MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

Penulis:

1. Satia Supardy, SH, M.Pd

2. Yudhantoro Bayu W, S. Kom, M. Si

PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JAKARTA, 2014

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Sistem Informasi Kepegawaian

Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah mencanangkan program kerja tahun

2010 hingga 2014 yang menitik beratkan beberapa hal dibawah ini:

1. Perumusan Kebijakan Bidang Perencanaan dan Pengembangan Kepegawaian;

2. Perumusan dan Penyusunan berbagai rancangan Peraturan perundang-undangan

Bidang Kepegawaian;

3. Peningkatan Kualitas pelayanan Kepegawaian;

4. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi

Informasi;

5. Pencetakan Kartu PNS Elektronik Lanjutan;

6. Penyusunan Tata Naskah PNS dalam Bentuk Elektronik;

7. Peningkatan Pengawasan dan Pengendalian Pelaksanaan Peraturan Perundang-

undangan Bidang Kepegawaian;

8. Peningkatan/pembangunan Sarana dan Prasarana Aparatur sebagai Pendukung

Program Pembangunan Kepegawaian.

Direktorat Jaringan dan Informasi pada Kedeputian bidang Informasi

Kepegawaian terdiri dari beberapa Sub Bagian diantaranya adalah Sub Pelayanan

Pertukaran dan Publikasi Informasi . Adapun tugas Sub Bagian adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan operasi komputer dan jaringan

2. Pelayanan pelayanan pertukaran dan publikasi informasi kepegawaian

3. Pelaksanaan pengembangan sistem dan jaringan

Adapun Visi Deputi Bidang Informasi Kepegawaian adalah “Menjadikan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai implementasi e-goverment dalam pelayanan

Badan Kepegawaian Negara di bidang kepegawaian“. Sebagai langkah nyata dari visi

tersebut di atas, Deputi Bidang Informasi Kepegawaian telah menetapkan misi yang

menggambarkan kinerja yang hendak dicapai, yaitu “Mewujudkan integrasi teknologi

2

informasi di unit pengelola kepegawaian Instansi Pusat, Kantor Regional dan

Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk menggerakkan dan mendorong

percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian”.

Visi dan misi yang telah dituliskan di atas bertujuan untuk :

1. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir di setiap instansi pusat maupun daerah

yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian.

2. Menyediakan informasi PNS yg akurat untuk perencanaan, pengembangan,

kesejahteraan dan pengendalian PNS.

3. Meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian secara transparan dan objektif.

4. Mewujudkan identitas tunggal (multiguna) yang mendukung pembinaan dan

kesejahteraan PNS secara nasional

Saat kini Badan Kepegawaian Negara telah mengembangkan beberapa sistem informasi

kepegawaian yang terdiri dari :

1. Sistem publikasi situs bkn.go.id , sistem yang bertugas untuk menyajikan informasi

kepegawaian yang up to date dan online bagi masyarakat (secara umum)

2. Sistem Kepegawaian pelayanan terpadu ( SAPK), sistem pengolahan data

kepegawaian dari Badan Kepegawaian Negara Pusat dengan Kantor Regional dan

Badan Kepegawaian Daerah (BKD).

3. Office Automation System ,sistem informasi perkantoran diantaranya Mail Tracking.

4. Computer Assited Test , system yang digunakan didalam untuk PraCPNS, CPNS dan

jabatan yang ada di lingkungan PNS.

B. Sejarah Sistem Informasi Kepegawaian

Sejarah pengembangan 35000 tahun yang lalu, di dinding gua Lascaux, Perancis,

para pemburu Cro-Magnon menggambar hewan mangsa mereka, juga garis yang

dipercaya sebagai rute migrasi hewan-hewan tersebut. Catatan awal ini sejalan dengan

dua elemen struktur pada sistem informasi gegrafis modern sekarang ini, arsip grafis yang

terhubung ke database atribut. Pada tahun 1700-an teknik survey modern untuk pemetaan

3

topografis diterapkan, termasuk juga versi awal pemetaan tematis, misalnya untuk

keilmuan atau data sensus.

Awal abad ke-20 memperlihatkan pengembangan "litografi foto" dimana peta

dipisahkan menjadi beberapa lapisan (layer). Perkembangan perangkat keras komputer

yang dipacu oleh penelitian senjata nuklir membawa aplikasi pemetaan menjadi

multifungsi pada awal tahun 1960-an.Tahun 1967 merupakan awal pengembangan SIG

yang bisa diterapkan di Ottawa, Ontario oleh Departemen Energi, Pertambangan dan

Sumber Daya. Dikembangkan oleh Roger Tomlinson, yang kemudian disebut CGIS

(Canadian GIS - SIG Kanada), digunakan untuk menyimpan, menganalisis dan mengolah

data yang dikumpulkan untuk Inventarisasi Tanah Kanada (CLI - Canadian land

Inventory) - sebuah inisiatif untuk mengetahui kemampuan lahan di wilayah pedesaan

Kanada dengan memetakaan berbagai informasi pada tanah, pertanian, pariwisata, alam

bebas, unggas dan penggunaan tanah pada skala 1:250000. Faktor pemeringkatan

klasifikasi juga diterapkan untuk keperluan analisis.

CGIS merupakan sistem pertama di dunia dan hasil dari perbaikan aplikasi

pemetaan yang memiliki kemampuan timpang susun (overlay), penghitungan,

pendijitalan/pemindaian (digitizing/scanning), mendukung sistem koordinat national yang

membentang di atas benua Amerika , memasukkan garis sebagai arc yang memiliki

topologi dan menyimpan atribut dan informasi lokasional pada berkas terpisah.

Pengembangya, seorang geografer bernama Roger Tomlinson kemudian disebut "Bapak

SIG". CGIS bertahan sampai tahun 1970-an dan memakan waktu lama untuk

penyempurnaan setelah pengembangan awal, dan tidak bisa bersaing denga aplikasi

pemetaan komersil yang dikeluarkan beberapa vendor seperti Intergraph. Perkembangan

perangkat keras mikro komputer memacu vendor lain seperti ESRI, CARIS, MapInfo dan

berhasil membuat banyak fitur SIG, menggabung pendekatan generasi pertama pada

pemisahan informasi spasial dan atributnya, dengan pendekatan generasi kedua pada

organisasi data atribut menjadi struktur database. Perkembangan industri pada tahun

1980-an dan 1990-an memacu lagi pertumbuhan SIG pada workstation UNIX dan

komputer pribadi. Pada akhir abad ke-20, pertumbuhan yang cepat di berbagai sistem

dikonsolidasikan dan distandarisasikan menjadi platform lebih sedikit, dan para pengguna

mulai mengekspor menampilkan data SIG lewat internet, yang membutuhkan standar

pada format data dan transfer.

4

Indonesia sudah mengadopsi sistem ini sejak Pelita ke-2 ketika LIPI mengundang

UNESCO dalam menyusun "Kebijakan dan Program Pembangunan Lima Tahun Tahap

Kedua (1974-1979)" dalam pembangunan ilmu pengetahuan, teknologi dan riset. Jenjang

pendidikan SMU/senior high school melalui kurikulum pendidikan geografi SIG dan

penginderaan jauh telah diperkenalkan sejak dini. Universitas di Indonesia yang

membuka program Diploma SIG ini adalah D3 Penginderaan Jauh dan Sistem Informasi

Geografi, Fakultas Geografi, Universitas Gadjah Mada, tahun 1999. Sedangkan jenjang

S1 dan S2 telah ada sejak 1991 dalam Jurusan Kartografi dan Penginderaan Jauh,

Fakultas Geografi, Universitas Gadjah Mada. Sejauh ini SIG sudah dikembangkan

hampir disemua universitas di Indonesia melalui laboratorium-laboratorium, kelompok

studi/diskusi maupun matapelajaran.

Perkembangan sistem ilmu komputer, atau dalam bahasa Inggrisnya disebut

Computer Science (CS), secara umum diartikan sebagai ilmu yang mempelajari baik

tentang komputasi, perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). Ilmu

komputer mencakup beragam topik yang berkaitan dengan komputer, mulai dari analisa

abstrak algoritma sampai subyek yang lebih konkret seperti bahasa pemrograman,

perangkat lunak, termasuk perangkat keras. Sebagai suatu disiplin ilmu, Ilmu Komputer

lebih menekankan pada pemrograman komputer, dan rekayasa perangkat lunak

(software), sementara teknik komputer lebih cenderung berkaitan dengan hal-hal seperti

perangkat keras komputer (hardware). Namun demikian, kedua istilah tersebut sering

disalah-artikan oleh banyak orang. Church-Turing menyatakan bahwa semua alat

komputasi yang telah umum diketahui sebenarnya sama dalam hal apa yang bisa mereka

lakukan, sekalipun dengan efisiensi yang berbeda. Para ahli ilmu komputer biasanya

menekankan komputer von Neumann atau mesin Turing (komputer yang mengerjakan

tugas yang kecil dan deterministik pada suatu waktu tertentu), karena hal seperti itulah

kebanyakan komputer digunakan sekarang ini. Para ahli ilmu komputer juga mempelajari

jenis mesin yang lain, beberapa diantaranya belum bisa dipakai secara praktikal (seperti

komputer neural, komputer DNA, dan komputer kuantum) serta beberapa diantaranya

masih cukup teoritis (seperti komputer random and komputer oracle).

Ilmu Komputer mempelajari apa yang bisa dilakukan oleh beberapa program, dan

apa yang tidak (komputabilitas dan intelegensia buatan), bagaimana program itu harus

mengevaluasi suatu hasil (algoritma), bagaimana program harus menyimpan dan

5

mengambil bit tertentu dari suatu informasi (struktur data), dan bagaimana program dan

pengguna berkomunikasi (antarmuka pengguna dan bahasa pemrograman). Ilmu

komputer berakar dari elektronika, matematika dan linguistik. Dalam tiga dekade terakhir

dari abad 20, ilmu komputer telah menjadi suatu disiplin ilmu baru dan telah

mengembangkan metode dan istilah sendiri. Departemen ilmu komputer pertama

didirikan di Universitas Purdue pada tahun 1962. Hampir semua universitas sekarang

mempunyai departemen ilmu komputer. Edsger Dijkstra mengatakan: Ilmu komputer

bukan tentang komputer sebagaimana astronomi bukan tentang teleskop. Fisikawan

ternama Richard Feynman mengatakan: Ilmu komputer umurnya tidak setua fisika; lebih

muda beberapa ratus tahun. Walaupun begitu, ini tidak berarti bahwa "hidangan"

ilmuwan komputer jauh lebih sedikit dibanding fisikawan. Memang lebih muda, tapi

dibesarkan secara jauh lebih intensif.

Dalam bahasa Indonesia, istilah Informatika diturunkan dari bahasa Perancis

informatique, yang dalam bahasa Jerman disebut Informatik. Sebenarnya, kata ini identik

dengan istilah computer science di Amerika Serikat dan computing science di Inggris.

Namun, istilah informatics dalam bahasa Inggris memiliki makna yang sedikit berbeda,

yaitu lebih menekankan pada aspek pengolahan informasi secara sistematis dan rasional.

Ilmu komputer berkaitan erat dengan beberapa bidang lain. Bidang-bidang ini tidak

benar-benar terpisah, sekalipun mempunyai perbedaan penting. Ilmu Informasi adalah

ilmu yang mempelajari data dan informasi, mencakup bagaimana menginterpretasi,

menganalisa, menyimpan, dan mengambil kembali. Ilmu informasi dimulai sebagai dasar

dari analisa komunikasi dan basis data. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk

mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi, instalasi, dan perawatan

komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari

bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat

berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling

berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah

ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang

dapat digunakan dalam mendukung keputusan.

Rekayasa Perangkat Lunak pada prinsipnya menekankan pada tahapan-tahapan

pengembangan suatu perangkat lunak yakni : Analisis, Desain, Implementasi, Testing dan

Maintenance. Pada tahap yang lebih luas Rekayasa Perangkat Lunak mengacu pada

6

Manajemen Proyek pengembangan Perangkat Lunak itu sendiri dengan tetap

memperhatikan tahapan-tahapan pengembangan sebelumnya. Dalam pengembangannya

perangkat lunak memiliki berbagai model yaitu model water fall ('model konvensional'

sebagai model terdahulu yang dikembangkan dan karena model water fall nyaris sama

dengan siklus hidup pengembangan sistem), model prototype ('model yang disukai oleh

user dan pengembang), model sequensial linear, model RAD 'rapid aplikation model',

model 'formal method' atau 'metode formal' disini sebelum diadakannya implementasi

terlebih dahulu rancangan model yang dibuat diverifikasi terlebih dahulu sehingga tidak

ada lagi kesalahan - kesalahan pada saat implementasi. Rekayasa Komputer adalah ilmu

yang mempelajari analisa, desain, dan konstruksi dari perangkat keras komputer.

Keamanan Informasi adalah ilmu yang mempelajari analisa dan implementasi dari

keamanan sistem informasi (termasuk kriptografi).

Jadi dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa ” Sistem Informasi

adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi,

instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi

Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal

manajemen”. Dalam membahas Sejarah Perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian,

diuraikan; (1) Sejarah perkembangan informasi kepegawaian; (2) Pengelolaan data dan

sistem aplikasi pelayanan.

C. Tujuan

Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan dapat menjelaskan sejarah

perkembangan sistem informasi kepegawaian, dan yang lebih khusus dengan modul ini

para peserta diklat diharapkan mampu:

1. mengetahui tentang sejarah Badan Kepegawaian Negara;

2. menjelaskan Perkembangan Administrasi Kepegawaian RI;

3. menjelaskan pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan.

7

BAB II

SISTEM INFORMASI PNS

A. Perkembangan Administrasi Kepegawaian RI

BKN akan mewujudkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal

dengan harapan terwujudnya data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat melalui

Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara on-line (SAPK). Tujuan lebih lanjut dari

sistem tersebut adalah mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi

pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan

kepegawaian sehingga akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara

transparan dan objektif. SAPK adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun

sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian. SAPK mempunyai karakteristik sebagai

berikut:

1. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan

instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data.

2. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama.

3. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar baku yang

disusun oleh BKN pusat.

4. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi

pengguna.

Jaringan yang dibutuhkan, Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data

antara BKN dengan Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN

dengan Instansi Daerah. Instansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan

bandwith minimal 2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Segala biaya

yang diperlukan untuk pelaksanaan SAPK mulai dari pengadaan perangkat keras, sewa

jaringan leased line, installlasi program dan pelatihan dibebankan pada anggaran masing-

masing instansi.

BKN mempunyai tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Badan

Kepegawaian Negara menyelenggarakan fungsi manajemen kepegawaian yang antara

8

lain, adalah penyelenggaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian serta

penetapan sistem informasi dibidangnya.Untuk mewujudkan cita suatu organisasi

dibutuhkan rancangan visi yang memberikan motivasi terlaksananya rencana kerja ke

depan. Merencanakan pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan dibidang

kepegawaian diawali suatu visi dan misi yang mampu mewujudkannya. Dalam kaitan ini

visi dan misi tata naskah kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, yakni visi: ”Tersedianya

informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil yang akurat dan terkini berbasis teknologi

informasi”. Sedang misinya adalah: mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang

mutahir dan terintegrasi dengan instansi pusat dan daerah. Tugas pengelolaan data dan

sistem aplikasi pelayanan tidak terlepas dari unsur manajemen kepegawaian yang melalui

perencanaan pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian.

Konsep manajemen Pegawai Negeri Sipil (Amanda:2005) yang bertujuan untuk

membentuk sosok Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia yang memiliki karakter.

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 diegaskan bahwa penerapan manajemen

PNS diatur secara menyeluruh, dengan menerapkan norma, standar, dan prosedur yang

seragam dalam penetapan formasi, pengadaan,pengembangan, penetapan gaji, dan

program kesejahteraan serta pemberhentian bagi PNS. Dengan adanya keseragaman

tersebut disamping memudahkan penyelenggaraan manajemen kepegawaian, akan dapat

menciptakan kualitas PNS yang seragam, serta mewujudkan keseragaman perlakuan dan

jaminan hukum bagi seluruh PNS di seluruh Indonesia. Pengelolaan data dan sistem

aplikasi pelayanan merupakan unsur-unsur manajemen yang dimulai dari perencanaan,

pelaksanaan, pengorganisasian dan evaluasi. Dalam melakukan pelayanan perkantoran,

manajemen senior hendaknya mempertimbangkan orang yang diserahi tanggungjawab

untuk melakukan pelayanan serta pemeliharaan terhadap fasilitas pendukungnya. Adapun

dalam pengolahan data kepegawaian terdapat beberapa mekanisme, diantaranya adalah :

1. Mekanisme batching

a. Formulir pendataan pegawai yang sudah diisi lengkap dan ditandatangani,

dikelompokan berdasarkan instansi/propinsi/kabupaten/kotam, tugas/pekerjaan yang

dilakukan dan nomor seri bach;

b. Setiap satu batch maksimum 200 lembar formuir, sehingga memudahkan administrasi

dan pencarian dokumen.

c. Setelah dilakukan batching, dikirim ke unit editing/coding.

9

2. Mekanisme Editing/Coding

a. Formulir yang diterima dari unit batching, selanjutnya dilakukan proses edit dan

pengokdean (coding) sesuai dengantabel-tabel referensi yang diberikan;

b. Elemen yang diberikan kode adalah instansi/propinsi/kabupaten/kota, tempatlahir,

kualifikasi pendidikan dan unit kerja tempat tugas;Mengirim batch yang sudah

dilakukan

c. pengkodeanke unit perekaman data.

3. Mekanisme Perekaman/Entri Data

a. Perekaman data dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang disiapkan oleh Tim

pelaksana pusat;

b. Mekanisme perekaman/entri data serta pencetakan daftar hasil pendataan pegawai dari

Tim Pelaksana Pusat;

c. Dokumen yang telah selesai direkam dikirim ke unit penyimpanan akhir.

Kelompok penyusun takah ditentukan jumlahnya sesuai beban tugas, dikoordinir oleh

seorang kepala seksi dengan tugas:

1. Menerima ikatan takah dari kelompok pengirim;

2. Menyortir dan mengurutkan takah sesuai dengan tahun/ bulan/ tgl lahir, tahun/ bulan

menjadi CPNS/PNS, jenis kelamin dan nomor urut yang dibuat berurutan dari tahun lahir

tertua ke tahun lahir yang lebih muda;

3. Menyusun takah ke dalam masing-masing rak dan lemari sesuai dengan nomor lemari

yang telah ditentukan;

4. Masing-masing kelompok ditargetkan menyusun takah setiap harinya sesuai dengan

beban instansi masing-masing.

Pada abad ke-20 berkembang satu fenomena yang tidak pernah terbayang sebelumnya,

yakni perkembangan kemampuan dan aplikasi teknologi komunikasi dan informasi.

Teknologi ini telah merevolusi kehidupan umat manusia dari waktu ke waktu sejak

ditemukannya micro chip. Perusahaan-perusahaan komersial telah secara optimal

mendayagunakan teknologi ini sebagai dukungan utama operasinya. Peningkatan dramatis

tingkatan pelayanan dan kenyamanan customer telah menjadi suatu keharusan bagi

keberadaan dan kemajuan sebuah industri guna mencapai benefit yang maksimal.

10

Perkembangan teknologi tersebut telah memungkinkan banyak layanan dapat dilakukan

dalam 24 jam tanpa terpengaruh oleh ruang dan waktu, dalam arti kapan dan dimana saja.

Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam administrasi pemerintahan tidak lepas

dari tugas pokok dan fungsi pemerintahan itu sendiri sebagai pangkal tolaknya di satu sisi dan

dari perangkat teknologi tersebut sebagai tulang punggung dari e-gov pada sisi lain.

Berbagai bentuk kebijakan, pengaturan, pembinaan, pengendalian serta pengawasan

dan pertanggungjawaban dalam beragam jenis dan bidang kehidupan berbangsa atau untuk

mengatasi masalah-masalah yang dihadapi bangsa memerlukan data dan informasi yang

lengkap, akurat dan tepat waktu. Kegunaan dan peran teknologi informasi dan komunikasi

adalah mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar terselenggara secara efektif,

tepat, nyaman, aman dan efisien. Aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian) adalah aplikasi berbasis web secara lengkap, riwayat jabatan, pangkat dan gaji

yang digunakan untuk menunjang proses administrasi kepegawaian PNS. SIMPEG bertujuan

untuk membuat menajemen sumber daya manusia para pengelola kepegawaian menjadi

terintegrasi, terpadu dan reliable dengan cara memberikan potret kondisi kepegawaian

terakhir. Adapun fungsi Simpeg antara lain untuk menunjang dan mempercepat proses

promosi pegawai, baik jabatan, pangkat dan gaji.

Sebagaimana diketahui, bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti

perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini. Berkaiatan dengan

pelayanan, ada dua istilah yang perlu diketahui, yaitu melayani dan pelayanan. Pengertian

melayani adalah membantu meniapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang.

Sedangkah pengertian pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain (KBBI:1995).

Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan

kepada konsumen (customer/yang dilayani), yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat

dimiliki. Karakteristik yang berkaitan dengan pelayanan (Normann:1991), yakni: (1).

Pelayanan bersifat tidak dapat diraba, pelayanan sangat berlawanan sifatnya dengan barang

jadi; (2).Pelayanan itu kenyataan terdiri dari tindakan nyata dan merupakan pengaruh yang

sifatnya adalah tindakan sosial; (3) Produksi dan konsumsi dari pelayanan tidak dapat

dipisahkan secara nyata, karena pada umumnya kejadiannya bersamaan dan terjadi di tempat

yang sama.

11

Menurut Goetsch yang dimaksud mutu dalam pelayanan, merupakan kondisi

dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang

memenuhi atau melebihi harapan pihak yang menginginkannya. Organisasi terdiri dari

sejumlah sumber daya seperti telah diuraikan diatas, dan sumber daya tersebut bekerja

menuju tercapainya suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Karenanya pengelolaan tata naskah yang baik terdiri dari/meliputi unsur-unsur

didalamnya, seperti:

1. Sejak diangkat sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil;

2. Kenaikan pangkat;

3. Pengangkatan dalam jabatan;

4. Mutasi kepegawaian;

5. Pemberhentian;

6. Pensiun.

Electronic Government (e-Gov) adalah istilah yang diberikan kepada suatu pemerintahan

yang mengadopsi teknologi yang berbasis internet yang dapat melengkapi dan

meningkatkan program dan pelayanannya. Di beberapa negara maju, aplikasi e-Gov telah

digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki manajemen internal dan meningkatkan

pelayanan publik. Secara internal digunakan sebagai sistem pendukung dalam pembuatan

keputusan dalam bentuk decision supporting system. Sedangkan dalam peningkatan

pelayanan diwujudkan dalam bentuk otomatisasi pelayanan yang secara integral

dihubungkan melalui media internet ataupun teknologi digital lainnya.

B. Landasan Dan Kebijakan Sistem Informasi Kepegawaian

Pada dunia usaha baik berskala kecil maupun besar, baik swasta maupun

organisasi tingkat pemerintahan sumber daya manusia merupakan kebutuhan yang tidak

bisa ditinggalkan. Dalam setiap unit organisasi instansi pememerintah maupun dunia

perusahaan, misalnya Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Departemen serta mini

market sekalipun masih menemukannya walaupun strata / tingkatan berbeda menurut

fungsinya masing-masing. Apalagi zaman sekarang dukungan tehnologi komputerisasi

sudah ada dimana-mana, sehingga mudah mendapatkannya dengan hitungan menit

bahkan detik sudah sampai ketempat tujuan yang kehendaki. Di kota-kota besar seperti:

Jakarta, Bandung, Surabaya maupun diluar negeri antara lain negara Australia, Inggris,

12

Amerika Serikat, Saudi Arabia dengan menggunakan kendaraan yang dinamakan dunia

maya yaitu inter koneksi antar lokasi ( Internet) akan mudah mencari data atau informasi

yang dibutuhkan. Begitu juga didalam pengelolaan dunia usaha maupun instansi

pemerintah baik yang berskala besar maupun kecil telah mempergunakan apa yang

dinamakan tehnologi tinggi tersebut untuk mengurangi biaya tinggi dengan kata lain

efisiensi, selain itu juga kecepatan tehnologi tersebut tidak diragukan lagi sistem

pelayanannya pun membutuhkan kecepatan dan akurasi yang tinggi sehingga bagi

mereka yang tidak dapat menyajikan seperti keinginan tersebut akan ditinggalkan oleh

konsumennya. Mereka akan beralih ketempat yang dapat memberikan kepuasan sesuai

dengan keinginan.

Di dalam pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh Badan-Badan

Swasta maupun kepemerintahan diperlukan penanganan dengan dukungan tehnologi

moderen tersebut. Oleh sebab itu sistem informasi yang dapat memberikan informasi

secara akurat sangat dibutuhkan dalam rangka pengambilan keputusan untuk melangkah

menuju pencapaian tujuan organisasi. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan

menentukan sekali efektivitas keputusan manajer. Burch & Grudnitski sebagaimana

dinukil Subandi dan Subondo (2004:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang

menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Syarat-

syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker, berikut

dibawah ini:

1. Ketersediaan (availability). Sudah barang tentu syarat yang mendasar bagi suatu

informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh

(accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

2. Mudah dipahami (comprehensibility). Informasi harus mudah dipahami oleh

pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun

keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit

hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.

3. Relevan. Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-

benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

4. Bermanfaat. Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus

bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji ke dalam

bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan.

13

5. Tepat waktu. Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama

sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak

membuat keputusan-keputusan yang krusial.

6. Keindahan (reliability). Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat

diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi harus dapat dijamin tingkat

kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya.

7. Akurat. Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan

kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat

mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

8. Konsisten. Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya

karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

Pembangunan sistem informasi haruslah ditinjau dari berbagai fungsi kegiatan

usaha tersebut sehingga sistem yang dibangun tersebut akan efektif sesuai dengan cita-

cita organisasi. Salah satu diantaranya adalah fungsi pengelolaan personalia /

kepegawaian yang menunjang kearah kepahaman secara integral dijelaskan terlebih dulu

berbagai definisi-definisi mengenai sistem, informasi dalam mewujudkan sistem

informasi kepegawaian dengan optimal. Dalam topik Landasan Dan Kebijakan Sistem

Informasi Kepegawaian akan dibahas, antara lain:

a. Sistem Informasi Kepegawaian

b. Fungsi Sistem Informasi Kepegawaian

c. Mutu Sistem Informasi Kepegawaian

d. Dasar Sistem Informasi Kepegawaian

e. Kebijakan Perancang Sistem Informasi Kepegawaian

Suatu sistem informasi terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang

bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem informasi terintegrasi atau sistem manusia-

mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu

organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,

prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Edhy Sutanta didalam bukunya Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa suatu sistem

mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :

14

1. Mempunyai komponen (component). Komponen adalah segala sesuatu yang menjadi

bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.

Komponen sistem disebut juga sub. Sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian

yang terlihat di dalam sistem.

2. Mempunyai batas ( boudary ). Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem

dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan

suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

3. Mempunyai lingkungan ( environments). Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang

berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan, pada

umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga

keberlangsungan sistem. Sedangakan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan

agar mempunyai pengaruh seminimal mungking,bahkan jika mungkin ditiadakan.

4. Mempunyai penghubung /antar muka ( interface ) antar komponen. Penghubung /antar

muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani

hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang

memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka

menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar

muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan

seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang

digunakannya.

5. Mempunyai masukan (input). Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu

yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan dioleh lebih lanjut untuk

menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi masukan disebut data.

6. Mempunyai pengolahan (processing). Pengolah merupakan komponen sistem yang

mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna

bagi pemakai. Dalam sistem informasi pengolahan adalah berupa program aplikasi

komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu

menerima masukan, mengolah masukan dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan

kebutuhan para pemakai.

7. Mempunyai keluaran ( output). Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa

berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam

15

sistem informasi, keluaran informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan

digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

8. Mempunyai sasaran ( Objectives ) dan tujuan ( goal ). Setiap komponen dalam system

perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan

tujuan system. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin

dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan

kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang.

Dalam hal ini , sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung

upaya pencapaian tujuan.

9. Mempunyai kendali (control). Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar

tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan

jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali

mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara

normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi, kendali

dapat berupa validasi masukan, validasi proses dan validasi keluaran.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci penting dalam memaknai sistem

informasi berikut:

1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin, yaitu:

a. Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan

pemrosesan informasi.

b. Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin

sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan

manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan

suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi. Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama

(sharing) dalam sebuah data base manajemen system.

3. Mendukung Operasi. Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk

mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi (manajemen information system, information processing

system, information decision system dan information system). Semuanya mengacu pada

sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi,

16

manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut Robert A. Leitch

sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan. Terdapat beberapa hal mengapa sistem informasi kepegawaian penting dan

sangat diperlukan, diantaranya :

1. Agar terhidar dari ketersesatab dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian

pekerjaan;

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik dalam suatu unit organisasi;

3. Menekankan kerja sama sesama bagian dalam suatu organisasi;

4. Mengetahui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya;

5. Memberikan penilaian yang tinggi terhadap sistem informasi umpan balik yang hanya

dapat dicapai dengan sistem lingkaran tertutup.

17

BAB III

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Definisi Sistem Informasi Kepegawaian

Suatu Sistem Informasi Komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa

pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah

satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang

terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersedia dalam

bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Output

informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat membuat

keputusan untuk memecahkan masalah. Database perusahaan berisi data yang dilengkapi

dengan electronic mail boxes digunakan para eksekutif untuk mengirimkan dan

menerima surat elekronik dan kalender elektronik.

1. Sistem Informasi Eksekutif (sub unit utama organisasi)

Merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada Tingkat

Perencanaan Strategis.

a. Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan.

b. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan seperti

spreadsheet elektronik, sistem manajemen database,paket grafik dll.

c. Perusahaan dapat membeli software EIS khusus.

18

MODEL SIM :

DATA INFORMASI

LINGKUNGAN

LINGKUNGAN

SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

PEMECAH MASALAH ORGANISASI

SOFTWARE PENULISAN LAPORAN

MODEL MATEMATIKA

DATABASE

KE WORKSTATION KE WORKSTATION EKSEKUTIF LAIN EKSEKUTIF LAIN

DATABASE EKSEKUTIF

KOMPUTER PERSONAL

PERMINTAAN INFORMASI

TAMPILAN INFORMASI

KOMPUTER SENTRAL

DATABASE

PERUSAHAAN

KOTAK POS ELEKTRONIK

KOLEKSI SOFTWARE

MENYEDIAKAN

INFORMASI PERUSAHAAN

BERITA

PENJELASAN

MUTAKHIR

DATA DAN INFORMASI EKSTERNAL

19

2. Sistem Informasi Pemasaran

Menyediakan Informasi untuk memecahkan masalah Pemasaran Perusahaan.

Sub sistem input pemasaran :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat

menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus atau model matematika.

b. Subsistem Penelitian Pemasaran, mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi

pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau

calon pelanggan.

c. Subsistem Intelijen Pemasaran, mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing

perusahaan.

Subsistem output pemasaran :

a. Subsistem Produk, semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk

tertentu.

b. Subsistem Tempat, semua software yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke

pelanggan.

c. Subsistem Promosi, software yang memberitahukan manajer mengenai penjualan

langsung dan periklanan.

d. Subsistem Harga, semua informasi mengenai harga produk tertentu.

e. Subsistem Bauran Terintegrasi, memungkinkan manajer mengembangkan strategi

pemasaran.

SUBSISTEM INPUT SUBSISTEM OUTPUT DATA

INFORMASI

SUMBER INTERNAL

PEMAKAI

SUMBER LINGKUNGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SUBSISTEM

PENELITIAN PEMASARAN

SUBSISTEM

INTELIJEN PEMASARAN

D A T A B A S E

SUBSISTEM

PRODUK

SUBSISTEM

TEMPAT

SUBSISTEM PROMOSI

SUBSISTEM

HARGA

SUBSISTEM BAURAN

TERINTEGRASI

20

3. Sistem Informasi Manufaktur

Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.

Subsistem Input Manufaktur :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur.

b. Subsistem Rekayasa Industri, menjelaskan operasi manufaktur internal. Terdiri dari

para Industrial Engineering yang mempelajari proses produksi dan membuatnya lebih

efisien.

c. Subsistem Intelijen Manufaktur, menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen

dalam lingkungan perusaaan – pemasok dan serikat buruh.

Subsistem Output Manufaktur

a. Subsistem Produksi, mengukur proses produksi dalam hal waktu, menelusuri arus

kerja dari langkah satu ke langkah berikutnya.

b. Subsistem Persediaan, mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah

dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi.

c. Subsistem Kualitas, mengukur kualitas bahan. Memeriksa kualitas bahan mentah saat

diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses

produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan pada barang jadi.

d. Subsistem Biaya, menghitung biaya yang dibutuhkan selama proses produksi.

SUBSISTEM INPUT SUBSISTEM OUTPUT

SUMBER INTERN

SUMBER LINGKUNGAN

DATA INFORMASI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SUBSISTEM REKAYASA INDUSTRI

SUBSISTEM

INTELIJEN

MANUFAKTUR

D A T A B A S E

SUBSISTEM PRODUKSI

SUBSISTEM KUALITAS

SUBSISTEM PERSEDIAAN

SUBSISTEM BIAYA

PEMAKAI

21

4. Sistem Informasi Keuangan

Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan.

Subsistem input keuangan :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan.

b. Subsistem Audit Internal, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi

internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor internal.

c. Subsistem Intelijen Keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen

lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham

dan pemilik serta pemerintah.

Subsistem Output Keuangan :

a. Sistem Peramalan, melakukan peramalan jangka panjang 5 – 10 tahun kedepan untuk

menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.

b. Subsistem Manajemen Dana, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan

c. Subsistem Pengendalian, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian

menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat

memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SUBSISTEM AUDIT

INTERNAL

SUBSISTEM INTELIJEN KEUANGAN

D A T A B A S E

SUBSISTEM PERAMALAN

SUBSISTEM MANAJEMEN

DANA

SUBSISTEM

PENGENDALIAN

SUMBER INTERN

SUMBER LINGKUNGAN

SUBSISTEM INPUT SUBSISTEM OUTPUT

PEMAKAI

INFORMASI DATA

22

5. Sistem Informasi SDM

Sistem yang meyediakan informasi mengenai sumber daya manusia dalam perusahaan.

SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan.

Sub Sistem input HRM :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data yang berhubungan dengan personil

perusahaan. Tanggung jawab untuk semua atau sebagian aplikasi gaji perusahaan.

Data keuangan dikombinasikan dengan data non-keuangan untuk menyajikan

gambaran lengkap dari sumber daya personil perusahaan.

b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia, penelitian khusus mengenai pekerjaan-

pekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang

harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat

kompensasi yang sesuai.

c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia, mengetahui perkembangan terakhir dari

berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil.

SUBSISTEM INPUT SUBSISTEM OUTPUT

SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI

SUBSISTEM

PENELITIAN

SDM

SUBSISTEM INTELIJEN

SDM

D A T A

B A S E

SUBSISTEM PERENCANAAN

ANGKATAN KERJA

SUBSISTEM PEREKRUTAN

SUBSISTEM MANAJEMEN

ANGKATAN KERJA

SUBSISTEM KOMPENSASI

SUBSISTEM BENEFIT

SUMBER INTERNAL

SUMBER LINGKUNGAN

PEMAKAI

DATA

INFORMASI

SUBSISTEM PELAPORAN

LINGKUNGAN

23

Subsistem Output HRM :

a. Sub sistem perencanaan angkatan kerja, melibatkan semua kegiatan yang

memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa

datang.

b. Sub sistem perekrutan, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum

dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem

perekrutan).

c. Sub sistem manajemen angkatan kerja, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan

subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian

posisi, relokasi, keahlian/kompetensi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Sub sistem kompensasi, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan

mereka.

e. Subsistem Benefit, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang

masih bekerja maupun telah pensiun.

f. Subsistem Pelaporan Lingkungan, bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan

praktek personalia SDM kepada pemerintah.

B. Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen

Manajemen adalah suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang

saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Manajemen biasanya

didefinisikan sebagai 4 fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,

dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan manajemen adalah suatu proses. Perkembangan SI

diluar maupun dalam negeri sudah sangat membantu perusahaan dalam membangun aliran

informasi dalam perusahaan. Selain itu, tidak sedikit perusahaan yang telah memanfaatkannya

sebagai strategi kompetitif. Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara,

misalnya harga terjangkau, kualitas terjamin, keramahan, kecepatan layanan dsb. Berkaitan

dengan pemanfaatan SI dalam perusahaan, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan

SI untuk meningkatkan kualitas informasi, kontrol kinerja dan peningkatan layanan unutk

memenangkan pasar. Ide dasarnya adalah perusahaan menggunakan SI baik sebagai alat

bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan

cepat dan akurat serta untuk menciptakan produk layanan baru sebagai daya saing dalam

menghadapi kompetisi.

24

BAB IV

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI BKN

Saat kini Badan Kepegawaian Negara telah mengembangkan beberapa sistem

informasi kepegawaian yang terdiri dari :

1. Sistem Kepegawaian pelayanan terpadu ( SAPK) , sistem pengolahan data kepegawaian

dari Badan Kepegawaian Negara Pusat dengan Kantor Regional dan Badan Kepegawaian

Daerah

2. Kartu Pegawai Elektronik

3. Sistem publikasi situs BKN.go.id , sistem yang bertugas untuk menyajikan informasi

kepegawaian yang up to date dan online bagi masyarakat.

4. Office Automation System ,sistem informasi perkantoran diantaranya Mail Tracking

5. Computer Assited Test , system yang digunakan didalam untuk PraCPNS, CPNS dan

jabatan yang ada di lingkungan PNS.

A. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK)

Berdasarkan Pasal 34 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas

Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian antara lain ditentukan

bahwa, untuk menjamin kelancaran penye-lenggaraan kebijaksanaan manajemen PNS, dibentuk

BKN dengan tugas menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan,

pengembangan kualitas sumberdaya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian,

pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian,

mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan PNS, serta memberikan bimbingan teknis

kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pemerintah pusat dan instansi

pemerintah daerah. Kebijaksanaan manajemen PNS mencakup penetapan norma, standar,

prosedur, formasi, pengangkatan. pengembangan kualitas sumber daya PNS, pemtndahan, gaji,

tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum, sebagai

bahan untuk pengambilan kebijakan dimaksud, diperlukan data PNS yang akurat. Untuk

mewujudkan data PNS yang akurat perlu dibangun sistem informasi kepegawaian yang

standar dan terintegrasi antara BKN dengan unit pengelola kepegawaian instansi pusat maupun

instansi daerah.

25

Pedoman pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian digunakan untuk

proses pemberian Nomor Identitas PNS (NIP), pemberian persetujuan/pertimbangan teknis

kenaikan pangkat PNS, penetapan keputusan pensi-un PNS dan peremajaan data kepegawaian

PNS dilakukan dengan mengguna-kan sistem aplikasi komputer yang terintegrasi antara BKN,

Kantor Regional BKN dan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah. Kebijakan Pemerintah

tentang implementasi e-govemment tahun 2003 menekankan untuk menggunakan informasi

teknologt di instansi pemerintah pusat maupun daerah, yang lebih komprehensif dan terintegrasi.

Pemanfaatan teknologi informasi di bidang kepegawaian bertujuan untuk meningkatkan

efektivitas dan efisiensi dalam bidang pengolahan data dan pengelolaan informasi

kepegawaian, sehingga mampu memberikan pelayanan kepegawaian yang lebih baik,

transparan dan akuntabel. Dalam pemanfaatan SAPK dikoordinasikan oleh BKN dan

pelaksanaannya berpedoman pada Peraturan Kepala BKN ini.

Dalam Pasal 29 Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang

Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS ditentukan bahwa, dalam rangka

penyelenggaraan dan pemeliharaan manajemen informasi kepegawaian, Pejabat Pembina

Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah wajib menyampaikan setiap

jenis mutasi kepegawaian kepa-da BKN mengenai pelaksanaan pengangkatan, pemindahan,

dan pemberhentian PNS. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Pejabat Pembina Kepegawaian

Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah, disamping menyampaikan dokurnen mutasi

kepegawaian dalam bentuk hard copy juga menyampaikan dokumen mutasi kepegawaian

dalam bentuk data elektronik dengan menggunakan SAPK. Ketentuan dalam Peraturan

Kepala Badan Kepegawaian Negara ini sebagai pedoman bagi Pejabat Pembina Kepegawaian

di instansi pemerintah pusat dan daerah untuk memanfaatkan SAPK yang meliputi :

1. Aplikasi pengadaan PNS;

2. Aplikasi kenaikan pangkat PNS;

3. Aplikasi pensiun PNS; dan

4. Aplikasi mutasi Iain-Iain.

Manajemen PNS adalah keseturuhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi,

efektivitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban

kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan,

promosi, penggajian, kese-jahteraan, dan pemberhentian. SAPK adalah sistem informasi

berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian.

26

Instansi adalah Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah

Provinsi/Kabupaten/Kota. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Pejabat yang mempunyai

kewenangan mengangkat, memindahkan, dan memberhentikan PNS di lingkungannya se-suai

dengan peraturan perundang-undangan. Aplikasi adalah program komputer yang disusun

sedemikian rupa untuk tujuan tertentu daiam sistem pengolahan melalui bahasa

pemrograman, Aplikasi Pengadaan PNS adalah modul program yang berisi pengolahan data

mengenai pengadaan PNS meliputi modul pembuatan daftar usul permintaan NIP sampai

dengan modul pencetakan surat keputusan pengangkalan menjadi CPNS.

Aplikasi Kenaikan Pangkat adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan

data mengenai proses kenaikan pangkat PNS mulai dari modul pembuatan usul, permintaan

persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat ke BKN sampai dengan pencetakan surat

keputusan kenaikan pangkat. Aplikasi Pensiun adalah modul program aplikasi yang berisi

pengolahan data kepegawaian untuk keperiuan mutasi pemberhentian dengan hak pensiun.

Aplikasi mutasi lain-lain adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data

kepegawaian untuk keperiuan pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang

mengalami mutasi. Instalasi adalah kegiatan untuk memindahkan dan membentuk perangkat

komputer dengan sistem operasi database, jaringan dan aplikasi.

Server adalah suatu personal komputer yang mempunyai spesiffkasi lebth ce-

pat/tinggi untuk mengatur dan mengelola suatu jaringan/ network. Client adalah suatu

personal komputer yang digunakan oleh user (pemakai) dalam pengoperasian SAPK.

Network adalah jaringan yang menghubungkan antar komputer agar dapat sa-ling

berkomunikasi/bertukar informasi. Source program adalah data yang berisikan perintah-

perintah program komputer sebelum program tersebut dikompilasi.

SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut:

a. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional

BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data.

b. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama.

c. Menggunakan struktur data dan label referensi yang sama sesuai dengan

standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat.

d. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi

pengguna.

27

SAPK digunakan dalam proses pelayanan kepegawaian yang antara lain meliputi penetapan

NIP, pencetakan surat keputusan pengangkatan CPNS, pemberian nota

persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat dan pencetakan surat keputusan kenaikan

pangkat, penetapan dan pencetakan surat keputusan pem-bernentian dengan hak pensiun dan

untuk updating data mutasi Iain-Iain. SAPK terdiri dari:

a. Aplikasi Pengadaan PNS.

Aplikasi pengadaan PNS digunakan untuk proses penetapan NIP, yang meliputi kegiatan

sebagai berikut:

1) pengendalian formasi;

2) usul dari Instansi;

3) penomoran agenda usul penetapan NIP;

4) penetapan NIP di BKN; dan

5) pencetakan surat keputusan pengangkatan menjadi CPNS di instansi.

b. Aplikasi Kenaikan Pangkat PNS

Aplikasi kenaikan pangkat PNS, yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

1) Usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat

Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b kebawah dari instansi;

2) Usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat

Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari ins-tansi;

3) Pengagendaan usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang

berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi;

4) Pengagendaan usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang

berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c keatas dari instansi;

5) Pengecekan usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang

berpangkat Pembina Tingkat 1 goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi;

6) Pengecekan usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang

berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari instansi;

7) Pencetakan nota persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS;

8) Pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat PNS oleh instansi.

28

c. Aplikasi Pensiun PNS

Aplikasi pensiun PNS, meliputi kegiatan sebagai berikut:

1) Usul permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta janda/ dudanya karena

mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS

yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi;

2) Usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian

dengan hormat sebagai PNS dengan hak pensiun serta penetapan pensiun janda/dudanya

bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang iV/c ke atas dari

instansi;

3) Usul permintaan pertimbangan teknis pemberhentian dengan hormat atas permintaan

sendiri yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari

instansi;

4) Pengagendaan usu! permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta

janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat

karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke

bawah dari instansi;

5) Pengagendaan usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan

pemberhentian dengan hormat sebagai PNS dengan hak pensiun serta penetapan pensiun

janda/dudanya bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke

atas dari instansi;Pengecekan usul permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS

serta janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan

cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b

ke bawah dari instansi;

6) Pengecekan usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan

pemberhentian dengan hormat PNS serta janda/dudanya dengan hak pensiun bagi PNS

yang berpangkat Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas dari instansi;

7) Pencetakan surat keputusan pensiun PNS serta janda/dudanya karena mencapai batas

usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat

Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b ke bawah;

8) Pencetakan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian

dengan hormat PNS serta janda/dudanya dengan hak pensiun bagi PNS yang berpangkat

Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas.

29

d. Aplikasi Mutasi Lain-lain

Aplikasi tni digunakan untuk melakukan pemutakhiran data baik yang digunakan oleh BKN

maupun yang digunakan unit pengelola kepegawaian instansi yang meliputi kegiatan antara

lain sebagai berikut:

1) data riwayat mutasi keluarga meiiputi:

a) Perkawinan/perceraian;

b) Istri/suami;

c) Anak.

2) data riwayat pengalaman jabatan meliputi:

a) Pengangkatan;

b) Pemindahan; Dan

c) Pemberhentian.

d) Data riwayat pendidikan;

e) Data riwayat diklat dan kursus;

f) Data riwayat kepangkatan;

g) Data riwayat penghargaan;

h) Data hukuman disiplin;

i) Data pindah instansi;

j) Data pindah unit kerja; dan

k) Data pindah wilayah kerja.

B. Kelembagaan, Personil, Sarana Prasarana, Dan Pelatihan SAPK

1. Kelembagaan, SAPK dikelola oleh lembaga-lembaga sebagai berikut:

a. BKNPusat;

b. Kantor Regional BKN; dan

c. Biro Kepegawaian/Badan/Bagian Kepegawaian Instansi.

2. Personil, untuk menangani dan mengelola SAPK pertu didukung oleh tenaga-tenaga/

personil, yang memiliki kemampuan sebagai:

a. Pranata Komputer;

b. Analis Kepegawaian; atau

c. Operator Komputer.

30

3 Sarana dan prasarana

a. Perangkat Keras (Hardware), berupa :

1) Personal Komputer;

2) Server;

3) Swrtcn;dan

4) Printer.

b. Perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak yang dipertukan harus sesuai dengan aplikasi yang di-bangun oleh

BKN.

c. Penyiapan Jaringan

Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data antara BKN dengan

Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN dengan Instansi

Daerah.

Intansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan bandwidth minimal

2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Keseluruh-an biaya yang

diperlukan, dibebankan kepada anggaran masing-masing pengguna aplikasi.

d. Installasi Program

Installasi SAPK di instansi dilakukan oleh BKN Pedoman installasi dan Petunjuk

Pengoperasian SAPK akan disampaikan ke masing-masing instansi atau dapat

dtunduh melalui situs BKN (www.bkn.goid).

4. Pelatihan

BKN Pusat dan Kantor Regional BKN menyelenggarakan pelatihan bagi

tenaga/personil yang menangani dan mengelola SAPK atas permintaan dan biaya dari

instansi pengguna.

C. Kartu Pegawai elektronik (KPE)

Latar Belakang Pelaksanaan kartu Pegawai Elektronik (KPE)

1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 PNS adalah unfied

2. Keputusan Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Strategi Pengembangan E-

Government

3. Nomor Identitas Pegawai ( NIP) Di Daerah Tidak Unik Lagi

4. Perubahan Organisasi Pemerintahan terjadi setiap Kabinet Berganti

31

5. Pemekaran wilayah Propinsi dan Kabupaten/Kota yang susah di prediksi

6. Dua Digit Pertama Dari NIP sudah Terpakai Semua, Dan Saat ini sudah Menggunakan

Abjad

7. Adanya Masukan dari Daerah Bahwa perbedaan NIP di Pemda kurang menimbulkan

rasa kebersamaan

8. PP Nomor 9 Tahun 2003 dan Kepka BKN Nomor 15 tahun 2003 belum maksimal

manfaatnya

9. Peningkatan Pelayanan Kepada PNS.

Landasan hukumnya antara lain adalah:

1. UU No 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai

2. UU No 08 Tahun 1974 tentang Pokok Pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah

UU No 43 tahun 1999

3. UU No 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

4. PP No 28 Tahun 2003 Tentang Subsidi dan iuran Pemerintah dalam Penyelenggaraan

Asuransi Kesehatan bagi PNS dan Pensiunan

5. PP No 25 Tahun 1981 tentang Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil

6. PP No 69 Tahun 1991 tentang Pemeliharaan Kesehatan Pegawai Negeri Sipil,

Penerima Pensiun, Veteran, Perintis Kemerdekaan Beserta Keluarganya

7. Keppres No 14 Tahun 1993 tentang Tabungan Perumahan Pegawai Negeri Sipil

sebagaimana telah diubah dengan Keppres no 46 Tahun 1994;

Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik adalah Kartu Identitas Pegawai Negeri

Sipil yang mernuat data Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya secara elektronik,

selanjutnya disebut Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE). Kartu Pegawai Negeri

Sipil Elektronik Tambahan (KPE Tambahan) adalah kartu identitas untuk suami/isteri dan

anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil atau penerima pensiun sesuai

dengan peraturan perundang-undangan. KPE berfungsi multiguna untuk pelayanan di

bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian. Kepada suami/isteri dan anak

yang menjadi tanggungan PNS diberikan KPE Tambahan. KPE Tambahan diberikan pula

kepada suami/isteri dan anak dari penerima pensiun PNS sebagaimana dimaksud adalah

kartu identitas untuk suami/isteri dan anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri

Sipil atau penerima pensiun PNS sesuai peraturan peraturan perundang-undangan yang

32

berfungsi multiguna. KPE dan KPE Tambahan ditetapkan oleh Kepala Badan

Kepegawaian Negara. Pemberian KPE dan KPE Tambahan bertujuan untuk memudahkan

pelayanan kepada PNS, penerima pensiun PNS dan keluarganya. Pelayanan KPE

sebagaimana dimaksud dalam meliputi layanan:

1. gaji;

2. kesehatan;

3. pensiun;

4. tabungan hah tua;

5. tabungan perumahan;

6. transaksi keuangan/perbankan; dan

7. layanan lainnya.

Pelayanan KPE Tambahan meliputi layanan :

1. Kesehatan;

2. Transaksi keuangan/perbankan; dan

3. Layanan lainnya.

Dalam hal PNS atau penerima pensiun PNS meninggal dunia, KPE Tambahan

berfungsi sebagai kartu identitas dan layanan bagi janda/duda dan anak yang menjadi

tanggungan PNS atau penerima pensiun PNS. Adapun kriteria KPE adalah:

1. KPE dibuat dengan warna dasar kuning dalam bentuk persegi panjang dengan ukuran

sebagai berikut:

a. Panjang 85,60 mm ;

b. Lebar 53,98 mm;

c. Tebal 0,7 mm.

2. Bagian depan KPE berlatar belakang peta wilayah Negara

Kesatuan Republik Indonesia yang di atasnya terdapat:

a. Gambar burung Garuda Pancasila;

b. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA;

c. Tulisan KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE);

d. Microchip warna kuning emas;

e. Nama, NIP, dan photo pemilik KPE;

f. Tempat dan tanggal ditetapkannya KPE.

33

3. Dalam Microchip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d,

memuat data elektronis pemilik KPE antara lain berupa :

a. Otentikasi mengenai:

1) Data kepegawaian;

2) Sidikjari;

3) Data keluarga (Suami/lsteri dan Anak);

4) Nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang menetapkan KPE.

b. Aplikasi yang dapat digunakan untuk mengakses informasi mengenai:

1) Tabungan Perumahan;

2) Asuransi Kesehatan;

3) Tabungan Hari Tua dan Pensiun;

4) Keuangan/Perbankan;

5) Fasilitas layanan lainnya.

4. Bagian belakang KPE memuat :

a. Logo dari pihak-pihak yang terkait program KPE;

b. Magnetic Stripe (Swipe Contact);

c. Pengumuman atau himbauan berkaitan dengan KPE;

d. Tulisan BKN, alamat, dan nomor telepon/Faximile.

5. Sistem pengamanan KPE mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi.

KPE Tambahan dibuat sesuai ketentuan Pasal 11, dengan beberapa

perbedaan/pengecualian sebagai berikut; (1) Photo pemilik KPE Tambahan; (2) Sidik jari

pemilik KPE Tambahan. Dalam KPE Tambahan pada bagian depan terdapat tulisan kartu

tambahan dan nama pemilik KPE Tambahan. KPE Tambahan sebagaimana berlaku

selama yang bersangkutan masih menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil/penerima

pensiun Pegawai Negeri Sipil.Dalam hal Pegawai Negeri Sipil/penerima pensiun Pegawai

Negeri Sipil meninggal dunia, KPE Tambahan masih berlaku sepanjang pemilik KPE

Tambahan tersebut masih mempunyai hak-hak kepegawaian sesuai peraturan perundang-

undangan. Pelaksanaan layanan sesuai dengan fungsi dari KPE dan KPE Tambahan

dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara bersama dengan Lembaga atau Badan yang

menyelenggarakan pelayanan asuransi kesehatan, pensiun, tabungan hari tua, tabungan

perumahan, dan layanan lainnya bagi Pegawai Negeri Sipil, penerima pensiun Pegawai

Negeri Sipil, dan janda/duda/anaknya.Lembaga atau Badan, antara lain :

34

a. PT. Asuransi Kesehatan (Persero), untuk layanan kesehatan;

b. PT.Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Persero), untuk layanan pensiun dan

tabungan hari tua;

c. Badan Pertimbangan Tabungan Perumahan PNS (BAPERTARUM-PNS), untuk

layanan tabungan perumahan PNS;

d. Lembaga lain yang terkait dengan kegiatan KPE dan KPE Tambahan.

Pelayanan dalam bentuk transaksi keuangan, produk perbankan

dan transaksi lain bagi Pegawai Negeri Sipil, penerima pensiun

Pegawai Negeri Sipil dan janda/duda/anaknya dapat dilakukan

oleh lembaga keuangan dan lembaga lain yang terkait dengan

kegiatan KPE dan KPE Tambahan, setelah mendapat persetujuan

Kepala Badan Kepegawaian Negara. Untuk membangun, menerapkan, dan

mengembangkan sistem KPE dan KPE Tambahan sebagai alat layanan multiguna, Kepala

Badan Kepegawaian Negara dapat bekerjasama dengan pihak lain yang berkaitan dengan

tujuan dari fungsi KPE dan KPE Tambahan. Penetapan dan penggunaen KPE dan KPE

Tambahan berlaku nasional dan pelaksanaannya dilakukan secara bertahap. Selama KPE

dan KPE Tambahan belum dapat dilaksanakan secara efektif, maka Kartu Pegawai

Negeri Sipil dan kartu lain yang berkaitan dengan layanan kesehatan, pensiun, tabungan

hari tua, dan tabungan perumahan dinyatakan masih tetap berlaku. KPE dan KPE

Tambahan yang telah diterbitkan sebelum ditetapkannya Peraturan Kepala Badan

Kepegawaian Negara ini, dinyatakan masih berlaku sepanjang fungsi dan kegunaannya

tidak bertentangan dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. Adapun

diharapkan pelaksanaan KPE ini dapat nantinya menggantikan Karpeg

Karpeghari ini

KPEmasa depan

Sistem KPE

sumber daya manusia

fasilitas

manajemen

sistem informasi

SingleIdentificationNumber

NIP lama NIP baru

Migrasi Kartu Pegawai

SIN

35

Adapun tahap pelaksanaan nnya mencakup Aspek Teknis Penetapan NIP dan

Konversi NIP, adalah

1. Melakukan Verifikasi data PNS dengan cara rekonsiliasi database hasil PUPNS ,

dengan data PNS Instansi Pusat /BKD Propinsi/Kabupaten/Kota

2. Perbaikan data yang tidak match dan pengecekan otentifikasi dan unifikasi data

3. Penyelesaian masalah data PNS

4. Konversi NIP kepada Nomor Identitas Pegawaian (NIP)

5. Penetapan Nomor Identitas Pegawai (NIP) oleh BKN

6. Penyerahan NIP ke instansi Pusat dan Pemerintah Daerah

7. Penataan Tatanaskah sesuai dengan NIP Baru

D. Situs Kepegawaian www.bkn.go.id

Dalam website bkn.go.id saat kini telah banyak pengembangan baik secara

struktur /kontent maupun tools /fasilitas yang terdapat didalam aplikasi website.

Materi yang akan dibahas dalam situs BKN adalah, sebagai berikut :

1. Modul Profil , Modul yang menjelaskan mengenai profile dan sejarah BKN

2. Modul Peraturan perundangan , modul yang menyediakan fasilitas informasi

perundangan kepegawain .

Situs Internet BKN

ProfilPeraturan

Per-UUBerita

Layanan

Kepegawaian

Hubungi

Kami

Kantor

Regional

Informasi

PNS

Kantor

PusatLinks

E-mail

LoginF.A.Q

Sejarah Search Kanreg I Lembaga Tertinggi &

Struktur Org Kanreg II Tinggi Negara

& Tugas Pokok Kanreg III LPND

Jajaran Pimpinan Kanreg IV Kementerian

Program Kerja Kanreg V Departemen

Kanreg VI Menko

BANGPEG Kanreg VII Meneg

Kanreg VIII

KINDANG Kanreg IX

DAKATSI

INKA

DALPEG

www.bkn.go.id

Hukum &

Per-UU

www.bkn.go.idwww.bkn.go.id

36

3. Modul kantor regional , pada situs BKN telah menyediakan ruang bagi setiap kantor

regional untuk mempublikasi kegiatannya

4. Modul Konsultasi , modul yang menyediakan fasilitas konsultasi secara online .

5. Modul Tenaga honorer , modul yang menyediakan informasi data honorer

Sebagai salah satu contoh telah dibuatnya aplikasi /website publikasi yang terdiri

dari beberapa modul yaitu:

1. Pendidikan dan Latihan, pada layanan pendidikan dan latihan terdiri dari beberapa

modul yaitu:

a. Profil Pusdiklat

b. Fasilitas diklat

c. Serba Serbi

d. Program kerja

e. Berita

Didalam modul diklat telah menyajikan informasi kan pendidikan PNS serta program kerja

Diklat BKN Buku Buku Ilmiah. Dalam hal ini Puslitbang BKN berkewajiban memberikan

informasi akan hasil pengembangan dan penelitian yang telah dilakukan di BKN

37

Adapun buku atau hasil penelitian tersebut terdiri dari :

a. Keadilan gaji PNS

b. Pola karier Pegawai

c. Pembinaan Prilaku

d. Rekruitment PNS

e. Formasi PNS

f. Penggajian PTT

2. Data Honorer

Permasalahan atau informasi yang sangat diminati oleh para pengunjung dewasa kini

mengenai tenaga honorer . Sesuai dengan PP 48 2005 serta dalam usaha untuk

menciptakan suasana transparansi di lingkungan pemerintah maka web site bkn.go.id

telah mempulikasikan /menampilkan database honorer yang perlu dimutahirkan.

38

Jumlah pengujung pada Situs BKN mempunyai frekwensi yang tinggi setiap harinya, dilihat

dari data yang ada jumlah pengunjung perhari lebih kurang 700 orang .

Dari pengunjung situs kepegawaian BKN didapakan informasi jam jam yang sangat padat

kunjungan pada jam 10 WIB.

Dari pengunjung situs kepegawaian BKN didapakan informasi hari yang sangat padat

kunjungan pada hari Senin.

39

Jumlah Pengunjung Web Site BKN Wilayah Indonesia Geolocalization - Number of listed

cities: 75 of 75 - 03/08/09

Dalam rangka mendukung pelayanan yang prima dibidang penyajian informasi kepegawaian

berbasis web , proses penyajian informasi telah ditentukan berdasarkan wewenang Susunan

Keanggotaan Dewan Website BKN.

Susunan Keanggotaan Dewan Website BKN terdiri dari :

a. Pimpinan Umum,

b. Nara Sumber,

c. Pimpinan Redaksi/Penggung jawab,

d. Wakil Pimpinan Redaksi,

e. Pelaksana Harian Redaksi,

f. Sekretaris Redaksi,

g. Redaktur,

h. Staf Redaksi.

Dewan Redaksi Website mempunyai tugas :

a. Mengisi informasi yang terkait dengan kepegawaian yang akan dimasukan ke dalam

website.

b. Memberikan tanggapan dan jawaban atas pertanyaan pengunjung, permasalahan,

keluhan, yang yang diterima melalui website

c. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dilingkungan BKN baik secara lisan

maupun tulisan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan semua permasalahan yang

ada.

40

d. Mendiskusikan tanggapan dan jawaban pertanyaan oleh Dewan Redaksi sebelum

dipublikasikan.

e. Masing-masing anggota bertanggung jawab atas materi tanggapan yang dipublikasikan

sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.

f. Melakukan peliputan langsung kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh BKN bekerjasama

dengan unit terkait (kehumasan).

BAB V

INFRASTRUKTUR & JARINGAN SISTEM INFORMASI

KEPEGAWAIAN DAN KOMUNIKASI DAERAH

Media transmisi sinyal jaringan pita lebar atau broadband saat ini mengalami

perkembangan yang pesat dan memiliki peran penting dalam menciptakan kondisi bagi

pertumbuhan ekonomi berkelanjutandan peningkatan kesejahteraan masyarakat. Banyak

orang mengasosiasikan broadband dengan kecepatan tertentu transmisi atau satu set tertentu

dari layanan, seperti digital subscriber loop (DSL) atau jaringan area lokal nirkabel. Namun,

karena teknologi broadband yang selalu berubah, defi nisi broadband juga terus berkembang.

Istilah broadband biasanya menggambarkan koneksi internet yang berkisar dari 5 kali sampai

2000 kali lebih cepat dari teknologi internet dial-up Internet sebelumnya. Namun, istilah

broadband tidak merujukke salah satu kecepatan tertentu atau layanan tertentu. Broadband

menggabungkan kapasitas koneksi (bandwidth) dan kecepatan, rekomendasi I.113 dari Sektor

Standardisasi ITU mendefi nisikan broadbandsebagai “kapasitas transmisi yang lebih cepat

dari tingkat integrated services digital network (ISDN) sebesar 1,5 atau 2,0 Megabits per

41

detik (Mbits)”. Sementara menurut Organization for Economic Cooperation and Development

(OECD)7 mendefi nisikan broadband dengan kapasitas transmisi minimal 256 Kilobyte per

detik (Kbps).

Pengembangan broadband harus difokuskan kepada pengembangan ekosistem

broadband secara menyeluruh dengan koordinasi yang kuat antar kementerian, industri dan

asosiasi dan masyarakat yang menjadi komitmen nasional. Beberapa hal yang dapat

direkomendasikan dalam pengembangan broadbanddi Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan pemahaman terhadap pentingnya peran broadband dalam pengembangan

sektor dunia usaha oleh pemerintah daerah, pelaku usaha khususnya UMKM,

kewirausahaan termasuk ekonomi kreatif dan pemangku kepentingan lainnya.

2. Perlunya langkah aksi nyata yang menyentuh langsung masyarakat dalam pemberdayaan

peningkatan kemampuan dalam menggunakan layanan dan aplikasi broadband dalam

meningkatkan kemampuan secara ekonomi.

3. Mendorong instansi pemerintah agar melakukan pemanfaatan teknologi informasi

khususnya broadband beserta aplikasinya yang berdaya guna termasuk kebijakan

anggaran yang memadai dalam penggunaan broadband.

4. Mendorong regulasi penggunaan teknologi secara optimal dalam pengembangan

broadband termasuk kaitannya dengan regulasi sumber daya terbatas seperti spektrum

frekuensi dan penomoran.

42

5. Mendorong regulasi pemanfaatan dana USO, hibah bahkan dana pemerintah melalui

APBN untuk pembangunan infrastruktur broadband serta pengembangan ekosistem

broadband.

6. Merumuskan benefi t secara terukur dari investasi pada pengembangan broadband yang

harus dimonitor bersama sebagai bagian dari tanggung jawab bersama.

7. Mendukung dan mendorong kegiatan kajian dan penelitian sebagai dasar penentuan

kebijakan broadband.

Saat ini, Indonesia memiliki peran strategis dalam perekonomian dunia. Selaku

negara anggota G20, Indonesia mempunyai andil dalam membahas isu penting perekonomian.

Selain itu, IMF juga memperkirakan pada tahun 2030 Indonesia akan menjadi 6 besar negara

yang menguasai perekonomian dunia. Namun demikian, Indonesia tetap dituntut untuk

mampu dan siap berkompetisi dengan negaralainnya terutama dengan semakin ketatnya

persaingan ekonomi dunia. Dalam hal ini, TIK mempunyai peran dalam memperkokoh

kekuatan ekonomi, kekuatan intelektual, dan kekuatan sosial. Pengaruh TIK pada

pertumbuhan ekonomi salah satunya dapat dilihat dari kontribusinya pada inputfaktor

produksi seperti investasi dan penyerapan tenaga kerja. Selain itu, TIK juga berperan dalam

mendorong pertumbuhan ekonomi melalui peningkatan nilai tambah jasa atau produk yang

dihasilkan sektor TIK, serta peningkatan produktivitas dari sektor-sektor yang memanfaatkan

atau menggunakan produk dan jasa TIK.

43

Indeks Pembangunan TIK Berdasarkan Indeks ICT Pura Provinsi di Indonesia

Indeks ICT Pura adalah suatu indikator atau alat ukur untuk menggambarkan serta

mengilustrasikan tingkat kesiapan suatu daerah dalam menghadapi atau beradopsi dengan

lingkungan berbasis komunitas digital. Ada empat komponen indeks yang membentuk Indeks

ICT Pura, yaitu kemampuan (bobot 40%), kegunaan (bobot 20%), kesiapan (bobot 25%), dan

dampak (bobot 15%). Pada tahun 2012, provinsi DKI Jakarta menduduki peringkat pertama

pada Indeks ICT Pura dengan skor 3,15. Jika dilihat dari komponen Indeksnya DKI Jakarta,

Dampak Pembangunan TIK memperoleh skor tertinggi (5), akan tetapi komponen Kesiapan

mendapat skor terendah (2) diantara komponen lain. Propinsi Sumatera Utara dan Bali

merupakan propinsi peringkat ke dua dan ketiga untuk indeks ICT Pura dengan nilai 3,01 dan

2,96. Sedangkan Propinsi Kalimantan Barat (1,70), Jambi (1,63) dan Papua Barat (1,26)

merupakan tiga propinsi dengan indeks ICT Pura terendah.

Pembangunan infrastruktur jaringan Fiber Optic telah mencapai total panjang

41.151,6 Km, yang diperkirakan akan selesai pada tahun 2014. Pembangunan FO telah

berlangsung meliputi wilayah pulau Jawa, Sumatera, Sulawesi, Bali dan Nusa Tenggara

dengan total kapasitas 2.071,18 Gbps dan 1616 core yang tersebar di wilayah tersebut. Sejauh

ini untuk wilayah pulau Jawa pembangunan FO mencapai 60,37% dari seluruh total panjang

44

yang sudah dibangun diikuti wilayah Sumatera, Sulawesi dan Bali-Nusa Tenggara dengan

total penyelenggara sebanyak 26.

Kapasitas bandwidth nasional untuk jenis penyelenggaraan Internet Service Provider (ISP)

memiliki komposisi bandwidth IIX sebesar 124,207,048 Kbps dan OpenIXP sebesar

248,778,308 Kbps. Sementara untuk jenis penyelenggaraan NAP memiliki komposisi

bandwidth IIX sebesar 12,355,376 Kbps dan OpenIXP sebesar 15,158,440 Kbps. Secara total

untuk penyelenggaraan ISP, kapasitas bandwidth nasional adalah sebesar 372,985,356 dan

untuk NAP total kapasitas bandwidth nasional sebesar 27,513,816 Kbps.

Pembangunan infrastruktur FO di wilayah Indonesia masih berlangsung, sejauh ini total

panjang FO yang telah dibangun adalah 41.151,6 Km. Pembangunan untuk wilayah Jawa

sejauh ini mencapai 60,37% dari total seluruh FO yang sudah dibangun, dan untuk Sumatera

36,3% dari total seluruh FO yang sudah dibangun. Sementara untuk Indonesia Timur,

45

pembangunan FO sejauh ini untuk wilayah Sulawesi mencapai 1,9% dari total yang sudah

dibangun dan wilayah Bali dan Nusa Tenggara mencapai1,38%.

Generic Top-Level Domains (gTLD) merupakan domain yang digunakan oleh macam-macam

organisasi (sebagai contoh, .com untuk organisasi komersial). Di Indonesia, domain g-TLD

yang paling banyak ialah domain .com yang mencapai 85% dari jumlah seluruh domain

gTLD. Pada bulan Januari 2012, domain gTLD berjumlah 210.594 domain. Secara umum,

jumlah domain g-TLD Indonesia terus meningkat setiap bulan hingga mencapai 232.577

domain pada Desember 2012.

46

47

BAB VI

Konsep Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Berdasarkan UU ASN

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan

antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia atau kepegawaian dan teknologi

informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM/Kepegawaian sebagai suatu disiplin yang

utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas

MSDM/Kepegawaian, seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan

data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam

aplikasi perencanaan sumber daya organisasi atau perusahaan. Pengembangan sistem

informasi kepegawaian dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing

langkah menghasilkan suatu tahapan yang lebih rinci sebelumnya. Tahap awal dari

pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna

dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan

penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka

panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang

dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

• Kebutuhan stratejik organisasi.

• Aspek legal pendukung organisasi.

• Masukan kebutuhan dari pengguna.

A. Model Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Model pengembangan sistem informasi kepegawaian dapat dilakukan dengan

pendekatan model pengembangan sistem informasi pada umumnya, tinggal melakukan

penyesuaian-penyesuaian terhadap konteks dan substansi serta esensi kepegawaian.

Pendekatan suatu pengembangan sistem yang sederhana, lebih dikenal sebagai model air

terjun (waterfall model). Model air terjun ini mendeskripsikan alur proses pengembangan

sistem informasi sebagaimana tersaji pada pada gambar berikut ini. Pekerjaan

pengembangan sistem dengan model air terjun dimulai dengan pembuatan spesifikasi

kebutuhan suatu sistem. Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh orang yang memesan

48

sistem atau pengembang yang bekerja sama dengan pemesannya. Setelah spesifikasi

kebutuhan ini selesai, lantas dilakukanlah suatu analisis dan deskripsi logika sistem.

Atau, analisis dan deskripsi logika sistem dibuat secara bersama-sama dengan spesifikasi

kebutuhan.

Gambar 1. Model Air Terjun (Waterfall Model)

Dalam Pengembangan Sistem Informasi yang Sederhana.

Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi modul

yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara sendiri-sendiri dan

kemudian secara bersama-sama. Ketika pengujian integrasi terakhir telah diselesaikan,

keseluruhan sistem dapat diserahkan ke pengguna atau pemakai serta dimulailah tahap

pemeliharaan. Model air terjun ini memberi penekanan bahwa seseorang harus

menyelesaikan suatu tahap sebelum masuk ke tahap berikutnya. Model air terjun ini telah

memberikan pengaruh besar pada metode rekayasa perangkat lunak. Model ini

sebenarnya tidak pernah dimaksudkan untuk dilaksanakan secara kaku pada saat pertama

kali diperkenalkan. Akan tetapi, belakangan disadari bahwa model air terjun ini harus

direvisi agar benar-benar menggambarkan siklus pengembangan sistem. Problem utama

model air terjun ini dalam kebanyakan kasus adalah pada tahap pemeliharaan. Dalam

kenyataannya, tahap pemeliharaan mengandung juga spesifikasi kebutuhan, analisis, dan

perancangan baru berikutnya. Oleh karena itu, berbagai model baru dikembangkan untuk

menggambarkan kenyataan tersebut, diantara berbagai model yang ada, model yang

paling populer adalah model spiral. Model spiral dapat menggambarkan bagaimana suatu

versi dapat dikembangkan secara bertingkat (incremental), seperti tampak pada gambar

SpesifikasiKebutuhan

Analisis

Perancangan

Implementasi& Pengetesan Unit

Integrasi

Pemeliharaan

SpesifikasiKebutuhan

Analisis

Perancangan

Implementasi& Pengetesan Unit

Integrasi

Pemeliharaan

49

berikut. Di samping itu, pengembangan sistem informasi dapat dikategorikan dalam tiga

kelompok besar. Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan jaringan

infrastruktur teknologi informasi (mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai

dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN dan WAN).

Gambar 2. Model Spiral

Dalam Pengembangan Sistem Informasi yang Sederhana.

Kelompok kedua adalah implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di

pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari perangkat lunak kecil seperti produk-

produk ritel Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi yang berbasis teknologi tinggi.

Kelompok ketiga adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri

secara khusus (customized software), baik oleh internal organisasi maupun kerja sama

dengan pihak luar, seperti konsultan dan software house.

B. Perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Kemajuan teknologi yang semakin pesat, khususnya teknologi informasi dan

komunikasi dewasa ini berkontribusi signifikan terhadap perkembangan Sistem Informasi

Kepegawaian (SIK). Pada awalnya, SIK dibangun berbasis Tata Usaha Kepegawaian

(TUK) untuk mengetahui informasi dan struktur kepegawaian pada saat itu. Dalam hal

pengembangan SIK, dengan hadirnya komputer, pendayagunaan satuan TUK secara

formal memiliki tanggung jawab dalam bidang komputerisasi, registrasi, dan

pengembangan manajemen kepegawaian. Peran TUK terasa semakin penting mengingat

Versi 1 Selesai

Versi 2 Selesai

Versi 3 Selesai

Spesifikasi Kebutuhan

Analisis

Perancangan

Implementasi & Pengujian Uni

Integrasi

Versi 1 Selesai

Versi 2 Selesai

Versi 3 Selesai

Spesifikasi Kebutuhan

Analisis

Perancangan

Implementasi & Pengujian Uni

Integrasi

50

pada masa itu sebagian besar proses pengolahan pegawai ternyata masih dilakukan secara

manual, sedangkan sumber daya dan kemampuan organisasi untuk melaksanakan

komputerisasi sesungguhnya sudah memadai. Pada awalnya, penggunaan basis data

dengan komputer masih terbatas pada beberapa aspek mikro administrasi kepegawaian,

belum menjadi bagian integral dari sebuah sistem informasi yang melayani kebutuhan

pengolahan data kepegawaian oleh organisasi. Satuan TUK ditugaskan untuk menyusun,

mengolah, dan memelihara data kepegawaian secara umum yang secara teknis

diharapkan dapat menciptakan format data yang baik untuk kelancaran administrasi

kepegawaian. Hal-hal yang terkait mencakup NIP (Nomor Induk Pegawai), Kartu

Pegawai, Kartu Isteri (Karis) atau Kartu Suami (Karsu) bagi seluruh Pegawai Negeri Sipil

(PNS).

Kini, dengan kehadiran komputer, efektivitas komputerisasi administrasi

kepegawaian akan tergantung pada upaya standarisasi formulir isian data yang

disesuaikan dengan sistem penyimpanan di dalam perangkat komputer. Perubahan

pengolahan data dan informasi kepegawaian dari sistem manual ke sistem yang

terotomasi sudah tentu memerlukan pemahaman yang mendalam akan sistem

penyimpanan oleh memori eksternal (external memory) maupun memori internal

(internal memory) perangkat komputer. Salah satu kesulitan utama di dalam upaya

efisiensi administrasi kepegawaian di Indonesia adalah beragamnya kemampuan Instansi

dalam menangani proses kepegawaian. Oleh karena itu, standarisasi format data dan

penyeragaman prosedur kepegawaian bagi seluruh instansi pemerintah masih merupakan

masalah besar yang penuh tantangan. Otomasi atau pengolahan data kepegawaian dengan

menggunakan komputer terbukti memang lebih efisien apabila perangkat pendukung

yang lain memang sudah memadai, seperti sumber daya manusia atau stafnya, sistem dan

prosedur serta pengolahan data mentah yang sudah baik.

Apabila sistem pendukung itu memang belum siap, maka komputerisasi mungkin justru

akan menjadi pemborosan sumber daya. Sebaliknya, komputerisasi secara penuh

terkadang juga menemui hambatan karena ketakutan para stafpengolah data akan adanya

rasionalisasi, pergeseran jabatan, dan sebagainya. Tidak jarang penolakan terhadap

komputerisasi memang disengaja karena dengan sistem manual banyak lubang-lubang

yang dapat dimanfaatkan oleh para oknum pegawai untuk mendapatkan penghasilan

ekstra dari kedudukannya (Kumartomo dan Margono, 1998). Oleh karena itu, perlu

51

dipahami bahwa komputerisasi pada organisasi-organisasi pemerintah harus juga

mempertimbangkan faktor-faktor non teknis yang mungkin akan mempengaruhi

pengambilan keputusan ke arah pengembangan sistem informasi kepegawaian ke depan.

Pengembangan sistem informasi kepegawaian diharapkan dapat mencapai sasaran

sebagai berikut:

1. Meningkatkan keakuratan informasi kepegawaian.

2. Mempermudah akses informasi kepegawaian.

3. Meningkatkan pengamanan data kepegawaian.

4. Mempercepat proses pengolahan data kepegawaian.

5. Menciptakan keterpaduan data dan penggunaan informasi antar instansi (information

sharing).

Upaya pengembangan sistem informasi kepegawaian yang saat ini telah, sedang,

dan akan dilakukan sejalan dengan upaya pemerintah untuk mengembangan teknologi

informasi dan komunikasi (information and communication technology/ICT), khususnya

pada sektor-sektor strategis. Perkembangan terkini aplikasi ICT dalam sektor

pemerintahan antara lain:

1. e-Government (dalam konteks Good Governance).

2. e-Commerce (untuk mendukung ekonomi kerakyatan).

3. e-Payment (untuk efisiensi pelayanan perpajakan).

4. e-Learning (untuk pendidikan jarak jauh/distance learning).

5. Dan lain-lain.

Dalam sistem informasi kepegawaian, perkembangan terkini yang telah dan

sedang dikembangkan yang dikenal dengan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian

(SAPK) meliputi:

1. Aplikasi Pengadaan PNS

Modul Program yang berisi pengolahan data mengenai pengadaan PNS, meliputi

Modul Pembuatan Daftar Usul Permintaan NIP sampai dengan Modul Pencetakan

Surat Keputusan (SK) pengangkatan menjadi Calon PNS (CPNS).Aplikasi Kenaikan

Pangkat PNS Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai proses

Kenaikan Pangkat PNS mulai dari Modul Pembuatan Usul, Permintaan

Persetujuan/Pertimbangan Teknis Kenaikan Pangkat sampai dengan Pencetakan Surat

Keputusan (SK) Kenaikan Pangkat.

52

2. Aplikasi Pensiun PNS

Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan

mutasi pemberhentian dengan Hak Pensiun.

3. Aplikasi Mutasi Lain-lain

Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan

pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang mengalami mutasi.

4. Perkembangan terkini lainnya, seperti:

Kartu Pegawai Elektronik (KPE), yang bersifat multiguna untuk pelayanan di

bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian, meliputi layanan:

Gaji.

Kesehatan.

Pensiun.

Tabungan Hari Tua (THT).

Tabungan Perumahan (TAPERUM).

Transaksi Keuangan/Perbankan.

Layanan lainnya.

Sistem Informasi Kepegawaian berbasis Web/Internet yang dapat diakses oleh

komunitas PNS kapan saja dan di mana saja.

Sistem Informasi Kepegawaian lainnya yang berbasis IT.

BAB VII

TEKNOLOGI IT TERKINI

53

Gabungan pemanfatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet

menciptakan teknologiCloud Computing. Cloud Computing merupakan metode komputasi

dengan penggunaan teknologi informasi sebagai layanan sehingga penggunanya dapat

mengakses melalui internet. Internet dimetaforakan sebagai awan karena memiliki jaringan

infrastruktur yang kompleks. Informasi pada Cloud Computing akan tersimpan permanen

dalam server internet yang dapat diakses kembali oleh penggunanya tanpa melakukaninstalasi

infrastruktur.

Service Teknologi Cloud Computing mengubah paradigma utilisasi layanan TIK

dari sebagai pendukung (support) menjadi TIK sebagai pemungkin (enabler). Penggunaan

teknologi Cloud Computing menjadikan TIK sebagai enabler untuk komunikasi, kolaborasi

maupun koordinasi. Adanya Cloud Computing juga telah mengubah sistem infrastruktur TIK

dengan menyatukan silo-silo server, storage dan jaringan menjadi sumber daya virtual yang

dapat disharing. Cloud computing didesain untuk menghasilkan infrastruktur yang dinamis

dengan platform tunggal bagi semua data yang terintegrasi. PC’s Kemajuan teknologi telah

menggeser paradigma peningkatan pemanfaatan jumlah kuantitas TIK menjadi peningkatan

pemanfaatan jumlah kualitas TIK. Saat ini akses informasi dunia melonjak tajam, dengan

ukuran zetabytes. Akan tetapi, kapasitas infrastruktur TIK dibangun saat ini masih memiliki

kapasitas idle sehingga membutuhkan optimasi penggunaan sumber daya TIK. Dengan

penyatuan jaringan melalui cloud computing, pemanfatan kualitas dan kapasitas TIK menjadi

efektif dan efisien.

54

Ekosistem cloud computing yang begitu kompleks merupakan integrasi antara

jaringan (publik atau private), data center , DC network dan payment system. Dalam rantai

jasa cloud computing, tidak bisa lepas dari ekosistem dari cloud. Jaringan baik publik atau

privat berfungsi untuk mengirimkan aplikasi dari cloud infrastructure di dalam data center ke

end user. Selain itu data center sebagai lokasi penempatan cloud infrastructure harus memiliki

kehandalan dalam security (sistem yang digunakan, SDM, dan busines process) dan

availability (connectivity dan power).

55

Di Indonesia, cloud computing diprediksi akan menjadi teknologi yang akan

berkembang pesat. Hal itu mendorong adanya pembangunan ekosistem infrastruktur Cloud

Computing di Indonesia. Tujuan utama Cloud Computing yaitu availability, affordability,

quality & security, dan national interest perlu ditunjang ketersediaan kapasitas dalam

menunjang tujuan dari implementasi e-government .

Tujuan aplikasi e-government adalah :

1. Meningkatkan efisiensi dan cost-effectiveness dari kepemerintahan

2. Memberikan berbagai jasa pelayanan kepada masyarakat secara lebih baik

3. Memberikan akses informasi kepada publik secara luas

4. Menjadikan penyelenggaraan pemerintahan lebih bertanggungjawab dan transparan

kepada masyarakat.

Revitalisasi Manajemen Pemerintahan meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Pengelolaan Kebijakan

Dalam dunia pemerintahan, inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan

kesempatan untuk mencapai peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan dengan lebih baik.

Secara keseluruhan, hal ini memerlukan terobosan konseptual dalam pemerintahan

melalui pengembangan e-government sebagai model pembaharuan yang berfokus pada

revitalisasi manajemen pemerintahan.

2. Pelayanan Publik

Dalam konsep e-government, paradigma pelayanan harus dirubah total. Face to face, satu

atap, formular, loket, antrian, bising, tidak nyaman, tanda tangan dan kegiatan pelayanan

sebagaimana biasa kita lihat atau alami harus segera ditinggalkan. Sebagai gantinya

adalah komputer.

Kritikal Sukses Faktor Dalam Penerapan e-government yaitu:

1. Manajemen dan Organisasi

2. Penggunaan Teknologi, hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

a. Infrastruktur jaringan, adalah yang mampu diakses oleh seluruh komponen masyarakat

dan seluruh pelosok daerah serta harga layanan informasi yang terjangkau;

b. Perbaikan dan perluasan infrastruktur telekomunikasi;

c. Peningkatan pemahaman terhadap komputer;

d. Meningkatnya penyebaran warnet.

56

3. Operasi Internal, ada 5 skill yang harus disiapkan untuk suksesnya operasi internal ini

yaitu :

a. Analitical Skill;

b. MIS;

c. Communication;

d. Technical;

e. IT Management.

4. Pelayanan dan Transaksi. Transaksi dalam pengertian ini adalah pemberian layanan dan

penerimaan hak atas layanan yang dilakukan secara elektronik. Dalam perspektif e-gov,

layanan dikategorikan menjadi 3 tingkatan :

a. Display, yaitu pemberian informasi statis melalui web atau portal atau sekedar

database sederhana dikantor sehingga tamu dapat melihat apa yang dipajang

b. Interaktif, yaitu layanan informasi dimana user dapat berinteraksi dengan informasi

yang dipajang.

c. Transaksi, melibatkan pihak ketiga misalnya bank dalam hal user harus membayar.

5. Partisipasi dan Komunikasi Masyarakat, untuk membentuk adanya dukungan masyarakat

maka berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan :

a. Mengundang para kalangan pakar dan akademisi dalam rangka mendapat dukungan

akademi;

b. Mendorong perguruan tinggi setempat untuk mengintegrasikan back-end system

mereka dengan internet dalam rangka menciptakan suatu remote education;

c. Memberikan insentif kepada masyarakat setempat yang bertransaksi untuk

kepentingan bisnis, pembayaran dan pengurusan dokumen di instansi pemerintah

setempat;

d. Mensosialisasikan aplikasi e-gov dalam pelayanan pemerintahan melalui berbagai

media;

e. Memberikan insentif untuk setiap pelaku bisnis lokal yang mengintegrasikan usahanya

melalui internet;

f. Menggalakkan inisiatif masyarakat untuk membangun akses telekomunikasi melalui

pemberian kemudahan usaha dan penurunan pajak usaha akses informasi.

57

6. Komunikasi Pemerintah dengan Pemerintah

Green ICT saat ini telah menjadi isu yang cukup hangat di dalam bisnis TIK.

Konsep Green ICT terkait kesinambungan alam dengan produk, layanan dan sistem

manajemen TIK yang ramah lingkungan (ecofriendly). Adanya kepedulian terhadap

lingkungan yang disertai tekanan dari konsumen, legislator serta kenaikan harga bahan bakar

merupakan faktor pendorong penerapan Green ICT. Green ICT merupakan sebuah konsep

upaya mengurangi konsumsi energi dan sumber daya alam lainnya, serta mengurangi emisi

karbon dan sampah yang dihasilkan dari kegiatan di bidang teknologi informasi dan

komunikasi. Industri TIK gobal menyumbang emisi karbon sekitar 2% dari jumlah total emisi

karbon dunia.21 Emisi karbon tersebut berasal dari penggunaan perangkat TIK seperti PC,

server, telepon kabel dan nirkabel, LAN, serta peralatan TIK lainnya. Penerapan Green ICT

dengan pemakaian perangkat teknologi yang ramah lingkungan membantu mengurangi emisi

karbon dibandingkan pemakaian perangkat TIK biasa. Pengaplikasian konsep Green ICT

diharapkan dapat meningkatkan efi siensi energi untuk mendukung pelestarian lingkungan di

sekitarnya.

##33 IInntteerrnneett aanndd MMoobbiillee CCoonnnneeccttiioonn TTeecchhnnoollooggyy

I N T E R N E T

Email Chatting

Mailing List

Blogging

Browsing

Newsgroup

E-Business E-Commerce

58

Penggunaan TIK yang ramah lingkungan dapat diterapkan dalam berbagai proses seperti

manufaktur, pengiriman, instalasi, penggunaan produk TIK daur ulang; pengembangan dan

penyediaan layanan TIK, aplikasi dan konten; penggunaan bahan ramah lingkungan,

pengurangan penggunaan kertas dan pengurangan konsumsi energy.

Perspektif masyarakat tentang Teknologi Informasi dan Komunikasi telah bergeser

dari Nilai Aset Bersih (NAB) ke Nilai Aset Informasi.28 Dalam konteks keamanan informasi,

informasi diartikan sebagai sebuah asset yang sangat bernilai dan harus dilindungi. Hal ini

dapat bermakna bahwa informasi dalam sebuah perangkat PC atau infrastruktur TIK bahkan

menjadi lebih berharga dari pada infrastruktur TIK tersebut secara fi sik.

Dengan demikian, hilang atau rusaknya sebuah informasi berharga dapat menyebabkan

kerugian besar. Seiring dengan meningkatnya nilai aset informasi, hal ini memicu

kemunculan individu atau kelompok yang berupaya mendapatkan aset informasi tersebut

untuk tujuan tertentu.

Teknologi 4G merupakan teknologi akses nirkabel generasi ke-empat yang akan

menggantikan teknologi akses nirkabel generasi ke-tiga (3G). Teknologi ini menyediakan

layanan video, data dan suara berbasis IP yang memiliki rata-rata pengiriman data lebih tinggi

dari generasi sebelumnya. Teknologi 4G merupakan solusi IP yang komprehensif dimana

suara, data, dan arus multimedia dapat sampai kepada pengguna dengan kecepatan

pengiriman data lebih tinggi dari generasi sebelumnya. Setiap handset 4G akan langsung

mempunyai nomor IPv6 dilengkapi dengan kemampuan untuk berinteraksi internet telephony

yang berbasis Session Initiation Protocol (SIP). Kementerian Kominfo melakukan

optimalisasi spektrum eksisting kepada penyelenggara seluler eksisting berijin dengan tetap

menyusun refarming frekuensi. Saat ini reframing sedang dikaji oleh Ditjen SDPPI, termasuk

pengkajian permohonan trial LTE di pita frekuensi eksisting. Antisipasi Kementerian

Kominfo terhadap kemungkinan akan dikembangkannya layanan 4G adalah hal yang penting

dan strategis, karena cepat atau lambat layanan tersebut akan diterapkan di Indonesia,

sehingga Pemerintah akan memiliki dasar kebijakan yang komprehensif. Teknologi 4G

memberikan layanan transfer data yang sangat cepat, bahkan lebih cepat daripada koneksi

broadband wireless rata-rata saat ini. Saat ini, ada dua macam teknologi yang menjadi poros

dari perkembangan teknologi 4G, yaitu WiMax dan LTE (Long Term Evolution).

59

Kebutuhan terhadap teknologi 4G di Indonesia akan semakin meningkat. Hal ini disebabkan

karena pelanggan mobile access di Indonesia semakin dinamis. Teknologi 4G memungkinkan

lebih banyak data yang dapat diakses dan lebih mudah untuk melakukan download dan upload

data besar.