SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN

Pusat L ayanan TeknologiPusat L ayanan TeknologiPusat L ayanan TeknologiPusat L ayanan Teknologi F akultas Teknik U niversitas D iponegoroF akultas Teknik U niversitas D iponegoroF akultas Teknik U niversitas D iponegoroF akultas Teknik U niversitas D iponegoro

Sem arangSem arangSem arangSem arang

Sistem Informasi Perpustakaan

2

Latar Belakang

Perguruan tinggi, sebagai suatu lembaga, perlu mengetahui tingkat produktivitas dan

kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut. Oleh karena itu dalam

perguruan tinggi diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah berbagai macam

data yang ada. Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah perangkat lunak berbasis WEB

dan barcode scanner yang bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam

melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku,

katalogisasi, pencatan kegiatan sirkulasi buku, pembuatan laporan, kartu anggota dan

sebagainya. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota perpustakaan dan pengguna umum

untuk mencari buku dengan kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat data

peminjamannya serta besar dendanya (jika ada).

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai

bentuk, antara lain:

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen

Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi

perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka,

pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai

bentuk Automasi Perpustakaan.

2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan

menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI

dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam

suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya

manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.

Tujuan

Untuk meningkatkan pelayanan kepada anggota perpustakaan dan penguna umum, dengan

diterapkannya Sistem Informasi Perpustakaan, perpustakaan akan mempunyai kemampuan

dan fasilitas:

Sistem Informasi Perpustakaan

3

1. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu.

2. Sistem barcode, cepat dan akurat dalam melakukan transaksi.

3. Dibangun berdasarkan software open source (gratis) sehingga tidak perlu lisensi.

4. Data disimpan secara terpusat di server, setiap individu dapat menggunakan informasi yang

sama.

5. Proses peng-update-an data lebih praktis.

6. Pembuatan laporan dapat dibuat setiap saat dengan data yang akurat, sehingga

mempermudah dalam mengambil keputusan.

7. Upgradeable to digital library.

Fasilitas Sistem yang Dibangun Sistem Informasi Perpustakaan yang ditawarkan ini dapat diakses oleh beberapa tingkatan

pengguna. Masing-masing pengguna memperoleh menu yang terbatas sesuai dengan hak

aksesnya. Namun demikian, ada satu tingkatan yang dapat mengatur seluruh pengguna yaitu

Admin. Tingkatan pengguna yang terdapat pada SIP adalah sebagai berikut.

1. Tingkat Admin: mempunyai kewenangan untuk mengawasi dan menjalankan semua

fasilitas yang terdapat pada SIP,

2. Tingkat Pustaka: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan

dengan proses perpustakaan seperti pemasukan data buku dan anggota, transaksi

peminjaman dan pengembalian serta pencetakan label/barkode,

3. Tingkat Eksekutif: ditujukan untuk jajaran manajemen dan pengambil keputusan yang tidak

perlu tahu jauh transaksi tetapi cukup mengetahui laporan-laporan penting (eksekutif

summary) saja,

4. Tingkat Operator: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan

dengan proses pemasukan data buku.

5. Tingkat Pengguna: dari menu ini pengguna dapat melihat informasi data buku yang

tersedia/dipinjam, cari katalog judul/pengarang/subyek, status buku (dipinjam/tersedia) dan

sebagainya. Fasilitas ini dapat dilakukan dari belahan dunia manapun selama sistem sudah

di up-load di server internet/jaringan lokal.

Sistem Informasi Perpustakaan

4

Menu-menu yang disediakan oleh SIP

1. Buku : Berisi operasi pengolahan data buku, antara lain pencatatan dan katalogisasi

buku baru, mengedit, mencari dll.

2. Jurnal : Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi data baru,

mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan bagian dari Jurnal artinya

satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa Paper.

Sistem Informasi Perpustakaan

5

3. Skripsi : Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data skripsi baru,

mengedit, mencari dll.

4. Anggota : Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data anggota baru,

mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan dll.

Sistem Informasi Perpustakaan

6

5. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman, melihat transaksi peminjaman pada

waktu-waktu yang lalu.

6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian, melihat transaksi pengembalian

pada waktu-waktu yang lalu.

7. Mencari : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi dan

anggota.

Sistem Informasi Perpustakaan

7

8. Laporan : Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian.

9. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi

Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.

10. Password : Berisi tentang penggantian password dan membuat username baru.

11. Pengunjung : Digunakan untuk mencatat pengunjung.

Sistem Informasi Perpustakaan

8

Contoh Fitur yang dibuat Tampilan halaman muka dari SIP tampak seperti Gambar 1.

Tampilan Tampilan Menu Utama

Sistem Informasi Perpustakaan

9

Tampilan Daftar Buku

Tampilan Pencetakan Label Buku dengan sistem barcode

Sistem Informasi Perpustakaan

10

Tampilan Pencetakan Kartu Anggota juga dengan sistem barcode

Tampilan Mengetahui statistik transaksi pengembalian buku

Sistem Informasi Perpustakaan

11

Tampilan Fasilitas untuk mengetahui buku-buku yang belum kembali

Tampilan Mengetahui riwayat peminjaman anggota

Sistem Informasi Perpustakaan

12

Tampilan Statistik Pengunjung

Penutup Demikian proposal ini dibuat dengan harapan dengan adanya Sistem Informasi

Perpustakaan ini dapat meningkatkan pelayanan kepada anggota pada khususnya dan pada

masyarakat yang membutuhkan akses ke perpustkaan ini. Untuk masyarakat yang berada jauh

dari tempat perpustakaan ini dapat dengan mudah mengakses informasi seputar perpustakaan

(data buku yang ada, status buku dll) dengan mudah didepan komputer tanpa harus datang ke

perpustakaan.

Selanjutnya, jika dikehendaki kami bersedia untuk memberikan pemaparan (presentasi)

langsung. Untuk keterangan lebih lanjut bisa menghubungi:

Sumardi, ST. MT

Email : sumardi@undip.ac.id; sumardi.undip@gmail.com

Phone : (024) 70209574; (024) 7460057; 081325309872

Fax : (024) 7460057