SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERIMAAN SISWA BARU

di SMP 2 WATUMALANG

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Swastika Clara Sabrin

10.12.4749

Kepada

JURUSAN SISTEM INFROMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF NEW STUDENTS IN SMP 2 WATUMALANG

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERIMAAN SISWA BARU di SMP 2 WATUMALANG

Swastika Clara Sabrin

Krisnawati Jurusan Sistem Informasi

STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT In the modern era this little by little of the needs will is increasing. Utilization of

internet technology growing broad one of them for the instasi education. Internet technology is due to used to introduce or promoting profile instasi online can also developed for the media registration the students new students online.

SMP N 2 Watumalang is one institution are moving in the fields of education and

academic. SMP N 2 watumalang need design software that inadequate in managing and runs everything activity school. One is information system management new admissions that there is as yet computerized and well integrated, so that still has many deficient in fulfill the school especially in handling new admissions.

As for the methods that we use in our research are using PHP and jQuery to make

the website look more attractive, Adobe Dreamwaever as web editor, XXAMPP as a web server and MySQL database data storage media as soon as the Mozilla Firefox web browser. Keywords : New Student Admission, registration, information systems, websites.

1. Pendahuluan

Pada era modern ini sedikit demi sedikit kebutuhan manusia akan semakin

bertambah. Salah satu cara yang dilakukan untuk mendapatkan informasi adalah

dengan memanfaatkan informasi adalah dengan memanfaatkan fasilitas internet.

Dengan internet kita dapat dengan mudah memperoleh informasi serta dapat

menghemat ruang dan waktu. Internet merupakan salah satu media elektronik yang

memberi kemudahan informasi dalam melaksanakan aktivitas-aktivas bisnis,

perniagaan, pendidikan dan aktivitas lainnya.

Pemanfaatan teknologi internet ini juga dimanfaatkan salah satunya bagi

pihak instasi pendidikan. Teknologi internet ini selain digunakan untuk

memperkenalkan atau mempromosikan profil instasi secara online juga bisa

dikembangkan untuk media pendaftaran siswa/mahasiswa baru secara online.

Melalui web inilah, kita dapat mengetahui informasi yang lebih detail mengenai suatu

perusahaan atau instansi tersebut.

SMP N 2 Watumalang merupakan salah satu lembaga yang bergerak

dibidang pendidikan dan akademik. SMP N 2 Watumalang sangat membutuhkan

perancangan perangkat lunak yang memadai dalam mengelola dan menjalankan

segala aktivitas sekolah. Salah satunya adalah system informasi manajemen

penerimaan siswa baru yang sampai sekarang belum terkomputerisasi dan

terintegrasi dengan baik, sehingga masih memiliki banyak kekurangan dalam

memenuhi kebutuhan sekolah khususnya dalam menangani penerimaan siswa baru.

Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan diantaranya dapat mempermudah

guru-guru dalam mengoperasikan web tersebut dan menambah semangat

admin/yang memiliki hak akses dalam mengupdate informasi intern maupun ekstern

sekolah. Selain itu juga dapat mempermudah bagi para calon siswa yang akan

mendaftar ke SMP N 2 Watumalang dalam mengakses informasi sekolah maupun

melakukan pendaftaran.

2. Landasan teori

2.1 Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

2.1.1 Sistem

Kata sistem mempunyai beberapa pengertian tergantung dari sudut

pa dang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada

beberapa kelompok pendekatan, yaitu1:

1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen

atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan

sebagai “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu”.

2. Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih

menekankan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure)

didefinisikan oleh Richard F. Neushl sebagai “urutan operasi kerja

(tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam

datu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin

penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi”.

2.1.2 Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan

saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai

sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai

bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya2.

Informasi haruslah memiliki kualitas-kualitas tertentu. Karakteristik

informasi yang berkualitas diantaranya adalah sebagai berikut3:

1. Relevan, yaitu informasi yang disajikan sebaiknya terkait dengan

keputusan yang akan diambil oleh pengguna informasi.

2. Akurat, yaitu adanya kecocokan antara informasi dengan kejadian

atau obyek yang diwakilinya.

1 Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan

Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset Hal 5. 2 Ibid. Hal 7.

3 Kusrini. 2007. Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi Offset. Hal

5.

3. Lengkap, yaitu merupakan derajat sampai seberapa jauh informasi

menyertakan kejadian atau obyek yang berhubungan.

4. Tepat waktu, yaitu informasi sampai ke pengguna tidak terlambat

karena informasi yang terlambat tidak dapat membantu pengguna

dalam mengambil keputusan.

5. Dapat dipahami, yaitu dalam penyajian dan bahasa yang digunakan

dapat dimengerti pengguna sehingga pengguna lebih mudah

mengambil keputusan.

6. Dapat dibandingkan, yaitu pengguna dapat memungkinkan untuk

mengidentifikasi persamaan dan perbedaan antara suatu obyek atau

kejadian yang mirip.

2.1.3 Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe

Bavis adalah “suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”.

Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas

rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk

menghadilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan4.

2.2 Database MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan

mengirimkan datannya dengan cepat dan bisa dijalankan pada sistem operasi

windows maupun linux. MySQL adalah database manajemen sistem (DBMS).

DBMS merupakan salahsatu sistem dalam mengakses database yang

menggunakna bahasa SQL, MYSQL merupakan software open source artinya

memungkinkan untuk semua orang untuk menggunkana dan memodifikasi

software.

4 Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan

Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset Hal 8.

2.3 Definisi Internet

Menurut Yuhefizar (2008, hal. 2), internet adalah rangkaian hubungan jaringan

komputer yang dapat diakses secara umum di seluruh dunia, yang mengirimkan

data dalam bentuk paket data berdasarkan standar Internet Protocol (IP). Lebih

dalam lagi, Internet adalah kumpulan jaringan dari jaringan-jaringan komputer

dunia yang terdiri dari jutaan unit-unit kecil, seperti jaringan pendidikan, jaringan

bisnis, jaringan pemerintahan dan lain-lain, yang secara bersama menyediakan

layanan informasi seperti e-mail, online chat, transfer file dan saling

keterhubungan (linked) antara satu halaman web dengan sumber halaman web

lainnya.

2.4 HTML (Hiper Text Markup Language)

HTML (Hiper Text Markup Language) adalah salah satu format yang

digunakan dalam dokumen dan aplikasi yang berjalan di web5. HTTP (Hipertext

Transfer Protocol) merupakan protokol yang digunakan untuk mentransfer data

antara web server ke web browser. Protokol ini mentransfer dokumen-dokumen

web yang ditulis atau berformat HTML (Hipertext Makup Language). Dikatakan

markup language karena HTML berfungsi untuk memformat file dokumen teks

biasa untuk bisa ditampilkan dalam web browser dengan bantuan tanda-tanda

yang sudah ditentukan.

2.5 PHP (Pre Hypertext Processor)

PHP merupakan salah satu bahasa pemprograman berbasis web yang

memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai

sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan

perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalakan oleh server tetapi

disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikas-aplikasi yang dibangun oleh PHP

pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya

secara keseluruhan dijalankan di server.

2.6 CSS (Client Side Scripting)

CSS atau Cascading Style Sheets adalah suatu fasilitas untuk

mempermudah pemeliharaan sebuah halaman web, dengan menggunakan css

5 Bimo Sunarfrihantono, ST, PHP dan MySQL untuk Web, Andi Yogyakarta, 2002

sebuah halaman web dapat diubah tampilanya tanpa harus mengubah dokumen

HTML-nya.

2.7 Adobe Dreamweaver CS3

Adobe Dreamweaver CS3 adalah aplikasi pembuat dan pengolah halaman web

yang sangat populer sekarang ini. Penggunaannya lebih banyak dibandingkan

aplikasi sejenis lainnya. Kelebihan Dreamweaver yang banyak disukai orang

adalah fiturnya yang banyak, mudah dipakai, dan tersedianya kemampuan

berkolaburasi dengan software pendukung lain buatan Adobe System. Adobe

Dreamweaver CS3 dirilis pada tahun 2007.

2.8 Adobe Photoshop

Adobe Photoshop merupakan software pengolah gambar (digital imaging) yang

banyak digunakan dan memberikan kontribusi besar bagi dunia cetak dan

digital6. Sampai saat ini versi Adobe Photoshop CS5, dukungan plug-in dari

berbagai sumber pun banyak tersedia, mulai yang gratis maupun bayar,

menjadikan Adobe Photoshop sebagai standar pengolah gambar kelas dunia.

Photoshop mendukung banyak format file seperti, Photoshop Document (.psd),

Bitmap Image (.bmp), Join Photographic Experts Group (.jpg), Graphics

Interchange Format (.gif), Portable Network Graphic (.png).

3. Analisis

Untuk mengidentifikasi masalah pada pembuatan website SMP 2 Watumalang

yaitu dengan menggunakan metode Analisis PIECES (Perfomance, Information,

Economic, Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini biasanya didapat beberapa

masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Hal ini penting karena

biasanya yang muncul dipermukaan biasanya bukan masalah utama, tetapi hanya

gejala-gejala masalah atau masalah yang bukan utama.

3.1 Analisis Kinerja (Perfomance)

Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Troughput adalah

jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu. Jadi, ini berhubungan

dengan seberapa maksimal pekerjaan yang dapat dilakukan oleh pegawai ketika

6Komputer, Wahana. Teknik Mengolah Foto Digital dengan Adobe Photoshop CS 3.Jakarta. PT Elex Media

Komputindo

data kesiswaan SMP N 2 Watumalang pada waktu tertentu. Response time

adalah rata-rata waktu yang terrunda diantara diantara dua transaksi atau

pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan

tersebut.

3.2 Analisis Informasi (Information)

Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem

informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas suatu sistem

informasi tergantung dari tuga hal, yaitu akurat, tepat waktu dan relevan.

Informasi yang ada di SMP 2 Watumalang masih membutuhkan peningkatan

kualitas informasi dan kecepatan penyampaian informasi.

3.3 Analisis Ekonomi (Economic)

Dari segi ekonomi sistem penerimaan siswa baru di SMP N 2 Watumalang

masih memerlukan perubahan untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan

sehingga menjadi lebih ekonomis. Sistem baru yang akan digunakan oleh SMP

N 2 Watumalang diharapkan dapat meminimalkan pengeluaran sehingga

pengeluaran bisa ditekan.

3.4 Analisis Pengendalian (Control)

Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki

kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang terjadi

3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Bagaimana sumber daya manusia yang ada dapat digunakan seminimal

mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tidak dapat dipungkiri lagi kalau

tingkat ketelitian manusia cukup terbatas.

3.6 Analisis Pelayanan (Services)

Peningkatan pelayanan yang lebih baik di SMP N 2 Watumalang

dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik serta meningkatkan

kepuasan kerja pegawai. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat

dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data kesiswaan.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi sistem (Implementation System) merupakan tahap meletakkan

sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk

dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi

adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan

rancangan yang telah ditentukan.

4.1.1 Halaman Admin

4.1.2 Halaman Home User

4.1.3 Halaman Home Admin

4.1.4 Halaman PSB

4.2 Pengujian Sistem

4.2.1 Pengujian Black Box

Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan yang

disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujiannya

hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau

modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit tersebut sesuai dengan

proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang sesuai outputnya maka

untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian kedua, yaitu white

box testing.

Tabel 4.1 Pengujian sistem

Data Masukan Yang di Harapkan Pengamatan Kesimpulan

Home Menampilkan menu

utama

Menu utama

berhasil

ditampilkan

Diterima

User name dan

password jika

benar

Menampilkan menu

utama

Menu utama

berhasil

ditampilkan

Diterima

User name dan

password jika

salah

Menampilkan pesan

kesalahan

Pesan kesalahan

berhasil ditampilkan

Diterima

Login user

benar tapi

password salah

atau Login user

salah tapi

password benar

Menampilkan pesan

Username dan

Password salah

Kesalahan Input :

Username atau

password salah

Diterima

Polling Dapat menampilkan

hasil polling yang

dinputkan

Menu polling

berhasil ditampilkan

Diterima

Berita Dapat menampilkan

hasil berita yang

dinputkan

Menu berita berhasil

ditampilkan

Diterima

Profil Dapat menampilkan

menu profil yang

berisikan visi misi

sekolah

Menu profil berhasil

ditampilkan

Diterima

Struktur

Organisasi

Dapat menampilakn

menu struktur

organisasi sekolah

Menu struktur

organisasi berhasil

ditampilkan

Diterima

PSB Dapat menampilkan

menu PSB yang

berisikan tentang

panduan, syarat,

jumlah telah daftar,

hasil seleksi

Menu PSB berhasil

ditampilkan

Diterima

Penambahan

data calon siswa

Penambahan data

calon siswa dapat

dilakukan

Penambahan data

siswa berhasil

dilakukan

Diterima

Penghapusan

data calon siswa

Penghapusan data

calon siswa dapat

dilakukan

Data calon siswa

berhasil dihapus

Diterima

Buku Tamu Dapat menampilkan

halaman buku tamu

untuk pengisian

komentar

Menu buku tamu

berhasil

ditampilkan

Diterima

Gallery Dapat menampilkan

gallery foto tentang

sekolah

Menu gallery

berhasil

ditampilkan

Diterima

Sarana

Prasarana

Dapat menampilkan

lain-lain yang berisikan

tentang ekstrakulikuler

sekolah

Menu sarana

prasana berhasil

ditampilkan

Diterima

4.2.2 Pengujian White Box

White Box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam

modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis

apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan

output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka

baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit

tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile

ulang.

Contoh uji white box adalah testing login. Uji coba dinyatakan

berhasil apabila fungsi-fungsi pada perangkat lunak sesuai dengan yang

diharapkan pemakai.

4.3 Pemeliharaan Sistem

Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk

mencegah, memperbaiki, menjaga dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang

sengaja maupun tidak sengaja agar sistem tetap berjalan serta tepat guna

sebagaimana mestinya.

Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam pemeliharaan system

yaitu:

1. Dari Segi implementasi sistem harus di lihat kembali apakah sudah sesuai

dengan rancangan yang telah disusun sebelumnya, dan apakah telah

mampu menghasilkan informasi-informasi yang di butuhkan pemakai. Jika

belum maka mengoreksi atau memperbaiki program hingga sesuai hingga

dengan kebutuhan.

2. Kemudian dengan melakukan backup data secara rutin, karena sistem

website masih dalam skala kecil, waktu untuk melakukan backup data dapat

dilakukan misalnya 1 atau 2 bulan sekali.

3. Dari segi inovasi sistem dapat dilakukan pada tampilan, penambahan fitur

website dan keamanan sistem.

5. Kesimpulan

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Siswa Baru

Berbasis Web merupakan salah satu solusi yang tepat bagi SMP N 2 Watumalang.

Peneliti dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Memudahkan pegawai dalam pengaksesan sistem pendaftaran yang selama ini

sering mengalami hambatan dalam melihat dan mengumpulkan informasi yang

berhubungan dengan para calon siswa baru sehingga memakan waktu dan

biaya.

2. Memberikan informasi yang lengkap dan akurat tentang SMP N 2 Watumalang

mulai dari profil sekolah, guru, agenda kegiatan bahkan jenis-jenis ekstrakuliler.

3. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web

SMP N 2 Watumalang menggunakan program php mysql, karena program ini

dapat membangun sebuah database yang saling berinteraksi satu sama lain

dan penggunaan program ini tidak terlalu sulit dalam pembuatan design web.

Dengan demikian pendaftaran siswa baru menjadi lebih mudah dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.

Darma, Jarot S. Shenia A. 2009. Buku Pintar Menguasai Internet. Media kita.

Jakarta.

Fathansyah,Ir. 2002.Basis Data.Informatika : Bandung.

Hartini. 2007. Analisis Dengan Diagram Aliran Data (DFD).http://www.ilkom.

unsri.ac.id/dosen/hartini/materi/VIII DFD.pdf.didownload pada tanggal 19

September 2009.

Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemprograman Web Dinamis Menggunakan PHP (Revisi).

Yogyakarta: Andi Offset.

Komputer, Wahana. Panduan Belajar MySQL Database Server. MediaKita.

Jakarta.

Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset.

Kusrini. 2007. Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi Offset.

Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset.

Tim LPK Wahana Semarang. 2002. Panduan Aplikatif Pengembangan Web

Berbasis ASP. Andi Offset. Yogyakarta.