SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

MENUJU ERA PERPUSTAKAAN DIGITAL

sektidotcom information technology consulting

Laboratorium Komputer dan Informatika Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik UNDIP Telpon (024) 70209574

Sistem Informasi Perpustakaan

2

sektidotcom menawarkan Sistem Informasi Perpustakaan (SIP) berbasis Web

dan Internet yang cocok diaplikasikan pada sekolah dan perguruan tinggi, karena

memiliki fasilitas-fasilitas:

1. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja (selama terhubung dengan

jaringan).

2. Sistem barcode, cepat dan akurat dalam melakukan transaksi.

3. Dibangun berdasarkan software open source (gratis) sehingga tidak perlu

lisensi.

4. Data disimpan secara terpusat di server, setiap individu dapat menggunakan

informasi yang sama.

5. Proses peng-update-an data lebih praktis.

6. Pembuatan laporan dapat dibuat setiap saat dengan data yang akurat,

sehingga mempermudah dalam mengambil keputusan.

7. Upgradeable to digital library.

Beberapa perpustakaan di lingkungan Universitas Diponegoro telah menggunakan

SIP ini di antaranya adalah:

1. Perpustakaan Fakultas Teknik

2. Perpustakaan Jurusan di Fakultas Teknik (Teknik Elektro, Teknik Arsitektur,

Teknik Perencanaan dan Wilayah Kota).

3. Perpustakaan Program Studi Psikologi Fakultas Kedokteran. Pada saat ini Sistem Informasi Perpustakaan masih terus dikembangkan sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan pengguna.

Sistem Informasi Perpustakaan

3

SEKILAS Overview

Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di

semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi

pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi

yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi

informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu

berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual,

perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran

perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi

informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung

yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.

Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan

sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan

dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik

dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi

dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya

untuk umum.

Sistem Informasi Perpustakaan

4

Latar Belakang

Perguruan tinggi, sebagai suatu lembaga, perlu mengetahui tingkat

produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi

tersebut. Oleh karena itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah

sistem informasi yang dapat mengolah berbagai macam data yang ada. Sistem

Informasi Perpustakaan adalah sebuah perangkat lunak berbasis web yang

bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam melaksanakan

tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku

dengan menggunakan keyboard/mouse atau bahkan dengan menggunakan

barcode scanner, pencatatan data buku serta pencatatan data anggota

perpustakaan. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota perpustakaan untuk

mencari buku dengan kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat

data peminjamannya serta besar dendanya (jika ada).

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam

berbagai bentuk, antara lain:

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi

Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan

dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi,

katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain

sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi

Perpustakaan.

2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan,

mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format

digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan

Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun

terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software

yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi

informasi yang mendukung keduanya.

Sistem Informasi Perpustakaan

5

Fasilitas Sistem yang Ditawarkan Sistem Informasi Perpustakaan dibuat agar dapat diakses oleh beberapa

tingkatan pengguna. Masing-masing pengguna akan memperoleh menu yang

terbatas sesuai dengan hak aksesnya. Namun demikian, ada satu tingkatan yang

dapat mengatur seluruh pengguna yaitu Admin. Tingkatan pengguna yang

terdapat pada SIP adalah sebagai berikut.

1. Tingkat Admin: mempunyai kewenangan untuk mengawasi dan menjalankan

semua fasilitas yang terdapat pada SIP,

2. Tingkat Pustaka: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang

berhubungan dengan proses perpustakaan seperti pemasukan data buku dan

anggota, transaksi peminjaman dan pengembalian serta pencetakan

label/barkode,

3. Tingkat Eksekutif: ditujukan untuk jajaran manajemen dan pengambil

keputusan yang tidak perlu tahu jauh transaksi tetapi cukup mengetahui

eksekutif summary saja,

4. Tingkat Operator: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang

berhubungan dengan proses pemasukan data buku.

Sistem Informasi Perpustakaan

6

Menu-menu yang disediakan oleh SIP 1. Buku : Berisi operasi pengolahan buku, antara lain mengisi data buku

baru, mengedit, mencari dll.

2. Jurnal : Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi

data baru, mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan

bagian dari Jurnal artinya satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa

Paper.

3. Skripsi : Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data

skripsi baru, mengedit, mencari dll.

4. Anggota : Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data

anggota baru, mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan

dll.

5. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman, melihat transaksi

peminjaman pada waktu-waktu yang lalu.

6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian, melihat transaksi

pengembalian pada waktu-waktu yang lalu.

7. Mencari : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper,

skripsi dan anggota.

8. Laporan : Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan

pengembalian.

9. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem

Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup

database.

10. Password : Berisi tentang penggantian password dan membuat username

baru.

11. Pengunjung : Digunakan untuk mencatat pengunjung.

Sistem Informasi Perpustakaan

7

Apa yang bisa diharapkan dengan SIP via web ? Aplikasi utama dari SIP ini dirancang menggunakan antarmuka web karena

SIP akan diakses tidak hanya oleh satu komputer saja, tetapi bisa lebih dari satu

komputer. Ini berarti SIP akan dipasang dalam sebuah jaringan komputer. Oleh

sebab itu antarmuka web sangatlah cocok digunakan karena meskipun akan

diakses oleh beberapa pengguna sekaligus dalam waktu yang bersamaan, sistem

berbasis web akan mudah menanganinya. Hubungan klien-server akan secara

automatis terbuat ketika ada permintaan dari klien, ketika permintaan telah

dipenuhi maka koneksi akan terputus kembali. Hal ini akan sangat menghemat

lebar jalur data yang digunakan.

Selain itu teknologi web akan membuat SIP mudah diterapkan pada sistem

operasi apapun, tidak ada ketergantungan pada sistem operasi tertentu. Dengan

menggunakan sebuah server web yang mendukung PHP dan server basis-data

MySQL maka SIP sudah dapat dipasang.

Sistem Informasi Perpustakaan

8

Contoh Fitur yang dibuat Tampilan halaman muka dari SIP tampak seperti Gambar 1.

Gambar 1

Tampilan Menu Utama

Gambar 2 Daftar Buku

Sistem Informasi Perpustakaan

9

Gambar 3 Pencetakan Label Buku dengan sistem barcode

Gambar 4 Pencetakan Kartu Anggota juga dengan sistem barcode

Sistem Informasi Perpustakaan

10

Gambar 5

Mengetahui statistik transaksi pengembalian buku

Gambar 6

Fasilitas untuk mengetahui buku-buku yang belum kembali

Sistem Informasi Perpustakaan

11

Gambar 7 Mengetahui riwayat peminjaman anggota

Gambar 8

Statisti Pengunjung

Sistem Informasi Perpustakaan

12

Penutup Demikian surat penawaran ini dibuat, lebih jauh kami mengharapkan adanya

tanggapan positif dari Bapak/Ibu. Apabila Bapak/Ibu tertarik dengan SIP yang

kami tawarkan, hubungi kami di nomor telepon:

1. Yuli Christyono, ST, M.T. : (024) 70 10 40 32; atau 081 666 55 84. 2. Sumardi, S.T., M.T. : (024)70 20 95 74; atau 081 325 309872. Selanjutnya, jika Bapak/Ibu tertarik untuk melihat produk yang kami

tawarkan, kami juga bersedia untuk mendemonstrasikan produk kami,

sebelum Bapak/Ibu memutuskan untuk menggunakannya.