggaran, prestasi,

siswa, guru bk, guru, orang tua, sanksi dan pembinaan. Pengguna kedua guru bk

untuk memasukkan data pelanggaran siswa, prestasi, artikel, dan melihat detail

histori pelanggaran siswa. Pengguna ketiga guru, untuk menginput pelanggaran dan

prestasi siswa. Karena keterbatasan pengawasan guru BK sehingga pengguna guru

diperlukan untuk membantu input pelanggaran siswa. Pengguna keempat adalah

siswa, siswa dapat melihat histori pelanggaran nya dan sanksi yang didapatkan.

Pengguna kelima orang tua, dapat memonitoring anaknya melalui histori

pelanggaran.

Proses perancangan sistem dimulai dari perancangan system flowchart yang

akan dikembangkan. Perancangan desain tampilan yang menghasilkan mockup.

Perancangan basis data menghasilkan conceptual data model dan physical data

model. Proses uji coba sistem menggunakan metode black box yang menghasilkan

kesimpulan bahwa sistem berjalan sesuai yang diharapkan pada setiap proses bisnis.

2. METODOLOGI

Metodologi penelitian yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi

bimbingan konseling adalah model waterfall. Waterfall dipilih karena pembuatan sistem

informasi tersebut melalui tahapan-tahapan yang berurutan. Penggunaan waterfall disini

setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya,

hal itu dilakukan supaya dapat menghidari terjadinya pengulangan tahapan.

2.1 Tahap Pendahuluan

Tahap ini adalah tahapan awal dalam metode waterfall. Tahap ini merupakan awalan

dalam mengembangkan sistem. Tahap pendahuluan berisikan beberapa tahap dalam

pengumpulan data.



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|40

2.1.1 Studi Pustaka

Dilakukan studi pustaka dengan cara membaca buku yang berhubungan dengan

analisis dan perancangan sistem, pemrograman web serta buku yang mendukung topik

sistem informasi yang mendukung penyusunan skripsi ini. Selain itu peneliti juga

mengujungi website yang berhubungan dengan topik skripsi ini.

Gambar 2.1 Tahapan Penelitan

2.1.2 Studi Literatur

Studi literatur didapat dengan jurnal yang didapat dari internet dan buku-buku yang

membahas mengenai sistem informasi poin pelanggaran siswa pada bimbingan konseling.

Literatur yang didapat sewaktu penelitian, dijadikan sumber acuan dalam pengerjaan

skripsi dan proses penerapan pembelajaran yang benar dan sesuai dengan peraturan yang

ada.

Permasalahan pada proses pengelolaan data tata tertib siswa di SMP Negeri 1

Jepara masih menggunakan proses yang konvensional sehingga proses penyampaian

informasi terhadap orang tua tentang ketertiban siswa sering kali mengalami kesulitan.

Pada jurnal ini, pembuatan sistem menggunakan metode observasi, wawancara,

kepustakaan, analisis, perancangan desain, implementasi aplikasi, dan ujicoba. Hasilnya

adalah sistem yang memiliki tiga jenis hak akses yaitu admin, pegawai, dan orangtua siswa

dengan menggunakan teknologi SMS Gateway[2].

Azza Mafazatun Nufus[3], Sistem Informasi perhitungan nilai poin pelanggaran tata

tertib siswa di madrasah tsanawiyah manbaul ulum gresik. Penelitian tersebut berisi tentang

monitoring pencatatan pelanggaran siswa menggunakan sistem poin. Setiap pelanggaran

memiliki poin yang berbeda dan akan dihitung total poin untuk dapat memebrikan sanksi

sesuai pedoman pemberian sanksi di madrasah tersebut. Terdapat fitur sms gateway dimana

setiap pelanggaran yang dilakukan siswa akan dikirim otomatis kepada orang tua siswa

melalui sms gateway tersebut. Penelitan yang dilakukan oleh saudari Azza menggunakan

Bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|41

2.1.3 Pengumpulan Data

a. Observasi

Teknik ini dilakukan dengan riset dan pengamatan secara langsung terhadap proses

dan kegiatan pencatatan pelanggaran yang dilakukan oleh guru BK di SMK Negeri 1

Mojoagung. Observasi ini dilakukan pada saat melaksanakan kegiatan riset, yaitu mulai

tanggal 26 Februari 2019 sampai dengan selesai bertempat di SMK Negeri 1 Mojoagung

di jalan Veteran No.66, Kecamatan Mojoagung, Kabupaten Jombang, Jawa Timur.

b. Wawancara

Dalam proses pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara ke guru BK

untuk mendapatkan suatu data ataupun informasi mengenai alur proses sistem informasi

kegiatan pencatatan poin pelanggaran yang sedang diterapkan. Adapun informasi yang

dibutuhkan seperti pencatatan pelanggaran, pemberian sanksi, dan laporan yang prosesnya

masih dilakukan secara manual.

2.2 Tahap Pengembangan

Tahap ini merupakan tahapan terpenting karena untuk mengetahui seuruh proses

bisnis dan kebutuhan pengguna.

2.2.1 Analisis Kebutuhan

Menggabungkan laporan hasil metode studi lapangan berupa kebijakan pemakai

menjadi spesfikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan yang berfungsi untuk

mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama seperti sistem

yang masih manual sehingga rawan terjadi kehilangan data. Dari analisis sistem tersebut

dapat ditetapkan tujuan perancangan, pengajuan usulan yang dapat diterima. Tahapan yang

dilakukan antara lain:

1. Analisis proses bisnis

2. Indentifikasi masalah

3. Melakukan analisis kebutuhan pengguna

4. Analisis Kebutuhan sitem

2.2.2 Desain Sistem

Pada tahap ini peneliti mendesain sistem yang diusulkan agar dapat berjalan dengan

lebih baik dan diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang ada. Penerapan model

yang diinginkan user antara lain dengan cara:

1. Pada tahap analisis penulis menggunakan System flow dan DFD untuk

memahami langkah awal membangun sistem.

2. Perancangan input-output, dengan membuat rancang layar tampilan atau

design interface.

3. Perancangan basis data penulis menggunakan CDM dan PDM untuk

mengetahui entitas yang dibutuhkan.

2.2.3 Implementasi

Setelah melakukan analisis sistem dan perancangan sistem secara rinci, maka tiba

saatnya sistem diimplementasikan. Pada tahapan ini aktivitas yang dilakukan berupa



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|42

implementasi tampilan antar muka, implementasi basis data, dan implementasi kode

program.

2.2.4 Uji Coba

Pada tahap ini dilkukan uji coba terhadap sistem agar untuk meminimalisir adanya

kendala dan kesalahan pada sistem. Adapun ujicoba yang dilakukan menggunakan metode

black box testing.

2.3 Tahap Penyelesaian

Tahap ini merupakan tahapan terakhir yang berisi tahapan-tahapan penyelesaian

pembuatan program.

2.3.1 Laporan

Hasil dari tahap dokumentasi adalah laporan skripsi yang berisi tentang hal-hal yang

dikerjakan selama penelitian dan hasil yang didapatkan pada saat melakukan penelitian.

Dalam penulisannya, format yang digunakan adalah berdasarkan format yang telah

diterapkan oleh prodi sistem informasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa

Timur.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Membahas tentang implementasi metode waterfall yang digunakan dalam

membangun sistem informasi pemesanan yang terdiri dari analisis proses bisnis,

identifikasi masalah, analisis kebutuhan pengguna dan analisis kebutuhan sistem.

3.1 Analisis Kebutuhan

Merupakan proses analisis untuk menentukan apa saja yang menjadi kebutuhan user

dan apa saja proses bisnis yang akan dikerjakan.



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|43

3.1.1 Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis adalah tahap mnganalisis dan mengumpulkan hal-hal yang

diperlukan dalam pembuatan sistem, agar sesuai dengan proses bisnis yang yang ada.

Teknik dalam proses pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara di SMK Negeri

1 Mojoagung untuk mendapatkan data ataupun informasi terkait sistem yang akan

dibangun. Adapun informasi yang dibutuhkan seperti prosedur pencatatan poin

pelanggaran, hingga user mana saja yang akan teribat didalamnya. Hal ini dilakukan

bertujuan untuk mendapat informasi secara detail. Berdasarkan hasil wawancara dengan

Ibu Aulia sebagai guru BK, prosedur pencatatan dapat dijelaskan dengan gambar document

flow berikut ini. Dilakukannya analisis ini bertujuan untuk mengetahui proses atau alur

prosedur yang dilakukan pada SMK Negeri 1 Mojoagung dimana proses tersebut yang akan

dikomputerisasi.

Gambar 3.1 Document Flow Pemesanan Katering



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|44

3.1.2 Identifikasi Masalah

Adapun masalah yang ada dari hasil analisis proses binis di atas adalah proses

pencatatan dan penyimpanan data pelanggaran masih menggunakan cara manual sehingga

rawan terjadi kehilangan data.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Pengguna

Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan sistem

dalam membangun sistem informasi bimbingan konseling. Spesifikasi kebutuhan sistem

melibatkan analisis kebutuhan perangkat keras dan analisis perangkat lunak. Berikut

merupakan kebutuhan sistem yang berupa spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak,

antara lain:

a) Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Processor : Intel Pentium Dual-Core T4200 2.00GHz atau lebih

tinggi

Memory : 2,00 GB atau lebih tinggi

Hard Disk : 3,00 GB atau lebih tinggi

b) Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Sistem Operasi : Windows 7 Profesional 32 bit atau lebih

tinggi

Database : MySql Version 4.5.1

Bahasa Pemrograman : PHP 7

3.1.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis Kebutuhan dilakukan untuk mengetahui siapa saja user yang akan

menggunakan sistem ini. Kebutuhan-kebutuhan pengguna yang diperlukan adalah sebagai

berikut.

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Pelanggan

Pengguna Kebutuhan Pengguna

Guru BK

C 1. Input pelanggaran dan prestasi

R 1. Melihat Riwayat Pelanggaran dan prestasi

2. Melihat Detail siswa

U

1. Ubah pelanggaran dan prestasi

2. Ubah sanksi dan pembinaan

3. Ubah upload artikel

D 4. Delete pelanggaran, prestasi, sanksi, pembinaan, upload

artikel

Tabel 3.1 merupakan tabel kebutuhan menu untuk Guru BK. Di Sistem Informasi

Bimbingan Konseling, guru BK dapat memanajemen detail siswa seperti total poin, sanksi

yang didapat, pembinaan yang didapat.



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|45

Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan Admin

Pengguna Kebutuhan Pengguna

Admin

C

1. Menambah data siswa

2. Menambah data pelanggaran dan prestasi

3. Menambah data guru dan guru bk

4. Menambah data sanksi dan pembinaan

R

1. Melihat Riwayat Pelanggaran dan prestasi

2. Melihat data pengguna

3. Melihat Data Menu

4. Melihat Data sanksi dan pembinaan

5. Melihat Data Laporan

U 1. Ubah kelas

2. Ubah siswa, guru bk, guru, orang tua

3. Ubah Password

D 1. Delete data master

Tabel 3.2 merupakan tabel kebutuhan admin. Di Sistem Informasi Bimbingan Konseling

yang akan dibangun, diperlukan menu yang memungkinkan admin untuk, menambah data

master seperti, master pelanggaran, prestasi, sanksi, pembinaan, dan master pengguna

3.2 Design Sistem

Tahap mendesign sistem yang akan dibangun. Design sistem penulis memakai

system flow dan DFD.

3.2.1 Perancangan System Flow

System Flowchart adalah suatu alur proses bisnis yang menggunakan komputer

sebagai penunjang keberhasilan. Data tersimpan secara komputerisasi sehingga

meminimalisir kehilangan data. Disini proses pencatatan pelanggaran menggunakan

sistem informasi dan data disimpan dalam database. Untuk lebih jelasnya lihat gambar

3.2 dibawah :



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|46

Gambar 3.2 Document Flow Pemesanan

3.2.2 DFD

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suau cara atau metode untuk membuat

rancangan sebuah sistem yang berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah

sistem nantinya. Dalam pembuatan sistem informasi, DFD sering digunakan. DFD

digunakan untuk membuat sebuah sistem yang baik.



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|47

A. Diagram Contex

Gambar 3.3 Diagram Contex Sistem Informasi Bimbingan Konseling

B. Diagram Level 0

Gambar 3.4 Diagram Level 0 Sistem Informasi Bimbingan Konseling

3.2.3 Perancangan Mockup

Mockup adalah sebuah visual atau preview dari sebuah konsep design “datar” yang

diberikan efek visual sehingga hasilnya sangat tampak atau menyerupai wujud nyata,

mockup dapat memberikan gambaran nyata dari sebuah konsep desain bagaimana konsep

itu akan terlihat nantinya jika sudah diaplikasikan menjadi benda nyata apakah terlihat

bagus atau kurang sesuai. Dalam hal ini aplikasi yang digunakan untuk merancang Mockup

adalah Balsamiq Mockups 3.



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|48

Gambar 3.5 Diagram Level 0 Mockup Detail Siswa

Gambar 3.6 Diagram Level 0 Mockup Input Pelanggaran

3.2.4 Perancangan Basis Data

CDM dan PDM adalah model yang digunakan untuk menggambarkan entitas (entity)

dan hubungan (relationship) pada basis data. Dalam hal ini palikasi yang digunakan untuk

merancang CDM dan PDM adalah PowerDesigner. Berikut Merupakan hasil rancangan

basis data, antara lain:



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|49

A. CDM

Gambar 3.6 CDM Sistem Informasi Pemesanan Katering

B. PDM



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|50

Gambar 3.7 PDM Sistem Informasi Pemesanan Katering

3.3 Implementasi

Tahap ini dilakukan untuk mengeksekusi setaip proses analisis dan perancangan

yang telah dilakukan sebelumnya.

3.4 Uji Coba

Tahap ini digunakan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang bebas dari

kesalahan. Setiap proses pengujiannya harus sukses dan apabila dalam pengujian ada

bagian yang gagal, maka sistem dapat dinyatakan belum sukses dan harus direvisi. Berikut

merupakan hasil uji coba system.

4. KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan terkait skripsi ini tentang rancang bangun sistem

informasi bimbingan konseling berbasis web, maka ditarik kesimpulan antara lain :

Proses bisnis sistem ini dihasilkan melalui proses analisis kebutuhan. Proses tersebut

menghasilkan document flowchart pencatatan pelanggaran yang diterapkan di

SMKN 1 Mojoagung dimana proses pencatatan pelanggaran belum tersimpan secara

komputerisasi sehingga rawan terjadi kehilangan data.

Rancangan sistem informasi bimbingan konseling yang dibangun melibatkan 5 user

yaitu, pertama admin untuk memasukkan data master pelanggaran, prestasi, siswa,

guru bk, guru, orang tua, sanksi dan pembinaan. Pengguna kedua guru bk untuk



NEGERI 1 MOJOAGUNG)

|51

memasukkan data pelanggaran siswa, prestasi, artikel, dan melihat detail histori

pelanggaran siswa. Pengguna ketiga guru, untuk menginput pelanggaran dan prestasi

siswa. Karena keterbatasan pengawasan guru bk sehingga pengguna guru diperlukan

untuk membantu input pelanggaran siswa. Pengguna keempat adalah siswa, siswa

dapat melihat histori pelanggaran nya dan sanksi yang didapatkan. Pengguna kelima

orang tua, dapat memonitoring anaknya melalui histori pelanggaran.

Proses perancangan sistem dimulai dari perancangan system flowchart yang akan

dikembangkan. Perancangan desain tampilan yang menghasilkan mockup.

Perancangan basis data menghasilkan conceptual data model dan physical data

model. Proses uji coba sistem menggunakan metode black box yang menghasilkan

kesimpulan bahwa sistem berjalan sesuai yang diharapkan pada setiap proses bisnis.

4.2 Saran

Berdasarkan pembahasan serta kesimpulan yang telah diuraikan, saran

pengembangan untuk penelitian selanjutnya adalah menambah fitur kirim pesan otomatis

ke orang tua jika siswa (anaknya) melakukan pelanggaran.

5. DAFTAR RUJUKAN

[1] Indrajani dan Willy, 2007, Analisa dan perancangan Sistem Penjualan

Berbasis Web pada PT. Dairyfood Intermusa. Bali: Seminar Nasional Sistem dan

Informatika.

[2] Lubis S. 2003. Perkembangan Sistem Informasi Dalam Pembangunan

Berkelanjutan. Jurnal Digitized by USU digital library. Sumatera Utara.

[3] Nufus, Azza Mafazatun. 2019. “Sistem Informasi Perhitungan Nilai Poin

Pelanggaran Tata Tertib Siswa Di Madrasah Tsanawiyah Manbaul Ulum Gresik”.

Documents

SISTEM INFORMASI BIMBINGAN KONSELING BERBASIS WEB …